发布时间：2023-07-09 08:55:02
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案合规管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、公文制发是推进档案管理工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
【关键词】合同档案；规范化法
人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。
一、合同档案建立的必要性
著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。
二、合同档案管理工作主要内容
（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。
三、合同档案的规范化管理改进建议
（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。
四、结语
在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。
【参考文献】
[1]姚雪琴.浅述企业合同档案管理工作[J].办公室业务,2011(S1):104.
[关键词] 会计档案；档案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 075
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）18- 0123- 02
档案管理是新农合的基础工作，是新农合基金支付和参合农民费用报销补偿的重要依据和凭证，做好新农合档案管理工作是保障新农合基金安全和健康发展的重要保障，也是落实科学发展观，关注民生，加强社会主义新农村建设和构建和谐社会的具体体现，因此必须加强对会计档案管理工作的认识，认真研判其发展趋势及问题，推动会计档案管理走上规范化、科学化道路。
1 会计档案的收集与整理
会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等4个部分，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。
1.1 会计凭证
它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、应行存款余额调节表等。会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。
1.2 会计账簿
它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷，组成保管单位。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总账、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。
1.3 会计报表
分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。
1.4 其他会计核算资料
属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
2 会计档案形成与保管
（1）上述会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容。这些的会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
（2）当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
（3）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。
（4）保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。
3 会计档案管理中存在的问题
3.1 会计档案立卷不规范
有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。
3.2 会计档案保管不规范
有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。
3.3 会计档案监督机制不完善
一是会计信息披露进程中的政府监管不足，准则、法规执行的监督不力，缺乏效率；会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善，一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，又要收取审计费用，对被审计单位依赖性强；另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制，部分从业人员专业素质差。
3.4 计算机系统、网络安全及会计软件存在隐患
首先，计算机系统由许多部分组成，每个部分都有薄弱环节，极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次，计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱，网络系统的安全技术尚在建立和完善之中，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用，会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在，可能存在会计软件处理功能陷阱，或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。
4 会计档案管理存在问题的解决措施
4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制
由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。
4.2 规范会计档案立卷
装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表” 。
