发布时间：2022-01-31 15:29:04
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的采购部经理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
二、调查研究公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。
三、审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。
四、要熟悉和掌握公司所需各类物资的各称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。
五、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
六、按计划完成公司各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。
七、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。
八、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。
九、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈公司总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。
关键词:工程公司;材料管理;内部环境
中图分类号:F540文献标识码:A
文章编号:1674-1145(2009)27-0019-02
材料管理是工程施工项目成本管理中的一个重要组成部分，材料管理水平的高低将直接影响到施工企业的成本、利润。在企业管理科学化、规范化、经济利益最大化的新形势下，企业间竞争日趋激烈，对材料管理也提出了更高的要求，就优化企业内部管理环境而言，必须根据实际需要，逐步完善购、运输、验收、保管、发放和回收等环节，为材料的采购管理、供应商管理、材料的生产耗用管理过程中控制方法的有效运用提供一个良好的运行环境，为企业预定目标的实现奠定基础。
一、建立专业归口、分类管理的采购管理体系
1.完善材料管理制度。为适应市场变化的需要，工程公司应该颁布《材料管理办法》、《材料招标采购办法》、《现场材料管理办法》等规章制度。强化材料的归口管理，分类分级负责材料运作各个环节，使得各个部门有法可依，有章可循。
2.建立合理的材料采购预算规划。工程公司的财务部门、工程技术部门以及工程实施部门应该合理沟通协调并及时传达信息，制定出合理的工程阶段性的材料耗用量。以便为工程公司进行科学的采购计划提供数据;为合理地选择供应商提供资料;为工程及时地对材料的生产耗用进行前馈控制和后馈控制提供依据。
3.严格规范材料采购审批制度。一般来说，采购审批制度的完善对企业的业绩有着积极的影响。工程公司对采购业务审核分以下几步进行:
(1)采购前的审核。采购员在编制材料采购计划时，注明每种材料的名称、供应商情况、购买含税价及税率等内容一起呈交技术部门和财务部门。财务部门根据所掌握的信息，对材料的价格、计划采购量进行认真平衡比较;技术部门则对材料的性能、配比情况加以认定。然后两个部门共同协作，采用定性或定量的方法确定出一定的选择方案。如果申报符合备选方案，则加盖“审核”章。反之，提出改进方案或否定此采购计划。最后报相关经理批准，审批后计划方可执行。
(2)货到后的查验。保管员负责核对材料采购计划、合同、质量证明、票据等凭证。发现品名不对、质量不当、数量短少、实际到厂价高于审批价格等情况时，有权拒收并汇报。对达不到质量要求的材料，按规定实行退货或折价处理。该办法防止了在计划执行过程中“质劣价高”问题的发生。
(3)票据结算前稽核。会计人员对入库单和票进行审核登记，稽核无误后加盖财务章，并报相关经理签字。
(4)要求企业每名采购员都要有业务记录手册，对自己经手的业务包括供货单位名称、材料名、价格、质量、付款方式等都应一一详细记录，一旦发现问题，便可以追溯责任到人。
4.加强材料采购机制的内部牵制。内部牵制是指在部门与部门、员工与员工及岗位之间所建立的互相验证、互相制约的关系，属于企业内控制度的一个重要组成部分。具体分为体制牵制、程序牵制和责任牵制。(1)体制牵制。组织机构控制是内部控制的基础控制，是其他各项控制能否成功和有效的关键。(2)程序牵制。注重程序控制，其关键是注意内部牵制组织的设计，不相容职务的分离，以防止差错，特别是舞弊的发生。(3)责任牵制，内部控制承担的相应责任。加强材料采购机制的内部牵制就是要从体制牵制、程序牵制、责任牵制这三方面明确各级各人员的权限与义务，杜绝各种暗箱操作。
5.结合市场情况采用科学合理的采购管理方式。工程公司在实施采购过程中应该实行双采购员采购制度。质量责任制度与采购核查制度相分离，采购与定价制度相分离。形成符合本企业特点的追求效益最大化的价格自控、联合和监控机制。
二、实施适应市场施工特点的材料计划管理方式
