发布时间：2023-08-15 17:13:27
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的高校数字档案样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
随着计算机、网络技术的发展和普及，信息的生产、存储和传递的方式发生了翻天覆地的变化。数字信息资源以传统信息资源难以比拟的优势逐渐成为信息资源的主体。
国内高校大多建校历史悠久，历史遗留下来的档案丰富，原始记录性强，进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值，可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化，更好的保护与抢救珍贵的高校档案。
二、数字档案资源建设的内容
进入数字时代，以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值，承载着国家、民族、社群以及个体的过往历程。
数字资源建设，就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息，进行数字化的处理和加工，同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织，使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。
高校数字档案资源建设，基于互联网、计算机，以档案数字化为主体，以文本、图片、音频、视频等各种形式记录，构建反映高校文化和历史进程的资源库。
高校档案馆数字资源的来源，主要在于两个层面：馆藏档案的数字化，包括档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等；电子文件的采集和接收，包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。
高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性，基于内容丰富的数字资源体系，可以进行多种形式的再开发，形成多种多样的衍生产品，进行学校文化教育、学校形象宣传等。
高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面：
（1）馆藏档案的数字化成果
馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源，以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容的数字化。高校档案馆开展数字资源建设，首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料，这些资料有的以电子版直接提交档案馆，有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。
（2）归档部门提交的电子文档
高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性，在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中，材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说，数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化，归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。
（3）档案馆专门数据库
档案馆提供各项服务，需要建立专门数据库，同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括：文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。
（4）档案馆日常工作所形成的数字资源
高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。
三、数字档案资源建设的管理
（1）建立和维护数据库
档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库，最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数据库建立起来以后，依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。
（2）数字档案资源的质量控制
档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富，其中很大一部分无法得到有效有用，若能予以数字化，通过网络实现有效共享和利用，就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的来源。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面：1、馆藏数字化的质量控制，在进行馆藏档案数字化进程时，档案管理部门应根据实际情况，制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收，确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制，高校数字档案馆档案信息资源的重要来源是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性，必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件，要求立档单位重新发送；对于无须进馆的电子文件，坚决拒收。
（三）数字档案资源的安全机制
为保证数字档案的信息安全，我国已经制定并公布了一些相关法律，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。
档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范，在完善监督机制的同时，保证制度规范的严格执行。
（四）数字档案资源的长期保存
数字档案资源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征带来了数字档案资源的易消亡性。因此，数字资源长期保存自然有着非同一般的价值和意义以及迫切性。数字资源逐渐成为信息时代生产和利用的重要对象，数字资源长期保存已成为数字档案馆以及其他数字信息系统的战略问题。运用各种手段使得数字资源能够长期、可靠的存取，保存管理是数字资源长期保存的核心与关键所在，只有做好长期保存管理，存取服务才能持续而稳定的进行。
（五）数字档案资源的备份机制
为了确保档案信息资源的绝对安全，必要的备份机制以防问题的出现和带来的不良后果。一般来说，数字档案资源存储的形态可分为传统方式、数字方式、缩微方式。当前，为了解决数字档案资源因保存不当带来的信息损害，一般采用异质备份和云备份。
（六）数字档案资源的服务机制
