发布时间：2023-06-21 09:07:36
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的数字档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1．档案采集方式不同。传统纸质档案采用手工收集方式，需要档案管理人员跟踪设计人员按时提交完整、准确的设计图纸，归档率较低。而数字档案采用网上收集方式，从电力工程项目设计开始，就在档案管理系统中建立了该工程的标准目录结构，在项目设计过程中，可以对数字档案的工作流程进行监控，实行网上采集、自动归档，归档率达到100%。数字档案采集可以实现电子档案产生和形成过程的实时监控，并能及时获取档案。
2．档案整理方式不同。传统的纸质档案整理采用手工组卷、分类、编码和入库的方式，整理工作费力耗时。数字档案的整理过程则是在数字档案管理平台上进行的，管理人员按照相应的国家标准和行业标准，逐项判定电子文档本身、运行环境以及电子签名等的正确性。与传统档案整理方式相比，数字档案整理效率高，文档的规范性强。但是，整理范围和内容大为增加，整理工作更为复杂，要求档案管理人员熟练掌握档案管理系统的各项功能和整理工作流程。
3．档案保管方式不同。传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。
4．档案利用方式不同。传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对数字档案管理在电力工程设计中的应用分析文/周惠平档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。
二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策
1．加强档案管理业务平台建设。档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。
2．构建各类档案信息库。档案数字化是一项细致而繁琐的工作，底图和文书档案需进行扫描，声像档案可采用录像转视频文件、照片生成电子图片等方式，集中进行数字化处理。工程档案采用大流水工作方式数字化后，需进一步进行网上编目，自动生成流水号、文档挂接等工作，构建各类档案信息库。档案管理平台具有电子档案密级和权限划分功能，可以根据密级和权限划分规则，对全部电子档案进行密级和权限划分，从而实现了档案信息库的自动安全管理。
关键词：数字档案；档案管理；发展前景
随着计算机技术、通信技术以及多媒体网络技术的快速发展，数字档案管理应运而生，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，通过网络连接，利于资源共享，另外它还有方便携带与信息交流的优点。数字档案管理的建立作为网络信息高速发展的重要标志，被广泛应用于学校、企事业单位、档案馆中，其未来发展前景十分可观。
一、档案管理数字化存在的问题分析
1.1数字档案管理中存在诸多问题
数字档案缺乏真实性。网络信息环境的不安全性，对档案管理的数字化发展造成极大的不良影响，相比于传统档案的管理，数字档案缺乏纸质文件所具有的真实性，在储存过程中，数字文件受周围环境和人为因素的影响，个人会在某种利益的驱使下对档案进行改动，并且不易被察觉，造成文件的储存很困难并且缺乏真实性。
数字档案缺乏永久性。在真实记录了档案文件后，数字档案的储存永久性面临着技术的挑战，存储介质易于氧化和受到磁场的影响，极易破坏数字文件的保存内容，另外随着互联网技术的发展及多媒体的普遍应用下，对于图像、声音及各类插件的存储，保存的介质变得复杂化，要求的技术也更高，而全球甚至国内不同地方的技术发展不一致，没有一致的标准化管理，导致数字档案的内容不便流通分享。
数字档案缺乏安全性。在数字时代里，由于计算机病毒、网络黑客和系统不稳定等因素存在，数字档案管理的发展受到了严重的威胁。对于一些需要保密的档案文件，在传输的过程中受到病毒的侵蚀或者网络黑客的攻击，被他人截取、窃听以及盗用，致使档案文件的保密性丢失。
