发布时间：2023-07-10 16:28:47
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理数字化建设样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
【关键词】档案数字化 人事管理 信息化建设
人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。
1 人事档案管理数字化建设的现状
当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。
但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。
具体情况有如下几点。
1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强
人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。
1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低
人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。
1.3 人事档案管理的方式落后
人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。
1.4 人事档案管理人员的素质不高
数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。
2 人事档案管理数字化建设的目标
既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。
2.1 日常业务管理
实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。
2.2 数字化档案采集
数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。
2.3 数字化档案网上查阅
数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：
（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。
（2）对阅档过程进行详细的日志记录。
（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
3.1 应用软件应统一
应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。
3.2 应使用先进技术构建数字化系统
建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。
3.3 数字化信息系统建设的计划与完善
要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。
（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。
（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。
（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。
（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。
3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调
外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。
3 结语
综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。
参考文献
[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.
[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.
作者简介
王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。
一、疾控档案数字化建设的重要性
一方面，疾控中心实现档案管理数字化建设可以大大提高管理效率。以往档案载体都为纸质文档，在对其进行管理中不仅需要投入大量精力，还需消耗很多时间，在管理上很容易出错，并且在二次使用查阅时也较为复杂，档案管理工作效率较低，且难以得到有效提高。而借助信息技术加强档案管理数字化建设，不仅能够大大节省管理人员精力和时间，还能够降低档案中错误发生率，同时，通过数字化建设后能够利用各种管理软件及管理技术进行档案管理，方便日后查阅、调用、复制及利用档案，有利于档案资料的开发利用。
另一方面，实现档案数字化建设可以进一步优化档案管理环境。传统纸质文档在保存上容易受到温度、湿度、空气等外部环境影响，且长期保存过程中难免会出现破损、丢失、数据模糊不清等情况。建立数字化档案管理系统后，档案保护和管理条件得以改善，许多以往陈旧模糊的档案信息便能够以电子档案的形式保存下来，这对日后档案资料分析利用来说意义重大。档案查阅和整理都能够借助计算机进行处理，纸质档案使用频率逐渐减少，不仅提高了档案利用率，还能够提高档案保存质量。
