发布时间：2023-08-11 17:17:50
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的建设单位档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
随着社会科技的不断进步，城市的快速发展各种类型的工程建设随之兴起，人们对工程建设的质量提出了更高的要求[1]。在工程建设的过程当中，工程档案是对建设过程的详情进行记录的重要手段，也是帮助人们积累建设经验和总结建设结果的重要方式。因此在具体的工作过程中，工程建设单位对档案进行妥善管理具有重要的意义。但是在实际的管理工作过程中，受到各方面因素的影响，管理工作还存在着一定的问题，会对管理的效果产生不良的影响。本文对工程建设单位档案管理工作中所存在的相关问题进行分析，具体内容如下。
1工程档案的内容以及含义
在工程建设的活动当中，对具有实际价值的相关材料和内容采用文字、影响或者是图表的方法进行记录保存，便于后续的工作者能够利用档案进行参考，吸取有价值的经验，进一步完善工程建设的工作[2]。档案产生于工程建设的整个过程当中，能够被人们进行研究和利用的一种信息资源，对工程建设活动当中的具体过程以及达到的成果能够进行直接的反应。工程档案具有一般性，因为其主要是对原始的信息进行具体的记录，能够作为一种追踪建设过程的凭证；但是工程档案又具备特殊性，不同的工程建设所记录的工程信息不同，因此所能进行参考的经验也有所不同。由此可见工程档案是对工程建设项目进行管理的过程中的一个重要部分。
2目前档案管理中所存在的问题
由于受到各方面因素的影响，在目前的档案管理工作中还存在着不少问题，对档案管理的过程产生不良的影响，主要体现在以下几方面。
2.1管理的意识比较单薄
在具体的工作过程当中，部分管理工作人员认为档案管理只是将工程建设过程中的内容进行简单的记录，因此当工程建设工作完成之后，档案只是记录了相关的数据、施工的进度以及用料等，但是对大部分有用的信息却没有进行具体的总结分析，在后续的工作过程当中当工作人员需要寻找档案进行参考时，往往找不到真正有用的信息，也无法对一些需要用到的数据来源进行具体的最终，最终影响了档案的质量。除此之外，档案的记录还存在着造价的情况，从而造成档案记录和实际过程的差距较大，造成该种现象产生的原因主要是因为在建设的工作过程当中有时投资者和施工人员为了更快的完成工程的验收工作，对档案的内容进行隐瞒或者夸大，从而造成了档案真实性的缺失。
2.2管理的机制不健全和管理技术相对落后
在实际的建设过程当中，档案记录的时间和建设的时间往往不是同步的，这主要是因为管理机制不健全所造成的现象，这样会导致建设过程中关键性的信息未能及时进行记录而确实，不仅会对管理工作的有序进行造成严重的影响，也会对建设的工作以及日后的维护造成不良的影响。在管理技术方面，部分落后的地区还是采用纸质的方式来记录档案，传统的档案记录管理容易造成档案的损坏，其管理的效率较低，在档案保存方面也具有较大的难度。在较为发达的地区虽然已经实现了使用电子档对档案进行存档记录，但是在管理归类方面还较为混乱，缺乏一定的延续性以及统一性，会对管理的工作产生不良的影响。
3解决措施
针对目前在工程建设单位档案管理工作中所存在的问题，可以采取以下措施进行处理。
3.1增强管理工作人员的管理意识
在对工程建设单位档案管理的过程当中，需要提高管理工作人员的管理意识。相关部门可以定期举行培训活动对管理工作人员进行管理技能培训，让管理工作人员能够意识到档案管理对工程建设的重要性，在进行档案管理的过程中除了对相关信息进行记录之外，还需要总结具有实际意义的信息并进行具体的记录，从而能够有效帮助后续的工作人员参考工程建设的档案，为以后的建设工作提供更有效的参考帮助。
3.2建立健全档案管理的机制
在进行档案管理工作的过程当中，需要完善相关的管理机制。在进行档案记录的过程中要对档案记录人员提出明确具体的要求，让其根据工程建设的进度对档案进行实时的记录，特别是对重要的信息进行及时的整理和收集，并进行归纳和总结，根据管理机制的要求对档案记录的内容进行具体的完善，保证建设进度和档案管理的进度能够同时进行，确保档案管理的质量。
3.3提高管理技术
对于管理方式较为落后的地区，需要加大经济投入引进先进的管理设备来帮助工作人员对档案进行管理，采用计算机技术对档案进行科学管理，按照内容和建设的项目类别来对档案进行分类管理。而在经济较为发达的地区，则要对档案进行系统的分类，确保管理的统一性和延续性，让管理的工作能够有序的进行，帮助工作人员能够利用档案进行系统的参考，进一步完善工程建设的工作技术和质量。
关键词：档案信息化 建设 工程档案 档案管理
中图分类号：TV2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（c）-0239-01