1.2数字档案的管理工作相对滞后
传统的档案管理的只注重保管而不加以充分利用的旧工作意识已经制约了数字档案管理的发展，管理者对数字文件的管理意识比较淡薄，重视度较低，一些声像资料往往忽视归档，致使资源流失，需要利用时就会采取临时补录、补拍的措施，使得档案丧失真实性。另外，数字档案在构成、存储的过程中，缺乏系统规划的管理标准，所以档案文件在运用及管理中存在较大的随意性。
二、数学档案中存在的问题对策探析
2.1完善数字档案管理的发展弊端
任何事物的发展都需要在时间的累积中逐渐修改和完善，由于数字档案管理是近些年新兴起来的，发展时间尚短，相关管理条案都不成熟，所以存在一定的问题在所难免，重要的是找到解决办法，使其更好地发展成熟。建立相关的管理条例显得十分必要，明确数字档案同样具有法律效力，结合现有《档案法》，颁布更加具体的法律条例，确保数字档案的法律效力，并且可以借鉴国际上成功的数字档案管理案例，结合国内具体实情发展具有中国特色的高标准档案管理执行法则。
2.2运用相关技术确保数字档案的真实性、永久性和安全性
建立完整全面的规章制度，严格要求管理人员在整理数字档案的过程中认真整理，并严格监控周围环境，确保档案文件的真实性和完整性。在排除人为因素的情况下，还可合理运用相关的技术措施来解决，比如周期性的鉴别和验收档案文件，及时整理，并且使用分组密码来确保档案数据的完整，运用不可逆存储介质来最大程度的防范数据文件被修改，保证档案信息的真实性。
建立数字档案信息系统，及时备份新收集、新归纳的数字档案信息，以方便在需要的时候进行有效利用，组织人员定期对档案数据库进行必要的维护，防止信息泄露或丢失。另外可以通过建立数字图书馆，方便信息交流，资源共享，同时能够保证档案信息的完整性。建立完善的档案分类标准是保证档案信息安全永久性的重要手段，可以根据信息内容、收集时间、数据类型等不同对档案信息进行分类保存，方便查找所需信息，保证数据信息的永久性。
加强硬件设施的建设，采用高质量的介质存储数字档案，同时对数字档案管理系统安装安全防护措施，如建立防火墙。定期清理计算机垃圾，查、杀病毒，定期更新相关系统软件。及时对数字档案信息进行备份，定期检查，如果发现问题要及时恢复，将储存数字档案的介质妥善保管到安全处。及时升级防护软件，如有需要，将数据格式转换为不可逆的只读格式，防止档案信息被盗用或者篡改，保证档案信息的安全性。
2.3强化档案管理人员的工作意识
将档案管理工作纳入工作计划中，组织档案管理人员进行培训，培养管理人员的职责意识和法律意识。对于一些重要的声像资料，必须强化工作人员的管理意识，使其正视档案的储备价值及利用价值。全面提升档案管理人员的文化素质，加强其知识储备量，并制定适宜的奖罚政策，促使管理人员更好地进行管理工作。
参考文献：
一、预立卷工作及预立卷功能设计的基本概述
档案部门负责全公司的型号产品生产研制加工、经营管理、行政业务、基本建设等活动产生的科技文件和档案管理，档案来源复杂、种类繁多、内容丰富，涉及12个门类，分别有文书档案、经营档案、会计档案、科研档案、航天产品档案、质量档案、基建档案、设备仪器档案、教学档案、特种载体档案、民品档案、其他档案等。根据公司的职能设置和所担负的工作任务，由各职能部门分别负责本部门形成文件资料的收集、整理、组卷等预立卷工作，如公司办公室负责文书档案的预立卷，财务部门负责会计档案的预立卷，设备部门负责设备仪器档案的预立卷，基建部门负责基建档案的预立卷。
档案系统的应用是建设数字档案馆的基础工作，档案系统从安全性、实用性和可操作性等方面着手，进行各项功能设计，其中预立卷管理功能包括了用户登录、档案案卷新建与修改、卷内文件录入与修改、案卷（卷内文件）顺序调整、案卷间文件调整、生成卷内目录、生成脊背标签、生成移交清单、查阅统计等功能。本系统在公司办公网络平台下运行，有档案部门系统管理员确定并设置可使用系统的部门及用户的初始登录密码，预立卷部门的资料员按照文件资料收集整理和组卷规范登录档案信息内容。组卷完成后由档案部门进行组卷审核，审核修改后进行后期的归档工作。
二、档案系统预立卷存在的问题