工程公司各施工项目单位应该根据计划工程进度提出各个施工阶段的总体用料计划申请表。实施要以年度、半年度计划为预测，季度、月份计划为依据，遇有设计变更、停工等要立即编报追加或核减计划为补充的阶段性计划管理方式。同时，为适应施工生产多变的形势，现行材料计划可缩短编制周期，增加编制次数，实施动态管理。为提高计划的准确性，要求计划人员注意收集各方面信息，分析、预测材料市场情况，提高企业的调控能力、快速反映能力，密切部门协作。材料计划的编制实施是财务部门、技术部门、计划部门、工程实施部门协同配合的结果。因此，要实现材料计划的全面性、准确性、及时性和预见性，工程实施部门应加强与技术、计划部门、财务部门之间的协作。材料计划要以施工计划为基础，以施工技术部门提供的备料计划为依据，及时掌握施工进度和工程信息，及时变更调整材料计划，同时计划部应对工程材料计划的及时性和准确性负责。各部门之间相互协作各负其责，共同提高材料计划的实用性。
三、完善材料质量控制体系
工程公司要认真贯彻落实质量责任制，加强质量管理基础工作，健全质量管理体系。建立相互衔接、相互配合、相互约束的材料采购工作程序，并按工作程序操作、检查和考核;按材料采购标准化、程序化管理要求，重点落实材料验收制度和可追溯性制度;在材料计划、采购、检验、保管等各环节，把质量体系标准落实到岗位和责任人，做到工作有记录、考核有依据。加强质量信息资料管理及项目部的各项基础工作，确保工程材料采购质量。
四、建立完善的材料供应商档案
1.合理地选择供应商。为了确保供应商选择的合理性，应该建立供应商具体情况的档案。档案内容应该包括以下一些内容:供应商的地理位置、经营能力、财务能力、设备与技术能力、准时交货能力、产品质量、行业声誉与地位、服务水平等。然后，根据建立的档案，合理地对已有的信息进行运用，建立起适合本企业的指标体系，对供应商进行科学地、综合地评价。由于这些指标的重要性，企业平时要注意合理地维护供应商档案，定期地对供应商档案进行更新。
2.采用ABC分类方法，对供应商进行合理的管理。建立供应商档案后，工程公司可根据供应商与本企业进行业务往来的资金额度和相关资料，对供应商进行分类。对不同类型的供应商采用不同的管理方法，这样有利于节约企业的人力、物力、财力。
3.优化本企业供应商的结构。不断优化工程公司的供应商体系，实行对A类供应商建立长期合作、互荣互利的关系;对B、C类供应商，采用适当引进新的供应商，保持适度的竞争、优胜劣汰。这样，有利于把握到市场的动态，保证材料优质优价的供应。
五、建立价格信息资料库
首先，工程公司应该建立自上而下的采购体系。材料采购部门要具备材料采购信息中心的功能。能够广泛收集市场信息，并及时向工程公司下属的项目部信息，从而使企业的资源得到共享。其次，各项目部也要在当地进行广泛深入、细致的资源调查，摸清当地的材料供给能力、需求情况、价格、运距、运输能力及季节性变化对供给能力的影响及价格浮动规律。再次，可通过网络信息、刊物及其他媒介收集信息，以充实采购部门的信息中心资料库;还可以由本企业派驻人员到重点项目施工地，反馈施工地区的价格变动信息和有关优惠政策。经多方采集的信息资料汇入资料库，提供给价格论证小组，经筛选论证和综合平衡确定出当期的采购价格，供各项目采购人员和相关部门使用。这样采购供应工作就能在占有可靠消息的基础上避免盲目采购，也为采购与定价制度机制的分离奠定了基础。
六、建立计算机管理系统
运用现代化的计算机管理系统加强材料管理，通过两个系统来实现，一个是材料价格系统，另一个是现场材料管理系统。材料管理系统包括三大部分:材料价格采集、分析和查询。采集系统是根据工程行业特点，制定多材料价格统计方法，通过市场调查，实地采购方式收集各种材料的信息，保存各种信息记录。分析系统是将收藏的材料价格按分公司制定的方法，将统计分析得出材料的加权平均价格(或市场价格)，并可提供各种材料进行分类管理，为企业有关人员提供可靠、准确的价格信息。查询系统，实现材料数据的远程检索，并增加了一些辅助功能。其中包括材料价格查询、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
现场材料管理系统包括数据采集、查询、统计等功能。采集系统主要完成材料管理各项数据的录入工作。具体包括:录入每月的入库单、出库单、材料价值单，录入盘点数。查询系统主要完成全年各项数据的查询功能。具体包括:查询支出账、收入账、查材料余额(查任一材料的余额数)、查价格表、查部门代码、查询供货单位(查任一材料的供货单位)。
七、建立考核与激励机制
在工程公司的材料管理过程中，应建立严格的考核机制和激励机制，定期进行总结考核。根据材料管理各个环节中易出现的问题，制订材料管理考核办法和考核标准，主要包括材料基础管理、材料计划管理、材料领用、材料现场管理、回收复用修旧利废、指标完成、管理创新等七个方面，实行百分制，可按考核侧重点不同赋予不同的权重。考核实行月考核兑现制度，定期考核后兑现奖励或处罚，对发现的违规违纪行为要严肃处理。每月末根据对各单位材料考核得分情况并对照奖惩标准进行考核兑现，与基层管理技术人员浮动工资挂钩、与机关材料主管部门浮动工资挂钩、与整个公司效益工资挂钩，进一步增强全体员工的节约意识;实行基层单位材料与工资的捆绑结算，全额互补，进一步促进了大家养成“节约材料就是增加工资、浪费材料就是降低工资”的观念。
参考文献
[1]路仲希.路基工程施工[M].北京:中国铁路出版社，2005.