在当前的网络环境下，借助于多途径的网络接入方式和现代网络技术，档案馆数字资源能够突破时空的限制，更能方便为师生提供利用。高校档案馆数字资源营造的数字化环境不仅能够让校内用户随时随地获取需要的信息，也能为跨高校数字档案信息资源整合创造可能和便利。高校档案馆应为利用者提供更加方便、准确、快捷的信息服务，加快档案信息化、数字化管理，以满足各类用户的需求。
随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，档案信息数学化和网络化已经成为档案管理的必然趋势，也是评价一所大学档案部门发展水平的重要标准，但国内大多数高校档案部门总体来讲档案信息化建设相对滞后，其工作仍旧停留在传统的手工及计算机辅助管理阶段，极大地阻碍了高校档案信息资源的开发和利用，与传统载体档案相比，数字化档案是最大特点是冲破了传统载体档案的管理和利用方式，打破了档案利用的时间和空间限制，促使档案管理从传统的收集，整理，管理、利用的职能向信息采集，信息管理和信息开发的职能转变。
1 纸质档案转化为数字化档案的必要性
（一）有利于档案信息资源的开发利用
由于纸质档案资料较多，占用库房空间大，查找比较繁琐，档案在使用时受时间和空间的限制，大大降低了档案的使用效率。而将纸质档案转化为数字化档案，可以使档案信息分别分类的存储在数据库中。当使用者需要使用档案信息时，可以不受时间和空间的限制，在任何时间跨区域利用计算机网络快速的、准确的检索所需的档案信息，进而有效使用档案信息，这将大大提高档案信息的使用效率。
（二）有利于强化档案信息资源的保护
档案馆保存的纸质档案受外界环境影响较大，防火，防潮，防虫的安全系数不高。在档案的利用过程中会被使用者直接翻阅，容易造成纸质档案磨损和损坏；而库房管理人员如不能认真和科学的管理纸质档案，也可能会造成纸质档案丢失或损坏。以上情况的发生，都会使档案信息得不到有效的保护。而数字化档案可以使档案信息分类存储在数据库中，当使用者需要利用档案信息时，只需要通过网络传输的方式来进行档案信息的检索和利用，以电子阅读的方式来查看档案信息，这将有效避免纸质档案因外部因素导致损坏的情况发生。
2 高校档案数字化建设中应采取的策略
（一）加强档案宣传，争取领导的重视与支持。
学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案数字化工作的经费投入，因此必须要加强档案工作宣传，不断增强学校领导的档案保护意识，让学校领导一定要认识到档案数字化工作的重要性，促其加强对档案数字化工作的支持，并把档案数字化工作列入学校工作的重要议事日程，纳入学校发展的总体规划，将档案数字化建设与学校的“数字化”校园建设有机结合，做到把档案工作的发展与学校教学、科研等工作的发展同步推进，统筹协调。加大对档案部门的人力、财力、物力支持，为档案数字化建设提供强有力的保障，有利于切实解决档案数字化工作中存在的各种问题。
（二）建立健全档案数字化工作的各项标准和管理制度。
为了使高校数字化档案工作趋于规范化和科学化。要科学制定、修订、贯彻各项档案数字化标准，使数字化档案工作逐步走向规范化、标准化。首先各单位应根据自身条件和档案管理的特点设计档案数字化工作流程，建立和逐步完善各个工作岗位的工作制度，细化档案数字工作中的各项标准和工序之间的交接程序，并把工作职责落实到每一个人，做到分工明确，责任到人。根据纸质档案的类型、介质种类、年代等不同因素，对工作流程、工作岗位、技术指标都要有针对性的进行调整和设置，并安排专人负责指导和质量检查。对每个工序的交接环节要做好交接登记等等，比如档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还、数字档案信息备份移交都要做好相应的交接登记手续，要制定严格的工作制度和管理办法，只有采取强有力措施，才能确保档案原件安全和数字化档案的质量。
（三）加强数字化档案的安全管理。
为有效保护数字化档案的安全，应采取定期备份、信息加密、访问控制等技术措施。首先每份数学化档案应备份不少于两份完全相同的不同存储介质拷贝。数字化档案的管理系统应按照相关技术标准进行建设，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。对不同密级的数字化档案应该区别在不同的网络中使用，有保密要求的数字化档案必须在与外网隔断的专网内使用，每份数字化档案要根据保密级别设置相应的密级标识，同时进行技术认证和授权访问，严格控制数字化档案信息下载。而对完全开放的数字化档案可以接入校园网，为档案信息资源的开发和利用提供便利。档案数字化的使用要建立实名注册制度，设立查询管理系统，做到一切有据可查，可追根溯源。
总之高校档案数字化建设是高校档案事业发展的必然趋势。纸质档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的进一步开发利用，打破了纸质档案使用上的时间和空间概念。最大限度地实现档案信息资源的共享，提高档案资源的利用效率，加快档案工作发展的步伐，促使档案工作能更好地为学校教学和科研工作服务。
[关键词]信息时代；高校档案信息化；数字资源建设
信息化时代已经以惊人的速度推动着人们生产、生活和传播方式的变化，在历史发展过程中，作为具有承载信息、记录高校在教育、教学、科研、建设等工作进程的高校档案也在悄然朝着信息化管理方向发展。
档案信息资源建设的档案信息化建设的关键，在信息时代下，档案数据势必具有新的特点，正是如此，对信息时代下档案信息资源建设的探讨关系着档案信息化建设事业的前途，意义非凡。
1、档案信息资源建设的内容及重要性
2002年12月25日，国家档案局通过的《全国档案信息化建设实施纲要》中将档案信息化建设内容概括为6部分，即：档案信息化基础设施建设、档案洗洗资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设和档案信息化标准规范建设。其中，高校档案信息资源建设是高校档案信息化建设的关键和核心。
高校档案信息资源建设主要内容包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。
高校档案信息化建设的主体即为档案资源，只有将档案资源准确的、高效的、有机的建设起来，才能高水平的完成档案信息化建设。高校档案信息化建设如果没有丰富的、合理的、有机结合在一起的、优质的数字档案信息资源，那么，档案信息化建设就会成为“无本之木、无源之水、无米之炊”，档案信息化建设的目标和作用就无法实现，失去了档案信息化建设的意义。因此档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心内容，是档案信息化建设的“内在货源”保障，关系到档案信息化建设的成败。
2、信息时代档案数据特点
信息时代的变革减轻了手工劳动，规范了工作流程，其使得多种人工劳动发生了质的变化，同时影响着人们的思维方式。高校中的各业务也在这一时代中发生了翻天覆地的变化，均拥有着各自的业务系统为之服务。作为在高校教学、科研、党政管理以及其他活动中形成的归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是学校各种业务数据的终点，档案数据势必呈现出了新的时代特征。
（一）数据量大，增长迅速
