发布时间：2023-06-25 16:11:31
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的数字化档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键字：档案数字化；医院档案；管理体系；对策
医院档案医院的一笔宝贵财富，对于医院各项管理经营、科研创新、文化建设都有着举足轻重的意义。档案是医院开展日常经营活动的重要基础。譬如，病历档案是医院开展医疗服务的有效凭据，具有法律效力，当发生医疗纠纷时，举证倒置原则下，医院可以依据患者的病历档案进行维权，保护医院和患者的正当权益。而人事档案记录了医院所有人员的各项资料，是现代医院队伍建设、人力资源优化、岗位结构调整等的重要依据。数字化档案管理是医院信息化建设的内容之一，也是当前我国医疗行业转型的必然要求。
1 档案数字化管理中存在的问题
1.1 人才制约
专业人才的缺乏是当前档案数字化管理的最大障碍。由于缺乏专业人才，医院在开展档案数字化建设时不能有效地开展整体规划和具体细节的制定。即使数字平台搭建好后，也会由于档案工作缺乏必须的网络操作技术，而导致平台的利用名不副实。此外，部分医院甚至是由其他员工兼职档案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作热情和日常工作量都难以保证。
1.2 制度有待完善
医院档案是医院人在长期社会实践活动中留存下来的历史真迹[1]。它记录了医院在不同发展阶段包括前身、建设规划、基础建设、财务活动、设备科研、党建工作等在内等的各项事务，保存好医院档案能够使我们全面地认识医院的发展轨迹以及历史沿袭。不同性质的档案管理有着不同的要求。但目前医院的档案工作由于多种限制而存在粗放式管理，制度笼统松懈，针对性不强。因此造成了档案出现遗漏遗失、损坏甚至是偷盗篡改。这样不仅不利于档案的长期有序管理，而且还可能使医院的内部信息、保密成果受到破坏与泄露。
1.3 档案管理意识落后
开始医疗改革后，医院公益性质和事业单位性质逐渐削弱，医疗服务和经济利益成为了其发展的主要方向，像档案管理这类后勤保障类的工作逐渐受到冷落。致使在医院领导层以及档案人员都逐渐放松了对档案工作的管理。这样下来，致使档案工作的物理环境、经费投入、人员制度保障等都难以满足档案管理的正常需求，更谈不上档案的数字化管理。
2 提升医院档案数字化管理的对策建议
2.1 树立医院档案管理的数字化观念
数字化是现代档案管理的基本发展思路。医院开展档案数字化工作，必须首先转变观念，摒弃传统的人工操作。医院管理层应积极树立现代化的档案管理观念，深刻认识档案数字化发展对于提升档案管理成效，构建医院信息化体系的重要意义。档案部门应当深刻到当前形势下档案工作肩负着提升医疗水平，创新工作局面的承前启后职能。档案人员应当尽早树立数字化意识，同时积极开展学习。只有首先树立了现代档案管理意识，才能确保数字化工作的有序开展。
2.2 推进档案数字平台建设
数字化档案管理应当充分依托医院的信息化平台。一是积极在医院局域网内积极构建档案管理网络，重点建立档案的电子资源库。从而逐步实现手工作业向数字化管理的转型。二是重点开发档案网络与医院信息化平台的有效对接和信息共享。实现平台对接和信息共享后，档案的采集与筛选工作就可以直接通过信息平成，而不必再经过纸质资料这一过程。三是开展重点项目的档案管理。对于医院的科研立项、管理试点等重大项目应当建立独立档案，并与其所属档案分类项目的管理并行。同时积极协助课题组完成项目立项、资料整理、建档归档及组卷等工作。此外还应当适当开放医院档案，为医院的医疗科研、经营管理、文化建设等工作提供资料与参考。