所谓档案信息化，就是将室藏档案作为基本依据，在不改变档案原来信息内容的原则下，对档案的存在形式做一改变，即用信息手段对档案进行规整，同时又保证档案本身的完整性与统一性，使档案信息社会化、自动化，实现档案资源共享。档案信息化建设是指利用高新技术手段，将传统介质文件（纸质文件、声音文件、视频文件）和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称；是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。在工程项目中如何加强工程档案信息化建设是做好档案管理工作的关键，也是档案工作向现代化迈进的必由之路。笔者结合自身的工作经验，现对档案信息化、档案信息化建设及工程档案管理提出几点体会。
1 在档案信息化过程中应遵守以下原则
1.1 规范性原则
档案信息化建设需要制定完整统一的规范和标准，这是提高工作质量和效率的关键。在进行馆（室）藏档案信息化的过程中，有两种形式：一方面是指将馆（室）藏的档案经过利用现代各种输入设备技术输入到计算机中，形成数字化信息；另一方面是指馆（室）中可以直接接受电子类型的文件。这两种形式，都要遵照规范性原则进行，因此，要制定相应的标准和规范，促进数字化档案的良性发展，保证数字化档案的标准化和规范化。
1.2 安全性原则
随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。
1.3 效益性原则
由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，要根据自身的能力、馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。
2 促进档案信息化建设的几点建议
2.1 调整档案管理人员的知识结构，提高员工素质
为了适应档案信息化建设的需要，档案人员首先要具备一定的科学文化基础知识，还应具备扎实的档案学理论知识，以解决档案信息库建设中出现的新问题、新情况。还要有一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。一方面，档案信息是一种载体，档案工作者要发挥档案信息的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识；另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理及管理的过程中，始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各项工作。如果档案人员不熟悉专业知识，在日常的管理工作中就无法完成自己的本职工作。
2.2 提高档案信息化水平技术
对于工作人员配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作；档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程；对上网信息进行密级界定。
2.3 提高档案信息管理水平
加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平；加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录；加强电子档案归档管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。
3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。为完善工程档案的建立，提出以下几点建议。
（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度和标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
（2）加强协作，确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有坚持协作的原则，加强与各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合，才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
（4）加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。
总之，随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案工作是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。在工作中利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能促进档案信息化建设与社会信息化同步发展，还能推进我国档案事业的不断进步，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。