（一）对预立卷功能模块功能了解不够。档案系统的功能设计很灵活实用，经过3年的应用预立卷部门仍有不会使用的现象，对相关字段的适用范围不清楚，相关字段的使用存在混淆和错误的情况，案卷顺序颠倒时不会调整，卷内文件排列顺序错误也不会调整，不同案卷下的卷内文件可以进行调卷的功能几乎都不会用，也不会通过系统进行查找检索。
（二）著录不规范。预立卷资料员对著录规则缺乏正确认识，特别是在案卷和文件题名上，题名不能揭示档案内容、过于冗长、不适当省略等问题常见。以一台设备的档案为例，设备档案一般包括设备采购申请审批、招投标资料、随机资料和安装调试验收资料，但在组卷时资料员是按收集的顺序，将资料装入多个档案盒，再按档案盒数量分别建立了几个案卷，题名分别是设备资料+（一）（二）（三）......，这样的题名过于省略，不能揭示案卷内的内容。
（三）重点档案未进行数字化处理。有价值、意义重大的文件未转化为电子文件，文件为电子文件的又未利用档案系统归入档案数据库。如固定资产投资项目立项阶段的项目建议书、可行性研究报告、初步设计等文件，均有纸质和电子文件，但现在只归档了纸质文件。
（四）预立卷资料员档案业务能力有限。公司多年实行信息化管理，OA系统得到了迅速普及，预立卷资料员本身所具备的计算机操作技能足以胜任文件著录的工作，但资料员多数是兼职资料员，日常工作繁杂，处理文件时间少，没有系统的档案专业知识，对归档范围、分类整理、著录要求等理解有限，难以专心搞好预立卷工作。
三、具体解决措施
（一）预立卷部门要了解掌握归档范围、组卷原则，随时或分阶段进行预立卷工作。档案部门根据国家档案局、航天集团档案馆的有关标准和规则，制定下发了企业档案的管理规范和标准，明确了各类档案的收集范围、分类整理、组卷的原则，对预立卷工作有很好的指导意义。预立卷部门主管领导和资料员首先要掌握这些规程和标准，根据工作实施情况按类别收集分类文件，及时在档案系统上设立案卷和著录卷内文件。
档案归档时间一般是隔年归或按阶段归，日常就应做好预立卷工作，避免归档前的突击工作。像基建部门主要是对新建厂房和改扩建工程的基建档案进行预立卷。资料员可按工程实施的进度进行资料的收集，如勘察设计阶段的工作完成后，负责这项工作的主管工程师就应将手中的文件移交给资料员，并同资料员一起对照基建档案管理标准中的归（下转第132页）（上接第127页）档范围进行查漏补缺，检查文件是否符合归档的要求，再按文件的有机联系、逻辑关系进行分类和文件排序，最后由资料员在档案系统上进行案卷和卷内文件的著录，并提请档案部门对所著录的内容进行审核把关。这样就能全过程对基建档案进行管理，确保基建档案的完整、准确、系统、齐全。
（二）完善设备设施。公司的网络体系在多年运行的基础上已经发展完善，具有较高的安全性能，预立卷部门全部配有联网计算机，在设施方面保障了档案系统的稳定运行。但针对有价值的纸质档案，需要将其转化为数字信息，采用档案管理软件实现档案归档，这就需要有扫描仪和鉴定电子文件有效性的设备。
（三）提高预立卷人员素质。档案部门要不定期对预立卷人员进行档案管理专业知识和信息化知识培训，培训的主要内容应当包含档案管理系统的具体设计、档案归档范围、分类规则、档案著录规则，使预立卷人员既要精通档案专业又要熟悉档案系统功能构架。
（四）完善规则规范著录。档案著录数据是档案检索中的重要信息，题名、责任者著录时档案著录的重要部分，是进行检索的最常用入口，题名与责任者的不规范著录极易造成数据的不标准，导致检索查阅的不确定。大多数档案部门的档案著录时按照国家档案局所制定的《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行，档案部门应在此规则的基础上，在工作中不断总结经验，结合公司的相关规定，制定出适合本公司的著录规则或标准。
（五）档案部门加强检查指导。档案主管部门设有各门类档案的主管档案员，他们应该经常深入实际工作，加强对预立卷部门的业务辅导，特别是协助预立卷人员按阶段对文件进行收集、整理、分类，利用档案系统建立案卷、著录卷内文件。以保持案卷和卷内文件之间的固有联系，及时对文件进行归档审核和查漏补缺，使问题解决在现场，做到心中有数，控制好日后的归档。同时，要落实责任制，对职能部门的主管负责人、资料员分别提出预立卷工作的不同任务和要求，并将其工作的好坏纳入考评奖励中。
