发布时间：2023-07-16 08:31:30
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关键词：基层党校；教务档案管理；教学
中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2015）08-160-02
教学是学校的中心工作，学校必须以教学为主，这是任何学校教学必须遵循的基本规律。因此，要实现基层党校可持续发展的目标，比较重要的一个环节，就是加强教务档案的管理并不断提高管理水平。
一、教务档案管理的内涵
教务档案管理，简言之就是搜集、整理和分析研究有关教学与教学管理方面的资料和数据，使之分类、归档、立卷，并进行检查和监督的一种有效活动。
二、基层党校教务档案管理的地位和作用
教务档案是党校和教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等原始记录。它主要来源于两个方面：一是学校的各个管理部门；二是教师在教学实践中的成绩统计和经验总结。它是党校教学最原始、最准确的记录，具有很高的实用价值。
1、为学校领导决策提供依据
当校领导处理问题、制订规划、研究教改方案时，就要结合本校实际情况参考以往的经验、教训等资料作出正确的判断。
2、为查考有关个人情况提供凭证
教务档案记录着教学的全过程，是历史的见证，它可以为查考教师工作情况，证实学生学历等提供可靠的凭证。是反映整个师资队伍能力和水平以及教师个人晋职、晋级、评定职称的重要依据。
3、为提高教学质量提供参考
教务档案中包含着历任教师对教学内容的研究、教学方法的探讨和改进以及教学经验等，它是后任教师教学的好帮手。有利于学习和借鉴他人的成功经验，提高授课质量。
4、为教学研究提供素材
教务档案记录和反映了学校的历史面貌和教学情况，是研究党校教育规律和学校各学科科研活动的第一手材料，也是编写校史的必要素材。
三、基层党校教务档案管理的内容
学校的层次不同、性质不同、教学目标不同，其教务档案管理的内容也有很大的不同。就基层党校教务档案管理来说，主要内容包括以下三个方面：
1、学员学籍管理
主要有学员的简历、培训和学习期限及各科考试成绩、考勤和结业、肄业、毕业、退学等证书的处理等。
2、教师业务档案管理
包括教师来校前的基本情况，来校后的教学时间、效果、科研成绩、进修和晋升及教师整体结构的分析和预测等。
3、文件和资料的归档立案管理
可分为三个层次。第一是上级党组部门有关办学的指导性文件、法令、决定和本校制定的教学计划、课程设置、教改为案、经验总结多；第二是党校办学的历史资料；第三是国内外党校、干校的交流资料。
四、基层党校教务档案管理的问题
近年来，为了适应基层党校教育改革的需要，不少党校在教务档案管理的制度建设方面虽然作了不少工作，积累了一些有益的经验，但还存在以下问题。
1、管理方法的单一和落后
当前国内外学校在教务档案管理现代化方而进行了大量理论研究和探索，并在实践中借助计算机建立档案数据库参与管理，取得了非常显著的成果。而一些基层党校教务档案管理主要依靠的还是简单的手工操作，以至使整个管理方法缺乏高度科学性和明显创造意识。
2、管理制度缺乏党校自身的特色
党校教育正规化以来，各项规章制度相应建立。但在很大程度上沿革了大专院校的管理内容，不能完全适应党校的实际情况，从而影响了制度本身的贯彻、执行。
3、管理机制缺乏稳定、协调的结合点
即各个教研部门间在横向联系上没有很好地有机联系，一些急待处理的问题、反馈的信息和资料常常总而不决，从而耽误了教务档案管理工作的时间性和有效性。
五、规范基层党校教务档案管理的策略
为有效地解决基层党校教务档案管理中存在的实际问题，要认真做好以下几方面的工作：
1、设立专门机构
基层党校应设综合档案室，由专人负责档案的收集、整理和管理工作。原则上隶属校办公室管理，这是学校档案齐全收集、科学分类、统一管理的组织保证。
2、建立立卷归档制度
首先，要制定和明确归档范围，以便各处室明确哪些文件、材料应当归档。其次，要确定归档时间。教学档案要按其业务工作情况，可一学年一归，也可以一学期一归。再次，要明确归档要求。要把档案材料收集、移交是否齐全、案卷质量是否符合要求作为部门和档案业务人员工作制度，通过制度来约束各个部门和教师，由他们来协助档案部门做好教学材料的收集工作。
3、增强档案意识
档案收集是否完整，决定着存档和利用工作的价值。有些同志在实际工作中对档案工作不太重视，甚至不予支持和配合。有的认为这些教学材料是自己从事教学工作辛勤劳动的成果，理应归自己，也有的只图工作方便不愿意交出来，甚至有别同志在传阅、经手教学材料时对有些有利用价值的材料隐藏起来。因此，要调动各部门积极配合档案管理部门搞好档案管理工作。
4、推进现代化管理
教务档案的主要形式表现为一系列的文字和数据资料，如何准确及时地将众多庞杂的资料在取舍的基础上归档、分类、立卷，这是我们目前亟待解决的问题，也是我们面临临的新课题。由于现阶段学校教务管理人员计算机应用水平不高，仍习惯沿用传统模式，这对推进档案管理现代化的进程造成很大的影响。因此要真正运用现代化办公手段，实现教务档案网络化管理，从而逐步提高教务档案管理的现代化水平。
参考文献：
教育考试档案管理是学校教育考试管理中的一个非常重要的组成部分，考试质量的提高和教育质量的提升与其有着紧密的联系。教育考试与其他社会考试还有一定的区别，因为教育考试主要指的是学生的中考、高考还有教师招考等考试，这些考试关系着考生的命运和前途，因此做好教育考试的档案管理工作十分重要。