参考文献
[1] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.
[2] 赵鹏，李光.档案工作落实科学发展观的关键——实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案，2005（5）.
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
中图分类号：TP391 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01
信息化的快速发展为事业单位档案管理工作带来机遇的同时也带来了挑战，传统的以纸质为媒介，通过人工录入方式进行的档案管理已经不能满足现代社会的要求了。我国档案管理只有实现转型，才能符合事业单位实际发展的需要，发挥更大的作用。在我国档案界已经有很多人开始探索实现档案管理工作信息化的有效途径了，真正实现这个目标任重而道远。
一、事业单位档案管理工作的现状分析
全球信息化的飞速发展使得大部分事业单位开始了档案管理信息化的建设，但是效果不是很明显，在建设的道路上遇到了很多的阻碍。
首先，事业单位档案管理工作没有受到应有的重视。档案管理在一个事业单位的运行过程中有着不可替代的作用，档案定时的分类整理使得事业单位的工作变得清晰，同时也提高了资源的共享程度。然而，很多档案的使用者或者事业单位的领导者没有一个对档案管理工作的清晰的认识，忽略了对单位档案管理的建设，资金投入过少使得档案管理的软硬件水平不能提高，档案管理工作人员素质能力过低。
其次，我国档案信息资源的开发有限，有效供给严重不足，在对信息资源进行采集加工的过程中出现过多重复劳动。目前，我国的档案开放比例很低，数据库容量少，巨大的信息资源没有得到有效的利用。
最后，缺少符合事业单位档案管理工作要求的系统，软硬件设备不能满足事业单位大量的档案信息的要求。
二、事业单位档案管理信息化建设方式
目前我国事业单位档案管理存在着许多的问题，存在问题是正常的，可是我们不应该忽略问题的存在，反而应当对具体的问题进行具体的分析，然后进行解决。为了更好地适应信息化的社会发展，事业单位档案管理部门应当及时寻找问题根源并且进行解决，以便满足档案信息使用者的要求。
1.制定有效安全的档案管理制度
档案的作用是为企事业单位提供方便快捷完善的信息资源，为档案使用者提供最好的服务，其中很多内容是单位的秘密文件，所以应当制定一套有效安全的档案管理制度来保证档案安全，消除虚假信息隐患。档案部门应当加大对内外网的检测，对上网的档案进行严格把关。同时档案使用者应当将使用情况进行及时的反馈，档案管理者也应该吸取档案使用者的意见建议，进一步完善事业单位的档案管理工作。
2.加大对档案管理的软硬件设施建设
传统档案多为纸质资料，这为档案的采集、储存、保护带来极大的不便。与此同时，信息化的发展允许将大量的资料通过电子录入的方式进行储存，档案储存所需的空间变小，对档案的整理及存储环境的要求也变得简单。这就需要事业单位拥有一套完善的、功能全面的、容易操作的软硬件设备。
3.加强对事业单位档案管理者的专业素质培养
由于信息化渗入事业单位档案管理工作，档案管理的方式发生了很大的变化，管理的范围也扩大了，因此对档案管理者能力的要求也有了一定的提高。事业单位应当加强对档案管理者的专业素质的培养，档案管理者应当具备一定的对计算机、软硬件技术的了解，能够有效管理信息化后的档案。事业单位应该注重提高档案管理人员对其工作的重视程度，同时对档案管理者进行专业能力的考核。
三、事业单位档案管理信息化建设的重要意义
1.档案管理的工作变得简单
由于传统档案以纸质资料为主，纸张容易变脆老化，对资料进行采集、整理、储存、保护的过程量太大。信息化之后，档案多以文字为主，管理人员通过建立电子网络平台，电子录入的方式即可实现对档案的收集整理，而且信息所占的空间变小，便于储存及管理，同时之后的档案管理工作变得简单易行，只需对系统进行定期维护即可。
2.档案使用者使用更加方便
过去使用档案需要档案使用者从大量的资料中找寻，工作量极大，找到自己所需非常的不容易。当档案实现信息化后，档案使用者通过网络输入关键词进行检索就可以从大量的资料中找到自己所要找的资料，同时使用者也不必亲自到档案室寻找，提高了档案信息远程化传输，极大地提高了管理以及办公的效率。
四、总结
随着信息技术的全面发展，传统的档案管理工作已经不能适应社会对档案管理的要求。档案管理只有进行改革，转变档案管理模式才能形成高效便捷的档案信息化管理。但是我国的档案管理工作还处于探索阶段，与其他国家还有很大的差距，不能很好地满足大众的需求，因此，需要事业单位加强对档案管理工作的完善，同时也需要计算机软硬件公司设计生产专业有效的档案管理系统。
参考文献：
[1]朱蕙宏.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展探讨[J].大科技.2015.（4）：5-5，6.
