发布时间：2023-07-18 16:40:20
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【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674－4810（2012）02－0041－01
一 目前高校档案管理中存在的问题
1．对档案的重视程度不够
各级管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够，高校各教学院（系）及管理职能部门与档案的建立密切相关，但许多基层单位并没有制订和执行档案的归档细则，缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，建立的档案缺乏系统性和完整性。由于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致归档材料的不齐全或不完整。还有的在办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案材料严重丢失，无处寻找，严重影响了档案的完整性。
2．归档内容程式化，不符合时展需求，生成的归档材料缺乏系统性和完整性
高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加，档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以全面反映学校的教学管理水平和教学质量。
3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人的现实情况，导致档案管理的不完整。
4．经费不足、设备不全、硬件建设差
档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。
5．对档案工作的宣传不够，群众参与意识薄弱
由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益，还没有被广大群众所认识。
针对以上档案管理工作中出现的问题，如何做好高校档案管理工作，是目前亟待解决的问题。
二 对策
1．利用现代化管理手段，开展科学全新档案管理新局面，建立网络实现管理机构现代化
高校的优势在于具有完善的校园网，各部处为了工作的需要纷纷建立了本部门的主页，网络已真正成为了各类信息的传递中心。要充分利用合校后的有利条件，利用计算机网络开发出各类可行的软件系统，在网上建立档案馆档案信息收存网站，内容涵盖高校所有所需存档的材料，目的是让学校有关人员可随时将相应的资料，通过网络向档案馆提供内容全面、语言简练的信息，使学校档案工作人员在接收各类存档材料时，起到监督和检查的作用。
2．运用高新技术，实现管理方法的现代化
现代化体现在管理的科学化和高效率，高校档案管理应逐步向现代化管理型转化，高校档案馆应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多、更好的档案管理软件，达到信息交流网络化，咨询业务智能化，档案管理标准化，档案工作程序化。
三 提高高校档案管理工作人员的知识能力
1．精于档案管理专业知识档案
档案管理工作看似简单，但实际上却是一个具有很强的专业性和技术性的工作。一个合格的档案管理人员不仅要透彻了解自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作能力。
2．档案管理人员必须具备广博的知识
档案管理需要进行分类处理，而分类处理是以档案的内容进行区分的，档案内容来自各方面，如果没有广博的知识，根本无法看懂里面的内容，对于分类和管理就无从谈起了。此外，作为一名管理人员，相关的文字编辑是少不了的工作内容，因此，管理人员还要具备一定的语言基础和写作能力，并要有一定的基础进行书写编录，否则，编写的内容和文字无法理解和辨认，档案管理的效果和意义也会大打折扣。
【关键词】高校 档案管理 加强
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）10-0253-02
档案管理也被称之为档案工作。档案的管理工作涉及到高校教学的各方各面，无论是教学管理，还是教学实践都会产生许许多多的档案，档案对于高校的科学研究以及各项决策都起着非常重要的借鉴作用，是高校管理事业中非常重要的组成部分。随着高等教育的不断发展，高校档案的管理工作也进入了一个全新的阶段，在这个阶段之中对于档案管理工作的要求也不断地提高，这就需要我们档案管理人员不断地提高，与时俱进，然后推动高校档案管理工作的不断提高和发展。
一、在高校档案管理工作中存在问题
在档案管理工作之中，高校的档案管理意识在不断地增强，各个部门对于档案管理工作的重视也在不断地提高，工作人员的素质也得到比较明显的提高，但是从整体上来看，在高校档案管理工作中还存在着一些问题。