4.3 规范会计档案保管
已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。
4.4 规范会计档案保管的期限管理和销毁管理
各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
4.5 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
4.6 完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续
实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份
4.7 加大会计档案的监管力度
【关键词】财务档案；管理工作；高校
高校档案管理作为高校内部反映经济业务最为重要的参考资料，同时也是保存高校历史发展以及记录高校实际经济情况的重要证据，是整个高校档案重要的组成部分之一。对于高校而言，其档案的全面性、真实性以及准确性直接左右这高校教育事业前进的步伐，随着二十一世纪我国经济社会的逐步发展，高校的财务档案管理工作也逐渐成为了高校档案管理中的一大重点。如何才能完善高校财务管理，并且有效提高相应的管理效率，是目前所有高校面临的一大重点问题。
一、高校财务方面档案管理工作的具体内容
我国财务管理的会计档案主要包括了以下几大常规类别：a、会计凭证类；b、会计账薄类；c、财务报告类；d、其他类；e、电算方面会计档案；同时还包括了一些非常规类档案，分别是：a、在每年都会做出一份数据库的备份资料；b、在进行财务管理软件（系统）升级时所留下的老数据库备份资料；c、由财会系统管理员做出的系统管理维护方面的记录信息；d、其他被存档的相关数据资料以及有关数据信息。
二、就目前财务档案管理中所出现的问题分析
（1）对于财务档案管理方面的意思还有待加强
前文中曾经提及财务管理工作的具体意义就在于为现实服务，为历史记录，但是由于目前高校财务管理相关的工作人员数量较少，同时所需要负责的任务量相当繁重，当进行财务档案有关资料的手机或是整理时，常常得不到应有的重视，高校对于财务管理工作重要性的认识还极为低下，工作意识还有很大的上升空间，所以导致一部分的档案被无故损毁或是缺失。
（2）财务档案管理方面的工作人员业务水平较低，达不到具体工作要求
就目前而言，各高校基本上没有财务档案管理工作的专业性人才，基本上是由会计人员进行兼任，他们没有受过档案相关的业务知识培训，同时在经验上，也有极大的缺乏，这些根本原因导致他们在进行财务档案管理工作时对于档案相关工作标准以及要求不清楚，更不懂得档案有关的操作规程，经过整理得出的档案案卷整体质量低下、分类不具备科学性以及不具备复查的意义。这样不但使得财务档案在以后的寻找中极为不方便，同时也使得这些资料在以后可能会随其他资料而被无故处理。
（3）财务档案相关机构设置不够严谨，不具备基本的规范性
所谓的财务档案方面的管理机构，其意义在于：是对整个档案管理工作的有效保证，同时也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市场而言，许多学校在实际工作中并没有对此机构进行详细有效地设置，在对于类似工作的同时，仍然是由其他部门的人员兼任处理。由于财务档案管理工作中的不具体，机构设置方面的不规范，使得财务档案方面的管理工作受到极大地影响。
三、相应的解决办法概述
（1）对高校进行档案管理方面的教育，使其认识档案管理的基本性质以及重要性
对于财务档案相关的领导阶层而言，必须使其提高对财务档案的认识，并且对财务档案管理的有关工作提高重视程度，积极着手与建立完善、健全的财务档案管理系统。同时必须依照本高校的实际规模对高校档案管理机构进行一定详细的设置。并且制定出详细有效地管理目标，明确各部分间的具体责任内容，处理好档案管理工作的大事小事。
（2）提高相应的管理人员综合素质
对高校财务档案管理相关工作人员而言，其必须具备一定的素质涵养以及工作能力，同时还必须具备一定程度的法律意识以及法律认识。在对于相关工作人员的选择上，必须选择综合素质突出、个人工作能力极强的人员来进行相关的档案管理工作。对已有工作人员，进行一定的财务档案管理方面的教育培训，提升工作水平，增强他们的档案管理保密意识以及责任意识。
（3）必须设立针对性较强的财务档案方面的管理机构
如果拥有了高素质以及高能力的管理人员之后，就必须建立一套具备一定规范性以及针对性的财务档案方面的管理机构，合理实施管理目标责任制，并且将相关的管理标准归纳到对工作人员的年度考核标准之中。通过一系列的赏善罚恶的奖惩措施来提高工作人员的积极性。
（4）建立专门的资料保管库房
对于财务档案的存储，必须按照国家有关规定建立专门的库房进行储存工作，如果某些高校不具备单独兴建库房的能力，那么也必须将库房与办公室、阅览室有效的区分开来。同时加强对档案管理相关的硬件设施，进行库房建设的同时，必须保证建成后具备一定的防范措施：防火、防盗、防尘、防霉等具体防范内容。并且制定出相关的库房管理政策，禁止与相关管理工作无关的人进入其中，有效的保证库房内档案的安全，同时对财务档案可能受到的自然损害进行防范，以保证资料的完整性。
（5）建立一定完整的信息化管理系统
随着时展，必须将信息化与与财务档案方面的管理工作有机的结合在一起，必须将财务档案方面的管理工作重心逐渐向信息化靠拢，建立一套具备一定独立性以及精确程度的信息管理系统。实现财务档案相关信息有网可查、有网可存，这样即方便了对于档案的归类、储存，同时对于日后的查找也带来的极大程度的方便性。
四、小结
总而言之，为了顺应二十一世纪高速发展的市场经济，各高校必须对自身财务档案管理工作进行一定程度的强化，对相应的管理办法、手段进行一定的优化，努力培养出一批具有高素质、高能力的财务管理人才，提升本校整体的财务档案方面的管理水平，增强相关的忧患意识，对财务档案的潜在左右以及具体内容进行充分的发挥，使其可以更好的为高校服务。
参考文献：
[1] 刘迎春.完善高校财务档案管理的几点设想[J].广西民族学院学报（哲学社会科学版），2004，26（z2）：128-128，146.
[2] 刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010，（18）：252.
[3] 容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，（3）：96-97.
