发布时间：2023-08-10 17:11:37
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案资料管理措施样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1.当前建筑工程大难资料管理工作存在的问题
1.1 相关人员档案意识薄弱。众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。
1.2 建筑工程档案资料管理质量低下。作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。
1.3 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。
2.加强建筑工程档案资料管理的具体措施
2.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识。当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。
2.2 建立并完善档案资料管理的相关机制。缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。
2.3 明确分工，协调相关业务。建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及_系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交级管理主要包括：低保户向乡镇提出申请，填写城乡居民最低生活保障审批表，提交居民户口簿复印件、家庭成员证明以及赡养、抚养证明；居民身份证复印件；家庭收入证明；残疾证明等；经街道、镇政府民政部门进行审核，提出意见，最后报县民政局审查做出联审联批决定。若审核通过，县民政局根据低保对象花名册、低保对象分类统计表，低保金统计表划拨凭证等相关的低保资料进行低保金社会化发放操作，并定期对低保户进行检查、临时抽查。由此可见，低保户的审批过程经过民政部门三个层面：社区、镇、县级部门，由于每个部门针对管理低保档案资料不同，在进行管理工作的同时，应该对低保档案进行规范管理，这样才能更好地保障档案完整性，从而能保障低保工作顺利进行。而日常管理类档案是在分级管理工作中所形成的，是对各类档案进行日常管理，低保对象申报材料审批后，以户为单元建档，实行_户_号制度在低保户存在期间，民政部门可根据实际情况对低保户的低保金进行停发、增发、减发等，实施动态监管。档案的管理人员必须对低保家庭经济状况变动表、收入证明、情况说明、审核材料、调查情况等资料进行归档，并装订成册，实行有效管理。
2.4 打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。
3.结语
关键词：供水系统；机电设备；档案收集；优化管理
一、机电工程档案资料的内容
1.综合性文件资料。主要包括上级批准文件；招投标文件，计划任务书；工程地质、水文、气象、地震资料等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；机电工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.机电工程及输送电线路、变压器，高压控制柜，复控开关、低压控制柜，电机、变频器，设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告：图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等：原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或变压器试验检测资料等试验报告；隐蔽工程验收记录；泵房内输水管打压试验等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料：施工技术总结等。
3.竣工图等。主要包括总平面布置竣工图：室内高低压柜电路图，室内各种电线竣工图；机电工程竣工图；以及其他特殊专业工程竣工图。
4.机电设备资料收集内容。温宿县城镇供水二期设备安装及供水管网项目（二）第一标段：供水设备及相关机电设备采购及安装，用电设备资料清单.天津天能干式电力变压器安装使用说明书，主要材料/构配件/施工设备报送表、国家消防装备质量监督检验中心检验报告、惟海灭火器合格证及手提式检验结果汇总表、干式变压器控制器产品合格证、给水用PP-R管材、管件质量合格证、长城电缆有限公司电力电缆产品合格证、控开产品合格证、新型低噪音节能型外转子风机使用说明书，EV2100系列变频器用户手册、LR系列基本型二氧化氯发生器产品合格证及使用说明书、BWD3K130系列干式变压器电脑温控器使用说明书、干式变压器试验报告、新疆一开电气制造有限公司开关柜出厂检查试验报告、质量管理体系认证证书、DJW45-2000-630智能型万能式断路器使用说明书、有源滤波器监测试验报告、CZW系列单吸卧式离心泵使用说明书及产品介绍、D系列电磁隔膜计量泵操作说明书、MDI型电动葫芦使用说明书、山东省庆云县国营管件厂的法兰化学成份检验结果合格证书、蝶阀合格证，多功能水泵控制阀合格证、管道伸缩节合格证、金属氧化物避雷器安装使用说明书、塑料球阀合格证、电抗器合格证、以及其他需要收集的相关材料。
二、机电工程档案资料的特征
1.真实性和全面性。真实性是对所有文件、机电档案资料的共同要求，但对供水行业机电工程的文件和档案资料来讲，这方面的要求更为迫切。机电工程文件和档案资料只有全面反映机电工程的各类信息，形成一个完整的供水系统，才更有实用价值，片面地引用往往会起到误导作用。所以，机电工程文件和档案资料必须真实反映供水建设工程的施工情况，包括发生的事故和存在的隐患。
2.分散性和复杂性。供水建设工程项目周期长且影响因素多，运行工艺复杂，建筑材料种类多，建设阶段性强且互相穿插，由此导致了供水建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特性决定了机电建设工程文件和档案资料的多层次、多环节及相互关联的复杂系统。
3.继承性和实效性。随着机电设备安装技术、施工工艺、新材料和施工企业管理水平的不断提高，机电建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累。同时，机电建设工程文件和档案资料具有很强的实效性，其作用会随着时间的推移而衰减，因此，文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关档案保管部门，否者会造成严重后果。
4.随机性。机电建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中，工程前期、工程开工、施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种各样文件和档案资料。虽然各类报批文件的产生具有规律性，但还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的，因此具有随机性。
5.多专业性和综合性。机电建设工程文件和档案资料涉及机电安装、设备调试、消防等各个专业，也涉及力学、电学电子、声学等多种学科，依附于不同的专业对象而存在，且同时综合了质量、进度、造价、合同、组织、协调等方面的内容，又依赖于不同的载体而流动，因此，具有多专业性和综合性的特点。
三、机电设备工程档案管理需要解决的问题
1.档案材料不完整。档案材料不完整是机电设备工程档案存在的主要问题。我们公司专门成立档案收集小组全程跟中服务，安排工程项目档案归档率较好，能达到了90%左右，较差的单位情况就不同了。很多机电设备工程项目竣工后没有档案材料，或只有机电设备工程主体档案，没有配套工程档案，清水池和泵房链接件、地下管线、城市管网和泵房衔接体等档案材料寥寥无几。
2.缺乏统一的管理模式。从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。