1.档案管理体制建设不健全。虽然说高校的档案管理工作是按照档案法的要求进行的，加强对于档案的管理，并且按照国家档案馆的标准建设，但是还是存在一部分高校因为各种各样的原因没有对档案管理工作进行管理工作，在制度建设上的步伐缓慢，无法跟上时代的发展，在高校档案管理工作的投入不足，直接导致了高校档案管理工作的低效率。除此之外还有一部分的高校档案整理归档不及时，造成了档案的不齐全，严重影响了高校档案管理工作的效率。
2.高校档案管理基础建设相对落后。现如今国家对于高等教育重视程度的提高，使得高等教育的建设也在进行之中，这同时也为档案管理工作带来了一些新的内容，对于基础建设的要求也不断的提高。与高校发展的要求相比较，存在一部分的高校档案管理工作中的基础建设投入相对不足，缺乏一些能够安全保存档案的专门库房，一些基础性的防火、防盗、防虫等的必要的措施不足，现代化的一些软件硬件设备落后，使得高校档案管理工作的现代化发展缓慢，非常容易造成高校档案的丢失及损毁，影响了高校档案管理水平的提高。
1.3高校档案管理人员素质有待提高。首先，高校档案管理人员数量不足，档案专业技术人员比较少，在专职档案员中拥有专业技术职务的工作人员比较少。其次，高校档案管理人员的专业素质普遍来说比较低，不能够满足和适应新时期对于档案管理工作的新的要求，高校对于档案管理人员虽然进行一定的调整，将文化结构以及职称结构进行了改善，使其工作人员都具有大专以上学历，但是随着高校档案工作范围的拓展，这些工作人员的专业素质还不能满足工作的需要。最后缺乏复合型的专业性人才，制约了档案现代化的进程，影响了档案管理工作的发展。
二、加强高校档案管理工作的几点对策
加强高校的档案管理工作，首先需要从建设力度入手，建立高素质的工作队伍，具体的来说就是需要做好以下几点：
1.加强高校领导对于档案管理工作的重视程度。档案管理对于高等院校来说是非常重要的，它能够见证学校的发展，既能够承载高校以前的发展，又标志着高校未来的发展。想要加强高校档案管理工作首先就要从提高领导的重视程度开始，要让高等院校的领导们认识到办好学校的前提就是认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作的好坏能够直接的影响到高等院校领导的决策。现代的当务之急就是改变高等院校领导认为档案管理工作可有可无，只是一个摆设、形同虚设的有错误有偏差的看法，并且将高校的档案管理工作纳入到学校发展之中。
2.加强高校档案的现代化管理工作。由于各种原因造成了高等院校的档案管理的现代化进程缓慢，想要加强高校档案管理工作就要加强档案的现代化管理工作，积极主动的创造条件，不断地提高高校现代化档案管理工作的水平，争取让档案管理工作与高校的办公自动化水平同步的发展，同时对于档案进行数字化处理，以便逐渐的推动高校的档案信息化管理进程，同时还应该制定比较完善的制度比如说档案保存制度、档案保密制度、立卷归档制度等制度。另外，还要做好高校的数据库建设，按照网络时代的要求，将学校的各类档案进行详细的分类，在计算机上进行档案的归档和检索，掌握并且了解计算机电子档案的操作规则，了解计算机系统的安全防护，提升高校档案管理人员的信息化和现代化的意识，让搞笑的档案管理工作也能够与时俱进，
3.加强队伍建设，提高管理人员素质。上文中提到，现如今高校档案管理人员的素质也是在加强高校档案管理工作中遇到的比较大的问题，档案管理人员的素质在档案工作的取得的成效方面起着决定性的作用。想要提高档案管理人员的素质主要应该从三方面入手，一方面就是健全管理人员对，建立专职于兼职相结合的档案管理队伍，按照国家的要求和规定裴丁比较稳定同时具有较高的专业素质的管理人员，确保高校档案管理工作的顺利进行，并且再根据自身的需要适当的增加或减少工作人员，保证工作的稳定性；另一方面就是要不断加强业务培训，有计划、有目的的对于高校档案管理人员进行业务培训，使之能够了解和掌握档案馆中各种材料的鉴别、保管、整理、分类等不断地提高管理人员的专业的整体素质，提高高校档案管理工作人员的现代化意识，积极的进行观念的更新，并且充分的领互联网技术对于档案进行分类，利用校园网的优势，实行网络办公，实现“无纸化”。最后一方面就是建立健全竞争激励机制，对于工作任务进行细化，责任能够分配到每一位工作人员身上，实行量化考核，充分的调动起高校档案管理工作人员的积极性，为工作人员营造一个积极向上的工作环境，有利于加强高校档案管理工作。
三、结束语
由于时代和高校建设的要求，必须要重视高校档案管理工作，建立完善的档案管理制度，使用现代化的手段提高管理人员的专业组织，加快高校档案管理工作的现代化进程，加强高校的档案管理工作，为高校的发展提供助力。
参考文献：
[1]何树娟《加强高校档案管理工作的探析》[J].改革与开放，2010.05.25.
