发布时间：2023-08-11 17:17:35
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子档案管理要求样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
【关键词】信息时代；电子档案；管理；应用
一、电子档案管理应用现状及问题
电子档案是指能够由计算机直接进行处理保存的政府和企业形成的具有价值的文献资料，它不同于传统的纸质文档，其储存介质是硬盘、优盘和磁盘等。这也就要求不同于传统纸质文档的管理方式。电子文档的管理人员必须对电子文档有深刻的认识，才能更好地完成电子文档管理作业。
电子文档是信息时代的产物，是近几年随着信息技术的发展所兴起的，所以相应的管理方法和政策还不尽完善。而更好地进行电子档案管理工作的重要前提就是能够清楚的对当前电子档案管理工作所存在的问题有清楚的认知，并在此基础上提出相应的解决方案。笔者通过研读文献及进行调研，归纳出电子档案管理主要存在以下几点问题：
（一）电子档案管理规章制度的落后。由于电子文档在近几年刚刚兴起，所以相对应的制度和法律并不完善。这就造成了在对电子文件和电子文档进行管理时，没有一个可靠统一的法律制度作为保障。电子档案的管理不同于传统纸质档案的管理，传统纸质档案只需在收集、价值评定和保管时进行妥善的管理和处理，其完整性和真实性基本就能够得到保障。但由于电子文档的的特殊性质，如果在对电子文档进行处理的某一步骤出现问题，都会对其真实性和时效性产生威胁。因此，在当前的信息时代背景下，应该尽快加强电子档案管理相关制度的建设。
（二）电子档案的管理得不到全方位安全保护。在对电子档案进行管理时，其安全性面临的威胁来自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。这就要求重视电子文档在形成、处理和归档涉及到的每一环节，对其进行全方位的保护。而且威胁电子文档管理的因素不止操作因素，还有一些人为因素。因此应该对电子文档管理人员进行专业的培训以及加强其在日常操作过程中的监督，以此来减少由于人为操作造成的对于电子文档安全性的威胁。但是现在电子文档管理仍然采用哪里有病哪里进行医治的措施，导致了没有充足的电子档案安全保护能力。
（三）电子文档管理粗糙。目前由于电子档案管理的相应软件和制度还不够健全以及运行不够标准。虽然一些有关的档案管理部门对于本企业电子档案的管理制定了专门的管理制度，但也仅仅只是针对电子档案在某一环节的某一方面，尤其偏重于对于电子档案的收集和整理。但在电子档案的保密管控处于粗糙化管理阶段，这也就导致了电子文档的机密性不能得到很好的保障。
（四）缺乏专业的管理人才。由于电子档案的特殊性，要求其管理人员不仅要拥有扎实的档案管理知识，还要能够对计算机软件进行熟练的使用。但是由于电子档案刚刚兴起，相应的对于电子档案专业管理人员的培训课程设置还不够完善和合理，也就导致了现在的电子档案管理人员对于电子档案管理的基本理论知识掌握的很扎实，但对于相关的计算机软件并不能很好地进行操作。专业的电子档案管理人员是现在社会上的一大缺口。
二、电子档案管理的优势
（一）降低工作强度，提高工作效率。由于电子档案管理的一系列操作都是通过计算机进行的，相比于传统的纸质档案的管理，这就大大增加了档案的处理速度。而且计算机具有能够同时快速处理一定数量的数据的优势，大大缩短了文档的管理周期，提高了工作效率。而且由于电子文档主要都是通过计算机进行处理和操作的，相对于传统文档由人力做主导，这就大大的降低了工作人员的工作强度，工作人员现在只需点击几下鼠标，就能够完成之前需要很长时间才能完成的工作。从而有效地提高了管理水平，便于电子文档的检索利用。
（二）有效防止管理过程中的遗漏。因为对于传统的纸质文档进行管理时，这些操作都是通过人力完成，就存在着可能整理不全面或归档的遗漏情况，而且出现此种情况时，档案管理人员只能对已经封装好的档案进行拆装重做，增加了工作量。但要是通过计算机进行处理时，文档是服务器直接进行处理，很难发生漏掉某一文档的情况，而且为了查缺补漏，档案管理人员只需点几下鼠标，就能完成相应的操作，省时省力，提高了工作人员的效率。
