发布时间：2023-07-09 08:54:47
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理的整改措施样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1医院文书档案管理存在的问题
面对卫生部将医院文书档案管理纳入医院评审的新要求，我院为了提高医院文书档案管理质量，分析我院医院文书档案管理存在的问题，通过发现问题、解决问题，在不断的解决问题中发展。我院文书档案管理存在的问题主要有以下几方面问题：
1.1缺乏管理制度 当前医院档案管理制度不完善、不健全，科室的文书档案管理意识薄弱，缺少档案统一管理的意识，并且存在不严格执行档案管理规章制度的现象。部分行政部门更是办理文件效率差，不能及时将上级文件上交办公室，甚至为了科室查询方便，自行留存本科室。加之档案档案管理人员不固定，容易造成资料缺失或者丢失。
1.2硬件设施差 医院办公条件的限制，造成部分医院文书档案管理科室无独立的办公空间，并且没有相应的专用档案存储电脑、扫描仪等设备，不能实现档案管理信息化要求。同时医院对文书档案管理重视度不够，对其的资金支持和投入较少，限制了文书档案管理工作的发展[2]。
1.3管理人员综合素质差 多数医院文书档案管理人员属于非专业人员，缺少专业的知识，并且对新知识的应用不足，从而造成文书档案办理不及时，归档不合理等问题。或者文书档案管理人员工作积极性差，档案管理工作不认真，不能全身心的投入到文书档案管理工作中。同时管理人员综合素质差，归档过程中不严格遵守文书档案管理要求。
1.4拓展应用 医院文书档案管理人员自身操作水平差，对于信息化管理手段不能熟练应用，造成信息检索慢、工作效率低。同时在文档资料开发利用过程中，档案管理不全面、不系统，导致文书档案资源浪费现象，缺少具有科研成果的档案管理内容，出现文书档案管理轻重失衡现象，不能发挥文书档案管理的价值[3]。
2 PDCA循环原理的探索应用
PDCA循环原理是指通过制定计划、执行计划、检查结果、处理问题等工作的循环过程。在管理活动中应用PDCA循环，可以不普遍提高管理质量和工作效益。在医院文书档案管理中应用PDCA循环原理，我们应该严格遵循PDCA循环原则，使医院文书档案管理质量以车轮式提高，促进医院文书档案管理高效规范化的实现。
2.1制定计划 针对医院文书档案管理存在的问题，制定注针对性的对策。主要体现在以下几方面：为医院文书档案管理科室配备标准化的档案办公室；综合分析确定新建档的方案；配备专门的电脑、打印机、扫描仪等档案管理专业设备；加强对档案管理人员的培训和学习，提高工作人员档案管理的专业技能；建立完善健全的文书档案管理制度，明确岗位职责[4]。
2.2执行计划
2.2.1将纸质文书档案转化为信息化档案，可以通过扫描方式进行。对于需要录入的内容，不能随意更改档案内容，并且对档案进行严格分类和归档。转变传统的文书档案管理观念，正确认识档案管理信息化的重要性。
2.2.2综合我院文书档案管理现状以及医院的实际情况，制定科学合理的档案管理制度，明确各岗位人员职责。同时明确规范文书档案管理流程，为文书档案管理提供制度保障和依据。
2.2.3严格医院文书档案管理人员的聘任制度。招聘人员必须是专业从事档案管理人员，并且经专业培训取得档案专业上岗证。通过不断的招聘，提高档案管理人员综合能力和专业水平[5]。
2.2.4加强对文书档案管理人员的培训，定期对档案管理人员进行培训，提高管理人员的档案管理意识，培养档案管理人员专业能力。通过组织学习和培训，对医院文书档案管理人员进行考核和评估。培养档案管理人员规范化的工作流程，保证档案管理内容和分类的齐全。
2.3检查结果 依据PDCA循环工作原理，对医院档案管理工作进行评价。检查医院档案管理应用PDCA循环原理建设的档案管理制度、制度落实情况、文书档案办理效果以及归档分类情况。结合医院文书档案评审工作的不断深入，通过自查和检查、定期检查和不定期检查、跟组检查等方式，科学合理的检查文书档案管理质量。结合检查结果，制定评审方针，并就发现的问题提出整改措施。同时及时跟踪整改效果，分析整改措施的可行性，从而有效促进档案管理质量的持续改进。
2.4处理问题 定期开展档案管理工作研讨会，及时发现计划、执行以及检查中存在的问题，分析发生的原因，并且明确调整措施的重要性，保证文书档案管理工作向着标准化、规范化方向改进。特别是对于文书档案办理流程，应该及时改进，保证文书档案按时限办理，不断提高当日办理率、三日归档率。同时，办公室组织相关人员进行经验总结，促使档案管理的具体工作逐步进入一个更高层次的质量循环过程。
一、加强领导，健全组织
我局及时传达贯彻文件精神。立即召开全体机关干部会议，研究部署我局近阶段保密工作，成立了保密工作领导小组，明确一名副局长专门分管保密工作，配备1名工作人员专门承办日常保密工作，为保密工作提供了强有力的组织保障；按照“谁主管、谁负责”的原则，认真落实领导干部保密责任制，实行领导对所分管业务的保密工作负领导责任，认真实施各项保密措施，确保局机关保密工作制度落到实处。
二、开展教育，加强学习
定期开展保密教育，组织机关工作人员认真学习了《中华人民共和国保密法》、《国家工作人员保密守则》和《领导干部保密守则》等保密法律法规，提高了全局干部职工的保密意识；健全落实各项保密制度。
三、边查边改，注重实效
我局按照通知要求，对重点计算机、岗位、重点部门进行自查，确保不漏一人、一机、一盘、一网、一份文件资料。
一是计算机管理。目前我局所有科室和局领导办公室都配备了计算机，每台电脑上都安装了网络防火墙，对每台电脑的软件进行清理，删除一切与工作无关的信息和软件，防止信息流失或遭受外界恶意攻击。自查中，未发现非计算机储存、处理过信息，且并无移动储存介质。