关键词：高校 档案管理 信息化 网络化
一、高校档案管理的重要意义
首先，高校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。高校档案开始于学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。
随着课改的深入进行，高校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，高校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反映教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业辅导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。高校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。
二、高校档案管理存在的问题
（一）资料归档缺乏重视，网络安全有隐患
随着学校教学和科研活动增加，以及学校管理工作进一步细化，目前需要归档的资料越来越多，包括学生户籍资料、教学资料、科研资料、基建资料等等，档案资料成倍增加。但是很多部门对资料归档不够重视，一些资料没有及时归档，甚至被遗漏，直到有需要的时候才发现没有归档。另外，目前高校办公自动化程度进一步提高，档案信息很大一部分都是电子文档，数字化的资料已经成为档案信息的重要组成部分。但是目前对于电子文件的管理还没有明确要求，数字化的档案管理工作没有被足够重视，很多先进的管理技术没有被采用，现在的数字化仅仅停留在电子版文件上。除此以外，网络安全也给档案信息管理留下了隐患。现在高校都有校园网，多数电子文件都会存储在个人计算机和学校服务器上，档案管理也是依托学校的服务器。但是校园网的安全却存在隐患，各种软件病毒经常会导致小范围的网络故障，一些集体性的校园活动，例如专业考试报名、评教活动等等，都有可能导致服务器瘫痪，这给档案资料带来了极大威胁，对学校管理、个人信息以及科研成果都是一种威胁。
（二）档案资料缺乏规范性，增加归档负担
目前对于纸质版文件的归档基本已经有了明确的规范，相对而言是比较成熟的。但是由于资料电子化和数字化速度非常快，而且各级办公单位都乐于办公自动化，极大减轻了工作量，导致档案资源进一步数字化。校园网的建设也是学校各级单位之间的信息通道更加通畅，也使学校与上级单位，例如教育厅等联系更加紧密与方便，现在很多文件的都是通过网络，文件下达和上传都是利用网络，这样也进一步促进信息交流数字化。但是无论是学校之间的文件交换还是上下级之间的下达上传，目前都没有明确的规范，很多文件在归档时也没有统一处理，而且对于电子文件也没有明确的标准，造成归档不规范。电子档案不仅仅包括了传统的电子版文件，还包括一些声音图片和视频文件，这些也都没有统一的标准。现在高校对于这些归档资料的处理有很大的随意性，造成很多文件在需要的时候无法使用，存档也就没有实际的意义。
（三）档案管理忽视档案的利用
目前高校的档案资料多是行政性的，基本上是为了上级的决策服务，档案资料作为一种信息资源被极大的浪费掉了。档案资源仅仅服务学校和政府机关，就限制了其社会功能的发挥。而档案管理部门长期坚持的上门才被服务的态度一直备受诟病。反观一些发达国家的学校档案，一部分作为公开文件对社会公布，作为监督内容。而一些学术性的资料在法律允许范围内无偿提供给学生，而且多数资料可以在指定的网络查看，或者在档案室轻松拿到。，而不像国内高校，查看档案还需要各级领导的批示。档案本身也是一种信息资源，仅仅保存在档案馆里是一种极大的资源浪费。除此以外，档案管理队伍建设一直都是老大难问题。
三、提升高校档案管理质量的措施
（一）加强领导的重视
档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。
（二）完善管理的规章制度
任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。
（三）提高档案管理人员的业务素质
由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工得不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。
（四）提高档案管理的系统设置和技术手段
高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍需工作人员来检索，这与手工检索并无区别；许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。
参考文献
【1】原永堂.在高校档案工作学术研讨会上的讲话【J】.中国高等教育学校档案工作简报，2002（36）.
【2】刘南山.论档案工作创新目标及保障【J】.中国档案，2004（1）.
【3】梁丹.教学档案管理意义、特点及路径创新【J】.钦州学院学报，2007 （3）.