二、疾控中心档案管理数字化建设路径
（一）树立数字化档案管理的理念。档案管理数字化建设基础是要从思想上树立现代化理念，打破原有档案管理格局，冲破封闭管理限制，实现传统管理向数字化管理的转变。疾控中心领导者及管理人员应加强对档案管理数字化建设的?J识，了解数字化建设的必要性和紧迫性，并在单位内展开宣传，提高职员对数字化建设的理解。同时，疾控中心还应创新档案管理理念，由以往静态管理模式转变为动态管理，结合实际情况树立数字化管理的正确观念。另外，疾控中心还应从宏观上将档案管理数字化建设纳入自身发展战略规划中，在实践中及时发现档案数字化建设中存在的问题，准确把握问题产生的原因，尽早制定针对性措施解决。
（二）建立科学数字化管理数据库。档案管理数字化建设涉及很多数据资料，要想确保数字化建设的顺利实施，实现庞大的传统纸质文件处理向数字化档案管理的方向转变，数据库的建立至关重要，也是数字化建设过程中的必经环节。数字化管理数据库的建立必须要契合疾控中心自身具体情况，这样既能够保证数据系统的合理性、适应性和全面性，同时也更容易与内部工作人员达成共识，显著提高档案管理效率。另外，疾控中心针对档案管理数字化建设制定相应的管理系统，实现信息资源的共享，监督并制约档案管理数字化建设过程，确保在其建设过程中满足国家相关法律法规及章程制度要求，更好为民众、为社会、为政府提供医疗服务。
（三）加大数字化软件及硬件投入。优质硬件和软件设施是档案管理数字化建设的基础，对此疾控中心应加大财力支持，配置与数字化建设相适应的硬件和软件设施，这是数字化建设的基础也是重点。档案管理数字化建设基础设备包括存储设备、网络设备、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，要加强档案管理数字化建设，必须配备相应的硬件和软件基础，比如计算机、网络、扫描仪、打复印设备等硬件，档案管理专用软件以及网络日常管理与维护，注重软件及其应用管理的跟进，在软件和硬件选择上遵循优胜劣汰原则，在建设过程中不断提升数字化管理质量，确保档案管理数字化建设过程的高效实施。
（四）重视复合型档案人才的培养。疾控中心应加强对档案管理人员培训工作的重视程度，努力培养与之相符的现代信息化、数字化、专业化档案管理人才。一是疾控中心应重视对现有档案管理人员数字化专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的数字化针对性，结合管理人员自身实际情况制定培训计划。二是引入具有数字化技术知识背景的档案管理人员，提升档案管理人员政策待遇、薪酬待遇，优化档案工作环境，做到能够“吸引人才、留住人才”。此外，疾控中心不仅要重视提高管理人员数字信息专业技术水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。
图书馆档案管理工作是图书馆中的一项基础性、服务性工作，在图书馆中有着重要的作用，随着科技的不断进步，图书馆的管理档案工作也慢慢发展成数字化管理，这就让图书馆在管理上更加方面快捷，但是它的进步也受到一些影响。因此，必须对图书馆资料储存电子化建设有足够的认识，要做好调研与运用，达到使这些问题完美的解决，使图书馆资料储存电子化建设日趋完善。
1 落实图书馆档案管理数字化建设的现实意义
1.1 提高管理人员的工作效率和工作水平
随着时代的发展，网络化办公已经成为符合时展的办公方式，“纸上办公”时代已经逐渐被取代，网络办公能够保存大量的电子文档，节约资源。图书馆正在利用很多种网络方法、扫描方法、OCR方法、数据处理方法这些高端方法和装置，利用这些装置和科技缩短了管理员步行传输过程，使管理员的工作量减少并且提高了工作速度和效率。他们可以通过数字化设备进行各类档案的信息，只要输入关键字，就可以很快地找出文档，节省了大量的时间，很大程度提高工作人员的工作效率和水平。
1.2 提高图书馆档案的完整性与永久性
通过数字化的检索，可以用很短时间发现并核对缺失的档案及缺失的内容，利用网上信息查找方式对缺失点进行补充完善，保证信息的完整性；很多工作需要利用计算机对陈旧的照片、残缺模糊的字迹进行修补，利用的也是数字化的原理；此外，两个相隔很远的人需要进行文件传输，就可以利用计算机进行网上办公，与传统办公相比，网上办公具有随时性、高效性，也保证了传输文档的完整性。
2 当下图书馆档案管理数字化建设存在的不足
2.1 电子档案安全性得不到保障，档案管理数字化建设有待改进
目前，我国图书馆的档案管理工作在数字化建设方面有许多需要亟待改进的地方，其一，我国缺乏一个完善的图书馆档案工作查询和管理系统，不同的单位之间无法有效的进行信息查询对接；其二，在当前的时展的大环境下，我国很多图书馆的计算机设备都仍然是“大头电脑”，上网速度很慢，信息储存能力很低，无法有效及时地更新事物信息，很大程度影响档案的完整性；其三，电子档案的安全性低，电子档案不需要利用密码查看，所有很多有不良想法的人登录别人的电脑，随意对他人的电子文档进行篡改，导致文档信息的偏差，有很大安全和利益隐患。
2.2 未能正确处理纸质档案与电子档案的关系