2.3 加快传统作业与数字化融合
从目前来看，医院档案管理的数字化仍然处于降低水平。仅仅是人工的手写记录操作转变为了电子形式，而远没有实现依托计算机技术的信息处理平台。笔者认为，今后医院开展数字化档案管理工作应当着重将档案管理从传统人工向数字自动转变。实际上，传统档案管理是其数字化的前提和基础，也是其过渡阶段的重要辅助工具。这两者之间既有形式上的区别，又有着内在联系。因此医院在推进数字化档案工作时，应当充分依托传统档案管理，积极开展数字化的档案业务再造，分阶段分步骤地开展数字化改造。
2.4 开展软件硬件建设
在医院科技档案数字化建设过程，要以计算机分布和网络设施为基础的硬件建设[2]。数字档案管理的建设不可一蹴而就，需要全院上下全员参与。它涉及广泛，包括了网络工程、软件系统、硬件支撑、信息的采集处理及存储规则、网络安全等诸多技术问题。笔者认为医院当前的档案数字化工作应当从以下方面入手：一是积极开展软硬件建设[3]。硬件建设，包括基础的机房、计算机、办公自动化、网络通信等。医院前期应积极投入资金，加强硬件环境建设，开发引进软件平台。在构建信息平台的过程中，重视平台的移植性和实用性。二是积极统筹档案资源。由于医院档案管理工作覆盖面广，包括了医院建设沿袭、人事档案、病例资料、科研成果等等。这些档案由于长期采用封闭式的人工管理，其中本身就存在着一些归档错误、填写不规范、资料破损遗失等问题。因此在开展档案数字化建设时，应当对现有档案工作进行全面的梳理与校验。同时医院内部深入调研档案资料采集、筛选、审核以及保管过程存在的问题，也为今后的数字化发展提供参考。
2.5 加强数字化档案队伍建设
数字化档案管理工作除了在软硬件环境上需要医院积极投入资金，购买基础设备，引进信息平台。现代档案工作应尽早从传统的手工作业步入自动化、网络化管理阶段[4]。医院应将人员培训纳入数字化档案管理的实施路径中。档案人员应当尽快转变心态，树立现代化的档案管理观念。尽早围绕数字化工作成立专业小组，积极开展档案调研，引进其他医院成功的数字化档案建设模式与经验。同时联合医院信息中心积极制定数字化档案工作的实施路径、步骤等问题，邀请专业数字化档案人员来院开展工作指导和业务培训。从而加速数字档案工作的进程，并提高人员数字化业务操作水平。
3 结语
随着社会现代化进程的持续推进，医院档案数字化管理已经成为了趋势。然而数字化并非可一蹴而就的。医院应当积极树立档案管理的数字化观念，推进档案数字平台建设，加快传统作业与数字化融合，同时开展软件硬件建设以及加强数字化档案队伍建设。只有始终围绕档案数字化管理，多管齐下，结合医院工作实际采取多种举措，才能有效提升医院的档案管理成效，建设一条特色数字化档案管理路子。
参考文献
[1] 李刚仲. 计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J]. 中国医药指南，2012，07（30）：137-139.
[2] 胡均兰，吴舟，张玲. 对医院档案管理工作的思考[J]. 中国科技信息，2005，01（08）：2058-2059.
[3] 左效波，宋剑. 浅谈计算机技术在医院档案管理中的应用现状及对策[J]. 求医问药（下半月），2011，07（11）：198-200.