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；问题
对于事业单位档案进行信息化的管理有其自身的重要性，能够保证档案的完整性以及具体的真实性，而且也能够促进档案管理更加的完整，更加的真实，同时也方便对于档案进行整理及分类。所以事业单位应该充分的利用先进的信息手段，建立完善的信息管理制度，促进事业单位的正常发展。
一、事业单位档案管理信息建设主要问题
1.没有合理开发信息资源
目前我国有大部分的事业单位没有合理的开发相关的档案信息资源。信息资源重复加工及收集的现象比较常见，而且所收集到的信息资源内容比较少。我国建设了很多个信息资源库，但是这些信息资源库没有得到很好的开发及利用。
2.缺乏保证档案安全的措施
对于一些事业单位来说，他们的信息资源比较重要，很有可能会涉及到一些国家的机密，所以在收集信息数据，处理机数据的时候，一定要保证档案的安全性。但是从目前的现状来看，还有一些事业单位忽略了这个问题，所以这就会引起一些信息丢失，从而给我国造成一定的危害。
3.相关管理工作人员素质低下
现在人们都拥有自由选择职业的权利，所以对于平淡无奇的档案管理工作还说，很难招到有想法的工作人员，所以这就会导致具体开展管理工作的时候，缺乏拥有经验的人才，另外，管理人员还会出现不断的更换现象，那么这就会给信息处理方面，带来一些弊端，从而引起整个工作的混乱，甚至还会弄错丢失一些重要的文件。
4.档案检索效率低下
一般来说，档案检索的方式主要分为计算机解锁以及手工检索，具体检索的效率与相关的硬件设施有很大的联系。目前信息发展也比较迅速，所以对于计算机来说是一种比较好的检索方式。但仍有大部分事业单位依然采取比较传统的手工检索，就会造成人力物力的浪费，而且检索的速度也不是很快。同时，在具体管理过程中还有可能会出现重叠等错误现象。
二、事业单位档案管理信息建设措施
1.规范档案管理制度
事业单位属于一个比较特殊的机构，一些相关的法律法规，对于事业单位档案管理拥有更加细致的规定。所以，事业单位一定要规范档案管理制度，在法律的允许下进行恰当的管理。其次，还要注意不同的事业单位一定要结合自身的实际需求，制定适合自己本单位所使用的档案管理制度，同时也要不断的对工作人员进行适当的培训，约束其发挥自己的职能。
2.完善档案信息化监督制度
不断的完善事业单位档案信息化建都制度，能够有效的促进相关的工作合理的进行及开展。而且，相关的工作人员也可以在具体的监督下，调动自己的工作积极性，确保能够按照相关的法律法规，更加主动的进行管理，同时还能够确保相关档案的信息安全。事业单位一定要合理的运用好内部监督以及外部监督。使能够共同合作，互相结合，能够促进及时的发现档案管理的不足之处，及时采取相关解决措施，建立完善的信息管理系统。
3.提高管理人员的素养
随着社会的不断进步，科学技术的不断发展，事业单位的档案管理一定要实现与信息化相结合，所以不断提高管理人员的相关素养是非常重要的。事业单位可以定期组织一些相关的培训以及活动，使工作人员能够掌握相关的管理技巧，改变以往比较传统的管理方式及结构。全面提升管理人员的素质，提高其综合管理能力。
4.建立及完善档案管理信息化网站
建立以及不断的去完善档案信息化管理网站，可以充分的利用计算机的优势，加大对于档案信息的管理力度。而且也能够最大程度的促进相关信息资源的传递，更加的实用，所以事业单位一定要积极的采用这种方式，而且也要不断的更新计划网站，使其能够适应快速发展的社会。要想促进事业单位档案信息化的良好发展，那么一定要根据目前所存在的一些问题，及时的进行解决，不断建立以及完善档案信息化模式，能够有效的促进各个事业单位正常的发展。其次，还应该注意，一定要采取比较先进的技术方法，从各个方面加强对于信息化的管理，积极创新，敢于挑战，善于利用强大的科学技术，不断的完善信息化管理手段，提高工作人员的管理素养以及具体工作的水平，从而促进事业单位的可持续发展。
参考文献
[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察,2014(5):127-128
[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化,2013(16):128-129