高校档案记录着学校在教学、科研等各种活动中直接形成的、清晰的、确定的原始信息。在信息时代下，学校各业务部门的业务系统不断增多，进而产生大量数据，这些数据、信息有很大一部分属于归档范畴，直接导致档案数据量增大；同时档案数据种类也不断增多，不仅包括传统的文档，还包括图片、视频、音频、网页、日志等。再者，档案信息化资源建设还包括将馆藏档案进行数字化，这部分也是数量众多的部分。另外随着工作的推进，在信息时代下，档案资源还包括在纸质保管年代，因条件所限未能很好保存的数据信息，例如：浏览轨迹、访问日志、操作日志等。因此，在信息时代下，档案数据量将会以高速的速度增长。
（二）分布广泛，多源异构
学校各业务系统业务侧重点不同、开发工具不同、开发人员不同、采用数据库类型不同、上线时间不同，直接导致在此过程中各系统间产生的数据多样性增加，同时数据不可避免的分布在不同的业务系统、不同的数据库中。由此可见，在信息时代高速发展的今天，数字资源将广泛的存在于诸多不同的业务系统当中，作为众多业务系统数据终点的档案数据势必会带有明显的异构性，呈现出结构化信息、半结构化信息和非结构化信息融合的态势，形成分布广泛的大量异构数据。
（三）真实可靠、准确度高
信息时代，数据来源变得庞杂，对于学校各业务系统产生的过程数据及结果数据，利用者更需要精确的信息来源，而并非在众多庞杂的数据中寻求自己的需求数据。档案信息资源建设就是一个将众多庞杂的数据按照一定的规则、格式进行组合，是对原始数据的保存，同时也对原始数据重新整合，当使用者根据外部环境进行数据选择时，可精确的将所需档案信息进行锁定。因此，在信息时代，档案数据必将得到更大关注，因为它“是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”。具备真实可靠，准确度高的特性。
3、信息时代下档案信息资源建设面临的改变
高校档案信息资源建设主要包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。
（一）高校馆藏档案的数字化：是档案资源建设的很重要一个基础部分，主要包括目录录入、档案数字化加工。就高校来说，档案信息的数字化主要包括：纸质档案数字化；照片、底片、图纸等纸质档案数字化；录音录像档案数字化。
在信息时代下，这些原本的纸质文件本身是由业务系统中的电子文件进行了纸质化处理，因此，一部分数字化工作可以省略，例如：冲印的数码照片无需进行数字化加工，只需留存电子版即可。
（二）电子文件的采集：是档案资源建设的主要内容，主要包括将各业务过程中产生的最终的电子文件进行收集整理，电子文件的采集首先要求的是积累那些经过审批的“最终版本”的电子文件。
在信息时代下，无纸化办公已经成为常态，诸多归档的文件本身即是由业务系统生成的报表，在进行收集时需按照固定格式将报表生成电子版并转化为档案固定不可修改格式进行保存，同时收集方式可以采用网络在线接收和介质移交接收。
（三）接收档案信息资源建设：各种具有档案性质的行业、专题资源库。各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是档案馆数字资源建设的重要采集内容。
在信息时代下，可通过网络在线采集网现有的各种信息资源库，也可以根据使用需求，采购一些全文光盘数据库补充档案馆数字资源建设的不足。
4、信息时代下档案信息资源建设的实施策略
信息时代背景下，档案信息资源建设必须考虑到时代的特征性，充分利用时代特征，以建设精准、丰富、有机的档案信息资源为目标，进而圆满完成档案信息化建设工作。
（一）有序、规范、有机的进行数字化加工
信息时代下对档案数字资源建设分为“增量档案电子化，存量档案数字化”，对存量档案的数字化加工，首先应该有原则、有顺序进行加工，例如根据利用率高低进行数字化，根据档案保存难以程度进行数字化，根据档案重要程度进行数字化等等。
信息时代下档案数字化加工更应该遵守统一的标准。数字化加工是一个技术性、规范性工作，应该严格遵守数字化加工的标准规范。目前用于档案信息资源建设的标准规范由如下有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.2―1999）、《电子文件归档及管理规范》（GB/Tl8894―2002）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31―2005）、《中国档案机读目录格式》（GB/T20163―2006）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47―2009）等。
信息时代下，有机的完成数字化加工工作。数字化加工绝不是简单的将非电子数据经过计算机、扫描仪等电子设备转化为非结构化数据进行简单存储，更为重要的是要与目录数据库的结构化数据相结合，结构化数据与非结构化数据有联系、有对应、有组合，只有形成一套完整的、系统的结构化与非结构数据的有机整体，才是真正的数字化。
（二）整合资源，统一数据
信息时代背景下，学校各业务部门均有自己的业务系统，产生的业务数据在本系统内有统一性、规范性，不同系统间却有多样性。例如学校办公室OA系统、教务处成绩管理系统、科研处科研成果管理系统、财务处财务报表系统等采用的可能是不同的数据库，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等数据库，在尚无一个标准的数据接口下，可开发不同的转入工具使得不同数据库通过各自转入工具转化为统一的数据格式，分别与档案系统做借口，将各业务系统内需要归档字段与档案系统的字段做统一对应，则可完成数据高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好调研，档案工作前端化，通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，做到工作上主动性和前瞻性。
（三）以目标为导向，理清数据逻辑
档案的重要目的是利用，构建档案系统，完成信息化建设的首要思考问题应该是此系统的使用目的。由此根据理清数据间的关系进而去完成系统的设计与构建，“盘活”已有数据，最大限度优化系统。
例如在外语外贸类院校中出国学生比例较大，成绩翻译是档案利用工作的很重要的一个内容。采用手动录入、手动翻译当然可以解决问题，但是增加了劳动，重复建设数据，为此，可直接利用在务处成绩管理系统中已有学生的中文成绩，但是需与其中文成绩库做英文成绩库对应，理清其中学生学号、课程号、分数、课程的逻辑关系后，就可以很轻松的完成成绩英文翻译工作。
在完成中英文数据库一一对应之后，一份中文成绩单便成功翻译成了一份英文成绩单。
5、今后工作展望
（一）加强信息安全管理
信息时代背景下，数据是重中之重，访问系统首先要建立IAM（身份和访问管理）和隐私保护系统，实现统一身份认证、单点登录和访问权限控制，达到用户安全集成管理目标；其次，通过数据加密技术保护档案数据安全；再次，要建立完善的备份机制，提高系统容灾能力；最后要加强安全意识培训。
（二）加强标准规范建设
信息时代背景下，多样化业务系统、多样化数据已经成为常态，要消除信息孤岛，实现信息资源共享与整合就要协调各方利益，建立兼顾实用性、稳定性和国际性的档案数字资源整合的标准体系，完成不同协议、标准、规范的整合。
（三）加强人才队伍建设
信息时代的快速发展，迫使档案从业者要加强自身素质建设，在档案数字资源整合中承担起专家的角色，成为档案数字资源的提供者、组织者和领航者。要求档案从业者不仅具有过硬的档案专业知识，更要具备信息技术，不断学习跟随时代，才能做好档案资源建设，最终完成好档案信息化建设。
参考文献
[1]高力.高校档案管理信息化建设的思考[J].中外企业家，2011（5）.