纸质信息是文化传承的重要方式，也是世界文明沿用几千年的信息交流方式，因此，对图书馆档案进行数字化建设并不是遗弃传统的纸质档案，而是将档案储存和查阅变得更加方便快捷，赋予纸质档案和电子档案以相互印证和相互备份性。但当前很多图书馆档案管理人员未能正确处理纸质档案和电子档案的关系，侧重偏向电子档案的建设，忘却了纸质档案存在的珍贵价值和意义。电子档案的储存力要远远高于纸质档案，也能够随时发送和修改，但它具备的文化历史意义却远远不如纸质档案，它的存在只是促使我们的办公、信息收集更加方便，不能完全替代纸质档案，所以我们的侧重点不能有偏差，需要清晰电子档案与纸质档案的印证关系。
3 采取有效措施，优化图书馆档案管理数字化建设工作
3.1 兼顾数字化建设与原文资料的发展
原文资料是对事物信息了解收集的重要资料来源，可以通过查询纸质资料、声音资料、影像资料等原文资料来进行信息的收集。原文资料具有很高的准确性和考量性，因此，在进行图书馆档案管理数字化建设时，创造数字化管理环境时还要保证人们的原文资料阅读需求，尽力将两者都融入到建设中，保证阅读的全面性和可考量性，将阅读环境做到最好优化。
3.2 落实图书馆档案资源的共享工作
档案电子化建设是一个系统工程，包括整体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描输入、系统管理、磁盘备份、查询管理和安全防范措施等，比如一组硬件和软件系统。由于大型企业机关在日常的工作中几乎每天都会产生大量的文本文件需要及时输入和存储，因此数字化系统就应使用双服务器双机备份、磁盘阵列存储、集中扫描、高速扫描仪、CD-ROM和磁带等手段加以解决。同时，为了提高利用率，应设置适当的档案查询系统，上传触摸屏查询及文档网络，实现资源共享的目的。
3.3 完善档案信息服务体系。
随着计算机技术的不断发展，各种办公应用软件不断出现，为实现办公管理的智能化以及自动化提供了良好的基础。对于档案管理而言，计算机技术以及信息技术同样带来了新的变革，档案数字化管理已经逐步成为档案管理的主流形式。档案数字化管理技术，主要是通过将文字、图像视频、声音等资料或者是纸质档案资料的扫描文件经过编辑处理后存储在数据库中的技术。在档案管理工作中应用数字化技术，不仅可以对传统的档案管理工作流程进行优化整合，同时能够有效的扩大档案资料容量，降低档案资源管理成本投入，提高检索查阅的服务水平，对于创新档案管理体制，推动档案管理工作的发展具有重要的作用。
1、档案数字化管理工作的技术优势分析
（1）有助于优化档案归档管理程序。在信息技术时代信息量高速增长，档案管理工作任务量日益繁重，由于数字化的档案管理体系能够确保信息收集传递渠道的快捷畅通，因此能够及时的将这些档案管理归档保存，可以大幅提高档案归集整理效率。此外，通过数字化的档案管理体系，可以通过信息网络进行档案资料的及时传递，进而实现档案资料的远程归档管理。
（2）降低档案管理的成本投入。传统的档案管理工作主要是由人工对纸质档案资料进行整理归档，这种粗放的档案管理模式，所耗费的档案管理办公费用是巨大的，随着信息量的增大只能通过增加办公人员来完成档案管理任务。通过档案数字化管理体系建设，档案的载体形式转变为存储盘、光盘以及服务器，有效的节约了档案管理费用与占地空间，因而能够降低档案管理办公成本以及库房管理成本，提高档案管理经济效益。
（3）有助于档案资料的检索查询。数字化的档案管理体系取代传统的人工纸质档案管理模式之后，档案资料的统计工作效率以及工作质量得到了大幅提高。同时由于数字化的档案管理体系都配套建设了数据库以及共享网络平台，因此有助于档案资料的在线传输、交流以及检索使用。此外，档案资料管理数字化可以实现检索的智能化，档案资料的检索效率、检索范围得到了拓展，有助于提高档案资料的利用水平。
（4）有助于档案资料的及时更新。数字化的档案管理体系实施，档案资料的归集整理效率大大提高，而且全过程都是采用计算机进行信息数据资料的处理，因此能够优化档案资料信息系的工作程序，各种档案资料可以及时上传至数据库，因而可以大幅提高档案资料的时效性。
2、数字化档案管理体系建设的制约问题分析
（1）硬件以及软件体系建设水平落后。开展档案数字化管理体系的建设离不开硬件以及软件设施的支持，但是由于部分单位的档案管理经费投入不足，计算机配置数量不足、机房建设水平落后，网络设备缺乏，造成了档案数字化管理体系建设工作推进迟缓。其次，在软件系统设施的建设上，对于档案数字化管理系统软件的选择把关不严，档案数字化管理系统软件功能不全，数据资料检索查阅困难，造成档案数字化管理体系整体建设水平较低。
（2）数字化档案管理系统软件与办公管理软件的兼容性较差。由于档案资料主要是在企事业单位或者是高校科研机构的业务、管理活动中形成的资料文件，但是由于办公管理系统与档案管理系统未能有效的兼容，在信息资料数据格式以及信息传输渠道上还存在较多问题，电子档案资料无法直接由管理系统传递至档案管理系统进行归档保存，这不仅增加了中间不必要的处理环节，同时也制约了档案信息资料在两套系统之间的数据共享。
（3）档案数字化管理的安全影响因素较多。档案数字化管理体系的建设虽然有助于电子档案文件资料的传递、整理以及归档保存，但是同时也存在着较多的安全风险因素。例如电子档案资料文件对于存储硬件设备依赖较为严重，如果存储设备不稳定则会造成数据信息资料的丢失。此外，由于电子档案数字化体系中软件系统容易被木马或者是病毒破坏，造成数据文件丢失、损坏等问题的发生。
（4）档案管理工作人员能力水平不高。建设档案数字化管理系统，对于档案管理工作人员的综合能力水平要求较高，但是现阶段由于管理部门对于档案管理工作重视程度不足，档案管理工作人员未经过系统的教育培训，档案管理业务知识理论基础不足，对于计算机以及档案管理系统软件的应用能力较差，制约了档案数字化管理体系建设的顺利开展。