1 全面普查案卷
对案卷进行全面的普查是实现档案标准化和规范化管理的首要工作。主要原因是多年来相关管理部门大对案卷的普查工作做的比较少，移交给档案保管部门的档案的保管期限的划分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和内容存在缺陷和不足，存在标题不规范的现象，严重的话，还存在未标注标题的问题，目录的排列和案卷的组卷存在混乱的情况，因此案卷存在一定的重复率，在其中还存在相当大一部分不具有保存价值的文件材料，因此需要进行普查工作，首先将无用的和不具有保存价值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重复的情况，避免影响计算机管理的工作效率。
2 重新组合案卷
对存在缺陷和不足的案卷进行重组工作，尤其是那些内容较为复杂和没有保存价值的案卷。将存在联系的案卷尽可能的联系到一起是重组案卷过程中需要秉持的原则。而对于没有标题和目录，或者是标题较为模糊和无页码的案卷需要进行重新审查和加工处理，从而使案卷呈现标准和规范的状态，这样一来，可以使馆藏得到优化，同时能够实现档案的科学保管，计算机管理档案后的利用率能够得到有效的提高。
3 用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。
4 实施“以我为主”的归档原则
“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
5 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
6 档案管理人员素质的提高
档案资源的安全需要档案管理人员需要负直接的责任，为了充分提高档案管理的规范化和标准化建设，对档案管理工作人员的专业素质提出了较高的要求，因此档案管理人员必须具有较高的综合素质。首先是政治素质，档案管理工作是国家社会管理工作中的一个重要的组成部分，对提升国民经济是建设水平具有较大的促进作用，因此档案管理人员的政治责任心需要较强，并且需要具有全心全意为人民服务的精神态度，并且需要对档案管理事业具有较高的热情，能够积极主动的参与到档案管理工作中，从而保证档案管理工作的质量；其次是业务素质，较强的业务素质是最好档案管理工作的基础和保证，因此，档案管理人员需要了解和掌握档案管理的理论知识，并全面的熟悉档案保管的内容，还需要对档案法规做综合的了解，只有这样，档案管理的规范化和标准化才能够得到有效的提升；最后是文化素，档案管理人员需要具有较高的文化素质，这样一来，能够在管理档案的过程总结经验和教训，掌握做好档案管理工作的规律，从而提升自身的档案管理水平。另外，档案管理工作人员需要具有敏锐的观察能力和洞察力，善于观察别人，帮助别人，为用户提供高水平的档案服务。
关键词：教学评估；教学档案；规范化管理
教育部对普通高等学校实施本科教学工作水平评估目的在于重点检查被检高校教育教学质量和整体运行情况，督促各级政府加大对高等学校的投入，推动高校深化改革，真正达到“以评促建、以评促改、评建结合、重在建设”的目的。
《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》对高校本科教学工作的评估指标体系做出了明确的界定，所有这些指标体系的支撑材料例如学校的办学条件、管理水平、教学质量、办学效益等方面材料都集中体现在高等学校的教学档案材料之中，在教学评估中，通过实地考察，通过对办学指导思想、师资队伍、教学条件及利用，教学建设与改革、教学管理、学风、教学效果等各类教学档案材料的查看，对各项指标进行定量分析，不仅可以为评估提供最有说服力的证据，而且可以把学校围绕教学中心工作所取得的成绩系统而准确地再现出来，把学校教学工作中的一个个闪光点和特色展示出来，以便专家组更好地、全面准确地了解学校的办学过程，对学校的办学情况做出全面客观的评价。完整、充实、丰富的教学档案资料在教学评估中的作用是其它任何资料都不可替代的.教学档案材料是否完整、充实，不仅反映了学校的整体办学和管理水平，而且可能直接影响着教学评估的结果。所以我们说教学档案的规范化管理是教育评估的基础和依据，教育评估即依赖于教学档案，又能促进加强教学档案的规范化管理建设，提高教学档案的管理水平。
我们如何把握教学评估的契机，进一步加强教学档案的规范化管理呢？
1 应转变观念，深入强化档案意识