[2]郑连庆.建筑工程经济与管理[M].广州:华南理工大学出版社，2007.
一、国企财务管理及内部控制体系建设的必要性
（一）有效提升管理的质量及水平
在国有企业发展的过程中，财务管理以及内部控制体系的关联性较为紧密，但是也存在的问题较多，所以，在财务管理工作以及内部控制工作建立的过程中，会出现一些不均等的现象。但是，在制度实践时，可以有效的提升企业的管理质量，从而为企业的经济化发展起到促进性的作用。
（二）有效强化企业外部抗风险能力
国有企业在建立及运营的过程中，企业内部管理质量的优劣性，与企业外部风险的控制有着直接性的联系。尤其是在新时期国有企业制度深化的过程中，通过财务管理制度以及内部控制体系的建立，可以充分发挥制度管理的关联性。因此，可以发现，通过内部管理制度的优化可以为外部抗风险能力的优化奠定良好的基础。
二、国有企业财务管理及内部控制的发展现状
（一）管理者的管理意识较为薄弱
国有企业在发展的过程中，存在着一种普遍性的现象，就是管理者的意识较为薄弱，对制度实施重视度不够，产生这些现象的主要原因可以分为以下几点：首先，国有企业中的管理层人员对于内部控制理念的认识不全面，而且对自身经营目标的建立也存在着不理解的现象，从而导致在内部控制理念建立的过程中出现体系不全面的现象。其次，国有企业中各级员工，对于财务管理制度没有进行有效性的分析，导致财务管理制度成了摆设。这也就是造成企业管理内容出现停滞现象的核心原因。
（二）财务管理与内部控制存在脱节现象
随着社会经济的不断发展，一些国有企业已经认识到财务管理以及内部控制制度的关联性，以及在企业发展中的重要意义。但是，在内部控制理念建立的过程中，却很少分析企业发展的实际情况，只是一味的沿用传统的财务管理理念，这种现象的出现就为企业内部管理及财务控制理念的建立造成了一定的影响。与此同时，在一些国有企业管理中，财务管理以及内部控制模式会出现矛盾冲突，从而严重的影响了监督管理机制的建立，使财务管理与内部控制出现脱节的现象。
（三）存在制度执行能力差的现象
国有企业在发展的过程中，责任及权利不统一会导致执行能力出现一定的偏差性。在实践的过程中，企业的内部控制制度与企业人员的执行能力存在不相符的现象，这种现象的出现也是导致责权不统一的主要原因。而在经济发展的过程中，很多国有企业已经认识到存在的因素，但是，在制度调整的过程中，会受到改革管理理念的制约。
三、国企财务管理与内部控制体系的建构路径
（一）建立长效性的企业内部控制体系
国有企业要想在社会发展的过程中，及时顺应时代的发展，就应建立有效性的企业内部控制制度。
首先，应该优化内部控制的流程，通过对国家法律规定内容的分析，结合企业的实际情况，优化企业内部的风险控制以及提高风险管理部门核心理念，形成一套完善性的企业内部控制流程，明确人员的基本职责，按照制度实施财务管理以及内部控制，从而减少人为因素为企业发展带来的风险，提高工作效率。
其次，要逐渐完善企业内部控制的制约性机制，在优化企业北部控制措施的过程中，不能仅分析某一特定的事件，而是应该根据企业的发展现状，建立连贯性的控制措施理念，从而与企业的经营及管理理念进行有效性的结合，实现科学化的监督管理经营理念，为企业经营活动的建立营造良好的发展空间。
（二）强化企业内部控制的审计监控制度
在国有企业的发展过程中，为了逐渐优化国有财务管理与内部控制体系的构建，就应该强化企业审计工作的建立。
首先，优化企业内部审计工作的控制。国有企业在建立及发展的过程中，内部审计工作的建立是保证企业科学化发展的重要手段之一，同时也是企业内部控制理念建立中核心性的内容，在审计工作建立的过程中，能够逐渐强化会计监督管理机制的建立。在这些制度理念实施时，可以保证企业内部审计工作的独立性运行，而且，在实施的过程中，也制定了定期审计以及专项业务的审计理念，可以及时发现企业财务管理及内部运营中发生的变化，从而在根本意义上保证企业经济发展的安全性、完整性。与此同时，在审计工作建立的过程中，其原有的审计重点发生的变化，通过工作时间的分析可以发现，转变为事中审计以及事前审计；而在工作内容上分析，将核心性的内容转变为内部控制执行审计。从而为国有企业内部审计的管理提供有效性的工具。
其次，促进外部审计监督工作的建立。国有企业在强化内部设计工作的过程中，也应该通过政府的力量保证内部控制制度的有效性执行。企业应该通过内部控制完成自我评估，出示对外的相关报告，主要包括无重大问题报告以及有重大问题报告等内容，然后，再通过外部的中介审计部门对企业内部控制进行系统性的审计，制定出评估报告，从而使企业对自身的发展建立其科学性的发展理念，逐渐优化内部控制系统的建立。对于注册会计师而言，在企业运营的过程中也会降低自身的风险，强化企业的内部控制，从而为企业发展建立的风险出现的因素，并提高企也运行的相关效率，为国有企业的发展奠定了良好的基础。
（三）运用现代化财务管理制度完善内部控制体系
在企业经济化发展的过程中，通过现代化财务管理理念的建立，应该选择科学化的财务管理机制，优化企业集团与分企业之间的集权管理理念，优化分权的制度实施内容。企业在适度集权的基础之上，应该建立合理化的权、责、力相结合的制度管理理念，通过对企业总体制度的分析，对不同的管理部门制定适应性的经济发展理念，从而确定出不同的经济职能。对于国有企业中的财务管理部门而言，应该加强经营决策以及成本控制等制度的建立，通过多样化内部控制制度的建立，优化企业的财务管理行为，从而为国有企业的财务管理制度的安全化运行提供有效性的解决措施，同时也实现现代化的财务管理理念。
1、 仓库补仓物品的采购工作流程：
仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称，规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议。
经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。
2、 部门新增物品的采购工作流程：
若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同 “采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.