（三）有效提高了文档的保密性。之前对于传统纸质的文档进行查阅时，是将包含查阅内容的整个问卷提供给相应人T，这就导致了其他与查阅内容无关的文档存在着泄密的危险，这一操作不符合文档管理的保密性要求。但是如果由档案管理人员翻阅出相应内容并监督查阅人员查阅，又相应地增加了档案管理人员的工作强度。如果是电子档案，就无需担心这一问题。在档案查阅者请求查阅某一档案时，要对其进行身份认证和权限管理，即要求得到档案管理人员审核通过时才能进行查阅，而且只能查阅其要求内容，这就更高效地满足了档案管理的保密性要求。
（四）大大提高了档案质量。能够使档案得到合理而有效的利用是档案管理工作的根本目的。而要提供给档案查阅者更有参考和利用价值的文档，就必须提高档案内容的质量。但是由于传统的纸质档案在进行存档时， 是根据档案管理人员或相关部门人为设定一些标准进行存档，很难对档案的整理和归档制定统一的标准，这也就造成档案的质量良莠不齐，大大降低了档案的借鉴和参考价值。而且在对传统档案进行归档时，繁杂冗余的工作占用了档案管理人员的大量时间，使得档案管理人员没有充足的时间来提升自身的素质，使得档案的质量受到了很大的影响。但是通过计算机进行操作却有效解决了档案的质量问题，而且可以通过计算机可以对档案的价值设定全面的标准，通过计算机进行筛选操作，大大提高了档案的质量，而且使得工作人员从复杂的工作中抽取出来，有更多的时间和精力提高自己的工作素质。
三、如何做好电子档案管理应用
（一）建立完善的电子档案管理标准和体制。为了使电子档案的管理有法可依，应该建立完善的电子档案管理标准和体制，从根本上保证电子档案管理的规范性。在对电子档案管理的制度进行制定时，首先应该将文件管理和电子文档两者进行统一的管理，因为电子文件是电子文档的基础组成部分，只有先从基础上进行规范操作，才能更有效地保证电子文档的规范、正确和真实。然后将电子文档的前期管理工作纳入到档案管理部门的职责，在统一的指导和监督下确保文档的整个操作环节的规范。最后，档案接收部门也应该设立相应的检测规范，保证电子文档的原始和真实。
（二）严格控制电子档案的转换性。由于电子文档是通过计算机对其进行操作的，就需要其能够在不同的载体之间进行相互转换。所以电子档案的可转换性是保证电子档案能够得到长期保存的基本条件。但是由于电子文件存在着内容既使被修改也毫无痕迹的特点，且对电子文档只需要进行简单的复制和粘贴工作就能够做到对其内容的传播，从而使电子文档的真实和原始无法得到充分保障。这就需要我们对电子文档进行更复杂和高级的操作。而且电子文档的承载介质存在着易老化的缺点，这就需要在一定时期之后对电子文档进行转化保存。以上这些，都对电子文档的转换性提出了更高的要求。
（三）做好管理过程中的管控。要想做好对电子档案管理的操作，不仅应在其他外部条件上加强规范，也需要档案管理人员根据企业实际情况，有针对性地制定出一套更加适用于本企业电子档案管理的制度，以此来规范电子档案管理过程中的操作，做好过程控制。首先，应该设定档案管理权限，即规定哪些人或哪些部门对哪些内容有相应的操作或查阅权限。然后，要做好文档传播过程的监控，保证文档不能进行拷贝以及传播之后不改变其原始性。最后，要加强电子档案使用过程中的监控，对文档信息的安全等级进行分层次加密，而且要对文档查阅有纪录，方便日后的查阅监控。
（四）优化档案管理队伍结构。在电子档案发展越来越快速的今天，企业和社会的首要任务就是培养一批既懂档案管理知识又懂计算机技术的档案管理人才。可以从以下两个方面入手，一方面，各大高校应该加强对信息时代下的电子档案人才的培养，从根本上解决人才缺失的问题；另一方面，企业应该加强对现代化档案管理人员的引进，来保证现阶段企业电子档案能够得到完善管理。另外，企业又要加强对企业内部原有档案管理人员的培训，使其能够尽快熟悉电子档案管理工作。因此，企业和社会应该根据信息化需要，改变单一型的档案管理结构，建立一支适用信息时代的高素质、高技能的电子档案管理人才队伍，来保证电子档案管理的高效进行。
四、结语
电子档案管理把推动档案信息化、数字化和高效化作为其工作的主要目标。在计算机技术迅猛发展的今天，要加强对电子档案的管理，不仅要注意电子档案的本质特点，还要加快电子档案管理相关的技术和硬件建设，建立完整的电子档案管理制度，培B高素质的信息化电子档案管理人才，加强电子档案管理各个环节过程的相互衔接以及加强电子档案管理有关部门的高效和及时沟通。只有这样，才能在信息化高速发展的今天，快速准确地向社会和国家提供更有价值的档案。
【参考文献】
[1]唐雪妍.浅谈电子档案的管理[J].兰台世界，2006（15）.