档案是教育考试组织管理中的凭证，其具有十分重要的价值。作为考生来说，考试档案是考生参加考试的凭证，对考生以后一些实际问题的解决起到关键性作用。其次，教育考试档案是对管理机构进行责任认定及查考的凭据。档案记录着整个考试的过程，从考生报名的原始资料开始一直到考试过程中的声音、图像、文字等资料。尤其是在信息化程度不断提高的今天，教育考试档案管理十分重要，教育考试档案管理工作是相关工作人员必须引起重视的工作，采用科学、信息化的管理方式进行档案管理工作，只有这样，教育考试档案才能发挥出自身的价值。
2 教育考试档案管理现状及存在问题
二十一世纪是信息时代，尤其是随着计算机技术和大数据技术的不断发展，教育考试档案管理工作迎来前所未有机遇和挑战。由于信息化的进步和发展，教育考试档案管理水平相较以往有了很大的进步，主要体现在以下几个方面：
（1）除了以往的纸质材料档案，现在又增加了对数字化档案的收集、保管和利用。对于一些没必要长期保护或者保存价值不高的档案，一般采用电子档案进行保存，这样既能够节省档案存储空间，也能满足后期查阅的需求。
（2）目前对于教育考试档案的管理基本已经实现计算机管理，建立起基本的档案管理系统。当需要查阅相关的教育考试档案时，通过关键词搜索便能快速定位到档案的位置，这些优势都是传统教育考试档案管理中所不具备的。
（3）近些年来，教育考试档案的利用率不断增加，对档案信息资源的开发和利用也在不断的积极开展中，这样才能充分发挥出教育考试档案的价值。例如对教育考试档案进行简单的统计工作，能够发现教育考试管理过程中的一些新问题，针对出现的问题制定相应的解决方案，可以在一定程度上促进教育考试事业的发展。
信息化背景下，教育考试档案管理较之以往有了明显的进步，对教育考试事业的发展起着重要的推动作用。但不可否认的是，目前的教育考试档案管理仍然存在一些问题，这些问题阻碍着教育考试管理的进一步发展，主要表现在以下几个方面：
第一，管理制度不完善。在旧的管理制度下，档案整理之后便进行封存，资料收集完不完整、准确与否都是次要的，这种本末倒置的管理制度制约了教育考试工作的有效管理。其次，由于教育考试档案的管理职责划分不清，导致很多电子档案分散在不同部门和个人手中，当部门的人事关系发生变化或者管理不善等情况发生时，一些文件资料往往无从获取，这将为教育考试管理工作带来很大的困扰，教育考试档案的管理制度需要进一步完善。
第二，教育考试档案管理工作人员素质不高。很多从事档案管理工作的人员并没有接受过专业的档案管理培训，或者只是在入职之前进行了简单的岗位培训，对于如何提升档案管理水平认识不足，也无法通过教育考试档案管理工作促进教育考试的管理水平。另外，档案的信息化建设和管理对管理人员的计算机水平有较高的要求，但是很多管理人员计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。
第三，在档案建设与管理过程中存在重视收集，轻视利用的弊端。重视信息统计过程，一旦信息归档就认为万事大吉。由此导致档案管理长期停滞不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入远远不足，相关软硬件设施建设不到位，没有引入档案管理软件或者信息化管理系统长期不更新。档案网络共享机制还需进一步加强，许多部门都有对教育考试档案的利用需求，由于档案资源没有实现信息共享，相关部门的查阅效率和办事效率较低，费时费力。
3 信息化背景下的教育考试档案管理对策
信息化背景下，教育考试档案的管理工作应当顺应时代潮流，采用更加先进的管理办法和管理理念对教育考试档案进行管理，以更好地促进教育考试事业的发展。
3.1 加强管理人员队伍建设
教育考试档案管理人员负责具体管理工作的开展，作为各项改革和具体措施的实行者，直接影响到教育考试档案管理工作水平。因此应该建立起一支具备扎实专业知识和较强处理问题能力的管理队伍，在组建过程除了吸纳档案管理人员，更应该注重对计算机系统、行为心理学等专业背景的人才的引进。因为信息化时代下，档案管理工作人员不仅需要档案管理方面的知识，还需要懂得一些计算机技术，这样才能更好地为教育考试事业服务，做好信息化时代下的教育考试档案管理工作。除了吸纳优秀人才，还需要对现有的人才队伍进行培训，逐步提高管理人员的业务水平和业务能力，从而提高教育考试档案管理水平。
3.2 构建考试档案管理平台
在教育考试档案的管理工作中，对档案信息平台的功能进行系统地设计和规划十分有必要。例如，在一些高校的教务处中每一位同学都有自己的考试成绩信息，考试档案信息平台能够与教务处通过内部关联而获取这些信息，实现资源的共享。这样一来，无论是教师、学生还是工作人员都能够获取到自己所需要的信息。因此，在信息平台的建设过程中分类索引的建设是十分重要的，使不同身份的人员都能够凭此完成身份的识别，对信息进行管理。另外，信息的查询权限也应当设置好，保证信息的安全性，防止信息泄露而引起不必要的麻烦。要不断加大对教育考试档案管理系统的优化，根据时代的发展和实际的需要进行一些新业务的增加和?f业务的删减，使教育考试档案管理平台能够提供更加快速、准确、便利的服务。
3.3 加强教育考试档案信息化制度建设
