发布时间：2023-07-14 16:34:57
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子文件与电子档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
随着信息技术的迅猛发展，计算机网络、多媒体技术已延伸到社会的每一个角落，使世界信息化、网络化；由此产生的大量电子文件，不仅意味着一种新型档案载体的诞生，而且标志着记录、传达、留存信息的方式发生了形式的根本变化，电子文件归档亦成为档案管理工作的必然。做好档案管理的电子文件归档工作，是社会发展的必然要求，也是时代向档案工作者提出的严峻挑战。正确认识电子文件的特点和性能，是档案工作者必备的知识点，采取各种措施确保电子文件档案的完整、真实、准确与安全应成为档案工作者不懈的追求。
一、高校档案管理工作的现状
（一）学校档案应客观完整地记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但由于建设与管理投资原因，档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要；不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件等国家相关标准要求，使得学校档案管理工作的发展受到严重制约。
（二）由于目前档案归档大多数为纸质、实物，管理工作量大，使用查询困难；而人们对档案管理工作重视不够、对档案工作意识不强，以及对档案工作在学校建设中的重要性和必要性认识不到位，造成档案的实际利用率低下。
二、高校档案管理的重要性
如何做好高校档案管理工作，提高高校档案的实际利用效率，对高校的教育、教学、教研活动，有十分重要的作用。档案管理是高校发展与建设历史最真实面貌的反映，是提高教学质量与水平的必要条件；高校档案是学校教育活动、教学管理、学生学习和学校建设等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况；同样，学校电子文件归档也是高校档案管理最基础工作之一，随着办公自动化程度的不断提高，必须高度重视并规范电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，以便更有效地分析利用学校档案，帮助提高教育管理和学校教学水平，更好地为学校的教学管理服务。
三、电子文件归档
（一）体系的建立。
电子文件归档工作的完成，必须建立一个体系，依靠一支队伍，按照一定的流程。在原有档案归档的基础上，形成一整套电子文件归档体系，是一种切合实际的有效途径。
1?郾传统的文件――纸质文件的归档已有很长历史，经过多年实践，已形成相对完善的工作流程和归档制度，有较好的工作基础。开展电子文件归档也必须形成一支队伍来承担此项工作。但现状是：一方面，大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员、档案管理人员具有相对稳定的工作流程和熟练业务水平。另一方面，由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段。为此，必须对现有的计算机与信息管理人员或现有的立卷归档队伍进行必要的相关业务学习的技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化或立卷归档等相关基本知识的技能培训，担负起电子文件归档工作的重任。
2?郾相对于传统的纸质文件，电子文件归档所涉及的业务面更加广泛，受制约的因素更多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，对电子文件最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位，三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文件。
（二）方法与路径。
1?郾选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的分散各异转向集中统一，打破子立卷单位的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。可以利用学校网络技术建立校行政信息管理系统，比如可分为教学、科研、人事管理三个子系统。教学管理系统与学生注册中心、财务中心、教务处构成数据交换网，注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；财务中心负责学生交费信息的传递；教务处负责学籍、教学计划、课程、毕业数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
2?郾借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专门网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的，具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何中途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自动从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。已经归档的电子文件一律用光盘保存。
（三）纸质、电子文件归档并举。
1?郾在现有技术条件上，对一些具有至关作用的文件必须以纸质文件保存。由于电子文件的不稳定性和易修改性，有必要将一些重要的电子文件制成拷贝存档，以确保文件的安全。在现有基础上，对一些重要的文件最好采取纸质文件和电子文件一起归档的方法，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以利于参照互补。不仅如此，还要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，在做好纸质文件传统归档工作的同时，依靠计算机和网络技术，将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补，既可完好地保存纸质文件的原貌，又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。另外，在做好纸质文件管理工作的基础上，还要适时做好纸质文件向电子文件的有机转换工作。
2?郾在磁盘、光盘贮存文件耐久性留存的问题尚未解决之前，电子档案与纸质档案将并存很长时间。但从长远看，在电子档案存储的技术条件进一步提高之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光盘归档为主，纸质归档为辅的做法，而对那些价值高的档案，则采取以纸质归档为主，磁盘、光盘归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，而且能够减小档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种归档方案简化合一，要经过论证后才能实施。
四、结语
档案管理的电子文件归档实质上是一项系统工程，电子文件收集积累和整理归档等工作是一项长期的、艰苦的、细致的、难度较大的系统工作。对高校来说，做好电子文件归档工作，首先要领导重视，并且要亲自抓好这项工作，各有关部门须尽快接受这一新生事物；其次，制定相关的规章制度，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求作出具体的规定。只有电子文件归档，才能保障学校日常工作及教学、科研中产生的大量的电子文件的档案管理，才能真实地保证其原始性、真实性和齐全性。电子文件归档是档案工作的发展趋势，电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好地结合在一起，满足社会的需要。
参考文献：
［1］傅荣校.档案管理现代化.杭州：浙江大学出版社，2004.4.
