发布时间：2023-08-10 17:11:42
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案数字化的重要性样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
（一）在档案管理中没有处理好纸质档案和数字化档案双轨制管理的问题
随着数字化档案的快速发展，数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大，其数量已经达到甚至超过了纸质档案，为了对两种档案加以区别，并发挥最大的管理效益，需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看，双轨制管理的推行存在一定的阻力，双轨制没有真正得到落实和实行，没有取得预期的效果。
（二）由于互联网的发展，数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁
由于互联网技术的发展，为了发挥数字化档案信息资源的作用，可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享，提高其利用率，但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段，使得网络黑客可以侵入档案管理系统，窃取机密的数字化档案信息资源，所以，对于数字化档案信息资源面临的安全威胁，必须着力解决。
二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析
考虑到当前数字化档案信息资源的重要性，我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题，使数字化档案信息资源管理取得预期目的，实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大，在解决数字化档案信息资源管理问题时，一定要考虑到其实际运行情况，做到优化管理措施，创新管理手段，有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策，主要应采取以下几种措施：
（一）在档案管理工作中，必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视
在档案管理中，数字化档案信息资源的重要性日益突出，我们必须对其重要性引起足够的重视，主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式，从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出，只有观念上重视了，才能保证管理工作得到很好的开展。所以，必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度，从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。
（二）有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题
对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理，逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢，推进效果不理想的问题，我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度，并创新档案管理手段，实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理，保证档案双轨制管理有效推进。
（三）对关键的数字化档案信息资源实行加密处理，保证数字档案的安全性
在目前的数字化档案信息资源中，为了预防关键档案信息泄密，要采取信息加密措施，并升级数字化档案信息资源管理系统，从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取，我们要完善并加强硬件网络设施，同时采取先进的数学算法和加密手段，保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明，这种加密手段是行之有效的。
三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析
上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题，以及解决数字化档案信息资源管理存在问题，从中可以看出，数字化档案信息资源的重要性日益突出，必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益，满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明，要想提高数字化档案信息资源管理的效益，就应该从以下几个方面入手：
（一）将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起，纳入到统一的标准化管理体系中来
实践证明，在档案管理中，要想提高管理效益，就要建立统一的标准化管理体系，实行统一管理，发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言，要和纸质档案一起，建立统一的标准化管理体系，完善档案管理双轨制。
（二）建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，保证数字化档案信息资源管理的有效开展
