发布时间：2023-07-16 08:32:00
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的采购合同内控管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、关于工程材料的内控管理与审计
监督公路建设是资金密集型行业，在工程施工中，直接材料费占项目总成本的百分之七十左右，因此，对材料管理和监督是提高工程综合管理水平，实现经济效益目标的根本保证。1）材料采购计划。材料需用量计划一般是由工程项目的技术人员进行编制，编制好的材料用量计划是物资部门确定经济采购量和编制材料采购计划的主要依据，物资部门应严格按照采购计划进行招投标，确定购货点，继而签订材料采购合同。项目管理人员应审查采购计划的科学性、合理性、可行性，有无盲目采购、重复采购的行为，还要按照单位预算、施工图纸、实际需要及市场供求等情况，严格审查材料采购计划，审计内容主要是对采购数量与价格的审核，挤掉其中的“水分”，避免不合理的采购行为造成材料积压和资金浪费。2）材料合同管理。工程材料采购必须签订正式的合同，以合同的形式来约束和规范采购行为，以防范采购风险，避免经济纠纷。一方面，要注重对合同本身的审查，即查看合同的条款是否合法、完备、有效。合同中应明确材料的规格、型号、数量、单价、金额等有关事项；若不能确定施工期间具体的用料数量，应明确材料单价，并在合同中有所注明。合同的内容是否达到双方均衡受益，有无损害需求方利益的条款。如果存在这些现象，就应考虑进行延伸审计，查明原因，看是否有人情交易、权钱交易等其他的情况存在。3）价格与质量。这是工程材料采购管理监督中的核心工作。在价格方面，管理人员应通过电脑查询、市场调研、成本分析、专家咨询等方法审查申报价与市场公允价是否一致，有无高估虚报的问题；同时，要对与工程材料采购相关的诸多因素包括质量保证、采购费用、运送费用及库存费用等一并进行审查，综合考虑采购价格的合理性。4）材料票据管理。管理人员应对购货发票、运费单据、入库单等结算票据进行审核监督，审查票据是否合规合法，有无为逃避税收，以材料收据作为正式发票直接入账的现象发生；材料合同单位和财务回票单位是否相符；入库单所记录的采购物资的品种、规格、型号、数量、单价、金额等事项是否填具齐全、数字准确，同时入库单必须具有主管领导、采购员、库管等人员的签字印章。5）内控制度建设。采购活动具有直面各种风险，对工程成本影响敏感而且影响金额较大的特殊性。施工企业应在采购环节建立相关管理制度，包括：a.内部牵制制度。对采购活动不相容职务要实行相互分离，包括授权批准采购申请、采购计划编制、入库验收、入库记录、材料库管等。为不同职务设置岗位、明确职责权限、形成相互制衡机制。b.采购审批权限制度。采购主管必须在授权范围内行使职权和承担责任，采购人员必须在授权批准范围内办理采购业务；对采购报价、合同签订、采购执行等关键的采购活动必须经批准后方可实施，超出采购权限范围的业务必须得到主管以上管理人员的审批，严禁未经有效批准的采购业务发生。c.采购人员工作制度。为规范采购人员在工作中的行为，维护企业的合法利益，企业必须制定采购员守则，规定在采购活动中遵守职业道德、诚信敬业，以减少人为欺诈的可能性。d.采购档案管理制度。分门别类建立供货商资料档案，全面掌握供货商情况，以便对供货商进行相关资质考评；建立工程材料市场价格资料档案，组织价格评价体系；建立采购合同档案资料，加强采购合同日常管理，为企业执行合同，严格履约提供保障。6）建立项目内部审计系统。内部审计作为工程项目内部一个独立的监管体系，以客观、公正的方法评价项目采购、施工、经营、财务等各个方面的经济活动，同时促使单位建立完善的采购活动的内部控制制度，对于防止、及时发现和纠正采购过程中的各种错弊现象及不法行为起到极其重要的防范作用。因此，应注重单位的内部审计制度的健全性和有效性；是否具有专兼职内审人员；要求内审制度的贯彻实施，有助于企业依法依章管理采购活动，满足监管要求，控制风险，提高管理水平；能够降价各项采购成本，使企业采购活动进一步按规范化、有序化运行，保证采购目标的实现，提高企业的经济效益。
二、关于工程内部管理与成本控制
（一）内部定额、预算分解及成本计划企业自身应建立内部价格体系和内部劳动定额。为了工程能够顺利中标，多数单位采用低价中标的方式，这就要求不能完全照抄照搬预算定额内容，因为定额中预算人、材、机资源同实际人、材、机资源不同，而且预算工程量的计算规则同实际材料需用量的计算规则不同，这就形成了投标预算。工程中标后，应再按照合同价格进行预算分解，在此基础上按内部价格体系及劳动定额、市场价格、自身实际情况对分部、分项工程的人、机、材等进行内部预算分解，并根据工程特点和施工组织设计，编制人工、材料、机械的成本计划，下放到劳资、物资、机械部门和施工单位，作为成本控制的依据。
（二）财务成本核算强化成本结算滞后及成本互相调剂等问题的监督检查。审计人员应审查是否遵照权责发生制的原则进行成本费用核算，并要求被审单位从完善内控制度入手，明确各部门责任，强调统计员、材料员、机管员紧密配合财务管理工作，加强信息资料传递的及时性，形成链式管理，使各项成本费用能够有效地归集，保证施工进度与财务核算同步进行，致使会计账簿能够完整、及时、准确地反映工程的经济状况。
（三）往来账款管理往来账款不实的问题产生原因主要存在于以下方面：1）由于记账依据不充分，在与对方单位核对存在差异；2）信息资料传递不及时，应付款项不完整，与实际情况不符；3）对方单位故意压价拒付，本方又不便于使用法律程序解决，如兄弟单位，造成应收款项不落实；4）历史原因造成，对方单位已不存在，无从查找债务人或由于其他内部管理问题造成呆账、死账；5）工程超支（亏损）无法下账，形成长期的“应收工程款”科目，实际无法收回；6）工程有盈余或因经济指标已完成，抱着“以丰补歉”的思想，不多报利润，留作备用，形成长期的“应付工程款”科目，实际不需支付。
由于市场激烈竞争导致卖方市场向买方市场转变，使得采购-付款环节成为舞弊风险的高发区。作为企业运营管理中的一项重要业务循环，采购-付款中各个环节都存在着潜在的舞弊风险。其中商业贿赂尤为严重。作为企业管理者对此应当有充分的认识。
由于采购项目范围广阔，不同的采购项目和不同的采购环节就要采取不同的预防措施。同时这些预防措施需要配合使用方能生效。企业采购事项主要包括：生产原材料采购、外协加工产品采购、设备采购、备品备件采购、工程材料采购，各种服务，如保险、水电气、软件，甚至外包项目等。
企业采购与付款循环从实践的角度看，主要可以分成六个环节，分别是供应商开发、签订采购合同、下达采购订单、验收货物、确定应付账款、支付货款。这六个环节中每个都有其关键控制点。其实在这六个业务环节外，还有一个非常重要的贯穿业务全部的业务就是内部计算机网络系统。笔者将结合各个业务环节中存在的舞弊风险谈一谈预防的措施和方法。
组织牵制法
预防舞弊风险的一个重要措施就是建立组织牵制。这在财务会计领域中已经普遍得到采用。在采购领域中，同样需要采用组织牵制法。组织牵制应当包含在以上六个采购环节中。
例如在供应商开发环节，为了预防传统的供应商开发中的舞弊行为，目前企业普遍采用供应链管理模式。建立合格供应商目录清单并且规定从目录中选择供应商。在开发供应商的过程中，采购部门的职责受到严格限制。决定采购哪家企业的产品，主要取决于负责供应链开发的质量工程师。根据企业的质量管理规定，负责供应链开发的质量工程师将负责对拟进入企业供应商目录的商家或厂家进行全面的质量评审。类似通用和福特一类的大公司，其质量工程师具有否决不合格厂家进入供应商目录的权利。这样做的目的就是通过引进质量部门，将采购过程中的供应链开发的部分职权分散到非采购部门，从而达到内部牵制的目的。