关键词：档案管理 电子文件 纸质档案 差异
自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
5、结语
综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。
参考文献
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关键词：企业电子档案；电子档案管理问题；解决措施
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息时代的到来，改变了企业的管理方式，从传统的完全纸质化到如今的电子无纸化，企业档案的管理发生着巨大的变化。企业档案也已经成为企业信息资源和资产的重要组成部分，是企业建设、运营、发展的重要记录，对于企业的发展建设起着至关重要的作用。但是，中国企业对于这方面的应用探索还不长，企业电子档案的实际管理中仍然存在诸多问题，因此笔者结合自己的实际经验，给出一些思考和建议。
一、企业电子档案管理问题
（一）正式电子文件归档程序不够完善。正式电子文件归档程序不够完善，这主要是由于相关程序设计的过程中，档案管理方面的专业人员没有参与其中，单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计，立足在一些基本表面的问题，比如逻辑上的归档问题，信息的分总问题，可以说考虑的范围是相对局限，不够周全的。而由此设计出来的自动化办公软件，在一些现实问题上的解决措施有待改进。
（二）文件、档案系统分属两个系统。文件、档案系统分属两个系统，由此导致信息的归类出现一定出入，在后期信息的应用过程中也会出现一定的纰漏。结合一些公司的实际情况，在信息的分类上有一定出入，但是模式化的系统分类无法满足现实的需要，对于信息的应用、管理都会有着出入。
（三）电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配，从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中，两者的制作从事主体不相同，在没有明确的规则之下，两者的工作无法有效统一结合。
（四）电子档案储存载体安全度无法保证。档案对于公司来说是有一定价值的信息资料，因此需要有一定的安全保障。电子档案储存一般分成两种，一类是直接通过硬盘储存器，另一类是利用网络进行储存，比如最近比较热门的云储存，两者的安全性都无法完全保证。硬盘储存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦价值意义高的档案资源泄露，甚至丢失，会对公司产生诸多不利影响；如果是通过网络存储，尽管可以通过网络很好的备份存储，但是一些重要的信息仍会会被黑客攻破，或者遭到病毒影响，在安全性上也有所注意。
（五）相关工作人员的综合素质结合度不高。电子无纸化的档案管理减少了相关工作人员的工作量，但是对于其素质技能的要求有所增加。企业电子档案管理，需要其掌握一定的电脑技能，对于相关软件的应用，自动化办公系统管理达到熟练的程度，同时工作的责任心也是重要的保障。但是，在现实的情况下，一些资质比较高的档案管理人员在电脑技能上有所欠缺，而一些年轻的档案管理人员，还无法把理论更好地结合于实际，对于工作的认识不够完善深入，甚至某些年轻工作者缺乏工作责任心。
二、针对企业电子档案管理问题的解决措施
（一）电子档案监控严格化。首先，关于电子档案的形成监控问题，工作人员应该予以足够的重视。电子档案的形成可以说是信息库的建立，这是一个至关重要的步骤，来保证后期信息利用有价值可言，所以在电子档案形成的阶段，要确保电子文件的真实性和完整性，同时需要确保电子档案的方方面面都形成有效的监控，以科学、完整、严密的制度来规范监控过程，保证监控的效果，比如文件管理制度和体系的科学化、严格化，管理内容和执行的有效化等等。
（二）提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于公司的发展来说有着重要的价值和意义，很多甚至都是绝密文件，一旦泄露，后果不堪设想，因此，提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义，但是立足具体的措施，我们需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要从源头开始抓起，形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施，比如通过网络云盘来更好地备份以防丢失，以及对于每一个环节都采取一定的监控和监管，最好把每一项责任落实到个人，确保权责明确，以及采取更加严格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高电子档案甄别的技术。电子文件进入网络运行之后，其复制变得更为便利，也增加了工作的便利度，但同时也增加了其中的风险，比如关于电子档案真伪的问题，提高其中的甄别技术有着现实的必要，因此在电子文件办制的时候增加一定的加密措施，比如隐性的条形码应用。这样可以避免使用者和顾客对于文件进行篡改，危害企业的利益。