关键词 高校;档案工作;以人为本
中图分类号C93 文献标识码A 文章编号 1674-6708(2010)25-0054-01
科学发展观对社会主义各项事业的建设都具有指导意义,科学发展观的核心是以人为本。具体运用到高校档案管理工作,我们更应秉持以人为本的原则,发展好高校档案的管理工作。
1 以档案形成者为本
以档案形成者为本,是做好高校档案工作的前提和基础。高校档案来源于高校师生员工在工作、学习中形成的各类材料。它以文字、图表等不同形式记录着高校招生、教学、科研和管理活动。高校师生员工是档案的主要利用者和受益者。所以,高校档案工作的前提和基础,是以高校师生员工为本。为实现档案工作的目的和促进档案工作的发展,档案管理部门应该把满足档案使用者的需要作为一切工作的起点和归宿。只有这样,才能促进档案工作的科学发展。高校档案的保存不是为了馆藏,其目的在于档案的利用。保存没有实际或潜在利用价值的材料是毫无意义的,档案工作的根本出发点和最终落脚点应是满足师生员工的工作、学习和生活需要。与此同时,档案工作对师生员工需求的满足程度,直接影响到师生员工的档案积累、归档意识的形成与提高。这些意识又会反过来影响档案工作的开展和发展。如果高校档案工作很好的满足了广大师生员工的利用需求,对解决事关他们切身利益的问题有所帮助,那么他们就会了解档案和档案工作的价值并给予重视。这样,高校师生员工在平时的工作、学习和生活中会更加注重档案材料的形成、积累和归档,这对推动档案工作的开展和发展,成就档案工作的良性循环意义重大。
档案管理部门应为师生员工提供便利的查阅、利用档案的条件和途径,以满足他们的需要。应在高校建立完备的档案工作网络,以便更好的收集档案材料,更好的联系和沟通档案材料形成者。
2 以档案管理者为本
以档案管理者为本,是做好档案工作的关键。知识和人才是发展的核心,尤其在知识经济时代,面对竞争激烈的社会环境,为保持档案事业的进步与发展,档案管理者队伍建设十分重要。档案管理者肩负着档案的接收、管理、提供服务、信息开发等诸多责任,不仅要建造和维护档案信息库,而且起着沟通和连接档案信息资源与利用者的重要作用。因而,建设一支具有高素质和具有创新精神的档案管理者队伍是高校档案管理事业健康发展的根本保证。为此,档案管理部门应以人为本,给档案管理者创造更好的学习、培训、工作和生活条件,给档案管理者创造良好的成长环境。逐步改变档案管理者队伍低学历、高年龄的局面,充分引进高学历的专门人才从事档案管理工作。对待自己和档案工作,档案管理者必须坚持发展的观点,不断充实和完善自己。档案管理者应居安思危,不断适应形式的变化。
首先,档案管理者要进一步解放思想,更新观念,提高创新能力,要打破常规,超越传统,勇于创新。档案管理者应具备科学的思维和态度,总结和掌握高校档案工作中的规律。在工作方法上也要注意创新,要把上级要求和学校具体相结合,理论联系实际,归纳和提炼科学有效的工作方法;其次,档案管理者应有意识的提高自身专业素质,提高自身现代化档案管理能力。努力学习和掌握信息化管理的知识和技能,做到能够适应现代化档案管理的形势。要培养解决实际问题的能力,将以人为本的科学发展观贯彻到高校档案管理中来。在档案管理工作中运用新理论新技术,并结合实际情况,把握形势变化,创造新的方法解决新的问题。此外,高校档案管理者必须围绕培养现代化建设需要的高素质人才展开工作,不断提高服务能力,把师生员工的需求和满意度作为衡量档案工作的标准。从而实现档案工作为师生服务,为教学和科研服务,为社会服务的功能。
3 以档案操作者为本
以档案操作者为本,是做好档案工作的起点和归宿。操作是档案的价值,不能进行操作的材料不能称之为档案。正因为档案操作是档案工作的最终目的和价值所在,是档案工作的最终落脚点,所以做好档案利用工作体现着档案管理部门的自身价值,这也是档案管理者的职责所在。只有把档案利用工作摆到档案工作的核心地位,才能确立和提高档案管理部门的地位和价值,才能使档案工作或得发展。在宣传档案的利用价值的过程中,宣传档案工作,赢得广大师生员工的认可,培养他们的档案意识。这有助于档案工作的开展和发展,有助于档案工作中各个环节的良性循环。说到底,就是要求档案管理部门以档案利用者为本,做好档案管理工作。这是因为在利用档案的过程中,档案利用者的满意度直接关系到档案价值的实现,进而影响人们对人们档案工作的认可度。这种认可在一定程度上决定着档案部门和档案管理者在高校的地位和影响力,尤其是档案利用者或档案形成者居于关键地位时,这种影响更为明显。档案管理部门和档案管理者在高校中的地位和影响力会反过来影响档案工作的开展和发展,这种效应显而易见。所以,从某种意义上来说,对档案利用者需求的满足,不仅关系到利用者的个人利益,而且在更大层面上关系到档案管理部门、学校乃至社会的利益。这种“一荣俱荣,一损俱损”的内在关联会在长期的档案管理工作中显现出来。
参考文献
[1]秦捷英.试论高校档案管理工作[J].湖北广播电视大学学 报,2010(2).