同时，在决定供应商是否能进入企业的供应商目录过程中，为了预防质量工程师的舞弊，由企业成立的、由多个部门组成的采购管理委员会将最后共同做出决定。目前许多大型企业会根据实际情况成立一个跨部门的采购管理委员会。该委员会通常由采购部、财务部、质量部以及物流部等有关部门及公司高层主管人员组成，采取合议方式决定企业的重大采购业务，主要包括：确认合格供应商、批准重大采购合同、讨论付款计划等。再比如，在下达采购订单环节，许多企业将该权力划归到物流部门。采购部完成签署采购合同后，具体下达订货数量的职权就划归到物流部门。在验收货物环节，检验的权利则又转到质检部门和物流部门共同行使。在确定应付账款和支付货款环节，确认应付款的权利由生产部门(或物流部门)和财务部门共同行使；支付货款则由财务部依据公司财务政策和采购委员会确定的付款计划办理付款。
因此说组织牵制控制法贯穿于整个采购付款循环之中。主要是通过分散职权、部门牵制和多重决策的办法为舞弊的发生设置重重障碍，这种看似繁琐的方式会在实际运营中提高整个企业的运营效率并降低成本。
多家询价集中供应商
众所周知，独家采购除了容易导致供货不稳定的风险外，还是导致采购舞弊的重要原因。为此当前的一些跨国企业通常会在确定供应商前展开多家询价的过程。通过对众多潜在供应商进行全面考察后，确定一到两家供应商为企业供货。这个政策本身就具有预防采购舞弊风险的作用。多家询价可以提高找到最佳供应商的机会；集中供应商则可以扩大采购数量，达到降低采购成本和简化采购管理的目的。过去那些采用太多供应商供货的办法，虽然表面看来可以提高供货的稳定性，增加供应商之间的竞争，从而降低采购成本。但从长远来看，并不利于企业。当供应商数量太多后，每家得到的配额都不多，其后果就是质量下降并且演绎出剧情复杂的舞弊大戏。在保证供货稳定的前提下，集中供应商应当是预防采购舞弊风险的重要手段。把握好独家采购与集中采购的度，是企业制订采购政策要考虑的关键。
利益冲突回避
作为内部控制的重要政策和措施，利益冲突回避也同样适合采购-付款循环的各个业务环节。企业内控部门和人事行政管理部门，应当定期对企业所有敏感岗位的员工进行利益冲突调查。在采购-付款循环中的各个业务岗位的员工当然也是被调查对象。这里的人员包括：所有采购部采购业务人员；设备管理部的设备工程师；质量部参加供应商开发的质量工程师、质量检验人员、理化室分析化验人员；物流部的库房管理员、过磅称重人员；生产部领料人员(或者物流部生产现场领料人员)；财务部所有会计人员，包括ERP系统电脑录入人员。在招聘上述岗位业务人员前，人力资源部业务人员应当对拟招聘人员进行利益冲突调查。当上述人员和供应商以及公司内部的上级主管人员之间存在潜在利益冲突关系时，公司就应当要求这些业务人员回避。而这些业务人员自己也应当主动提出回避要求。关于《利益冲突调查》笔者曾经在以往的内控交流文章中有过介绍。这里特别需要注意处理好这种情况：当个别处于关键岗位、具有特殊技能的主管或专家，如果和供应商之间存在潜在利益冲突关系时，通常的做法是该业务人员的意见仅作为参考，或者根据实际情况引入第三方进行判断。
采购人员保证书和员工自律承诺
在预防采购舞弊风险中，职工的自律承诺，特别是采购业务人员的事先保证是其中的一个重要措施。企业内控主管人员应当根据各个业务环节，针对风险不同分别起草业务人员保证书格式，然后对业务人员进行培训。最后由业务人员签署归档。
涉及到采购-付款循环的承诺主要有采购人员保证书和员工自律申明。在这些保证书和申明中，主要内容是针对行业和业务中存在的潜在舞弊风险和业务事项，事先对业务人员的行为进行特别规范，这和企业管理程序中的要求有一定不同，但却是构成管理程序的一部分。采购人员保证书主要针对采购人员特别设计。内容主要包括：承诺遵守公司内控管理政策，遵守和供应商、商的交往原则、收礼政策，遵守信息规矩等。特别要对自己违反申明承诺后的公司处罚事先做出接受承诺。保证日后不出现处罚难以落实的情况。
企业可以根据本行业的采购环境、行业特点以及过去经常发生的舞弊情况等具体设计，保证采购人员和相关业务人员对内控政策事先有充分的了解。对于高级管理人员则通常需要填写自律申明；对网络管理人员(企业内部网管人员)则要有职业自律申明。采购人员保证书和员工自律申明以及网管人员职业自律申明对采购-付款业务中的六个业务环节都具有预防舞弊风险的作用。
员工行为守则
在跨国公司中，企业通常会在内部制定一套员工行为守则。其中的一部分如收取礼品政策和公共关系处理规定中，都会明确规定禁止员工接受各种形式的商业贿赂。员工行为守则对包括采购业务人员在内的全体员工均有效。该政策也对整个采购-付款环节有效。
舞弊案件举报规定
为了预防各种舞弊行为的产生，企业也会建立特别的舞弊案件举报处理规定。企业的内部审计、内部控制、纪检监察等有关部门会设立一个舞弊案件举报中心，接受来自企业员工或外部相关单位和人员的举报。这里包括来自供应商的举报。
举报中心可以分为：企业内部举报中心和总部举报中心。总部举报中心通常可以由内控部、总部纪检监察等有关部门联合组成。举报中心的有关联系方法应当在企业内部予以公布。也应该列入企业与供应商签署的阳光协议中。当供应商在和企业相关业务人员处理各个业务过程中，如果发现企业员工利用职权对供应商提出不合理的利益要求时，或者供应商在拒绝了员工的非法要求后，受到该员工的无理刁难等情况，则可根据刁难者的级别情况分别向不同的中心提出举报。对于涉及企业高层管理者或主管采购业务的管理者，供应商可以直接向集团举报中心举报。舞弊案件举报规定同样对全部采购-付款环节有效。
访问供应商制度
作为控制和预防采购舞弊风险的重要政策，企业应该制订内控和内审人员对供应商进行访问的规定。企业除了高层领导――总经理、主管采购的副总经理和财务总监要定期或不定期地访问供应商外，内控人员或者内部审计人员也应当在检查审计过程中，对被审计单位的供应商进行随机抽查访问。
内控人员访问供应商可以直接了解供应商对被审计企业相关人员的看法。内控人员在访问供应商时，将告知供应商关于有关人员访问的具体规定。如果供应商向内控人员举报的情况经调查后确认属实，被审计企业的相关业务人员将立即被调离工作岗位并受到纪律处分。绝不能给企业员工留下日后报复供应商的机会。内控或内审人员直接访问供应商，可以从特殊渠道对本企业员工遵守企业规定起到监督和威慑作用。内控人员访问供应商机制可以对采购-付款循环中的各个主要业务环节的舞弊风险产生预防作用。
日常业务处理程序或政策
在企业制定的一系列预防舞弊风险的政策措施中，其实最重要的措施就是日常的业务处理程序或政策。有许多程序和政策一开始的目标通常是为了解决成本、效率和质量控制方面的问题。但是在实际运用这些管理程序时，对这些程序或政策只要稍加调整就可以起到预防潜在舞弊风险的作用。
就预防采购-付款循环中的舞弊风险来说，这些业务处理程序或政策就有许多，包括：
(1)采购政策中的“货比三家”原则。即对企业的重大采购事项，应当进行多家比价然后择优选择。该政策的初始目的是为了采购到质量与成本匹配最合理的产品，从而在选择供应商时采取的一项政策。但是后来发现，这样做的好处还可以预防独家采购所形成的舞弊风险。作为当前国际上采购中的主流政策规定，多家询价已经被大多数企业所采用。
(2)质量管理中的档案管理规定。为保持对购买产品的质量进行追溯，企业要求采购部对所有购买的产品建立供应商档案。这种供应商档案的建立，可以避免采购业务人员垄断采购信息，从而预防采购人员和供应商之间建立非正常的业务关系。
(3)各种质量标准和检验程序。建立企业的生产质量标准，原来的目的是为了控制产品质量。但是在验收供应商的产品质量时，这些质量标准可以在一定程度上预防供应商和检验人员形成特殊关系。
(4)5s管理。所谓“5s”管理是指生产过程中的一种现场管理办法。5s来自日文seiri(整理)、seiton(整顿)、seiso(清扫)、eiketsu(清洁)、shitsuke(修养)发音的第一个字母“s”，所以统称为5s。5s活动不仅能够改善生产环境，还能提高生产效率、产品品质、员工士气，其实还有预防包括采购舞弊风险的作用。5s通常会被使用在库房管理过程中。整洁良好的库房环境，可以有效预防货物验收环节的潜在舞弊风险。
(5)精益生产管理思想。所谓精益思想是“组织和管理产品开发、作业、供应商和客户关系的业务系统，与过去的大量生产系统相比，精益生产以消耗较少的人力、空间、资金和时间制造最少缺陷的产品，以准确的满足客户的需要”。在具体实施精益生产过程中，减少存货是其中的一个重要内容。为了达到降低存货的目的，企业必须实行包括按订单生产方式购买原材料，预防产生超额存货。这里除了有降低存货和提高存货周转率的作用外，精益生产思想还可以在一定程度上预防采购-付款循环中的订货环节潜在的舞弊风险，主要是超额采购风险。以求多卖产品扩大销售数量是供应商的基本目的，下达订单的业务人员为此通常容易和供应商形成特殊的利益关系。