3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的档案业务知识，难以适应供水系统机电档案工作需要。
四、机电设备工程档案有效管理的优化措施
1.思想上要重视机电工程档案管理工作。机电设备工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后公司内部机电设备档案很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以公司内部档案资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。 2.建立健全档案整理制度是做好供水机电设备工程档案管理的基础。为了加强对供水系统机电设备工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设施工单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合供水行业实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责和任务，规范档案资料的收集、整理。
3.严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照供水行业机电设备工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合档案归档要求，认真贯彻执行《档案法》、《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位可以不结清尾款，以确保供水行业机电设备工程建设档案的完整、准确、全面、系统。
4.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和供水行业的不断发展，供水行业机电设备档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案管理队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关档案工作的法律、法规内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把供水行业工程档案质量关。
5.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制供水行业机电设备工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内部材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。加强对施工的监督和管理，检查机电设备工程档案材料编制情况，按照标准形成供水行业机电设备档案材料，给后人留下宝贵的财富。
6.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发供水行业工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。当前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。近几年，公司也开始对机电设备照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。提高各部门的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门对档案资料的利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。
关键词：高校 档案资料 规范化管理
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2016）15-0226-01
随着管理理念与管理方法的不断进步，高校档案资料的管理也逐渐出现了多样的变化，但是这些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理问题，降低高校档案资料的价值。为此，高校档案资料需要实现规范化管理，确保不同管理理念与方法的合理性与科学性，确保高校档案能够为高校的发展提供有利的帮助。
一、当前高校档案资料规范化管理过程中遇到的问题
档案资料的规范化管理是高校日常管理的重要内容，但是档案资料的管理并不是一般人所熟悉的档案管理，它的范围更加广泛且难度也更大。但是很多高校并未意识到这二者的区别，没有区别看待档案资料和档案管理者二者的价值，出现了管理效果不佳、管理无序的问题。
高校的各个二级学院都是档案资料的重要来源，但是很多二级学院并不重视管理档案资料，经常出现资料分类不明确、资料整理混乱、丢失等问题。甚至很多二级单位没有充分参考档案资料的收集标准收集完整的档案资料信息，这大大降低了档案资料的使用价值，也为专业管理人员的工作增加了难度。
另外，大部分高校由于缺乏重视，并没有将高校的档案资料的管理水平纳入到相关管理者和工作人员的年终测评与考核的体系之中。导致很多工作人员并不重视档案资料的管理，出现工作拖沓、资料分类混乱等局面。另一方面，现阶段高校的大部分工作都已经逐渐进入到了信息化管理的新阶段，但是档案资料的管理方式仍然比较落后和陈旧，传统的文本档案管理仍然是最为主要的档案资料管理模式，这不仅容易导致资料丢失、遗漏，也会使档案资料无法发挥出其自身的价值和作用。
二、实现高校档案资料规范化管理的具w措施
首先，高校档案资料的规范化管理需要从主观意识上了解到规范化管理的重要意义。通过工作培训、会议说明等方式，强化相关人员对规范化管理档案意义的认知，进而更好地促进档案资料的规范化管理。想要实现规范化管理，就要针对高校的档案资料展开有计划、有目的的工作。目前，高校的档案资料主要分为文件资料和图情资料两大部分，不同类型的档案资料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人员需要对不同资料进行分门别类。
高校档案资料的规范化管理，需要进一步加强现代化的管理水平和管理方式，对于不同类型的档案资料需要实行集中与分层相互结合的管理模式。所谓集中管理，就是要求学校各个部门的档案资料统一交由一个管理部门进行档案资料的整理与管理。在此基础上，需要进一步实施档案资料的分层管理，也就是要根据高校不同的部门，将档案资料分为不同的层次，由高到低，分别由负责人员进行统一管理。为了确保集中与分层档案资料管理制度的顺利实施，需要进一步加强对档案资料管理人员的管理和培训，提高其专业素质能力和业务能力，为了满足分层管理的需要，高校需要进一步加强专业档案管理人员的建设和招收，促进档案资料管理规范化的顺利实现。
为了更好地进行规范化管理，高校相关管理者需要对档案资料管理部门进行全面的工作质量监督与考核制度。高校档案资料管理人员急需要被纳入到考核的体系中来，并将其考核审查的结果，融入年终工作质量的整体体系中。也有高校将档案资料管理工作的工作质量纳入到相应领导的工作评价之中，这样可以进一步强化高校领导层对于档案资料管理工作的重视程度，进一步推动档案资料的规范化管理。
为了更好地实现档案资料的规范化管理，需要逐步转变传统的档案管理理念和方式，在管理过程中应用现代化的管理技术和措施，建立更加完善的高校档案资料信息化管理体系。一方面，高校档案资料需要按照国家的相关规定，聘请专业的档案系统设计师，结合本校的档案资料特点制定高校档案资料管理系统，建立完善的档案资料数据库，实现档案资料的数字化管理。另一方面，高校需要重视网络化管理档案资料，重点推进这个项目。
三、结语
综上所述，高校档案资料的规范化管理对于新时期提升高校的整体管理质量，促进高校的更好发展具有重要的意义，文中详细论述了高校实现档案资料规范化管理的措施，希望与同行档案资料管理人员交流讨论。
参考文献：
[1]杨杰.高校档案资料规范化管理探索[J].攀枝花学院学报，2015，32（3）.