[2]金波.论数字档案信息资源建设[J].档案学通讯，2013（5）.
[3]孟歆.大数据时代档案数字资源整合的难点及对策分析[J].山西档案，2015（1）.
[关键词]高校声像档案;数字化;管理策略
随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
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关键词：高校 历史档案 数字化 档案安全 实践
高校历史档案一般是指1949年以前形成的档案，它是一所学校历史的真实写照，也是其独特的办学传统和优良学风得以形成、继承和发扬的物质载体。尤其是一些保存百年以上的珍贵档案更是研究我国高等教育起源、发展和改革的重要资料。我校档案馆现馆藏有近1万卷珍贵的历史档案，如1896年四川中西学堂和1910年华西协和大学创办资料，、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求学档案，这些档案对研究近代中国西南地区的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要价值。但由于保存时间较长等诸多原因，这些宝贵的历史档案已出现了不同程度的破损，特别是近年大量而频繁的查阅历史档案，更加剧了档案的损坏程度。为了更好地保护这些珍贵的历史档案，同时，也为了能给大家提供更安全、高效、及时和便捷的档案查阅服务，我校档案馆启动档案数字化示范工程，实施历史档案数字化、信息化项目，同时采用缩微胶片形式对数字档案实施异质备份，保证数字档案信息的有效性和长期保存，努力建立一套安全有效的数字化档案信息资源长期保存体系。
1 历史档案数字化建设模式
历史档案数字化建设目前主要有两种模式，即所谓的“内包”模式和“外包”模式。“内包”模式是指档案管理单位完全依靠自身力量实施数字化，该模式通过自己实施数字化加工过程，实际也是一个熟悉信息化、数字化软硬件设备和流程管理的过程。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，在不知不觉中提高了大家档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。该模式数字化成本相对较低，能培养和锻炼队伍，但在档案数量巨大时，自行实施加工工期相对较长。“外包”模式即业务外包加工服务模式，随着社会分工日益细化、专业化程度日益增强以及数字化技术不断更新，社会上专门从事档案数字化、信息化加工的机构应运而生。通过选择专业化数字加工机构，可以在较短时间内完成较大量的档案数字化加工任务。本次档案数字化也尝试引入档案数字化加工服务的社会机构，实行业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司协助完成历史档案的数字化工作。
2 历史档案数字化建设内容及要求
我校档案馆历史档案数字化建设内容主要包括历史纸质档案整理、档案数字化扫描加工、扫描图像处理、档案目录著录、档案全文转录、数字化档案数据挂接以及采用缩微胶片实施异质备份等。
2.1 档案整理
档案整理是实施档案数字化的第一步，也是保证档案数字化质量的重要程序。因此，数字化之前应根据实施数字化档案的实际情况制定档案出库档案交接档案拆卷档案修复档案扫描、著录档案装卷档案入库等一套完整的方案，并严格执行档案管理制度，保证在数字化过程中档案不丢失，不二次损失，对破损严重或褶皱的档案实施技术修复和作压平或熨平等相应处理。
2.2 扫描加工及图像处理
采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。为更好地展现档案原貌，全部采用彩色单页.jpg的存储格式，扫描分辨率为300 dpi；对于案卷中字迹较小、较密集的档案，可将分辨率提高到600 dpi；照片档案分辨率应不小于600 dpi。根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合，扫描后的原始图像需要进行优化处理，使成品图像清晰、端正，无图像歪斜、图像脏点、脏斑、字迹洇透、图像深浅不一等现象，图像拼接不能有明显的拼接痕迹。
2.3 档案著录
全文转录信息以Word文件存储，全文转录的文字识别率和全文转录的合格率应达到相应要求。目录著录信息以Excel文件存储。
2.4 异质备份
对数字化后的所有档案按16 mm缩微胶片实施异质备份。缩微胶片制作符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）的有关要求。按GB/T18444-2001标准的要求，提供必要的长期包装存储装具，包装存储装具标示明确，便于检索利用等。
2.5 成果提交要求
项目成果包括采用符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）规范要求的扫描图像、目录著录、全文转录的档案级光盘各一套和符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T 44-2009）有关要求的缩微胶片一套。