1 数字档案信息安全管理中存在的问题
1.1 管理者的安全意识不强
档案信息化水平不断提升，这也使档案信息安全问题越来越突出。当前很多档案管理人员对于档案信息安全的重要性和紧迫性缺乏有效的认知，特别是当前档案网站安全、计算机系统安全等问题普遍得不到重视。由于档案管理者对数字档案信息安全意识缺乏，这也导致普遍民众对数字档案信息的安全问题更是一无所知。很大一部分档案管理人员在日常工作中都没有意识到数字档案存在的安全隐患，这些数字档案信息可能随时消失不见，对风险缺乏有效的认知，这也造成数字档案信息安全问题始终存在，这对于数字档案信息安全管理工作带来了较大的挑战和难度。
1.2 数字档案信息安全管理技术滞后
随着信息技术的快速发展，数字档案档案安全技术也紧跟信息技术发展步伐取得了较快的发展，但在发展过程中存在着技术层面专业问题的制约，这就导致数字档案信息安全管理技术相对滞后。在实际工作中，往往都是档案信息安全问题出现后，数字档案信息安全技术才能针对出现的问题进行改进，从而取得技术上的发展。即在数字档案信息管理工作中，安全隐患一直存在，风险一直管观存在，数字档案信息安全时刻受到威胁，因此要??际工作中需要有效的降低风险，即应用数字档案信息安全技术来将风险降至最低水平。
1.3 数字档案信息安全管理制度不完善
现今我国在数字档案信息安全领域的制度不够健全，所以才会在实际的数字档案信息安全管理中出现许多纰漏。由于数字信息安全管理制度的残缺导致我国的数字档案信息安全管理水平普遍偏低。从实际出发，我国大部分的档案管理部门都制定了相应的数字档案信息管理制度，许多制度都是为了应付检查才制定的，相互抄袭的情况比较多，这样的情况就会造成所制定的制度并不能与实际的数字档案信息安全管理工作相匹配。对实际的数字档案信息安全管理工作起不到任何制约与指导作用，甚至可能造成安全隐患给数字档案信息安全管理工作带来不必要的麻烦。
2 加强数字档案信息安全管理的策略分析
2.1 加强对工作人员的培训，树立安全防范意识
随着档案信息化的不断发展，档案数字化全面普及率已成为档案工作发展的必然趋势。为了能够更好的提高数字档案信息管理的安全，需要遵循以人为本原则，重视档案管理人员的培训工作，努力提高档案管理人员的专业技能。在具体培训过程中，要加强对档案管理人员信息安全知识的讲解，使档案管理人员树立安全防范意识，认识到数字档案安全管理的重要性，并能够在实际工作中利用安全技术来维护数字档案信息的安全。培训过程中还要重视档案管理人员计算机技术水平的提升，这样在实际工作中才能更熟练的应用档案管理系统，提高档案管理系统的先进性，从而更好的实现对数字档案信息的有效管理。
2.2 提高重要信息的加密性和计算机的安全性
网络环境的不安全会影响数字档案信息的安全性，因此要加大对网络环境的保护力度，提高计算机环境的安全性。为防止重要信息被黑客入侵盗取，要加强对信息的加密保护，保证数字档案信息的保密性，在网络层能够安全、自由的传递，特别是对带有密级的数字档案信息系统，更应该加强文件的加密保护能力，保护重要的档案信息。对计算机要定期的清理，防止留下的浏览记录被别有用心的人利用，可能会从中得到很多私人信息，提高计算机系统的安全性。因此在计算机上必然安全可靠的杀毒软件和防火墙，做好安全防范工作，降低计算机系统受到病毒破坏及黑客攻击的可能性，提高计算机系统的安全水平。同时档案管理人员还要熟练应用计算机软件，并定期对病毒库进行更新，强化计算机系统的安全防范，有效的提高数字档案信息的安全性和可靠性。
2.3 健全数字档案信息安全管理制度与法律
数字档案信息安全管理是需要制度与法律作为强大的支撑的，所以要建立和完善数字档案安全管理的规章制度。制定数字档案信息安全管理的相关制度与法律是提高数字档案信息安全管理水平的一个有效方法。要做到数字档案信息安全管理其实是很难的，这其中所需要具备的条件很多、工程量极大。要结合管理工作中遇到的具体问题来制定与实际相符的并且执行性较强的数字档案信息安全管理制度。数字档案信息安全从根本上看主要是人在发挥主要作用，并且我国为了保障数字档案信息安全颁布了两部相关法律。从目前形势来看，数字档案信息管理还存在许多不足之处有待于进一步完善，如数字档案信息安全管理的相关制度与法律还需要进一步补充。还要从数字档案的形成之时起一直到归档保存，这其中在每一个过程都必须严格遵守规范的管理制度，这样才能从源头就开始对数字档案信息进行规范化管理，有利于后期的安全管理。
