发布时间：2023-08-17 17:50:52
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的企业档案信息化样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
任何一个企业在发展的过程中，都需要关注对档案的管理。传统的档案管理方法，比较适合小型企业，但对于快速增长的大中型企业而言，运用过往的档案管理方法，肯定会造成较多的不足，并且在日常的工作成果上无法达到最佳的状态，甚至有可能出现影响企业运营的问题。为此，在今后的工作当中，有必要将企业档案信息化管理坚持落实，既要将过往的各项问题和缺失有效的解决，还必须在日后的工作水平上大幅度的提升。
一、企业档案信息化管理的特点
经过长久的发展和积淀，我国的企业数量出现了大幅度的增长，为国家所做出的贡献是非常积极的。档案管理工作是企业的重要组成部分，在很大程度上直接关系到企业的长久进步，因此不能通过简单的模式来完成。在现阶段的发展中，信息化技术得到了很大的巩固，并且在执行效果上、操作方法上都表现出了多元化的趋势，基本上可以结合企业本身的规模和相关内容，将档案信息化合理的过渡。
（一）企业档案信息化管理的开展，能够针对各个部门的多项信息、数据予以有效的保留，作为日后工作的依据和不良事件的判断标准。现下的企业在市场竞争当中，需要面临很多的压力和外部、内部因素影响，倘若在档案缺失上较为严重，则很容易造成强烈的隐患。信息化的开展，几乎可以将所有的档案进行分类管理，相关系统及平台的搭建，也为工作的落实提供了足够的支持，基本上很少出现严重的威胁，所以在可靠性方面比较突出。
（二）对于企业档案信息化管理而言，其在积极的落实当中，得到了档案部门的认可。信息化处理方法的速度非常快，m然在最开始的录入上比较麻烦，但是一旦将所有的数据、信息，全部转变为信息化的状态后，后续的工作将会更加的便捷，很少出现严重的问题。阶段性的档案优化工作，也能够在规定时间内完成，企业由此走向了上升的道路。
二、企业档案信息化管理对策
（一）统筹规划，夯实基础
从客观的角度来分析，现下虽然已经进入到了信息化的时代，但是想要在企业档案信息化管理层面上得到理想的结果，并不是一件容易的事情。很多企业仅仅是看到了信息化管理的优势，但却没有看到过程中需要应对的挑战，以至于企业档案信息化管理仅仅在表面上开展，未产生实际的效果。建议在今后的工作中，应积极按照统筹规划、夯实基础的内容来完善。
1.企业档案信息化管理的初始阶段，必须选择正确的系统和平台。现如今的信息化研究机构较多，企业应该慎重的选择，同时积极开展调查分析，了解到信息化档案管理需要采购的设备、技术，需要聘请的人才，需要成立的部门等等，要将所有的准备工作完成以后，才能将后续的企业档案信息化管理合理的落实。
2.从传统的档案管理过渡为企业档案信息化管理，势必需要花费一定的时间，但绝对不能表现过长。以往的部分企业，总是以过渡的借口，将传统档案管理和信息化档案管理并行，以至于在工作上出现了很多的矛盾状况，不仅没有达到兼得效果，还针对固有的工作造成了很多的不利影响。多数企业都可以在较短时间内完成过渡，一方面是为了减少各种不良因素的威胁，另一方面则是为了将工作损失降到最低，应该积极推广。
（二）科学配置软件、硬件
企业档案信息化管理的开展过程中，软件与硬件是两个核心的内容，如果在该方面表现出严重的问题，那么后续的所有工作，都只能在理论上开展，实践方面的工作难以达到预期的效果，甚至会造成极大的不良反响。本文认为，加强档案信息化建设，公司应及时配置与之相适应的软件和硬件设施，诸如计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等。为此，一要合理调配现有软、硬件设施资源；二要加大财力的投入，充分发挥信息科技、缩微技术在档案管理中的应用，加快档案信息数字化处理步伐。档案信息化工作做得好，利用效果显著，公司就会从中尝到甜头，从而加大档案信息化的投入。而档案信息化投入的加大，为档案信息化发展提供了有力保证，效益的产出也会相应增大，这样就形成了良性循环。