1 房产档案管理基本介绍
房产档案管理包括房屋面积、产权属人、交易纪录、司法部查封、权属登记、离婚产权分析、拆迁补偿、房屋结构、租赁抵押担保、产权处理以及房屋继承等。所谓产权档案数字化，指的是通过多媒体技术、网络技术、信息数据库技术、扫描技术以及存储技术有机结合，利用数字化形式将档案信息有效存储，在建立数据库的过程中，实现资源共享。以便更好的实现原件管理和数据管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理内容数字化和网络化。在网络信息化时代中，实施档案数字化和网络化管理，能够将打破传统纸质管理方式的局限性，借助先进计算机技术和高端设备将档案信息载体分离式存储，这不仅能够节省信息存储时间，而且还能提高信息利用价值以及工作效率。其次，管理服务全面化和社会化。计算机设备既能实现文本存储，还能实现图像存储，借助网络平台能够实现信息全面、准确搜集，有利于构建全方面的档案服务模式，此外，在档案信息资源共享的影响下，用户能够有针对性的进行信息搜集、应用，以便提升工作质量和速度，从中能够体现服务社会化特点。
1.2 主要方式
房产档案主要有三种管理方式，第一种是原件管理，即利用信息技术保管好档案原件；第二种是扫描件管理，即借助扫描仪等先进设备实施具体的扫描工作，以便资料查询和实际应用，虽然该设备工作速度较慢，但是扫描效果良好，然而相机设备兼具快速和优质两种效果；第三种是数据分析，即对房产档案数据详细、合理分析，借此方式实现信息保存。
1.3 基本原则
首先，真实性原则。房产档案从原始信息过渡到数字化信息，务必要保证信息的一致性和真实性，对于存在出入的信息要及时纠正，提高信息的可靠性和真实性。然后，安全性原则。确保房产档案信息安全，即保证权利人合法权益的基本表现，一旦信息安全性降低，那么信息资源完整性极易遭到破坏。最后，便捷性原则。应用数字化技术于房产档案管理，能够实现档案信息及时查阅、便捷查阅，能够打破以往档案信息所受地域限制及时间限制。
2 房产档案管理数字化中出现的问题和解决措施
2.1 问题
首先，房产档案资料缺乏完整性，影响相关政策、法规的健全性，具体表现为实际房屋和资料记载存在结构、面积等方面的不同。其次，服?漳谌莸ヒ唬?用户接收的服务仅限于档案证明以及档案信息咨询等潜在层面，对于深层次的利用分析和网上服务研究，还存在一定的工作难度。最后，计算机设备被片面应用于房产档案人工管理，然而房产档案尚未实现信息数字化处理，这在一定程度上影响信息查询全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房产档案数字化体系
只有健全房产档案的数字化体系，才能确保房产档案实现信息规范化，在此基础上发挥信息价值，提高房产档案的利用率。如果房产档案未能标准化实施数字信息管理，那么房产档案需要经历较长时间实现管理工作质量优化，促进管理工作有序发展。
2.2.2完善房产档案数字化系统
虽然网络数字化时代提高了信息技术的应用率，但是目前大多数房产档案仍利用纸质化形式，仅在特定条件下才会通过人工应用计算机设备，档案只是实现了输入形式的数字化，未能实现全面数字化，这不仅会降低工作效率，还会降低信息的真实性和实用性。完善房产档案数字化系统，即原文件借助扫描仪的形式实现信息数字化，以此减少信息检索时间、提高信息准确率。
2.2.3大力培养档案专业化人才
提升房产档案人员的综合素质和专业能力，有利于促进房产档案管理工作稳健进行。为此，聘请专家对工作人员进行系统性培训，在培训的过程中，传播丰富的专业知识、提高工作人员对数字化技术的掌握能力和运用能力，促使工作人员在创新型思想的引导下，规范房产档案的工作行为，积极配合房产档案管理。
2.2.4构建档案信息输送平台
构建档案信息输送平台，有利于档案信息数据库提高利用价值，有利于促进档案信息及时、高效、准确传递，同时，还能实现档案信息的便捷化传输，加快信息的传播速度和传播范围，充分发挥数据库的价值和利用率。此外，还能增加客户对房产档案管理工作的认可度和满意度[3]。
【关键词】档案管理；数字化；特征
档案管理的数字化建立在现代网络技术与档案管理理念的基础上，即为数字化的档案处理，也是档案管理工作由人为化向数字化的系统转变。利用档案管理的数字化建设可实现信息载体的革新，还可实现数字化档案管理体系的建立。优化资源建设，规避物理载体储存信息的弊端。全部以数字形式记录于磁盘等计算机信息存储器中的处理办法，更有利于构建数字化档案管理体系。其中数字化的档案管理工作又可看作是信息化的收集与保管以及现代化的规章制度。
一、数字化档案管理的特点
（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。
（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。
（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。
二、提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。
（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。
（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。
参考文献：
[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002：220.
