发布时间：2023-07-28 17:01:22
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的财务档案归档要求样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
高校财务档案是记录和反映高校发展过程中经济业务往来的真实记录，与其他档案材料相比较，有其独特性，实物凭证多，查询利用率高。特别是近年来出现的高校合并热使高校规模日益扩大，高校财务档案库藏剧增，给档案管理带来了新的挑战。作为高校档案的重要组成，高校财务档案管理水平的高低是权衡一个高校综合水平的一项非常重要的指标，所以，做好高校财务档案管理是建设现代大学管理体系的重要工作之一。
1 高校财务档案组成
从中国现代会计管理体系来看，高校财务档案主要由下面两部分组成。第一部分是会计核算材料，主要包括：①会计凭证。②账本。③工资津贴表。④财务报告。⑤银行存款对账本。⑥余额调节表。⑦会计档案移交。⑧销毁表。⑨保管表等。第二部分是财务收入收据，主要包括：①行政事业单位非税统一收入票据。②单位往来款票据。③学生学费收据。④校内收据。⑤服务业统一收据等实物票据。[1]
2 高校财务档案的特点
2.1 真实性。高校财务档案是记录高校经济业务的重要历史资料。学校发展过程每单经济业务往来的具体情况，都是由一张张具体而有效的票据凭证及时真确地记录在案。档案具有不能修改的特性，它决定了任何时候出现任何与经济有关系活动的凭证都必须是真实有效的，财务档案保存的就是高校所有财务往来的直接证据。
2.2 专业性。财务会计是一门专业性较强的学科，财务档案因其专业性特点，必须由财务部门专业人员整理、装订、造册归档，根据现行管理制度要求和实际需要须在财务管理部门管理保管1到2年后才会将实物案卷移交高校综合档案馆收藏保管。对一般的档案管理人员来说，对归档后的财务档案卷宗的分类管理与利用存在一定的难度。
2.3 利用性。高校财务档案在高校档案利用过程中，是利用率比较高的。它可分为两个阶段：第一阶段是在财务部门管理利用的头两年，这一阶段主要是财务内部审核、结算和相关业务查询；第二阶段是移交学校综合档案馆之后的查询利用，主要为高校的审计、财务、总务、后勤等部门及高校的老师、高校毕业学生等个人需要查找相关财务凭证展开服务的。特别是每年的高校财务审查、不同层级和目的的审计等都需要大量查阅财务凭证，以便一一核证相关问题。所以说高校财务档案具有较高的利用性。
3 高校财务档案管理措施管见
3.1 单独设立财务档案馆藏库房或财务档案馆藏专柜，专门收藏财务档案，实施专项管理。这是根据财务档案的真实性、专业性和利用性三大特点而提出的具有针对性的管理措施之一，它不同于学校日常活动和管理产生的文字和图片档案，它还有唯一性、不可复制的特点，如果管理不善出现损毁或丢失，那就会造成无法挽回的损失，这也是从档案法所要求的安全性这个重要环节出发考虑的。不少高校由于领导意识和硬件、经费等因素，对高校档案管理没有给予足够的重视，没有给财务档案设置独立的库房或专柜，只是任由档案馆人员根据现有的库房条件，与其他档案卷宗混合归放在一起，给管理与利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的错放或丢失，造成不可挽回的损失。
3.2 遵循财务会计专业特性，科学制定管理规范与查阅流程。财务会计业务是每个工作日都会产生财务会计实务凭证的，时间性强，业务量大，实物凭据大小长短不一，卷宗多，归档后只有进行有效管理，才能达到方便查阅利用。
（1）按编年目录有序上架归档。财务专用库房档案柜档案上架顺序，以年份为基准，排列方法按S走向排列，上架。每个档案柜都要做好标签，注明该柜财务档案的年份、排列序号等说明，基本要求是做到一个小标签就是该柜子卷宗的小说明书。
（2）柜内组件编目要详细明了，一目了然。财务实物的账本、附件等财务档案的上架，要注意做到每组档案都有编目，并做好标签说明，标准是做到打开柜子，面对一柜子的账本、附件资料，可以随手拈来不费工夫，提高利用效率。
3.3 加强档案专业人员财务知识的提高。财务档案管理是一项专业性特点较强的工作，一般是由财务人员收集、整理、编造卷宗，在财务部门保存1到2年后才移交到高校档案综合馆的。由于财务工作人员整理财务实物凭据时一般都只是按照财务会计管理的要求编造卷宗的，与目前综合档案管理的规范不完全一致，这就是我们通常所说的财务档案的特殊性，也是给综合档案馆管理带来困难和挑战的原因之一。因为档案工作人员一般都是非财务专业的，对财务会计实物凭据造册归档不太熟悉，这种双向知识性差异导致了管理和利用上的隔阂。档案管理人员因为不熟悉财务知识，在财务档案利用中，常出现找不到要找的财务档案而需要财务人员配合的尴尬局面。所以，加强财务人员的档案知识培训，与加强档案人员的财务知识普及都是非常必要的，还要创造条件积极促进高校财务和档案部门的业务交流，使财务档案管理工作做得更规范，利用效率更高。
4 做好高校财务档案利用的几点技巧
4.1 提高档案利用的质量。按照档案管理法规的规定，档案馆一般只提供查询、复印等利用，不外借，财务档案更不例外。财务档案利用率最高的是财务凭证，高校财务每年都会遇到学校财务部、审计处、高校上级财务主管部门等的审查，高校设备、后勤等部门及学生、老师对财务档案的查询利用。尤其是审计部门，常常一审就是要查好几年上百卷凭证。而凭据复印是查询过程中常遇到的难题之一。因财务档案的特殊性，实物凭证一卷的厚度达3厘米，而且长短大小不一，参差不齐，复印难度大，每次复印出来，很难达到工作需要的标准。但随着科技的进步，电子影像技术，甚至是手机也可以被应用到档案利用工作中来。如面对需要复印的凭证，可以用相机或手机把凭证拍摄成照片，利用网络技术传输到电脑，再利用计算机合成WORD文档，经过PHOTOSHOP等图片软件处理，页面修正、黑白对比度的调整等技术手段的处理，一份清晰完整的财务凭证就可以提供给利用者，效率也大幅得到提高。
4.2 财务凭证查询前后的归档技巧。财务档案查询、审计部门的审计，所涉及的原始凭据少则一个月，多则一年，甚至好几年，有时搬出来的卷宗堆积如山，用后归档工作琐碎繁重，但周而复始的反复查询利用，要求归档上架要恢复如初，才能为下一次的查询工作提供准确无误的服务。下面就财务凭证利用前后的查找、归档上架的实际工作技巧做一些介绍。