教学档案是高校档案管理和建设的重要组成部分，是反映一所学校当时的教育教学秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料，具有很高的使用价值和保存价值，学校各级领导必须引起足够的重视并采取必要的措施加大管理和建设力度。要彻底转变传统观念，要以唯物辩证法等科学方法论为指导，注意综合运用科学合理的行政管理方法、思想教育方法以及必要的经济管理手段来对教学档案进行管理；要依据教学档案工作中的新特点、新情况，深入细致地开展宣传档案法规和档案工作的活动，努力培养广大师生员工的档案意识，特别是要强化主管教学工作和教学管理部门的领导的档案意识。重点宣传档案法制思想，有效贯彻《档案法》和有关学校档案管理制度，使依法治档的观念深入到师生员工的脑海意识中去，为实现教学档案规范化管理打下良好的思想意识基础。
2 应加强组织领导，建立各级责任制，协调理顺工作关系
应建立起必要的组织机构和教学档案管理和建设制度，明确各级各类档案管理人员的任务和职责，确定各类教学档案的内容、保存的范围和时限；必须明确学校主管领导是教学档案管理的一级责任人，教务处和各教学单位负责人是二级责任人，教学秘书是第一层次的执行人，各科室及教研室主管人员是第二层次执行人的制度。实施必要的定期检查验收制度和奖惩制度，把教学档案的管理和建设纳入各级领导目标责任管理之中。
教学档案前期工作大都由教务管理人员兼职承担，负责教学档案的工作人员能否正确处理好教学管理和档案管理的工作关系，直接影响到教学档案规范化管理的效果。教学管理与档案工作相辅相成，联系十分密切，因此负责档案工作的教学管理人员必须兼顾两方面的工作，理顺工作关系，通过科学规范化的工作程序和处理方法，及时有效地完成职责范围内的各项工作任务。
3 应积极应用现代办公技术，推行教学档案管理的现代化
当今人类社会正步入一个利用计算机和网络技术数字化的全新时代，作为原生信息的档案，与时俱进，实行现代化管理势在必行，但从具体的高校本科评估实践看，大部分高校的档案管理方式还停留在运用传统的档案管理方式上，信息化管理手段明显滞后。教学档案的规范化管理还必须依赖于工作方法的改进和现代办公技术的应用。随着高校扩招和高校教育体制改革的深入，教学管理人员工作量不断增多，仍依靠长期沿袭的人抄手写的方式去处理日常教务工作和管理教学档案，就不可能从繁杂的事务中解脱出来。因此，积极应用现代办公技术和设备，依托计算机和网络技术，实现教务档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高教学档案管理的工作效率。将现代办公技术与教学档案管理相结合，是实现教学档案规范化管理的重要途径和发展方向。
学校应在教学事业经费中拨出专款用于教学档案管理的现代化建设，投入必要的物质条件，不断更新管理手段，积极应用现代化的管理手段，高校教学档案管理和建设纳入规范化、科学化、制度化管理轨道。
4 应努力提高教学档案管理人员业务素质
要加强校内管理人员政治思想学习和业务知识培训，强化责任人对执行人的有效监督管理，密切同其他院校的业务交流和学习等。分管教学档案的教务工作人员及其他教学单位相关人员应当努力提高自身的档案业务素质，利用各种培训机会，学习档案专业知识，学习档案法规标准，认认真真地将教学档案管理好，并采取有效的措施，围绕教学改革和管理的任务要求，大力开发教学档案信息资源，主动为广大师生员工做好档案信息服务，不断提高自身工作水平和工作能力。
5 应依照国家档案法规科学整理档案
【关键词】卫生单位；会计档案；策略
对于经济活动的记录以及评价来说，会计档案十分重要的证据和资料，其中包括了会计账簿、会计凭证和财务会计报告等会计核算资料。在卫生单位中，会计档案也具备一些特性，我国卫生部颁布的《医药卫生单位财务档案管理办法》中指出，卫生单位会计档案的归档对象通常是指：“财会管理、经济业务活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。”
ξ郎单位档案保管人员来说，其责任和义务就是要规范卫生单位会计档案的管理工作，要认真看待会计档案对卫生机构起到的基础性作用，要尽可能的通过会计档案管理提供给对象便利的服务，并且要确保会计档案查阅便捷、存放有序、销毁妥当和保管严密。
一、卫生单位会计档案管理现状
笔者通过在卫生单位多年的工作经验，总结了目前卫生单位中会计档案管理工作的现状和一些诶问题。主要包括以下几点内容：