[2]于中.开发建设图书馆专题数据库[J].情报杂志，2010（11）.
[3]路玲.余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报・社会科学.2009（07）.
根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：
（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一
提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备
提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
二、结语
一、事业单位使用电子档案管理的优势
（一）方便、高效、快捷
档案管理工作作为事业单位最基础的一项工作，在电子档案管理工作中，充分的利用计算机技术，这不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且档案管理效率有了较大的提升。在电子档案管理工作中，网络技术的应用，不仅档案传递成本降低，而且网络传输速率有了大幅度的提高。而且电子档案管理工作中，信息的集中性及综合性集于一体，这样信息在查询过程中遗漏的可能性较小，电子存储时多采用表格的形式，为信息查询提供了更便利的条件。另外，电子档案信息在电脑及存储介质上进行保存，信息不易丢失和毁损，有效的提高了档案信息的安全性。
（二）提高了档案信息的利用率
档案管理工作的最终目的是为了实现对档案信息的开发利用。这就需要不仅在具备充足的信息量，而且要具备完善的文档卷宗。在传统的纸质档案管理工作中，档案立卷时采用的都是纸张，立卷时工作人员根据自己怪信息的理解来进行操作，这就导致各份文档卷宗标准很难统一，给档案信息的质量和使用价值带来较大的影响。电子档案的出现，利用计算机来对档案进行管理，这不仅使立卷工作有了统一的标准，而且立卷工作量得以减轻，工作人员有了更多的时间来对提高自身的档案管理水平，而且档案信息的利用率也有了大幅度的提升。
二、强化事业单位电子档案管理的策略
（一）建立健全电子档案管理的各项规章制度
为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。
（二）加大资金投入，改善档案管理环境
事业单位电子档案管理工作中，对现代化技术和设备具有较高的要求，特别是在当前技术快速发展过程中，设备升级换代较快，电子档案工作条件和设备的改善需要大量的资金支持，这就要求事业单位对于电子档案管理工作要加大资金的投入，进一步对电子档案管理环境进行改善，使事业单位电子档案能够更好的与现代化管理要求相适应。同时事业单位还需要协调工作，统一规划、设计，开发出通用性的档案管理软件，以此来有效的提高档案管理的水平，确保电子档案管理工作中人力、物力及财力的节约。
（三）培养专业的档案管理人员
档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。
（四）加强对基础设施的管理
电子档案管理质量的提高，离不开软件及硬件这些基础性设施，因此在电子档案管理工作中，所配备的软件及硬件要保证其性能的稳定性及技术的成熟度，所采用的软件及系统要具有较强的安全性和可靠性，避免使用一些盗版及未知来源的系统。在具体使用过程中，要具备高度的安全意识，定期进行杀毒及安全体检，设置障防火墙和杀毒软件，并做好定期升级工作。
（五）确保电子档案管理工作的安全性
电子档案管理工作的重中之重是确保其安全性。首先要具备充足的安全意识。依托于电脑存在的电子档案，具有不稳定性，电脑自身硬件问题，断电，网络病毒的侵害，办公软件的不健全都会对电子档案的生成、存储、共享带来损坏或丢失，给存档工作造成巨大损失。不仅如此，各种不稳定的因素就要求了立卷人员在存档工作中必备的安全意识。及时对办公软件修护和升级，对电脑硬件及时检修，输入信息之后养成及时保存的习惯，加大对网络安全建设的投入，引进先进的技术管理，做到网络安全的建设，做到计算机的定期更新和升级，防止病毒的入侵。另外，要进一步对电子档案管理法律法规进行完善，确保网络环境的安全性，从而为电子档案信息的安全奠定良好的基础。
【关键词】电子档案；传统档案；信息技术
随着我国信息化时代的到来，信息技术被应用到社会的各行各业，档案管理在信息化的冲击下同样发生着深刻的变革。其中较为明显的变化便是电子档案的产生与应用，相对于传统的纸质档案，电子档案的出现在给档案管理工作带来了便利的同时，也给其带来了巨大的挑战。通过对电子档案和传统档案管理的区别和共性问题的研究，有利于档案管理人员更好的了解二者之间的相互关系，进一步提升信息时代下电子档案管理的能力和水平。