①整理。面对需要审计的凭证，管理人员需要预先根据查询或审计者提供的年份范围，列出馆藏清单，核对无误后打印2份清单（一份供档案管理人员使用，一份供审计或者利用的部门工作人员使用），然后根据清单去库房查找实体凭证。如果遇到卷宗错放号码年份排列不顺等情况，则需要对凭证单重新整理按年排序。如遇到一次要审计一批多年上百卷的，管理人员必须提前准备多个箱子，按一年一箱在箱子上编好年份，把需要查找的凭证按年份入箱，以备审查。
②凭证利用后归档。凭证审计后，必须完整归档上架。如遇一次性审计数量较大，加上现实库房条件不是很好，空间拥挤，光线暗淡，在归档上架时就非常容易出错，会给下次利用带来困难。归档上架顺序可按如下规程操作：a.上架凭证按年、月分类。b.核对上架凭证年份、月份与档案柜年、月编号必须相同。c.核对上架凭证年、月、卷号和凭证盒编号必须相同，无误才能安全上架。一般一盒放置2卷凭证，每次利用后，最好把盒里原有的凭证与将要上架凭证核对凭证号是否相连，做到利用一次核对一次，不能丝毫有差错。如：2013年5月份第44卷凭证不小心放进2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必须对2013年所有凭证排查才能找到，造成不必要的时间浪费，影响工作效率。
万事就怕认真，做财务档案管理工作也一样。档案管理人员平时要多加强财务知识的学习，掌握财务档案的特点和规律，对管理的财务库房和专柜做到了如指掌，才能把此项工作做得有条不紊。无论遇到多大量的财务审查，都能将工作顺利完成。档案事业是平淡的，平淡的事业上开出娇艳的花，是我们档案人义不容辞的职责。
(一)管理依据的特殊性
归档管理的会计档案材料是财务管理工作中直接产生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理归档以后，更具有系统性和连贯性，成为可以作为法庭证据的依据性材料。为了保证会计档案管理的合法有效，国家不仅在《会计法》中对会计档案的管理做出了明确规范，并且专门制定、颁布了《会计档案管理办法》予以规范，这在其他门类档案中是不多见的。在此基础上，各个大型国有企业包括我公司在内都制订了专门的会计档案管理制度，使会计档案成为企业档案管理中最为规范、明确、高效的门类之一。
(二)来源的特殊性
由于企业的自身特点，使档案管理的前期阶段，即归档材料的形成、积累，归档前整理和按时移交，成为档案管理中最难以规范化管理的阶段。因为归档材料的形成主体成分众多，素质参差不齐；归档材料产生的时间、处所及环境条件各异，所以归档材料质量的可控性较难提高，会计档案的来源同样存在这些问题。虽然会计档案归档材料是由专业的会计机构及会计人员移交给档案部门，而且在移交归档前进行过审查，但是会计凭证来源各异，数量繁多；会计账簿专业性强，分类严格；其他会计资料种类繁杂，难以准确分辨，这些特点在其它门类的档案中都是不多见的。此外，对于会计档案归档材料积累、整理方法、质量及归档时间界定等要素均有明确、严格的规定，同样也有别于其它门类档案。在归档时间上，当年的会计档案在会计年度终了后由财务部门自行保管一年，待下一个年度才移交归档；在整理方法上，会计档案归档材料是由会计人员而不是档案人员负责组卷及装订，以确保卷内文件材料的有机联系。
(三)管理的特殊性
会计档案是经济活动的直接凭证，与企业经济活动的联系非常紧密。因此，会计档案归档范围必须涵盖经济活动的全过程，必须如实反映经济活动各环节之间的客观联系，这就要求会计档案管理人员必须对企业财务部门和会计人员的业务工作有一定程度的了解并积极配合；会计档案归档材料种类多样，寿命周期长短各异，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六个档次，这是会计档案独有的特点；由于会计档案数量多，特别是短期保存的数量大，需要经常进行价值鉴定和及时销毁。在我公司，只有会计档案能够做到定期组织进行鉴定、销毁。这些方面均与其他门类档案有明显区别。
(四)利用的特殊性
由于会计档案涉及企业的经济利益，具有明显的经济价值和严格的保密要求，必须依法依规严格管理，无关人员不应当接触。因此要求企业档案部门做出适应会计档案自身特点的专门规定，对利用会计档案的主体、时间、地点及管理要求做出明确、细致的要求。要对利用者的资格进行限制和审查，采取措施保证在利用会计档案的过程中不致造成失密、泄密，要规定明确的利用程序并对整个利用过程实行严格有效的监督管理，在确保馆藏会计档案完整与安全的前提下，积极开发馆藏会计档案信息资源。
(五)信息化管理的特殊性
自2005年我公司档案信息化建设起步以来，由于各门类档案信息化建设难度不一，因此进展步伐也各不相同，而会计档案信息化就是其点比较鲜明的一类。可以说，会计档案信息化建设的速度是最快的，又是最慢的。所谓进度最快，即会计档案是最先完成案卷目录数据库建设的门类；所谓进度最慢，即直到今天，我们也没有完成会计档案卷内目录数据库的建设，更不用说档案全文数据库建设了。事实上，会计档案本身的特点已经决定，后两个数据库的建设既没有必要性也没有可行性。这个特点与其它门类档案数据库建设工作日新月异的局面形成鲜明的对比。
二、企业会计档案管理的实用方法
(一)企业会计档案管理制度的建立和实施控制
会计档案和其它各门类档案一样，必须依法管理，坚持“照制度办事，按程序操作”的要求。
1.在制度建设方面应当抓好三个层次的工作：一是制订专门的会计档案管理制度；二是在国家相关法规修订、企业实际情况变化等情况下，应及时对会计档案管理制度进行修订；三是在实际工作中，应逐步建立健全会计档案接收、管理、利用和鉴定销毁的具体操作程序，使会计档案的管理真正处于有规可依、有章可循的良性环境。
2.在制度落实方面，要采取有力措施保证管理制度的有效实施和闭环控制，确保管理制度落到实处。应当做到三个纳入：一是将档案管理制度（包括会计档案管理制度）纳入企业的管理制度体系，确保档案管理制度的效力；二是将档案管理制度的内容纳入职工培训课程，确保档案管理制度的宣传贯彻；三是将档案管理制度的实施纳入企业的经济责任制考核范围，与各单位的工作绩效挂钩，这样才能确保档案管理制度的切实执行。
(二)企业会计档案材料的归档前控制