[3]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子(上中旬),2015(7):144
1 为会议记录档案单设门类管理的实践
结合医院实际，笔者专门把会议记录从文书档案中提出来单独设类，与其他门类档案并列管理，并在档案管理软件中增加了会议记录档案管理模块，具体做法如下：
1.1 会议记录的收集。建立会议记录档案应先从收集入手，即将年度内分散形成在医院党委工作部、院长办公室等部门人员手中的有关医院全局的重要会议记录统统收集回笼，从而确保会议记录材料收集的齐全完整。同时，收集中要注意核查会议组织情况和会议内容的填写是否规范，以及针对会议议题的附件是否齐全等；但在收集过程中不能为了凑数量而“眉毛胡子一把抓”，会议记录材料收集好后还要对其内容进行鉴定并准确划定保管期限。会议记录档案保管期限定为永久和定期两种，具体参照医院《文件材料归档范围与保管期限表》来执行。
1.2 会议记录的分类。医院各类会议记录材料经过鉴定后，则要着手对其进行分类。笔者把会议记录分成十一类，分别为：1党委会；2纪检会；3院长办公会；4指挥部会；5筹建会；6运营会；7医疗会；8融资会；9审计会；10教科研会；11医患协调会。以上类别系对各类领导组，如，党委中心组、纪检组、筹建组等，集体讨论决定的本组内重大事项的原始记录，每一类下再按年度和保管期限细分，并添加到档案管理软件会议记录档案管理模块中去。
1.3 会议记录的排列编号。医院各类会议记录材料按照上述类别分好类后，即可对其进行排序。同一保管期限、同一类别下的会议记录则需按开会时间的先后顺序排序，并以件为单位编制档号。会议记录档号=“全宗号+年度号+保管期限（代号）+分类号+件号”，如，“QZH-2012-Y-HY03-012”，则表示2012年永久保存的院长办公会第12件。档号编好后，则要在会议记录首页的上端空白处加盖归档章，并进行填写。
1.4 会议记录的编目。医院会议记录应按分类方案
和编号顺序逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示会议的全貌。笔者在档案管理软件中，把会议记录档案目录设置成档号、会议类别、会议议题、记录人、发言人、日期、页数、备注等几个项目，并完成了全部信息的录入。其中，会议议题的编写要尽量全，对议题过多的会议，则要概括出会议的主要内容。
1.5 会议记录的利用。会议记录在对外提供利用时，主要根据利用者的需要，查找目录中的议题内容，看医院对此问题有没有研究过，如，医院2006年指挥部会第36次会议议题上详细记录了电梯招标渠道、招标信息的、中标单位、中标金额、资金的筹措等多项内容，因而查询电梯资料时，只需参考会议议题内容，就可以查到自己所需的内容，这样既方便了利用，又减少了磨损。若议题不全的，则需要查阅会议记录原件，提供原件需要有分管领导的批示意见。同时，利用只能在医院档案室内进行，且要求利用者不得在原件上批注、涂改、加字、勾画，不得私自复印。
2 为会议记录档案单设门类管理的优缺点
2.1 优点表现：一是提高了查询效率。会议记录档案目录中增加了会议议题、会议类别、发言人、记录人等查询项，便于检索，从而大大提高了查询速度。二是确保了会议记录的安全。既能保证会议的按时归档，又能单独存放、防止泄密，对会议发言者来说也是一种保护。三是便于对会议次数进行统计。能较方便地统计出举办会议的次数，为部门的绩效考核提供了真实可靠的数据资料；同时，对来年会议召开的次数能起到控制的作用。
2.2 缺点表现：一是适用范围有一定的局限性。对会议记录的这种管理模式只适用于年度内产生会议记录较多的大中型企业事业单位。二是不利于档案统计台账和报表的编制。统计时，还是应该将会议记录档案纳入文书档案统计中去，给文书档案的统计工作带来了不便。
3 破解为会议记录档案单设门类管理缺点的对策
3.1 扩大对会议记录档案单设门类的宣传。要让会议记录者清楚地认识到单设门类管理的优点，让其放心地把手上的会议记录交至档案部门来保管。同时，也要让各单位了解到，随着文书立卷的改革，许多单位的会议记录档案不再是年终的一本，而是以件（每次会议）为单位来整理归档的，从而提高各单位为其单设门类管理的普及率。
【关键词】 电子化 档案管理 信息化技术