3、档案数字化管理体系建设措施研究
（1）强化档案管理部门硬件以及软件系统等基础设施的建设，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。档案数字化管理体系的建设，离不开各项软硬件等设施的基础，因此应该将硬件设施支撑、软件系统以及网络工程等内容的建设作为档案数字化管理体系建设的基础工作来开展。首先，对于档案数字化管理体系硬件设施的建设，应该增加资金投入确保机房、计算机、办公设备以及网络通信设备的齐全，强化硬件环境的建设质量。其次，应该根据单位档案管理工作的实际情况，选择功能齐全、适用性强以及兼容性较好的专业软件作为档案管理系统软件，同时结合单位内部的办公网络共建档案管理网络平台。通过完善的软硬件系统设施建设，推动档案数字化管理体系建设工作的顺利开展。
（2）规范标准的建设档案数字化管理系统。对于档案数字化管理系统的设计，应该综合分析档案专业管理要求、信息传递要求，完善功能设计以及系统模块设计。首先在档案数字化管理系统功能的设计上，应该确保具有档案资料归集整理、组卷编目、检索查询以及汇总统计等功能。对于档案数字化管理系统模块的具体设计，应该涵盖档案资料文件管理、立卷管理、档案著录、档案利用、打印输出、系统设置等功能模块，同时针对资料信息管理必须设置好输入、查询、编辑以及归档工具提供能，以便于资料的及时更新。对于档案资料的检索查询功能模块，应该提强将档案资料的发文号、文件名称、文件生成日期、发文单位及备注作为检索要素，同时设置权限界定，以便于为经过授权的检索使用者提供全面准确的服务。
（3）强化对于档案数字化管理体系的安全管理。由于档案数字化管理体系需要将大量的档案信息资料置于数据库以及网络共享平台之中，因此档案资料的管理也存在着较多的安全隐患，必须这些信息资料进行全面的安全防护。首先，对于重要的档案信息资料以及数据文件，应该进行多次备份处理，并置于不同的存储设备或者是数据库之中进行资料的保存。其次，对于档案数字化管理体系的网络环境应该进行净化处理，通过安装安全防护软件，并设置好防护墙的访问设置等措施，避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。第三，对于涉及到单位商业机密或者是重要的科研资料，应该做好档案资料文件的加密处理，对这些资料采用专业的密钥技认证技术进行保密处理，同时在网络平台上严格设置访问权限，避免涉密资料泄密问题的发生。通过这些措施，确保档案数字化管理体系的安全可靠，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。
（4）提高档案管理工作队伍的整体素质水平。在知识经济时代，各个单位的信息量成指数形式的增长，档案管理工作任务量大大增加，同时随着数字化档案管理工作的应用实施，对于档案管理工作人员的能力水平也提出了较高的要求。为了确保档案管理工作的顺利开展，在档案管理工作队伍人才结构的设置上，应该选择档案管理业务知识涵养深厚，同时又能够熟练使用计算机以及软件的复合型人才充实到档案管理工作队伍之中，以对人才结构进行优化。其次，应该重视相关业务知识、软件应用能力以及分析能力的系统培训，作为知识密集型的管理岗位，必须全面的提高档案管理工作人员的能力水平。
关键词：城市建设档案；信息化；数字化；建设管理
一、引言
城建档案是城市规划、建设及其管理活动中形成的极具保存价值的文字、图表、音像等不同格式的文件资料，在我国城市建设中起着不可替代的作用[1]。而现如今，传统的城建档案管理模式正逐渐被信息化以及数字化管理模式所取代，因此，相关部门十分有必要加强对这方面的研究实践，以应对未来城建档案信息化管理工作中可能遇到的各种问题。
二、当前实行城市建设档案信息化与数字化建设管理的现实意义
（一）有助于满足当前城建档案管理需求
现如今，城市化进程的快速推进，产生了大量的城市建设档案，而以往传统的城建档案管理模式却难以与当前城市建设形势相匹配，使得城建档案管理工作中总是暴露出一些问题，比如工作效率低或者信息共享困难等。所以，现在的城建档案管理必须要与时俱进，积极引进以及使用信息化结合数字化管理的方式，以妥善处理城建档案中纸质档案积压等问题。
（二）有助于提高城建档案管理效率
在过去，城建档案的存储媒介为纸张，在档案保存与管理过程中，受客观因素影响很大，为了保存这些纸质档案，相关部门还需要在存储环境以及档案维护等方面投入大量Y本。尽管如此，纸质档案在管理过程中依然会因反复调阅而产生破损、字迹模糊或者丢失等问题。这些都会严重影响到城建档案管理效率。而在信息时代，随着信息技术以及数字技术的灵活运用，档案管理人员可以将城建档案管理从传统模式解脱出来，将纸质档案转化为电子档案，在优化城建档案管理方式的前提下，实现城建档案管理的规范化以及标准化，以发挥其应有作用。
三、新时期强化城市建设档案信息化与数字化建设管理的有效措施
（一）加强基础设施建设，推进城建档案信息的网络化建设