(6)库房管理程序。在库房的收发检验规定中，有许多规定直接具有预防存货收发过程中舞弊风险的作用。这里包括：度量衡的检查、称量规定；货物理化指标取样、分析和鉴定规定；贵金属和危险化学品库房的收发管理规定；露天堆场的管理规定等等。这里特别要强调的是对供应商不合格品的让步接受管理规定等等。
(7)采购合同审核程序。企业对采购合同设置内部审核程序，一方面可以避免和供应商之间日后产生各种商务纠纷的风险，同时也具有约束采购部业务人员和供应商之间的行为。
关键词:新医院财务制度 内部控制
如今我国的医药卫生体制的改革已逐渐深入，而医院内部控制的薄弱性也在逐渐凸显。为应对此局面，新医院财务制度也已更加深入的提出了加强医院科学化、精细化管理的发展方向。正因如此，如何完善医院的内部控制机制在医院的发展中已显得尤为重要。
一、医院财务内部控制的概念以及目标
医院的财务内部控制是一种保证资产的安全及稳定和业务的准确执行而实行的一种适合医院发展的特定的措施、政策与程序。因此，加强医院的财务内部控制是医院发展的重要举措。它能保证医院业务的正常进行，资金的正常有效使用以及医院运作的合法性与相关信息的真实性，提高医院的经济效益乃至社会效益。
二、医院财务内部控制存在的问题
(一)医院缺乏内部控制建设的环境基础
首先，许多医院只单纯重视医疗技术的发展和服务环境的改善，而对于财务内部建设却表现出轻视的态度，忽略财务部门的管理以及对于控制机制的建设。这种做法直接导致许多医院的内部控制建设中的不足。其次，部分医院仍未设立独立的审计部门，这样便很难实现对医院各项业务中资金的正常使用进行监管，从而无法实现对医院经济工作的充足的风险防范与控制。某些医院只注重对于大型硬件设备的改善而缺乏对其经济效益的考虑，因此导致虽然医院的规模有所增大，但投资回报率却相对较低。如果再缺乏内部控制，这些大型设备甚至潜藏着经济风险。
(二)医院内部控制的不系统
首先在医院内部控制中，许多岗位出现职权的交叉，职权划分很不规范。同时，医院中对于项目的审批工作存在重叠，某些职权划分不清，存在着监控漏洞。例如，财务的收支流程控制不全面，收支控制环节薄弱。对部分报销业务控制不完备，对医院的固定资产的管理不完善，大型医疗设备盲目置备，而产生的经济效益较低，造成了资金的浪费。其次，医院内部管理不完善，无法迅速发现并解决内控管理中出现的问题，对医院各项目的支出不能进行准确的预算或预算无法有效的执行，导致采购盲目，采购效益低下。
(三)医院内控管理信息系统不完善
医院内部包括众多部门，其管理系统也相对复杂，于是对于信息的管理成为医院内控的主要方面，然而医院内部信息交流并不充分，这也因此成为内部控制的阻碍。另外，医院内部各经营流程并不清晰，财务部门无法对各环节都进行有效管理，也因此使管理决策没有充足的依据。
三、如何加强医院内部控制管理
(一)提高对于医院内部控制体系建立的重要性的认识
首先，应意识到医院的内控管理是完善和规范各业务环节的重要保证，是医院内各流程准确有效执行的保障，也是医院实现战略目标并在未来市场中核心竞争力形成的充分保障。其次，要认识到建立完备的内控管理体系有利于使医院发展符合国家有关法规的要求，可以避免与国家有关政策的冲突，有利于医院的稳步发展。再者，充分意识到完善医院内部控制机制，有利于医院管理层对风险的预防与控制。还要有效的进行宣传，让全体员工都意识到内控建设的必要性，形成内控建设所需的一股浓厚的氛围。最后，建设过程中应力求每个环节的设计都做到准确合理，努力完善和健全这种机制。同时建立内控体系建立工作中的监督和考核机制
(二)加强对于医院收入的控制
建立和健全价格、票据、收入、医疗预存款、退费管理制度以及岗位责任制。合理设置医院岗位，加强对各岗位权限及职权的划分，加强对职权的监督及制约，同时确保价格管理和执行，收入票据的管理与使用，以及时办理退费与退费审批等不相容工作的职权相互分离。门诊、住院当天的收入款额应在当天存入银行基本账户，收费人员当天收取的支票或现金在当天下班时间之前结账上缴，当天的收费退费等票据交给稽核人员进行稽核并进行详细的登记。门诊及住院的结算日报，收入日报，银行的存款单等第二天必须交由计财处进行核算及管理。另外，医院的所有收入应符合相关法规的规定，获得的收入也必须开具国家规定的票据。应按照医院制度核算和确认每日的收入。医院的所有收入都交由财务部门统一确认、核算、管理，禁止其他部门以及人员收取款项或开设账外账等。会计档案人员统一确认、管理医院各种所得票据。按照医院的相关规定加强对票据的印制、购买、领用、保管、核销、清查、遗失处理及归档等环节的监管，并对所得票据进行详细登记，防止空白票据的盗用或遗失。要加强对于结算时间的确认。在医院的网络信息系统中，应明确各们住院收入，门诊收入，并及时进行核算。应建立完善的退费管理制度。退费必须提供各种凭证、记录以及缴费凭据及证明，要严格按照规定进行审批，同时准确归档和保存。最后，住院、门诊、财务等部门应设立特定的稽核岗位，对各种存根及医院的收入进行核查，保证收入的真实性和完整性。
(三)加强对于医院支出的控制
建立和健全岗位责任制和支出管理制度。准确划分各岗位和部门的职务及管理权限，确保各项工作有条不紊的执行，避免职权的重叠和滥用，加强对其监管。各种支出应严格按照国家的相关法律进行，并按照医院的规定进行核算及确认各项支出。同时，应建立健全支出的申请、审批、审核以及支付等环节的管理制度，明确各单位职权。实行院长授权审批的制度，严禁未经授权的支出，授权人员应认真做好审批工作，按照规定进行审批。另外，要加强对于支出的审核工作，同时，完善核算控制制度和支出的凭证控制手续，确保支出的真实性、及时性、完整性。建立和完善医院医疗成本的核算制度，控制成本的支出，从而提高医院的经济效益。
(四)提高内部控制人员的综合素质
提高建设和执行内控体系的能力水平。作为一项创新性工作，内部控制系统的建设和完善是一个长期并艰巨的过程。需要加强对于人才的培训以及吸收，组织一批综合素质高，创新能力强，业务能力强的专业人才进行这项工作。同时，可以建立内部控制系统建设的人才库，借此培养一批具备专业能力的优秀内控建设人员。应注意提高内部控制人员的综合素质是内控工作的核心所在，这对防止资金的流失、加强对于资金的管理、提高财务审核的完整性以及真实性都有促进作用。同时，应认识到“以人为本”的内涵及本质，不能只是做做样子或是人云亦云，更不能扭曲理解其真正含义。“以人为本”的核心体现便是提高内部控制人员的综合素质。医院内部控制人员主要从事医院的财务工作，所以医院坚持财务部门工作的“以人为本”就应高度重视对于内部控制人员综合素质的提高。另外，应认识到内控人员的创新意识和工作主动性在内控建设中非常重要，因此在培养专业的内控人员时应着重其创新精神的培养。提高内控人员的综合素质主要从以下方面进行：
强化财会法制观念和思想修养的训练。应提高内部控制人员的法制观念及道德意识，加强其自身修养，提高其政治觉悟，健全内控财务监管机制，坚守职业道德，依法办事。
强化其专业业务学习。内部控制人员应具备娴熟的专业知识以及较宽的知识面和扎实的基本功，这是如今内控建设的基本需要。许多内控人员只靠一张文凭吃饭，而不进行不断地学习和自身综合素质的提高，最终跟不上当今行业的形势的发展而被行业所淘汰。因此，为适应如今行业的发展，内部控制人员应在工作之余，应积极主动的不断学习相关的法律法规以及新出台的政策或准则，不断地充实自己的专业知识，提高自己的业务能力，进而紧跟形势发展，不断提高自身的综合素质，适应行业工作的需要。
(五)加强库存物资和医药的控制
第一，建设并完善医药与物资的管理制度，明确各个岗位的职责以及权力，保证医药及物资的审批与请购、联系询价和确定供应商、采购和验收、合同签订和审核、付款执行和审核等不相容职务的分离。不能让医院的某以单独部门独立进行药品及库存物资的业务。同时，应加强监管，合理配置各岗位职权。
第二，建立完善科学的药品和库存物资的请购及审批制度。加强药品及库存物资的预算管理，授予归口管理部门相关的请购权并明确其职权，使请购过程按预算严格执行。