关键词：档案管理 数字化 应用
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）11（c）-0150-01
信息技术的发展对档案管理工作提出了新的要求，为适应信息化发展和满足档案管理需求，提高档案管理水平，改善服务质量，数字化技术被广泛地应用在档案管理工作中。传统的手工档案管理模式具有工作效率不高、档案易破损且无法实现资源共享的缺陷，而数字化技术具有存储空间大、误差小、可实现资源共享等优点，将其应用在档案管理中，能够有效弥补传统档案管理模式的空白。
1 档案数字化管理概述
档案数字化管理是指通过网络技术、扫描技术、多媒体技术、存储技术和数据库技术的有效结合，将档案信息以数字化的形式存储起来，最终构建一个使用效率较高的档案信息数据库，进而实现资源共享。档案数字化管理主要是指对档案原件和档案数据的管理，档案原件、扫描件和数据是数字化档案的主要存储形式。
2 档案管理特征
2.1 日常网络化管理
档案日常网络化管理能够快速地进行信息的搜集、整理和移交等操作，档案一旦受理，就能够在网络上对其进行综合利用，这不但能够充分利用信息，还便于档案统计、检索工作的进行，并节省一定的时间。网络能够将档案中的文字信息和图像信息有效地结合起来，借助网络完成所用的工作，能够最大限度地提高工作效率。
2.2 内容数字化
在传统的手工档案管理模式中，档案内容以纸质的形式存放，它的内容和载体是一个整体，不可分割。而档案数字化管理通过计算机设备、多媒体技术等将档案以数字化的形式存储，不但完整地保留了档案内容，还实现了内容和载体的分离，档案的实际载体作为初始依据保存下来，只要查阅存储在计算机中的信息就能够实现日常管理。
2.3 服务社会化
数字化技术在档案管理中的应用，有效弥补了传统手工档案管理模式的空白，实现了资源共享。用户只要通过计算机网络就能够自主、快捷查询和下载自己所需要的内容，这种服务具有社会化的特点，代表着社会的进步。
2.4 全面服务
档案数字化将文字和图像存储在计算机中，人们借助互联网通过身份确认后，能够在网络上查询到所有信息，这种以网站为载体的档案管理模式，使得档案服务呈现多元化、全面化。
3 档案管理数字化建设几种容易出现的问题
3.1 资料搜集和记载的漏洞
近年，社会各界更加关注档案管理工作，相关法律法规也日益完善，然而在此之前的档案资料搜集并不完整。另外，档案信息的记载与实际情况也存在一定差别。
3.2 缺少服务创新理念
一直以来，档案管理工作单纯地停留在为用户提供证明或者咨询服务，缺少对档案的实际利用效果的进一步分析，并较少研究信息资料上网服务的可行性，在一定程度上阻碍了档案的开发利用。
3.3 条件制约
在原有的档案数字化管理模式中，主要依靠手工操作，辅以计算机来管理档案的原始载体，却不是对档案信息的数字化处理。计算机数据存储、归档信息，导致无法完整显示纸质材料中的全部内容，最终查询的信息也缺少完整性。
4 档案数字化管理措施
4.1 加强档案人才的培养
创新是档案管理人才需要具备的基础素质之一，要实现档案的开放、多元化发展，档案人才需要更新观念，不断探索，勇于创新。档案人才还应熟练操作计算机，具体是指能够熟练地应用办公自动化软件、全面掌握现代通信、网络技术，并能够有效进行计算机设备的维护。另外，档案人才还应了解自己行业档案管理的基础知识。加强对档案人才的培训和建设，使其掌握最新理念和技术，树立积极的服务理念，增强业务能力。
4.2 规范档案资料
满足社会需求是数字化技术应用在档案管理的根本初衷，若档案资料信息残缺、不完整，则会失去档案数字化管理的价值，并会给用户带来不便。因此，要保证档案资料的完整、准确、规范。
4.3 构建档案标准体系，不断完善