1.领导阶层不够重视
卫生单位内的会计档案工作时从上至下进行的。在现实的工作情况中，卫生单位的领导层，例如上级管理部门和会计主管部门，通常只看重单位的实际经济效益和财务会计报告，而忽视了会计档案工作在保障财务系统正常顺利运行的重要性和基础作用，更有甚者根本没有把档案管理工作考虑在会计人员评级的范畴之中。
2.档案管理人员疏于整理
在很多卫生单位中，会计档案的管理人员往往只是把管理工作简单的理解为将会计档案整理入库，而没有定期地对已经归档的档案进行整理和清理。长此以往，各种档案不停的杂乱无章的累积在档案库房中，使得某些档案超过了保管日期而未被人发现，另外，还导致了一部分还没有了解的债权债务原始凭证没有提取出来单独设立管理卷，进而导致卫生单位的财务顺势。实际上，在现实工作中，定期对归档档案进行整理与清理时档案管理人员应当的更加注重的工作内容。
3.业务工作人员意识不强
除却卫生单位内档案管理人员对工作内容理解偏差外，还有一些其他的业务工作人员也缺乏规范使用档案的观念。在卫生单位中，往往有一些工作人员仅为了方便，而没有按照规定在借阅档案或者资料时进行记录，使得当档案遗失时，无法找到责任的承担人；还有一部分工作人员在借阅资料后没有主动的归还，而使得一些档案在需要时无法及时获取；此外，没有按照编号进行归还也使得之后对档案的搜查变得困难。这些意识薄弱的体现，都是会计档案管理杂乱的诱因。
4.电子财务档案管理失序
随着科技的发展，数据的云端化在各行各业展开，会计的电算化也逐渐普及到了卫生单位，档案信息的电子化也逐步变成档案管理的工作内容之一。但是，在现实中，大部分的卫生单位在进行电子档案归档工作时都缺乏相应的规章制度对工作过程进行规范和控制。在会计电算化的过程中，系统安装光盘、相关会计电子数据、用户服务卡和磁盘都由经办人管理，而如果经办人调岗或者辞职，这些档案数据也极容易被遗失。
二、规范卫生单位会计档案管理工作策略
对于卫生单位档案管理工作上目前出现的这一些列问题，笔者提出了几点对应的策略：
1.转变观念，增强档案管理意识
卫生单位主管部门卫生局及业务主管部门财政局、档案局应切实重视会计档案的管理工作，这3个部门应当倾力合作，共同把会计档案管理记入会计人员的业务绩效考核的内容之中，要严格处罚没有按照规定使用会计档案的工作人员。此外，就算在平时工作时，卫生单位各部门的领导也要提高巡视监察会计档案管理工作的强度。只有领导阶层开始认识到会计档案管理的重要性，主动承担带头的责任，才能更加高效的提高会计档案管理工作人员的责任意识，提高其他业务工作人员按照规定规范使用借阅会计档案的意识。
2.建立严格的会计档案管理制度
卫生单位的会计档案的特征通常包括内容复杂、专业性强、与民生紧密关联、部门零散以及机密程度强等，这就导致了卫生单位的会计档案工作管理任务多、管理难度高且管理责任重等困难。所以，虽然在《档案法》和《医药卫生单位财务档案管理办法》中提出了规范会计档案管理工作的相关规定，但每个卫生单位的内部情况存在差异，因此也要结合卫生单位内部的实际情况来制定能够在该单位具体落实的档案管理机制，特别是在统一妥善的对电子档案同纸质档案进行共同管理这一方面的工作。
3.加强会计档案管理人员的培训
卫生单位中，将会计档案管理规范化落实的事档案管理工作人员，因此，要确保卫生单位的档案管理工作规范化顺利长期的进行，就要提升档案管理人员的综合素质，成立责任意识强、专业素质高的高品质档案管理团队。每个卫生单位都应当积极的对会计档案管理人员进行培训，提高档案管理人员和其他业务人员的法制意识以及职业道德，加强管理人员的额专业性，规范其他业务人员使用档案的过程。此外，卫生单位还应该储备足够的会计档案管理人才，这些人才不仅要能够适应现阶段单位的会计档案工作，最好还能够对不断变化的未来发展做出及时的反应。
会计档案保管工作本就十分单调枯燥，而卫生单位的会计档案工作更是十分繁杂，所以，规范卫生单位的会计管理工作意义十分重大。而作为卫生单位的会计档案管理工作人员，则应该不断的提升自身的责任意识以及专业能力，积极主动的为规范卫生单位的会计档案管理工作作出贡献，为建立完善的档案管理机制奉献自身的才识。
【关键词】胜任力 城市建设档案管理企业 绩效考核