归档前控制是档案管理工作的一个重要环节，也是一个容易被忽视的环节，在会计档案管理工作中同样如此。因为会计档案在归档之前都是由专业会计人员管理，往往使档案人员产生“会计档案是归档前管理最规范的一类档案”的惯性思维，从而放松对会计档案材料的归档前控制。我们在长期的管理实践中认识到，会计档案管理人员必须提高对归档前控制这个环节重要性的认识，必须采取有效手段确保档案归档环节的质量和效率。会计档案材料的归档前控制主要包括三个方面的内容。首先是对归档材料进行现状调研，切实掌握归档单位分管领导及责任人是否有变化，弄清应归档材料的数量及保管现状，以及可能影响归档工作进度与质量的其它情况，做到心中有数；其次是要与归档单位的领导及责任人保持沟通，建立经常、及时、良性的信息交流；第三是针对调研中发现的问题进行有的放矢的业务指导，包括宣传会计档案管理法规与制度，传授归档材料组卷、装订及保管的方法与要求，共同商讨解决问题的思路与办法等等，特别是在归档单位责任人员发生变动后，这项工作的重要性更是不言而喻。一般来说，归档前管理工作越及时、主动、细致，会计档案材料的接收归档工作就会越顺利。
(三)企业会计档案材料的接收归档
会计档案的接收归档工作是会计档案规范化管理不可缺少的基础环节，必须按照“规范、明确、高效”的要求有序进行。从上世纪九十年代末期开始，我们就逐渐摸索出一套行之有效的工作程序。每年刚过春节，我们就开始与归档单位沟通，在充分协商的基础上制订印发当年的会计档案归档计划，确定各单位的归档次序、时间安排、归档材料内容、归档手续以及联系方式，当然每年都要不厌其烦地重申归档要求，以保证归档计划的可执行性。然后就是为归档材料的进馆做好必要的准备，包括柜架的规划安排、位置调整、装具准备等各项工作，在此期间往往还要关注与指导归档单位制作归档材料交接清单的进度与质量。会计档案归档材料的接收工作既是技术活也是体力活。按照交接清单逐卷清点，核对名称、编号、数量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷档案不过一两斤重，但是要连续将几千卷档案在短时间内进行清点、搬运、消毒、上架，不仅要求有较强的手脑协调能力，还要求有较好的身体素质。
(四)企业会计档案的安全保护
会计档案接收入库以后，虽然组卷、装订环节的工作已由会计人员完成，但是仍然有许多管理工作要做。首先是归档材料的清洁消毒就与其它档案不同，其它档案都是先消毒后装订，文件材料之间的间隙大而松散，臭氧气体容易进入，消毒时间不需要太长；而会计档案是已经装订完毕然后消毒，臭氧气体难以顺利进入纸张之间，不但要求档案在消毒柜中翻开摆放，还要适当降低档案的摆放密度，适当延长消毒时间，使消毒杀菌尽可能彻底。其次是会计档案的装具即卷盒种类多、规格多。会计凭证、会计账簿和会计报表的外形尺寸各不相同，因此除了会计报表与其它会计材料采用各门类档案通用的卷盒外，我们还专门为会计凭证与会计账簿量身定做了不同规格的卷盒。第三，会计档案的保护、保密管理要求高。我公司于2013年为会计档案库房安装了带指纹锁的门禁系统，改进了防盗实时监控系统，进一步提高了会计档案的安全防护水平。此外，还有会计档案案卷封面、脊背、卷内目录和备考表的制作；总账、分类账和检索工具的建立；由于档案鉴定、销毁而形成柜架空间，必须经常进行倒架调整，比其它档案管理频繁得多；会计档案的数量最多，库房面积最大，日常清洁卫生工作量也最大。这些工作看起来琐碎，但是缺一不可。
(五)企业会计档案的利用管理
利用会计档案最重要的就是要把握好开发档案信息资源与保障档案完整安全这两者之间的辩证关系。首先，利用会计档案的主体必须是持证上岗的专业会计人员，因此档案部门应当掌握本企业的持证会计人员名单，并且定期与财务管理部进行沟通，对名单进行更新；其次，利用会计档案必须事先经公司财务部领导书面批准，并有档案部门领导签字确认，以确保利用的目的是因工作需要；第三，利用会计档案必须在档案部门设置的专用阅档室内进行，必须有会计档案管理人员现场服务，阅档室内还应当配备监控摄像头、电话等必要设施；第四，如果需要复制档案，必须在审批手续中明确说明，并由会计档案管理人员在档案部门内部进行。
(六)企业会计档案的鉴定及销毁
到期会计档案的鉴定销毁是会计档案管理的最终环节，也是考验一个档案工作者素质的试金石。美国国家档案馆前馆长、著名档案学家巴克先生曾经告诫我们：“人类的档案遗产具有唯一性，不论由于何种原因失去其中任何一部分，都是整个人类的损失。”这句话成为我们每次鉴定销毁工作之前必须重温的信条。为了确保会计档案鉴定销毁工作的质量，首先必须组织鉴定工作小组，由企业总会计师担任组长，财务部门、档案部门领导及相关工作人员参加。其次应由档案人员制作案卷级鉴定清册，并确保清册的内容与提交鉴定的档案在顺序、数量、内容各方面准确对应。第三，采用逐卷鉴定的方法对到期的会计档案进行价值鉴定。在鉴定前，应要求参加鉴定的会计人员事先做好相应准备，对提交鉴定的档案是否涉及未办结的债权债务，是否涉及正在办理的违法违纪案件等内容要心中有数，以免造成珍贵证据的灭失。第四，鉴定工作结束后，档案管理人员要按照鉴定结论，将经过鉴定的档案分为两个部分，对应当继续保存的档案重新标识、消毒、回库；对应当销毁的档案建立销毁清册，办理审批手续后，送到有资质的销毁单位，采用化纸浆的方式进行销毁。最后，将销毁清册等鉴定工作资料完成签字手续后，及时归档，永久保存。
(七)企业会计档案信息化建设要点
我们必须清醒地认识到，无论会计档案有什么样的特殊性，信息化建设都是会计档案管理的必由之路，这是不以我们意志为转移的客观规律。首先，扎实的档案管理基础工作是信息化建设不可缺少的前提条件；其次，会计档案信息化建设应当是企业档案信息化建设的有机组成部分，并且应与整个企业的信息化建设同步进行；第三，会计档案信息化建设应当适应企业财务会计信息化建设的实际情况，遵循其自身的客观规律，实事求是地进行。我们的设想是，对于会计账簿类，数据库建设到案卷级；在其他三个类别中，对于已经归档的档案，数据库建设到案卷级，对于今后归档的档案，在财政部下发的《企业会计信息化工作方案》正式实施后，根据实际情况，可能直接建设全文数据库。因为这个方案将对现行的会计档案形成方式和载体形式做出重要调整：除会计凭证类继续采用纸质载体外，其它三类材料即会计账簿类、会计报表类和其它会计材料类都将可能全部或者大部分采用电子载体，不再采用纸质载体。这必将会使会计档案管理工作发生相当大的变革，我们应当尽早做好相关准备工作，以适应形势发展的需要。
三、结束语
一、项目档案管理的特点