通过加强教育考试的信息化建设进一步完善教育考试档案的管理制度。学校应当积极地完善教育考试档案的管理制度，尤其是随着时代的发展，电子档案的出现需要我们制定新的管理制度对档案进行管理。对档案的管理范围和职责进行明确的制定和划分，建立一套科学的、体现时代特点的现代化教育考试档案管理制度。信息化制度的建设，首先要提高需要提高相关人员对档案的认识，使工作人员和考生认识到档案的重要性，调动起全员的积极性进行档案管理信息化建设。其次，信息化建设需要投入大量的资金进行硬件的购置、系统和软件的研发。最后，大力提高信息化档案的利用率。在统计学有关原理的指导下开展工作，在信息收集和统计过程中应对按照档案性质进行分类，便于在后期进行数据比对，加强数据的分析，为学校决策提供依据。
3.4 实现信息化档案?W络共享
学校中与学生教育和管理的部门有很多，每一个部门都有对教育考试档案的利用需求。举例来说，学生的作弊档案是很多学院和部门需要查阅使用的，如果每个需要使用的部门都专门去档案管理部门进行查阅，那么势必会导致工作效率低下。针对这种现象，教育考试档案管理部门可以将相关的教育考试档案数据进行上传，利用学校的校园网络，开放教育考试档案网络共享系统，定期或者长期开放部分教育考试档案数据供各部门查阅。这样有教育考试档案信息需求的部门可以直接利用网络共享系统及时进行信息的获取，节约大量的时间，大大提高了办事效率。
一、信息化档案管理存在的问题
（一）档案管理人员素质有待提升。人们普遍认为档案管理工作只是简单的抄写以及装订工作，不需要档案管理人员有过高的专业技术知识，因此这些因素都导致档案管理人员的素质水平有待提升，部分档案管理人员没有具体的工作目标，因此，在信息化迅速发展的今天，要想促进档案管理的信息化发展，必须提升档案管理人员的专业素质，才能提升档案管理的信息化发展水平。（二）档案信息利用率过低。由于受传统档案管理观念的影响，部分档案管理人员在工作的过程中只是默默无闻地整理档案，工作的主动性比较差，因此，造成档案信息的利用率过低。虽然目前档案管理部门的主要工作是负责接待需要查阅资料的人员，但是档案管理部门提供的档案信息没有经过二次整理，档案的信息管理手段主要是以人工查阅为主，很少利用计算机作为档案管理工作的主要手段。（三）档案管理缺乏资金支持。由于现阶段对档案信息化管理不够重视，使得档案管理的信息化无法得到充足的资金支持，档案管理的硬件设施严重不足并且十分落后，无法适应现代化信息发展的需要。从信息化视角的角度出发，齐全的设备以及硬件和软件设施是档案管理信息化建设的基础之一，因此，必须加大对档案管理的资金支持。（四）档案管理网络安全问题比较突出。由于受计算机以及互联网技术的影响，对于档案管理的信息化建设来说，网络安全问题亟待人们的关注以及解决。由于信息化技术的发展，档案管理的形式以及载体也在呈现多样化发展，使得档案管理的工作能够更加方便快捷，但是开放的网络环境容易带来很多网络信息安全问题，使得档案管理资料的安全性不能得到很好的保证。
二、促进档案管理信息化建设的手段
（一）加强对档案管理人才的培养。专业的档案管理人才是档案管理工作的必备要素之一，只有不断提升档案管理人员自身的工作能力以及工作水平，才能逐渐使档案管理工作走上正轨。因此，必须加强对档案管理工作人员的培训与培养，建立起档案管理信息化建设的观念，使其不断掌握计算机操作以及数据录入等基本的信息化计算机操作技术，另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不断强化档案管理人员的数据库知识以及网络管理技术，并且在未来的培训工作中，要不断对其进行专业技能的培养，用专业的技术知识与技能来使得档案管理的信息化管理目标能够逐渐落到实处。（二）完善档案管理工作，提升档案信息利用率。为了促进档案管理工作的有序进行，必须建立科学资源数据库，并且逐渐形成数据规模，最终使得档案管理的信息检索功能实用化，通过用先进的数据库技术以及互联网技术来使得档案管理的服务水平以及服务能力能够有质的提高与飞跃。并且在档案管理的网络技术以及信息开发方面逐渐向高水平靠拢，提高网络通信的标准以及计算机软件系统的标准，逐渐提升档案管理的信息利用率以及利用水平。（三）加大对档案管理工作的投入。在树立起档案管理信息化建设的目标之后，首要工作就是要加大对档案管理工作的投入，已有的档案管理资金投入标准以及水平只能满足档案管理部门基本的正常运行，但是对于信息化技术迅速发展的今天，这种标准是远远不够的，因此，为了使得档案管理工作能够满足人们的需求，必须加大资金投入，提升档案管理软件以及硬件的标准。（四）加强对档案管理网络安全问题的管理。为了建立安全的档案管理系统，确保档案管理信息的安全，必须加强档案管理网络安全问题的管理，建立以及完善档案管理互联网监控机制，一旦出现任何网络安全问题，能够及时得到解决。由于部门档案信息的保密性，可能会随时面临黑客或者不法分子的网络攻击，这些因素会严重影响档案管理信息的安全以及保密性，因此，要从软件以及硬件设施上保障档案管理的网络安全。
三、结语
一、档案信息化建设的重要性
随着信息化时代的发展与进步，档案资源管理中涉及的信息量在逐渐的增加，信息种类也逐渐向多样化发展，传统的档案资源管理方式与当今快速发展的科技信息技术已经不相适应，不能满足当今时代对档案资源管理的更高要求，所以，实现档案资源管理信息化是符合当今时展要求的，是档案资源管理发展的必然方向，作者认为当今档案信息化建设的重要性主要表现在以下四点：