想要实现城市建设档案的信息化与数字化管理，首先就要将档案信息转化为有生命力、流动的资源，即数字化信息。相关部门需要配备统一化的信息设备，完成档案部门计算机管理系统全覆盖，为机关、企业配备全、快、准的档案信息。与此同时，对现有的计算机档案管理系统进行改进以及优化，就档案信息进行自动全文存储、检索、自动标引以及文档信息系统的一体化管理等[2]。另外，城建档案信息的存储应采取高容量载体，包括计算机的磁盘存储系统以及光盘存储系统等。以上述方式来应对和解决档案信息存储难的问题，同时还能帮助相关管理人员提高工作效率，减轻工作强度。最后，各档案管理部门需要主动学习和借鉴其他档案馆信息化管理成功经验，将城建档案信息化建设纳入到议事日程中来，特别是要注重城建档案信息化管理的建设与政府电子政务建设的和谐统一向前发展，以带动自身进步。
（二）做好电子档案的保存工作
目前，存储电子文件的媒介大多为化学磁性材料，从理论上讲，这种材料是可以长期保存的。但是由于电子文件的发展形成过程相对较短，实施贮存中的验证还比较缺乏，因此，在读取光盘时会频频发生磨损现象，进而影响到光盘内电子文件的完整性，严重时还可能造成电子文件丢失等问题。基于此，一些需要长久保存且极具价值的电子文件，需要相关人员定期复制、检查。
（三）加强人员培训，提高管理工作效率
相关部门必须要将提高档案管理人员自身素质以及工作能力作为重点，给予其足够的学习以及深造机会，通过不断的学习来提高其知识水平以及理解水平。与此同时，还需要定期组织档案管理人员学习最新的知识与技术，紧跟时展步伐，用科学的知识以及工作方式武装自己，从而在工作岗位上发挥自己的优势。另外，在平时的城建档案管理工作中，还需要定期对人员的能力及素质进行考核，加深其对知识的理解与掌握，不断强化自身城建档案信息化与数字化管理水平，以此来形成一个合理的、科学的信息化档案管理平台。
四、结语
总之，城市建设档案的信息化与数字化建设管理，不仅可以实现城市建设档案管理的历史性跨越以及质的突破，同时也能促进我国档案业的良性发展。对此，相关部门或机构需要加强基础设施建设，推进城建档案信息的网络化建设，做好电子档案的保存工作，加强人员培训，提高管理工作效率，从而充分发挥城建档案在城市建设中的关键性作用。
参考文献：
档案管理信息化建设的必要性
在国内高校，随着校园档案数据增加、保管条件差、查找利用率低、管理人员管理概念的缺乏等问题频繁出现，我们逐渐意识到实现校园档案管理信息化建设的必要性和紧迫性。校园档案信息化建设是利用现代化的信息技术工具对档案资源进行有效的管理，使档案充分发挥其自身的价值和对学校、学生、社会的作用，真正的共享资源。校园档案信息化是以学校的档案资源建设为中心，通过计算机网络加强对电子文件的管理，充分发掘和利用档案资源，以实现校园档案的信息化。
当前，我国各学校的管理者和师生对于学校档案管理信息化缺乏足够认识，没有形成校园档案信息化的管理理念，大都认为档案管理工作只是简单的整理和保管，甚至有些学校的管理者对档案管理工作漠不关心，也不给予经费支持，严重影响了学校档案管理的效应。笔者认为，在进行学校档案管理信息化建设中，最基础设备就是硬件基础设施和档案信息网络。而一些学校缺乏功能强大的硬件设施和档案存储设备，满足不了信息化建设对校园档案信息处理的需求，也严重阻碍了校园档案管理信息化建设的进程。
目前，教育部和各省级教育主管部门对高职院校人才培养工作状态数据采集平台的推行，对高职院校的档案信息化建设与管理提出了新的要求。将信息技术应用于高职院校档案管理的全过程，采用计算技术处理和保存教学档案信息，利用网络技术为教学管理提供更好的服务，不仅能进一步提高档案的利用价值，而且为学校教学评估提供了重要的依据和凭证，还成为衡量高职院校教学管理水平和教育质量的重要标识之一。
信息化建设的基本条件
其一，计算机可以促进设备管理的全面化，加强网络的覆盖率，提高档案管理的质量与效率，这也就为档案管理的发展提供了相应的基础。通过计算机建立的档案管理系统可以做到：档案进行自动编目和检索、档案业务工作上的管理、档案自动全文存储与检索、档案自动标引、计算机辅助立卷以及文档一体化管理等。这就要求在校园档案管理的过程中要对学校基础设施进行不断完善，提高计算机的使用程度，以此来提高档案管理的效果与质量。
其二，在构建信息化的档案管理机制的过程中，首先应该明确的就是权责的分配，只有这样才能提高各部门之间的沟通与合作，从根本上保障网络及数据的安全运行。同时，还应该对现阶段档案管理的状况进行研究与分析，以此来建立相应的管理规范，对档案管理人员的工作进行约束，提高档案管理的效率。一方面，我们要积极创新档案管理制度。校园相关的档案管理部门应该按照国家的要求与规范制定适应校园信息化建设的档案管理制度。另一方面，要建立健全和完善档案管理业务流程和技术规范，对电子档案工作环节和步骤进行细化；要制定相应的安全措施，尤其是在电子文件和电子档案方面应该予以重视，确保电子档案的安全性、有效性以及完整性。此外，还要统一档案管理标准。标准规范化是完善校园档案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人员工作效率高低的重要依据。反之，学校就难以建立有效的档案数据库信息资源。如果没有对档案管理的工作进行约束与管理，就容易导致档案管理的工作流于形式，难以起到相应的作用与效果，档案信息网络就无法正常与稳定地运行，资源共享也就难以实现。
其三，应该对档案管理队伍进行建设，完善管理队伍的复合型，提高档案管理人员的信息化意识。信息时代高校档案管理主要是通过计算机技术来进行自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全，这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要对自身的计算机技术水平进行不断提高，以此来进行规范的操作与系统的管理。同时，还应该对管理人员的安全意识与安全防范能力进行不断提高，以此来确保档案信息的完整性与信息的安全性，这就要求档案管理人员定期进行培训，强化自我学习意识，不断更新相关专业知识与自身的综合素质，从根本上提高自身的业务素质和工作水平。