统一的标准和规范能够约束档案数字化管理工作的有序、规范进行。现阶段，个别部门存在忽略档案管理工作，缺少档案管理标准化体系的现象，这阻碍了档案管理工作的发展进程。
4.4 建立档案信息数据系统
现阶段，纸质档案仍是主要实体，纸质档案数字化制作方式是指借助计算机完成人工录入或者使用扫描仪扫描，这种制作方式在有限的存储空间内，能够存储大量的数据信息，真正实现了档案全部内容的数字化。然而档案记录方式的多样性削弱了计算机识别的真实性。另外，人工录入又降低了工作效率，这缩减了数据信息的使用价值。对于通过扫描仪逐页扫描，并绘制成图形，实现了档案初始文件的信息数字化。这种方式与人工录入相比具有一定的优势，能够缩减数据信息的录入时间，大大提高了工作效率，且误差较小。因此，扫描仪扫描具有更广阔的应用前景。
4.5 建立档案信息传输平台
档案信息传输平台，能够显著提高数据库的利用效率，这主要是因为档案信息只有在传输过程中才能最大限度地发挥自身价值。在档案数字化管理中，档案信息以数字的形式存在，而数字网络系统是其传输数据的主要平台，档案信息传输平台的建立，使得信息数据的远程传输摆脱了时间和地点的束缚，这便于档案信息的快速流动，并充分发挥了核心数据库的功能。
5 结语
档案的数字化管理已经成为社会发展的必然。虽然，现阶段数字化管理过程中仍然存在一定的问题，但是与传统的档案管理模式相比，具有使用效率高、占用空间小等优点，它代表了社会科学技术的进步，并伴随着国家相关法律法规的出台和完善，将不断创新档案数字化管理模式，有效解决存在的问题，从而提高档案数字化管理水平，充分发挥档案信息的价值，使其更好地服务于人民群众。
参考文献
[1] 孙晶仪.档案利用的数字统计与实际应
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[3] 雷振国.数字化背景下声像档案管理的若干思考[J].中国信息化，2013（4）：313.
【关键词】 意义；档案管理；数字化
档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。
一、优化了管理者知识结构和队伍结构
人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状， 优化管理者知识结构， 改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。
二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率
档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。
三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式
漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。
另外，纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理，可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外，利用者还可以不受时间限制，在档案电子化以后，即使在闭馆之日，也能随时上网利用档案电子资源。
综上，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。
参考文献
[1]吴心音. 浅谈新时期的档案管理[J]. 甘肃科技， 2003（8）.
[2] 冯秀珍. 关于电子文件归档与管理的几点思考 [J].邯郸学院学报，2009（9）.