档案的存在，是国家、社会以及个人在正常社会活动中逐步形成的声音、图像、文字和其他不同形式的记录。对档案管理进行电子化建设，就是对机读形式或者是纸质形式的档案文献，通过计算机进行筛选和收集，令其生成计算机数据的文献信息，以供人们的日常应用。
一、行政单位档案管理进行电子化建设的必要性分析
1、有助于提升档案的服务功效。对档案管理进行电子化建设，能够增强档案信息使用的便利性，提升其服务功效。相对于原有的档案管理形式，电子化管理不仅节约成本，并且传递形式也有了突破性创新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具备的优势，一是极大拓宽了档案管理的工作服务广度，二是提高了其信息的实际利用效率，对于档案管理相关部门的服务功能发挥提供了绝佳的条件。
2、有助于降低档案的管理成本。通过传统方式进行档案管理过程中，对档案信息进行采集以及编制和出版都有很高的成本。在运用电子化管理模式之后，能够快速降低投入成本，多次产出。通过多次开发以及使用档案信息，可以降低档案管理因经费不足而存在的限制，减少其加工信息的工作成本，实现档案管理相关工作的跨越式成长。
3、有助于提高档案的利用时效性。从文字采集到形成二次文献的信息，在传统模式下所需要耗费的工作时间较长，造成信息延后、失效，对档案信息的实际应用价值造成影响。对其进行电子化管理能够直接通过机读的方式形成档案，并通过计算机功能进行信息加工，迅速有效的生成二次文献。如此对提升档案管理的实际工作效率具有非常重要的影响。
二、行政单位档案管理电子化建设的有效路径
1、建立健全档案管理电子化的体制。通过自上到下建立健全、统一的档案电子化管理体系，从而规范其在制作以及收集和归档上的时效、程序以及方法等内容。第一，需要制定突出行政单位自身特点的电子化档案利用、保密以及保管制度。第二是将电子文件、电子档案的利用、管理归档统一输出到办公网络一体化管理系统中，从而完成局域网内行政单位的信息共享。第三，深挖电子档案建设的课题探讨，一是研究传统文档的电子化管理和网络信息化，二是分析怎样更安全、快捷、有效的利用和管理电子档案。
2、强化电子档案的具体收集管理。建立完善的档案数字库，通过建立档案数字库内计算机相关目录检索，来完成纸质档案例如图像扫描、手工输入以及OCR识别等多种方式转变成电子化信息资源。对于电子化档案建设，一定保证信息的真实性和可靠性，并实行安全保管，对需要保密管理的信息做好保密工作，如进行加密、防读、权限控制等加密处理，以此保证档案管理的电子化管理顺利实施。
3、全面提升单位工作人员的综合素质。进行电子化档案管理，还需要全面提升单位工作人员的综合素质。打造技术水平高、现代管理水平强的高素质工作人才。对档案管理进行电子化体系建设，其核心力量就是具备一支计算机技术相关水平过硬的队伍，其队伍技术水平对电子化管理水平的高低有着直接性的影响。同时还要对他们展开有针对性的政治教育和思想教育，塑造员工积极的事业观以及奉献精神。并对专业人才的流动规律和成长进行深入研究，加强档案管理人员和机构的工作活力，例如引入竞争机制等。
4、加强部门间的沟通与交流，实现资源共享。伴随现代信息化时代的发展，人们对于信息的需求也在不断递增，档案馆无法对拥有的全部档案信息进行完整的利用、保存和整理。这就需要将档案管理相关部门各自为政的局面打破，促进各个管理部门的相互连接，发展其横向联系，从而实现资源共享，满足社会更广范围的需求。
5、注重档案信息深层次的开发。档案管理相关部门在运用硬盘光盘存储、扫描系统、计算机等技术对档案进行电子化收集、保存和整理之后，需要注重对相关档案信息展开更深层次的研究和开发。通过准确、及时的收集社会反馈的相关信息以及利用结果之后，明确信息变动的状态，以此保证档案管理相关部门能够做出有效的决策，并能够更好的服务于大众。
结语：社会发展需要信息化和数字化的档案信息建设，为此我们一定要提高对档案管理进行电子化建设的认识水平和重视程度。不仅要正视目前电子化发展中产生的弊端，更应该通过创新的观念、高素质人才、创新的制度和管理系统，不断加强行政单位进行档案管理的专业水平，实现档案管理的高速、有效发展。
参 考 文 献
[1]李丽.从企业文化结构谈企业档案与企业文化[J].云南档案.2012.（01）
[关键词]信息化；档案管理机制的转型；事业单位发展趋势