一、电子档案与传统档案管理的区别
（一）电子档案与传统档案的归档方式不同。相对于传统档案归档时的手工作业，电子档案在进行归档时主要依托信息技术，采用电子编码的形式分门别类的将档案信息进行归档。电子档案在编辑的过程中，可实现无痕编辑，保障了电子档案的条理性和完整性。同时，由于是无痕编辑，其中的很多重要信息即便是被修改或删除也难以被发现，进而使得电子档案的真实性难以保障。有鉴于此，档案管理人员在进行档案信息的编辑过程中，应特别注意数字签名和信息认证，切实做好相应的加密保护工作，防止电子档案信息被篡改或删除。
（二）电子档案和传统档案的保管方式不同。传统的纸质档案保管存在着很多的风险，如受潮、虫蛀、残缺等。而且，纸质档案的物理性存在使得其在保管的过程中要占用很大的空间，耗费大量的人力、财力，给档案管理工作造成了很大的不便。而电子档案的出现从根本上解决了这一问题，它以一种虚拟的存在形式进行保管，通过对信息的数字编制和存储，使得档案管理工作变得轻松、便捷，而且几乎受不到物理性损害，极大的降低了电子档案保管的风险。当然，任何事物都具有两面性，电子档案保管的这一优势在另一角度上看很可能演变成一项劣势。由于当前信息技术的快速发展，流媒体和存储介质日新月异，档案存储的载体会随着技术革新而出现老化，给电子档案的可读性产生了严重的影响。鉴于此，档案管理人员应在电子档案信息编制的同时，打印一份纸质档案一起保持，最大限度的降低电子档案文件信息资源损失的风险。同时，计算机信息技术部门应与文件信息生成部门加强沟通，统一文件信息格式，增强文件信息的可读性。
（三）电子档案与传统档案的查询方式不同。传统的档案信息查询时需要人工查找，该项工作费时费力查询难度较大。而且，由于是对原件信息内容的查询很可能影响相关的其他工作的开展。电子档案有效的解决了这一问题，由于事先对档案信息进行了编辑、注册、登记等工作，在对具体信息的查询过程中只需要录入时，生成一个固定的编码或解码便可使用，极大的节约了档案查询工作的人力和财力。而且，电子档案的查询在实现录用后与原载体不产生任何关系，不会造成原信息载体的物理损耗。电子档案的共享性强，不会因为一方对档案的查询、使用而影响其他方工作的开展。
二、电子档案与传统档案管理的共性
（一）档案管理信息的完备性一致。无论是电子档案管理还是传统档案管理，对档案管理信息的完备性要求都是一致的。传统档案信息在收集、整理、保管的过程中都需要信息的完备、真实。电子档案管理更是如此，电子档案信息并非自动生成的，它是以传统的纸质档案信息为基础的，只不过是将信息载体由纸质媒介转化为虚拟网络，其内容在转换的过程中并未发生变化。而且，电子档案信息的完备性和真实性即便是在生成之后，仍然需要原始的纸质档案进行相互印证。因此，档案管理人员在做好电子档案信息的管理的同时，还应注重传统档案管理工作开展。做好馆藏纸质档案的保存、管理工作，在电子档案信息缺乏法律凭证效力的情况下，应充分发挥传统纸质档案的基础和保障功能。
（二）档案管理的基本原理相通。电子档案管理是建立在传统档案管理基础之上的，二者在档案管理的基本原理方面是相通的。电子档案管理不过是利用计算机和互联网技术，将传统的纸质档案管理数字化、虚拟化，而其中所蕴含的管理理论仍未发生变化。如《中华人民共和国档案法》中所确立的“同一领导、分级管理原则”、“维护档案完整与安全原则”和“便于社会各方利用原则”不仅在传统的纸质档案管理中被严格遵循，即便是在电子档案管理工作中也是如此。电子档案管理与传统档案管理的精神内核并未发生变质，所改变的只不过是管理的具体形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。
（三）电子档案是对传统档案信息资源的扩充与发展。随着我国经济社会的快速发展，相伴而来的是信息资源的爆炸式增长，这一变化同样冲击着档案管理工作。依照传统的档案管理水平难以应付档案信息的急剧增长，因此必须依靠先进的计算机信息技术开展档案管理工作。电子档案的产生是时展的要求，更是档案管理工作进一步提升和深化的内在要求。电子档案管理工作依托先进的科学技术，突破了纸质媒介信息载体的束缚，最大限度的扩充了档案信息资源。而且，电子档案管理在扩充档案信息资源的同时，依靠互联网的便捷、高效，使得档案信息的获取更加便捷、轻松。电子档案与传统档案通过相互之间的优势互补，共同推动了我国档案管理工作水平的不断提升。