目前，档案管理信息化能够显著提高企业档案管理水平已成为共识。通过对档案内容电子信息化采集形成数据库，不仅可以提高档案查阅效率，还可以通过数据库运算对相关档案信息进行归纳总结，丰富了档案利用的形式。燃气企业工程档案管理中引入信息化手段，实现工程档案信息化管理能够显著提高燃气企业管理水平，提高供气效率，降低供气安全风险。
一、燃气工程档案内容
燃气企业工程档案主要包含以下几方面内容：
①燃气建设所涉及到的各类业务合同，如监理合同、施工合同、市政工程开挖恢复合同、设计合同及无损性探伤检验合同等。②各类竣工资料，如施工蓝图、材料预算书、各类审批流程单、竣工资料及结算书等。③安全生产档案，如安全教育培训记录、安全管理设备台账、安全检查整改材料、安全管理相关资格证书。④与燃气工程相关的账册信息，如合同编号、开竣工时间、施工单位情况、工程价款、监理费用、设计费用、质保金。涉及到工商业用户要注明燃气计量表型号数量，小区工程需要注明总户数、合同户数，管网工程需要注明管道直径、管道长度、阀门类型数量等相关信息。⑤与燃气工程相关的技术资料，如燃气工程施工国家标准、相关技术书籍等。
二、实现工程档案信息化的具体办法
对于工程档案实现信息化，与一般文书档案相比既有相同的共性，又具有其自身的独特要求。实现档案管理电子信息化的基础是将各类档案信息转化为电脑能够识别存储的数据，要实现这一目的，需要完成两方面工作：其一，进行档案信息数据库录入，包括文件题目、文号、关键词、摘要等;其二，用扫描仪对档案原件进行扫描。工程档案与普通文书档案相比较，区别主要体现在于各类工程蓝图的数字化加工方面，一般文书档案以及工程档案中的诸如各类合同、合格证等文件档案，在扫描录入时只要使用一般扫描仪甚至数码相机拍照即可，而图纸档案对于细节要求严格，必须用专用的大幅面扫描仪进行扫描录入。
天燃气具有易燃易爆以及有毒等特殊属性，因此安全生产在燃气企业运营管理中地位非常突出，而天燃气管道又深埋于地表之下十分隐蔽，这就进一步要求燃气企业工程档案管理中，在将各类工程的施工图纸进行电子信息化扫描录入时必须保证电子档案与原始档案高度保真。为了达到这一目的，在进行图纸电子信息化扫描录入时必须注意以下几点：①必须使用专用的大幅面扫描仪，并匹配专用的扫描软件。②在扫描前对图纸档案进行整理，尽量保证图纸整洁，对于褶皱不平的图纸在录入前必须进行烫平处理，并拆除相应装订物。对于比较陈旧有破损的老图纸应先装入透明扫描套封进行扫描。③扫描参数设定关系到扫描图像的质量也关系到扫描的效率，必须根据具体情况具体设定，如扫描分辨率越高，理论上扫描所得的图像清晰度越高，与原始蓝图相比，更能保存原图所含信息，但随着分辨率的提高，扫描时间也大幅延长，降低扫描工作效率也增大数据量，加重数据库的负担，在实际工作中，一般选择分辨率在100至200dpi之间即可。
三、工程档案信息化促进燃气企业管理水平提升
实现档案信息化管理，依托网络、数据库等信息技术资源，可以有效的增大档案存储容量，提高档案查阅利用效率。对于工程档案，尤其是各类工程蓝图档案，信息化技术在其管理利用中的应用能够带来显著的效益。通过对各类工程相关的技术资料、合同、证书以及台账等信息化采集并形成数据库，既可以实现相关信息的联网检索提高效率，又可以减少因反复使用造成的档案原件损坏。各类蓝图档案作为燃气企业工程档案的主要内容，实现信息化管理能够为燃气企业生产经营活动带来显著变化。
第一，各类工程蓝图数量庞大，纸质蓝图存档数量巨大，保存以及查询都十分不方便，再加上一些年代久远的图纸磨损严重，更加大了图纸管理的难度，同时也给图纸的利用造成了困难。实现蓝图档案数字化管理后，相关部门再查阅图纸就不必翻阅原始图纸，可以直接通过档案管理系统直接在数据库中检索并调阅相关图纸。而且由于网络存在，相关部门在不同空间时间可以根据需要即时调阅图纸，而不必前往档案室。这在燃气管网抢修维护中显得格外重要。
第二，图纸档案数字化利用有利于蓝图原件的保护。传统的图纸管理，因原图被相关部门反复借阅使用，常在使用过程中造成原图的污损破坏，可能造成重要信息的丢失。实现信息化管理，可以在日常工作中不必查阅图纸原件，有利于图纸原件的长期保管。
第三，可以加快工程图纸设计速度。城市燃气管网以及各类室内管道在面临升级改造时，一般只需要在原有管道系统基础上进行修改，相关图纸仅需要进行局部修改。按照图纸档案传统管理办法，通常需要绘图员重新画一遍，工作量很大，而图纸档案实现数字化管理后，面临这一情况，只需要在原有图纸的电子版上进行修改，从而加快了出图速度，提高工作效率。