由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大，涉及种类多数据庞杂，为了实现有效管理，建立数据库是未来发展的趋势。所以，要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，有效开展数字化档案信息的管理工作。
（三）统一数字化档案信息资源存储格式，便于数字化档案信息资源的实际使用
为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率，节省存储空间，便于用户实际调用，我们应该统一数字化档案信息资源存储格式，保证在数据库中以同一种格式出现，便于存储和利用。
（四）加强数字化档案信息资源的安全管理建设，保证信息安全
数字化档案信息资源中包含一些机密的信息，所以我们必须加强安全管理建设，要提高安全管理登记，保证关键数字化档案信息的安全，保证这些机密信息不发生泄漏。
（五）培养数字化档案信息资源管理专项人才，不断提高管理人员素质
随着我国经济发展进程的不断加快，房地产行业的不断发展，有关房屋档案的管理方式也上升了一个高度，逐渐由传统的平面化管理转为数字化管理。档案数字化是指结合计算机、多媒体以及数据库将以各种形式呈现的房屋产权档案信息转化为数字化信息，并在此基础上实现资源共享。接下来，笔者结合数字化管理理念对如何提升房屋档案数字化管理的服务质量提出几点合理性建议，以期建立完善的房屋档案数字化管理体系。
关键词：
服务质量；房屋档案；数字化管理；对策
随着房地产业发展进程的不断加快，有关房屋档案管理的重要性也逐渐显现出来，房屋档案一跃成为重要的信息资源。与此同时，如何丰富档案信息资源，高效、迅速地为社会服务也成为现阶段房屋档案管理工作面临的新困难。以实现档案管理数字化作为房屋档案管理工作转型的最终目的，构建高质量、高水平的管理体系、建设完善的房屋档案数字化管理规范在该形势下成为解决该困难的重要方式。
1、档案馆应主动进行数字化管理规划工作
1.1档案馆应加大资金投入。
房屋档案数字化管理工作若进行顺利则会节省大批人力、物力与财力，也会提高馆藏的利用率。但是现阶段，资金问题一直是困扰房屋档案数字化管理的重要问题。为了构建完备的数字化体系，档案馆应为管理工作提供资金支持，并投入人力、物力与财力，努力加强档案数字化建设。当然，一味地投入资金很可能带来用财不当的问题，为了杜绝这方面的隐患，档案馆还需要强化预算工作和监督工作，在投入资金时先对资金的使用有所预算，以便资金不足时及时给予填补。同时，还要强化监督工作。将每一笔资金的来源、用途、后期支出等活动记录在册，以便及时查阅。促使每一笔资金都能有所用，落实到实处。
1.2档案馆应开展业务培训活动。
档案管理员业务水平的高低与房屋档案数字化管理工作效率的高低挂钩。档案馆为了充分发挥这个管理信息系统的作用，尽早适应该系统就应该定期开展业务培训活动，让每一个管理员参与到培训活动中，尽早接收数字化管理工作的信息。档案馆培训活动的内容应包括：如何整合和规范库房纸质档案；如何制定完备的、科学的档案入库；如何科学保存和管理档案；如何规范管理，使管理规范化、条理化。档案馆开展业务培训活动既能促使管理员认识到数字化管理工作的重要性，又能为之后的管理工作打下良好的基础，起到事半功倍的作用。
2、实现房屋档案数字化管理应注意相关问题
2.1基础工作问题。
基础工作问题也是影响房屋档案数字化管理工作的问题之一。在实现数字化管理之前，档案馆应强化、做好基础工作。先开始摸底调查，了解整个馆内的存量房屋档案，对这些先前存放的档案进行整理与归纳，确保这些档案准确无误，及时排除残缺、虚假的房屋档案资料。在排查之后还要翻看正确的档案，保证档案中不出现字迹混乱、排序不符合规定等现象。这样，才能确保档案数字化管理工作的有序进行，为接下来的工作打下良好的基础。
2.2档案保存问题。
房屋档案的保存问题应该引起重视，并不是有了数字化档案就能忽略原始档案。为了避免产生不必要的问题，房屋档案保存应采取双份制。就是在保有纸质档案的基础上建立相应的电子档案，以防纸质档案丢失后无法查询相关信息。在采取双份制之后，相关人员还应该定期浏览电子档案，并将电子档案上的信息与纸质档案上的信息进行核对，以确保两份档案中的内容信息一致、真实。
3、房屋档案管理员应创新管理手段
3.1从自身出发，提升专业素质。
房屋档案数字化管理工作是一项综合性较强的工作。因此，该项工作所需要的人才一定是综合性、全方面的人才。从长远来讲，单纯掌握计算机技术以及纸质档案管理技术的人不能胜任数字化管理工作。只有专业性既强、技术又高超，又能掌握多学科知识的人才能胜任这项工作。所以，任职的档案管理员需要与时俱进，掌握数字化管理理念，不断更新技能，具备全面的知识结构以及全方位的信息意识。没有任职的该专业的学生则需要不断强化理论知识，提升实践本领，了解数字化管理工作的重要性，在学习上和生活中不断提升自己，朝着高素质、全方面人才这一方向努力，以此适应未来工作的要求。
3.2努力构建多元化检索体系。
多元化检索体系应包括单组条件查询；组合条件查询；SV300测绘系统查询以及地理信息系统查询等四个查询方式。档案管理员需要在工作时竭力构建多元化的检索体系，以便更好的为社会服务。档案管理员的工作并不是单一的检查档案、录入档案，更主要的是要通过自己的工作为人们谋取便利。档案员需要建立有偿查询和免费查询服务，明确发挥查询的有偿性与无偿性。例如，一般性查询和检索都可以是无偿性的服务，而设计深层次或者是特殊问题的检索就应该是有偿性的。当然，档案员还需要设立相关权限，既方便百姓的查询过程，又避免百姓查阅档案馆的内部档案。
3.3建立准确的档案数据系统。