关键词：高职院校；两地办学；档案；管理
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
引言：
党的十报告中提到建设学习型、服务型、创新型的执政党。作为高职院校的档案管理人员，如何做好两地办学后的学校档案管理工作，为构建和谐校园、为全校师生做好服务工作是我们面临的新问题。前几年教育体制改革，高校扩招、两地办学、几校合并成为高校改革的重要模式。一块牌子，两地办学可满足办学之需，开拓发展空间，扩大办学规模和服务领域，提升学校竞争力，为学校未来发展带来机遇，同时也给档案收集、管理和利用等工作带来了影响。面对这些新问题，两地办学后学校档案管理部门应采取行之有效的措施，确保档案工作顺利进行，更好地为学校发展服务。
1.两地办学后学校档案工作存在的问题
1.1两地办学期间形成的文件材料和单地办学的档案材料存在散失现象。在两地办学期间，人们关注的更多是通过机构和人员的调整来实现人、财、物等资源重新优化配置，而对档案部门及其档案的特殊性认识不清，工作不稳定，工作不能按常规办理，给档案部门的收集和管理工作增加了难度，甚至在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，导致一些珍贵档案材料该移交的没有移交或丢失，影响档案的完整性。
1.2难以做到集中管理。根据《高等学校档案管理办法》规定：“对学校分立或合并，其档案应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案管理部门统一保管”。而事实上，两地办学的学校校区处在不同地理位置，两地办学过程中由于面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生住宿保障等一系列问题，加之两地办学前档案管理水平、人员素质不同，使两地办学后档案难以做到集中管理。
1.3两地办学后档案工作网络不畅通。两地办学后人员重新划分，原有的档案工作领导和档案人员发生了变化，新的档案工作网络因校区办学、管理上的分散性、兼职档案人员与综合档案管理人员之间联系困难等因素使新的档案工作网络建设存在不畅通等一系列实际问题。
1.4档案管理队伍不稳定，影响档案工作的日常维护。现今整个社会环境人才流动成了一个大趋势，这是经济社会发展的需要，但是档案管理队伍的人才流动却严重影响到日常管理工作，大多数人员还来不及上手就换工作岗位，导致许多应及时归档的材料累积，最后甚至流失，造成档案的不完整。
1.5档案利用受限。长久以来，档案主要是为各级领导决策，为机关各部门工作提供参考服务，而为教学服务科研服务则相对较弱。一些档案利用受地域的限制，利用面变狭窄，查阅起来特别困难，既耽误时间，又浪费人力。而且目前多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层上，游离于先进信息技术之外，虽然配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录著录，档案利用无纸化、电子化、网络化程度不高，更谈不上在网上查阅利用档案。管理工作的滞后，严重影响了档案的利用效率。
2.两地办学后如何管理学校档案工作
2.1制订科学的档案管理制度，做到依法管档。重新制订适应本单位档案管理制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是两地办学后高职院校做好档案工作的关键。一是要用制度规范档案工作；二是用制度保障档案管理工作，确保档案工作有序开展。
2.2增强档案意识，自觉维护档案的齐全完整。档案文件材料未能及时收集归档的重要原因是部分领导及教职工思想不够重视。因此，两地办学后高职院校将强化档案意识作为做好档案工作的重要前提。通过学习档案法律、法规、制度与宣传工作，增强各级领导、广大教职工的档案意识，使之充分意识到档案是党和国家的宝贵财富，是各项事业得以延续和发展和重要条件，是不可再生和替代的信息资源。因而动员广大教职工根据《档案法》的要求，自觉维护档案的完整与安全，积极支持学校档案部门的工作，使重要的、具有保存价值和文件材料及时归档，便于档案的集中保管和利用。
2.3合理配备、增加档案人员，加强档案工作网络建设。建设一支忠诚事业、精通业务、结构合理的档案工作人员队伍，是两地办学后高职院校档案管理工作摆脱困境的重要保障。对此，首先建立好档案室的工作队伍，确保一定数量的专职档案人员，力求这支队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面都比较合理，便于发挥整体效应；其次大力加强档案工作网络建设，发挥各部门兼职档案员的作用，使校内的资源充分共享。档案工作涉及到学校各个部门、各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。两地办学后，要根据高职院校档案工作的发展需求，建立新的档案工作网络，明确两校区档案工作的分管领导、各立卷部门分管负责人及兼职档案人员，加强业务培训，以此提高档案员的工作水平。
2.4明确档案工作目标。一方面是明确档案工作目标，即明确档案工作总的发展方向，可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，通过避部优化，使具体工作的开展有利于促进总目标的实现；另一方面，明确档案工作止标，便于加强日常管理，有利于调动档案人员的积极性。根居确定的新目标，进一步加强自身建设，提升自身综合素质，完善各种配套的管理措施，并注重调查研究，不断解决档案工作中出现的新问题，促进档案管理工作的健康发展。