1企业技术创新中的档案信息需求
企业在创新过程中产生了很高的信息需求，只有全面了解企业的信息需求，档案信息服务机构才能更好地提供具有针对性的档案信息服务，才能确定提供的服务是否有效、适用。企业在技术创新过程中的档案信息需求是多种多样的，其中最主要的信息类型包括：
1.1市场信息
市场信息在企业竞争中起着引领技术竞争、促进技术创新的关键作用。企业从事技术竞争，其着眼点在于进入和占领国内外市场，获取市场信息则是开拓市场的强有力手段。
1.2政策信息
企业技术创新活动依托于国家的国情国力和国际创新趋势等大环境，受到国家有关政策的调控和约束。了解政策信息是企业进行技术创新的基础。
1.3技术信息
为避免因信息闭塞造成重复开发、结构趋同和防止因技术上难以逾越的困难而导致创新的失败，技术创新必须有技术信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本来前景难断的创新项目转变为成功在握的可控工程。
1.4管理信息
管理信息是促进企业技术创新的钥匙。企业技术创新不仅仅是技术问题，更是管理问题。一方面建立现代企业制度需要信息技术的支持，另一方面企业信息化的实施也将推动企业组织结构和管理模式的变革。
1.5人才信息
经济的竞争和技术的竞争归根结底是人才的竞争，是人才数量和质量的竞争。在企业技术创新中，人才是一个至关重要的因素。没有创新人才，技术创新就无从谈起。企业的人才信息档案应能够反映各种人才的基本情况，如简历、专长、教育背景等。
在企业技术创新过程中，企业档案是一项重要的信息资源。档案是保存与延续企业文化的载体，展示和传播企业文化是档案信息资源开发利用的目的。档案资源只有通过信息化，建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源，才能真正实现档案资源的价值和使用价值，使档案信息服务体系满足企业创新的要求，最大限度地为企业提供准确、超前和多样性的资料信息，从而提升管理层面，提高企业整体的现代化管理水平。
档案信息化建设是信息化建设的一部分，企业内部某个部门的信息化也不是真正意义上的信息化。因此，信息化进程中要注重档案信息整合，优化企业档案信息资源的布局，把档案信息化看作是企业信息化的重要组成部分。把企业各部门的档案信息纳入相同结构的数据库中进行管理，如“手册报关核销系统”、“人力资源管理系统”、“订单管理系统”、“生产管理系统”等，采取统一的软件对档案及档案数据进行计算机处理和网络化管理，以整体优势实现企业内部信息资源共享，从而达到我们所需要的企业高层与部门管理环节紧密联系的目的。利用计算机和网络技术，通过对信息资源的深度开发和广泛应用，不断提高生产、管理、决策的效率和水平，让企业中高层电脑用户能够在轻松的人机对话中完成计算机任务的管理与决策，从而提高企业经济效益和企业竞争力。
2企业技术创新中的档案信息服务
档案信息服务就是为了让人们能够在特定时间获取所需要的特定档案信息而采取的服务措施。企业，作为专门的信息用户，满足其创新过程中的信息需求的关键是通过一切可能的途径提供适当的各种形式的信息，供其选择、使用，这就需要档案信息提供者提供系统化的信息服务。档案信息服务部门应该充分运用信息化、网络化的优势和手段，综合集成，充分整合信息资源，增强服务手段，扩大服务内容，开拓服务领域，提升服务水平，提高服务质量，为技术创新服务体系发挥科技信息服务的有效支撑作用。笔者认为可从以下几方面入手：
2.1档案信息数据库开发服务
在为企业提供文献档案信息服务时，档案信息服务部门拥有的丰富的信息资源不可能原封不动地传递给企业，因此应根据企业的具体需求，选择相应的服务器。企业内部局域网配备交换机和操作平台，建立有系统、完整的专题档案数据库，以便向用户提供特色服务。例如可以建立文件级开放目录中心，首先由企业确定出需要包含档案信息数据源的范围，然后根据用户需求，从国内外专利数据库中套录企业需要的所有专利信息，制成专利数据文件和图片，最后根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查，编制开放档案目录，把专利文件转换成档案数据库（包括摘要和全文信息）提供给用户。