首先，档案资源管理信息化能够有效改善档案资源管理效率，它在充分运用当今先进的计算机网络技术的基础上，更方便的对档案资料进行收集、分类、统计与保存，同时还能够实现快速的调阅，既为档案资源管理人员减轻了工作负担，又提升了档案资源管理的工作效率;其次，档案资源管理信息化是实现资源更广泛的共享的一个重要途径，它改变了传统的案卷式管理方式，而是转变为电子文件的管理方式，将档案信息与原始档案资料相分离，通过计算机网络，建立起档案信息与其他信息系统之间的互联，并以此为基础实现档案资源共享，有效的提升了档案资料的利用率;再次，使档案保存方式多样化。在电子信息技术不断更新与进步的今天，对各种电子文件进行存储、读取的设备也越来越多，为档案人员进行档案资源管理提供了多种方式，使档案资源管理更加便捷与快速，而且在电子设备的辅助下，无形之中增加了档案资料的保存时间，有效的避免了传统的档案资源管理中由于长期使用导致的资料破损、丢失等情况，保证了档案资料的完整性、全面性与持久性;最后，加快了信息传递的速度。在传统的档案资料管理中，由于受到传输方式及传递距离等方面的影响，面临着传递过程的安全问题与传递速度问题，但是，在实现了档案资源管理信息化之后，便可以快速的实现远距离的安全传输。
二、基于档案资源管理理念创新的档案资源管理信息化实现路径
（一）最好档案资源管理基础工作，创建信息化实施条件
档案资源管理的信息化需要得到良好的信息化条件的支持，因此，我们应当首先做好相关的基础性工作，作者认为具体应当包括以下四方面的内容。
首先，管理制度是保障管理能够顺利进行的重要条件与基础，所以，我们首先应当建立完善的档案资源管理制度，在制度不断完善的基础上，加强管理方法的创新，在保障档案资源管理工作能够正常进行的基础上，实现管理程序的最简化，但是并不是没有原则的简化，还要严格控制档案信息的质量;其次，要加强档案资源管理重点环节的建设。既要对档案资源管理的硬件环境进行完善与加强，加大力度更新与增加新的档案资源管理所需设施，确保档案室实际建设于相关标准相一致，又有重点加强审核审批档案的管理工作;再次，要大力加强档案资源管理队伍建设，通过多种形式的培训教育等提升管理人员的综合素质与能力水平，例如，通过开展专题讲座等来逐步转变档案资源管理人员档案资源管理的信息化思想，并提升档案资源管理工作的整体水平;最后，加强档案资源管理的信息化意识，首先进行档案资源管理的各级领导要高度关注档案资源管理信息化工作，只有领导重视，才能保证员工在领导的支持下树立强烈的档案资源管理信息化意识，在领导的支持与鼓励下，从根本上转变对档案资源管理信息化意识，积极主动的掌握各种信息化技术。
（二）增强信息安全意识，强化档案资源管理信息化安全
档案安全管理师有效进行档案资源管理的关键，随着网络技术的不断进步，网络时代背景下的档案资源管理信息化，更好提升安全管理意识，做好安全管理工作，切实落实各项安全管理的措施，避免网络病毒等各种因素造成的网络资源破坏，计算机网络的开放性、交互性特点本身就决定了档案资源管理信息化中的安全威胁的存在，再加上，有些单位忽略了通过安装病毒软件等措施，防止网络病毒的侵袭，最终形成档案资源管理安全隐患。所以，档案资源管理的信息化建设过程中，切忌盲目的使用网络技术，要有规划的下载安装360、百度等杀毒软件，及时更新计算机病毒库，有效的防止黑客及病毒对档案信息的攻击，与此同时，档案部门还要及时对档案数据进行备份，加强身份验证、专机专用等安全管理措施，使档案信息管理人员具备较强的安全管理意识。
（三）优化档案资源管理流程，提高档案资源管理效率
档案资源管理人员要树立一种开拓进取，勇于创新的精神，在逐渐实现与完善档案信息化建设的道路中，主动探索与创新，寻找新的方法与思路，从档案的收集与鉴定、保存与利用等多方面进行创新，不断优化档案资源管理流程。首先，在档案的收集与鉴定环节，要努力完善电子文档归档制度，最大限度的实现电子文件归档的完整，使其发挥最大价值，严格遵守各项标准化归档操作规范，不断完善自身归档工作;其次，在保存档案的过程中，不仅要通过电子档案进行保存，还要充分利用传统的纸质保存方式加以辅助，此外，还要注意档案的定期备份，避免由于档案资料的丢失造成的各种严重后果;最后，在档案的实际利用环节，需要加强其服务方式的创新，采用分级与分类的方式对各种档案进行有计划的、有规划的管理，同时也为使用者提供了多种方式的检索服务，对于档案利用效率的提升具有重要意义。
2.4加强档案资源管理方式与技术的创新，满足档案信息化需求
随着信息化社会的深入发展，档案资源管理工作人员也应当与时俱进，积极学习各种先进的管理理念，加强档案资源管理方式与技术的创新，从而更好的适应档案信息化发展。首先，档案资源管理相关人员应当既要保障馆藏质量，又要保障馆藏内容的丰富多样性，对档案信息进行系统化、规范化的整理与优化;其次，在提升相关人员综合素质的基础上，对其加强信息技术方面的教育与培训，使其不仅具备档案资源管理所需的相关理论知识，还要对档案著录、编研、检索、标引、复制等技能熟练掌握，具备档案信息分析、服务与应用等多种能力，从而满足档案资源管理信息化的实际需求。
关键词：信息化视角；乡镇财政；档案管理；研究
一、加大档案信息化设备的投入
加大档案管理工作力度，从强化档案管理责任入手，按照档案标准整理归类，进一步促进乡镇财政所强农惠农档案管理的规范化、制度化。拨专款为乡镇财政所添置档案柜，配置电脑、扫瞄仪、空调、温度计等专用设备，定期更新和录入档案管理系统信息，确保档案质量的完整性和完好性。聘请档案管理专家为财政档案人员进行培训，组织人员到外地档案管理先进地区进行学习；扩大档案整理范围。加大工作奖惩力度。一是强化工作责任。将规范档案管理作为推进乡镇财政科学化精细化管理、创建乡镇财政规范化的一项重要内容，并要求乡镇财政明确专人管理档案，做到相关档案资料收集及时、整理有序。二是强化业务培训。采取培训、观摩、邀请专家讲课等方式，学习档案管理知识，指导乡镇财政如何收集整理档案；开展后续教育，通过不间断学习，及时更新档案专管员业务知识，提高档案管理技能。三是强化类型划分。制定乡镇财政档案管理手册，将档案划分为文书、会计、业务、荣誉实物、声像电子、图书资料六类，同时，按照档案管理规定并结合工作实际，分别确定档案保管不同期限。四是强化日常归档。规定档案专管员工作职责，要求在规定时间内对档案资料进行分类、立卷、归档，并做到组卷合理、卷文规范、外观统一。