【关键词】医疗保险 档案管理 数字化 思考
随着电子技术的飞速发展和计算机网络的普遍应用，数字化为人民群众带来的便捷与日俱增，就连枯燥的档案管理也在逐步向着数字化的方向挺进。医疗保险档案管理作为比较特殊的安安管理业务，实现数字化管理师大势所趋，建立医疗保险档案从收集、整理、立卷、保管、利用、移交等各环节全文图像数字档案管理系统乃势在必行之路。实现医疗保险档案对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标是医疗保险制度改革的必然方向。医疗保险档案管理按照规范化、制度化、信息化要求，建立医疗保险业务档案数字化管理系统，将医疗保险业务经办信息管理系统形成的档案资料进行数字化档案管理，将档案要件通过电子扫描技术将纸质档案资料数字影像化永久保存，并集中在数据库统一管理，从而实现了从传统的纸质载体业务档案管理模式向信息化业务档案管理模式的转变。真正地做到了“谁经办、谁收集、谁整理”。从而医疗保险业务档案的查阅、浏览都可以在局域网上完成，减少了不必要的事务工作，提高医疗保险经办工作效率，完善了医疗保险业务经办流程。
医疗保险档案管理数字化管理的核心问题是确保系统安全。如何确保数据安全值得思考，值得研究，值得医疗保险档案管理人员去努力工作。内外网物理隔离技术、异地容灾备份技术、云备份技术、防火墙技术、杀毒软件问题，这里面既有硬件技术也有软件技术。在日常情况下，异地备份要求两地数据保持实时同步；灾难发生时，通过主机、网络、数据库和应用的实时切换，保证业务的不间断运行。目前医疗保险经办过程中与业务操作和管理信息化所不相适应的问题是各类社会保险的相关纸质资料（例如病历档案、报销单据、征收单据、转移单据等）由医疗保险经办机构保存在各自的档案室中；这些档案资料需要不断实时更新。在办理医疗保险有关手续中需要对有关资料进行调阅、传递、更新，在这个过程中采用传统的档案管理模式，带来了有关资料调阅速度慢、无法及时归还，原件可能被遗失或损害等问题，同时也使得资料管理工作日益繁重。现行的社会保险资料保管、使用方式已不能满足业务部门的管理、服务要求，因此提出社保险资料档案数字化处理要求。
1 数字化是提高医疗保险管理效率的有效途径
数字化建设的根本目的是提高医疗保险管理工作的效率和维护医疗保险基金的健康安全运行，保障广大参保人的根本利益，是社会保障体系建设的重心，也是省政府为民办十件实事的重要内容之一。结合医疗保险数字化建设与应用的实践，以医疗保险运行报表为指南，回顾了我省医疗保险工作取得的成绩和存在的问题，分析了数字化建设在提高医疗保险人群覆盖率、加强医疗质量管理、促进医疗质量提高等方面均发挥着极其重要的作用。全面推进和提高我省医疗保险管理工作，保障医疗保险基金的健康安全运行，必须具备四个基本条件。一是完善的基础设施及技术支撑环境；二是从事医疗保险管理工作的高素质队伍；三是良好的医疗保险制度环境；四是科学有效的管理。
2 医疗保险档案管理数字化与医疗服务的关系
门（急）诊人次、门诊大病（慢特病）人次、住院人次住院率等有关数据为了解参保人群的整体健康状况，调整医疗费用报销范围和比例有着一定的指导意义。科学合理地使用医保基金保障参保人的健康是医疗保险制度的根本目的。健康与医疗服务统计指标，可以通过数字客观地描述和反映一定时间内，地区人口的健康状况及其动态变化、发展趋势，以及医疗服务水平和医疗保险制度对人口健康的影响。
3 医疗保险档案管理数字化管理与基金运行的关系
医保基金的运行情况不仅是政府关心的问题，更是老百姓热切关心的焦点问题。要保障医保基金的健康、安全、高效运行就必须及时的了解医保基金的收支余情况，保证其“总量控制、略有结余”。我们应充分发掘医疗保险数字化管理的技术优势，进一步提高效率，降低运作成本，创造性地发展具有中国特色的医疗保险基金运行模式和保证基金运行的数字安全，同时也要保证其制度上的安全。各地医保经办机构都要根据省有关规定，建立比较完善的内部管理制度，对医疗保险基金的筹集、支付、使用和管理做出具体规定，从制度上保证社保基金的安全。其次，我想谈谈医疗保险数字化平台与医疗质量管理之间的关系。医疗保险制度的建立和完善归根到底是形成良好医疗费用共济和医疗管理监督机制，使医疗机构为参保人创造健康价值。握参保人的基本情况和医疗保险基金的运行情况，能为政府出台社会保障政策提供强有力的依据。数据共享和表达标准化。推行医疗保险基金运行情况上报制度，强调各类数据采集的真实性和及时性，并根据各地实际情况，对部分指标进行了增删，建立数据共享平台，使政府有关部门及时了解医疗保险运行动态，为进一步制定医疗政策提供了科学的依据，同时也为各地市州相互交流学习管理经验提供了平台和参照。