第三，制定科学规范的药品和库存物资管理的流程。准确规划制定、审批、验收入库、付款、仓库管理、领用管理等各环节的控制要求，完善对于请购手续、采购合同、入库凭证、验收证明、发票使用等工作的审核制度，保证各业务工作受到有效监管和控制。
第四，建立和完善药品和库存物资的采购管理机制。医院的各种药品和库存物资应由单位统一进行采购。同时，单位应对采购方式、供应商的选择、验收的程序进行准确的规划。对于部分涉及药品集中招标采购或者政府采购的采购执行须严格按照法律法规执行。
参考文献：
[1]高亚超,高文所.医院内部控制的主要问题及改进建议[J].中国集体经济.2011,3
关键词:企业内部控制制度;目标;要素;问题;建议
企业内部控制是指一个单位为了实现其经营目标,保护资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。从上述定义可知,内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。
一、企业内部控制目标
内部控制的目标在于改善经营管理、提高经济效益。它是因加强经济管理的需要而产生的,是随着经济的发展而发展完善的。最早的控制主要着眼于保护财产的安全完整,会计信息资料的正确可靠,侧重于从钱物分管、严格手续、加强复核方面进行控制。随着商品经济的发展和生产规模的扩大,经济活动日趋复杂化,才逐步发展成现代的内部控制系统。
二、企业内部控制制度基本要素
建立内部控制,应主要考虑以下要素:第一,内部环境,指影响公司内控制度制定、运行及效果的各种综合因素,包括公司组织结构、企业文化、风险理念、经营风格、人事管理政策等;第二,目标设定,公司根据风险偏好设定公司战略目标,并在公司内层层分解和落实;第三,事项识别,公司对影响公司目标实现的内外事件进行识别,分清风险和机会;第四,风险评估,公司对影响其目标实现的各种内、外风险进行分析,考虑其可能性和影响程度,制定必要的对策;第五,风险对策,公司按照风险偏好和风险承受能力,采取规避、降低、分担或接受的风险应对方式,制定相应的风险控制措施;第六,控制活动,公司为确保风险对策有效执行和落实所采取的措施和程序包括批准、授权、验证、协调、复核、定期盘点、记录核对、财产的保护、职责的分离、绩效考核等内;第七,信息与沟通,指识别、采集来自于公司内部和外部的相关信息,并及时向相关人员有效传递;第八,检查监督,指对公司内控的效果进行监督、评价的过程,通过持续性监督活动、专项监督评价或者两者的结合进行。
三、企业内部控制存在问题
良好的内部控制虽然能够达到上述目标,但无论内部控制的设计和运行多么完善,它都无法消除其本身所固有的局限,这种局限性也必需明了并加以预防。主要表现为:受成本效益原则的局限。如果负有不同责任的职员忽视控制程序、错误判断、甚至相互勾结、内外串通舞弊等,往往导致内部控制失灵;管理人员为了达到内部控制的目的,应预先确立衡量实际绩效的标准;正确记录经济业务执行情况,并将工作实绩与标准目标进行比较,借以发现差异分析造成差异的原因以及各种因素对差异的影响程度;针对偏离目标和标准的现象,提出纠正的措施予以补救。还应注意一些特定控制程序的执行,如核对会计记录数字的准确性,保持调节表、日常编报资料、统制帐户和试算表,核准与控制各种凭证,同外部资料较,将现金、有价证券和记录核对预算与执行结果比较等。,逾越控制,对设置或实施的内部控制不予理睬,也会使建立的内部控制形同虚设。
目前我国内部控制制度较为薄弱,负责人违法干预会计工作,会计人员假账真做,账外隐匿资产,私设小金库,造成会计信息失真现象较为严重;财产物资内控管理薄弱,物资购销制度松驰,造成企业资产的大量流失;企业人员利用内控不严的漏洞,贪污、挪用公款,盗窃资金,收受回扣等违法现象时有发生。严重违反了会计法,危害了市场经济秩序。
四、加强企业内部控制的建议
内部控制的主要内容包括对货币资金、筹资、采购与付款、实物资产、成本费用、销售与收款、工程项目、对外投资、担保等经济业务活动的控制。
(一)货币资金的内部控制
货币资金是指企业拥有和控制的现金、银行存款和其他货币资金。企业在建立与实施货币资金内部控制中,至少应当强化对下列关键方面或关键环节的控制。
1.建立严格的职责分工和审批授权制度岗位分工控制,主要包括出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作;配备合格人员进行岗位轮换;建立回避制度,单位负责人的直系亲属不得担任本单位会计机构负责人,会计机构负责人的直系亲属不得担任本单位出纳人员。
2.建立货币资金的记录制度,现金收入及时入账,严格控制坐支现金。严禁擅自挪用、借出货币资金。不得账外设账,严禁收款不入账,定期盘点现金,做到账实相符,如发现账实不符,要及时查明原因,作出处理。
3.严格银行存款票据和印章的管理。银行存款要定期对账,每月至少核对一次,编制银行存款调节表。如调节不符应当查明原因,及时处理。财务专用章应当有专人保管,个人名章应当由本人或其授权人保管,不得有一人保管支付款项所需全部印章。企业要建立现金支票、转账支票等各种结算收支凭证的保管、使用、签发、复核、登记和废除等管理制度。
(二)采购与付款的内部控制
采购工作是生产经营的开始,它的工作质量直接影响企业的产品质量、成本以及企业的经济效益,同时又容易产生漏洞和舞弊,滋生腐败,从而侵害企业的整体利益,浪费企业资源。对采购与付款业务有明确的规定:应当合理规划采购和付款业务机构和岗位,建立和完善采购与付款的控制程序,强化对请购、审批、采购、验收、付款等环节的控制,做到比质比价采购、 采购决策透明,堵塞采购环节的漏洞。
财务部门在加强企业采购业务监控中应把好以下几关:一是把好合同签订关,对所签订采购合同进行全面认真的审查,把好采购业务的合同价格关,出最高限价的合同必须履行暨定的审批程序;二是把好采购合同的付款关,对不符合合同规定的价格与费用,予以拒付,杜绝不合理负担,维护企业利益;三是把好预付款的支出关,过多的预付款不利于企业流动资金的周转,且易发生呆账死账,财务部门必须将预付款的使用与清理置于严密控制之下,减少财务费用支出,加快资金周转。
(三)销售与收款的内部控制
主要是指企业销售商品并取得货款的行为。首先,建立销售和收款业务的岗位制,明确相关部门和岗位的职责和权限,确保销售和收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,将办理销售、发货、收款三项业务的部门分别设立,明确各自的职责和权限,不得有同一部门或个人办理销售和收款业务的全过程。销售收入及时入账,不得设账外账,不得擅自做坐支现金。销售与收款职能应当分开,销售人员应当避免接触现金;其次,建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门应当负责应收账款的催收,催收记录要妥善保管,财务部门应当督促销售部门加紧催收。定期与望来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符,查明原因,及时处理;最后,建立销货退回制度,销货退回必须经主管部门审批。销售退货的货物应当由质检部门检验和仓库部门清点后方可入库。
(四)实物资产的内部控制
设置专门的仓库,专人负责仓库业务和记录,也就是货物进入或运出仓库都要有正式手续、记录和负责人。各项资产的增减变动、保管、维护和记录,都要进行严格的控制,限制非授权人员触动和处置,防止发生盗窃、损失和伪造、篡改记录的行为。永续盘存制度对于实地实物数量控制是一个较好的手段,是用作防止偷盗贪污和浪费、损失的有效办法。实行永续盘存制度,可以由会计部门设控制账户,仓库部门设分类明细账的方法进行内部控制,在货物收、发、存业务中,所有有关收发业务的手续凭证都应有一联送交会计部门进行记录,从而形成一个完整的仓库内部控制。在实际工作中,对某些长期未用或不用的实物资产,因其账面长时间没有变化,容易引起会计人员麻痹,疏于对账及实物的盘点,为仓管人员贪污、挪用企业资产造成可乘之机。对于这部分资产,会计人员更应加强实物的核查工作。
(五)对其他重大财务事项的内部控制