3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称，规格;
(2)最近一次订货单价;
采购管理制度及操作流程
一、总则
为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，特制定本办法。
二、管理体制
公司可设立专门的采购部门，具体负责公司采购业务。
公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
公司采购实行集中与分散相结合体制。
三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购，由采购部门统一办理;低值、小额或限额以下的采购，由使用的部门各自办理。
公司实行成批和零星采购相结合体制。
四、根据年度经营计划，测算和制定年度原辅材料、物资需求计划，每年进行1~2次的成批采购;
五、年度物资计划难以概括，或市场供求变化导致物资需求计划改变的，可在年度中进行多交的零星采购。
六、贯彻五适方针，即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点，购进适当品质及适当数量的物料。
七、采购计划与申请
根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况，可以制定年度采购计划预案。
根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化，相应制定半年、季度或月度的具体采购计划，该计划按期滚动修订。
公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施，半年、季度采购计划须经总经理审批，月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。
根据采购计划制作的采购预算表，以一式多联方式提交，分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。
公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时，可即进提出采购申请，并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。
八、采购实施
采购部收到请购单或采购计划被批复后，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。采购询价获准后，采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。采购合同经双方签章生效后，采购员按合同付款进度，向财务部申请借款，及时向供应方支付定金和各期货物。采购员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收。如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购购员可拒绝接收或将货物退回供应方。对货物品种、质量、数量与合同不符的，采购员及进告知供应方，并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表，分类监控、跟催。采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管处置，寻找替代品或变更生产计划。
九、其他
1.采购部应采取有效措施，完成公司下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。
2.采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，趋势预测，提出最有利的采购时机。
3.采购部分分析主要物料的采购成本及构成，掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重，对有关费用重监控。
4.采购部选择运输方式，应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等，多方案比较后选定方式。
5.会同财务部确定贷款分期付款和结算方式，协商使用赊购、商业票据，减少公司采购和库存资金的占用。
十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价：
采购目标成本的完成情况;
采购合同履约率和违约程度;
采购成本节约额或损失额;
采购物料质量合格率;
价格波动情况;
供应商稳定性和开拓供应商新情况;
廉法或执着收回扣、受贿情况。
以上工作情况记入采购员业绩档案，作为考绩依据，并作出相应的奖励和处罚。
十一、附则
本办法由采购部解释执行，经公司总经理办公会议批准生效。
采购流程
1. 采购经办人在物品申请单或采购定单内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。
2. 各采购经办人在采购之前必须把物品申请单或采购定单交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。
3. 采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。
采购方式
1. 集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。