关键词：园林工程；资料归档；现状分析；优化措施
中图分类号：G275.9 文献标识码:A
前言
园林绿化工程是为人类创造良好的生存环境，创造园林式的绿化空间。在园林绿化工程施工期间形成了各种工程信息资料，其中包括整个工程的历史纪录，它包括园林工程基建过程形成的文件资料、园林工程监理过程形成的资料、园林工程物资资料、工程施工过程中形成的施工资料、施工管理资料、施工试验资料、施工验收资料、工程竣工图等构成了整个工程完整历史的信息。完整的收集，并按一定原则分类、组卷，园林绿化工程资料最终要移交城建档案部门归档的。本文综合近几年来积累和管理工程资料方面的实践．对园林工程文件资料管理归档方面存在的问题及应对措施进行总结研究。
1 园林工程资料档案的价值
园林工程资料是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。资料的收集、筛选、分类及整理是一项烦琐又需要有耐心的工作，往往得不到人们的重视，特别是在项目实施的前期更容易被忽视。每次交竣工验收前的资料检查时，由于资料不齐、表格内容填写不规范、填写错误等等问题，很大程度的影响工程的评分和质量鉴定的成绩，因此资料整理和存档工作就显得更加重要，强调质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。因此，加强对工程资料的收集、归档与保存是非常重要的一项工作。为了建立完善园林工程资料，作为资料档案管理人员，首先要收集大量的基本资料。比如招标、投标及施工期间产生的大量文件或资料如招标文件、投标文件、合同文件、施工图预算书、设计变更签证、施工日志、工程验收记录、发包方与承包方之间来往函件、竣工验收报告、工程决算书等。
2 园林工程档案资料的收集和整理
在大多数施工单位中散存着丰富的档案，但大都没有加以分类、整理、汇总，这样既不便于开发，又不利于共享和利用。同时，由于对工程资料不重视，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财力。其三是给项目档案资料归档带来较大难度。
工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个工程建设工作中的一项重要工作，必须认真做好。首先，要清理档案资料，把不归档的资料予以剔除；其次，按照工程项目程序整理档案资料；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，整理出目录和全部档案资料的总目录，最后把档案资料按要求分类编号、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目录、立卷说明等用品要使用统一规格的用品，做到档案资料的规范、统一、并具可操作性和可使用性。
3 园林工程档案资料的保管和使用
首先，要确保资料的安全，在保管工作中要采取防盗、防火、防腐、防虫、防污、防鼠等安全措施，防止档案资料的损坏，已经损坏的资料要及时组织修复或复制；其次，是做到借阅资料必须登记，外单位人员借阅的监理资料不得私自转借，不得私自复印，不得遗失、拆折、抽掉、污损，不得在档案资料上圈点、划线和涂改。
4 园林工程档案原始资料的规范化
4.1 施工原始验收签证资料填写不规范
交工证书、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，还有的园林工程资料验收签证不齐全，存在代签，这些现象都没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，从而降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。
4.2 园林工程原始资料不齐全
由于空间和时间的关系，有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件。难以满足档案资料管理规定中"竣工资料中不允许出现复印件"的基本要求。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严。同样造成了原始文件遗失。
4.3 园林工程资料利用率低
目前城建档案馆里的各方面工程技术资料很多，但很少有人去查阅、利用。遇到需要查找技术资料时，不是去查档案，反而找原来参与建设施工的人员了解情况，回忆规划建设状况，这实在是一种浪费资源、不尊重科学的行为。另外，因为长期的封闭、半封闭管理，造成园林工程资料档案利用率不高。过去由于过于强调保密，档案很少对公众开放。多年来档案馆的这种自我封闭、与世隔绝，又是档案馆档案利用率不能增长的内部原因之一。
4.4 园林工程资料信息化程度不高
就青海地区的总体情况而言，园林工程资料信息化水平还比较低，安装使用工程档案专用软件的单位，各种数据库还未规范建立起来，录入任务十分繁重。很多领导认识不足，仅能做到安排定时检查资料的收集、整理、保管和利用情况，但在推动园林资料信息化的认识上还存在差距，认为此工程竣工后向城建档案馆提交了文字资料，就算工程总体结束了。这就导致了档案资料信息化落后。
5 园林工程档案资料管理工作的优化措施
5.1 从工程项目立项抓起是做园林工程全过程文件资料管理与归档的前提
当前园林工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的各阶段产生的工程资料负责，从园林工程项目立项开始就设立园林工程项目资料管理机构和管理人员，负责园林工程项目各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作，负责对各阶段文件资料管理的指导，监督。实现园林工程立项开始与竣工资料收集同步；园林工程施工过程与竣工资料形成同步；园林工程完工验收与工程资料验收同步，从而将资料管理"三同步"原则贯穿到园林工程施工资料管理的全过程。
5.2 建立健全园林工程资料管理制度是做好园林工程资料档案的根本
一个园林工程要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。当有多个单位参与同一园林工程建设时。项目管理部门在园林工程建设初期(而不是中后期)就应结合园林工程项目的实际情况，制定适合本园林工程项目的资料管理规定。明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。园林工程项目管理单位和监理单位，在园林工程项目开始之初就应制定出一套可行的，适合本工程特点的资料所要求的表格及样本．以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样．才能避免资料格式的多样性、不规范。只有加强园林工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。