建立准确的档案数据系统是应对房地产市场的重要举措，档案相关负责人员需要利用数据分析在某一阶段的房地产市场的发展方向以及现状。当然，该数据系统不仅仅能平衡房地产的供求关系，为职能部门提供各方面科学的支持，还应该为产权人在产权交易时提供各种信息资料。这是档案相关负责人员的工作要求也是关乎档案馆能否长远发展的重要影响因素。所以相关负责人员需要从思想上重视这项工作，用踏实的态度、科学的手段将数字化管理工作落实到实处。
总而言之，基于提升服务质量下的房屋档案数字化管理可以解决传统管理方式所带来的时间、空间利用效果差、员工工作效率低、错误多等问题。该管理方式迎合了现阶段房屋档案管理工作发展的需要，是时代的象征，会推动房地产业的发展，从而带动经济的发展、推动社会的进步。笔者坚信，数字化的管理方式会逐渐应用到各行各业，也一定为市场的发展带来积极的影响。
作者：李晶 单位：天津市市区不动产登记事务中心
参考文献
[1]陈霞红.房产档案数字化管理的建设与应用[J].浙江档案,2010,7.
【关键词】漯河市档案馆；档案数字化；保护利用
一、档案数字化业务外包背景
1.内外因素促进作用
随着党委政府、企事业单位和社会大众对档案重要性的广泛认知，档案的社会利用率大大提高，档案管理部门的档案保护意识和利用意识也日益增强。传统手工查询费时费力，且不利于档案的利用和保护。内外因作用下，倒逼档案管理部门途穷思变，加快进行档案数字化建设，以便档案的利用和保护。
2.数字化工作人员严重不足
漯河市档案馆现有纸质档案25万余卷，工作人员19名，档案数字化加工人员4名，除1名专职从事档案数字化加工业务外，剩余3名人员均身兼多职，不能全力投入到档案数字化业务工作中，快速推进档案数字化建设动力不足。
3.设备、资金投入不足
档案数字化设备要求高速扫描仪、平板扫描仪，数字化处理软件等系列高质量设备和软件，这些设备价格昂贵且更新换代周期短，维护成本高。现有条件下，利用现有人员购买设备加工的成本和效率远不如把档案数字化业务外包的成本和效率。此背景下，把这些数字化业务进行外包不失为一种明智的选择。
二、外包公司的选择和监管审核措施
在进行此次档案数字化外包前，漯河市档案馆从未进行过档案外包业务的实践，对数字化档案业务外包没有任何经验，为顺利推进档案数字化项目，馆领导未雨绸缪，从外包公司的选择到监管审核措施的安排上都亲力亲为，面面俱到。
1.档案数字化外包公司的选择
（1）公司相关资质、规模及成本
资质和规模是我们档案馆选择外包公司重要方面，当然，两者对项目的成败不构成决定作用，但可以体现外包公司的整体实力和对项目可能出现风险的承担能力。在保证质量的前提下，尽量把成本控制最低。
（2）项目组成员的专业性及稳定性
档案数字化外包对项目组成员的专业性和稳定性要求较高，其专业性和稳定性影响着档案外包项目的总体质量。项目组要求外包公司参与人员须是有成熟经验的固定员工。
2.建立健全规范的监管审核措施，确保数据安全、档案安全
数据的质量关系着项目的成败，关系着利用者的切身利益。虽然对方是业界领先的数字化加工企业，又有相关政府项目的运营经验，为防万一，馆领导要求数字化监管人员采取措施，划分责任，切实保证利用者权益。
（1）严格管控项目物理环境，确保档案安全
项目启动伊始，局馆领导就多次强调档案安全重要性，工作场所要求确保档案安全。杜绝火源水源，禁止携带有违档案安全的物品入内，安装监控和报警器，禁止工作人员随意携带档案出入，禁止无关人员出入项目工作区域等。
（2）专人盯防，执行”三审”制度，确保数据质量
我们各自盯防所监管的全宗，执行严格的审查制度。初审看案卷扫描质量 ，是否有模糊、歪斜、黑边、污损等情况；二审看数字化输入条目是否与扫描件对照；三审看扫描挂接后是否有挂错，把好数据质量关。
三、档案数字化外包的优势和不足
通过这次外包业务实践，不仅使我们顺利完成上级交付的任务，还使我们开阔了视野，增长了对档案数字化先进技术和发展趋势的了解，益处良多。但是也伴随着诸多问题和风险。现将档案数字化业务外包的优势如实向大家作一反馈。
1.档案数字化业务外包的优势：
优势一：速度快、质量高。实施档案数字化外包前，市档案馆每年数字化任务5万页，实施档案数字化外包后，4个月就已完成20万页，完成业务量速度数倍于外包前。受技术、设备因素所限，我们一般将档案扫描后便直接挂接数据库。外包公司拥有技术力量和处理软件，通常扫描后会将档案扫描影像的黑边和污损处修复后挂接，扫描件质量较高。
优势二：成本低。此次业务外包业务量为20万页，数字化成本约为0.3元/页，成本远低于档案馆自身档案数字化成本。
优势三：有利于档案的保护和利用。档案存放时间越长，数据毁损的风险就越大。快速推进档案数字化建设，使之形成数据存放在计算机数据库，有利于对档案信息的保护和利用。
优势四，有利于集中人力完成其他工作和技术储备。漯河市档案馆数字化加工人员由于长期从事档案数字化基础工作，较少时间进行知识的更新和储备，容易造成闭门造车，固步自封的环境。如果将部分任务外包，可以空出大量人力进行其他档案工作及知识的积累和更新。
2.档案数字化业务外包是把双刃剑，虽然其本身有很多优势，同样也伴随着诸多不足和风险，需要我们档案管理部门严格掌控和监管，扬利除弊，确保档案安全和数据安全。
不足一：档案安全风险增加。档案数字外业务外包现象自出现伊始，其安全性便备受业界的质疑，业界质疑不无道理，毕竟档案经外人接触，其安全性变少了一层保障，多了一层风险。
不足二：易造成档案馆工作人员的依赖性。如果档案数字化长时间依赖外包公司解决，容易造成档案馆工作人员的依赖和惰性，不利于档案馆自身对新知识新技术的积累和掌握，长此以往，档案信息化自身发展必然受制于人。
不足三：档案加工快速化带来其他问题。档案数字化业务外包的快速开展，必然会衍生诸多问题，如扫描件有重扫、漏扫、扫描件次序混乱、扫描件数量与数据库数据条目数量不对应原文未扫全等造成原文与目录数据不能有效对应的问题，这些问题直接影响着利用者权益和档案馆的切身利益，档案馆工作人员必须切实履行监管审核责任，不能有丝毫马虎。