二是文件资料管理。我局制定了2名工作人员为专职文书人员，负责纸质文件管理的人员，具体做好文件资料的收发、分放、整理、归档、销毁等。负责电子文档管理的人员，具体做好电子文档的输入、存档、发送、印制、备份等，确保电子文档安全，防止机密外泄。
三、企业档案管理。由于我局工作特殊性，全区酒类流通企业、家电下乡企业及再生资源企业的档案都在我局备案。为切实保障企业的商业机密，我局要求业务科室严格管理企业的各类档案，并落实相关责任人。任何人领取或查阅企业档案，都必须经得分管领导同意，并办理领取或查阅手续。
二、存在问题及整改措施
部分干部职工进行保密学习的力度不够，保密意识不强，仍然存在资料文件乱摆乱放现象，人员管理记录不完善。
一、提高认识，切实加强档案管理工作的领导
近年来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。牢固了树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。20__年，根据工作需要，我们及时调整了县局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位目标考核中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，各科室都配备了兼职档案管理工作人员，建立档案管理工作网络，形成了以分管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助工作的四级档案管理网络。
为提高档案管理质量，我局在资金紧张的情况下不断加大档案设施投入。20__年局机关搬入办公大楼后，专门设立了文书档案室，并拨出专项经费，购置档案柜15节，为档案室配置专用档案装具，基本适应了档案管理工作的需求。
二、加强制度建设，规范档案管理
为不断促进我局档案管理工作的规范化建设，提高文书档案管理水平，20__年以来，我局先后制定了《##县食品药品监管局档案管理办法》及《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务、归档范围及整理要求，使各有关科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
同时，我局按照档案管理要求，一是在归档过程中，将所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；二是文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存；三是结合我局实际情况，认真落实档案库房“八防”标准的要求，确保档案安全，目前未发现霉变、虫蛀现象，确保了档案的安全；四是增强档案利用安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。通过以上措施使我局的档案管理工作逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
三、积极参加档案管理培训，切实做好归档和利用工作。
为不断提高档案工作的规范化、科学化管理水平，建局4年来，每年安排档案工作人员参加县档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。我局还按照县档案局和上级主管部门的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案600余件。20__、20__年年按照县档案局要求完成了现行文件报送任务，共报送现行文件100余件。
四、存在问题和今后打算
由于我局建局时间较短，档案工作基础较薄弱，日常管理中还存在很多问题和不足，一是对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案管理意识，造成归档不规范，归档质量差。二是人员少、经费紧张，档案室硬件建设存在较大差距。三是档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等有关的规章制度还不够健全和完善。四是档案管理信息化程度不高，一定程度上影响了档案作用的发挥。
关键词：工程质量控制管理加强
Abstract: the quality control of construction project is one of the input resource quality control, to control the quality of the production process and every link, the system process inspection and monitoring of the completed project product quality, according to engineering entity quality formation in different time can be divided into the preparation of construction quality control, construction process quality control the completion of inspection and quality control in three stages. It is a necessary means for construction enterprises to produce high quality project, to increase the market competitiveness of enterprises, has a very important significance to improve the technical level of China's construction industry.