应用标准化的档案管理系统，企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定，就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到所需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息了。标准化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。
2.2定题信息服务
定题信息服务，是档案信息服务机构根据一定范围内的用户对某领域的信息需求，确定服务主题，然后围绕主题进行信息的搜集、筛选、整理，以定期或不定期形式提供给用户的一种服务。档案信息服务人员在广泛调查企业创新信息需求的基础上，选择适用面广的主题作为服务课题，然后主动与用户联系，根据用户需求，建立信息用户服务档案，从而针对性地提供信息服务；或者根据企业用户的个性化需求，及时有效地向用户推送实用信息，帮助用户有效地解决科研、生产和经济活动中的一系列难题。当用户将自己所需要的档案信息通过网络向系统数据库提交以后，由专职的信息服务人员确定检索词，搜寻相关网站，经过初步的分析、筛选、归纳、总结，最终形成用户需要的档案信息资源，并将这些资源以一定的语言格式进行有序化整理，编辑成一个或多个方案，并通过E-mail发送到用户邮箱中，或者上传到服务人员个人主页、定题信息服务主页等，方便用户直接上网浏览、下载、打印课题最新文献。
2.3档案信息咨询分析与情报研究服务
情报研究和咨询服务是科技信息服务最主要的服务模式之一，也是企业技术创新信息服务中应重点发展的一项服务内容。档案信息服务部门应该利用自身优势，不断跟踪、编译世界各国重大科技计划、政策、管理、创新与发展战略等方面的最新资料，建设专题数据库，进行基础性情报资料的积累与分析，为开展信息咨询与情报研究工作奠定基础。进而结合企业自身情况，进行不同层次的研究与开发，包括项目跟踪研究、技术发展趋势预测研究、评估研究、发展对策研究等，直接参与企业的科研生产活动，起到企业经营者的参谋、“耳目”、“尖兵”的作用。
随着企业创新机制的加强，企业知识产权保护力度在不断加大，企业档案信息服务部门要相应加强对科技档案和知识产权档案的保护，积极为企业自主创新服务。企业技术创新的最终目的是促使企业形成持续自主的技术创新能力，是培育企业的持续市场竞争优势。而有效利用信息情报在技术创新中相当重要，信息情报的收集、整理、分析和预测已成为技术创新的必要手段。企业档案信息服务部门应调整自身的工作方法和方式，围绕市场经济所关注的科技、经济、社会发展问题，开展调查，提高分析水平，为企业决策提供服务。
2.4提供培训服务
【关键词】企业档案；信息化；服务能力；提升
随着当今社会科学技术的迅猛发展，信息资源已经成为人类社会活动必不可少的战略资源，人类对档案信息的需求和依赖越来越大，档案信息化建设成为档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是促进档案管理工作现代化的客观要求，是档案馆发展的方向和目标。
国资委提出档案信息化是中央企业加强档案管理的一项革命性和基础性工作，要将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体方案中，同步规划、同步设计、同步实施，促进档案工作逐步向自动化、信息化、网络化转变。因此，传统粗放式档案管理系统建设模式已经不适应企业的发展以及国家对央企的要求，信息化建设是落实国资委和国家档案局要求的积极步骤，而数字档案馆建设是加快档案信息化建设的根本途径。
做好数字档案馆建设对于整合企业信息资源，满足企业档案工作长足发展，提升档案服务能力具有以下几个方面的重要意义：
一、打破各业务信息系统壁垒的需要
近年来，中央企业信息化建设取得长足发展，管理水平显著提高，信息系统的数据贯通、资源整合能力和效能发挥得到了较大的提升。但是，由于各业务信息系统基本上是纵向部署，加上管理方式影响，客观上造成了信息“壁垒”，形成信息“孤岛”。对此，我们迫切需要快速提升信息资源的整合水平，而数字档案恰恰是解决这一问题的有效手段。通过加强顶层设计，将档案信息化建设纳入企业信息化项目总体规划中，对档案业务进行统一规划和部署，实现企业电子文件的标准化、规范化管理，打通企业各业务系统与数字化档案管理系统的通道，逐步实现信息资源的集中统一横向融合管理和高效开发利用。