5.3 加强过程控制是保证园林工程资料真实有效的最好措施
园林工程项目建设单位、监理单位和工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到园林工程建设与资料整理同步进行，避免园林施工与资料整理两张皮．切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生。负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位商标准、严要求做好工程档案资料。
5.4 提高园林工程档案利用率的方法
首先，扩大宣传，提高园林资料档案工作的知名度。档案馆应通过办宣传栏、举办图片展览等宣传手段广泛宣传《档案法》，同时介绍馆藏的园林工程资粮档案向社会开放的内容、数量，提高园林资料档案工作的知名度，让社会各界和公民都了解利用园林工程档案的意义和实际效果。其次，加强园林资料档案社会化服务的力度。随着数字技术和网络技术的不断应用和普及，各类信息，随着网络进入千家万户，人们对知识和信息的需要越来越迫切，使信息的社会服务成为一种需要。要提高园林工程档案的利用率，信息服务社会化是关键，我们应针对不同的信息需求，提供不同的信息服务。同时要充分利用网络等先进技术手段，扩大服务范围，畅通交流渠道，提高档案信息服务的普及力和影响力。
5.5 扎实开展档案信息化工作，加快园林工程档案信息化
首先，提高认识，加强领导，完善基础设施建设。加强对园林工程档案信息化建设的领导，要明确分管领导，确定工作人员，及时研究解决工作开展过程中遇到的各种困难问题。及时完善计算机配置，计算机网络，软件更新等。只有具有先进的计算机系统，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
其次，引进和培养现代化管理人才，同时稳定队伍。在档案管理信息化时代要求管理人员必须有现代化素质。为此,要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。档案工作是一项技术性、时效性很强的工作，没有熟练掌握档案业务技术知识，没有爱岗敬业精神和耐心细致的工作方法是根本做不好的。因此，档案人员要自觉加强对档案业务知识的学习，同时要积极参加档案行政主管部门举办的业务培训学习，增长本领。
再次，提高档案信息的指导、督查、鉴定、评估能力。指导各工程项目施工单位的园林工程档案工作的开展，帮助查找存在的问题及原因，提出切实可行的改进意见，规范园林工程档案工作。同时要加强督促检查，对没有完成的园林工程档案工作任务的要通报批评，对完成任务出色的要表彰奖励，形成你追我赶的生动局面。同时，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下,信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分为利用者提供优质的服务。
参考文献
[1]张伟.档案信息化建设中存在的问题及完善措施[J].太原师范学院学报,科学社会版,2007(3):166-167.
[2]航庆加.浅谈草地生态建设工程档案管理[J].安徽农业科学,2007,35(24):7534.
关键词：园林工程；档案管理；价值；资料收集；问题
Abstract: The landscaping is an important measure of people's living standard, it has a very important role in building a modern city, the garden project file management is an important part of the garden project, and it can provide the basis for the garden project implementation. This paper combines with the practice, and discussed issues related to the garden project file management.Key words: landscape works; file management; value; data collection; problem
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）04-0020-02
1 园林工程资料档案的价值
园林工程资料是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在
质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。资料的收集、筛选、分类及整理是一项烦琐又需要有耐心的工作，往往得不到人们的重视，特别是在项目实施的前期更容易被忽视。每次交竣工验收前的资料检查时，由于资料不齐、表格内容填写不规范、填写错误等等问题，很大程度的影响工程的评分和质量鉴定的成绩，因此资料整理和存档工作就显得更加重要，强调质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。因此，加强对工程资料的收集、归档与保存是非常重要的一项工作。为了建立完善园林工程资料，作为资料档案管理人员，首先要收集大量的基本资料。
2 园林工程档案资料的收集和整理
在大多数施工单位中散存着丰富的档案，但大都没有加以分类、整理、汇总，这样既不便于开发，又不利于共享和利用。同时，由于对工程资料不重视，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财力。其三是给项目档案资料归档带来较大难度。工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个工程建设工作中的一项重要工作，必须认真做好。首先，要清理档案资料，把不归档的资料予以剔除；其次，按照工程项目程序整理档案资料；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，整理出目录和全部档案资料的总目录，最后把档案资料按要求分类编号、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目录、立卷说明等用品要使用统一规格的用品，做到档案资料的规范、统一、并具可操作性和可使用性。
3 园林工程档案资料的保管和使用
首先，要确保资料的安全，在保管工作中要采取防盗、防火、防腐、防虫、防污、防鼠等安全措施，防止档案资料的损坏，已经损坏的资料要及时组织修复或复制；其次，是做到借阅资料必须登记，外单位人员借阅的监理资料不得私自转借，不得私自复印，不得遗失、拆折、抽掉、污损，不得在档案资料上圈点、划线和涂改。