Keywords: strengthening the management of project quality control
中图分类号：F407.9
一、施工项目质量控制的基本要求
1.要明确质量控制责任主体。施工项目质量控制责任主体是项目经理部。为了实施质量控制,项目经理部应根据工程具体情况组织起质量管理小组或专职质量检查管理人员,负责项目质量监督、检查、指导和验收。明确质量控制责任主体是保证建筑项目施工质量的重要前提条件。
2.要有效分解落实质量目标。建筑工程总质量目标由工程合同或任务书所明确规定。实现总目标的基本途径是进行有效目标分解并落实到具体岗位和人员,目标分解落实是实现总目标的有效方法。
3.要严格执行施工计划和技术标准。施工计划和技术标准是质量控制的基础和前提条件,工程质量控制就是检查施工中实际发生情况与预定施工计划、技术标准相比较是否存在偏差,偏差是否在允许范围内,是否应采取整改措施以及应采取哪些整改措施。因此,严格执行施工计划和技术标准是项目质量控制的重要准则。
4.要保持控制过程的全面性和连续性。质量控制是对施工项目所有要素和生产全过程进行的全面质量管理。因此,项目质量控制必须从分析项目对象的基本特点入手,找出影响工程质量的规律性问题和主要矛盾,进行全面和有重点的管理。
二、施工项目质量控制的主要内容
1.原材料和设备的进场质量控制。工程所用原材料是形成工程实体的基础,也是工程质量形成的基本要素。保证原材物料按质、按量供应和使用是项目质量控制的重要内容。对原材料控制应采用“三把关,四检验”制度。所有进入施工现场的原材料及构配件必须具有产品合格证、检测报告以及施工当地产品备案证(备案证必须在有效期内), 凡是没有产品出厂合格证和检验不合格的,不得进场。需要检测、检验的原材料须在监理工程师监督下当场取样并送交相关部门检验,合格后方能使用。施工机械设备应有出厂合格证和技术说明书,检验人员对其质量检查合格后,予以签署验收证明。
2. 质量控制点的设置。质量控制点为了保证施工质量而对某些施工内容、施工项目、工程重点、关键部位和薄弱环节等,在一定时间和条件下进行的重点控制和管理,使其施工过程处于良好的控制状态,控制点设置是保证达到施工质量要求的必要前提。质量控制点实施应在监理工程师监督指导下进行,要对控制措施交底并认真记录,严格检查。
3.施工档案管理的控制。施工档案管理对全面真实反映项目建设信息,总结和吸取以往经验教训,提高施工企业技术水平具有非常重要的作用。档案管理随工程进展及时搜集整理,要真实可靠并按专业进行分类。档案资料应进行分级管理,各单位应设置档案管理人员负责档案工作,各质量验收资料必须经监理工程师现场检查合格签字后才能归档。
4.对施工人员的素质控制。在项目质量控制中,人是决定性因素,管理、施工及操作人员自身素质高低对工程质量起着关键作用。为了保证和提高项目施工质量,施工企业必须加强对施工人员的素质控制。施工人员的素质控制主要包括岗位质量教育和专业技术培训。
5.施工过程中的质量跟踪控制。监理工程师应在施工过程中进行质量跟踪控制,监督各项施工活动,随时注意施工单位在施工准备阶段对影响工程质量各种因素所做的安排,在施过程中是否发生了不利于工程质量的问题,如果发现问题,监理工程师有权要求施工单位予处理和整改,避免产生质量隐患。监理工程师应严格监控施工工序间的交接,对主要工序和隐蔽工程,要在监理工程师检查确认后,才能进行下道工序施工。
6.施工过程中成品的质量维护。建筑项目施工周期长和多工种交叉作业的特点,决定了建筑项目成品保护的必要性。分项工程的完成对单位工程来说,仅仅是产品完成过程中一个工序,对已完成的分项工程部分应采取措施予以保护,避免成品因缺乏保护或保护不善而造成损伤或污染,影响整体工程质量。项目管理人员应合理安排施工工序,减少工序的交叉作业;做好交接工作,并做好交接记录。建立成品保护制度,严格执行对成品保护的质量检查。
二、加强建筑工程质量控制与管理措施
1、强化建筑项目目标责任制
加强建筑工程项目目标责任制，是完成和达到建筑工程项目合同指标，完成建筑工程项目质量的控制和管理的根本性保证。建筑工程项目具有复杂性、多样性等特点，一个建设项目是一个工程综合体，它可以分解为许多内在联系的工程，包含层层互相承接的承包关系，按照“分项保分部、分部保单位工程”的原则，把质量总目标进行层层分解，研究确定每一个分部、分项工程的质量目标。任何目标责任落实到人，建设工程项目都应按照这种层次型的结构化方法进行项目工作包的分解。借用现代化建筑工程项目管理的这种方法，可以将一个建设工程项目的全过程质量控制和管理，分解成一系列项目工作包，然后将这些项目工作包进一步细分成建设工程项目质量控制和管理的全过程的活动，以便能够更为细致地控制和管理工程质量。施工、监理等单位应加强信息反馈和调控，实现各层次项目目标指标，最后实现建筑工程项目质量的目标管理。