（四）优化电子档案的鉴定技术。在文件进行归档之前，一般需要先进行文件的鉴定，其目的是为了区别文件的价值，根据实际的需要来给出相应的标准，避免统一标准化的分类不利于公司对于信息的应用。在一定有效分类之后，可以方便企业选择应用，方便公司管理，更好地为公司创造价值。
（五）优化电子档案归档。现阶段，电子档案和文件档案处于同步归档的状态，实行“双套制”，但是实际过程中由于电子文件的法律约束力不高、技术问题大导致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在纰漏，因此需要更好地优化电子档案的归档问题，一方面需要着手建立和运用计算机网络环境下的具有多种特征的电子档案，另一方面需要继续发挥实体档案的作用，发挥实体档案和电子档案结合的作用，实现档案信息在现代社会信息平台上的有效运转。
（六）提高相关工作人员的素质。不管外部条件如何改善，软件设施如何改进，相关的工作人员作为工作过程中的主体，需要发挥出主观能动性，因此，提高相关工作人员的素质仍然是重要要求，一方面需要有针对性地对员工进行相关的专业化的培训，另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心，同时结合两者，才能让整个工作更加有效，有价值。
三、结束语
企业电子档案管理需要从理论上有所改善，更要立足其中的各个环节有所改善，不管是工作本身，还是各类的工作人员，发现问题才能更好地解决问题，才能让整个过程在实践中不断改进，让电子无纸化的企业电子档案发挥出现实价值，促进企业的发展。
参考文献：
[1]王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.
[2]邹喜玲.浅谈档案办公自动化管理[J].湖北广播电视大学出版社，2003，21（3）：107-109.
关键词：电子文件；档案管理；
文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
一、电子文件的重要性
首先，做好电子文件的档案管理工作有利于国家信息化建设的健康发展。近二十年来，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化日趋完善，文件从产生至处理结案几乎可以不使用纸和笔。因此，电子文件的档案管理工作已经成为国家档案工作、国家电子政务建设的重要组成部分。其次，电子文件的档案管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完整、长期可读。电子文件同纸质文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。而电子文件的处置阶段即是文件归档，应由档案部门进行集中统一管理归档，这是《中华人民共和国档案法》规定的有关要求，也是电子文件形成的必然选择，有利于国家记忆的长久传承。最后，做好电子文件的档案管理工作，可以更加准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户需求，也可及时发现利用系统中的弱点与不足，调整和改进工作方法或技术措施，使电子文件档案信息最大程度的被利用起来，为电子文件的档案管理工作提供更高的使用价值和基本条件。
二、电子文件的整理
电子文件整理时应根据文件整理目标和规律，借鉴已相当成熟的纸质文件整理程序方法和原则，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备工作。
（一）电子文件的组织。在电子文件形成后要及时进行收集、整理、积累、归档工作，防止文件丢失情况的发生，也就是将零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号、密级等电子文件的著录标引应由档案部门的归档人员来完成。
（二）建立数据库。电子文件在数据库中是以虚拟方式存在的，应建立“虚拟文件库”。经过分类、划分和排序后，依次将电子文件登记在“虚拟文件库”中，并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联，实现数字数字保存、数字检索和数字显示。最好再建立一个电子文件索引数据库，这样更利于以后进行查找。
（三）电子文件的存取。电子文件的整理是一个完整的生命周期，涉及多个部门。坚持纸质文件与电子文件并存，即保存二套档案。利用计算机辅助管理系统对电子文件的形成处理、收集处理、整理归档、保管利用过程中，进行自动跟踪管理，专人专机负责，再进行拷贝或刻录到可以移动的磁盘、光盘介质上，以便长期保存其原始性和完整性。
三、电子文件的归档
电子文件的归档与传统的纸质文件的归档有所不同，不论在形式或载体上都存在很大的差别。电子文件是将接收到的文件按要求进行分类、编制文号后转到档案数据库或记有归档的标识。然后由档案部门统一管理归档。
（一）确定范围。确定归档范围是归档的首要任务，也是保证电子档案管理的关键。凡是依据国家规定、能够反映实际情况、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。将属于同一种类、同一格式，具有历史联系的文件相对集中到一起，便于操作者查询读取文件，也便于计算机寻找文件。