4园林工程档案原始资料的规范化
4.1 施工原始验收签证资料填写不规范
交工证书、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，还有的园林工程资料验收签证不齐全，存在代签，这些现象都没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，从而降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。
4.2 园林工程原始资料不齐全
由于空间和时间的关系，有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件。难以满足档案资料管理规定中" 竣工资料中不允许出现复印件"的基本要求。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严。同样造成了原始文件遗失。
4.3 园林工程资料利用率低
目前城建档案馆里的各方面工程技术资料很多，但很少有人去查阅、利用。遇到需要查找技术资料时，不是去查档案，反而找原来参与建设施工的人员了解情况，回忆规划建设状况，这实在是一种浪费资源、不尊重科学的行为。另外，因为长期的封闭、半封闭管理，造成园林工程资料档案利用率不高。过去由于过于强调保密，档案很少对公众开放。多年来档案馆的这种自我封闭、与世隔绝，又是档案馆档案利用率不能增长的内部原因之一。
4.4 园林工程资料信息化程度不高
目前一些城市，园林工程资料信息化水平还比较低，安装使用工程档案专
用软件的单位，各种数据库还未规范建立起来，录入任务十分繁重。很多领导认识不足，仅能做到安排定时检查资料的收集、整理、保管和利用情况，但在推动园林资料信息化的认识上还存在差距，认为此工程竣工后向城建档案馆提交了文字资料，就算工程总体结束了。这就导致了档案资料信息化落后。
5园林工程档案资料管理工作的优化措施
5.1 从工程项目立项抓起是做园林工程全过程文件资料管理与归档的前提
当前园林工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的各阶段产生的工程资料负责，从园林工程项目立项开始就设立园林工程项目资料管理机构和管理人员，负责园林工程项目各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作，负责对各阶段文件资料管理的指导，监督。实现园林工程立项开始与竣工资料收集同步；园林工程施工过程与竣工资料形成同步；园林工程完工验收与工程资料验收同步，从而将资料管理"三同步"原则贯穿到园林工程施工资料管理的全过程。
5.2 建立健全园林工程资料管理制度是做好园林工程资料档案的根本
一个园林工程要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。当有多个单位参与同一园林工程建设时。项目管理部门在园林工程建设初期(而不是中后期)就应结合园林工程项目的实际情况，制定适合本园林工程项目的资料管理规定。明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。园林工程项目管理单位和监理单位，在园林工程项目开始之初就应制定出一套可行的，适合本工程特点的资料所要求的表格及样本．以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样才能避免资料格式的多样性、不规范。只有加强园林工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。
5.3 加强过程控制是保证园林工程资料真
实有效的最好措施园林工程项目建设单位、监理单位和工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到园林工程建设与资料整理同步进行，避免园林施工与资料整理两张皮。切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生。负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位商标准、严要求做好工程档案资料。
5.4 提高园林工程档案利用率的方法
首先，扩大宣传，提高园林资料档案工作的知名度。档案馆应通过办宣传栏、举办图片展览等宣传手段广泛宣传《档案法》，同时介绍馆藏的园林工程资粮档案向社会开放的内容、数量，提高园林资料档案工作的知名度，让社会各界和公民都了解利用园林工程档案的意义和实际效果。其次，加强园林资料档案社会化服务的力度。随着数字技术和网络技术的不断应用和普及，各类信息，随着网络进入千家万户，人们对知识和信息的需要越来越迫切，使信息的社会服务成为一种需要。要提高园林工程档案的利用率，信息服务社会化是关键，我们应针对不同的信息需求，提供不同的信息服务。同时要充分利用网络等先进技术手段，扩大服务范围，畅通交流渠道，提高档案信息服务的普及力和影响力。
5.5 扎实开展档案信息化工作，加快园林工程档案信息化
首先，提高认识，加强领导，完善基础设施建设。
加强对园林工程档案信息化建设的领导，要明确分管领导，确定工作人员，及时研究解决
工作开展过程中遇到的各种困难问题。及时完善计算机配置，计算机网络，软件更新等。只有具有先进的计算机系统，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
其次，引进和培养现代化管理人才，同时稳定队伍。
在档案管理信息化时代要求管理人员必须有现代化素质。为此,要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。档案工作是一项技术性、时效性很强的工作，没有熟练掌握档案业务技术知识，没有爱岗敬业精神和耐心细致的工作方法是根本做不好的。因此，档案人员要自觉加强对档案业务知识的学习，同时要积极参加档案行政主管部门举办的业务培训学习，增长本领。再次，提高档案信息的指导、督查、鉴定、评估能力。指导各工程项目施工单位的园林工程档案工作的开展，帮助查找存在的问题及原因，提出切实可行的改进意见，规范园林工程档案工作。同时要加强督促检查，对没有完成的园林工程档案工作任务的要通报批评，对完成任务出色的要表彰奖励，形成你追我赶的生动局面。同时，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。
总之，在信息化的时代，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分为利用者提供优质的服务。
参考文献
[1]张伟.档案信息化建设中存在的问题及完善措施 [J]. 太原师范学院学报, 科学社会版,2007(3):166- 167.