固定资产投资项目建设的过程是多部门多单位共同参与的复杂过程，内部往往会涉及规划部门、项目管理部门、财务部门、物资部门及资产管理部门等，外部也离不开设计方、施工方、监理方以及供货商等多家参建单位的协作，因此归档文件材料来源广泛，内容繁杂，不仅有招投标资料、勘察设计资料、施工资料，也有监理资料及竣工验收资料等，不仅有基本建设类档案、设备仪器、计算机类档案，还有会计类、管理类档案产生，既有文字材料也有图纸等技术资料，不仅有传统纸质档案还有照片、录像资料以及光盘等其它载体的档案，不仅涵盖了土建、水工、暖通、电气等多专业还会涉及合同、财务、审计、招投标、采购等多个管理领域，此外由于后续设备大修、项目改造产生的新材料的补充归档，使得项目档案管理也是一个动静结合的过程。
正是基于项目档案以上这些特点，决定了项目档案从收集归档、保管利用到鉴定销毁必然是一项复杂的管理与技术并存的系统工程。为实现项目档案的有效管理，企业档案工作者必须要对项目档案管理工作进行全面的规划和科学的统筹，通过合理的整合，形成完善的项目档案管理体系，采取重点建设与综合管理相结合的方式，全面实现项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，不断提高项目档案管理水平。
二、构建项目档案体系建设，提高项目档案管理水平
（一）组织体系建设
企业应建立由单位领导分管，档案部门集中统一管理，相关部门共同参与的自上而下的项目档案管理体制，明确部门和人员职责，理顺项目档案相关单位之间的关系，促进项目档案各项工作协调开展。要根据实际配备合理的专兼职档案工作人员，不断强化项目档案管理部门的管理权限，并赋予他们指导、监督和检查的权利，从而保障项目档案从宏观控制到微观管理的有效开展。
建立项目档案收集归档管理网络，将规划部门、项目管理部门、财务部门、设备管理部门、采购部门及设计方、施工方、监理方等纳入网络建设范围，明确各部门责任分工，实行岗位责任制，形成企业内部各相关部门对档案管理部门负责，设计、施工、监理方等外部参建单位对项目管理部门负责，各分包方对总包方负责的分级管控模式，确保项目档案工作责任层层落实，防止管理重叠和空当出现，杜绝扯皮现象的发生，确保项目档案管理工作有效开展。
（二）制度体系建设
要不断完善现有项目档案各项规章制度，构建全新的项目档案制度体系，包括标准、规范、制度及流程等，并覆盖项目档案管理工作各环节，确保执行有力，落到实处。
要结合实际制定本单位的项目档案管理实施办法，明确项目档案归档范围及保管期限，制定本单位的项目档案分类编号方案及整理标准，不断提高项目档案管理规范化水平。补充完善项目档案收集归档制度、项目档案保管制度、项目档案利用制度、项目档案鉴定销毁制度等项目档案基本业务制度和项目档案安全保密制度等专项制度;与有关职能部门配合，建立联合的项目档案监督检查制度及相应的奖惩制度，进一步完善项目档案各项业务流程如招投标文件归档流程、设计文件收集流程、项目档案验收流程、项目档案利用流程及项目档案鉴定销毁流程等，确保项目档案管理工作有章可循，依法实现项目档案的规范管理。
（三）资源体系建设
要加大项目档案收集归档和整理力度，提高项目档案案卷质量，建成内容丰富、确保档案完整、准确、系统的项目档案资源体系。
企业要深入贯彻执行项目档案 “三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。加强档案人员与项目建设人员之间的沟通，积极指导相关部门开展项目档案工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。档案部门要结合项目实际及时制定合理的收集归档工作计划，对时间跨度较小，工程比较单一的，可以在工程完工后集中统一归档，对持续时间比较久的大型项目要实行预立卷制度，明确各阶段项目档案的收集重点，加强重点材料的收集工作，提高项目档案收集效率。相关部门在与设计、施工、监理等外部单位签订合同时，应将项目文件材料的归档和整理要求纳入合同条款，并建立档案部门与财务部门联动的质量保证金支付审批程序，对归档质量不合要求的不予支付，以便有效解决项目档案归档中出现的问题，确保项目文件材料的归档质量。
要加强项目档案整理工作，切实维护项目档案文件材料之间的有机联系，提高案卷质量。档案移交归档时要编制归档说明，按载体性质分别提交归档目录。档案部门要认真做好文件材料的归档质量检查工作，确保项目文件材料手续完备，签字齐全，真实有效。及时做好项目改扩建或设备大修的项目文件材料补充收集归档工作，真正实现项目档案的动态管理;对到达保管期限的项目档案要及时进行鉴定，对无保存价值的档案及时进行销毁，努力提高项目档案整体质量。
（四）利用体系建设
项目档案管理部门要不断强化项目档案服务意识，增强服务观念，在传统利用方式的基础上积极探索新的服务模式，开发档案信息资源，为企业发展提供高质量的档案利用服务。
要积极推进项目档案数字化建设工作，加快项目档案计算机管理信息系统建设工作，不断满足项目档案网络化服务的要求，提高项目档案利用效率。
要加强项目档案编研工作，多角度的开发实用的项目档案编研资料，从而转被动利用为主动服务。如编制项目投资建设情况统计分析及企业设备能力分析对比等，为企业发展提供重要的参考依据，提供超前的档案服务。
要加强项目档案利用效果的反馈工作，通过收集汇总利用单位的反馈信息并进行分析研究，从而提高项目档案利用的方向性，不断提升服务质量。
（五）安全体系建设
要建立人防、物防、技防三位一体的项目档案安全防范体系，既要确保项目档案实体的安全，也要确保项目档案信息的安全和保密。（下转第47页）
关键词：财务集中管理；会计档案管理；探析
中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-01
随着电信行业实施省级公司财务集中管理，会计档案管理需进行相应规范。因此，对会计档案管理，包括适用范围和管理对象，职责分工，整理和装订要求，保管、借阅、移交管理等规范进行探析。
一、适用范围和管理对象
1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他凭证。
2.会计账簿类：明细账，日记账，其他会计账薄。
3.财务报告类：月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明，各类审计评估报告，财务情况说明书)、其他财务报告。
4.其他类：年终结转资料，会计科目和建账资料，评估资料，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报及相关税务批复资料，对账资料及差异处理报告，预算资料，工作移交清册，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。