（二）明确时间。按规定每年度的电子文件应在次年的6月底前进行归档，因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命、功能等问题，一般以不超过2～3个月为宜。
（三）制定规范。及时收集、积累电子文件，确保不丢失，保证其完整性、准确性、原始性。对于草稿文件，考虑到以后纸质文件逐步数字化，建议对其进行积累、鉴定、归档；对于起辅助作用或正式使用的电子文件，应及时收集、整理、归档；对于电子文件生成的软硬件环境和原数据，也应加强管理，一并进行归档管理；对于归档电子文件格式尽可能的通用、标准；这样可以大大提高档案的真实性和可靠性。
（四）选择载体。纸质文件档案管理的载体比较稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，如利用磁带、磁盘、光盘等，在脱机采集数据的介质移交方式上极其容易造成数据丢失。因此，利用网络移交较为安全。一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。现在大多数单位都已建立了计算机局域网，可以借助本单位的网络与档案部门之间开通电子文件归档专线，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此线传输到档案管理部门。二是选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应现代社会发展的需要，由单位指定一个管理部门（如信息中心）负责本单位的数据传输、资料鉴定、内容审核、编目整理后，通过网络传输，移交给档案部门进行保存。以保证电子文件形成部门对其数据的原始性、准备性、真实性负责。通过计算机或网络收集与管理电子文件，是实施前端控制的有效手段。任何电子文件一经产生，电子文件管理系统就自动进行跟踪管理，档案部门可通过网络对其进行档案管理和控制，对电子文件的生成、迁移、归档、利用等各个阶段设置完善的功能管理，对各个环节实施逻辑管理。
四、结束语
随着办公自动化应用进程的加快，在日常工作中高效、准确地处理各种信息的工作方式会形成大量的电子文件，这就给文件的档案管理工作带来了更高的要求。目前纸质文件的档案管理的目标和要求是相对完善、明确的，但电子文件档案管理缺乏严格有效系统的管理办法，加强电子文件档案有效有序管理迫在眉睫。笔者认为，电子文件同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，应认真把握电子文件的特点，分析其档案管理规律，结合办公自动化的要求，完善各项制度和技术规范，不断推动电子文件的档案管理和有效利用。
参考文献：
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[2]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化，2012，（01）.
【关键词】电子档案管理；特殊性；知识技能
随着办公自动化的进一步扩展,特别是信息产业和网络化技术的广泛应用,许多电子文件归档后形成了电子档案。电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则,但电子档案与纸质档案仍有很大的不同——因为纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离,人们不依靠任何技术就能识别档案的内容。而电子档案则须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上后,就离不开这种技术和设备,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,这就造成了电子档案管理的特殊性。
研究电子档案管理的特殊性,探讨建设一支与之相适应的具备一定知识技能的电子档案管理队伍,是实现档案管理现代化必须解决的课题。
1．电子档案管理的特殊性
电子档案管理与纸质档案管理不同的主要原因,是电子档案管理要依赖电子计算机的软硬件技术平台。因而电子档案管理的特殊性表现为以下几个方面。
1.1电子档案管理的信息内容数码化
电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息,转换为数码或符号来存储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术还原后才能阅读。
1.2电子档案管理必须实行文档处理一体化
从管理的角度看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理,但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导,使产生的电子文件能按归档要求归档管理;同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等,因此,在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。
1.3电子档案保存保管技术复杂化
纸质档案只要符合保管保护条件,就能达到长期保存目的,而电子档案长期保存就要面临许多的技术上的问题,例如电子档案可存取性、可用性、可理解性因素,电子软件所依赖的计算机软硬件发展水平,电子信息存储载体的耐久性等等因素,都会影响电子档案的有效保管,必须要有一整套的技术措施来给予支持。