4 利用医疗保险数字化平台加强医疗质量的管理
医疗保险管理的数字化要求医保定点机构也实行数字化管理，医疗机构为了获得更多的医疗保险赔付就必须对参保人就医进行数字化管理和加强医疗服务的质量管理。这样就更加有利于参保人的医疗费用的控制和医疗服务质量的提高。特别是出台了基本药物目录以后，医保定点机构加强了药品使用管理，如抗生素分三级管理和使用、品管理等效果明显。
5 医疗保险数字化管理的意义
医疗保险档案数字化管理在管理方式上的变革一是必然促使干部队伍知识化。数字化的管理模式的运用，必将使医疗保险的业务动作、管理活动越来越依赖于信息系统。反之，信息系统的成功运行又将更多信息应用的工作提升到医保经办机构领导工作显要位置。医保数据库的提取和分析把过去的按照感觉进行粗放式管理方式变为用长期积累的大量数据说话，按统计结果决策的管理方式。二是控制医疗费用的增长、提高基金运行效率。医疗费用一直持续高速增长对医保基金的稳定运行造成很大压力，直接影响基金的稳定运行。如何合理控制医疗费用的增长，提高有限的医疗保险基金的使用效率，是当前迫切需要探索和解决的问题。医保经办机构要着力制定数据交换标准，规范上报表格的内容和格式，推行医保的数字化管理，这样也就有利于数据采集的真实性和及时性，通过设定医保基金预警值，及时向医疗经办机构提供基金运行现状，防止基金“穿底“，从而保证其健康、安全、持续的运行，平稳度过“危险期”。
作者简介
刘旻（1970-），男，吉林省经济管理干部学院本科毕业。现供职于吉林省四平市医疗保险管理局。
关键词：数字化档案;管理;作用
传统的档案一般是采用以纸质为主，以案卷的形式存放于档案库房中，一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用，是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性，改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来，利用完后再归还，多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素，既实现了档案的共享，又保证了档案的安全，大大提高了文档服务，从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理，提高了检索速度，提高了效率，扩大了查询范围，同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理，大大提高了档案的利用率和保密性。
一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然
第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。
二、数字化档案管理对高校档案产生的影响
第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。
那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：
第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。
随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。
参考文献：
数字化档案的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份数字化档案的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份数字化档案的凭证价值也就丧失。因此元数据的实施一定要标准化，要想保证元数据在实施中的整体性，只能依靠标准化。
1数字化档案管理元数据需求分析的内涵
在现有的国际、国内、行业等标准的基础之上，才能实现数字化档案管理元数据的需求分析，这些是针对具体的数字化档案类型、用户、业务管理流程等采用科学的方法所进行的元数据模型中元数据功能项的设置分析及对其描述的过程。这个功能的意思是要基于元数据元素、元数据模型。根据这一定义，应该明确的是，数字化档案管理元数据的需求首先是一种功能需求，需要确定需求分析的信息源并施以科学的方法。
2 数字化档案管理元数据需求分析的信息源