总之，档案数字化业务外包是现阶段部分档案管理部门迫不得已采取的一种临时手段，其目的是加快档案数字化进程，方便档案的保护和利用，有利有弊。作为档案管理部门，面对档案数字化外包不应一味的固步自封、逡巡不前或将其拒之门外，如能熟悉档案数字化加工流程，健全档案数字化业务外包监管审核措施，规范和引导档案数字化外包企业促其健康发展，档案业务外包必然会成为档案数字化建设的一支重要力量。
（一）档案管理意识严重缺乏很多医院在发展医疗水平的过程中，忽视了档案管理工作的同步创新。由于思想观念上的局限，一些医院的负责人没有将档案管理工作创新提上日程，不愿意投入人力、物力。当等到医疗水平达到一定的水平后，医院领导层才开始关注到医院档案资料的重要性。然而由于管理机制与人才储备的缺失，档案信息已经得不到有效的利用。
（二）电子和纸质文件双重保存状态导致资源重叠目前很多医院都实现了办公自动化，网上传递办理的文件办完后又印发纸质文件归档保存。这就导致了内容相同的两种文件同时和保存的局面，造成了相关资源的严重浪费。
（三）档案管理系统和办公自动化系统缺乏联系目前大多数医院都使用了办公自动化系统，这些系统大多是专门为本医院或者上级主管部门设计的系统软件，而该系统绝大部分是针对该医院或者医疗系统而制定的个性化软件。而医院的档案管理系统则是由行政主管部门设计的通用的规范化、标准化的系统。两套系统是由不同单位设计，运行环境也不同。这就导致两个系统相互隔离，数据不能共享和转化。
（四）数字化档案资料利用效率低下很多医院仍然使用着旧有的档案管理模式，医院各种档案资料的检索以及借阅都由人工操作来完成，计算机等数字化设备在整个过程中往往只是用于文字录入、编辑以及打印。人们往往忽略了以数字化网络形式传递的医院数字档案资料，极大地消耗了相关资源。
二、构建医院档案管理数字化体系的现实路径
（一）建立健全医院数字化信息档案管理平台医院要实现档案管理数字化，必须先开发出一套符合医院自身特点的档案管理软件系统，并配备相应的硬件设施。档案管理系统应该采用双服务器、光盘等双备份以及高速扫描仪集中扫描等功能，使档案资料能够及时、准确归档，确保档案的安全管理。同时，还应构建档案查询系统，透过触摸屏检索查询和网络文档传输实现档案资源数字化管理。还要定期对档案管理系统进行技术检查，不断更新和优化管理系统。
（二）加强档案资料管理相关领域的信息交流1.在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁。各级医院应该在信息查询接口程序中加入档案资料查询功能，使目前的办公自动化系统、财务管理系统、教研管理系统、人事管理系统与档案资料管理系统之间实现无缝集成。这样更利于收集各部门电子文件，完善档案资料库数据信息，真正实现在数字化档案管理系统与办公自动化系统之间建立有效联系2.在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，可以将纸质文件和电子文件以文本方式和影像方式共存，并依据数字化档案的特点，制定系统的档案管理规章制度。要确保档案资料的安全性，纸质文档与电子文档之间的非重叠性和可共享性。
（三）构建高素质档案管理专职队伍要实现医院档案管理信息化，就必须要有一批精干的档案管理人员。管理人员要具备较高技术水平和知识层次。医院的档案管理人员必须具备较强的分析能力，要能够精准把握一些专业性较强的档案资料，同时还要能够根据要求提供大量档案资料信息。医院以及相关部门应大力引进高素质人才充实档案管理队伍，同时应加强对档案管理人员的培训力度，力争提高数字化档案管理人才储备水平。
（四）增强医院人员的档案管理意识医院要重视档案管理的重要性，提高各级人员尤其是各级部门领导的档案管理意识，使他们认识到档案管理数字化建设的重要意义，为构建高效的医院数字化档案管理体系提供各种资源保障。同时要加大宣传力度，提醒医院人员自觉保护档案资源。
三、结语
（一）我国环保事业发展与环境问题的研究越来越深入
大量环境资料随之增加，具有类型复杂和多样化载体的特点，实现数字化管理提供宝贵的环保信息资源的同时，也给查阅与使用带来很大的困难，大量数据的积累却没有得到及时的归档与处理，使文献不能正确流到渠道内使用。
（二）我国环保工作起步较晚
很多环境保护机构都会受到资金和场地等客观条件的影响，再加上缺乏有效的管理制度和对档案管理工作重要性的认识，导致日常工作中不能做到档案的及时收集与整理。
（三）我国的环保档案缺乏统一的管理系统
而且对档案数据的处理缺乏有效性，不能系统地完成档案的收集与使用，更加缺少严格和规范的管理，导致档案管理人员漠视档案材料形成和积累，不能及时完成档案的整理与归档。很多报告归档却没有将原稿及相关附属材料附上，再加上层层上报，导致信息的大量分散，不能形成配套的系统，也无法建立起有效的分析方法，不能实现信息资源的共享，使档案效益不能得到顺利地发挥。
二、研究环保档案数字化管理
（一）思想上重视档案的数字化管理
重视环保档案的数字化管理，要从领导开始，只有领导认识到环保档案数字化管理的重要性，才能为管理好环保档案提供更好的条件，要加大微机等管理设备和配置资金的投入，使档案数字化管理顺利开展，还要提高所有档案工作人员思想认识，努力摆脱传统环保档案工作的束缚，确定环保档案数字化信心。
（二）数字化管理归档基础工作