1.4电子档案开发利用形式多样化
对于纸质档案的开发利用,我国已有一整套的方针政策和方法,但电子档案的开发利却面临着许多新问题,如电子档案的利用是通过通信传输,还是提供存储载体的拷贝件,抑或是直接利用计算机系统提供利用;还是电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等等,这些都要根据电子档案的特性来制定相应的政策方法,并提供足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。
2.电子档案技术管理
2.1电子文件分类
档案管理工作中的全部电子文件，按照业务类别划分，可分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等，这是按业务范围进行的分类；目前比较普遍而公认的分类方法是按照电子文件的来源划分，这种来源是形成电子文件的软、硬件设备。据此电子文件可分成文本类、图形类、数据类、程序类、图像类、声音类、多媒体类等。如通过文字处理软件形成的文件为文本类文件，通过AUTOCAD等软件形成文件为图形类文件，通过编程软件形成的文件为程序类文件，通过照相机等设备形成的文件为图像类文件，而通过音频设备形成的文件为声音类文件、通过多媒体软件制作的文件为多媒体类文件。这一分类方法基本涵盖了档案管理中所有电子文件，是科学而实用的电子文件分类方法。
2.2电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密
但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索。基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度和准确率。查找网上文件，更不可以盲目检索.而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号，才能以最快的速度命中目标，否则如同大海捞针。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。对于这一部分文件一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善.进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。所以，对于档案管理工作的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。
2.3电子文件的鉴定也存在着区别真伪问题
档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则.电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。
2.4电子文件的归档方式
目前普遍是光盘归档和电子文件在线归档两种方式，即通常所说的物理归档和逻辑归档。光盘归档要归A、B套，A套作为母盘保管，B套提供利用。光盘按照电子档案的编号规则进行编号和管理。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好电子文件接收准备工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件并将文件管理权向档案部门移交。电子文件的在线归档也应打印出文件目录以备交接查存.重要文件应刻录光盘备存。
3.电子档案管理队伍的建设
电子档案管理的特殊性,要求电子档案管理人员既要具备档案管理基础知识,又要掌握自然科学知识和电子计算机应用技术,才能对电子文件及电子文件归档后形成的电子档案进行有效管理。这些知识和技能主要表现在以下两个方面:
3.1电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识
对档案学概念、档案管理学、文书学和档案保护技术学等知识予以深入了解和掌握,能熟练运用档案管理的理论知识来指导档案管理实践，不仅要知其然，还要知其所以然，面对不断出现的新问题，研究探讨新的管理方法，才能对电子档案按档案管理的原则和要求不断深化，实施常态化管理。
3.2电子档案管理人员还必须加强自然科学基础知识的学习,掌握电子计算机应用技术
对自然科学基础学科、微电子技术知识、电子计算机技术、计算机软件技术、现代通信和计算机网络技术及其在档案部门应用知识必须要有一定的了解和掌握，而对计算机操作、保养、维护的实际操作技能应达到国家规定的中级水平,只有这样才能对电子文件、电子文件归档和归档后形成的电子档案进行有效管理,达到长期保存和开发利用电子档案的目的。
建设一支高素质的电子档案管理队伍,一方面应引起各行业单位的高度重视,把培养电子文件、电子档案管理人员当作大事来抓,通过继续教育、学历提升等途径，尽快培养高素质的电子文件、电子档案管理人员;另一方面档案部门可以引进具有计算机技术的人员，改变档案部门人员知识结构单一带来的不足。