2. 长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3. 每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。
采购实施
1.物品申请表批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。
2.采购人员按核准的采购定单或物料申请表向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。
采购付款方式
1.审批程序复杂，整体效率偏低
公司依照职能划分各部门，对于生产效率的提高是有利的，但正因为如此，将只能细致准确的划分，易致使公司各部门之间协调能力低下，各部门互不相关各自为政。使各部门业务的交叉部分处于无人监管也无人敢管的状态，公司内部“自私”风气见长，各部门为减少承担责任而相互推诿，降低公司效率与利润，影响公司运转。
2.采购模式选择不够谨慎
集中采购与分散采购是一个不可或缺的选择，单纯的某一种采购模式并不能满足企业的需求。园林施工企业所需的材料多种多样非常复杂，企业就需要对原材料所需的不同进行选择不同的采购模式。一些工程招标过程中，本着低利润打造样板工程为目的，以只比成本价高一成的情况下招耍却未能成功获得该工程，经多方面调查究其原因亦是对采购模式分配不合理，没有恰当的对各原料进行分类及对其采购模式的选择，使公司近乎不赚钱的成本价远高于中标公司，降低了公司利润，对公司竞争力与综合实力造成影响。
3.采购流程存在漏洞
企业的采购路程过于繁琐会降低企业采购效率，适当的监管审批流程，可以减少腐败的发生几率，然而过的流程，则会减缓企业采购效率，使员工之间推卸责任，且让员工明显的感觉到企业对自己的不信任感，降低企业团结力。而企业采购计划的不准确也会给企业带来不可估量的损失，中小企业采购种类翻多复杂，个项目之间所需的材料比重也各不相同，这就导致采购计划更加的难制定，容易导致采购部门员工因懒惰而以过去的惯例对采购计划进行制定，因此而使企业造成经济损失。
4.缺乏完善的供应商选择机制
中小企业或与一个供应商长期合作，但缺乏监管制度无法保证采购材料质量，使供应商易与投机取巧、以次充好。或公司无长期合作对象，原材料每次采购采取同样的流程，临时抱佛脚采购价格不一，且在对于供应商选择是，也只是经过简单的市场调研，各部门经理简单商议后呈报总经理直接决定，最重要的决定指标是单一的价格。由此使供应商的选择缺乏科学合理性，造成公司资源的浪费。
5.权力过度下方，监管力度过小
采购部经理对本部门一切活动具有决策权，但经理分身乏术无法完成所有工作，因此采购部门经理应根据本部门内部人员不同的分工及能力等因素，进行工作的合理安排，将部分权力下放。但是，在权力下放的同时，亦加强监管力度，在权利增大的同时承担起相对应的责任，既要给部门人员一定的自由，也要有相对应的监督防治腐败。如公司近年来所用工具在固定数额以下的购买由采购部人员自行购买，因此在近几年，工具上报的损坏率不断提升，工具购买方面的支出也不断提高，这就是明显的权力下放的同时，缺少监管机制而造成的腐败现象，最后给公司造成了经济损失。
二、解决对策
1.优化采购管理系统
通过一些中小企业现阶段情况来看，在其供应商管理，质量控制等方面均需要改进。将优化采购系统流程为首要目标，根据公司情况，将其中重复浪费环节去掉，适当是采购管理流程简洁化。降低审批环节浪费时间，对采购环节中物流进行控制，降低在该环节所需资金介于运输时间。
采购组织应由采购部门为主导，其他部门参与提出意见并提供所需的帮助，如若，各部门只是单纯的“各司其职”，自扫门前雪，工程部只管工程，财务部只管财务，则公司很容易由于各部门协调不当或缺少意见而决策不当造成经济损失。
对各部门职责合理分配，将各环节细化分配到各人，且加强各部门之间交流共同协作，以保证采购环节顺利进行。对采购管理系统的设计，需根据本公司实际情况，进行有侧重点的设计创新、分清主次，由此才可使设计流程对公司是有益处的，而非倒使公司利益降低。
2.加强各部门职责意识
采购部经理拥有决定权，对各环节进行统筹，是采购环节高效率运作，加速企业发展。将对产品的需求与产品成本相结合进行综合分析，以提升产品价值的同时降低成本并满足企业需求，使该工程所需的产品功能与产品价格多种组合之中，选择最优的方案，降低企业成本；工程部提品细节要求，对供应商提供的产品进行审核是否符合要求，确保供应商交付的产品符合工程需求；财务部在采购流程中提供相关财务知识，以防供应商有机可乘，避免公司不必要的经济损失。
3.建立供应商筛选机制
供应商的选择对于企业采购管理系统来说是至关重要的，直接对企业工程质量及工程成本造成影响。在供应商的选择中应进行灵活有珍贵性的选择，进行市场调研，多方面实力综合对比，进行实地考察，了解企业真实经济实力、生产环节是否满足企业需求，对供应商企业全面考察、多方面了解；且选定多家备选供应商，增加企业谈判筹码，以备企业从中选择对企业所需产品而言，高质量、低价格、综合实力可完整提供所需产品的供应商，避免因供应商选择失误而给企业带来影响，应双方互利互惠共同发展。
4.规避风险
注意公司企业内部信息交流，保证信息准确性与时效性，在充分调查市场并进行实地考察，并建立畅通有效的市场信息渠道，了解其年度生产力与国家政策等，将市场变化考虑在内，最后对各所需产品价格进行预测，制定所需产品价格上限。
为防止人员，因公司漏洞而中饱私囊，对公司钱财发生贪污行为，与供应商相互勾结索取回扣，造成公司不必要经济损失的风险；故对采购部门人员分工明确，进行职责细化，明确采购人乐队供应商选择标准，并严格规定采购质量及采购价格，相关人员直接对其负责，层级之间互相监督，由采购部门经理对部门所产生的一切行为负责。
参考文献：
[1]叶美芳，建筑工程采购阶段材料质量控制研究，2008.