2、强化监督机制
强化监督机制，是有效控制和管理建筑工程项目质量的保证。改革开放以来，我国逐步建立健全了工程项目监督机制，大部分工程项目的工程质量得到保证，但工程的质量事故和安全事故还没有完全杜绝。因此，还需要进一步完善并强化监督机制，完善对建筑工程项目立项、论证、招投标、施工等各个环节的管理机制，把建筑工程项目的监督机制作为一项长期制度，把各项制度落在实处是保证建筑工程项目有效控制和管理的关键。
3、强化新技术推广，提高施工水平
建筑施工企业应积极落实科学发展观的思想，积极采用先进适用的新技术、新工艺、新装备和新材料等组织施工，发展工艺专业化、机械自动化、管理现代化、优化资源配置、提高生产效率。我国现在重点推广各项新技术，如地基与基础工程新技术、混凝土与钢筋施工新技术、模板与脚手架技术、建筑节能技术、建筑防水新技术以及现代化管理技术等。建设单位和监理单位应积极鼓励支持建筑施工企业采用新技术；通过强化新技术的应用来提高施工水平，是提高控制及管理建筑工程项目质量的有效方法。
4、强化施工管理，技术人员的培训
建筑企业施工队伍由管理人员、技术人员、施工人员等组成，人员多、知识层次差别大、流动性大。因此，施工企业要加强各层次人员的专业知识劳动技能的培训及安全知识的教
育，包括对新工艺、新设备新材料的学习使用等，不但可以提高企业的整体素质和水平，而且也可以提高建筑工程项目的质量和管理水平。
5、强化协作单位管理
建筑工程项目包含土建、水、暖、电、安装等，是一项复杂而庞大的系统工程，往往是多工种，全方位交叉作业、协作性强、管理难度大。各层次的分包单位互相衔接，各单位良好协作关系，对实现项目质量总目标是至关重要的。特别是在一些设计无细致规定，规范要求不明确的环节，必须依靠现场施工技术人员经验和技术水平进行合理处理。现场管理的重点应放在合理安排交叉作业、施工工序、分项工程施工顺序等。同时合理安排施工时间和空间、分项工程技术间歇、人力调配等，以保证工期及作业质量。所以，强化协作单位管理也是有效控制和管理建筑工程项目质量的重要因素之一。
6.加强验收工作
工程竣工验收是工程质量的最后一个环节，也是建设资金转化为使用价值的重要环节，是全面考察投资效益，检验设计和施工质量的重要步骤。工程项目竣工时，基建部门首先要会同承建单位对工程进行预验收，然后再组织使用单位、设计单位及政府有关建设管理部门进行正式对照设计图纸，按验收规范对工程进行全面的严格验收，检查对工程技术资料、材料、构件和设备质量合格证明和分部分项验收记录等。对存在的质量缺陷，提出整改措施及期限，直到合格为此，然后请质检部门验收。同时，根据工程保修的有关规定，要求施工队在交工一定时间内随时对出现的问题进行保修。另外，所有竣工资料要做到齐全、规范、准确、全面、真实，确保每项工作圆满完成。
质量是永恒的主题。建筑产品是一次性产品，其体量大，投资大，建设周期长，生产要求复杂，施工环节众多，不便于综合测试，一旦建成便不能更换的特点。在工程最终完工前的相当长的时间内，只有制品没有成品，上道工序若发生质量问题，都有可能被下道工序所掩盖，从而导致重大质量事故的发生。因此，我们要对项目实施全方位、全过程的质量监督管理，确保工程万无一失。
参考文献：
[1]刘华.浅谈国内外建筑施工的管理[J].安徽建筑，2004
“戴明环”又叫“质量环”，是由美国管理学家戴明博士于1950年提出。最早应用于质量管理领域，但逐渐被实践证明是一种可以促进管理活动有效进行的合乎逻辑的工作程序，成为管理学中通用的模型，是全面质量管理所遵循的科学程序。“戴明环”理论主张对管理活动实施“计划、实施、确认、处置”的系统程序，而且随着新的管理理念、方法的注入又会不断赋予新的内容，实际上是一种永不停顿周而复始的持续过程，其实施的基本原理就在于通过严密的过程控制借以实现预定的目标。（见图1）
“戴明环”最显著特点是通过大循环带动若干个小循环。如果将新疆油田公司看做一个大的戴明环，那公司内部人事部、勘探事业部、宣传部、财务部、档案科等就是一个个小循环，通过每一次循环后会产生阶梯式上升效果；通过每一次循环，解决好各个小循环中暴露出的问题，并将业已形成好的经验继续保留，总结设置出一定标准，再进入下一个循环周期，如此反复循环、不断提升就会让公司档案管理不断得到完善、规范。（见图2）