企业融资方案、对外投资以及对外担保等重大财务事项也应加强内部控制。对外投资业务必须合理分工,一项投资业务可分为授权、执行、记录和保管等,应由不同部门的人员执行,这种合理的职责分工所形成的相互机制,有利于避免或减少投资业务中发生错误的可能性;融资决策内部控制的目的在于选择合理的筹资渠道和筹资方式,在筹资决策时必须考虑筹资成本、筹资风险、资本结构、筹资时机、筹资的社会效应以及对控制权的影响;对外担保内部控制其目的在于减少或避免企业产生债务连带责任,所以在对外提供担保时,必须严格信用评估,充分了解被担保单位的债务清偿能力和财务适应性,以避免担保风险。
(六)会计电算化的内部控制
对会计电算化进行内部控制,主要是对存取权限进行控制。操作权限的分配,应由财务负责人统一专管,以达到相互控制的目的,明确各自的责任。
关键词:内控规范;ISO体系;结合运用
中图分类号:C93
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)19-0063-01
根据五部委要求,从2011年1月1日起开始在我国上市公司和非上市大中型企业分步实施。国际标准化组织(ISO)是由各国标准化团体组成的世界性的联合会,ISO9001由ISO/TC176/SC2质量管理和质量保证技术委员会质量体系分委员会制定。该标准提供了质量管理体系的要求,供组织证实其提供满足顾客和适用法规要求产品的能力使用。
ISO质量管理体系标准在引言意提及与其他管理体系的相容性问题,提出本标准不包括针对其他管理体系的特定要求,例如环境管理、职业健康与安全管理、财务管理或风险管理有关的特定要求,ISO标准使组织能够将自身的质量管理体系与相关的管理体系要求结合或一体化。
1 目的
内控规范与ISO体系都是建立外部信任为目的,都是企业经营管理体系的重要组成部分;两者的侧重点不同,ISO标准是从质量的角度出发,通过管理职责、资源管理、产品实现、测量分析改进得循环,达到持续改进得目的,以维护客户利益为基本出发点,防范质量信息虚假,最终目标是达到客户满意;内控体系重点关注的是与资金流相关的资金管理、筹资管理、预算管理、成本费用等,以维护股东即投资人的利益为出发点,尤其是财务报告数据的真实性,防范财务数据信息虚假,最终目标是到达投资人满意。
2 流程标准化要求
ISO体系及内控规范均要求对相关文件应予以控制,实现流程标准化。
3 涉及内容
内控规范涉及18个应用指引:
(1)组织架构;
(2)发展战略;
(3)人力资源;
(4)社会责任;
(5)企业文化;
(6)资金活动;
(7)采购业务;
(8)资产管理;
(9)销售业务;
(10)研究和开发;
(11)工程项目;
(12)担保业务;
(13)业务外包;
(14)财务报告;
(15)全面预算;
(16)合同管理;
(17)内部信息传递;
(18)信息系统;
ISO体系涉及:
(1)管理承诺;
(2)以顾客为关注焦点;
(3)质量方针;
(4)策划;
(5)职责、权限和沟通;
(6)管理评审;
(7)资源的提供;
(8)人力资源;
(9)基础设施;
(10)工作环境;
(11)产品实现的策划;
(12)与顾客有关的过程;
(13)设计和开发;
(14)采购;
(15)生产和服务提供;
(16)监视和测量;
(17)不合格品的控制;
(18)数据分析;
(19)持续改进。
从以上两种体系涉及的内容看,ISO体系的要求虽然不涉及直接的财务过程,但仍有部分内容如销售、采购、人力资源、存货、合同、第三方的资产等内容及要求与内控规范相重叠;从表面看内控规范不涉及产品质量过程,但毕竟所有的生产过程都与钱相关,都会在经营活动中的预算管理、成本费用上体现出来,并进而传递到资金管理上,所以二者息息相关。
4 过程循环
在体系管理上,ISO更加关注文档化的体系,体系文件和资料等强调版本控制和改进循环,而内控规范中因财务控制比较集中,标准使用出错概率小故则没有要求;职能管理上,内控规范所确定的风险控制框架本身就是一个循环,建立环境、评估风险、开展控制、信息沟通以及监督改进是彼此相连接的,ISO标准对于过程循环的要求深度比内控规范要高;对于既包含质量控制又包含内控的过程,内控规范相对于ISO体系则要求更多的细致管控内容,例如采购业务,内控规范及ISO体系均包含供应商的评价选择、采购合同控制、采购验收控制,但内控规范同时又要求凭证、发票,不相容岗位规定、定期岗位轮换等ISO体系所没有的内容。
针对内控规范及ISO体系异同及关联性,应从本企业实际情况出发,将两者有机结合运用如下:
4.1 成立整合小组
整合、修正、执行成功的重要关键,根据两个体系异同,由整合小组负责全面统筹安排整合,主要职责是负责会议召开、流程分析、整合程序制定、进度追踪报告、执行检讨;从而避免重复工作及多头管理的矛盾。
4.2 规章制度高度融合
作为ISO 与内部控制标准的支持性文件、规章制度与员工息息相关,是企业管理的基础,必须全面体现两个管理体系的要求。应着重解决5W1H问题,即why(为什做)、what(做什么)、when(何时)、where(何地)、who(谁来做)、how(如何做),明确职责便于操作,同时还必须体现内部控制标准的有关要求如:
(1)授权控制 有关经济业务活动必须经过授权和批准,方能处理,未经授权和批准的人员不允许接触和过问;
(2)分管控制 不允许所谓一条龙式的一人包办,必须分解相关的经济业务职责,应实现互相制约、互相监督;
(3) 业务记录控制必须采取得力措施和恰当方法,保证经济业务的会计记录真实、及时和准确;
(4) 素质控制员工应具有与其负责的工作相适应的素质,以便保证工作质量,实现预期目标;
(5)资产安全控制采取各种限制的接近的措施,确保企业资产安全完好。
4.3 手册文件实行完整包容
把质量手册和内部控制手册整合成质量/内控手册,实现一体化管理。在手册的质量/内控方针、目标、管理职责、组织机构、基础设施、工作环境、人力资源、采购过程、监测改进等内容中,要体现内部控制标准的有关要求,同时另辟章节专门论述内部控制标准,实现完整包容。
4.4 内部审核的整合
两个体系整合在一起,在内部审核方面主要涉及两个问题:
(1)整合为单一审核程序:即将两个体系各自管理制度整合成单一管理制度,内审人员便应依规定从事查核,而不再区分为ISO 稽核与内控稽核人员,统一执行单一作业。
(2)在单一管理制度下,依其专长从事稽核:虽已整合为单一管理制度,因ISO 稽核大部分只涉及直接执行部门,而不涉及财务,ISO 稽核对财务或会计面本来就不熟悉,相反的,内控稽核人员对于查帐熟悉度虽然较ISO 稽核人员佳,但面对实际ISO 标准下的流程作业或品管程序,其了解程度却显不足。因此在单一稽核部门之前提下,应具有两种内部稽核专长,妥善分配其熟悉的查核工作。
(3)执行内部稽核以督促、检讨、修正与持续改进。经由整合内部稽核后,应执行制度落实面的考核。依据统一的管理制度,查核书面文件之实际执行状况,藉以检讨、修正与改进。企业高层需鉴别公司提供的服务产品,达成客户需求的服务实现流程,因其直接影响公司的经营品质及成败。至于各项行政管理之支持流程也须界定清楚,以免影响服务实现流程的效率。因此,必须将管理重点放在如下几点:
①确定达成预期结果之流程顺序及互动关系。
②确定管控中流程输入、作业、输出被清楚设定时效要求。
③监督工作流程输入及输出,以查证个别流程是否环环相扣,并且确立跨部门联系或传递之有效性和效率。
1.1采购业务内部会计控制制度的目标