相关建议
加强校园档案管理的软硬件设施建设 首先应该加强学校管理者和师生对档案管理信息化建设的意识，引起大家的高度重视，将档案信息化建设提上日程。同时，要提高档案管理人员的计算机技术和网络技术水平，加强学校局域网的建设，使档案网络和学校的办公档案实现资源共享。在档案管理的网络系统中，引入相关的档案管理软件。各个基层的部门将本部门的归档文件按照相关要求自行录入档案管理的网络系统，既分担档案管理工作人员的工作，又能够使各部门的档案及时、完整地进入档案数据库，提高资源共享的速度。另外，管理人员将档案目录通过人工输入的方式转化为机检数据，利用电子信息技术对各部门的电子档案进行监督和指导，使其电子档案具有真实性和完整性。在档案管理工作中，还应该注重对档案数据库中信息资源的监督和管理。在学校的网络主页上，检录档案管理系统的网站，为师生提供档案的检索和下载功能，实现电子信息对档案管理的全面覆盖，方便师生对档案的使用，完善校园档案管理系统。
加强资金的投入力度 资金的投入不足，严重地影响档案管理信息化建设。档案信息化建设是一项长期的、见效慢的工作，需要大量的资金投入来缓解一些矛盾突出的问题。档案管理部门的经费一般都是由学校的财务部门提供，其自身不能创造资金。所以，档案管理部门需要争取学校管理者和财务部门的支持，进一步扩大筹资的途径，加大资金的投入力度，使档案管理信息化建设得到有效落实。
加强档案管理的规范和安全体制建设 按照相关法律法规，结合学校的具体情况，制定有效的管理措施和规范，保证校园档案管理信息化建设工作的正常运转。在进行档案管理信息化建设工作中，应该加强对计算机数据库的监管，确保档案信息的安全，防止泄密等事件的发生。一些非公开的档案信息严禁在网上，一些已经在网上公开的信息，也必须要求使用者通过身份认证、采用防火墙等安全措施，使档案信息系统能够安全、正常地运转。
强化管理人员的管理结构和专业素质 学校应该建立一个完善统一的管理机制，集中处理校内各个基层部门的档案信息。要以分管校长为领导、相关部门负责人为成员，组成一个领导小组，全面负责组织和协调学校档案信息化建设。在进行新旧数据的处理时，要尽量采用新的方式先处理新的档案数据，把旧的档案放在新档案后面处理。在进行馆藏档案的处理时，也要注意先处理重点档案。基于对档案的分析，重要价值的档案应优先进行数字化处理；为避免不必要的工作，一些没有使用价值的档案可以按照规定进行销毁。另外，要注重专业人才的引进和培训，提高整个档案管理队伍的素质。改善人才的结构，引进专业的档案管理人员，加强对骨干管理人员的培训，加强整个管理部门的学习氛围，对档案信息化建设工作进行定期指导和检查，提高管理人员的整体工作能力，促进档案管理信息化建设的加快发展。
结束语
笔者认为，高职学院应从本校的实际情况出发，以档案信息为主体，结合具体的问题，加强校园档案管理信息化建设，加快推进校园档案管理信息化进程，从而实现校园档案管理信息化的全面普及，真正对我国档案管理的发展起到促进作用。
参考文献
[1]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案，2003（5）
[2]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2010（1）
关键词：文书档案 电子信息化 建设
Abstract: archives is the work of the unit's true record, is an important basis for the sustainable development of various undertakings, which can guide the practical work and can provide important evidence to the history. However, with the development of socialist market economy steady and rapid development, document file management is also faced with hitherto unknown challenge. Management methods are gradually changing from traditional to modern, informatization management methods of artificial change of direction. Strengthening the management of file information construction, enhance the level of management and utilization of archives, bring into full play the function of archive information has become the new period is an important subject in the study of.