实物地质档案资料的科学化管理是促进我国地质事业不断发展的重要方面，也是一项有待不断完善和加强的长期任务。本文着重探讨三方面的问题：一、从广东模式看实物地质档案资料管理现状；二、从普通意义上看实物地质档案资料管理存在的不足；三、从前瞻的视角看实物地质档案资料管理的发展趋势。
1 广东省实物地质档案资料管理工作现状
一般来说，实物地质档案资料管理流程可划分为三大环节，入口是实物地质资料汇交管理，中间环节是实物地质资料馆藏管理，出口是实物地质资料服务管理[2]。广东省首先从制度方面入手，将整个管理流程的主要环节纳入制度中进行规范：根据国土资源部出台的《实物地质资料管理办法》，制定省级馆业务流程和管理制度以及操作细则，力求做到制度流程规范、标准统一详细，有法可依有制可循。其次，通过本省实物地质资料管理系统对实物地质档案资料的整体工作进行信息化管理，主要工作流程可见下图：
从工作流程图可以看出，广东省实物地质档案资料的管理按照实物地质资料汇交管理、实物地质资料馆藏管理、实物地质资料社会化服务管理三个环节相扣递进，有序运行，在工作实践中体现了管理信息化和操作精细化的要求，初步形成了自己的一套模式。
1.1 汇交管理。汇交是实物地质档案资料管理的第一步，其作用不可小觑。广东省严格按照制度接收实物地质资料，通过实物地质资料管理系统，地勘单位在互联网报送实物地质资料清单，馆藏工作人员根据本省情况和筛选细则，将有研发利用价值和典型意义的实物地质资料进行库藏管理，埋藏其余实物地质资料，实现了求精求细、保障重点。值得一提的是，本省将实物地质资料汇交管理工作与探矿权延续管理相结合：在汇交成果地质资料之前，必须报送实物地质资料清单，待实物地质资料汇交完毕后，整体地质资料汇交工作完成，探矿权人相继办理其他手续以完成探矿权延续。这在一定程度上形成约束力，使得实物地质资料汇交监管力度有所加强。
另外，为保证汇交工作落到实处，我省采取了在省级馆藏机构指导下分片委托保管体制，即分别在广州、韶关、梅州、湛江四个地方，委托具有固体矿产乙级以上（含乙级）勘查资质的地勘单位建立实物地质资料保管分库，因地制宜地落实实物地质资料保管设施，很好地解决实物地质资料接收保管问题。这种保管体制也被誉为具有广东特色的保管模式。
1.2 馆藏管理。库房管理是实物地质档案资料管理的中间环节，正规、有序的管理为日后的利用服务提供基础性保障。入库后的实物地质资料，有专人负责管理，严格按照相关制度的规定进行实物地质资料的出入库管理、岩矿心整理，统一编目、上架。清洁好的岩矿心装入岩心箱内，并标明岩心牌，岩心箱和库位编号，按照统一编码格式编写，便于制作目录检索，整个管理工作做到规范化。同时将整理好的实物地质资料统一进行数字化处理，将钻孔数据、实物照片等入互联网方便利用。
1.3 社会化服务管理。“服务”是地质档案资料管理工作的终极目标，也是出发点和落脚点。我省馆藏部门将整体流程结束后的实物资料进行分类、立卷、建档，每一宗建档单元包括该项目的实物和相关文字、图表、电子文件，完整记录了每个管理流程的重要资料，有利于管理也方便查阅利用。同时，广东省级馆于2012年组建完成了实物地质资料管理系统，实现了实物地质档案资料从汇交、整理到保管、入库、利用的信息化管理，使得服务手段不再局限于传统的馆内服务，给用户带来了更多便利的选择。透过互联网和馆内网并网运行，管理系统为用户提供浏览库藏项目基本信息、岩心照片、钻孔柱状图、剖面图等资料，提高了实物地质档案资料社会使用的时效性。目前，主要服务对象是面向地质勘查单位及地质科研单位，提供单位所需的实物地质资料基本信息，避免重复工作，降低投资风险；同时也向政府管理部门提供管理信息汇总分析，可以及时掌握地质资料管理进展。
2 实物地质档案资料管理存在的主要不足
近年来，国家出台了一系列加强地质资料管理的政策法规，但总的来说，我国实物地质资料管理工作尚处于起步阶段，管理也相对落后。主要表现在：
①管理体制机制欠完备，法规制度不健全。目前，我国尚未建立较为系统完备的实物地质资料管理体系，缺乏配套的制度保障和技术标准。实物地质档案资料管理也尚未完全纳入地质工作管理体制，分级管理与委托保管制度有待进一步落实。
②实物地质档案资料保管分散，保管措施不到位。截止2010年底，全国包括库房和露天存放点的1006万米岩心存量中，保存完好的岩心105.1万米，完好率在70%以下的岩心占总量的近一半；临时性和其他性质库房占库房总数的一半以上；库房管理人员平均每个库房1.5人；露天存放点464处，总面积11.41万平方米[3]。实物地质资料的保管设施和人员配置的不到位使得不少实物地质资料损毁散失。
③汇交管理存在诸多困难。在实物地质档案资料汇交管理中，往往存在汇交人意识和责任心不强、汇交监管能力不足、缺少实物筛选方法等问题。汇交人对实物地质资料随意处置状况较严重，汇交前的保管和汇交后的埋藏工作困难较大。有些省份由于缺乏科学权威的筛选办法，使得实物汇交工作不能满足省级实物馆和委托保管单位的需要。
④实物地质资料共享机制缺乏，社会服务能力不足。虽然已经建成国家级实物地质资料库，但由于共享机制缺乏，服务管理跟不上，许多单位和部门出于各种原因限制了地质资料的社会利用和资源共享，使实物地质资料社会化服务能力欠缺，同时，实物地质资料数字化工作刚起步，服务产品单一，开发利用缺乏，公共服务能力不足。
毋庸讳言，管理中存在的这些不足主要和制度的完善、机制的创建、重视程度以及资金投入等因素直接相关。所以克服这些不足，一看发展，二看工作，要努力做到在发展中创新，在改进中提高，才能为实现实物地质档案资料的科学化管理搭建有利的平台。
3 实物地质档案资料管理发展趋势
从国家对实物地质资料管理的规范性要求、一些工作先进省区积累的有益经验和国际上达到的新水准来看，笔者以为应该从以下三个方面取得一些进展：
3.1 加快政策法规研究，促进体制机制创新，实现实物地质资料的全面汇交和集群保管。从政策方面来讲，需要不断推进开展实物地质资料管理的法规政策研究，实现体制机制创新。要制定与《实物地质资料管理办法》相配套的管理制度和技术标准，全面推进实物地质资料管理体系建设，加大实物地质资料汇交管理力度，完善实物地质资料汇交管理机制，制定切实可行的措施，实现实物地质资料的全面汇交和集群保管。再者，可以依托汇交管理机制来促进馆藏资源积累，不断强化对著名矿山实物地质资料的采集，做好重要钻孔岩心、反映成矿特点和找矿标志的配套标本、典型性室外展示大型标本的采集。同时，结合各地涉外矿产资源勘查项目，积极开展境外矿产实物地质资料的采集，加强国际合作与交流。
1、施工综合管理文件原件不齐全。