采购业务内部会计控制制度的目标是合理经济的进行各种采购业务，保证生产经营管理的需求；支付款项后及时、足额的获得相应的物品或劳务；严格履行审批制度，按合同协议付款，维护企业良好的声誉。要达到这些目标首先要对不相容的岗位要相互分离、制约与监督。在采购环节不相容的岗位包括请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与执行；对一些企业特殊物资的采购计量与验收必须分离。例如以原煤为主要材料的化肥企业，煤炭的消耗与盘存数量不是很准确，如果购进时计量与验收不相互制约很容易造成煤炭虚入库，产生管理漏洞。原湖南湘东化肥厂倒闭清算时，煤炭盘亏几千吨，究其原因是控制监督不严日积月累引起的。每个企业必须根据自己的采购特点，因地制宜建立一套适合自己企业的内部会计控制制度。其次是要严格授权批准制度。单位明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购、付款业务的职责范围与工作要求。严禁审批人超权限审批。单位对于重要和技术性的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。再次要执行完整的采购登记制度。单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购各环节做好相关记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件与凭证的相互核对工作。
1.2采购业务的会计控制要点
1.2.1请购环节的控制。
原材料或零配件的请购，一般由生产部门根据生产计划的需求提出请购要求，材料保管部门根据库存量核实是否采购；对于大批量生产且产品生产稳定的企业，保管部门应考虑经济进货批量，可在库存材料达到最佳存量时提出请求，经相关授权人员签字后送交采购部门。采购人员审查请购要求是否合理，并根据市场行情进行采购所需要的资金估算，签署同意采购的意见后交资金预算部门审批，资金预算部门确认在生产经营项目的资金预算范围，同意审批，签字后交采购部门办理采购手续。对于特殊项目如资本性支出、保险、广告、法律、审计服务，一般由专门指定人员提出请购，由企业决策层进行联合审签或集体商议审批。
1.2.2采购环节的控制。
采购部门在正式填制订单前，对不同供应商的供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及供货时间等资料进行比较，选出商业信誉好、产品质量好、价格优惠的供应商（通常说的货比三家）。对于大批量采购的原材料或零配件等要做好各种采购数量对成本影响的成本分析。订单签好后必须编号并由授权人签字，正联送供应部门，副联送验收部门，之后应监控订购单的处理，以确认商品是否收到并及时入账。
1.2.3验收环节的控制。
购入商品或劳务的验收工作应与请购、采购和会计部门的工作相分离。验收部门根据有效的购货订单上的数量和质量要求及相关合同、协议，对供应商发运的商品进行验收：如商品的品名、规格型号、数量、质量要求、到货时间、商品完好程度等。商品的质量检验至关重要，其质量好坏的判断有些依靠验收人员的工作经验和工作责任心，有些靠相关部门技术人员核定，对于部分特殊的商品鉴定必须具备丰富的专业知识或经过仪器、实验的测定。不管质量检验过程如何，企业各级管理部门必须严格把好这个关，它是企业生产经营好坏的保证。对于有些商品或劳务直接由部门使用（不需经过仓管部门）如：工程物资直接使用、设备、资产的维护建设，劳务支出等，控制程序应根据企业相关管理程序完善请购程序后办理工程劳务，企业验收部门根据请购或报批手续、合同进行工程劳务验收并出具验收结算报告单，交相关部门负责人审签。验收单是确认资产或费用以及与采购有关的负债是否存在和发生的重要保证。会计控制必须定期检查验收单的序号、验收单必须经验收人员、仓储人员、材料会计三方签字才能作为入账凭据。一些内控管理不完善企业，仓库管理员兼验收员利用企业管理混乱，虚开验收单与发票到财务报账，一次性经济损失达40余万元。
1.2.4存储环节的控制。
存放商品的仓库应相对独立，限制无关人员接近。储存验收的商品由独立部门负责。货物入库前仓储人员应进行点验和查对，并在验收单上签收，仓储人员将存货按商品特征填列标签，分类存放并设置安全措施。
1.2.5退货与折让的控制。
采购部门接到验收报告后，如发现数量或质量不符合订单的要求，及时电告或函告供应商。对于数量短缺，要求供应商及时补足。对于质量问题，则通知仓库不得发放该批商品，再决定退货或者要求供应商给予适当的折扣。当合适的折让一经确定，采购部门即编制借项凭单，通知会计部门调整应付账款。对于退货的商品，采购部门应编制退货通知单，授权运输部门退回商品，商品退回后及时通知采购部门和会计部门。
1.2.6应付账款的控制。
商品或劳务的购进借方反映资产的增加，贷方反映应付账款的增加或资金减少。应付账款的记录应独立于请购、采购、验收、付款以保证采购环节的控制有效实施，防止错误和欺诈行为的发生。应付账款的入账必须取得和审核各种必要的凭证后才能进行，这些凭证包括请购单、验收报告单、购货订单、材料入库单、税务监制发票、相关合同与协议等。要求凭证记录完整、客观、真实，经授权人签字。月末核对供应商往来明细，如发现错误，及时与供应商取得联系，查清原因，完善手续，调整差异。
1.2.7付款环节的控制。
对于根据发票直接付款的手续，财务人员复核供应商发票的数量、价格、折扣条件、汇总金额、合法要素等与原始凭证（附件）是否相符，业务是否客观；对于发票已入账进行往来账单付款的，必须填制往来付款审批单，由主管会计核实明细账户及付款条件后经相关审批程序后付款。
2加强采购成本管理
采购成本包括进价成本和进价费用，其中：进价成本又称购置成本是指存货本身的价值，等于数量与单价的乘积。在一定时期进货总量即一定条件下，无论企业采购次数如何变动，存货进价成本通常价格相对稳定（假定物价不变且无采购数量折扣），属于决策无关成本。进货费用又称订货成本是指企业为组织进货而开支的费用，如：办公费、差旅费、邮资、电话电报费、运输费、检验费、入库搬运费等支出，进货费用与进货次数有关：差旅费、邮资、电话电报费与进货次数成正比，这类变动性进货费属于决策的相关成本，另一部分与进货次数无关，如：专设采购机构基本开支，这类固定性进货费用则属决策无关成本，怎样合理控制采购成本，以最小成本投入创造最大效益。
2.1采购价格的管理（把价格质量关）
①各生产、经营、服务部门根据生产计划做好年度、月度物资需求计划单（必须载明物资规格型号、技术参数、到货时间），报主管负责人审核后交物资采购部门进行集中采购。②各物资采购部门根据各生产、经营、服务部门审签后请购单编制一式三联部门物资采购计划汇总表，按采购物资类别填列品名、规格型号、采购商家、市场询价、历史价格、库存数量、市场动态、到货日期、采购模式（集中采购、招标采购、分散采购）等信息报主管领导及预算部门审签后，一份交财务部门、一份交预算部门、一份留采购部门。三个部门相互牵制与监控，共同把好请购、资金预付及价格审核关，完善事前控制手续。③采购部门根据采购计划单及采购信息建立采购台账、在供应商选择时做到货比三家并建立供应商信息档案，引入供应商信誉评估机制，选择质量、价格、信誉好的供应商，为企业产品质量管理、成本优化奠定良好基础，在物资采购管理过程中坚决制止那种只按计划采购，不论价格高低、质量好坏、中饱私囊的行为。价格是降低成本的途径，质量是降低成本的基本保证。为控制好采购物资价格与质量，财务部门必须根据验收入库单，有法律效应的合同文本、价格申报单办理入账付款手续，涉及大的劳务价格的采购物资必须留一定的保证金，等设备运行良好后才能付款。对于大批量购进物资在合同协商时尽量争取货物采购折让和折扣，将采购价格降到最低。
2.2进货费用的控制
前面讲到进货费用的构成，要降低进货费用可采取下面两个途径。①采购人员应根据经济合理原则，事先选择物资运输路线和运输方式，努力实现直达运输和就近采购，开展联运、代运减少运输费用。不盲目采购，尽量节省其它采购费用。②物资采购要适时，应树立经济进货批量的观念。经济进货批量是能够在一定时期存货达到最低点的进货数量，决定经济批量成本因素，主要包括变动性成本进货费用，变动性固定成本及允许缺货的缺货成本，不同成本项目与进货批量呈现不同变动关系，减少进货批量，增加进货次数在影响储备成本降低的同时也会导致进货费用与缺货成本提高，相反增加进货批量，减少进货次数，尽量有利于降低进货费用与缺货成本，同时会影响储存成本的提高。因此，如何协调各项成本之间的关系，使其总和保持最低水平，是企业组织进货过程需要解决的主要问题。
3建立与供应商的长期战略伙伴关系，形成供应链的团队