胜任力是现代人力资源管理绩效考核的主要依据和实施前提，它关注影响员工绩效的潜在的深层次特征，能将绩效优异者和绩效一般者区分开来，甚至可以预测员工未来的工作绩效。城市建设档案管理企业作为城市建设的重要组成部分，其绩效考核研究对于规范企业运行、提高企业整体人力资源队伍素质以及企业经济效益等有着重要作用和意义。为此，本研究从新兴的胜任力研究出发，以期为城市建设档案管理企业绩效考核提供新的方法。
一、胜任力的内涵及与绩效的关系
胜任力的概念最先是由美国心理学家戴维·麦克利兰于1973 年在《测试胜任力而非智力》一文中提出的。他认为组织在人员选拔和甄选中采用的传统智力测验、性向测验、学术测验以及等级分数等测试手段，不能预测其从事复杂工作和高层次职位工作的绩效，以及在生活中能否取得成功；同时这种测试手段对某些特定人群也不尽公平。他认为胜任力是个人的一些潜在特点，它包括动机、个性特点、自我形象、价值观、知识和技能，这些潜在的特点促成了个人有效或卓越的工作绩效。
胜任力具有以下三个重要特征：绩效关联性，与员工未来的工作绩效紧密联系；动态性，与工作情景联动；可区分性，能够区分优秀业绩者与普通业绩者。由此可见，胜任力概念从一出现就和工作绩效之间存在着必然的联系，将胜任力导入城市建设档案管理企业绩效考核管理中，更能从深层次探讨个人特质对其业绩的影响。
二、城市建设档案管理企业绩效考核存在的问题
由于城市建设档案管理企业出现得比较晚，人员考评体制相对滞后，员工素质参差不齐，同时由于该类起企业往往依附于城市建设的相关单位，因此使得贵阳市城市建设档案管理企业的绩效考核和指标体系都到受多种体制性因素和客观性因素的影响，归纳总结起来我国城市建设档案管理企业员工绩效考核存在的问题主要有以下几个方面。
（一）岗位职责不明确
由于贵阳市城市建设档案管理企业成立较晚，因此很多企业的岗位说明书不配套，岗位职责不清，不能科学判断员工和岗位的匹配程度，从而对员工进行绩效考核时，缺乏依据。
（二）绩效考核方式不科学
目前城市建设档案管理企业对员工绩效考核时由于部门之间沟通少，员工之间相互不熟悉，很难做到公正、客观；受中国人的中庸思想和内敛的作风，怕矛盾、怕冲突，给对方考评时追求无差别趋同，普遍给高分，使得考核失去意义。
（三）绩效管理缺乏相应的支撑
由于缺乏对绩效管理重要性和系统性认识，城市建设档案管理企业绩效考核一般没有专门的考核部门。员工间进行评价时， 只要根据主观印象打分，草率了事，这样造成的结果是各部门都不积极配合，使得企业绩效考核工作更加困难。
三、基于胜任力的城市建设档案管理企业绩效考核建议及对策
在分析目前城市建设档案管理企业绩效考核存在的问题基础上，参考相关胜任力和人力资源管理理论以及借鉴国外城市建设档案管理企业和其他公司基于胜任力的绩效考核方案规划的成功经验和模式，从以下几个方面提出了加强和改善目前城市建设档案管理企业胜任力绩效考核规划方案质量的建议和对策。
（一）确立胜任力导向在企业绩效考核体系中的战略地位
从城市建设档案管理企业中长期发展战略规划的实施要求和业务职能核心竞争力提升的角度出发，并采取相关的辅措施和配套方案，确保该项战略能够得到有效的贯彻和实施，以提升其对于城市建设档案管理企业长期发展战略和服务战略的支撑能力。例如将胜任力与员工的薪酬及职位晋升方案挂钩，将效益机制和效率机制引入到内部考核之中，根据员工的价值创造进行比例性分配，从而激活企业内部人力资源管理的活力和创新机能。
（二）提高对于城市建设档案管理企业岗位职责和价值创造细分和评价的质量
结合城市建设档案管理企业工作岗位技术性强、业务综合优化需求高以及安全性要求高等特点，根据其业务运作流程和机制确定岗位的价值创造流程，以提高服务满意度为导向细化岗位职责，从而为岗位胜任力的绩效考核系统的制定准备坚实的基础业务数据支持。现代城市建设档案管理企业的布局优化和输送策略等等业务岗位对于员工素质的要求非常高，技能也比较综合化，不同岗位之间的价值贡献也不相同，因此要对这些岗位业务体系做出相应的定量化考核方案。
（三）根据职位要求确定一般胜任力和特殊胜任力绩效标准
基于胜任力冰山模型外显和内隐部分的胜任力内容制定绩效标准，首先。一般胜任力绩效标准包括职位必须的各种知识、技能，这些标准随着个体从事不同工作性质的变化而变化，是完成绩效目标的最基本要求，可以通过专业、学历等确定；其次，特殊胜任力绩效标准主要是达到优秀绩效目标所具备的价值观、态度、个性等个体的内在期望和动力，这些标准不应随工作性质的变化而变化。这些标准的确定可以通过行为事件访谈法，制订完成绩效目标的高绩效者的特殊胜任力特征。