[2]石立峰、吕海荣，做好云林绿化工程的投资效益分析，中国高新技术企业，2008.
[3]大卫・琼斯，采购原理与管理，2009.
该单位采购业务情况
该公司的采购物资主要有原材料、五金配件、包装材料等。其采购业务分别由供应科、生产科、包装车间三个不同的部门负责，三个部门各自负责自己采购物资的保管。我们分别对以上三个部门的内部控制制度进行了请购单制度的测试、定货控制制度的测试、货物验收制度的测试、退货和折让控制制度的测试，并与各个环节的相关人员进行访谈。从表面上看，三个单位本身的内部控制较好：能依据公司下达的生产计划进行采购；根据生产计划调研市场，在此基础上书写调研报告并将调研报告交给主管领导批复；采购、过磅或验点入库、质检、统计等岗位已分开且相互牵制；大型设备的采购也在事先作到了可行性分析和招投标。但是经过细心分析判断和进一步的访谈后，我们发现内控设计方面还存在着很多缺陷：
1.机构设置和主管领导的职责划分
采购分别由三个部门进行，多头采购现象严重，增加了设立机构和人员的重置成本，也增加了内控对采购业务的控制难度和在采购中存在舞弊行为的可能性；采购物资的质检分别由三个采购部门为主来验收，使采购物资的质量高低难有保证；三个采购部门分别将采购物资存放在自己的仓库内，可能失去采购和仓储的相互制约，如盘盈、盘亏时若两者合二为一会增加舞弊的可能性；包装车间领用本车间保管的包装物，而包装过程中具体的损耗又由自己核算，这样领用多少、生产损耗多少就无相应的制约和牵制。
2.具体内控环节方面
生产计划制定的参与部门只包括经理、生产部门和销售部门的主管领导，无广泛的参与性和民主性，这样制定的生产计划难免缺少科学性；虽有市场调研报告，但由采购部门自己书写，内容简单且无外部证据来证明其公证性；长期由几个老客户供应包装物，可能会失去应有的竞争，如价格和质量；对于大型设备的采购内控设计和执行都较好，但对于日常五金配件的采购则由生产经理随意指派生产部门、设备管理部门甚至个人进行采购，存在多头采购现象，对于少量和日常五金配件的采购存在内控上的空白。
我们为其提供的完善采购内控对策
1.机构重组与主管领导之间职责的重新划分
（1）成立单独的仓储部门以收回供应处、生产科、包装车间、销售部门的仓库保管职能，仓库保管的人员由新成立的仓储部门来管理，并对这些仓库保管人员进行定期的轮流以减少串通舞弊行为。
（2）成立专门的供应中心负责全公司的物资采购收回供应处、生产科、包装车间的采购职能，供应中心职能只是调研市场与物资采购。
（3）成立价格委员会或由一独立的部门根据采购部门的市场调研报告及自己的核实情况，由生产部门、采购部门、销售部门、财务部门共同参与来选择供应商。
（4）质检科改为一个中立部门，并赋予相应明确的权责，如无质检报告仓储部门不能收货入库，财务不能开票、付款。
（5）对于主管经理人员的职责，应根据不相容职务不能混岗的原则作出的调整，以达到相互制约的目的。我们认为，仓储部门、质检科、供应中心、价格委员会应当归属于不同的主管经理领导。
2.采购内控环节的完善
（1）生产计划指定的参与部门应包括：请购部门、预算管理部门、仓储部门、供应部门、销售部门、财务部门。同时建立采购申请制度，依据购置物品的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门和人员的职责。公司再根据请购物品的类型和数量、价值来判断是否由公司集体来决定。
（2）在进行市场调研报告时应附供应商的价格表、质量等级、供应量、电话、地址，并需经企管部门审核其真实性和全面性。企管部门还应定期对目前供应商的信誉、价格、质量进行评估，并向另外一些有实力和能力的供应商发出询证函索要价格表。企管部门应建立供应商档案内容包括：地址、电话、价格、质量指标、折扣和付款条件、以往采购数量、价格等，以便及时核对与查找。
（3）将经审核后的市场调研报告交给某一机构或专门成立的委员会（可由采购、企管、使用、财务等部门参加）来批复供应商和价格时，不能由采购部门单独决定。
（4）通常用的大宗原材料、包装物和五金配件的采购则应进行招投标通过招标委员会来选择供应商。并且，每年应引入一定的新供应商，以增强供应商之间的竞争意识。