对档案归纳与收集中的问题，需要一步步来解决，例如：可以建立起电子文件相关的收集与归纳制度，确定责任制与会签制、移交制等，要使收集工作得到有效的执行。同时，要做好电子文件的保存和识读，做好相关的技术鉴定，还要处理好和建库成本间关系，把不合格、不应该归纳的电子信息进行剔除，而重要的文件要及时归档，还要做出相应的标记。最后，还要注意著录的工作，著录指从电子信息文档由产生到最后结束全程的控制工作，只有实现著录才能做到文件的归档和检索，在实践工作中才能够得到更好地统计与应用。在文件归档过程中要做好数据的保护，避免数据的丢失，还要做好数据的保密工作，在信息传输过程中，一定要做好相应的加密，尤其要避免档案信息在传输过程中被窃听或者破坏。随着我国《电子签名法》的颁布与实施，电子档案可以作为原始凭证，所以收集时一定要做好签署技术与隐形条形码的输入，以此和伪造、复制区别开来，实现原始电子档案的安全。例如：要加强数字化信息的档案管理，可以加强保密工作，提高保密水平，成立保密小组，确定主管人与负责人，切实做到档案工作与保密同步，避免保密工作出现以说为主、以干为辅，忙碌时就忽略保密的情况发生，保证文件不会被横传与抽走，的环保档案要控制好专卷入档和保存，派专人进行管理。
（三）以数据库的建设为核心
数据库的建设包括档案目录、档案全文及多媒体档案等数据库。一般档案管理单位只重视对档案目录方面的工作，对全文及多媒体等数据库缺少深入的研究。例如：全文数据库，既包括数字化电子文件，也包括纸质档案，所以，必须要确定数字化范围，优先确定重要程度建立数据库。而全文数据库的建设也不能将工作重点放在全文的录入和扫描上，一定要注意以环保工作作为中心点。近年来自上而下开展的“污染源普查”等全国性的环保工作中产生了大量数据，都要认真做好数据采集，采用数字化管理，确保实际的参考价值和利用价值。以数据导入与原文扫描等方法来实现，所以建库要利用好已有数据的导入，防止出现重复性的劳动。做好备份工作，按照不同情况来选择备份的方案，对备份过程也要进行严格的记录，并且定期对备份数据进行检验，防止系统瘫痪或硬件损坏造成数据库被损毁。要注意标准化的建设，保持数据格式的兼容性，而且数据库建设要符合国家与行业的标准及网络协议标准。
三、以软件平台保证数字化管理
环境污染具有范围广、影响周期长、潜伏期限长等特点。所以，环保档案工作有着特殊性的要求。随着环保电子信息的出现，急需一个良好电子软件平台来管理环境监测数据、原始调查材料等档案资料，才能使环境信息真正实现横向与纵向资源共享。据统计，我国环保档案选择软件平台时，大多选择具有代表性的，例如：可以和软件公司来共同开发，也可以选择国家环保局或地方档案局所推荐的软件。从理论上来说，普遍应用的是国家统一通用软件和系统，可以防止重复性的开发与建议，可以使国家资源得到更好地利用，实现标准化与自动化的网络建设，更好地克服兼容性，使系统联网与信息资源更好地共享。选择系统时一定要重视软件平台通用性的考虑，软件平台要具有标准化和安全性，能够实现网络环境的支持和技术的支持，具有成本效益的观念。同时，还要正确处理投入和产出间关系，充分考虑到效率的问题，按照自身发展的特点，进行准确的定位，以绿色理念打造环保档案信息管理平台，制定环保档案信息目录，建立健全制度。
四、数字化管理对人员的要求
环保档案数字化管理人员要了解环保档案管理的相关业务，掌握计算机和网络方面的专业技术，可以解决各种相关的技术问题，还要有良好职业道德、保密意识与责任感。数字化管理人员要以全新的思维来了解管理职责与任务。可以说，环保档案数字化管理人员既是管理者，也是分析者和传播者，更重要的是实现档案信息的重要导航。由此可见，加强对数字化管理人才的培养是保证环保档案数字化管理基础，需要复合型管理人才，尤其是计算机与档案都精通的复合型管理人才。缺少人才会使档案工作的数字化无法顺利开展，所以，档案管理人员一定要了解数字化的管理方法。档案管理单位可以通过培训的方式，提高档案管理人员业务、政治等方面的素质，确立考试的制度，实现档案工作的标准化与数字化。
五、标准化与计算机化的管理基础
【关键词】档案管理；数字化；落实；方法
档案管理数字化是一种必然趋势，是时代的进步和创新，计算机网络数据库技术对于档案管理来讲是十分重要的，也具有划时代的现实意义，给档案管理创造了许多的方便，档案管理的数字化同时给人们的生活带来许多的方便，方便人们查阅信息，档案管理数字化能够使档案管理有序化，能够使档案管理工作更加有意义。
一、档案管理数字化的概念及优点
（1）档案管理数字化的概念。档案管理数字化是建立在现代科学技术及数字信息技术发展普及的基础上，运用现代科技及数字信息技术，将档案信息资源进行高度且有序的综合整理，并且以现代的网络系统为技术设施的分布式、超大规模的数字信息的系统管理。（2）档案管理数字化的优点。第一，档案管理数字化能够大大缩短信息的加工时间，从而进一步提高档案信息时效性。手工的档案管理的步骤较为复杂，同时从信息的收集到最后生成信息报告需要很复杂的过程，如果信息过时还会严重影响档案信息的利用价值。第二，档案管理数字化能够节省档案信息的储存空间，从而使档案的储存变得更加完整。利用现代科学技术，能够将那些纸质的档案以数字化的形式储存在计算机的内部，避免了大量纸质的档案资料的堆积，减少浪费，而且纸质档案的材料容易残缺或破损，特别是在长时间的存放和翻阅后，这种情况就不会在档案管理数字化之后出现。第三，档案管理数字化大大的提高了档案信息的利用率，它能使档案信息完美地与最新的科学技术接轨，充分地利用了网络和计算机的功能，同时也将它们的功能发挥的淋漓尽致，将档案信息的成果通过现代网络系统发送给各级部门，拓宽了服务的范围，从而大大提高了档案信息的利用率。第四，档案管理数字化大大地缩短了档案信息的检索时间，手工档案信息的检索，需先检索目录，然后进行查找，需要浪费很多的时间和人力，而且如果在信息不明确时，则需要更多的查找时间。但是在数字化的管理中，你只需输入关键词就可以查找到你需要的档案信息资料，从而大大的缩短了查找时间。
二、管理档案数字化的方法
（1）要想确保档案的原件安全以及提高档案信息的利用