知识经济时代下,高新技术迅猛发展,既给企事业单位档案管理工作提出了挑战,又为开展电子档案管理提供了有力的技术支持。相信只要敢于迎接挑战,以科学的态度来研究电子档案管理的特殊性、规律性问题,并加强电子档案管理人员新知识、新技能的培训,迅速建设一支高素质的电子档案管理队伍,我们就能够管理好电子档案,保证在电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存。 [科]
关键词：高校电子档案 档案管理 制度建设 信息技术 安全管理
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）07（a）-0216-01
电子档案有别于传统的档案文献，它具有数字化、虚拟化的特点，是承载信息读取的重要媒介。其载体的范围包括电子计算机、光盘、磁盘、软硬件等，提供电子档案信息存储和应用读取的全部介质。随着信息技术的应用与普及为电子档案管理提供了必备条件，高校电子档案信息资源是调节引导电子档案建设的基础要素。为了推动电子档案建设的发展，有必要对高校电子档案管理进行完善和强化管理措施。
1 电子档案管理中存在的主要问题
1.1 电子档案管理规章制度不健全
当前，许多高校电子文件的产生实际上是无序的，对电子文件归档不明确，存贮载体存在不安全隐患。对电子文件的归档程序没有规范化，缺乏行之有效的管理制度。在办公自动化系统设计时，没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把许多有价值的应归档文件分散存放分散管理，没有及时将个人存储的电子文件及时归档，有很多重要的文件被随意的删除覆盖掉。给电子档案工作造成严重损失。
1.2 档案管理人员专业素质参差不一
在档案管理过程中，只有选配素质高业务能力强的档案管理人员，才能提高档案管理水平。高校电子档案管理人员缺乏专业技能，对电子技术、通信技术及网络系统知识掌握一知半解，没有积极更新相关知识，导致电子文件的归档工作出现被动、滞后的局面。
1.3 电子文件的形成与电子档案归档脱节
在高校档案管理工作中，从电子文件的形成到归档要经历许多部门，许多部门产生电子文件时没有档案人员参与意见，电子文件管理不严，形成文件的部门及人员对电子档案归档意识不强，存在随意删改的现象，有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，导致电子文件管理与电子档案管理出现关系不顺，相互推诿时有发生。
2 高校电子档案管理的对策
2.1 建立建全档案管理工作规章制度
领导要高度重视档案管理工作。档案管理部门要积极组织专兼职档案管理人员参加相应的学术交流活动，提升档案管理人员的业务水平以及对电子档案管理工作重要性的认识。根据国家有关电子档案管理的统一要求，结合本校的电子档案的特点和存在的问题，提出可行性的规范措施和管理制度，如：收集范围、整理方法、立卷方式、归档时间、保管措施等，使各系部在归档工作中有章可循，从而使档案管理工作朝着制度化，规范化方向发展，才能使电子档案管理更加专业化。
2.2 提高档案管理人员的综合素质，培养专业档案管理人才
档案管理人员的素质是关系到档案管理工作是否做好的重要的因素，要建设一支高素质的档案人员队伍，必须提升档案人员管理水平及业务能力，加大对档案人员的培训力度，档案管理人员要不仅要学习好档案学、档案管理学等法律法规之外。还要学好相关学科的知识，高校中教科研方面的电子档案是高校电子档案管理中的重中之重，所以加强专兼职档案管理人员培训，培养出复合型档案管理人才是高校档案管理工作的重要任务。
2.3 加强电子档案安全保护措施
随着信息化建设的快速推进，电子文档的重要性越来越突出，安全保护问题也越来越严重。每一个阶段都存在相应的安全威胁。电子档案安全是指电子档案从产生、存储、处理、传输、利用及销毁和永久保存的过程中存在的安全隐患。要选取质量好，性能优的信息载体存贮档案信息，创造适宜的存贮环境也是电子档案信息载体使用寿命长短的重要因素，还要防止光线和有害气体危害。电子文档保护从防护到借助电子文档安全管理系统，才能真正保证电子档案载体的安全，所以加强电子档案安全保护是提高电子档案利用率和延长使用寿命的保障。
2.4 保证电子档案信息内容来源的原始真实性、完整性和长期有效性
电子档案原始性、真实性、完整性是进行电子档案管理的核心问题。纸质文件内容的原始性清晰可见，内容真伪易于判断，而电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。保证电子文件的原始性。电子文件信息的原始性是确定其真实性的基础。要从电子文件生成时就要开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录。制定文件生成和办理的流程控制程序；建立环环相扣的责任者链接，分别对起草、审改、定稿、签发、接收、承办、归档等过程进行严格把关和办理交接手续。才能保证电子档案信息内容来源的原始真实性、完整性。
高校的电子文件是高校进行行政管理和教学管理的重要资源，高校要从管理和教学的实际出发，采取切实可行的管理措施，从硬件与软件两个方面来加强高校电子档案管理工作，只有把这些重要信息资源得到很好开发与利用，使之达到科学化管理，才能更好地为教科研服好务。
参考文献
[1] 陈晓梅.浅析高校电子档案管理[J].科技信息，2012（9）：231.
[2] 王涛，唐曙光.浅论高校电子档案管理的优化策略[J].兰台世界，2011（S1）：97-98.