传统的采购管理是以最低的价格购买最好的商品，但在经济发展全球化、市场竞争国际化的今天，没有一个企业能以一只孤舟的方式在大海中航行，它必须与其他企业及供应商、销售商等相互依赖、相互支撑的生存。与供应商松散联系将会因缺乏信息沟通与利益协调导致成本增高，而相互协作建立利益共同体，有助于降低成本，提升顾客价值。与供应商建立的长期战略协作关系或战略伙伴关系，选择优秀的供应商作为供应链的合作伙伴被称为“反向营销”，其基本策略是专门为供应商召开周期性会议，让他们意识到相互之间的竞争关系，帮助他们认识到与企业的依赖关系；与供应商建立信誉与相互参与的关系，建立供应商评估机制并发展为供应链团队成员，对那些乐于降低成本创造更大价值的供应商，采取激励措施与其分享节省的成本。好的供应商将成为供应链团队的无价之宝。随着供应商发展，降低成本，提升企业价值的行为将变得越来越有成效。
4结语
【关键词】科研院所；材料采购；风险应对
一、科研院所材料采购的特点
作为以基础性研究为主的科研院所，每年需要购买大量的试剂、实验原材料、耗材等。采购是根据课题组提交申请购买，采购的材料专业性强、品种多、型号迥异、供应商众多、价格差异大，购买形式具有少批量多批次的特点。主要以单位分散采购为主，因为在材料采购过程中存在许多人为决策的环节，是事业单位防腐的重点领域之一。
二、材料采购的风险识别
材料采购分为多个环节，请购、审批、采购方式选择、供应商选择、价格决策、合同签订、验收入库、领用、结算付款等，各环节均存在不同的风险。目前出现问题较多的环节有：多头采购、供应商选择、价格决策、合同签订、入库管理等。
1.多头采购
科研院所材料采购的特点决定了采购批次较多，采购部门业务量大。部分研究所因采购部门人手所限，存在多头采购等情况。请购课题组按需要自行询价、选择供应商并采购所需材料。采购各岗位无明确界定，采购人员权利过分集中，不符合不相容岗位相分离原则。缺乏约束与监督机制也极易出现舞弊现象。
2.供应商选择风险与价格决策权
选择什么样的供应商，做出决策选择权的人员是谁？供应商的选择与价格决策是采购工作中最重要决策选择权。关系着研究所的采购风险、采购成本与采购质量。采购人员直接面对着市场，供应商良莠不齐，产品质量不一，价格差异大。如果采购渠道无范围限制，采购人将根据自己的判断、喜好、自身利益做出选择。
3.合同风险
采购合同关系着合同双方的权利与义务，有较强的法律约束力。合同风险主要体现为虚假合同、条款不严谨合同、拆分合同等。虚假合同指为套取资金，买卖双方恶意串通，签订虚假经济合同。条款不严谨合同，责任人疏忽大意，导致合同履行不力，造成国有资产损失等。拆分合同，采购人为规避政府采购中的公开招标、邀请招标、竞争性谈判等公开竞争方式而选择拆分合同。
4.专用材料零库存管理
专用型材料以小批量多批次采购方式为主，原材料品种、型号并非通用，许多材料购买后即由请购课题组全部领用，即零库存管理。
专用材料零库存管理的方式在许多科研院所普便存在。对资产管理部门来说材料零库存便于管理、降低储存成本。但对使用不完的材料交予课题组保存，可能存在保管不善、造成浪费、丢失等风险，也给虚假采购造成了生存的土壤。审计案例中，某科研院所课题组面临财政经费预算执行的压力，该课题通过串通供应商，在一定期间内陆续购买又退回材料，形成在供应商处及会计账薄中的购买记录。后期按需求在供应商处领用。
三、材料采购风险控制的措施及建议
1.加强制度建设与材料采购流程设计
实现制度流程化，流程信息化。制度是基础，科研院所应在风险分析的基础上，建立授权审批制度、合同管理制度、供应商准入制度、材料领用管理制度、监督检查等内控管理制度。设计完善的材料采购流程。制定采购管理、供应商管理、价格管理、库存管理等多个重点环节的业务流程。采购流程应考虑嵌入电子信息系统，如建立科研院所的材料采购管理平台。通过该采购平台实现采购业务归口分层级管理。电子采购平台的建立，将有助于加快采购进程、明晰权责划分，业务公开透明，减少人为决策环节，实现材料采购的全过程管理。
2. 明确采购人员岗位分工
首先，建立标准化、规范化的统一专业采购团队。团队人员由资产管理部门、监审部门、财务部门人员联合构成。明确各岗位分工与责任，供应商选择、价格决策重要决策事项进行分权管理。职责划分清晰，设置供应商管理专家小组、询价议价小组、合同管理员、采购员（普通采购、政府采购）、验收、库管员等岗位，优化人力资源配置，符合不相容岗位相分离的要求。
其次，采购权利收回至研究所采购团队。材料采购方采购小组统一采购的方式为主。对异地活材料采购验收管理实行指定采购岗位。科研院所养殖孵化基地与科研院所常驻地往往相距较远，尤其是海水养殖等业务。活材料如活体动物、活体饲料等购置需要具有新鲜、及时、便利的特点。只能进行异地采购。请购人申请后，归口管理部门通过询价小组询价，指定驻养殖场所课题组采购人采购，从严审查合同、供应商资质、信誉，采购价格。待审批完成后，需课题组提供合法票据、购买物品图片，提供实验场地证明人等材料视同现场验收，并且需要具备详细使用记录及实验工作日志作为报销依据。
另外，需加强对采购人员培训。提高采购人员的专业能力、职业操守、法律意识，并实行定期轮岗制度。
3.建立供应商准入及考核制度
首先，采购活动均需选择数据库中的供应商进行。供应商来源应符合：（1）本研究所合作过的优质供应商。（2）利用兄弟院所建立的供应商平台中的供应商，如以淘宝模式的建立的中科院喀斯玛试剂材料采购平台。（3）实力强、声誉佳、质量好的供应商。
邀请业务专家组成评议小组，通过对供应商的资质、信誉、财务状况、产品价格、质量、所在地等调查开展信用评级，从中筛选优质供应商，建立研究所自己的供应商数据库。供应商实行按档次、分层级管理。
其次，入库供应商商品价格应以供应商市场价格作为上限，采取邀请供应商进行投标、开展谈判等方式，发挥规模采购的优势，提高采购话语权，降低采购成本。供应商数据库及商品价格形成材料采购平台基础数据。
另外，供应商数据库按年度实行动态化管理，产品价格定期更新。按年度进行考核。考核内通过查询采购信息平台售后评分，发放调查问卷等方式，对供应商供给材料质量、价格、供货周期以及服务由各用户进行评价打分，根据评价结果，确定下一年度供应商准入资格。
4.建立材料价格决策机制
对供应商商品的价格相对有效的监督，就是完善采购询价，加强询价复核。在材料采购平台中，借鉴电商模式设计比价工具。选择材料型号后，可以选择按价格、按供应商信誉或供应商综合排名进行排序查询，该采购平台可自动优先选择最优三方供应商材料价格，代替人脑做出价格决策。减少人为因素的影响。
5.规范合同管理
专人进行合同登记。合同由归口管理部门审核，重点关注合同的真实性、有效性。法律顾问审查合同全部条款，重点注意不利条款的必要性。监测合同的履行。减少合同履约风险。通过采购管理平台，进行数据分析确认合同的数量、价格是否异常；是否进行合同拆分以规避政府采购或公开招投标等社会竞争的购买方式。是否近期大量签订超出请购人所需材料预算的虚假合同套取资金。
6.建设统一的材料库
针对批量采购大宗材料、贵重金属等物资，采用先入库，后按需领用的方式。加强出入库管理，做好验收及盘点工作。对于采购批量较小的材料，采用零库存管理。可于验收后全部领用。使用人登记材料使用台账。并由科研院所指定专人定期核查。
7.建立采购全过程监督机制
建立由监审部门牵头，其他各相关部门参与的监督检查团队。
一方面加强采购过程管理。参与供应商选择小组、合同审查。定期进行数据分析。结合课题内审、课题组长离任审计等常规、专项审计，在采购平台中按课题组分年度进行材料购买数量、购买金额、供应商统计、趋势图表等数据进行分析。关注异常采购、关联交易等违规事项。发现重大违规事件及时以书面形式向所领导班子汇报。在监督检查过程中发现的制度、流程盲点及时通知相关部门予以完善。
另一方面制定信息公开制度及举报制度，定期公开招投标、供应商选择方式、采购小组成员，采购相关信息。对违规人员建立黑名单。对黑名单里的课题组、采购人员按相关制度人员从严审批，额外增加审批程序的管理模式。
四、结语
随着国家对科研工作加大投入，材料采购在科研院所事业支出中所占的比重越来越大，也对研究所的管理提出了更高的要求。科研院所应根据各自的实际情况，制定适合自身的材料采购制度，规避与降低风险，有效防范舞弊和预防腐败，促进科学事业的发展。
参考文献：
[1]姜海莲.推进集中采购要点分析. 石油石化物资采购 （2014年03期）.