二、档案管理职责
财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为：负责制定和完善会计档案管理办法，负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配，负责会计档案的装订、保管与安全，负责向公司档案部门统一归档，负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。
三、会计档案整理及装订
1.会计凭证整理和装订
会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。
(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后，将与之对应的会计凭证打印，形成一套完整的纸质会计凭证档案（会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单）后，按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。(2)整理过程中需对凭证进行手工调整，凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放，避开凭证装订线，避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象，尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出，清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册，注意上一册尾号与下一册尾号的接续，每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订，但不得与其他会计凭证混装。
2.会计账簿整理和装订
(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印，并将打印完毕的账簿分类摆放。(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订，日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面，注明账簿性质，分册序号，账簿所属主体等信息。
3.会计报表整理和装订
(1)会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好。(2)装订后在会计报表上附封面，并注明报表所属期间、主体等信息。
4.其他档案整理和装订
(1)银行存款余额调节表，银行对账单，审计评估报告，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案，会计档案管理人员整理登记后直接归档，其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面，并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项，同时电子文档形式制作档案保管清册。
四、会计档案保管
1.会计档案保管时间规定
计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作，期满后向公司档案管理部门进行移交。
2.会计档案保管要
(1)建立专门的纸质会计档案库，作为纸质会计档案的存放地点。(2)会计档案室应保持通风、透光，并有适当的查阅空间。(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品。(4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好，档案室的钥匙仅档案员配备，其他人员不得私自配备钥匙。(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位，装盒上架，档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放，并按照年份、类型和凭证号排列整齐。
五、会计档案借阅
1.会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。
2.会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。
3.如需特殊原因需外借档案，外借时间原则上不能超过15天，如超过规定时间需要再次办理借阅手续。
4.档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。
5.公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。
6.严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。
六、会计档案移交
当年形成的会计档案，在年度终了后，由会计档案管理人员保管一年，期满向公司档案部门移交，同时编制移交清册一式两份，交接双方清点无误后，双方领导和经办人在移交清册上签字盖章，各存一份。移交档案部门的会计档案，应以盒为基本单位，档案盒封脊面要准确填写年度、月份、单位、种类、会计处理号、保管期限、档案卷号(红印章填写)。
总之，财务集中管理后通过对会计档案的规范管理，有利于夯实会计基础管理工作，适应新形势下对会计档案管理工作的要求。
1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5 、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6 、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7 、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8 、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