3 历史档案数字化建设的风险防范
由于采用外包模式实施档案数字化，因此，档案安全等风险防范措施也是档案数字化的重点工作。主要风险体现在：（1）外包服务公司的选择，历史档案数字化场所以及历史档案数字化过程中外包服务公司的人员管理风险；（2）历史档案数字化的技术标准或技术规范以及历史档案数字化过程中档案的安全风险；（3）历史档案数字化成果形式及其质量控制。要求在外包服务公司的选择上须事先做好充分调研，加强对外包服务公司的资质审查，选择有较强从业经验、有较强技术人员和历史、档案专业类团队的公司。同时，要求外包服务机构必须在指定的工作场地完成项目内容；档案数字化实施过程中，不得擅自安装使用存储介质，不得擅自复制或留存档案文件和数据；不得将档案原件、复制件、数字信息等带出工作场地；工作场地可以辅助安装监控等措施加强现场的管理。根据档案实际事先确定技术标准或技术规范，并在实施工程中根据实际情况与服务公司及时沟通，实时调整技术标准或技术规范。严格质量控制，及时组织专家对工程质量和效果抽查，并反馈信息给外包服务公司，及时纠错或纠偏。由于历史档案多是竖排文字，古体文、繁体字且没有文件级题名，没有标点符号，因此，实施历史档案全文转录便是此次数字化的难点，这不仅需要信息技术人员，更需要具有历史知识和档案知识的专业人员。
4 结束语
档案数字化是建设数字档案馆，实现档案资源整合、提高档案利用效率的基础。选择基于外包模式的历史档案数字化，档案数字化场所的安全、外包服务公司的资质要求以及对纸质档案的安全保护和服务人员的有效管理等是档案数字化得以顺利实施的保障，而数字档案信息资源的安全保存和有效整合，保证作为档案价值的有效性以及提高档案利用效率是实施档案数字化的根本目的。因此，提出一个保证档案安全和人员有效管理的档案数字化外包服务实施方案以及风险防范措施是非常重要的。同时，对数字化档案信息资源的长期保存机制和利用服务以及数字化档案信息资源作为档案价值的有效性进行探索是也档案数字化后续工作的重要任务之一。
参考文献
[1]张小亚，王文娟.高校历史档案数字化发展与实践探讨[J].陕西档案，2008（4）：9-11.
[2]史江，秦慧，赵德喜.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索[J].档案学通讯，2010（1）：37-40.
关键词：成本管理；WBS方法；檔案管理
中图分类号：F47文献标志码：A文章编号：1673-291X（2017）29-0177-02
当前，我国已进入信息化时代，学籍档案涉及范围也越来越广泛，如出国、就业、教育、评职称等各个方面。因此，加强对学生学籍档案的数字化管理成为目前信息化背景下思考的重点。但是部分高校依旧使用落后的学籍档案管理方式，这种方式已经不能适应现如今学校的工作状态。为此，为改善学籍档案管理方式，结合成本管理理论，提出一种数字化档案管理项目，目的是充分发挥数字化档案管理的优势，以提高学籍管理工作的效率。
一、成本管理理论
1.定义
对成本管理来讲，就是保证项目在计划范围以内完成。其主要包括确定所需资源的种类及其具体的需求量、估计成本并具体分配、制定成本的预算表等。目前，成本管理理论主要包含两个内容，分别是作业成本管理和全面成本管理。
2.方法——WBS成本管理法
目前，针对项目建设的预算有很多种成本预算的方法。本文选择WBS工作分解法进行详细介绍。WBS法的应用有一定的前提要求，包括保证需求完全划分、拟定完整的步骤、绘制WBS表。在满足前提条件后，方可进行成本预算。WBS法要求先将工作结构合理分解到可以操作的程度，比如具体的某一环节需要哪些物料等，然后再进行具体到每个WBS要素的成本预算。
3.数字化档案管理项目成本预算
采用上述的WBS法进行成本预算，绘制成本预算表。其主要内容包括项目阶段、时间、成本构成以及成本预算。而结合数字化档案管理项目的实际，将其成本预算表设计为表1所示。
二、影响学籍档案数字化项目成本控制的因素
1.项目时间因素
学籍档案管理系统项目开展过程中，时间难以控制，时间的延长与过度减少都会增加项目的成本，因此学校为能尽量保证在合理范围内控制时间，这就需要了解项目成本与其开展的时间之间的关系，具体关系如下图所示：
由图1可知，T点（合理）所对应的是C点（合理）。通俗来说，当达到合理时间的最低点，此时成本最低。这个点也就是项目成本管理最合理的点。同时，观察可得，项目时间T延长时，项目成本也会因为人工费等各种费用的增加而增加；相反，项目时间压缩，导致工期紧张而不得不抢工，必然会产生更多不必要的抢工费等其他费用，这样当然会导致成本的增加。因此，应合理控制时间，这样才可以保证项目成本最低。
2.项目质量因素
学籍档案管理系统的时间因素会或多或少影响项目成本，但质量因素才是真正直接影响项目成本的因素。如果一味追求过高的质量，成本投入必然会增加；相反，如果质量不合格，无法达到要求，就需重新返工或者其他弥补的措施，这样也会导致成本增加。因此，质量过高或过低都会增加项目成本。具体情况见图2。