二、加强档案信息化管理的领导、组织实施
平时指定专人负责档案计算机的使用和管理，按要求设定开机密码，不与互联网连接，确保计算机的安全，有力地促进档案工作的深入发展。严格执行档案收集、整理、分类、排列、编号、编目、装订、入盒、上架制度。切实把会计档案工作列入年度工作任务，积极推动档案工作的科学有序开展。加强档案管理规范工作，促进电子档案的开发利用。此次整理的所有档案均录入数据库，以便于对错漏档案及时进行校补和远距离共享。今后，逐步将常用档案进行电子扫描后建立档案核心信息数据库，查询档案可不进库房，不翻阅纸质材料，实现电脑查阅及打印技术。
三、加强档案业务培训和信息保密制度教育
不断提高档案工作人员的责任意识和业务水平，扎实做好档案建设和管理工作，注意档案保管和保密细则及要求，加强库房管理、认真做好人事档案移交手续和档案鉴定销毁工作。立足档案管理规范化、制度化、现代化、科学化建设，不断强化管理、规范操作，着力提高档案管理的水平和质量。利用业务学习和会议等形式，组织全所工作人员学习《档案法》等法律法规。添置、改造和完善硬件设施，改善档案管理条件，做到档案室与工作人员办公室分开，保证了档案保存质量。组织专职人员对文书档案、会计档案、实物档案进行全面整理、科学分类、规范归档，做到内容详实、信息真实、便于查阅。并制定了《档案管理制度》、《档案保密制度》等一系列制度，明确档案管理人员的岗位职责，使档案管理工作有章可循。为切实加强对档案工作的组织领导，设立综合档案室，所内全体同志各自在搞好本身业务工作的同时，都能主动整理收集、移交好资料；为了落实责任，将档案管理工作纳入所内工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确档案工作责任制，与其它工作一起部署、一起检查、一起考核、一起奖惩。定期召开档案工作碰头会，了解档案工作情况，给档案工作以必要的人力、财力和物力保障，从而为档案整理工作的顺利开展打下了坚实的基础。
四、增强全员档案信息化管理意识
为增强所内档案意识和提高档案业务素质，采取多种方式，加强档案知识的学习培训。一是积极参加上级主管部门组织的学习；二是号召大家在自学的基础上，利用学习日，开展档案管理知识集中学习，广泛学习宣传有关档案管理的政策、规定，统一思想，提高认识，更新观念，强化档案管理意识。三是出门学。多次组织人员参观学习档案管理技术，邀请县档案局专家指导，有效提高专、兼职档案管理人员的业务水平。缺什么补什么，保证档案管理基础设施建设的资金需求。综合档案室配备一台计算机和打印复印、扫描一体机，购买文件档案资料综合管理系统软件，将十三类档案《文件归档目录》、《专门档案分类目录》、《实物档案归档目录》、《声像档案归档目录》等录入到计算机，各类档案均有完整的纸质目录，全部档案目录实现计算机检索。
五、健全规章制度，确保档案管理信息化规范高效
为实现档案管理的规范化、制度化，根据档案目标管理要求，建立健全一整套档案管理制度，如《各类档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《分管档案工作的领导责任制》、《主管档案工作的办公室主任责任制》、《专职档案员岗位责任制》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案查、借阅制度》、《档案统计制度》等做到有章可循。并严格将档案管理的各项制度落到实处，使在公务活动中产生的文书、基本建设和设备、声像、荣誉实物等档案、资料实行了集中统一管理。制定各门类档案的分类方案，提高档案案卷的质量标准，充分发挥档案的潜在作用，方便利用，更好地为财政工作服务；建立各类档案统计台帐，如各类档案借阅登记薄、档案数量统计台帐等，做到台帐清晰规范。利用档案为该镇沉积多年的建校借款债务纠纷的妥善解决、村干部垫交农业税的及时准确兑付均提供了大量翔实的材料，使矛盾化解在萌芽状态。
参考文献：
[1]马卫东；李丽红.实现档案管理规范化措施分析[J]；经营管理者；2010年21期.
[2]杨勇军.浅谈如何实现档案工作规范化和标准化[J]；才智；2013年13期.
Abstract:This article vocational school tradition's records management practice teaching existence's insufficiency embarks, unifies own teaching experience, from using the school archive office, the establishment file simulates the laboratory, to the extracurricular development establishment extracurricular records management practice base fully and so on three aspects, elaborated the records management practice teaching innovation way.