2.5不断创新、提高档案利用的方法和技术。档案部门长期以来所提供的诸如阅览服务、提供复制件、制发证明材料、档案编研服务、参考咨询服务等传统服务方式，为满足档案利用者的各类利用需求提供服务。但在现代化技术比较发达的当下，传统的利用方式方法已难以满足档案用户的需要，档案利用需提供多样性。为了更好地满足档案利用者的档案需求，高职院校应该根据社会发展需求，适时推出特色服务项目，以满足特定档案利用者的需求。如加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡，开通宽带互联网、电脑查阅、电话服务等工作，做到主动提供服务，千方百计为师生提供方便，这样做不仅使档案利用范围扩大了，查找速度加快了，利用者可享受到优质、便捷的信息服务，而且利用效果十分明显。
3.总结
21世纪，机遇与挑战并存，若不能及时把握机遇，发展的脚步便会滞后，因此，两地办学的高职院校档案管理工作应面对改革的新形势，立足跨区域办学的现状，采取积极有效措施，促进档案工作新里程。
参考文献：
[1]张智涛,谈档案工作如何为构建和谐社会服务，《管理学》2009年12月.
[2]殷华杰、董玲，怎样才能做好合并后的学校档案管理工作，《改革与开放》2009年04期.
[3]许惠平，浅谈高校档案的综合管理及利用[J]，吉林广播电视大学学报，2001（1）:18.
关键词：档案管理 利用 校学
一、提高对档案管理工作重要性的认识
1、加强意识，建立机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》的学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护学校档案工作。
2、加强档案管理观念工作是服务于现实的需要
学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此，档案人员要有埋头苦干、默默奉献的精神，同时应当多一些敏捷和睿智，多一些果断，从基本上转变观念，要主动自己联系市场，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值。档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。服务于现实是档案的一个重要功能，切实抓好档案管理工作可以为领导决策提供借鉴，为学校工作提供保障。
二、学校档案的分类及管理制度
学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案，但主要是文书档案和教学档案两大类。
文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成的，具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料，是学校领导进行决策、总结工作、制定计划的可靠信息资料。
教学档案是记录和反映学校在“教”与“学”的实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。它是从教学计划的实施到教学质量检查，从课堂教学到实验教学，从学生的思想政治工作到学籍管理，从师资培训到教学设备，从招考新生到新生入学的一系列过程，是衡量一个学校办学水平的标志，又是进行教学活动和教学科研不可缺少的依据和参考评比。
基本管理制度包括档案立卷归卷制度、档案保密制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案借阅制度、分级管理档案的管理制度等。通过制度的制定可以使档案工作有章可循，有规可循，规范档案工作的各个环节上的程序和标准，增强档案管理工作的缜密性，避免无序化。可以说档案的准确分类和健全的管理制度对促进学校档案工作科学化、规范化建设具有重要作用。
三、健全学校档案管理工作的具体内容及方法
1、学校档案的收集
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档，利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
2、学校档案的整理
整理工作是档案管理基础工作中的主要环节，要强化档案的整理工作。因此，使“帐外”的材料得到补充，应严格按照统一的规范要求整理，才能达到提高案卷质量的目的。按照文书、教学、学籍、财会、基建、声像六大类和各项活动过程中形成的档案材料自身规律，保持其结构的完整性；按照学校档案的来源时间、内容和性质等条件保持其历史联系性，充分利用原有的整理基础，使之保持其系统性，便于学校档案的安全保管和方便利用。
3、学校档案的鉴定
档案鉴定工作是档案精练的重要的手段。学校档案鉴定的主要任务是：通过对已过保管期限的档案材料的价值进行审查，以区分重点，使学校有价值的重要档案得到重点保护，对已失去价值的档案予以剔除销毁。学校档案鉴定要坚持按内容、作者、时间和需要确定价值的原则，逐卷逐件进行审查，从数量大、种类多、内容复杂的学校档案中确定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已满的档案予以鉴定销毁。
4、学校档案的保管
档案保管工作是档案工作的一项重要的基础工作。学校要采取有效措施，防止与克服各种自然的、社会的不利因素对学校档案的损毁，切实保护学校档案的完整和安全，不断提高学校档案管理的科学性。学校档案保管要坚持“以防为主，防治结合”的方针。
5、学校档案的统计
要以表册、数字的形式，揭示学校档案与档案工作的有关情况。其主要内容包括学校档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等情况；认真填报上级教育行政部门印发的有关统计报表。
6、学校档案的利用