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期
关键词：数字化、档案管理、网络化
中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世纪是一个信息技术发展日新月异的时代，信息技术在各个行业各个方面的运用已经越来越普遍，并逐渐成为各个行业竞争的有力技术手段已经各方面进步和发展的不竭动力。而对于信息量巨大，工作量颇高，提供大量信息资源的档案管理工作来说，计算机技术、网络技术等数字化技术的变革的冲击，为其带来了巨大的机遇以及挑战，正确的认识档案管理的数字化发展，并使其向数字化的方向发展，使得档案管理更加的系统、及时、准确和高速，从而实现对资源更加地有效利用和分享。这样能够促进档案管理行业的发展，减小管理工作过程中的工作量及难度。
一、我国档案管理的现状
我国档案管理是以服务社会主义现代化建设档案资源为目的，其主体是依据《档案法》建立的档案馆，档案馆也是集中管理、保存档案的基地，它能实现诸多档案管理功能比如：收藏功能、存储功能、宣传功能以及传播功能。同时在我国这样一个历史悠久，古文化灿烂的国度，档案管理不仅具有重要的意义，并一直得到重视，并取得了巨大的发展。发展到现阶段，随着网络技术、通讯技术等信息技术的进步和发展，对档案管理也产生了极大的影响。近年来，档案管理过程中信息化、数字化技术得到了成功地应用，使得档案管理方面产生了巨大的变革，电子式的文件大批量的产出，以及计算机技术下纸质档案数字化的进步，促进了档案包含信息内容的加速，并逐渐出现档案管理对象档案实体与档案信息管理工发生分离的情况。正如我们所知，档案它是能够被我们传输、表达、感受的，以图像、文件等为载体的一种信息。现阶段，网络信息技术的发展，必然会导致不同区域的使用人员共享档案信息的情况，凭借各种数字化技术，档案管理的工作也将突破地域，形成“移动中的档案馆”，建立起全国乃至全世界范围内的档案管理中心，档案信息将更加容易获取和传播。
二、数字化档案管理的内容及特点
信息化建设的关键是实现信息资源的共享以及高效的利用，无论从哪个方面来说档案都是信息资源的中心，因而对档案规范化以及标准化的管理已受到社会各行各业的广泛关注。正是在这样的背景下，为适应各行业发展的客观需求，数字化档案管理运用计算机网络技术并结合数据库系统对文字档案、图像档案等档案形势进行数字化的管理，全面的管理，并进一步实现档案系统与办公系统的无缝衔接。数字化档案管理是由若干年前西方“数字化图书馆工程”的概念演变而来，是一种利用多种计算机多媒体技术的新型档案管理形式，基于高速网络实现跨库检索并对海量档案信息库群进行管理。
数字化档案管理包括诸多方面的内容，主要可完成以下工作：首先是以计算机网络技术，多媒体技术以及现代通信技术为基础，建立起能过在外部进行信息调整的公共网络系统。其次是将不同时期、不同类别的档案信息库以及多种其他信息库作为基础信息，形成能够将传统档案信息转化，自动生成电子档案的数据库形式。再则是实现智能处理，实现数据库到知识库的转变，并运用自然语言进行全网络的档案搜索，实现档案信息的全网络共享。最后是建立成立体化，全方位一体化的使用体系，及时地处理和提供各类档案信息，并保证信息资源使用过程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
数字化档案管理作为一种基于互联网的分布是档案管理系统，能够根据不同的需求提供各类档案信息服务，数字化档案管理主要有以下几种特点及优势：
1、实现经济效益的提高。