图2中通过鉴定成本、预防成本以及故障成本来综合反映成本与质量的变化。鉴定成本是指验收项目质量的费用，预防成本是指前期为了预防发生项目不合格或故障的情况产生的费用，而故障成本则是为解决项目不合格的费用，比如因项目质量不合格而导致返工的返工费，维修项目的维护费等等。从图2发现，当项目质量差或不合格时，即项目质量处于改进区时，为使项目质量合格，达到适应区或至善区，往往会选择对项目进行维护甚至是返工，这样故障成本就会大大增加，综合的成本也会增加；然而，如果一味过度追求项目质量，想达到至善区，在项目技术设计上就会投入更多的人力物力，也就是前期的预防成本会大幅度提高，这样也会导致项目综合成本的增加。因此，其实只需将项目质量控制在适应区即可，不必追求过高的质量要求，也不可降低质量，这样就可避免不必要的鉴定成本、预防成本或故障成本增加，从而更好地达到控制成本的效果。
3.项目技术方案因素
除了上述介绍的时间因素和质量因素，技术方案因素在控制成本时也是至关重要的。项目的技术方案不同，会导致项目质量不同，也会影响项目实施时间及进展。确定合适的技术方案，可以控制时间在合理范围内，同时保证项目质量达到适应区，以保证不会增加不必要的成本。若项目技术方案选择不当，则会产生各种问题，如时间增加或质量问题，这样都会导致项目成本的增加。需要注意的是，项目技术方案可以根据实际情况进行改变，以追求最好实施效果。
三、学籍档案数字化管理项目成本控制措施
在学籍档案管理系统中，结合高校实际情况，具体使用以下措施来保证成本的合理控制。
1.从技术方面采取措施
采取技术措施就是通过调动技术人员积极性，选择合理先进的技术方案、技术方式等达到节约成本的目的。首先，在对技术人员的管理上，要使用合适的管理制度及方式，充分发挥技术人员的主观能动性，以求达到更高的工作效率。其次，选择技术方案时，在满足质量要求的前提下，将时间控制在合理范围内，尽可能选择经济合理的技术方案，从而进一步降低成本；与此同时，因为在项目的具体实施中，物料费会占有很大比例，从这个角度来分析，可以广泛使用节能高效减耗的新技术方式，这样不仅可以提高效率，还可以有效控制成本。最后，为了降低故障成本、预防成本等，应在项目质量上严格把关，从而节约成本。
2.从经济措施上控制成本
采用经济措施包括人工费控制和物料成本控制两方面。首先分析人工费。应严格控制人工成本，因为人工费在项目成本中占很大的比重。其次，需要控制项目分包单价，参照地区的市场价格，进行分析来制定单价。再来谈物料成本的控制。对物料的控制主要分为两个方面，一是用量，二是价格。在物料的用量上，使用先进改良技术，杜绝浪费，坚持贯彻节约物料的技术手段；在采集购置、运输等过程中减少物料损耗；在满足项目质量要求的前提下，使用创新型环保材料，从而降低成本。在价格的控制上，在采购过程中充分调查物料市场，在不影响质量的情况下选择合理价格的物料。可以将物料进行分类，在主要物料的采购上可适当性地减少；同时在采购物料时需充分考虑运输费用，综合选择最经济合理的方式购买，从而降低运输成本，有效控制物料成本，对整个项目的成本和经济效益产生直接性的积极的作用。
3.完善项目成本管理体系
要建立完整规范的项目成本管理体系，分级管理，不同级别负责不同职责。具体实施应根据实际情况，划分所有的部门及其成员的工作职责，使其清楚自己的工作任务及权利。这样可以更好地管理部门成员，调动其工作积极性，从而提高工作效率，降低人工成本。同时，也要设立合理的奖惩制度，以促进员工更好完成工作。
结语
总之，对于高校数字化档案管理项目的开发中，要充分把握时间、质量等这些对成本管理有直接影响的要素，并从技术方案、经济措施和质量体系等角度，才能更好完善档案管理系统的开发，减少开发的成本。
作者：王炜
参考文献：
[1] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].内蒙古财经大学学报，2016，（2）：148-151.
（一）管理体制问题。
在现行的高校管理机构中，档案管理部门一般处于附属或从属地位，有的隶属于学校办公室，有的隶属于图书馆；少数独立建制的也属于弱势部门。在这样的管理体制下，档案管理部门行政地位低，话语权不大，难以有效组织协调各部门参与数字化档案信息的协同管理。而且，各职能部门或学院之间相互独立、各自为政，即使学校统一使用校园OA系统办公，数字化档案信息资源仍然相对独立，各自封闭，不能实现一体化，给数字化档案信息网络化、集成化管理带来极大的困难和障碍。
（二）队伍结构问题。
相对而言，高校档案工作者年龄普遍偏大，成分复杂，且以女性占绝大多数。她们实际档案管理经验较为丰富，但专业研究能力不强，对先进的计算机网络环境比较陌生，更缺乏数字化、信息化等方面的理论知识和实践经验。而囿于传统的档案管理认知与偏见，高学历、有活力且对数字化、信息化娴熟的年轻人一般不愿意到档案管理部门工作。因此，当前高校档案工作队伍在年龄、性别、学历、知识背景等方面存在着严重的结构性问题。
（三）信息标准化问题。
近年来高校数字化档案信息数据规模急剧增加，且来源于校内各职能部门不同的业务管理系统软件，运行环境复杂多样，形式不一，从而导致生成的数字化档案信息数据格式纷繁多样，不利于档案信息数据的收集、整理、存储和迁移，也不利于后期的数据资源开发和利用。所以，当下高校数字化档案信息数据的非标准化问题是档案信息化管理的重点、难点之一。