电子档案在提高工作效率的同时实现资源共享，借阅和使用都具有比纸质档案更为便利迅捷的条件，能够提供更为全面便捷的服务。电子档案突破时间和空间的限制，实现档案共享的便利，便于查阅和利用。但由于电子档案本身对计算机和网络设备存在高度依赖性，而计算机和网络容易遭到病毒的破坏或黑客的攻击，电子档案对档案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校电子档案管理的内容
高校电子档案管理的内容包括学校制度性的电子文件、高校主页网站信息及重大活动中所形成的照片或视频资料、学校内部局域网平台的数据库及数据库管理系统的信息资料、学生的学籍及成绩等，按照类别大致可以分为:学生档案、教学档案、科研档案、党群行政档案和人事档案、基建财务档案、校史及宣传档案等类别。事实上，高校为应对种类繁多、任务繁杂的档案管理，基本上是按照类别分别由各归口部门来管理，作者所在的高校即是科研档案归科研处管理、财务档案由财务处管理、人事档案由人事处管理等等，每个部门由专人兼职管理档案材料。其中教学及科研档案因为有评估和考核的需要，相对较齐全外，人事档案电子化的难度最大。
(二)高校电子档案管理的问题
目前发现多数研究者在分析电子档案本身存在的安全性和真实性较低的问题上，指出高校电子档案管理存在诸如缺乏制度规范、专业人员技术需提高等问题。
1．电子档案建立过程和查阅过程缺乏制度规范，没有统一标准。
一方面电子档案的存储制度和标准不完善，归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选没有规范化的标准执行。而且电子文档要经过不同部门才最终完成，在电子档案建立、传输、转移和接收的工作过程中，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，各部门各自为政，电子档案存储设备选择、数据格式分类不统一，造成电子档案资料的损坏与丢失，导致电子文档的归档要么重复储存，要么就会出现缺失。另一方面，一些重要的档案资料没有备份资料留存，一旦数据丢失或者被篡改，难以复原。因此，必须建立起一套有效的、完备的电子档案归档和查阅制度，以免造成电子档案资料的损坏与丢失。
2．电子档案管理人员的专业意识和专业技能需加强。
高校纸质制度性档案文件一般由校行政办公室下设的档案科专人管理，其他按照类别分别由各归口部门人员兼职管理，各部门领导对电子档案管理的重视程度因人而异，工作效率和质量参差不齐。档案电子化管理过程对管理人员的业务知识和计算机技能提出更高要求，各部门专、兼职档案管理人员缺乏电子档案管理的相关培训，难免会降低档案收集的质量，造成电子档案管理工作整体水平不高。
3．对档案电子化过程中投入的资金不足。
部分高校对电子档案管理的规范性重视不够，有关规范性要求落实不到位。在高校管理资金不足的情况下，在档案管理上所投入的资金和设备能省则省，观念上的疏忽严重阻碍了电子档案信息管理系统的建设，制约了电子档案的发展。
二、加强高校电子档案管理的措施
(一)强化管理人员专业意识，培养专业技能
要充分认识到档案管理电子化的必然趋势。从电子档案的收集整理开始，建立规范化的电子档案管理流程机制及监督管理机制，出台相应的绩效考评办法，考评专、兼职档案管理人员的工作量。提高高校电子档案管理人员的业务能力、工作效率和业务水平，满足电子档案收集、整理归档的需要，从两方面对从事档案管理的专、兼职人员进行培训，一方面是档案管理专业业务知识，另一方面是计算机应用技能及网络应用技能。电子档案的收集、积累等基础工作不同于纸质档案的收集和整理，电子档案材料的范围、方法和要求均不同于纸质档案，整理归类、建档上传、查找查询等等工作都要求档案管理人员有较为专业的计算机技能，尤其是其中一些电子文档、图像声音文件的修复处理、保管保密对管理人员的能力提出更高要求。因此，要加强对各个职能部门的兼职档案收集人员的培训力度，提供多种教育培训交流的机会，提高档案管理人员业务能力和电子档案的管理水平。
(二)开发电子档案管理系统，加大资金投入
部分高校已开发了电子档案存储的系统平台，建成了按档案公开级别和访问人员类别的网络查询、查阅系统。这一系统包括硬件系统(输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机)和软件系统(管理端软件和查询端软件)两部分。高分辨率的扫描设备、照相录制、录制设备、输入输出设备、存储设备等这些硬件设备需要直接购买投入使用，管理及查询端的软件需要设计投入。因此，这些设施的配置需要高校领导加强对电子档案管理的重视，提供一定的资金支持。