如今，社会经济得到的飞速的发展，造成现实的办公效率难以应付海量的信息，由此形成了尖锐的矛盾，在传统办公方式之下，一直是一种粗狂型的模式。也就是一种单纯的以增加人员和办公用具来解决这些问题的手段，这种方法造成企业管理成本大幅度的增加，相反数字化档案管理一改传统纸质载体的档案信息，将其转化为机读的档案信息，不仅在很大程度上减少了管理费用，节约了大量实体空间，还能有效地方便查询，进而避免了印制纸质资料而造成的浪费和成本的增加。
2、实现办公效率的提升
数字化档案管理能够做到资料的及时归纳和尽早利用。譬如，在企业人事管理的过程中，需要管理对象众多，并且有极大的流动性和负责性，员工调动，退休等都会伴随着档案的移动，要想一丝不苟地准确记录和了解这些动态的信息，按照以往的管理模式必将消耗大量的人力、物力，而且还可能造成延后。但是利用数字化的档案管理方式，通过计算机网络就能轻松准确的统计这些信息，同时回过头来要想查询这些信息也是什么的简单和方便，可以使得相关的工作人员做到对所有信息进行实时的控制和处理。并且，由于计算机技术以及信息都不受物理空间的限制，因而数字化的档案管理更是能实现档案的无界性，由此档案库也由实体的档案馆变为可供随时随地利用的信息处理中心。
3、实现档案的高效利用
传统的档案管理都是在档案室或者档案馆内进行的，而且是以纸质材料为载体的，这样给使用者带来了诸多不便，然而数字化档案管理则能够使人们更加方便和精确的获取所需的档案信息，网络化的档案管理更是能使使用者不受时间以及空间地域的限制，从而大大提高档案信息的利用效率。
三、数字化档案管理建设应注意的问题
数字化档案管理能给我们带来诸多方面的便利，但与此同时也存在着多个方面的问题和有待克服的困难，为了实现全面档案管理的数字化建设在，实践过程中应注意一下几个方面的问题：
1、系统工程的构建
我们必须认识到档案管理数字化建设是一项系统的工程，它包括设计、开发、整理等多个方面的工作，而且日常的记录、保管等工作也具有相当大的工作量，所需要的设备也是多种多样。为了提高管理系统的效率还应管理查询系统的设置以达到资源查询及共享的目的，并进一步开发操作系统、加密系统等已全面提高档案管理的水平。
2、保证档案的安全性及可靠性
运用计算机技术的数字化档案管理最重要的一点就是安全性的保证，全网络资源共享对其安全也提出了更高的要求。现在网络技术发展迅速，应注意及时更新保护系统以保证管理系统的安全运行，防止其被恶意破坏或侵入。
3、注意与办公系统的高效衔接
与办公系统的衔接将有助于企业对自身进行数字化档案管理，实现企业财务管理、人事管理等的有效结合，提高档案管理的效率。实行科学完善的管理规章制度，实现文档一体化，电子档案及纸质档案同步保存，并在两者之间建立有效的衔接通道，做到数字档案管理的有迹可循，提高数字档案的可靠性。
1.1 安全管理意识淡薄。目前，县区级档案部门对档案信息安全的重要性、紧迫性认识不足。只注重档案信息系统基础设施建设和软件应用，对档案信息安全则是“淡然处之”，缺乏必要的安全教育与培训，违规操作现象时有发生，数据质量与安全令人担忧。
1.2 缺乏行之有效的管理制度。目前，县区级数字档案信息安全管理仍停留在传统“看家护院”的工作模式上，信息安全制度存在不少漏洞，出了问题难追究。档案数字化过程及从电子文件的生成到归档保存都缺乏规范的制度化管理，发生风险的可能性增加。
1.3 安全基础设施建设滞后。安全基础设施是数字档案信息安全管理的保障。由于传统保护措施的低效率性，数字档案的保护成本过高，对于数字档案风险的防范不能取得相应的效果，造成人力、财力的浪费。在目前县区级档案部门经费普遍紧张的情况下，投入与产出之间不成比例，不能引起主管部门的重视。
1.4 技术防范措施不健全。县区级档案部门针对数字档案所采取的技术性保护缺乏主动防范的措施。对于可能发生的风险，囿于档案工作者自身信息技术方面知识的欠缺，维护网络设备和相关系统的技术人员又对数字档案和知识掌握不足，风险发生之前不能采取有效措施加以预防，往往“头痛医头，脚痛医脚”。
1.5 人员素质参差不齐。县区级档案部门缺乏计算机技术人员，更缺乏精通档案专业知识和信息技术的复合性人才，多数人的年龄、文化知识结构不合理，有些人缺乏敬业精神和责任心，难以全身心投入工作。
2 加强数字档案信息安全管理的策略