三、档案保管制度
1 、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3 、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4 、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5 、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6 、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7 、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8 、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9 、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
四、档案借阅制度
1 、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2 、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3 、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4 、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5 、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
电子环境下，计算机是财务档案的重要工具，必须利用专业的软件和系统来保证管理的质量。电算化环境下财务档案需要重视的问题，主要有以下几个方面：
1.针对外部的管理问题。首先，在管理中因为计算机的网络化，应提高其传输与操作安全性，一方面应提高口令的安全性，不仅仅要设置开机密码也应对某些访问权限进行口令和安全密码的设置，以保证电子财务档案被访问时的安全。同时应建立多级权限制度，即在档案读、写权上设置多级权限，不同的工作人员对档案的访问与读写都有其特定的权限，不能越权对档案进行访问与改写等。还应建立电子表格对归档档案进行统计，进行系统化管理，方便外部对数据库访问并查询相关信息。其次，对电算化系统的安全性进行强化。网络的安全是保证数据传输的重要基础，电算化中财务档案已经与网络相结合，所以必须提高其数据的安全性。另外，还需借助计算机安全技术，如防火墙，隔离电子计算机系统与外部访问区，使电子档案系统相对独立。限制外部非法访问对电子档案的干扰。也需要对数据进行加密或者限制访问权限，对网络安全进行强化，以防止意外数据故障、恶意破坏对数据的影响，导致数据丢失或者错误。最后，是对病毒的控制措施。在计算机系统中病毒是影响计算机安全的重要形式。所以在电算化环境中为了保证计算机系统的安全与数据安全必须及时对杀毒软件病毒库进行升级，才能更好地进行全面防护。
2.内部管理的问题。第一，应强化归档制度。管理人员应充分地学习电算化的管理知识，使之明确管理特征。强化计算机会计档案的保管作用。对各种文件的归档应健全制度，明确各种档案与数据的归档要求，以及标准文件，让各种数据与文件归档都按照规范与标准执行，从而保证档案管理的规范性。同时相关部门也应配合档案管理的制度，设置管理规范，并严格对制度与规范的执行情况进行检查， 一旦出现问题应进行必要的责任追究。还要对管理规范在执行过程中出现的问题进行分析，动态化地对制度进行调适。第二，强化对数据备份的管理。在电算化环境下，数据往往是实时化出现的并被保存的，而因为计算机特性，如果出现故障则会导致数据丢失，所以在财务档案管理中应进行实时化的备份处理，在账务管理与报表系统中都应明确实时化备份的要求，即根据财务数据的不同性质进行备份，而整体数据的备份不应少于每年12次。经过备份的数据应存放在固定的硬盘中，并进行封存，并妥善保管，保证其不会受到外部环境的影响而出现物理性损坏。第三，档案的保存要求。财务电子档案在保存中应选择质量较高且稳定的存储介质，因为介质的质量会直接影响数据保存的质量，也会影响数据的调用与再处理，所以只有质量稳定的介质才能保证档案质量。管理人员也应对存放时间较长的“档案”进行定期的维护，及定期复制以保证档案的安全与完整。第四，在工作中也要对纸质档案进行妥善保存。在电算化环境下，所有的数据也是从纸质文件和凭证中获得的，所以每天要登记与打印的不仅仅是现金记账文件，也包括银行存款日记账，做到日清月结。如果因为打印或者条件限制，所形成的现金与银行账目可以利用活页定制为账册进行保存。而对于一般的账目应做到清楚分类并进行档案化管理，并按照月、季、年进行分类与汇总，并对其电子档案进行标记。第五，应培养和设置专门的档案管理人员和职位。前面分析电子化档案管理不仅仅需要人员具备财务知识也需要其具备一定的计算机知识，应注意的是不能由出纳人员兼职。其岗位的责任有，按照制度与规范向会计电算化系统的各个岗位人员催收相关的电子数据与报表。进行归类与存档，并填写存档的记录表格；负责保存计算机档案与系统档案等，实现对电子数据的系统化管理，方便查询与处理；保证财务档案的安全性。不能擅自对数据进行导出与写入。系统管理制定明确的权限。限制管理人员的权限，保证直接管理人员对档案的安全性负责，不会因为自身的权限而导致内部出现舞弊问题。所有的档案读写过程都应进行备案，进行登记与记录，保证文件改动是在权限范围内。同时，在财务档案管理工作中，档案人员要提高专业素养，不断提升自身的档案管理水平。
（作者单位：云南省德宏州人民医院）
财务管理工作具有多样化的意识形态，而要做好财务工作的前提必须就要明白其意识形态的具体表现。从事业单位财务档案管理的本质来看，它是事业单位在工作过程中对整个财务活动的书面或者电子信息记载。它的意识形态表现在对这些资料的科学管理以及系统分析，并能够非常精准的反应该事业单位最近几年时间区间内的盈亏和整体资金流动情况，也是事业单位领导层制定战略性决策时的重要依据。财务管理的意识形态不仅在日常工作中得以体现，也在很大程度上影响到事业单位领导层的战略计划和单位未来走向。有效的财务管理不仅能确保事业单位工作程序的正常进行，还能实现资金的充分利用，确保单位决策的正确性和精确性。但从目前事业单位档案管理的整体情况来看，财务管理档案管理工作由于其定位模糊，因此很多事业单位都忽略了其意识形态的重要意义，因此明确档案管理意识形态的含义是非常有必要的。