(三)提高安全管理意识，保证文档真实有效
【关键词】档案；电子档案；问题；对策
中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-0046-01
现代信息技术的发展促进了档案管理方式的创新与变革，其中电子档案管理的出现弥补了传统档案管理存在的不足，表现出了极大的优势与发展潜力。
一、我国电子档案的管理模式
在我国电子档案管理中，主要以机构自行分散管理和档案馆集中管理两种模式为主，主要采用双套制电子档案管理方式，也就是同时将电子与纸质两种档案归档、保存、管理。
机构自行分散管理的电子档案管理模式的优点在于能够很好的保证电子档案的完整性与可识性，同时还能减轻档案馆的资金与技术负担，但该模式的缺点也是明显的，即文件实体分散、部分有价值的档案管理欠妥。
档案馆集中管理的电子档案管理模式能够实现档案的集中管理，使档案实体置于妥善的管理之下，能够有效避免删改、修改档案的情况发生，有利于保障电子档案的真实性与可靠性。
二、电子档案管理存在的问题
我国的档案管理正在逐步走向数字化、现代化，但在电子档案管理的实践中仍然发现了一些突出的问题：
（一）电子档案的“本来面目”极易改变
电子档案管理实践表明，电子档案极易遭到破坏。首先，原始性难以保证。电子档案在内容上与形式上呈现相对独立的状态，内容易变，且无固定形式，加之电子档案生成、传输、接受状态完全一致，这便为电子档案原始性的鉴定造成困难。
（二）电子档案安全管理面临隐患
当前，电子档案管理人员对于档案的安全性并未引起足够的重视，安全防范措施不到位。电子档案以计算机系统为载体，在电子信息的收发、保存、归档过程中面临着病毒感染、被盗、泄密、伪造、篡改等一系列风险；同时，由于电子档案更易被修改、覆盖，原稿易被破坏，以致电子档案利用时面临着诸多安全隐患。
（三）档案管理软件研发明显滞后
与信息技术迅速发展相比，电子档案管理软件的研发明显滞后，无法充分满足电子档案管理、查阅、利用、传输等多方面要求。同时，由于各地区发展存在差异，重视程度又多有不同，以致电子档案管理系统多有不同，对电子档案的全国联网构成了制约。
（四）管理人员的管理水平参差不齐
当前，我国电子档案管理人员的管理水平梯度明显，业务素质差距较大，导致各电子档案管理单位的管理现状差距明显。如部分单位将纸质档案通过数字化扫描将纸质档案转换为电子档案，并将电子档案挂接入档案专用服务器并与系统内网连接，已经实现了档案全文搜索及一体化管理，但有的单位目前仍然停留在将发文时的电子版底稿保存或只是部分实现档案目录管理。
三、完善电子档案管理的策略
电子档案将越来越成为未来档案管理的主要形式，而这一趋势的推进还需要采取积极的策略加以完善。
（一）改进技术手段保持电子档案的“本来面目”
电子档案的原始性、真实性、完整性难以保证，就失去了电子档案应有的价值，因此就需要通过改进技术手段加以避免：
首先，采集背景信息和元数据。形成电子档案的同时，应利用先进技术采集描述电子档案的背景、内容、结构以及整个管理过程的元数据，旨在为未来检验电子档案原始性、真实性及完整性提供依据。
（二）完善电子档案的安全体系
在电子档案管理中，如何保障其安全性是至关重要的，这也是电子档案管理中较为常见的问题，因此，应强化电子档案的安全体系建设：
首先，建立数据备份和恢复系统。为有效克服网络系统安全隐患，应加强数据备份和恢复系统建设，保证即使出现安全性事故也能有效恢复关键、重要信息数据。
其次，加强网络安全管理。可以通过验证用户信息、输入调阅口令、限制访问以及安装病毒防杀软件防止病毒和黑客的恶意破坏。
再次，针对重要文件施用“双重“归档法。鉴于电子文件载体及信息技术的易修改性，为保障数据安全，可以将之制成硬拷贝存档。由于签署和印章是文件生效的主要标志，故而应充分利用现代技术，以纸质的形式将具有凭证作用和法律效力的文件保存下来。
（三）研发电子档案管理软件
因为电子档案管理工作具有特殊性，这就需要通过强大的软件平台开展工作。电子档案管理软件，应当具有统一的数据格式标准，并且具备良好的兼容性，以适应当前以及未来一段时间电子档案管理工作的需要。
（四）加强培养优秀的档案管理人员
档案管理员作为电子档案管理的实施者，直接决定着档案管理的成效。面对档案管理人员业务素质参差不齐的状况，应当加大档案管理人员的培养、培训力度。
首先，提高档案管理人员计算机技术水平。电子档案的管理工作要求管理人员必须很好掌握处理和操作图像、声音等多媒体文件技术以及日常电子档案维护工作。这就需要培训档案管理人员的计算机应用能力，助其更好适应电子档案管理工作。