2.1 加强宣传教育，提高安全意识，加速培养档案信息安全人才。加强宣传教育，树立和坚持全面的、科学的、正确的档案信息安全观，提高计算机用户和从事计算机网络档案管理人员的群体安全意识。要对档案信息管理人员进行教育和培训，组织学习档案信息安全知识、信息保密技术常识和预防办法等，增强工作责任感，树立一丝不苟的工作作风。联合高校档案教育专业部门对档案人员进行在职培训，增加现代计算机技术、网络技术等方面内容，培养适应信息时代的复合型人才。
2.2 建立健全维护数字档案信息安全的管理制度。建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患。一要建立信息管理组织体系，实行安全管理岗位责任制，加强领导，统一思想，做到人人有责，层层负责，确保网络、系统和数据的安全。二要建立统一的安全管理制度，加强规范管理和制度管理。制定完善机房管理制度、网络管理、数据及加密管理、设备管理等制度，建立跟踪体系，提高整体信息安全防范意识。对电子文件归档系统、馆藏档案数字化系统、档案信息与提供利用的网站系统等应用程序，建立有效的操作规范，根据职责分离和对人负责的原则，各负其责。三要制定完善的系统维护制度。包括对网络系统使用的情况、系统管理人员对用户权限的分配及管理等。
2.3 采取有效的技术措施加强数字档案信息安全。积极防御、综合防范，创建安全的网络、系统和应用环境，保障数字档案信息的安全需要从网络、系统、应用、数据等多个层面来分析问题，根据目前的技术条件，针对不同情况采取不同的技术措施。保障网络安全可以采用防火墙技术、入侵检测技术，并建立网络化的病毒防范体系，防范病毒侵害数字化档案信息。保障操作系统安全可以加强升级服务，时常检查系统的各项设置。保障档案信息应用系统安全可以采取身份识别技术、加密防偷窃技术等，防止非法侵入。保障档案数据安全可以实行隔离、加密、防写、异地异质备份、迁移、封装、硬盘还原卡等技术措施，以此保证数字信息的真实、完整和有效性。
关键词:档案信息；数字化；管理
档案是我们个人信息的最真实载体，而在当今科学技术日益发展的时代背景之下，计算机从一定角度而言为我们带来了跨时代意义的信息化数据化革新，而这一点对于档案管理来说无疑是十分有帮助的，借助相关的科技化、信息化、数字化技术，档案管理体系的革新就能够得到进一步提升。而借助这一档案管理体系的时代性变革，相应的计算机技术就能够实现与档案管理技术的结合，进而使档案管理的效率和档案管理的整体流程都在此基础上得到系统性的规划，进而实现档案管理的全面信息数字化转型。
1档案数字化管理综述
国家档案局所的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出：档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。档案数字化即数字档案，是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果，它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。
2档案信息数字化管理的现状
当今档案信息数字化管理主要面临着四个问题，一是电子档案与纸质档案同时存在，造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中，由于缺乏对其正确的认识和系统的把握，总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求，在积极实践数字档案的过程中，又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理，这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费，不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容，时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。三是电子档案由于随时能够修改，动态记录档案信息，所以，很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。四是数字档案的利用意识淡薄，造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识，未能适应数字档案给其查阅带来的方便，常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。