关键词：建筑工程；电子文件；档案管理
随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我国建筑工程电子文件的档案管理现状
我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。
2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施
针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的，只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系，才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面，我们对于电子文件的内容需要进行核实，另一方面，对于已经归档的文件要合理的保存，防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取，确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。
建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础，因此，我们需要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。
作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心
参考文献
zlx：从当前实践看，电子文件管理系统还基本难以找到对应的管理主体，它更多的是理论界的一种自娱自乐式的纯理论阐释。因为，电子文件在业务部门产生以后，一直就在各业务系统中运行，如会计档案是在会计电算化系统中运行、教学档案是在教务系统中运行、电子公文是在公文管理系统中运行等。总不能说会计电算化系统、教务系统、公文管理系统等属于电子文件管理系统吧？它们都是为了办理上述业务而存在的管理系统或平台，而不是为了管理电子文件而存在的系统或平台。当前学界一般把电子文件管理系统定义为管理电子文件的平台，而上述系统存在的意义不是为了管理电子文件，而是为了完成相应的业务活动，因此，上述系统显然不是“电子文件管理系统”。而电子文件在办理完成之后，经过归档又直接进入到“档案管理系统”里去了，所以这个“电子文件管理系统”在哪里呢？谁在对其进行管理呢？
任越：支持zlx的观点。电子文件管理系统就是业务系统，这个系统本身就是单位业务系统的拓展，只不过档案学界将这个电子文件管理系统单独拿出来，其实必要性不强。各位可以上网搜索，哪个学界专家真正开发过电子文件管理系统并搞过实证研究？电子文件管理系统都是人家科技公司研发出来的，专家们只不过提供了一些素材和需求罢了。
陈建同学：支持任越的观点。电子文件管理系统还是要围绕实践部门走。电子文件管理国家战略顶层设计正在全面实施，电子文件管理系统国家标准也已经颁布。实践层面，电子文件管理系统的研发和应用正在逐步推进。
红旗下的档棍：电子文件管理系统很尴尬，为什么不是OA呢？或者说是某种业务系统。我觉得zlx说得有道理，现实生活中其实就是一种特殊的业务系统而已。管理主体就是文件背后业务活动的管理者。
simon：我是企业档案馆的，单位有个部门叫文档处，负责管理公司文件和档案。电子文件管理系统主要是管理电子文件的，电子文件系统中有个模块叫档案管理模块。电子文件办毕后，在线整理归入档案管理模块，变为电子档案。所以我们的电子文件概念和现在学界说的电子文件概念不太一样。我们基本沿用了纸质档案的管理模式，管理主体没有变化。
一芙：我觉得主体是文件形成单位，电子文件系统的存在是为了单位的业务而设置的，电子文件是业务活动中形成的文件。
追梦的少年：立档单位和业务部门应该是电子文件管理系统的主体。立档单位和具体业务部门是电子文件的具体形成者，他们对电子文件的形成过程、目的、背景等情况了如指掌，可以最大限度地确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
陈建同学：电子文件管理系统有主体吗？是管理主体还是开发主体？这个问题要搞清楚。
任越：支持陈建同学的观点。电子文件管理系统就是个系统程序，怎么会有主体？主体是程序员。
simon：我们单位管理和开发都是文档处统一管理。
wgy0828：系统管理的主体必须是系统管理员。至于谁是系统管理员，是什么级别的管理员，就回到电子文件管理主体的问题了。
simon：系统管理员听文档部门的，所以系统管理员只是辅助管理，还是需要按公司统一的文档管理制度来操作，所以管理主体就是文档部门。
wgy0828：你说的系统管理员是刚开发好的初始身份吧，系统移交单位之后的管理员不就是与文件流转相关的人员。
红旗下的档棍：其实，电子文件管理系统只是一种业务系统而已，有时表现为狭义的办公部门开发使用的系统，但更多的是其他业务部门管理的系统，其管理主体多数情况下为文件背后业务活动的管理者，管理行为包括需求提出、可研论证、组织设计管理、开发管理等。
住在春天：电子文件生命周期中一般存在三种类型系统：业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统。业务系统和电子文件管理系统与文件形成单位相对应，电子文件长期保存系统与档案馆相对应。