由于空间和时间的关系，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。例如：有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，同样造成了原始文件遗失。
2、工程资料验收签证不齐全，存在代签现象。
随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果，等验收小组解散后，找不到当事人签字。
3、施工资料格式不规范。
施工过程中形成的资料格式不统一，不规范，例如：有用A4的，有用16开的，有用32开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作较被动。
4、施工原始资料书写不规范。
施工过程中原始资料的书写五花八门，形形，例如：有用纯兰墨水的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与竣工资料归档要求不符。
5、施工原始验收签证资料填写不规范。
交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了原始资料的可信度，从而降低了资料的使用价值。
6、单位工程多与技术、质量人员少之间的矛盾
施工单位的特殊性,使得我们经常会出现同时施工几个单位工程的情况,有时工程还在不同的城市。这就与车间技术人员编制间产生了矛盾。每个车间就只有几个技术人员、质量检查员的编制,而他们每天光审图、到现场解决技术难题、检查构件质量等工作就需要耗费很多的时间,资料制作大多数时候都是利用午休和下班后的时间。
二、相关的预防措施
1、从工程项目立项抓起是做好工程资料的前提。
目前，工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的竣工资料负责，从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。
2、完善资料管理制度
针对公司特点逐步完善资料管理制度。项目部及各专业组、施工班组、车间有关职能部门应有专人负责项目资料的制作、收集、整理与保管工作,并将其纳入有关领导、部门和工程技术人员职责考核范围,做到职绩挂钩,奖惩兑现。
3、加强过程控制是保证工程资料真实有效的手段。
工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。
4、分工明确,责任到人
公司将工程资料的编制按专业、管理部门的不同进行了划分,并将每张表格的填写都落实到人,这样做大大提高了各项资料制作的及时性、准确性、真实性。如：现场工序交接检查凭证由分管该项目的现场管理人员负责传递,使用完毕后交给该工程资料员保管。如工程流转过程中该项资料缺失或滞后,影响到施工,就直接追究现场管理人员的责任。
5、运用合同法律手段是做好工程资料工作的重要保证。
工程项目资料管理部门应善于应用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草工作，把文件材料积累归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对工程文件材料归档范围、竣工验收时间、工程资料副本内容、份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料押金，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作。
6、重视档案知识宣传教育是确保工程资料质量的有力措施。
工程项目管理单位就应高度重视和加强档案资料的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对竣工资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训。使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理水平。通过举办档案知识、资料填写等各种培训班,组织全公司机关部室、车间分管领导、技术员、质量员、资料员、材料员认真学习有关知识,提高大家对资料工作的认识,增强大家的责任意识,从而引起大家对资料工作足够的关注和重视。
7、严格把住竣工验收关，使工程资料发挥凭证作用。
进行竣工验收的一个重要条件必须是工程资料达到项目要求，因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及专兼职资料管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合，确保工程资料档案的真实性和准确性。使工程资料在工程项目决算时，真正发挥凭证作用，档案资料不通过，则不予返还资料保证金，甚至不予决算。
8、制定相应的激励机制
将资料的制作、收集、整理与归档工作纳入有关领导、职能部门和工程技术人员、质量检查人员职责考核范围,做到职绩挂钩,实行重奖重罚,对确保各项工程资料的及时性、完整性、准确性和归档质量起着积极的作用。
(1)目标激励。利用目标激励是一种行之有效的管理办法。根据在手工程情况建立资料管理目标,然后将目标逐层分解、细化,落实到每位相关人员。考核兑现的时间视情况而定。
(2)物质激励。在我们还没有实现物质极大丰富的时候,物质激励还是一种重要的激励形式。所以利用物质激励是切实可行的。其方法主要有:一是建立资料管理奖励基金。根据实际情况可设综合奖和单项奖。二是建立经济责任制,定期考核兑现。
关键词：工程项目；资料员；做好资料
一、前言
文章对建筑工程项目技术资料管理的重要性进行了介绍，对工程项目资料管理中的不足进行了阐述，通过分析，并结合自身实践经验和相关理论知识，对工程项目资料员做好资料管理工作的建议进行了探讨。
二、建筑工程项目技术资料的管理的重要性
建筑工程项目技术资料是建筑工程施工单位在工程项目施工过程中逐步完成的，对其的管理有严格的要求，必须做到真实、完整和详简得当。具体而言，对建筑工程项目技术资料的管理包括了对工程项目资料的管理、质量把控资料的管理、工程安全资料的管理、各种检验资料的管理以及工程项目验收资料的管理等，贯穿于从工程项目的立项到工程项目的竣工的全过程[2]。做好建筑工程项目技术资料管理工作的重要意义体现在以下几个方面：