数字化档案管理需求分析的信息源，是以数字化档案管理元数据需求分析的信息来源范围为主要的另外包含权威性文献、数字化档案本身、用户等。
就其本身而言的话，数字化档案的分类丰富，有多媒体数字化档案、视频档案、音频档案、图像、图形档案盒数字处理档案，因此，其信息源范围可以是关于字处理档案、图像档案、图形档案、音频档案、视频档案以及多媒体数字化档案的管理元数据范围的需求分析。
针对权威性文献而言，权威性文献可以分为法规、标准、政策、规范、最佳实现及理论等，因此，其信息源的分析范围可以是国内外的有关文件管理、档案管理和数字化档案管理的法规、标准、规范、最佳实践及理论中存在着的有关对数字化档案管理元数据需求的分析。
针对用户而言，信息源的分析范围可以是对文件管理者、档案管理者、数字化档案管理者、计算机系统管理员以及数字化档案利用者所提出的分析方法。
3 数字化档案管理元数据需求的分析方法
在数字化档案管理元数据领域中，对数字化档案管理元数据进行需求分析，要采用科学的方法才能保证其分析的科学性和准确性。笔者认为，有两类方法：一类是自上而下演绎分析法；另一类是自下而上归纳分析法。
3.1自上而下演绎分析法
3.1.1文献参考法
文献参考法，以“文献”形式表述有关法规、标准、政策、规范等，以保证符合现行法律的规定，是从“文献”的抽象到具体数据元的确定的方法。主要是从所涉及文件管理的文献中概括出数字化档案元数据的需求。美国匹兹堡大学的元数据项目是运用此法的主要代表项目，该项目主要研究文件管理的中凭证要求（简称《baC项目》）。
3.1.2理论推导法
从文件管理理论出发进行归纳演绎，以层层递进的逻辑来验证数字化档案管理元数据的合理性，即是理论推导法。
目前流行的文件管理理论主要有：文件连续体理论、文件生命周期理论和文件运动理论。不论采取哪种理论作为我们的研究依据，都对数字化档案管理元数据的需求均具有一定的指导意义。
以澳大利亚元数据研究项目《教育、研究与产业合作项目》（SPIRT project）为例，他们所制定的元数据主要依据澳大利亚所独创的“文件连续体理论（records continuum thinking）”；而加拿大不列颠哥伦比亚大学研究项目《数字化档案完整性保存项目（UBC）》则依据的是文件运动理论理论。按照我国目前的档案管理相关理论，我们要采取在我国比较流行的文件生命周期理论。
3.2自下而上归纳分析法
3.2.1调查访问法
通过对文件创建人员、文件管理人员等相关的专业人员等进行跟踪访谈和数据分析，按照用户的实际需要，在大数据的基础上得出数字化档案管理元数据需求。另外用到此方法的是在跨国联合项目――文件永久性凭证性问题在电子系统里的应用（简称INTERPARPES）。
3.2.2流程实际法
按照档案实际管理的业务流程为基础，通过数字化档案在管理过程中的运动为分析的切入点进行需求分析。研究者持有这类分析方法会认为文件管理流程和元数据是分不开的，所以，要理解元数据，就要紧紧联系数字化档案管理流程实际，值得注意的是，不是传统的手工管理业务流程。
以上方法各有优劣，如文献参考法，可以从宏观上保证建立的数字化档案管理元数据具有合法性和凭证性，但建立的标准过于宽泛；理论推导法，可以保证其合理性和系统性，但建立的标准偏向理论性，实用性不强；基于用户访问法建立的标准，其实用性和操作性较好，但缺乏完整性与系统性；流程实际法，即使具有可行和运用性范围依旧被局限。所以说，数字化档案管理元数据的需求分析时，需要综合作用各类所学多种方法分析需求，而不是孤立、单一的只作用一种方法，这样做才可能满足数字化档案元数据更全面和客观的需求。
4关于数字化档案管理元数据需求分析体系模拟建构
在以上探讨数字化档案管理元数据需求分析的内涵、信息源及方法的基础上，笔者尝试模拟建构需求分析体系。
首先，根据具体行业、应用领域的目标与特点，确定数字化档案管理元数据需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文献（规范、标准）、数字化档案本身、用户、数字化档案管理业务流程等方面。其次，对需求分析信息源进行分类整理、审读，综合采用科学的方法对信息源进行分析，简练出数字化档案管理数据的需要并形成需求陈述。再次，针对各需求陈述进行元数据的提炼，将提炼到的元数据进行分类，再将具体的元数据纳入到分析框架。最后，判断元数据元素项的设置，形成数字化档案管理元数据体系模型。
参考文献：
[1]阴庞龙，何景武. 大型客机构型管理研究[J]. 民用飞机设计与研究，2009（S1）