Key words: electronic information construction of Archives
[中图分类号] G275 [文献标识码]A[文章编号]
随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理，提升档案管理和利用水平，以适应当前新形势的发展。
一、更新观念，组建文书档案信息化系统
一个单位日常工作常涉及到业务、财务、人事、教育等多种大量的文书档案，各类文书档案需要有效执行和科学管理。传统的手工登记、人工查询、人工分发、人工统计的文书档案管理模式已经不适应新形势的发展且传统的手工登记、人工查询的文书档案管理模式暴露出很多问题。在信息化高度发展的今天，急需实现文书档案的信息化管理。
积极组建文书档案信息化系统，该系统由软件系统和硬件系统组成。软件系统包括操作系统、Microsoft Word、文书档案信息化应用系统等，其中文书档案信息化应用系统包括主执行程序、数据库（用户库、卷内文件目录库（按案卷+顺序号建立索引）、单位库、保管期限库、保管者、存放处、注备等）、各功能程序、文档模板等；硬件系统包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码相机等。
文书档案信息化系统对档案库的建立、维护、打印、查阅、归档管理、查询、分类统计、输出等功能，还应具有档案工作任务计划、日常工作提示、重要事务安排警示等功能。此外还特别要求系统具有完美的打印及预览功能，所有打印的文书，用户可以任意的修改其格式，自行添加数据内容、文字、图形、标志，修改打印的字体、字体大小，满足任何套打的需要。这个功能可以自行编码设计完成，也可在文书档案信息化系统中集约现行优秀的文书处理软件（如Microsoft Word）的相关功能组件，并与之有机地结合起来形成一个整体。
二、与时俱进，开发文书档案信息化管理系统
1、选择好文书档案信息化开发平台
文书档案信息化系统的开发及运行平台可选用Microsoft Windows 操作系统，它具有应用广泛、安装维护方便等特点。其开发工具可选可视化设计和真正面向对象的集成开发系统，如Borland公司优秀的DELPHI 或C++Builder等集成开发系统。其中DELPHI 是当今世界上最优秀的Windows、数据库应用程序开发工具。
2、文书档案信息化开发的具体过程
文书档案信息化系统开发是一个复杂的过程，它一般包括开发准备、系统调查、系统分析、系统设计、系统实现与转换、系统运行与维护、系统评价等步骤。根据实际情况，文书档案信息化系统开发更要注重系统调查、系统分析、系统设计、系统实现与转换四个步骤。开发过程要严格质量管理和进度控制。
文书档案信息化系统可采用目前流行的面向对象（OO, Object Oriented）的系统开发方法，面向对象的开发方法作为一种常用的管理信息系统开发方法，它具有开发效率高、开发周期短等优点，是近年来受到广泛关注的一种系统开发方法。目前提供面向对象的开发平台也很优秀，如Borland公司优秀的DELPHI 和C++Builder 等集成开发系统。
三、发挥优势，提升文书档案信息化管理水平
1、实施信息化系统内外网隔离，提高办公效率
计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。在此基础上，应用计算机软件收集文件资料、储存、分类、统计和查阅等
大大提高了办公效率。
2、实施文件和文字信息共享
在原始的手工操作管理中，行政事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
3、提高文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
4、提高档案人员的综合素质 一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。
四、科学规划，挖掘文书档案信息化系统应用前景
文书档案信息化系统可为档案管理人员输入、修改、登记、打印、交换、统计、归档等管理工作提供了完善的服务。通过使用可提高文书档案信息执行效率和安全性，也推进了政务进一步公开。同时解决了文书档案处理的连续性和全面性，实现了对文书档案自动处理和科学管理的全过程，可彻底改变传统的文书档案管理的低效和弊端，大幅度地提高了文书档案管理工作的效率，使文书档案管理工作步入了系统化、现代化和科学化的轨道。为进一步推动办公的全面自动化奠定基础。
参考文献：
关键词 档案数字化 建设 问题 探讨
档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势。随着电脑网络技术的发展、信息时代的到来，各行各业都大量使用了电脑办公。这不但极大地提高了工作效率，节约了时间、成本，而且减少了工作人员的劳动量。数字化档案将纸质版档案输入电脑进行管理，与网络技术相融合，不但实现了档案的信息化、远程化管理，而且实现了异地共享档案查阅信息，极大地方便了相关部门的工作。虽然数字化档案有很多优势，但是要完全做好档案数字化建设仍然存在着很多问题。档案管理人员对档案数字化管理没有进行专业的知识培训与学习，使得档案数字化建设难以进行和提高。
一、档案数字化建设存在的几个问题
（一）纸质版档案的完善程度影响档案数字化建设
虽然纸质版档案工作量大、管理麻烦，但是要进行档案数字化建设，首先必须借助纸质版档案，才能将档案中的各种信息输入电脑进行存储。因此，纸质版档案成了数字化档案输入的依据；其正确性和完整性将影响数字化档案管理的正确性和完整性。即有了完善的纸质版档案，才有高质量的数字化档案，而纸质版档案的完善程度将影响档案数字化建设。特别是对于一些对档案管理知识不熟、业务不专业的管理者来说，做好纸质版档案的正确性和完整性是其面临的一大问题。
（二）没有形成统一的数字化档案管理软件