二、建设基于大数据的知识管理平台的需要
企业推行的信息化项目的各业务系统陆续上线并运行后，需要归档的电子文件必将步入“海量”、高速增长的阶段。如果没有档案系统管理，随之而来的就是信息数据的无序、滞涨问题，不仅是信息化建设管理上的难题，而且对数据挖掘，实施大数据战略也将大打折扣。
数字化档案馆项目建设的最终目标正是在当今的信息技术条件下，为解决新的海量信息处理需求，所提出的解决策略。通过建立一个依托“大数据”背景下的统一界面、统一标准的数字化档案馆，对各业务系统产生的大量电子文件进行有效梳理和归拢管理，实时归档，主动科学收集、整理、分类、鉴定、编研和销毁等，形成一套科学、合理、严密的电子文件管理标准，建立起电子文件从形成到办理、归档、移交、保管、利用的全生命周期管理机制。在海量的电子文件中，由数字档案系统判定其中哪些电子文件应该形成电子档案、应该如何保存，而剩余的电子文件又该如何处置。逐步实现运营范围与业务功能的全面覆盖和深度融合，实现对各业务系统全过程、全要素、动态、实时的数据收集和归档，强化知识的梳理和挖掘，提升档案信息资源的利用深度和广度，创造档案信息资源的潜在价值，真正为企业的生产经营服务，为企业的发展提供高效的决策支持。
三、提升企业文化建设的需要
档案的信息化建设为档案编研工作插上了腾飞的翅膀。数字档案可实现档案信息资源的共享，可以对档案信息数据进行深度挖掘、提炼精华、数据分析，经过梳理和价值判断、规范整理和逻辑排列，可变成有思想、有规律、有可读性的档案编研成果，也可以通过办展陈、微电影、历史纪录片、数据网络等多种多样的形式，再现企业发展历史，展示独有的文化魅力。“死档案”会变成“活教材”，在满足企业多样性文化需求的同时，向社会展示优秀的企业文化，为打造良好的央企形象作出贡献。
四、有助于为企业提供信息支持决策，提升档案服务能力
数字档案馆的建设将促使与之相关的计算机技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛运用，从而将促进档案管理理论、技术和方法的变革，彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况，实现档案事业的跨越式发展，极大地提升档案工作在信息化社会中的服务能力。
决策的及时正确、管控措施是否得当，要靠信息的完整、准确和快速的综合分析能力来保证，数字档案馆恰好在一定程度上满足了这些要求，特别是数字档案馆与企业办公系统有着密不可分的联系，所以对于支持决策有着天然的优势。
五、有助于提升档案资源保存和利用的科学化、合理化水平
以数字档案馆建设和电子文件管理建设项目为龙头，大力推进数字档案资源建设，提高档案信息资源的共建共享和网络化服务，使档案信息在为用户服务时不受空间、地域的限制，这是档案信息实现信息社会化服务的基础。同时加强电子文件管理，按照统一管理、便于利用和安全保密的原则，建立与数字档案馆相适应的电子文件存储备份中心，实现纸质档案与电子档案备份保存的双保险，推进文档一体化管理模式，可以有效提升档案资源保存和利用的科学化、合理化水平。
关键词：企业档案；管理信息化；建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-0-01
信息技术飞速发展的今天，管理信息化是企业提高竞争力的必然选择。企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用，对提高工作效率，提升管理质量具有积极的意义。本文结合多年工作经验，对企业档案管理信息化建设谈一些粗浅的认识。
一、企业档案管理信息化建设的重要意义
1.更好的收集和管理档案。企业每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了企业的发展历史，对企业的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。同时，企业档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，也从整体上提升了企业信息化。在这样的条件下，能促进档案信息进行合理的开发和利用，是企业生存与发展的重要保障。