关键词:创新 档案管理 实践教学
Key words:Innovation records management practice teaching
【中图分类号】G712 【文献标识码】A【文章编号】1004-7069(2009)-09-0136-02
在国家大力发展职业教育的形势下,以能力为本位,注重培养学生的实践技能是中职学校实现其培养技能型人才目标的根本保证。作为中职学校教育工作者,在教学过程中,只有以着力培养学生的实践能力为指导思想,才能确保教学培养目标的实现。档案管理课程例如文书与档案管理课、物业档案管理课等作为文秘专业、物业专业等专业课程,在教学过程中,应如何创新实践教学方法,加强实践教学环节,以更好地培养学生的操作能力?笔者结合自身的教学经验,分析了目前档案管理实践教学存在的不足,从充分利用学校档案室、建立档案模拟实验室、向校外拓展建立校外实习基地等三方面,阐述了档案管理实践教学创新的途径。
一、目前中职校档案管理实践教学存在的不足
由于办学规模的制约,教育理念的影响等,传统的档案管理实践教学方法较为单一,涉及面较小。如学校开设专业较少,涉及开设档案管理课程的专业不多,档案管理实践场所不能充分保证,档案管理实践教学的方法和途径较为单一。同时,中职学校档案室在教学中的作用就象档案一样容易被教师们忽略,教学工作对档案的直接利用是少之又少,没有真正发挥学校档案对专业教学的作用,没有充分发挥档案室在档案管理实践教学中的作用。此外,传统的档案管理实践教学多数没有专门的实验室,档案管理教学主要侧重于理论讲授和课堂上的演示,学生没能真正地实践,在内容范围上主要侧重于档案业务工作的实践环节上,在方法上往往是停留在通过复印一些档案资料,在课堂上向学生演示档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、编目、提供利用等,课程理论授课结束后,综合实习也只是参观学校档案室,了解有关档案工作概况等,档案管理实践效果并不显著,没有能够真正地加强和提高学生档案管理的实践技能。
二、中职校档案管理实践教学创新途径
随着国家不断地大力发展职业教育,以及中职学校充分利用学校教育资源为专业教学服务的理念不断深入人心,不断创新实践教学方法,拓宽实践教学途径,已经成为一种必然。根据中职学校档案管理课程本身有着与其他专业课程不同的特点,如教学内容繁杂、枯燥无味、实践操作程序较死板固定缺乏灵活性等,本人结合自身档案管理教学经验,认为档案管理实践教学创新的途径,主要有以下三方面:
(一)充分利用中职学校档案室,为学生提供实践机会
中职学校档案室是中职校档案管理实践教学的最基本、直接的场所,学生不用跨出校门,可以亲身参与和体验档案管理部门档案工作环节,掌握档案管理操作实务。同时,中职学校档案室通过接纳档案管理课程实践教学的学生进行实习,指导和帮助学生完成他们力所能及的档案管理工作环节,既能发挥学校档案室为专业教学服务的作用,又可以减轻档案管理工作人员的部分工作压力,也能提高学生的实践技能,从而实现双赢。而中职学校档案室可为学生提供全宗内档案的分类、整理、保管、鉴定等实践技能。利用档案室作为档案管理实践教学的安排方法上,可以分为平时课余时间实践、利用假期实践和综合实习等三种。
1.安排学生课余时间实践。课余时间实践是学生到档案室进行档案管理工作实践最基本的方法。这种方法可以以小组(每组人数视班级人数情况而定,一般以2-4个为1小组为宜)为单位进行安排,时间在每天下午学生上完课的最后两节进行,每一小组见习时间长短由人数多少而定。利用课余时间实践的教学实践方法,灵活机动,边学边实践,使课堂内的理论知识及时地得到巩固和验证,同时在实践中遇到的问题也可以及时地得到解决。
2.安排学生假期时间实践。就是安排学生在假期时间到学校档案进行实践,在人数安排上可以因情况而具体定度。通过安排中职校学习档案管理课程的学生假期到本校档案室进行档案管理工作实践,可以使学生系统全面深入地学习掌握档案管理技能。因为可以通过假期一段连续时间的实践,让学生较为全面了解档案日常管理工作的具体每一个环节,可以避免课余时间实践中因时间短而只能了解其中的某一工作环节的缺陷,这对于提高档案管理实践技能、提高实践教学实效有极大的促进作用。
3.进行综合实习。授课结束后,集中一定的时间,到档案室进行实践。这种方法人员、时间相对集中,利用档案工作人员及任课教师的集中辅导,实践的针对性较强,实践重点突出,能使理论知识与实践操作的重点得到巩固,同时使学生对该学期所学的档案管理知识得到系统地理解和掌握。
(二)积极建立模拟档案实验室,保证档案管理教学实践正常开展
根据档案管理工作的特点以及现在中职生的素质特点,档案室不能为学生提供太多的实际操作机会,因为档案是不可再生,归档文件不可能给学生作为“试验品”,让学生直接在真正的归档文件上操作,将操作错误永久地载入学校档案,它只能让学生感受真正的档案管理工作大体的要求,要想给学生提供更多更好的实践机会与平台,建立模拟档案实验室,是最佳的选择,因为模拟档案实验室可以让学生做“试验”,而不是将“错误”永久地载入学校“史册”。因此,模拟档案实验室可以弥补档案室在档案管理实践教学中的不足。
1.配备好档案管理必要的设施。在房间等场地能保证的前提下,配备必备的档案工作办公用品,为学生实践中的档案收集、整理工作提供物质保证,此外,还尽可能配备档案库房内的必要设施,如:档案柜、架或箱、空调机、抽湿机、温湿度表等。