在每一个循环中，A始终是核心，只有通过“行动”才能提炼出标准，起着总结过往成功经验、布置下轮工作重点的“桥梁”作用。整个循环分为4个阶段、8个步骤（见表1）
2 “戴明环”理论的可行性
档案管理作为企业管理的一项基础性工作，既要继承前人先进的管理方法，也要与时俱进，把握新时期赋予石油企业档案管理工作提出的新要求。石油企业档案管理应该与整个企业管理总的发展基调保持一致，引入先进的管理理念和方法，在变中求不变，在不变中求变地持续改进。它包含了档案管理工作计划（Plan）、实施（Do）、确认（Check）和处置（Action）四个阶段，其本身就是一个不断更新、不断完善的过程，完全可以通过P、D、C、A四个循环来实现。其工作流程：如图3。
3 “戴明环”理论在新疆油田公司档案管理工作中的应用分析
按照“戴明环”理论的理念，可将石油企业档案管理分为计划（Plan）、实施（Do）、确认（Check）和处置（Action）四个方面，共同构成了石油企业档案管理一个完整管理体系。但相对于整个档案管理体系来说，其中四个部分又是相对独立的。每一部分依据PDCA循环理论中的4个阶段和8个步骤（见表1）经过不断的“计划——实施——确认——处置”循环提升（见图2），最终实现石油企业档案管理的近、中、远期目标，促进石油企业管理水平提升（如图4）。
3.1 P（Plan）阶段——计划。P阶段是明确某一阶段（一般以1年、3年或5年为一个阶段周期）石油企业档案管理所要实现的阶段性目标，以及为实现这一目标所制定的具体措施。首先是组建企业建档工作领导小组，抽调企业人事、办公室、档案科等部门人员组成；其次，是预先设计和印刷好本次档案工作中所需要的各种表格或者宣传品；再次是对参与本次档案工作的人员进行系统培训，使其尽快熟悉工作内容；最后是在集团上下进行全员动员部署。
新疆油田公司在对上一年归档的档案自查后发现许多新招录的员工（尤其是刚刚入职的大学生）档案不完整，诸如他们的在职学习经历、入职培训考核、社会实践等能够反映新员工综合素质的档案没有及时被收集。还有相当一部分档案材料记录或者书写不规范，如用铅笔填写、缺少印鉴章，等等（见表2）。
表2：某石油企业新招录人员档案质量影响因素频数频率统计表
针对以上出现问题，公司及时成立了新招录人员档案质量评查小组，由分管档案工作的副经理和办公室、档案科以及各部门的负责人共同组成，协调评查公司招录新进人员的档案情况，明确小组组成人员的评查职责，做到分工明确，各司其职，并以公司内部相关的评查要求为依据，再制定具体的评查措施。
3.2 D（Do）阶段——实施。D阶段，也就实施阶段，就是对第一阶段——P阶段所制定规划方案付诸具体实践，一般是通过把公司里面从事档案及档案管理人员、涉及档案用的器材物资等可有效整合利用的资源合理配置，确保计划阶段所设置各项目标任务。D阶段是“戴明环”理论核心。首先，要提高公司人事部门以及档案管理人员对新招录人员相关档案资料收集重要性认识。其次，要培育一支高素质档案管理人才队伍。与公司业务部门相比，档案管理较为枯燥，需要档案管理人员耐得住寂寞、耐得住清贫，是更多讲求奉献的一个岗位，公司要制定给予档案管理人员相对倾斜的激励措施以稳定这支队伍。再次，要与时俱进，不断拓宽公司档案归档范围。紧密结合新时期市场经济发展对于员工的诚信档案、员工阶段性培训档案、地质勘探资料以及人才立体评价的多方位参考的现实需要，围绕新时期石油公司经济效益、社会形象评判标准不断拓宽公司档案范围。最后，落实档案管理方面的相关奖惩制度，把定期巡查结果作为档案管理人员考核、评先评优、晋升的重要依据。
3.3 C（Check）阶段——确认。C阶段，即确认阶段，其主要工作重心就是对照第一阶段（P阶段）所确定的目标，确认第二阶段（D阶段）的落实效果，及时将档案管理制度在实际执行过程中发现的问题进行汇总确认。对于确认的结果不外乎两种，一种是实现了预期目标，还有一种就是尚未完成预期目标。对于达到了预期设定目标的，便可以将精力投入到下一阶段工作中。对于没有实现目标的，则要再从先前制定的计划措施是否超过了档案人员的实际操作技能或者是受公司客观情况所限制等进行分析。