二、财务档案管理中常遇到的问题
（一）财务档案管理的重视程度和管理人员素质的偏差
财务档案管理工作中首先表现出来的问题就是事业单位对财务档案管理的不重视以及财务档案管理人员的整体素质存在的偏差。从重视程度来看，有两个方向的偏差点。第一点是日常维护和管理档案的人员不够重视，他们通常法律意识比较薄弱，责任心不够强又或者说是职业道德水平偏低。第二个偏差点属于事业单位高层的不重视，而这个不重视往往和领导阶层的作风有关系，其具体表现在领导层上面的宣传力度不够和长期性出错方针的影响。
而从当前经济文化政治背景来看，整体上领导层的作风明显改善，并朝着较好的方向发展。事业单位领导层方面通过“各种换血”会越来越保持其积极作用，而反观基层档案管理人员的整体素质却不能得到很大程度上的改变，这是由于事业单位工作特性所决定的。常态性的工作造就了很多素质偏低的财务管理人员，一方面他们的文化整体偏低，只有很少人的学历超过大专;另一方面是他们的职业技能偏低，如有的是会计人员兼职管理档案，有的档案管理人员不具备会计从业资格，随着经济的发展，财务会计档案管理量的增大，档案管理人员的综合素质必定备受关注。
（二）财务档案管理归档工作的不规范与基础建设的空缺
财务档案管理工作是一个长期且不断完善的过程，它要求严格地把表现日常的财务状况的归档资料通过规范性的编辑手法进行有规律的记录，所以说规范性工作是做好财务档案管理的前提。可与之相反的是现在很多事业单位的财务归档都缺乏规范性操作流程，有的事业单位归档的内容只涉及凭证和账目，但对合同、检验评估报告、票据等却只字不提，并没有结合到实际情况，对其随意编辑，致使资料混乱现象不断发生。而这些衍生出来的问题，将大大削弱归档资料的参考价值。
当然，不规范的归档工作还和落后的档案管理基础设施有关。硬件是上层建筑的基础，落后的档案管理的基础设施是导致不规范归档工作的首要原因，有些单位没有建立专门的档案储存室，把档案管理工作和会计之类的工作环境相混淆，从而造成资料混乱现象的发生;而有些单位建立了专门的储存室但又没有专门的管理人员对其进行基本的安全措施检查，从而导致档案管理资料由于天气和人为因素的受潮、发霉或者损坏，进而影响到档案管理资料的完整程度。
（三）财务档案管理信息化程度不高
财务档案管理信息化是传统档案管理技术的变革，也是经济、文化、政治大背景下的必然选择。从目前的事业单位的财务管理档案的信息化程度来看，大部门事业单位只处于初步信息化水平，单纯的配备计算机，在电脑上添加索引和搜查，提高了资料调整观看效率。但相对高技术的数字化扫描和全方面、多媒体式的大信息化程度只小部分的运用在个别事业单位中，这不免有些遗憾。结合实际情况来看，全面信息化程度不仅仅需要时间的投入，更需要大量资金的注入，它是一个长期的过程，需要采取合理的措施，并不断完善。
三、提升财务档案管理水平的几点建议
（一）树立财务档案管理意识，提高管理人员的整体素质
做好事业单位的财务档案管理工作需要从多个方面入手，首先需要从意识方向着手，树立明确的财务档案管理意识。从档案管理人员的角度来看，加强自身管理意识是必要之举，不仅自律，还要成为其它管理者的监督人者。与此同时，事业单位的领导层还需对档案管理重视起来，充分认识做好其工作对事业单位未来的积极影响，并在建设好事业单位整体环境的同时，加强其宣传程度，促进全体员工对档案管理的理解程度，确保财务管理各项工作的正常运行。
提高管理人员的整体素质是当前潮流的必然举措，档案管理人员处于财务人员和管理人员之间，尤其定位的复杂性，更加要求财务档案管理人员从法律和道德意识上要求自己。有些管理人员在对待档案管理工作时会抱着“无所谓”、“得过且过”的态度，而在这样“马虎”、“走过场”的态度下，有些准确性要求较高的资料会无法得到充分且准确的记录。从财务档案管理的常态化工作来看，管理人员更多的不重视展现在日常的工作习惯中，比如对财务单的不处理、乱摆乱放，对机密文件没有做到很好的保密措施，有的人因为嫌麻烦不对抽屉上锁等。从思想层次上进行建设是加强管理人员职业道德建设的第一步，通过事业单位思想与道德工作建设，加强培训与宣传力度，鼓励管理人员的“二次学校”和“再教育”工作，建设有效的奖惩制度和明确的发展计划，在充分调动管理人员积极性的同时，促进财务管理人员整体素质的提高，保证财务管理工作的高效运行。
（二）重视财务档案分类，加强基础设施的建设
财务档案管理资料繁多没有一个规范性的档案分类方法，注定会使其复杂化。规范性的财务档案管理工作需要从合理的档案分类开始，从电子档案分类来看，首先需要建立具有财务管理功能的档案数据库。在此基础上使用各种电子档归档，按照时间顺序和重要程度的顺序两个大方向，对各项职能、工作性质、财务收支类别等对其进行严格分类，加速电子信息化建设进程，提高档案分类和管理工作的效率。
档案规范性分类需要和财务管理的基础建设联合起来，事业单位在强调其重要性的同时，还需要把财务档案管的基础建设放到重要的位置，合理规划，保证档案管理工作的顺利运行。从电子档案管理来看，适当合理的资金流入是必不可少的，设备增添，定期维修，保证清洁，定期检查硬盘的读写功能也是有必要的。从传统档案管理看，档案储存地的选择放到了首要的位置来，通风、干燥、保险系数高是选择储存地的根本前提，而有效的防火防潮设备的添置是其根本需求。当然除了日常的管理人员的巡视，建立独立的档案设备管理人员也是非常重要，当发生异常现象时，日常轮班的设备管理人员可以尽快发现，从而减少事业单位的财务损失和信息损失。
（三）建设并完善财务档案管理信息化系统
计算机和互联网在档案管理的日常工作中扮演者越来越重要的角色，建立符合自身发展需求的财务管理的信息系统实在是大势所趋的一件事。与传统档案管理系统相区别的是现有信息化档案管理系统不再是以纸张为媒介，来实现信息的储存于传递，传统档案管理也正在向数字化档案管理进行转变。而建立完善的财务档案管理信息化系统不仅可以充分利用有限的劳动力资源，更能在源头保证信息序列的完整化，大幅提高财务档案管理的工作效率。
ERP系统电子文件的主要内容
ERP系统几乎涵盖了财务、生产、计划、调度、供销、设备、项目管理等所有管理部门，这些部门业务处理过程中产生了大量的销售订单、采购订单、出入库单、领用料单、维修工单、生产计划、合同、会计凭证等数据，既有结构化的数据，也有非结构化的数据。这些数据在企业日常经营运行、统计分析、审计追溯、趋势分析和后续查询等工作中具有无法替代的作用。具体内容如下：