档案资源和档案各项管理过程数字化是档案信息化建设的重要组成部分，需通过信息系统和计算机网络共同协作完成信息传送，从而使得档案资源更合理有效并有序的被整合，达到了档案信息共享的目的。档案信息化建设逐步走向数字化存储和利用，充分体现出档案工作的标准化进程。在2012年11月25日颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》指出，应把在统筹兼顾的同时并推进信息化的速度作为工作目标和主要任务。
一、什么是档案管理信息化
从定义来看，由实体文档的保管转变为电子信息文件来提供服务的形式被通称为档案管理信息化管理形式。通过在对档案信息的分类、分析、提取和加工可以提高档案管理信息化的工作效益。相比旧的管理形式，这类新形式更易于保存与操作，在运用网络的同时，既节约了档案管理成本，也有利于效率的提高。使得电子文件更加规范化和数字化，并在部分中心城市发展数据库，为公众在网上查询信息提供便利条件，同时也构建了完整的档案信息化体制。
二、实施事业单位档案管理信息化面临的问题
事业单位现阶段档案管理方面的问题有以下几个：
1、缺乏通用性
由于现阶段工作部门的计算机配置与所用软件的差异，文件检索与软件系统方面钳制住了档案信息管理的普及进度。
2、信息共享上的弊端
部分企业现阶段的数据交换系统不能够达到规范性、开发性、服务性等多层次发展的标准。
3、规范性
其次由于历史因素导致的管理规范性差也是一大问题。这一问题在各档案明细间尤为突出，不规范的工作标准使得在档案管理信息化普及进程上成为一大障碍。
4、事业单位在档案管理方面缺乏创新性
在越来越多的档案存储与整理途径中，更应该考虑新技术的发展与计算机处理信息能力的提升，可见档案管理在创新方面需要得到重视。
5、管理人员的素质问题
由原来实体档案文件转变为电子信息化档案，对管理人员的素质条件必须严格。就目前形式来说，大多事业单位在管理人员工作水平与知识储备上都有欠缺，要想使档案信息更好的保管，提高工作人员的素质有利于资源的优化配置。
三、事业单位如何达到档案管理信息化
第一，检索方式与存储模式的优化与革新。通过提高计算机的利用率，扩大存储信息量并优化检索配置对事业单位档案管理信息化是一种方式。既要保证技术，又要监督管理，二者共同对档案的安全问题形成保障。同样也需要纸质档案与电子档案的备份查阅管理，在档案查找方面提供很大便利。在完善电子档案的过程中，让分散的信息点通过整合，有顺序的排列处理，也可以共享档案信息资源。
第二，推进管理人员综合素质的提升。对管理人员的素质可以通过培训的方式来提高，以便建立更复杂的管理知识构架。建立复合型人才的高尖端团队也是对档案管理团队综合能力的提高，同时也能有效的解决资源配置上的一些弊端。
第三，运行有效的档案管理安全与保密机制。事业单位在档案管理方面可以把安全与保密机制作为管理工作的重点。档案信息的管理在运作、传播与共享的过程中可能产生一些疏漏，导致档案产生安全问题。通过运行安全与保密机制，可以保证信息对指定人员公开的安全性。此外，不仅保障了日常办公的安全性，也对整个档案管理信息系统的安全问题构建起了一层壁垒。
第四，改进档案信息管理走向标准化与规范化。在档案信息管理中，规范与标准起着重要的制衡作用。在构建档案信息管理的同时也应该多参考国家管理机制的标准，因地制宜，结合优秀的管理机制成果并形成符合本单位的管理标准。在建立管理数据库的时候，标准化与规范化更是有着不可小觑的作用。对各形式的档案数据形成有层次的划分管理，并在统一规定下进行数据与文档间的转化与共享操作。这种方法有利于解决数据在转化与共享过程中的一些不足，也对日后数据库的更新与发展有着正规与标准的导向作用。
关键词： 事业单位 档案 信息化管理 方法策略
古往今来，很多重要资料都是通过文件档案记录和整理的，如历史文献的记载、办公文件等，之所以选择文档，是因为这样比较方便查阅，便于管理。当然，随着时代的发展，文章的载体已经悄悄发生了变化，由古代的纸变为了现代的新网络，以前把相关信息都记录在纸质文件上，而现在则不同，科技在不断发展，人们收集和整理信息的方式和途径逐渐多元化。但有一点不变的是，对这些文档的整理工作相当重要，因为对这些文档进行管理是否节省成本和原料，是否科学合理，将极大地影响工作效率，影响人们对其进行使用的便利性。
一、当前我国文档管理工作存在哪些问题
经过长时间发展，我国在事业单位文档管理工作方面已经积累了一定的经验，但是纵观整体，依然存在一些问题。