新疆油田公司将公司的档案进行细致分类，把钻井工程、测绘、测井技术、地球物理（化学）勘探等纸质档案，岩心岩屑实物档案等采取精细化管理，并全部实现信息化管理，查阅利用方便，探索模块化管理模式，即根据不同档案管理特点，组建石油业务档案管理小组，抽调一线业务人员担当兼职管理人员，实现档案管理专业化，专业档案管理模块化，并把所有档案最终统一纳入企业档案科管理。但也存在业务档案“发现难、出口难”，即业务档案重利用轻保护，信息化程度较低等问题。要求管理部门从源头查找原因，并提出针对性措施加以应对。
3.4 A（Action）阶段——处置。处置阶段主要是对第三阶段（C阶段）两种确认结果进行细致处理，对于档案管理经验较好的及时提炼和推广，并对存在的问题及时总结，提出整改措施和方案，做到持续改进。在处置阶段仍然没有解决的问题，则可放入下一个“戴明环”继续循环加以解决。从某种意义上说，处置阶段也是为下一轮新的循环做好准备工作（见表3）。
表3：××石油企业解决钻井工程档案管理中存在问题一览表
一、各项规划编制情况
我局今年计划进行总体规划修编；原创：九华山大道东侧、站前区，池口片等控制性详细规划编制；百荷公园北园规划；主城区商业网点规划、环卫系统规划、园林绿地系统规划等专项规划。
根据工作计划，我局年初即争取财政和城司资金，开始了主城区商业网点规划和百荷公园北园的规划。同时根据市领导的指示，月份，对站前区、池口片控制性详细规划以及主城区园林绿地系统规划进行了招投标。目前规划编制进展情况为：
《主城区商业网点规划》已经完成初稿，由于商业网点主管部门原经贸委的机构改革，因此待新的主管部门确定后即可继续进行规划的修改及专家评审等工作。
《百荷公园北园修建性详细规划》，目前设计单位已完成三个初步规划规划方案，待市规划委确定具体方向后，即深入编制，并进行专家评审等工作。
《主城区环卫系统规划》目前已经完成初稿，并进行了初步技术审查论证，即将完成评审稿，以及进行专家评审工作。
《主城区园林绿地系统规划》目前已经通过招投标确定了编制单位，在落实编制经费的同时，编制单位已经开始现场调查，并就规划召集各部门就设计思路进行了初步研究，目前规划正在编制当中。同时在绿地系统规划中增加申报国家园林城市指标控制等部分内容，为下一步我市争创国家园林城市工作打好基础。
《站前区控制性详细规划》目前已经通过招投标确定了编制单位，编制单位已经完成了现场调查，规划正在编制当中。
《池口片控制性详细规划》目前已经通过招投标确定了编制单位，编制单位已经完成了现场调查，规划正在编制当中。
同时，根据池州市区域交通建设的需要，我局还安排了池州火车站九华山站的测绘，目前已经确定测绘单位，有关工作正在进行之中。
完成了主城区地下管线系统的验收工作，目前整个管线系统已经正式投入使用。
二、规划管理情况
⒈作好今年市政府重点工程建设的服务工作。
今年市政府安排大量资金进行了基础设施和民生工程，以及图书馆、博物馆、体育馆和以及新建学校。为了尽量减少在规划审批上的时间，我局主动服务，积极联系，在保证规划审批环节不缺失的情况下，尽快做好各个项目的服务工作。
⒉加强规划巡查。
坚持实行经常性的巡查制度，基本保证每天对工地进行一次随即抽检，以及每周一次的大范围集中巡查。对在巡查中发现问题的，及时以城市规划巡查通报的形式向各有关单位反馈，督促有关单位进行整改，以加强建设过程中的监督。
⒊开展“一书两证”检查工作
根据建设部和省建设厅的要求，对我市东至、青阳、石台、九华山、开发区核发“一书两证”的情况进行检查，以加强各地依法实施城市规划管理工作。结合年初的开发区整顿清理工作，重点开展了对开发区规划管理的检查工作，针对发现的问题，及时反馈，原创：督促整改，并帮助提出整改措施，以尽快理顺开发区的管理体制。
三、存在问题及对策
⒈尽快启动编制到年的近期建设规划。
一、解放思想，提高支部党员整体素质。
1、强化领导。办公室负责同志要认真履行职责，认真谋划，亲自部署，精心安排好学习实践活动，每个党员干部要结合分析检查阶段的工作，积极参加学习研讨活动。(主要责任人：*)
2、抓好协调。办公室要积极为领导当好参谋，既要准确把握上级政策，又要全面了解基层的情况，把可能出现的情况分析得更全面一些，把可能遇到的问题思考得更深入一些，把比较敏感的政策性问题研究得更透彻一些，把解决问题的措施考虑得更具体一些，牢牢掌握工作的主动权，不断推进工作落实。(主要责任人：全体室领导)
3、强化督导。组织党员干部对执行和落实科学发展观的情况进行自查。一查思想，看科学发展的理念是否真正树立；二查工作，看本单位工作是否符合科学发展的要求；三查作风，看求真务实、干事创业的作风是否具备。(主要责任人：全体室领导)
二、建立健全各项制度，提高工作效率。