3实现档案信息数字化管理的措施
3.1完善档案数字化管理软硬件控制机制
数字化的实现需要借助一定的物质载体，而这一载体表现在当今信息数字化管理进程中就是相关的软硬件技术。首先具体可体现在数字档案的建立上，数字档案看似很简单，但是实际执行起来要以传统的纸质档案为基础，将纸质档案上的大量信息归集到数字程序之中，并且通过最为直观的数字信息形式将之展现给阅读这一数字信息的大众。而这一过程的实现需要大量的时间来对庞大的纸质档案进行梳理和整合，因为纸质到信息的转化必须经过一定的录入时间，而时间的提升除了提升录入速度和借助一定的扫描类仪器之外，别无他法。所以在当今信息化的数字处理环节会采用录入和扫描输入相结合的形式来完善录入工作，但是扫描类仪器的智能化程度也是有限的，因此档案的转化性录入进程实现起来依旧需要一定的时间。在完成这一复杂工序之后，还需要进行一定的软件开发维护、档案资料分类归档、电子二次扫描、备份以及档案的系统化电子管理等流程，这些数字化流程的而实现都要以软硬件的配合为基础，因此数字化管理类软件和硬件的开发环节作为数字档案建立的基础必须为建设方认真对待，进而保证其他工序能够以此为基而和谐有序地发展。
3.2完善档案管理数字化与其它系统的衔接
档案数字化管理系统的执行相对独立，通常会由专门的管理部门指派专人操作，但是这种独立性只是相对的，档案数字化管理系统的实施依旧需要其它部门的协同配合，进而使整个系统进程得到全方位的优化，通常情况下，办公自动化系统与档案数字化管理系统的联系最为紧密，并且这两个系统在实际的工作进程中会有一定的交集，因此档案数字化管理系统的实施也要适当地遵循办公自动化的实施标准，进而统一档案资料的公用查询接口，并且使两个系统均能够顺利地使用接口中开放的档案数据信息网络查询与调取机制，以便于实现档案数字化管理体系中的财务体统优化、分配以及人事管理的无缝对接调配机制之类的相关科技化功能。
3.3用数字档案取代传统的纸质档案
数字档案在一定程度上作为纸质档案的替代物，具有可复制性、易保管性等许多优秀属性，对这些属性加以利用并对这些属性的载体———数字档案进行合理的规划，能够在一定程度上取代纸质档案的地位。纸质档案作为传统档案的承载物，在过去信息化、数字化并未全面发展的时代起着一定的信息交互性作用。但是因为传统的纸质档案的便携性、可阅性较差，再加上冗杂的纸质档案不利于档案管理的实现，因此纸质档案已经渐渐退出了历史舞台。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物，必须大力推广。同时，为了防止“双套制”的存在，需大力推广数字档案，防止二者并存带来的资源闲置和浪费。在此基础上，信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平，因此，需要通过开展培训学习，大力提高管理者的专业素质，以满足数字档案对人才专业素质的客观需要，更好地胜任数字档案管理工作。
结束语
总而言之，当下档案信息数字化管理体制的推出较为适合当今时代的发展趋势，因此对这种新型数字化档案管理模式的普及有利于完善新时期我国档案的相关整合工作，有利于使档案的调动和管理更具机动化，方便人们对档案体系整体进行一定的规划和变动。同时还有利于我国档案管理事业的革新与发展，而这对我国的科技事业和信息事业来说也都是具有积极而进步的意义的，国家必须对此予以大力支持。
参考文献
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[2]黄富才.浅谈档案信息数字化管理工作[J].黑龙江档案,2014.
[3]王丽莎.浅谈如何做好档案信息的电子化管理[J].城建档案,2013.