1 支持审计工作的重要会计凭证：从原始凭证(包括合同)到会计凭证，形成了一条条凭证链，环环相扣。
2 生产经营的基础数据：包括设备主数据、资产主数据、供应商主数据、物料主数据、客户主数据、生产版本、检维修策略计划、项目WBS结构、组织机构等与企业息息相关的数据。
3 生产经营统计数据：包括生产的投入、产出与采购销售统计、成本利润统计、总账各科目的金额统计、设备的运行状况统计、资产负债统计等。
4 客制化报表及批复文档：统计报表、计划报表、审批与批复文档，虽然一部分文档在ERP线外或在OA系统流转，只要与ERP业务有关，在系统中都有注释和代码。
5 实时记录数据：设备测量点实时记录数据、物料量消耗实时数据，为企业制定设备维修计划和策略，解决生产瓶颈提供依据。
从数量和种类来看，ERP系统产生的数据占据企业全部档案的50％左右，以前这部分数据以纸质形式分散产生于财务、供销等各部门，现在他们却大多数以数据库形式存在于系统中，有些数据暂时无法打印输出。
ERP系统归档的迫切性
ERP系统产生的数据与企业生产经营管理的各个环节密切相关，是生产经营活动的珍贵记录。但是，ERP系统是国外软件商开发的产品，数据在系统中以特定的格式存储，不是通用格式。考虑到软件系统的生命周期，使用ERP系统保存档案具有一定的局限性，无法确保电子文件的安全和完整。
1 ERP系统存储容量有限
ERP系统主要用于处理当前正在发生的变更过程中的信息，产生的数据是动态、实时数据，对于一些静止的信息只在一段时间内暂存。随着业务的增长，系统的性能会越来越低。为保证系统运行效率，ERP系统一般将往年的静止信息及时导出系统。系统产生的数据量庞大，例如一些实施ERP较早的企业每天有上万笔业务，生成上万张凭证及其他文档，每年产生10-20G的数据量。为保证ERP运行效率，需把备份后的数据从系统中清除，有的企业每年要备份10～20G的数据，备份的数据仍然以ERP系统本身的特定格式存储，并未按照档案管理的要求进行分类整理，不方便利用。
2 ERP系统查询功能的局限性
如果查询ERP系统往年产生的数据，必须将当时备份在磁带上的数据导回到原系统，数据脱离原系统将无法解读。一般备份数据导回的过程耗时较长，一般需要1天，甚至几天时间，占用系统资源较多，导致系统运行效率低下。ERP系统本身的查询功能也有一定的局限性，一是ERP系统主要用于业务处理过程的关联查询，而且有很多权限控制，不能为普通员工提供通用的检索查询；二是查询时需输入众多业务代码，非ERP操作人员很难读懂。尤其是国家审计部门来企业审计时，必须由ERPX员陪同审计，否则很难看懂。一旦ERP系统被淘汰掉，那么备份在磁带上的数据也将无法解读，成为了历史的黑洞。由于系统操作的复杂性和后期维护的困难，档案部门也很难同时保留ERP系统。
几种归档方式的利弊分析
通过上述分析，ERP系统无法保证档案的安全存储，为确保ERP系统电子文件的有效归档，档案部门必须将ERP系统中的数据脱离原系统保存。目前国内大型企业对于数据库软件系统数据归档问题还没有成功先例，中国石油化工集团公司在实践中不断探索研究可行性方案。可行的归档方式主要有以下几种：
1 将需归档的数据打印成纸质保存。也就是说将需要归档的数据从ERP系统中打印出来，按照纸质档案的管理方式进行保管和利用。这种方式的优点显而易见，纸质档案的管理经过多年发展比较规范，可以确保数据长久保存和有效查询。缺点也很明显，需要打印的数据量非常大，有些单位打坏过几台打印机。为了提高工作效率，档案部门还需手工录入电子目录，或者将纸质档案扫描后挂接到档案系统中。这无疑造成巨大的资源浪费，而且不符合档案现代化的发展方向。
2 中间库合成封装策略。档案部门在ERP系统中或在档案系统中建立一个归档中间库，系统中办结的数据存放到中间库中。归档软件对中间库进行操作，以一张会计报表为例，如归档该报表需要详细分析它在ERP数据库中的哪些表、哪些字段中保存，有些报表是多个表或字段间接生成的，要分析出它们的逻辑关系，然后从ERP的OERCAL数据库底表有选择性地读取相关字段数据到中间服务器的OERCAL表中，用SQL和PB语言编制执行程序，在中间服务器运行，运行结束，断开中间服务器与ERP服务器的连接。这张报表以国家(或财务部门)规定模式打印模式，用EXCEL或WORD合成电子报表，用PB语言提取部分字段作为档案目录。合成后的电子报表用PDF格式封装，与目录一起保存到档案服务器。
这种归档方式的优势是实现了电子文件和目录的直接自动归档，而且能够掌握各项数据之间的关联关系。劣势有四个方面：一是合成的电子原文在样式上虽与打印的纸质档案保持一致，但不符合档案的本质属性――“原始性”的要求。二是中间库合成的电子原文需人工检验才能保证合成过程的准确性，这无疑给档案形成部门增加了检验的负担。三是ERP系统有其复杂性，只有系统开发商或运营商才能准确了解底表各项数据之间的逻辑关系，在中间库合成电子文件时，如果脱离系统开发商或运营商的支持很可能导致数据准确性风险增加。四是各单位的ERP系统都不一样，如果每个单位都要重新分析底表数据逻辑关系才能合成电子文件，那么这种“分析底表逻辑关系再合成电子文件”的方式普遍推广将延误项目实施周期。一旦ERP系统升级，档案部门如不能及时了解ERP系统底表的逻辑关系变化情况，中间服务器合成的电子文件很可能出错。
3 ERP系统主动推送归档。由于ERP系统本身就带有归档模块，可以将需要打印输出的数据以PDF格式呈现、打印。档案部门可以充分利用ERP系统的这个功能，将属于归档范围的数据在ERP系统内按照国家(或业务部门)规定的模板封装成PDF格式，然后将此PDF文件和目录一同推送给档案系统。这种归档方式将档案部门“主动抽取合成”的动作变成了“被动接收”，将确保数据准确性的任务交给了ERP开发商或运营商，档案部门只确定归档范围、数据格式、数据传输接口标准等规范。这种归档方式的好处在于：ERP开发商或运营商熟知ERP系统内OERCAL底表各项数据的逻辑关系，合成数据过程能够确保准确无误；一旦ERP系统升级，OERCALN表数据关系发生变化，ERP开发商或运营商也能及时了解数据逻辑关系变化情况，以确保合成数据过程准确。但是，这种归档方式必须由ERP开发商或运营商对其系统自带的归档模块进行二次开发，协助完成归档工作。
保障措施