1、进一步健全工作制度，严明工作纪律，提高工作效率，执行A、B岗工作制度，对办公室工作人员的岗位职责进一步明确，从根本上解决在工作中存在的效率不高的问题。(主要责任人：全体室领导)
2、坚持以人为本，充分发挥各班组的主动性和积极性，挖掘班组的创新潜力，推动全室工作在稳步发展的基础上有更大突破。(主要责任人：全体室领导)
三、加强内部管理，充分发挥职能。
1、强化文秘政务工作。一是加强公文管理，严格按照公文处理办法的要求和轻重缓急，及时收发、传阅、送阅，确保每个文件精神及时传达到位，上报材料按要求报出，各项工作逐一落实。二是加强档案管理，进一步建立健全各项档案管理规章制度，严格按照归档文件整理规则、文件材料归档保管期限表以及阅档管理办法的要求管理档案材料，实现档案管理规范化、信息化。三是加强信息报道工作，及时向上级报送有关信息确保不漏报、不误报。四是加强办公用品管理，严格执行《处办公用品管理办法》，规范办公用品领用审批程序，实现增收节支。(主要责任人：*；主要责任班组：文秘组)
2、加强信息宣传和网络建设。进一步加强对外宣传，紧紧围绕全处工作重点和重要工程建设，有计划、有组织开展宣传活动，认真办好引江信息网，及时更新信息及网页，提升网站水平。(主要责任人：*；主要责任班组：信息中心、文秘组)
3、加强绿化管理。按照园林化管理的要求，对处区绿化工作进行科学规划、合理调整、定期养护，提高水平。（主要责任人：*；主要责任班组：绿化所）
4、加强物业管理。继续做好房屋及水、电路等方面的维修工作，不断加强环境卫生管理，认真做好一、二站之间道路改建等基本建设工作，为全处职工创造优美舒适的工作和生活环境，充分展示出“全国文明单位”的良好形象。（主要责任人：*；主要责任班组：物业所）
5、增强服务意识。加强食堂和浴室管理，不断改善站区运行工作餐的质量。同时办好各类培训班，积极拓宽服务领域，为外单位培训班提供食宿服务。（主要责任人：*；主要责任班组：招待所）
6、加强医疗管理。进一步为生病职工提供优质的门诊服务，认真做好职工体检和医疗保险方面的服务工作，认真开展职工健康素养基本技能宣传教育工作，做好夏秋季传染病的预防工作，建议处招聘一名医生，解决专业人才紧缺与就诊服务繁重之间的矛盾。（主要责任人：*；主要责任班组：医务室）
关键词:档案;行政执法;问题;对策
中图分类号:D922.1 文献标识码:A文章编号:1003-949X(2010)-03-0030-02
一、档案行政执法发现的主要问题
1.档案管理不规范
按照相关规定,各单位、各部门当年形成的各种文件资料应在第二年6月份归挡,对国家规定的应立卷归档材料,必须定期向本单位档案机构移交,集中管理;按照国家规定各有关单位收集整理好的档案在本单位保管满10年后,按照时间向地方行政区域内的国家档案馆移交,实行集中统一管理,而大部分单位没有按照规定归档、移交档案。有些单位档案文件资料收集不完整。
2.保管设施有限,存在安全隐患
有些部门没有专门的档案保管室,档案随便存放,更不要说有其他的硬件设施,防止火灾与潮湿还有盗窃等都只停留在很低的水平上。有些部门有配备了档案室,却是多功能的,为了利用空间,多与其他杂物放在一起存放,有的甚至屋顶透风,引起档案质量变坏,档案灰尘遍地,与“三铁八防”的保管要求差得甚远,严重威胁着档案资料的安全。
3.档案工作不受重视
档案工作不是一项惊天动地的事情,没有其他工作那样容易引人注目,成效不明显。有相当一部分人甚至包括一部分单位的主管领导对档案工作的认识都存在偏差,认为档案工作要做的就是事务性工作,不能给单位创造经济价值,不予重视,只要档案不丢失,不外传即可。
4.档案管理方法滞后
目前大部分单位档案管理的方法比较陈旧,查阅档案都是采用最原始的手工方式,由于经常使用原件,磨损严重,纸张都变了颜色、字迹颜色也退化得相当厉害,尚未利用现代化信息技术和设备对档案进行管理,使档案的检索查询要耗费大量的精力和时间,从根本上影响到档案的完整性。
二、影响档案行政执法的因素
1.档案法制观念薄弱
很多档案部门只看重业务,把大量的精力放在完成上级部门布置的档案业务中,对档案执法不重视,对档案执法的技术性和法律性不能很好的把握与运用,以致不能从法律视角正常开展工作,如执法水平不高,监督指导多采用行政方式,而不是运用法律技术,档案职能部门依法存在和满足于过去习惯的工作方式和“权大于法”的落后的管理模式,仅仅希望靠宣传反应来达到执法效果。思想不变革,观念未跟上,主观能动新没有能够发挥出来,存在麻痹和懒惰行为,执法的强度不够,再加上现在市场经济的多元化发展,就使得一些对国家和社会有保存价值的档案得不到很好的监管。