率，档案管理数字化是必须要做的基础性的工作。在进行档案数字化的管理时一定要把握好下面的几个原则：第一，方便利用的原则。数字化管理的主要目的就是保护原件和方便利用。第二，克隆复制的原则。在档案数字化的管理当中，一定要有效的保证档案信息资料的完整性，还要对缩微、数字化、鉴定整理和仿真复制等的工作进行合理的安排和统筹规划，尽可能的不要拆卷扫描，不能多次拆装或重复的扫描。在这个过程中，不能因为信息的重要程度和敏感程度等因素而对档案信息进行删减，以免造成档案的不完整，而给档案的提供利用和管理带来麻烦。还应该注意要维护档案的原貌，减少对档案原件可能会造成的损害。第三，排序的原则。在档案数字化的管理中，要优先建立起文件的目录数据库，这是开展数字化工作的基础，一定要注重目录数据库的建设，重质量。要对档案信息资料进行准确的不能存在任何失误的整理、分类、著录、编页，建立一个高质量的文件目录和案卷目录，打下坚实的基础，在源头上杜绝数字化管理的差错。因为档案数据的对错、详略决定着档案数字化管理的成败。（2）档案管理的数字化是一项系统的细致的工程，它需要多方筹措并且需要长期的开展。第一，建立重要的档案数据库，保证重要数据安全。档案数字化的管理核心就是建立企业的档案的数据库系统。首先要建立一个收藏档案信息的目录数据库，它是根据企业的基本情况，通过著录标引，将企业内收藏的各类的档案的基本情况都录入计算机，建立一个基本的数据库，从而就能通过检索来提高档案原件的利用率；然后建立一个基层的报表数据库，在企业的档案数字化管理中，建立一个基层报表以及状态数据库，然后将各部门反馈的信息和需要报送的数据，通过计算机网络直接填入到建立的数据库中，再根据企业的具体要求进行一些调整，还要根据上级的使用情况和要求，及时、迅速、准确的填好基层报表。第二，提高档案意识，统一思想，要想加快档案数字化的建设，必须要强化档案意识。档案管理部门一定要定期的组织召开会议，宣传、贯彻档案管理意识的重要性，提高企业内部员工的档案意识，还要努力建立一个档案信息收集、报送和管理的高效机制，同时各部门应该密切的配合，一起搞好档案的管理工作，有效的发挥出档案的作用。第三，在当下这个时代必须要将档案工作实现技术化，也就是数字化。档案资源的数字化，一是要对现存的档案资料进行数字化的开发，利用数字备份来加强对档案资料原件的保存，因为档案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人们很难直接的查阅到这些资料，但是当将这些档案资料进行数字化的处理之后，人们就能很简单的查阅了。二是要在档案资料进行档案数字化转换时，还要注重当前形成了的电子文档的收集。第四，提高档案管理工作人员的业务素质，档案管理人员可以通过学习和时间来掌握系统的文化素质、专业理论知识以及业务能力、技能素质和应用现代化的新技术等。随着数字信息技术的日新月益，要求档案管理者不仅仅要有档案业务的的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识，还要掌握熟练地网络信息技术和计算机操作技术。不仅要提高他们的素质，还要加强档案管理者的队伍建设，并且将其纳入考核激励的机制，逐渐的建立完善有效地激励机制，从而促进档案管理工作的发展。第五，在我们实现档案管理数字化的过程中，一定要掌握好全面化、同步化、书面化、和专业化等环节，因为数字化的档案管理，给我们的工作带来便利的时候，同样存在着一些困难和问题，稍微处理不好，档案信息就可能遭受损失。档案的管理工作是从文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件审核再到回归档案，移交，整个的环节都需要各个部门的密切合作；档案数字化管理是多方面的，不能只注重传统资料本身，还要延伸到与其相关的部分，对其进行数字化的处理；还可以设立专职档案管理员，这种专业化的分工，对档案管理员进一步的掌握专业知识非常有利，从而使档案资料的组卷更加合理；还可以实行“双保险”，即保存纸质档案资料，也保存数字档案资料。第六，保证重点档案的数字化工作，医院可能由于刚开始致力于档案管理数字化的工作中，档案全面的数字化管理不能在短时间内实现，所以可以先保证重点档案的数字化工作。要保证重点，突出特色，所以我们要对那些使用的频率比较高、重要的档案进行完整且优先的数字化管理，尤其是那些对企业长远发展有着重要指导意义和作用的档案，更要特别关注它的数字化的方式，来进一步提高这些档案的利用率。
档案管理工作对于社会和人们来讲都是非常重要的，人们生活中的某些信息都能够进入档案管理工作的范围，如果档案管理工作做的好，能够给人们的生活带来很大的便利，档案管理数字化是一种社会发展的必然趋势，能够使档案管理的工作更加便捷，档案管理工作人员也应该全面投入到档案管理的创新和改革中来，档案管理数字化水平也是衡量档案管理工作重要性的标志，计算机网络数字化成为档案管理工作的重中之重。
参 考 文 献
[1]刘云霞．浅谈档案管理的数字化[J]．科技情报开发与经济．2011：2（21）
[2]马秀英．试论网络环境下的网络创新服务[J]．城建档案．2011-
02-05
[3]许平．浅谈档案管理数字化与高素质人才队伍建设[J]．基层工作．2009-09-02
[4]富玉．关于建设数字化档案管理的几点思考[J]．现代商业．2010-
10-25
[关键词]社保档案数字化；重要性；浅析
一、社会保险档案管理的重要性
社会保险是国家通过立法的形式，由社会集中建立基金，以劳动者在年老、患病、工伤、失业、生育等丧失劳动能力的情况下能够获得国家和社会补偿和帮助的一种社会保障制度，它保护劳动者身体健康，保障其基本生活，促进生产发展。保证经济正常运行，维护社会安定，是我国一项重要的涉及到几亿人的国家制度。在办理社保业务过程中产生的大量社会保险档案，来源于社会保险实践又服务于社会保险实践，涉及每一个参保人员的切身利益，关系到千家万户，是维护广大参保人员根本权益不可替代的重要依据，具有不可或缺的基础地位和举足轻重的重要作用。如果忽视社会保险档案管理工作，缺乏系统的档案管理机制和管理手段。那么，社会保险基金安全就不会得到有效保障，广大参保人员提供优质服务就难以实现，广大参保人员的合法权益就有可能受损害，社会保险也就无法得到科学发展。