（四）信息安全与凭证问题。
计算机网络和数字化信息给高校档案信息管理带来了前所未有的高效与便捷，同时也带来了严重的威胁和巨大的挑战。一方面，在复杂的计算机网络环境中，高校数字化档案信息随时可能被恶意破坏、篡改，且不容易留下痕迹。另一方面，在异构系统环境下，各部门形成的不同门类、不同格式的电子档案在移交过程中难以保持其原始文件的结构信息及内容信息的真实性和完整性；在升级、转换和迁移等操作过程中，电子档案的凭证作用难以确保其有效性。
（五）信息公开与知识产权保护问题。
高校数字化档案信息蕴含着科技发明、文化创新、艺术创意等方面的大量优质信息资源，潜藏着无形的开发和利用价值。这些信息资源的公开利用，将对社会产生巨大、有形的经济效益和社会效益。然而，这些科研成果是高校教师辛勤与智慧的结晶，其产权与著作权是教师们的个人权利，应该依法得到保护。如何处理好数字化档案信息公开与知识产权保护之间的关系是摆在高校档案信息资源管理与开发工作面前的现实问题。
二、高校数字化档案信息管理困境的突破策略
（一）加强档案信息资源意识宣传。
在数字化时代，档案信息资源是重要的资源。高等院校是知识和人才聚集的高地，其形成的数字化档案信息资源更是重要而宝贵的资源。高校档案管理部门及工作者不仅要宣传档案历史文化知识，而且要进一步加强宣传数字化档案信息资源作为新兴资源的意识，以改变师生们传统的档案认知，使其重视数字化档案信息资源及其管理工作，为档案管理部门收集、管理和开发档案信息资源创造有利的外部环境。
（二）转变管理理念与制定管理政策。
随着多媒体及网络技术的普遍应用，档案管理已不是传统的纸质档案管理和经验管理，而是现代化信息管理理论和技术相结合的管理。高校档案工作者应该主动转变思维，更新观念，用现代化的档案信息管理理念取代传统的管理思维。同时，应该强化档案信息资源共享和管理服务意识，并制定档案管理政策保护个人信息及知识产权。在档案管理政策允许的框架下，应该无限度地开放高校数字化档案信息资源，为档案利用者提供便利，为社会创造效益。
（三）引进和培养档案信息化专业人才。
档案信息化人才是档案管理现代化的关键，是至关重要的决定性因素。高校档案信息化人员是数字化档案信息管理工作的主体，是推动数字化档案信息管理现代化的核心力量，具有不可或缺的地位。为此，高校档案管理部门应该坚持“双管齐下”，一方面重视档案信息化专业人才的发掘和引进，完善工作队伍的知识背景结构；另一方面加强在职档案工作人员信息化知识培训，不断提高应对档案信息化、现代化管理挑战的能力。
（四）推动档案信息标准化及其管理集成化。
合乎规范、统一标准的数字化档案信息及其技术是档案信息集成化管理的前提和基础。高校档案管理部门应该协同各归档部门统一规划和布置，对档案信息数据及其运行环境进行规范化和标准化处理，其中应包括：压缩格式的规范化、数据交换的规范化、数据加密方式的标准化、水印技术的标准化、档案管理软件的统一化。同时，打破学校各职能部门之间的“藩篱”，将学校档案信息管理系统与其他职能部门的业务管理系统有效对接，使档案数据资源由分散管理转为集中管理，从而实现全校档案信息资源管理的集成化。
(五)运用计算机网络与现代化信息技术保障安全。
网络环境与信息系统漏洞是数字化档案信息现代化管理最突出的安全隐患，是无法回避的威胁和挑战。关于数字化档案信息安全，高校档案管理部门要联合学校有关部门（如学校办公室、计算机网络管理中心）运用计算机与网络技术，对档案信息综合管理系统和网络信息共享系统存在的漏洞进行评估、修复，完善数字化档案信息管理网络体系。同时,定期排查、更新和升级相关管理软件，确保数字化档案信息的安全性。
三、总结
高校是知识和人才高度集中的教学科研基地，是高新技术、教学创新和教学改革的主要发源地。高校档案是高校在教育和科研过程中按照一定的立卷归档制度集中保管起来的文字材料、图像、音像、光盘等不同形式的历史记录，其见证了一所高校的发展历史、教学管理改革、教学质量提升、人才目标建设等重大事件，其是从事教学科研活动必不可少的条件之一。高校档案工作在高校各个领域中扮演着十分重要的角色，在知识创新和应用，科研开发，高新技术成果转化等方面发挥着不可替代的作用。随着信息时代的到来，高校传统档案建设模式已经不能适应时展的要求，做好高校电子档案建设管理工作就成为目前我们需要重点研究的内容。
一、高校电子档案建设管理应用信息技术的必要性和紧迫性
1.应用信息技术可以实现高校电子档案的大容量储存
将信息技术应用到高校电子档案建设管理中，可以进一步拓展高校电子档案储存的稳定性，实现电子信息大量储存，更方便档案工作人员对不用类型的档案信息进行针对性管理。随着信息技术的进一步应用，高校电子档案建设管理能够实现自动化和网络化，并进一步提升档案管理人员的工作效率。此外，当各种信息录入电脑信息系统之后，系统能够对相关信息进行进一步的统计分析，为学校其他行政工程提供相应的数据支撑。
2.应用信息技术能够转变高校档案管理人员的工作方式