1.有利于积累企业的项目工程技术管理经验。做好建筑工程项目技术资料的管理工作可以完善企业工程项目管理的全过程档案，以便深入研究和引用，为企业后续项目施工管理的优化做好档案资料的储备。
2.有利于优化企业的资源配置和提高企业的效益。工程项目的技术资料可以如实反映企业的工程施工过程的情况，包括人员的调度和使用，各种材料物品的数量和用量、技术方案和措施的变更情况、阶段施工验收情况和各种质量等级评定情况等，因而可以及时提供相应的反馈，使企业按预期目标优化调整和控制后续的工程施工工作。
2.工程资料为工程信息查询提供依据
有了工程内业资料的跟踪，项目负责人不用再凭着零星的材料和自己的记忆来对整个工程的节点进行控制。在及时搜集的情况下，有关工程的各工序相关细节就都存在于工程内业资料中，一旦发生意外情况（如数量不符、质量差异）就可以凭借资料记录追查到其中的原因，也方便了项目负责人对工程的管理。尤其在工程发生分包情况下，在项目结算方面更见内业资料的功效。如某大桥发生坍塌后，事故调查领导小组首先采取的一项措施是：封存大桥项目所有资料以及工程监理资料待查。从这项措施中我们不难看出工程档案资料是何等的重要。
3.工程内业资料可以作为今后工程施工的一种借鉴
工程资料对以往工程中采用的技术、发生的问题、采取的措施以及反馈结果，在以后工程的施工中可以吸取经验，少走弯路。在工程内业资料中还包含着“竣工报告”、“施工小结”等自我总结的部分，这些文件往往有的项目负责人不大在意，其实在这些文件中除了有关的工程数据外，对施工过程的总结占了相当大的部分，优点、缺点尽在其中，学习和借鉴这些文件对今后的工程管理将会有很大的促进作用。
三、工程项目资料管理中的不足
1.资料收集不够全面。例如，某些工程上的设计有变动，在编制资料的时候，只将变更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理以及动态控制高度结合的工作，必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。
2.资料不够准确。资料上的随意性比较严重：对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到质疑，便填了一些留有余地的数据；引起不必要的麻烦；有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可，便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案体现出自身价值的关键所在，必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。
3.收集与整理不够及时。对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪要以及开工报告等，对于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补“回忆录”的现象较为普遍。
四、工程项目资料员做好资料管理工作的建议
1.确保工程资料的真实性、准确性并同步更新
真实性是做好工程资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。对原始记录采用“后补”造假的做法必须坚决杜绝，在工程出了质量问题时，技术资料作为记录项目全过程的原始资料，不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据，也是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。
准确性是做好工程资料的核心。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象，资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，不要产生任何歧义。因此，资料填写要认真，确保资料准确、规范、合理。
2.注重施工阶段的工程资料管理
在工程实施阶段，首先加强与建设单位和监理单位以及相关单位的沟通和联系。工程资料必须及时整理，需要到建设单位和监理单位处报验的各种工程资料要及时报验。确实做到工程资料真实完整、同步进行、分类有序。尤其在某一专业工程开始阶段。首先要坚持贯彻执行国家，行业的基本规范标准。并将此意识落实到施工记录表格等资料中。凡涉及检查，试验报告的项目均应填写见XX记录或其实验报告编号。有数据要求的应填写“试验检测数据”。必要时要有支持性的附件（如图、表格、照片、图像等资料）。检验项目要求为符号设计、规范标准的，检验结果应填写符合“施工图编号制造厂图号或规范、标准的编号”。参与人的签名、日期要齐全。所有的工程检验都具备可追溯性和责任人。在不能获取原件时，应将原件复印，然后在原件复印或抄件上加盖留存单位公章，并注明原件保存处。项目负责人要对项目的工程文件形式、积累，立卷、归档要反复进行监督、检查并及时将检查结果进行综合、分类，整理，对在工程资料中出现的问题，举一反三，制定整改措施。检查整改成效。督促具体施工人员对工程资料的编写于工程同步。必须保证工程文件在任何使用场合都一致，切实最新版本：施工图发生变更时，要在原施工图变更处作好变更记录。
3.加强工程档案资料管理的事后控制
事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。
在工程竣工验收时，工程档案验收要同步进行，为确保工程竣工档案顺利通过验收，应对工程竣工档案进行初验，检查各项合同项目档案是否完整准确，整理是否符合规范和业主要求，对所存在的问题提出整改措施并限期整改，在工程总验收前检查整改结果，提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理，造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚，同时要及时纠正。档案资料编制与档案整理组卷需要和业主统一标准和要求，对工程施工档案资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持。否则工程档案资料的管理工作很难开展。
五、结束语
工程项目资料员在进行资料工作的同时，应该以确保资料的真实性和准确性为前提，并主动和及时的发现工程中的相关问题，更好的为工程项目服务。
参考文献：
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