学校档案信息资源开发与利用，坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。做好后勤服务工作，强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。
7、努力实现管理手段的现代化
关键词：高校；基建档案；管理
1 高校基建工程档案的内容
（一）综合性文件。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料等。
（二）土建工程及水、电、设备安装工程施工文件。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
（三）竣工图。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程、强电弱电工程、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图等。
2 高校基建档案管理中存在的主要问题
（一）管理制度不严格，缺少制度保障。虽然国家颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，但由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付；归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。
（二）档案管理意识淡薄，归档质量不高。在实际建档工作中，往往由于档案员的档案管理意识不强，基建存在许多问题上。首先，归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件，不追朔原件、盖章都不全、失去原有作用。其次，文件归档材料、纸张大小不统一。个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字迹模糊。另外，还有竣工图没有加盖竣工图章，竣工图中相关责任人审核签署漏缺严重，竣工图章不符规格，存档图纸不全和被严重磨损，不能真实准确反映工程实体的实际情况。不少材料分散在承办人和技术员手中，需向知情人询问才得已纠正，其中设计变更、施工记录等散失最为常见。
（三）纸字档案利用存在弊端。基建档案的材料套数多及复杂性，在长期利用中提供档案原件和复印件时，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，另外，往年基建档案人员，考虑到避免在利用过程中遗失、缺漏等问题，将每一个项目的同种图纸用线装订在一起，这样，虽然保证了每一个项目档案的完整性，但利用起来不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。
（四）“人才短板”成为基建档案数字化建设的重要因素。目前大多数高校都在进行“新校区”建设，基建部门和档案管理部门的人员较少，能分配给专职的档案管理人员更是严重不足，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。而作为一名基建档案管理工作者，应能在了解基建工作流程的基础上，掌握文字信息处理技能和熟悉数据库技术，因为“新校区”建设工程浩大，没有相应地信息化管理手段易导致资料的遗失，这一点普遍存在于建设单位和施工单位。
3 高校基建档案管理的对策
（一）完善基建档案管理各项规章制度，是做好基建工程档案归档的前提。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到 “有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度 化前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确管理职责，深化职能，落实到人，严格按照基建档案的管理程序做好每一个工作环节。
（二）增强档案归档意识，提高基建部门归档档案的质量是关键。做好基建档案管理工作必须要建立以基建处（室）为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员职责。基建处（室）作为基建管理者和基建档案形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。从基建工程初始就与建立档案同步进行；工程建设过程要与竣式材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。提前介入随时跟踪项目进度，减少档案材料分散时间，达到每阶段工程完成及时收集归档。
（三）加大基建档案的数字化建设步伐，实现基建档案的信息化是目标。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，传统的纸质归档方式已跟不上现代档案信息资源的收集的发展，因此，对高校基建档案收集的质量、查找利用上都提出了更高的要求。怎样把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，加大设备配备上的投入力度，添置和更新计算机、工程复印机、扫描仪等硬件设施，是进行高校基建档案信息化管理的前提。引进配备合适的档案信息管理软件和计算机专业技术人员是保障。加快对基建档案综合性文件；土建工程及水、电、设备安装工程施工文件；竣工图进行数字扫描转换工作，建立基建档案数据库，逐步实现基建档案归档自动化、馆藏数字化和利用现代化。
（四）加强基建队伍建设，提高专业化管理水平是保障。首先对于专业性强的管理岗位，逐步实行持证上岗制度。加强对专业技术人员的岗位培训。对重要岗位应实行轮岗制，基建部门负责人应实行5年一轮岗，基建部门内部的其他工作人员也要创造条件，定时进行岗位轮换。其次是引进高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才，推动高校基建档案数字化、信息化进程。