档案研究僧：这个讨论的主题是不是有歧义啊？是在讨论管理电子文件的主体，还是管理电子文件管理系统的主体？电子文件管理系统的主体听上去感觉有点别扭。一个系统的主体是设计系统的人，还是在运营维护系统的人？
zlx：歧x？谁对它实施管理，谁就是其管理主体，如档案管理系统的管理主体是档案管理部门，这个理解有错？
红旗下的档棍：电子文件管理系统的客体从形式上看，包括视频、音频、电子公文、零散数据等。从归属上看，按照档案界发生型定义的方式，一般为文件形成者。技术层面分清客体很重要，为什么呢？因为这涉及系统的数据量和信息量，进而涉及系统整体的网络结构、数据结构和存储形式。系统数据量和信息量是进行系统可研论证的重中之重。
zlx：电子文件在办理过程中在各“业务系统”中运行，办理完毕后，在档案管理系统中运行，请问这个“电子文件管理系统”去管哪里的“电子文件”？
simon：管的是档案管理系统中的电子文件。
zlx：从我国实际状况看，电子文件管理系统是夹在业务系统与档案管理系统之间的一个系统，可能就是“画蛇添足”。电子文件管理系统不是一个筐，什么都能往里装。电子文件管理系统也不是自由体，各人有各人的边界，这样的东西就是个虚的。
一芙：电子文件管理系统是业务文件流转的平台，怎么会和业务系统是分离的呢。
zlx：高见！第一次听说，电子文件管理系统是业务文件流转的平台这种说法，那么，会计电算化系统是算业务系统还是算电子文件管理系统呢？
田宁宁：电子文件管理系统是不是以电子文件为主体的，电子文件是业务的载体和内容吧。否则，电子文件管理系统里面都是啥内容呢？
一芙：电子文件管理系统是对电子文件生成、流转、处置、利用等过程进行管控的平台，有的包含档案管理系统，有的与档案管理系统分离。我这种理解不知对不对。
simon：没问题的，很符合实际工作部门的管理情况。
wgy0828：那么电子文件管理系统和OA系统的功能区别在哪儿？
一芙：没区别啊，都是电子文件管理平台。电子文件管理系统是一个大的名称，OA办公只是其中的一个业务而已，电子文件系统中还有其他业务流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵盖的内容不同，涵盖少则与OA同名，涵盖多则等于OA+档案管理系统，和实际工作比对就是文档处只管收发文及文件办理管控，或者只管归档文件，或者既管OA，又管归档文件。
红旗下的档棍：老实说，我眼里只有档案管理系统和非档案管理系统，有些术语比较讨厌，理论上也不是不能把电子文件管理系统概括得非常大、非常全，甚至包括标准规章之类的，但这样只是方便论述而已，有一定的理论意义，但实践意义也仅是提醒实践工作者注意考]问题的全面性，真要是去开发系统，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作尽可能地分解。我的经验是业务系统中的数据要有一个归属，各个业务系统之间要有一个数据中心去调节。
追梦的少年：电子文件管理系统是对单位业务管理系统的集成，同时也是连接档案管理系统的桥梁和纽带，三个系统的整合将是优化文档管理系统的一个方向，当然这种整合并非易事，涉及不同的管理主体。
simon：电子文件管理系统是存在的，不论是从OA角度理解电子文件概念，还是从档案角度理解电子文件，或者从文档一体化层面上理解电子文件。
红旗下的档棍：电子文件管理系统其实是从档案管理的视角对业务系统的一种观察，是一种方便从档案管理认识实践现象的工具，有了这个命名方便档案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便档案管理人员对档案这一客体的关注。所以，作为一种理论研究的对象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦开始深入地分析，应把它忘掉，让它消失掉，心里想着怎么用档案的手段把业务搞好就行。
zlx：系统存在与否应该是看是否有利于管理流程的优化为标准，如果 “画蛇添足”，还不如不要为好。
wgy0828：如果按学界的说法，一定要将电子文件管理系统与“业务系统”“数字（电子）档案系统”区分开来，那么它就没有独立存在的内在驱动和外在基础：1.形成主体电子文件意识不强。最近半年调研的8家事业单位和9家企业中，系统开发时基本上只关注单位业务系统的便捷性和安全性，强调数据的采集、统计和关联，对其凭证性往往患有技术依赖症，认为在系统里的文件就是默认权威的。2.缺乏明确且强有力的主导者。公文主管部门更多关注文件内容、格式和流转，而不是其存在形式，档案行政管理部门对电子文件的长期保存感兴趣，却从权力和能力上都没法真正实现“前端控制”。另外从效益上来说，在业务系统和电子档案系统中间夹个电子文件管理系统，其产出比和响应时间都不划算。
simon：其实反过来再想想，除去一切电子文件管理系统，回到纸质文件时代，事情一样可以顺利处理，只是效率低些，所以电子文件管理系统首先是提升效率的工具。再进一层，电子文件管理系统不光是管理了电子文件，更是一种工作模式的改变，产生了新型的信息沟通管理模式。所以，形式可以千变万化，不变的是对文件管理的需要。
住在春天：从理论上来说，如果电子文件管理系统没有必要存在，除非是它的功能没有了价值，无需从业务系统中捕获电子文件，也无需具有行政有效性和法律证据性，或者它的功能可以被其他系统取代或覆盖。