2.档案工作的监督与引导强度不够
督察机制不完善,这很大程度也造成了档案业务建设与执法力度无法很好推行的原因,从近年的几次档案行政执法检查来看,如果档案工作的商机监督指导不到位,那么档案业务建设将得不到有效的开展。最为明显的是队员那些档案业务建设存在许多问题,即便已经在督察中发出整改命令,但是由于人员或者其他的原因,往往是下了命令之后无人区过问,抓落实,也就无形中导致追究责任的欠缺。这些问题的显现,反映出我们档案只能部门力度不够,事后追究责任的机制没有很好的形成,各项规章制度没有能够很好的落实,使得在档案行政执法检查中,执法人员只能是看在眼里,明白在心里,监督整改措施不了了之,最终仍然未能督促受检单位如期整改,直接影响档案法制建设的前进步伐。
3.档案管理队伍整体素质较低
随着时代的发展、社会的进步,档案管理工作对从事档案工作的人员素质提出了更高的要求。而绝大多数部门的档案管理人员结构复杂,只是结构单一,具备档案专业知识的人员数量较少,且专职大难工作者中也大都存在知识老化的现象,其理论水平、业务水平尚需提高。且兼职较多,这很大程度上影响了档案管理的层次,对档案工作的开展形成重大阻碍。
4.档案管理资金得不到有效投人
档案事业经费投入较少少,是导致档案不能健康发展的根本原因之一。很多部门的档案管理没有按照规定列入财政经费预算,办公经费都由各单位自行解决,档案馆建设没人关心、过问,这就严重影响了档案事业的健康发展。
三、解决档案行政执法存在问题措施
1.加强档案行政执法监督指导作用
注重档案执法的监督,档案执法能否有实效,关键是档案行政执法监督要到位,要健全档案执法的指导体系,充分发挥人大、政府等法制部门的作用,实行多角度、多层次、相互配合、相互制约的监督体系,加强监督;要采取定时或者随机的对各单位、各部门的档案工作情况进行检查或者抽查,发现问题严肃处理,限期整改。才能促使各单位、各部门规范本单位的档案,才能起到监督指导作用,只有充分发挥好监督指导作用,才能确保档案工作的正常开展。
2.建立规范化档案执法监督体系
档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的主要手段。各单位、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确自己的相关职责与权限范围,做到不越权与不缺位,从制度与程序上完善档案执法,保证档案执法监督体系的科学化与规范化。
3.严肃档案行政执法,依法查处各种违法违规行为
在贯彻《档案法》的过程中,依法查处各种违法行为,依据《档案法》、《档案法实施办法》、《档案工作条例》赋予档案行政管理部门行政执法权,维护好法律法规的权威性、严肃性、统一性,捍卫档案工作应有的法律、法规地位,严格按照《档案法》《档案工作条例》办事,做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究,维护档案法律法规的尊严。
4.提升档案工作领导的层次
按照法律的要求把档案事业发展列入到国民经济发展规划中来,把档案工作纳入国民经济和社会发展计划,纳入目标管理,列入领导工作议程。这就要求领导从思想上抛弃传统观念,注重从法制的轨道来解决档案工作,同时保证档案工作所需要的人力、物力等财政保障,确保档案工作步入正常发展轨道。
5.加强培训,提高档案执法人员素质
提高档案行政执法人员素质是决定开展档案行政执法的关键,也是影响档案行政执法程序好与环、执法监督能力高与低、行使执法职能是否充分的主观因素。因此,档案行政执法队伍的素质极为重要,主要体现在以下方面:第一,重视行政执法人员的思想教育,用法制的理念武装执法人员的头脑。第二,行政执法人员必须具备专业知识,他们必须掌握档案与法制的相关知识,办案方法,从而提高自己的业务能力。第三,档案行政执法人员必须具有高尚的职业道德精神和开拓创新精神,并取得档案执法人员资格征。第四,档案部门要积极主动配合人大、执法部门组织地档案工作业务知识培训,提高行政执法人员的档案工作业务水平。第五,对档案行政执法人员办案过程中要严肃处理、追究责任,从而督促档案执法人员恪尽职守、依法办事、尽职尽责做好本职工作。
参考文献:
[1]信息检索教程 冯惠玲 中国人民大学出版社 2004
[2]档案文献检索 冯惠玲 高等教育出版社 1999
[3]人文社会科学信息检索 马文峰 北京图书馆出版社 2004