总之，基建档案是高校的宝贵财富，是高校基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。因此，我们作为档案的管理者，必须把严好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不断地提高业务水平和服务质量，使{校档案为我们国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务，做出更大贡献。
参考文献
[1]林端庄；高校基建档案科学化管理探析[J]；福建建设科技；2007（2）.62-63
关键词：办公室；档案管理；工作效率；现状；措施
办公室档案管理工作在一个单位中具有重要的作用，其的管水平与单位中其他部门工作的开展具有直接的联系，需要采取有效的措施提高单位办公室档案管理工作的效率，从而保证单位各项活动的顺利开展。为了有效的提高办公室档案管理效率的提高，需要使用现代化的技术手段，改善和创新传统的档案管理工作，实现档案的现代化和智能化管理，有利于促进档案管理工作跟上时展的步伐。
1 办公室档案管理存在的问题
1.1 管理意识淡薄，管理方式落后
我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐。
1.2 管理人员的管理素质较低，有待提高
现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。
1.3 办公室档案管理的网络信息化建设有待加强
随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。
2 如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
2.1 健全办公室档案的现代化管理体系
在办公室档案管理过程中，档案管理和文件管理是两个重要的管理方面，同时两个方面具有密切的联系，因此在管理的过程中，这两项工作内容需要结合在一起管理，不能够分开管理。为了使档案管理人员在后期的文件管理中遇到较大的困难，所以建议档案管理人员在文件管理的前期就广泛的参与到办公室的档案管理工作中，这样一来，档案管理人员能够全面的掌握和了解文件按惯例工作，从而能够顺利和快速的融入档案管理工作中，有利于建立和完善单位办公室档案管体系。此外，单位的档案管理制度和档案的操作程序需要完善和健全，从而保证工作人员按照管理程序进行档案的管理，有利于促进单位办公室档案管理的体系化。
2.2 增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
现阶段，单位对档案管理工作重要性的认识还不是很高，加之，办公室档案管理的理念也比较陈旧，带有严重的滞后性，对办公室档案管理工作水平的提高造成了一定的阻碍，因此，需要采取有效措施提高单位对档案管理工作重要性的认识，并促使档案管理理念的更新，该项工作具有十分重要的意义和作用。首先，单位对办公室档案管理规范化的认识需要提高，并在现阶段办公室档案管理现状的基础上，结合办公室档案管理的目标等创建符合现代社会发展的办公室档案管理理念，对于办公室档案管理的意识也需要采取有效的措施进行完善，并需要满足社会发展和自身发展的需求，坚持以人为本的管理理念。单位档案管理意识需要在单位的管理决策中和单位的服务意识中加以体现。在办公室档案管理过程中需要将岗位责任制强化，而单位管理中不合理的规章制度也需要的加强改善，从而使档案管理人员的爱岗敬业意识得到强化，通同也能够使单位档案管理体系的建设水平得到较大的提升。
2.3 加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
现阶段从事办公室档案管理工作的人员的专业素质普遍较低，大部分是兼职，对于现代化技术的应用也不是很全面，在一定程度上影响了办公室档案管理工作效率的提高。所以说，提高档案管理人员的专业素质具有十分重要的意义。为了充分提高档案管理人员的专业素质，单位需要从不同的渠道，以不同的方式进行管理人员专业素质的培训和培养，从而增强档案管理人员的专业理论知识和技能，从而提高档案专业化管理水平的提高。立足于办公室档案管理体制的完善需求，从事档案管理工作的人员需要积极主动的参与到档案专业的培训活动，从而提高专业档案管理技能；其次，还需要提高对档案管理工作的责任感和使命感；再次，办公室档案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在办公室档案管理工作的相关要求的基础上和对档案管理专业人才的要求前提下，对单位档案管理工作人员进行专业的技能培训工作，从而使办公室档案工作人员的专业素质得到较大的提高。
2.4 强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作。
结束语
综上所述，办公室档案管理工作具有十分重要的作用，对单位其他的部门工作的顺利开展具有较大的影响，因此需要采取有效的措施提高办公室档案管理工作的效率和水平，充分发挥办公室档案管理工作的作用。可以通过办公室档案管理制度的完善，增加档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，可以有效的提高档案管理工作的效率，在管理档案的过程中也需要使用现代化的技术，从而促进办公室档案管理事业的蓬勃发展。
参考文献
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[3]王俊杰.办公室档案管理的工作改进及人员素养要求[J].黑龙江科技信息，2013（4）.