1.专业从事工作的人员不足。
在这一工作中，很少有人有丰富的经验和专业的管理知识，单位很少对工作人员进行专业培训，导致工作人员整体素质比较低下，达不到工作规定的要求，工作时不懂得如何科学合理地对文档进行整理和分类。另外，进行文档整理时，工作人员没有专业知识，容易发生无意间损坏文档的事情，如较陈旧的纸质档案一不注意就容易破损，而保存在电脑上的文档则可能由于工作人员不当操作而消失或者缺少。
2.高层工作人员没有意识到文档管理工作的重要性。
很多高层工作者并未把这一工作放在心上，认为这一工作的处理无关轻重，因此派一些没有学习过专业管理知识也没有经过培训的员工进行这一项工作，其结果就是文档管理不合理，查阅不便，大大影响其他工作进行，降低单位的整体工作效率。很多领导往往忽略这一问题，没有清醒地认识到做好文件档案的管理工作是做好其他工作的基础。
3.对文档的管理不科学不合理。
很多单位对文档的管理固守传统，没有跟上时代的步伐，没有借鉴现代科学合理的方法，也没有借助高超的科学技术，使文档便于管理，便于查阅。如传统纸质档案会因为各种意外而损坏，导致一些信息丢失，因此相关工作人员应该借助电脑等工具和互联网技术对相关档案进行存档，防止其意外丢失，同时要进行整理和排序。
二、实现信息化的重要性
1.有助于提高工作效率。
实现信息化将更有利于管理工作进行，使工作人员对文档的管理更便利、更省力[1]。
2.便于查阅。
将文档进行整理、划分后，实现资料信息化，便于阅读者快速操作，进行查阅[2]。
3.有利于保障文档的安全。
对文档进行信息化处理之后，能有效防止相关文件丢失和损坏，有的记录在纸上的文档会因为潮湿等原因出现字迹模糊不清等问题，或者由于虫咬出现破损现象，甚至出现缺页情况，导致信息不全情况。如果借助网络对这些档案加以处理和保存，就能有效避免不理想情况产生。
4.有利于为人民带来利益。
对文档进行合理管理后，将大大提高事业单位的工作效率，为人民群众创造更多利益[3]。
三、如何实现信息化
1.加强信息化管理宣传，使工作人员认识到其重要性。
要想实现信息化这一目标，首先必须做到的是认识到这一工作的重要性，工作人员应当了解文档管理工作的作用和影响，以及做好后的积极结果和做不好的严重后果，只有清醒地意识到这些，才能真正认真地对待这些工作。提高重视意识，必不可少的就是宣传，这也是最有效的方法，在单位加强宣传，让上至上层领导下至基层员工都能理解文档管理的重要性，那么大家自然就会努力做好这项工作，大大提高单位资料的管理效率，有利于创造更多利益。
2.科学合理管理文档。
工作人员应当及时更新知识，充分利用现代化科技手段完成文档整理和保存工作。首先必须对各种资料进行合理归类，然后仔细检查这些文档是否有缺损，是否需要补全资料，最后将文档进行有序整理，使其便于查阅。总之，工作人员要仔细认真对待工作内容，规范化地操作，使工作有条理地完成，这样能避免一些不恰当的操作失误带来的文件破坏或者丢失。另外，工作人员的规范操作有利于提高单位工作效率，为其他人员工作减轻负担，带来轻松。
3.加强对人才的培养。
毫无疑问，要想很好地完成这一工作，需要具有更高素质、更强能力的人执行。因此，事业单位应当招聘具有专业知识的人员进行操作，但是，由于精通档案管理的人才比较缺乏，而且学习了专业知识的人有理论，但不一定有实践经验，因此，单位应当定期对相关工作人员进行培训，既能不断为其补充专业知识，有利于总结更多经验，又有利于他们及时更新知识，跟上时代步伐，更好地利用现代信息技术完成工作，优化工作方法，提高工作效率，保证工作质量。
4.加大资金投入，创造良好的工作环境。
要想做好这一工作，硬件设备和外在条件也很重要，如优良的硬件设备便于工作人员更轻松、更精准地操作，舒适的工作环境有利于工作人员身心愉悦，从而提高工作效率，因此，单位应当加大资金投入，为管理工作人员配备良好性能的设备及空调等其他硬件设施，将更有利于工作高效进行和目标实现。
四、总结
随着时展，我们需要对信息进行收集和整理，其中一个很重要的工作就是档案管理。然而，在这个信息量巨大且复杂的社会和时代，这一工作变得困难，因此要加强信息化管理，将对单位发展和社会进步创造巨大推动力。
参考文献：
[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013，16：128-129.