现在各行各业的档案管理，虽然是用电脑进行管理，但仅仅是建立文件夹进行管理，并没有正式的软件管理系统。因此，用文件夹建立的档案管理无法提交互联网识别，也就失去了数字化建设的意义；进而也就无法实现档案数字化信息共享和远程操控。此外，有些行业和部门虽然使用了档案数字化管理软件，但是由于是出于本行业、本部门的需要而进行的软件开发。这种管理软件使用范围窄，软件内容和格式单一，通常只适合本行业、本部门的档案管理。甚至有的管理软件与本行业的计算机相匹配，一旦离开本行业的计算机，则其他计算机无法打开或者查阅，严重限制了管理软件的作用。
（三）计算机病毒始终是档案数字化建设中的困扰
计算机病毒是电脑中的最大弊端，而且也无法克服，只能通过设置防火墙和安装杀毒软件进行预防。事实上，计算机病毒对档案管理会造成毁灭性的损害。一旦计算机感染病毒，不但会使档案无法打开，而且易造成永久性的档案数据和信息丢失；档案数字化建设将毁于一旦、功亏一篑，造成很大的经济损失。此外，电脑黑客的侵入将窃取档案信息，使得档案管理的[私权被破坏，不仅会给单位造成严重的损失，而且会给个人造成不可估量的伤害。因此，计算机的安全问题是进行档案数字化建设必须要解决的问题。
（四）档案信息管理人员的业务知识单一
要进行档案数字化建设，档案信息管理人员必须具备档案管理的专业知识和计算机知识；只有融合两者，才能胜任数字化档案管理工作。事实上，很多单位和部门的档案管理人员不具备对以上两门知识的把握，其大多是由单位委任的。单位领导直接派遣与档案管理工作性质相近的职工，或者计算机专业的职工进行档案管理，这样既不利于档案数字化建设，也不利于单位的档案管理。严格来说，具备两门知识的人才甚少，现任的档案管理人员的档案管理水平不高，数字化档案的建设越发困难。
二、针对档案数字化建设问题的几点思考
（一）做好纸质版档案
虽然纸质版档案管理工作量大、管理效率低，但是鉴于数字化档案的弊端，以及为了管理安全起见，档案管理部门还需完善纸质版的档案建设。对此，一是要做好纸质版档案管理的正确性，包括档案中的日期、个人信息、文件内容、数字标点等。只有确保纸质版档案的内容正确无误，输入电脑的档案信息才会正确，具有数字化建设的意义。否则错误的数字化档案不仅会给他人造成损失，还会误导管理者一错再错。二是要做好纸质版档案的完整性和延续性。个人档案或者单位档案，因职工调动或者单位搬迁建设等容易导致纸质版档案丢失，且一旦丢失，就再也找不回来。因此，档案管理人员必须确保纸质版档案的完整性，从而保护单位和个人的资料信息，使数字化档案查询纸质版信息有据可依。三是要保障纸质版档案的安全。档案信息关系到个人和单位的隐私，关乎他人和单位的安全。因此，档案管理人员必须确保纸质版档案的安全，不仅要防止其发生损毁和丢失，更要防止发生篡改档案的行为。
（二）加强数据库建设和管理
数字化信息技术的发展促使档案管理工作不断取得了新的成绩。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前还没有建立一个完备的数据库。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理。有关部门应该应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库；数据库的建立是一个漫长的、由单个到群体的循序渐进的过程。要加强数据库建设和管理，有关领导就必须要求单位上下统一认识，充分认识数据库建设的重要性；坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，遇到问题共同探讨和解决。此外，在建设数据库的过程中要突出重点，打破传统思想的束缚，实现由单一的数据库向系统的数据库发展；在数据库的管理过程中，要能够重点面向应用、建立活库，应用数据库的使用频率和效率来考核数据库的活性等。
（三）提高管理人员的技术水平
鉴于数字化档案的重要性，必须建立专门的管理人员队伍进行管理。为此，档案管理人员应做好以下几点：一是要强化自身的计算机网络知识，提高计算机应用水平，充分发挥数字化档案建设的优越性。管理者不仅要熟练地操作计算机，还必须懂得如何利用数字化档案管理软件，加密隐私和设置计算机防火墙，识别和防范计算机病毒，安全清除计算机病毒，保证档案数字化建设的安全性。二是要熟悉档案管理知识，将档案管理知识充分应用到计算机管理中；能用档案数字化管理软件识别档案信息的正确性、完整性以及数字的逻辑性，使档案数字化建设质量高、效率好。三是要努力提高管理者的职业道德素质。不管是对纸质版档案还是数字化档案来说，管理者的业务素质和道德素质都至关重要。其管理水平和责任态度决定了档案管理的质量以及档案数字化建设的质量。因此，有关部门必须加强管理者的道德修养，严格做好对档案管理者的管理。
（四）要引进和应用先进的档案管理软件
管理软件作为档案数字化建设的管理系统，必须与计算机与网络升级同步，即必须让管理软件进行相应的升级更新。否则随着计算机系统的发展，管理人员将无法打开管理软件，或者网络升级使得管理软件在互联网中无法识别，从而影响档案的数字化建设。此外，要引进和应用先进的档案管理软件，加快和促进档案数字化建设的更新升级，促使数字化档案管理能够更加顺畅，应用更加方便，从而真正达到数字化档案管理的目的。
三、结语
要做好档案数字化建设，必须从根本上抓起。如引进和应用先进的档案管理软件，强化对管理者档案管理知识和计算机知识的培训，使其能够熟练地操作先进的管理软件；充分应用好计算机知识，避免病毒感染和黑客攻击、破坏档案资料信息。只有确保档案管理的安全性，数字化档案建设才有意义，才能顺应数字化档案信息管理的发展趋势。
（作者单位为国土资源信息院）
参考文献
[1] 裴海霞.档案数字化建设问题的几点思考[J].办公室业务，2016（17）：115.
[2] 张松令.新时期档案的数字化管理[A]. 2016年第一届今日财富论坛论文集[C].今日财富杂志社，2016：1.