2.通过各种途径收集各种模拟文件。首先,在征得学校领导同意的前提下,将中职学校档案室已过了保管期限的各类文件移交给模拟档案实验室,为学生的实际整理等操作提供保证。其次,充分利用学校各部门在日常管理工作形成的临时资料作为模拟文件,如教务部门每个学期用于记录教师授课的记录册、学生管理部门用于记录学生每节课的考勤表等这类纸质资料,相应的统计工作结束后基本无用,可将它们另加模拟标题后作为模拟文件,这样既节约资源又能为学生实践教学服务。再次,利用网络资源,打印相关管理文件作为模拟文件等教学资料,为学生的档案管理实践操作提供物质条件。
3.由专人管理档案管理模拟实验室。为了能让学生更好地进行档案整理操作,安排专人管理档案管理模拟实验室,以便能更好地指导学生进行实践操作。
(三)向校外拓展,与有关单位建立合作关系,建立学生档案管理实训基地
我国档案内容丰富,种类繁多,各种档案的管理方法、特点不一,为了弥补中职学校档案室和档案模拟管理实验室档案数量少、种类不齐全的缺陷,以及让学生能够了解各类型机关单位的档案类型和管理,拓宽学生实践范围,丰富学生档案管理知识,通过向校外拓展,与有关单位建立长期友好合作关系,建立学生档案管理实习基地。
1.与档案馆等档案管理专业部门建立合作关系,建立实习基地。档案馆等档案管理部门保存的档案数量多、种类齐全、整理规范,学生通过到档案馆等这些单位实习,可以掌握档案全宗分类、档案库房的分库、案卷的排架、规范化的档案整理、规范化的档案保管等档案管理综合技能,提高学生管理各种档案的综合技能。
2.与其他跟专业相关的单位建立合作关系,建立实践基地。可根据学生所学专业特点,如是文秘专业的档案管理课程,可与本地的某些机关单位合作,在上半年带学生到这些单位进行参观实习,了解机关单位档案管理工作内容,条件允许时,可安排学生到这些单位进行实践,能帮助实习单位进行学生力所能及的档案整理工作。如物业管理专业的物业档案管理课程,可与某些物业公司的物业管理处进行参观实习和日常的实习,使学生熟悉物业档案管理工作技能,提高档案管理能力。
另外,在安排学生到学校档案室、模拟档案实验室以及校外实习基地进行档案实践时,注意与时俱进,创新培养学生利用现代化手段管理档案的技能,从而使学生掌握新时期的档案管理技能。
三、结束语
在教学过程中,不同教师对档案管理实践教学的方法各不相同,但是我们的目标是一致的,即着重培养学生的档案管理操作技能,最终提高学生档案管理的综合能力。只要与时俱进、不断创新档案管理实践教学的途径,促使中职学校学生档案管理实践技能的提高,最终能实现中职学校的人才培养目标。
关键词 教研 档案 研究 实践
中图分类号：G271 文献标识码：A
为了全面贯彻落实国家中长期教育改革和发展规划纲要的文件精神，深化教育教学改革，加强实践创新能力，全面提升教学质量，各级教育管理部门开展了质量工程项目及教学改革研究项目立项建设工作，进一步巩固了教学工作中心地位，深化了教育教学改革，切实提高了人才培养质量。在各级质量工程、教研教改项目快速发展的同时，教研档案管理中存在的各种问题也暴露出来。根据教育部和国家档案局制定的《普通高等学校档案管理办法》要求，本课题组利用学校专项资金，设计开发了用于教研档案管理的计算机信息管理系统，方便地实现教研档案的管理和服务，从而达到了提高教学管理水平的目的。
1教研档案管理中存在的问题
近年来，为了提高教学质量，国家和各级政府对教育投入的逐年增加，高等学校的教学工程与教改教研工作得到了飞速的发展，并有持续增长的趋势，各级各类教学工程及教学改革项目也得到实施，不同类型的项目名称繁多，如：特色专业建设点，专业综合改革试点专业，实践教学基地；工程教育人才培养模式改革试点专业，卓越工程师试点、实验教学示范中心，虚拟仿真实验教学中心、精品课程，精品资源共享课程，精品视频公开课、双语教学示范课，教学团队等各级各类本科教学工程项目；教学改革研究项目，教育教学规划课题、教学成果奖、信息技术成果奖等教学改革项目；为了提高学生实践能力，各专业指导委员会、各行业的学科竞赛也日益增多。
各高等学校面对如此多种类和级别的项目，如果完全由人工来完成管理工作，对于项目的建设、实施、管理、推广、应用、监督存在诸多的不便。尤其面对正在开展的新一轮本科教学审核评估工作，教务处及项目所属部门经常需要对历年各类教学项目分门别类查询，用现行的相互孤立、相对分散的文件夹管理方式对这类繁杂、大量的数据信息进行查询与管理，显得十分费时费力，已不能适应现代档案管理需求，需要现代信息化管理手段来提升管理水平。
2教研档案信息化改革的目标
教研档案信息化可以实现对各级各类项目的归纳和整理，实现规范化、高效率的教研管理，提高教研档案的管理水平，实现教学工作全方位的网络化管理，形成一个及时更新的教学成果数据中心和教学成果管理沟通平台，全面、实时、准确地提供学校的各类有关教学成果信息，以辅助学校领导进行教学工作的决策，为其提供决策参考；另一方面，也能为我校教师教学研究活动提供个人教学研究活动的网络管理空间，实现个人教学成果登记、查询网络化，免除了填写各种统计报表的麻烦，节省工作时间，提高工作效率。
3教研档案管理系统开发与实践
为此，我们提出采用先进的信息化技术手段和工具，采用技术、B/S架构开发用于教研档案管理的计算机信息管理系统，方便地实现教研档案的管理和服务，从而达到提高教学管理水平的目的。系统开发如下：
首先系统采用三级管理模式进行，教务处、学院、项目负责人，一级权限在教务处，主要是对各项目情况进行审核并监督项目建设，二级权限为各学院掌握，各学院可以通过系统来对各学院项目实施管理，督促项目的建设。三级权限为项目负责人，可以对个人信息、个人教学成果信息进行管理。系统主要功能模块简单描述