（5）质检人员、财务人员不准和客户见面，以减少舞弊和付款时的人情付款或者由使用部门、采购部门、质检科及指定技术人员到场，按计划单、合同书验收，如一项不合格则不予接受。验收时采购人员回避，但验收结果应通知采购人员，便于及时解决问题。
（6）五金配件的使用和采购必须经过设备管理部门的认可和主管经理审批之后应提交给财务或预算部门，如在预算范围之内则予以批准。并将批准文件视情况分交采购或仓储部门，之后才能予以采购或配件更换。
（7）设备特别是五金配件应交给专门采购部门或由采购部门、设备管理部门、生产部门共同参与进行采购，对于金额较大的设备则应成立相应的专门采购小组负责采购。
几点启示
1.关于材料采购控制点的设立
目前一般认为，在材料采购方面一般由五个控制点进行控制，即申请、计划、合同、验收、入库。设立这五个控制点无疑是正确的。但是市场经济下，各种经济成分同时并存和价格机制调节作用的日益加强，采购业务也应根据实际情况引入市场调研和招标投标这一控制点。这样可以通过对供应商的信用、规模、质量、价格等方面的了解避免上当受骗，如期履行合同；可买到物美价廉的材料设备；还可杜绝不正之风。
引入这一控制点，企业可先将采购的数量、规格、质量要求、采购原则通过信函、电话、网络等方式告诉供应商；供应商会发函或派人将有关产品说明书、产品质量检验证明、价格表等送给企业；企业再从中筛选出规模大的、质量好的、价格低、历史悠久的供应商进行考察；而后企业将了解的信息汇总，拟订招投标，并最终选定供应商。企业对于原材料的采购可进行每年一次的招投标，以增强现有供应商的竞争意识。这就是许多企业推崇的扬出去、收回来、走出去、定下来的采购方法。因此，我们认为，对于企业的采购环节可增加市场调研和招标投标这一控制点。如无这一环节，就难以降低材料的高成本和避免采购中的不正之风，即便是后五个控制点设计和执行都很好。
2.关于采购的内部控制
会议材料范文一20XX年6月17日，南方部分钢铁企业第二十七次采购信息交流会由攀钢主办,攀钢国贸承办(国旅协办)，在四川成都召开。湘钢、涟钢、衡管、韶钢、广钢、三钢、柳钢、新钢、南钢、水钢、鄂钢、昆钢、冷钢、萍钢、德钢、越钢、攀钢等17家钢铁企业的代表出席了本次会议。攀钢(集团)公司总经理助理张祖生在会议上致了欢迎辞并就当前钢铁企业面临形势提出了几点建议，攀钢国贸公司副总经理顾文发介绍了攀钢生产经营情况和分析了当前钢铁及原燃料市场形势，并就原燃料采购市场沟通合作和区域内资源共享提出了几点建议，与会代表分别介绍了钢厂的生产经营情况、采购价格信息、原燃材料需求及库存情况，对原燃材料市场形势作了分析、预测。本次会议达成了以下共识，现纪要如下:
一、当前中国宏观经济还存在较多相互矛盾迹象，但可以确定的是，中国实体经济中显示出的回暖迹象越来越多，在政府刺激经济措施和全球经济日趋好转的态势下，一旦民间投资快速跟上和出口筑底回升，中国经济下半年回升的步伐将会加快。
二、与会代表认为国内铁矿石价格已经到达底部，有部分地方铁矿石生产企业目前已处于停产和半停产状况，价格几乎已经没有下调空间。预计未来国内矿市场行情处于低位震荡、小幅波动。
三、进入20XX年6月份以来，煤炭市场受前期油价回升和近期钢材市场价格上涨的影响，都有不同程度上涨，南方地区绝大部分钢铁企业目前仍处于亏损状态，煤炭价格上涨过快，钢厂已经不堪重负。近期焦炭价格上涨幅度远快于煤炭价格上涨幅度。与会代表一致通过在保证供应的前提下，各钢厂共同维持区域内煤炭、焦炭采购价格稳定，避免恶性竞争，打消供应商的涨价预期。
四、目前钢铁行业处于高消耗、高成本、产能严重过剩、盈利困难阶段。20XX年以来，南方钢铁企业除部分以建材产品为主的企业略有利润以外，其他以板材产品为主的钢铁企业处于全面亏损状态。与会代表呼吁加强沟通合作，采取抱团取暖、抱团过冬等措施共同应对严峻形势。
五、与会代表一致通过采购区域内保持价格信息的及时沟通与联系，并确保价格信息的真实性。
六、本次会议商定，第二十八次信息交流会将由衡管承办。
特此纪要!