二、高度集约的信息管理模式，确保了经办数据的原始性
确保数字档案的真实性、原始性是档案管理领域一直以来关注的课题，由于数字档案是电子信息，具有可变性和虚拟性的特点，因此电子文件信息存档的原始性认证成为一直以来困扰档案界的主要问题，社保数字档案如何保证其原始性?高度集约的业务管理信息系统，可确保经办数据原始性。主要体现在：
1 社保经办业务数据有严格的期间限制，是规范化、标准化的准金融信息，与会计电算化中记账后的会计信息一样，一经记账确认不可更改。而且社保经办信息通过登记、核定、申报、结算的几个环节才能最终确定并产生，操作严密、层层把关、环环相扣。特殊政策业务还有严格的审批制度，是原始纸介材料数字化的体现，其原始性与记账凭证相同。
2 严格的经办流程设计。使经办业务与会计系统密切联系形成无缝联接，业务操作结果与会计记账结果保持高度的严整性，确保了每次经办受理的内容与参保个人或参保单位申报原始材料的一致性，并最终体现在会计核准的记账信息中，没有电子信息可随意更改和复制的可能性，确保了电子数据的唯一性、真实性和原始性。
社保经办管理高度信息化、规范化、标准化的特征，使经办信息与数字化档案记录形成了一条链式对应关系，两方数据具备互斥关系，任何一点被修改都会产生链式反应，很容易被检索发现，因此数字建档后的档案修改是毫无意义的。此外，还应建立数字档案归集业务审批制度，严格“系统设计、统一授权、分级管理”，以提高数字档案原始信息的归集质量。
三、社保数字档案应用将引领档案资源利用新时代
1 征管信息预测。社保档案涉及的内容较为广泛，即有文书类档案也有业务类档案，管理信息预测功能仅需采集征缴业务类档案信息即可实现，在形成社保数字档案后，可检索全部参保人员的参加工作时问、参保时间、缴贷中断、据实间断信息，对未来几年内存在的补缴赞征集、恢复缴费征集、未来再就业方面参保总量及区县分布进行科学预测，以便于制定有效的扩面和补征收计划，使社保基金应征尽征。
2 机构内控管理。数字化社保档案像是一面明镜，它详细地记录着经办机构每项业务的经办信息，包括经办人员、审批人员等信息，数字化社保档案就如同会计电算化记账后生成的分录明细，将每笔业务的来龙去脉都记录在案，并可将其业务记录和审批记录瞬间显现，这就为建立健全机构内控管理机制提供了重要的技术信息保障，使机构内控管理工作可按任意业务的操作流程检查经办、杜绝问题情形的发生，是确保机构廉洁自律有效监督工具，是机构实现内控机制制度化的手段保障。
3 经办业务事后监督。数字化社保档案资源能提供有效的事后监督与预警防范手段，结合各类经办业务的经办流程设计信息临测点。借鉴会计电算化的一些简单核查方法，如：借鉴试算平衡法可监测业务中各类具有平衡关系的内容、余额调解表法可监测历史业务操作是否与现生产库当前值相符等，同理不同工，利用预设的简单规则借以发现历史数据的变更是否符合业务流程特征，开发出系统程序，及时发现经办不足，预警提示防止问题发生，进而不断完善经办管理。数字档案将为事后监督工作导航，确保经办工作的高效率与高质量并存。
四、数字化档案的信息采集
一般数字档案，对档案进行全文存储，在档案信息系统中采用目录式管理，把全文、图像信息及浏览功能集成于目录中，以目录数据作检索依据，实现档案图文信息的全文检索，是对数字档案的简单应用。社保数字档案有别于数字图书馆、档案馆的全文存储，它能形成对条式记录与表式记录情况的对接，不是单纯意义上的信息与图像存储与查询。
社保档案中基金经办业务档案所占的比重较大，如何高效地接收业务档案信息，自动进行档案分类并生成档案案卷目录表，是社保数字档案归案要解决的难题。因此，建立数字档案需要考虑与目前较为完善的生产信息系统相结合，完成与多险种业务信息的对接，实现对答类业务档案的自动化归集，减轻档案的人工归集压力，提高档案的归案效率与准确率。
五、加快社保数字档案建设步伐，实现管理、服务双赢
目前，档案管理的目录管理系统已日趋成熟，数字化档案工作开始进入探索阶段，各类电子文件、网片存储的档案管理与应用仅是把纸介信息转换成电子数据，尚缺乏对数字档案整体资源的综合开发利用。当前，社保工程信息系统的快速成熟与发展，无疑为加快社保档案管理工作的数字化进程提供了便利条件，日渐完善的生产信息系统既为档案数字化建设提供了可靠的原始数据，同时高度集约化的信息管理模式，也为实现社保档案管理工作向档案数字化管理的更高阶段迈进奠定了基础。
关键词 档案数字化 建设 问题 探讨
档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势。随着电脑网络技术的发展、信息时代的到来，各行各业都大量使用了电脑办公。这不但极大地提高了工作效率，节约了时间、成本，而且减少了工作人员的劳动量。数字化档案将纸质版档案输入电脑进行管理，与网络技术相融合，不但实现了档案的信息化、远程化管理，而且实现了异地共享档案查阅信息，极大地方便了相关部门的工作。虽然数字化档案有很多优势，但是要完全做好档案数字化建设仍然存在着很多问题。档案管理人员对档案数字化管理没有进行专业的知识培训与学习，使得档案数字化建设难以进行和提高。
一、档案数字化建设存在的几个问题
（一）纸质版档案的完善程度影响档案数字化建设
虽然纸质版档案工作量大、管理麻烦，但是要进行档案数字化建设，首先必须借助纸质版档案，才能将档案中的各种信息输入电脑进行存储。因此，纸质版档案成了数字化档案输入的依据；其正确性和完整性将影响数字化档案管理的正确性和完整性。即有了完善的纸质版档案，才有高质量的数字化档案，而纸质版档案的完善程度将影响档案数字化建设。特别是对于一些对档案管理知识不熟、业务不专业的管理者来说，做好纸质版档案的正确性和完整性是其面临的一大问题。
（二）没有形成统一的数字化档案管理软件