其次，加强管理人员素质。档案管理人员在开展管理工作时，必须要具备强烈的安全意识和高度的工作责任感，以使其能够真正履行自己的职责，而这都是需要在平时就要加强培养的。
总之，应正确认识当前电子档案管理工作面临的问题，并及时采取有效的解决方案，不断提升电子档案管理水平。
参考文献：
[关键词]电子信息化；档案管理；应用研究
一、电子信息化在现代档案管理中的独特优势
电子技术的高速发展使档案工作由传统管理模式向信息化管理模式推进，计算机普及和使用，为档案的信息化管理提供可能，信息技术给当前档案工作带来了前所未有发展机遇，使档案工作由传统管理信息向信息化管理迈进。而档案管理信息化，是我们档案管理发展的新趋势和新目标，实现档案管理信息化不仅有利于改善档案工作管理水平，提高管理效率；更是提高档案服务社会，服务未来的必然要求。
一是电脑的普及为档案的信息化管理奠定了坚实的物质基础。随着现代科学技术的蓬勃发展，信息技术做为现代科学技术重要分枝更是突飞猛进，成熟的计算信息管理技术已普及到各行各业、各个领域。信息技术在档案管理领域中应用也是发展的必然。目前，档案管理部门基本上都配备有计算机，拥有熟练的操作人员，使档案管理部门以更快捷、更生动、更形象的方式为各级党委、政府和广大人民群众提供优质服务，确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。
二是信息化管理档案，提高档案工作管理水平。随着我国社会，经济改革不断深化，给档案管理水平提出更高的要求，这就要求档案工作者积极探索档案管理工作的新方法、新路子，改变传统落后的手工管理方式，建立起与现代经济体制相适应的档案管理方式方法，而电子信息化与档案管理有机结合，不仅为提高档案管理水平提供了可能，更是未来档案管理水平发展的一个新的趋势。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案材料整理输入电脑，这就为档案的查阅、借阅、归档、统计等日常管理工作提供了方便，成倍的提高了工作效率，进而实现了档案动态管理。
三是信息化管理档案，提高档案工作服务质量。档案是一种重要的信息资源，而我们不仅是信息资源的最大的需求者，更是最普遍的利用者。档案管理工作的重要职责之一是为人们服务。随着我国经济的高速发展和社会改革开放的不断深入，人们生活水平的普遍提高，人们生活方式的不断进步，特别是网络时代的到来，人们获得信息的主要渠道从过去纸质书到现在电子书转变，原有档案管理模式已经很难适应当下人们对档案工作需求，通过服务观念的更新、服务领域的拓展、改善服务环境、规范服务行为、提升服务能力，使得档案工作可以更加贴近社会、贴近群众、贴近生活，为社会广大人民群众提供更加高效的档案信息资源，在服务社会群体中争创优秀。为了提高服务质量，推进档案管理信息化服务是必然要求。
二、电子信息化档案管理中常见的几个问题
一是电子信息化档案管理中安全问题突出。由于在电子信息化环境中，档案资料信息很容易被复制、更改，而且不容易被人发现。加之，随着计算机网络技术的不断更新和进步，计算机网络病毒的攻击能力也越来越强，使得档案信息资料的重要数据更容易被破坏。同时，由于电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短。
二是标准化、规范化管理水平较低。档案管理电子信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础工作不足，案卷质量不高，特别是各类档案的录入相容性不强，系统软件也不能满足需要；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施。
三、推广电子信息化档案管理的新举措
随着信息化时代的到来，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，例如，文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这样档案的前身必须以电子文件为主要形态，那么档案也自然以电子形式存在。由此看来，档案管理电子信息化是档案管理工作未来发展的必然趋势。为了更好的推进档案管理电子信息化的程度，我们应该开展以下工作。