攀钢国际经济贸易有限公司
二0XX年六月十七日
会议材料范文二时间：20XX年3月21日
地点：高新区行政服务中心C207会议室
主持：杨帆
参加人员：孙勇、韩松、王朝军、报名供应商代表
记录：杨帆
采购项目：大庆高新技术创业服务中心生物和新材料检测平台设备采购项目
议题：
一、关于技术及性能要求(答疑)
二、政府采购注意事项
会议内容：大庆高新技术创业服务中心生物和新材料检测平台设备采购项目(项目编号：20XX-021)，组织了招标前的预备会，就采购项目中所涉及的有关技术问题及性能要求组织投标单位、需方进行答疑，并就政府采购注意事项规定了具体要求，会议决定事项如下：
1、竞争性谈判文件第12页中第20项程序控温马弗炉的内径技术参数更改为150*200*400。
2、竞争性谈判文件第12页中第21项程序控温干燥烘箱的内径技术参数更改为400*300*400。
3、竞争性谈判文件中国产仪器设备的供货期要求为30天。进口仪器设备的供货期为90天。
4、专家针对投标文件提出质疑时，投标方不能做出合理解释的属于无效投标。
5、正式开标前如有退出投标的投标方必须以书面形式向政府采购办进行申请。
6、预备会上供应商没有提出的技术问题，解释权在需方，供方须服从。
7、预备会议纪要与招标文件具备同等效力。
集中采购机关：大庆高新区政府采购管理办公室
开户银行：交通银行开发区支行
户名：大庆高新技术产业开发区政府采购管理办公室
帐号：2360006090
会议材料范文三一、会议时间:xxxx年xx月xx日xx:xx
二、会议地点:xx项目会议室
三、会议内容:xx月xx日开业前物质采购协调会
四、与会单位和人员:(详见本次会议签到表)
五、会议主持:xx
六、纪要整理:xx
会议内容:
xx月xx日酒店开业在即，为确保材料、物资供应能满足酒店开业要求，并解决酒店物质采购及各专业单位在施工过程中产生的关于甲指甲供材料采购及三方合同方面的问题，项目部邀请采购部、酒店筹建办、装修设计院、绿化部、集团家居中心、物业管理公司及相关施工单位召开本次酒店开业前物质采购协调会议。
一、本次协调会议对采购流程做了深入的讨论，以下为会议明确的流程:
1.室内家私、饰品、台灯:装修设计院下单(抄送项目部)采购部采购设计指导厂家布置
2.酒店客户消耗品、办公设备、广告、铭牌等:酒店筹建办下单采购部采购厂家安装。
3.蒸气锅炉、餐具、小五金:酒店筹建办下单采购部采购厂家安装。
4.室内园林绿化类:绿化部下单采购部采购绿化部现场布置。
5.室外园林构件类:绿化部提供清单项目部下单采购部采购厂家现场安装。
6.机电设备、吊灯、壁灯:机电下单采购部采购机电安装。
7.营销方面需要的物品由营销部门直接下单给采购部。
8.物业是单独的系统，需要的物品直接由物业下单给采购。
二、采购部明确了各类物资下单时间、到货时间相关要求。
由于集团采购部采购量大，针对酒店xx月xx日开业的物资采购，采购部制定了物质下单到货时间表，各部门应根据物资所需的生产周期提前一定的时间下单，并提前书面通知到场时间，以便采购部安排物流配送。
附:《酒店物品下单到货时间表》
三、各部门、施工单位提出的问题
1.机电:空调、水泵、配电箱、洁具、灯具、开关面板、筒灯、射灯采购单已经发到了采购部，希望采购部要求厂家及时生产，多催促厂家的生产进度及到货时间。
2.设计院:由于浴缸在阳台位置布置不适合，决定将客房阳台浴缸取消，阳台地面灯具取消，相关内容的采购应停止。明天会发设计修改联系单。
3.项目部:酒店SPA、酒廊、KTV、按摩间、特色餐厅、小型商铺未招商、未定装饰方案、未制定开放时间表，请酒店筹建办结合酒店开业的整体效果制定时间表，开展相关的招商、装饰、开放工作。
酒店筹建办:最迟xx月xx日会回复项目部
4.项目部:酒店开业倒记时广告牌及游艇码头方案请营销中心尽快跟踪落实施方案，酒店开业前的宣传、活动等所需的物资采购及场地布置应和采购部、酒店筹建办沟通协调好。
营销中心:方案还未最终，方案确定后会第一时间通报项目部。
四、作物质采购协调会总结及提示
xxx酒店xx月xx日开业对于公司及整个项目销售都至关重要，在年会上xx总裁均要求惠东凤凰酒店必须按时开业。公司相关的各部门及参建单位必须认识到xx酒店的重要性及紧迫性，酒店xx月xx日开业这是必须完成的任务!
酒店的准时开业对于物资到位要求很高，各部门必须认真梳理绝对不能漏项，并需提前和采购部联系，特别对于大批量采购需要了解厂家的生产能力是否满足要求，对于大型设备采购需要考虑到安装调试时间，是否需要提前安装管道、设备基础等。仓库管理需针对酒店物质大批、集中到场的特点安排好人员及存放场地，做好收、发、登记、存放工作。
附:《酒店物品下单到货时间表》《酒店物资采购梳理》
以上内容如各单位收文24小时内如未提出异议将视为同意本会议纪要。