如下图所示：
其次根据需求进行模块设计，主要有：人事信息管理、教学信息管理、报表输出、查询、系统权限管理等模块。具体实现如下图所示：
最后系统设计了各类项目的查询、汇总、报表输出等功能，方便各级权限管理人员进行调阅和查询，极大地提高了工作效率。
4结语
网络信息化的教研档案管理是传统手工统计方式所无法比拟的，教师、学院和教学管理人员可以随时登陆系统查找相关信息并进行报表输出，不同用户可以各取所需，从而推动教研档案管理的科学化、信息化、网络化发展，大幅提高我校教学研究管理效益与效率，节省人力资源，有力地推动了高校教研档案管理的“无纸化办公”进程。
基金项目：本文系河南省档案科技项目计划立项课题：审核评估形势下高校教研档案工作的现状与对策研究，研究成果，编号：2016-R-16。
二十一世纪人才是第一资源，作为现代社会人才管理中，人才交流服务中心作为现代人才市场管理中重要的组成部分，其本身的职能以及管理的有效性无疑决定了我国现代社会人才交流以及人才流动的速度，在一定程度提升了人才的就业效率以及社会资源的有效配置。因此，本文结合我国现代人才交流服务中心档案管理实际情况，探讨社会观管理方式的实施对策与方式。
一、充分发挥人才管理服务职能，为人才社会化管理服务提供保证
人才交流服务中心档案的社会化管理其本质在于更好服务于个人与企事业单位，帮助其能够更好地解决现有人才档案管理的混乱，能够有效解决现有企事业单位对于人才的档案查找，解决其人才档案管理的后顾之后，从而真正实现人才管理的有效配置，实现人才资源的合理化分配。
1.发挥政府人事部门人才服务机构的主渠道作用
按照规定，人事档案除可由单位的组织人事部门和政府人事部门所属人才交流服务机构管理组织人事部门赋予人才交流服务机构人事管理职能，以此充分保证人才管理的真实性、严肃性以及完整性。人才交流服务中心作为企事业单位与社会人才之间交流纽带，其本身的职能发挥以及平台建设无疑充分发挥了其本身的服务机构主渠道作用，更好地实现了企事业单位对于合理人才的寻求，而人才本身也能够借助于这一平台寻求合理地发展机会。
2.转变职能，创新机制，拓展服务领域
人才交流服务中心必须改变传统的服务方式以及管理机制，切实有效的对现有档案管理实行创新性的社会化管理，拓展自身管理职能与管理方式，拓展服务领域，具体而言：
（1）变管理为服务。穿提供的人才交流服务中心档案管理其更多的是一种被动化的管理，更多的是根据企业的需求而进行相应的服务，而现代社会发展要求其要转变服务方式，变管理为服务，从过去单纯的“管档管人”逐步转变到“为人才和单位服务”，增加人才档案管理的便利性与实用性，充分提升现有人才档案的利用效率，增加服务附加值，使得人才档案本身能够很好地在企事业单位以及交流服务中心之间充分的流转，不断提升人才档案的使用价值，丰富档案记录内容，不断依据企业本身的需求，逐步对现有中心档案内容进行优化，便于企业实际的内容检索，以此提高档案管理的使用效率。
（2）建立适应市场化、符合社会化的运行新机制。社会的发展要求人才交流服务中心不断改革自身服务理念，转变事业单位服务机制，由市场发展作为改革动力，逐步建立适应市场发展、符合社会化发展的运行体系。借助于市场力量，更好地将人才档案进行市场化的管理，采取合理的绩效考核方式，增加员工工作的积极性与主观能动性，充分实现员工的转岗以及流动机制，利用市场化的用人机制，激活内部管理和服务，来赢得客户。
（3）做好基础管理服务，不断拓展新服务项目。人才交流服务中档案的管理不仅仅是简单的提供人才的基础信息，更为重要的是调节现有市场需求，不断进行内容的丰富与扩展，便于政府对于现有人才流动以及管理的了解，帮助政府更好地结合现有人才培养以及企业人才需求，进行合理地宏观调控政策。同时，在此基础上，不断拓展原有业务，如注册资格审查的存档证明、人才引进、人才测评等不断提高现有人才交流服务中心档案管理的多元化，进而满足企业以及政府的实际人才管理和调查需求。
3.运用现代技术，提升管理服务水平
二十一世纪是信息时代，在现代互联网技术高速发展的当下。我国人才交流服务中心档案管理，应该充分借助于现代信息管理技术，运用现代技术，结合MIS、ERP等管理方式，加强档案管理效率，不断加快硬件投入和软件开发，并且实现档案管理与企业需求之间的联动机制，能够依据不同企业的需求更快速的对相应人才进行检索，从而切实有效的提高了自身的服务效率以及企业人才检索的有效性。
二、营造社会化环境，加快社会化公共服务进程
1. 以点代面，完善社会化服务功能
人才交流服务中心其档案的管理，要结合企业需求，在提供快捷、方便、高效的同时，做好已有的基础业务，同时认真解决新的需求服务，基于档案管理为核心，提供菜单化的管理内容，针对不同类型的人才，提供不同的档案管理服务，结合人才的特性以及企业的需求，进行智能匹配，从而使得企业自身与人才交流服务中心全面对接。如建立专业技术档案、业绩档案等不同类型的个性化档案。
2.以政策为导向，为社会化管理和服务铺路搭桥
伴随着我国经济转型，企事业单位对于人才的需求思路也发生了转变，更加需求多元化复合型的人才，因而对于现有的人才交流府服务中心也应该遵循我国人才培养政策，促使人才服务机构为单位改革，加强档案管理的针对性，更好地突出人才自身的优势与特点，从而实现个性化的档案管理，改变传统一尘不变的管理方式所带来的人才与企业需求之间的信息不对称。
三、结束语