摘要：随着国家综合国力的不断提升，我国的经济总量已跃居世界第二位。水涨船高，事业单位已不是昔日的清水衙门。而基础建设行为，占用了单位的大量资产，而且所处环境复杂多变，使其容易成为贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪行为滋生的温床。因此，对基本建设项目的管理与控制变得越发重要。
关键词：基建 会计 内部控制
工程项目普遍具有投资巨大、危险性高、建设周期长、施工难度大，不可逆转等特点，如果不能很好地加以控制和防范，可能会导致项目“失败”，给国家和单位带来严重的经济损失和不良的舆论后果。反之，如果能对工程项目加以很好的控制，也必定会产生巨大的经济效益和社会效益。因此，良好的内部控制制度的建立和执行，为基础建设的控制提供了有利的保证。
内部控制是为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等，由单位治理层、管理层及其员工共同制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。它是一个不断发展、变化、完善的过程，且持续地流动于单位之中，并随着单位经营管理的新情况、新要求而适时改进。
会计内部控制制度在整个内控制度中居于重要地位，是围绕财务工作展开的，以最终保证财务安全实现资金效益最大化的一系列制度规范的总和。内部控制能够给单位管理层实现前述目标提供合理保证，但由于内部控制的固有局限，管理层的逾越和串通舞弊等原因，难以确保每一个单位的成功。本文通过阐述、分析事业单位基建会计内部控制制度面临的主要问题，综述并讨论了相应的改进措施，为财务及相关管理人员提供必要的参考。
一、我国事业单位基建会计内部控制制度的主要问题
1、内控意识薄弱、混乱
内部控制观念是内部控制环境中的一项重要内容，良好的内部控制观念是确保内部控制制度得以健全和实施的重要保证。事业单位基建资金具有来源单一、去向固定、收支活动较少等特点，因此，有限的经费预算，导致了许多行政事业单位领导缺乏对内部控制知识的基本认识，其中，包括对建立健全基建财务内部控制的重要性、现实意义和长远影响的认识，仅仅抱着可有可无的“放松”态度，或者可以说是以财经制度甚至是工作经验来代替内部控制制度。有的单位即使有会计内部控制制度，但并没有得到有效实施，流于形式，使会计内部控制失去了应有的作用。
一般而言，内部控制一般分为内部会计控制和内部管理控制。然而，目前对内部控制制度设计的考虑并不全面，大多数单位的高级管理人员对内部控制缺乏正确的认识甚至存在误解。有的管理者认为内部控制就是会计内部控制，从而忽略了管理控制，仅仅将会计内控制度看作财务部门的事情，没有把会计内部控制放在整个单位财务管理战略高度加以考虑。此外，会计内控制度本身也不完善，未能形成一个有效的内部控制机制。往往造成诸如工作任务的分派、责任的追究方面不明确，部门之间相互推诿等等问题的存在。
2、忽视内部审计的重要性
内部审计机构的建立是评价单位会计内控制度健全与否，执行程度如何的主要手段。它可保证会计资料的准确性和可靠性，保护资产的安全和完整，督促员工遵循内部管理制度，促进内部控制逐步完善。实践证明单位良好的内部审计保证了内部控制制度的有效执行。然而，现实中内部审计监督过于流于形式。有些单位设立了内部审计机构，可是由于种种原因诸如较低素质的内审组成人员、挂靠机构造成的审计非独立性，以及缺乏重视和支持力度，造成内审不能正确进行审计和鉴定会计资料，因此不能保证其他相关资料的真实性和正确性。更有甚者，许多单位未设置专门的机构或人员对内部控制制度执行情况进行监督检查。
绝大多数的审计部门和人员隶属于纪委，监督职能虽然可以突出，但内部审核的其他职能则相对削弱。我们知道，纪委是党的办事机构，将内部审计机构隶属于纪委，容易造成党政不分、内部审计职能不清晰。因此，此种设置不利于内部审计功能的良好发挥。
3、内部会计控制人员缺乏职业道德和应有的素质
单位内部基建会计控制是由人来操守和执行的，有了严密的内部控制制度而无相应素质和品行的人去执行，内部控制制度就是一纸空文。制度防范固然必要，却难免有所疏漏。监管制度不管有多严密，总有失灵的时候，内控制度管理需要道德的约束。不少财务人员的业务水平和知识储备已不能适应新形势下经济发展的需要。事业单位绝大部分财会人员身兼数职，疲于应对。在此基础上，会计人员未能突破传统会计工作的局限性，只会单纯的事后记账，不了解熟悉工程建设的相关知识。因此，在监督控制方面，只是起到了事后控制。再加上会计继续教育和业务培训大多流于形式，各种先进的管理办法由于人员本身相关素质的缺乏而重重受阻，难以推行。
4、信息的沟通交流不畅通，缺乏对基建会计内控人员的理解、保护
随着事业单位机构改革的深入，竞争上岗，定编定岗，导致人人自危；单位对职工个人的行为和思想了解不够。我们期待着可以负责、认真的按制度进行管理，但有时会屈从于上级和同事的压力，甚至于他们的抵制。作为会计人员，由于经办业务数量多，在多次与领导和相关职能部门沟通的过程中，难免造成会计内控人员呆板、不灵活等不良印象。
二、提高事业单位基建财务内部控制制度有效性的对策
1、强化单位领导的内部会计控制意识
内部会计控制的根本目的不是消除一切风险，而是在于控制所意识到的和未意识到的风险。内部会计控制制度的出发点是通过专门办法建立一套防范机制来保证会计资料和事业单位资产的安全完整。为了严格执行内部会计控制制度，事业单位负责人及相关直接管理者必须对本单位内部会计控制的建立健全、及时有效实施负责。关心包括基建会计在内的财务人员，给予他们必要的物质保证。财政部门及相关主管部门可定期或不定期地举办行政事业单位负责人财政法规及内部会计控制制度建设培训班，使之通过培训学习，提高对事业单位内部会计控制制度建设重要性的认识，增强领导干部的内部会计控制意识，以取得他们对内部会计控制制度建设的肯定和支持，营造良好的内部会计控制环境，以利于内部会计控制实施。
2、财务控制关口前移
目前，合同滞后、合同条款不完善、忽视采购合同、资产如何处置等等问题，导致财务人员和财务部门都被边缘化。基建会计的内部控制，要真正发挥作用，做到事前预测、规避、控制风险，就需要把财务控制关口前移。基建项目一般可分为投资决策、设计、施工招标投标、施工、竣工决算等五个阶段。基建会计内部控制需要与基建项目的阶段相结合，加强与基建经办人员的沟通，增加对过程的参与度，强调内控的全面性；基建会计内部控制要以基建资金流动环节为出发点，注重资金在投入、使用、决算过程中，相关资料、审批是否完整，提高内控的针对性。
3.强化内部审计部门的作用
内部审计是单位内部控制体系的一部分，也是内部控制体系有效性的确认者。内部审计可以充当顾问的角色，及时监督和评价运行情况，建议及时修订完善内部控制。内部审计通过定期或不定期地对基建会计内部控制制度的审计，得出现行内控相关制度存在的不合理性。在审计重点上，应突出对管理状态的动态监督，以效益审计、经济责任审计和内部控制制度审计为主要内容：根据审计过程中发现的问题，配合财会部门、其他管理职能部门和所属企业进一步完善财务会计（基建会计）等管理制度。在审计部门设置上，应该相应提高其行政级别，直接隶属于较高层次的领导或集体组织管理。
4.重视基建会计相关人员的道德约束培养和业务素质的提高
加强基建会计人员的政策教育、法制教育以及会计职业道德教育，增强会计人员纪律性，使其具有强烈的责任感，在履行职责中遵纪守法，无论何种情况都不丧失原则。同时加强会计人员的继续教育，坚持定期培训，定期考核，提高基建会计人员的基础建设专业知识和业务素质。此外，会计人员还应掌握岗位所需的内部会计控制知识，能正确应用内部会计控制方法实现单位的控制目标。
三、建立内部控制应处理好的几个关系
在单位基建会计内部控制的建设、完善的过程中，要坚持“适当、适度、适用”，紧密结合单位自身的特点和外部环境，做到只有合适的内部控制才是最好的内部控制。因此，应处理好内部控制成本与“效益”的平衡关系，内部控制与效率的关系，内部控制稳定与发展的关系。
各事业单位的内部控制的基本措施（不相容职务分离、授权审批等等）都较正规，本文就不再赘述。实践证明，得控则强、失控则弱、无控则乱。最后，谨记，在执行内部会计控制和风险管理时要用心，要持应有的谨慎和“怀疑”态度。
参考文献：
[1]付先莉．工程项目全过程内部控制研究[J]．管理观察，2010(6月上旬刊)：270-271
[2]王跃华．论财务内部控制制度[J]．现代商贸工业，2010（12）：216-217