一是建立和完善电子信息化档案管理的规章制度。根据纸质文件和电子文件各自的特点，建立电子文件和纸质文件“双保险”制度，将两者进行同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的有关数据录入存档，使其起到资源共享，共同互补作用。同时要建立电子信息化档案管理的网络安全制度。由于在电子信息化环境中，档案资料信息更容易被复制、更改，很容易泄密，而且电子介质之间复制更简单、快捷，并且不容易被人发现，所以安全问题就显得更为重要了。设立一套安全有效的安全制度，通过加强权限管理，设置多层密码，加强密码设置的安全性，安装正版的防毒工具等措施可能郊地防止不被非法访问和窃取。
摘 要 随着电子技术的快速发展，电子档案成为了一种重要的档案类别。考虑到电子档案自身特点，要想提高电子档案管理的实效性，就要立足电子档案管理实际，从管理理念、管理模式和人员培训等方面入手，确保电子档案管理取得积极效果。
关键词 电子档案 管理理念 实效性
一、前言
随着电子档案资料的增多，如何提高电子档案管理质量，成为了档案管理的重要内容。基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。
二、电子档案管理过程中，应不断创新管理理念
对于电子档案管理而言，由于电子档案是一种全新的档案形式，不但在档案保管方式和档案形式上与传统档案不同，在其他管理方面也存在较大的差别，为了最大程度的满足档案管理需要，提高电子档案管理的实效性，在电子档案管理过程中应积极更新管理理念，具体应从以下几个方面入手：
（一）电子档案管理应认真分析电子档案的特点
在电子档案管理中，只有认真分析电子档案的特点，才能保证电子档案管理工作得到有效开展。结合电子档案的应用和管理实际，电子档案具有存储空间小、存储信息量大以及管理过程简单等特点，在实际管理中对保管条件要求不高。
（二）电子档案管理应把握正确的档案管理原则
考虑到电子档案管理的实际难度以及电子档案的自身特点，在电子档案管理过程中，只有掌握正确的档案管理原则，才能提高档案管理实效。为此，电子档案管理应把握高效性、全面性和准确性原则，保证电子档案管理取得积极效果。
（三）电子档案管理应善于利用现代化的管理手段
基于电子档案的自身特点，以及电子档案对管理手段的需求，在电子档案管理中只有积极应用现代化管理手段，才能提高电子档案管理的整体效果。为此，我们应根据电子档案管理的实际需求，合理选择电子化和网络化管理手段。
三、电子档案管理过程中，应优管理模式
（一）电子档案管理应合理优化管理模式
由于电子档案与传统档案有着较大差别，在具体的管理模式上，电子档案与传统档案存在必然差异。基于这一认识，电子档案应根据自身特点，对现有的档案管理模式进行优化，改革现有档案管理模式，使其满足电子档案管理需要。
（二）电子档案管理应积极创新管理方法
电子档管理过程中，采用电子化和网络化管理方法，已经成为了电子档案管理的重要选择。基于电子档案快速发展的特点，创新电子档案的管理方法，并积极采用现代化信息化管理手段，构建健全完善的档案管理体系，对电子档案管理而言具有重要意义。
（三）电子档案管理应提高管理模式的针对性
在电子档案管理中，考虑到电子档案的特殊性及其自身特点，电子档案在管理模式优化中必须要做到根据电子档案的特点选择管理模式，并达到突出电子档案管理目的和提高电子档案管理水平的目的。因此，提高管理模式的针对性是十分必要的。
四、电子档案管理过程中，应提高管理人员素质
电子档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备较强的专业水平喝素质。基于这一认识，电子档案管理要想提高实效性，就要不断提高管理人员素质，具体应从以下几个方面入手：
（一）增加对档案管理人员培训，提高其专业技能
在电子档案管理过程中，档案管理人员的素质对档案管理效果有着直接影响。基于这一现实需要，电子档案管理应增加对档案管理人员的培训，不断提高其专业技能，使档案管理人员的整体素质得到全面提升，最终满足电子档案管理需要。
（二）正确分析电子档案特点，提高技能培训的针对性
在档案管理人员技能培训中，只有正确分析电子档案的特点，并根据电子档案管理的实际需求进行技能培训，才能确保电子档案管理取得实效。因此，在具体的培训中，应突出管理手段的应用以及管理理念的更新。
（三）根据电子档案的管理需求，对档案管理人员的正日素质进行合理评价
基于档案管理人员对电子档案管理的重要性，在电子档案管理过程中，应根据电子档案管理的特点和需求对档案管理人员的素质进行合理评价，对不能满足惯例需求的管理人员进行相应业务培训。
五、结论
通过本文的分析可知，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。
参考文献：
[1] 李明丽.浅谈企业科技档案管理创新[J].安徽科技，2014.08.