将信息技术应用到高校电子档案建设管理工作中后，就能够进一步提高档案信息的真实性和原始性，将工作人员从繁杂的档案工作中解脱出来，从而保证高校电子档案建设的丰富性和全面性，有利于更好发挥高校电子档案的作用和功能，确保为高校其他行政部门服务。此外，在高校电子档案建设过程中，档案分类、收集和开发工作也是一项十分繁杂的工作，如果电子档案平台管理不完善，上述几项工作肯定会受到不同程度的影响。而将信息技术融入到高校电子档案建设管理中，能够避免上述问题的产生，从而更好提高档案工作的质量和效率。
二、高校电子档案建设存在的问题分析
1.对高校电子档案建设没有形成系统性认识
相对于纸质档案来说，高校电子档案建设还属于一门比较新兴的事物。在很多高校档案建设和管理部门中，工作人员的思维模式和工作观念还停留在过去传统档案建设管理思想中，对高校电子档案建设的相关理论和知识认识性不足，缺乏对相关领域的全面认识，没有将高校电子档案和传统档案在工作形式、工作方法和工作对象之间的差异性进行很好的区分，对高校电子档案建设缺乏系统性和长期性的规划和建设。由于高校档案部门不注重电子档案建设，极大的限制了高校电子档案建设工作的开展，同时还很容易造成高校电子档案建设重复性，最终影响到高校电子档案功能的发挥，无法提高高校档案管理的质量和效率。
2.高校电子档案的真实性和原始性建设难度比较大
不管是纸质档案还是电子化档案，档案数据信息的真实性和原始性都是体现档案价值和功能的本质属性。对于纸质档案来说，其原始性和真实性通常形式上都比较单一，很容易区分，因此，纸质档案在辨别过程中比较简单，而高校电子档案在形成过程中信息很容易变动，信息形成之后能够被管理员修改或者删除，因此，电子档案信息很容易失去真实性。再加上高校电子档案和信息载体能够分离，利用移动设备能够对档案进行转移，因此，在高校电子档案建设和管理过程中，如何保证电子档案袁术数据的真实性，如何对电子档案开展真实性检验就成为高校电子档案建设过程中需要面临的一项重要课题。
3.高校电子档案建设范围需要进一步作出明确
高校电子档案建设具有储存信息量大，非物质化特征。高校电子档案建设需要借助现代计算机技术、网络通信技术和数据库储存技术，实现三者的有效结合才能实现高校电子档案建设管理。在高校电子档案建设过程中需要我们进一步熟悉掌握高校电子档案管理系统，储存介质的储存量以及建立完善备份制度。但是在系统建设过程中应该建设什么样的系统，使用哪种数据库技术，档案生成格式的确定等建设范围还没有一个统一的建设标准，电子档案建设范围难以确定，进而造成了高校电子档案建设和管理的适应性、兼容性和通用性较差，系统运行存在极大的不安全因素，电子档案安置和复制随意现象十分普遍，严重影响到电子档案的利用价值和正常功能的发挥。
4.电子档案安全方面容易遭受威胁
在高校电子档案建设过程中，主要利用计算机和网络技术开展建设管理工作，而电子档案文件在产生、传输和储存保管过程中都会受到储存介质、软件系统和数字化环境的影响。高校电子档案系统最终容易受到外界因素的影响，如电脑病毒、黑客攻击、人为操作不当等因素严重威胁到高校电子档案建设和管理的安全性。现阶段，高校在进行电子档案建设过程中对系统的安全性还没有进行有效的评估，在档案利用和管理环节方面还存在很多漏洞。档案内容经常被修改，在存取过程中相关信息很容易被覆盖，从而对档案信息的原始性和完成性造成严重破坏。
三、信息技术在高校电子档案建设管理中的应用对策分析
1.强化档案信息化基础设施建设
高校档案管理部门应该将电子档案信息化工作纳入到本单位的总体规划中，强化电子档案信息化基础设施建设。进一步推进微机管理档案的进程，提高档案管理部门和各个单位档案室计算机和网络系统的应用程度和水平，进一步发挥好档案室功能和作用。进一步强化档案部门内部局域网建设，将其和办公局域网络进行有效对接，并在校园网上使用档案网络管理系统，提高档案管理系统的兼容性、适用性和适应性，真正实现高校电子档案建设管理的数字化。
2.加强档案信息资源建设
要充分利用好信息化档案管理软件，分重点，按步骤的将现有的档案信息及时实现数字化。在信息资源建设过程中一方面由学校各个基层单位将本年度生产的归档电子文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中，降低档案部门工作人员的工作量，同时还能够保证各个系部和部门的档案原始信息的真实性，对加快实现档案信息资源共享有很大帮助。另一方面档案部门需要组织人力将高校原有的档案卷目转化为机检数据信息，根据电子化档案接受、保管、利用的相关技术手段，加强对高校各个系部部门电子档案的收集、鉴定、著录和归档，保证有保存价值文件的真实性和原始性。同时，还要严格按照纸质文件和电子文件并存的原则，实现两种形式文件的并存保管，最终对本校的档案资源有目的、有计划实现信息化建设和数字化处理。
3.建设完善档案信息化管理系统
要严格按照规范、先进、实用的原则，既要保证满足当前档案信息化建设的要求，又要符合档案信息化发展趋势，进一步加大对档案管理软件的推广和应用力度，提高档案信息化管理力度和信息化应用水平，为档案信息交换和实现档案信息资源共享奠定坚实基础。进一步加强高校档案信息库建设，要转变认识，将档案数据为高校的重要信息资源去管理，将其纳入到高校网络办公总体格局中，逐渐建成全校的文献资源数据库，在校园网络平台上有计划的开放档案目录，并上传已经公开的全部档案信息，并提供相应的档案服务工作。