现在各行各业的档案管理，虽然是用电脑进行管理，但仅仅是建立文件夹进行管理，并没有正式的软件管理系统。因此，用文件夹建立的档案管理无法提交互联网识别，也就失去了数字化建设的意义；进而也就无法实现档案数字化信息共享和远程操控。此外，有些行业和部门虽然使用了档案数字化管理软件，但是由于是出于本行业、本部门的需要而进行的软件开发。这种管理软件使用范围窄，软件内容和格式单一，通常只适合本行业、本部门的档案管理。甚至有的管理软件与本行业的计算机相匹配，一旦离开本行业的计算机，则其他计算机无法打开或者查阅，严重限制了管理软件的作用。
（三）计算机病毒始终是档案数字化建设中的困扰
计算机病毒是电脑中的最大弊端，而且也无法克服，只能通过设置防火墙和安装杀毒软件进行预防。事实上，计算机病毒对档案管理会造成毁灭性的损害。一旦计算机感染病毒，不但会使档案无法打开，而且易造成永久性的档案数据和信息丢失；档案数字化建设将毁于一旦、功亏一篑，造成很大的经济损失。此外，电脑黑客的侵入将窃取档案信息，使得档案管理的[私权被破坏，不仅会给单位造成严重的损失，而且会给个人造成不可估量的伤害。因此，计算机的安全问题是进行档案数字化建设必须要解决的问题。
（四）档案信息管理人员的业务知识单一
要进行档案数字化建设，档案信息管理人员必须具备档案管理的专业知识和计算机知识；只有融合两者，才能胜任数字化档案管理工作。事实上，很多单位和部门的档案管理人员不具备对以上两门知识的把握，其大多是由单位委任的。单位领导直接派遣与档案管理工作性质相近的职工，或者计算机专业的职工进行档案管理，这样既不利于档案数字化建设，也不利于单位的档案管理。严格来说，具备两门知识的人才甚少，现任的档案管理人员的档案管理水平不高，数字化档案的建设越发困难。
二、针对档案数字化建设问题的几点思考
（一）做好纸质版档案
虽然纸质版档案管理工作量大、管理效率低，但是鉴于数字化档案的弊端，以及为了管理安全起见，档案管理部门还需完善纸质版的档案建设。对此，一是要做好纸质版档案管理的正确性，包括档案中的日期、个人信息、文件内容、数字标点等。只有确保纸质版档案的内容正确无误，输入电脑的档案信息才会正确，具有数字化建设的意义。否则错误的数字化档案不仅会给他人造成损失，还会误导管理者一错再错。二是要做好纸质版档案的完整性和延续性。个人档案或者单位档案，因职工调动或者单位搬迁建设等容易导致纸质版档案丢失，且一旦丢失，就再也找不回来。因此，档案管理人员必须确保纸质版档案的完整性，从而保护单位和个人的资料信息，使数字化档案查询纸质版信息有据可依。三是要保障纸质版档案的安全。档案信息关系到个人和单位的隐私，关乎他人和单位的安全。因此，档案管理人员必须确保纸质版档案的安全，不仅要防止其发生损毁和丢失，更要防止发生篡改档案的行为。
（二）加强数据库建设和管理
数字化信息技术的发展促使档案管理工作不断取得了新的成绩。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前还没有建立一个完备的数据库。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理。有关部门应该应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库；数据库的建立是一个漫长的、由单个到群体的循序渐进的过程。要加强数据库建设和管理，有关领导就必须要求单位上下统一认识，充分认识数据库建设的重要性；坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，遇到问题共同探讨和解决。此外，在建设数据库的过程中要突出重点，打破传统思想的束缚，实现由单一的数据库向系统的数据库发展；在数据库的管理过程中，要能够重点面向应用、建立活库，应用数据库的使用频率和效率来考核数据库的活性等。
（三）提高管理人员的技术水平
鉴于数字化档案的重要性，必须建立专门的管理人员队伍进行管理。为此，档案管理人员应做好以下几点：一是要强化自身的计算机网络知识，提高计算机应用水平，充分发挥数字化档案建设的优越性。管理者不仅要熟练地操作计算机，还必须懂得如何利用数字化档案管理软件，加密隐私和设置计算机防火墙，识别和防范计算机病毒，安全清除计算机病毒，保证档案数字化建设的安全性。二是要熟悉档案管理知识，将档案管理知识充分应用到计算机管理中；能用档案数字化管理软件识别档案信息的正确性、完整性以及数字的逻辑性，使档案数字化建设质量高、效率好。三是要努力提高管理者的职业道德素质。不管是对纸质版档案还是数字化档案来说，管理者的业务素质和道德素质都至关重要。其管理水平和责任态度决定了档案管理的质量以及档案数字化建设的质量。因此，有关部门必须加强管理者的道德修养，严格做好对档案管理者的管理。
（四）要引进和应用先进的档案管理软件
管理软件作为档案数字化建设的管理系统，必须与计算机与网络升级同步，即必须让管理软件进行相应的升级更新。否则随着计算机系统的发展，管理人员将无法打开管理软件，或者网络升级使得管理软件在互联网中无法识别，从而影响档案的数字化建设。此外，要引进和应用先进的档案管理软件，加快和促进档案数字化建设的更新升级，促使数字化档案管理能够更加顺畅，应用更加方便，从而真正达到数字化档案管理的目的。
三、结语
要做好档案数字化建设，必须从根本上抓起。如引进和应用先进的档案管理软件，强化对管理者档案管理知识和计算机知识的培训，使其能够熟练地操作先进的管理软件；充分应用好计算机知识，避免病毒感染和黑客攻击、破坏档案资料信息。只有确保档案管理的安全性，数字化档案建设才有意义，才能顺应数字化档案信息管理的发展趋势。
（作者单位为国土资源信息院）
参考文献
[1] 裴海霞.档案数字化建设问题的几点思考[J].办公室业务，2016（17）：115.
[2] 张松令.新时期档案的数字化管理[A]. 2016年第一届今日财富论坛论文集[C].今日财富杂志社，2016：1.