2.可用详实的档案信息支持企业决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。企业只有做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，才能为企业的发展提供科学决策依据。
3.提高档案利用效率，降低企业管理成本。从企业来讲，档案信息化管理是企业管理信息化的重要部分。企业档案信息化的建设将为企业培养各类人才打下很好的基础，也为企业积累推进整体管理信息化的经验，有利于企业推进信息化管理提供了科学的参照方法。从而降低企业的管理成本，企业整体管理成本的降低，将为企业创造新的利润增长空间。通过对企业生产流程和管理流程中所必需的纸质材料和档案进行电子化，有效节省了日常管理工作中的纸张等购买材料成本，也节省了库房和文档保管设备成本开支，更可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本，也提高了档案信息利用效率，省去了许多麻烦。
二、企业档案管理信息化建设的基本内容
1.制定企业的档案管理信息化建设总体规划。企业档案管理信息化建设的总体规划制定之时，应服从服务于企业发展的战略。在分析企业自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对企业信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。
2.逐渐实现档案管理的信息资源的数字化。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，以便通过计算机直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
3.建立科学高效的数据库管理系统。数据库是档案管理信息化建设最基础也是最重要的工作，数据库是系统数据的集合，其中既有档案本身的数据信息，也有档案管理过程中新生成的信息，所以数据库的设计应确保将档案管理中所涉及的环节全面体现，以使用便捷、管理严谨作为原则，防止信息化管理的漏洞出现。档案生成后应及时和数据库建立关联，档案管理人员要对新档案的主要内容、生成时间、保密级别、维护要求进行详细的登记，生成序列号。当数据库建立后，档案管理人员应当变革保存方式，形成以传统档案保存和数字化保存并举的管理方式，对档案实行扫描和著录，完成数字化存储，方便日后查阅。企业档案信息化建设，不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。
4.档案信息资源利用的网络化。档案网站是企业的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给企业员工提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然也会大大提高档案室的工作效率和档案的利用率。
三、推进企业档案管理信息化建设的一些建议
1.企业最高领导要高度重视和大力推动。首先企业最高领导应投入大量的精力关心和支持档案信息化建设工作，在资金、设备、人员等方面予以大力支持，并把档案信息化管理纳入本企业的综合工作计划范围内，从各方面关心档案信息化工作的进程。其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中出现的困难和存在和问题。只有这样，才能提高全员意识，从而把档案信息化建设各方面的工作真正落到实处。
2.要加大对企业档案工作信息化的投入。投资是企业档案管理信息化建设的关键，资金可以帮助企业添设新型的机械设备，建立和完善档案信息管理系统，加快实现企业信息化建设。逐步完善档案信息安全管理体制，这也是完成档案信息化建设的保证。
3.要加大对档案管理人员的技术培训。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。要做好档案信息化建设工作，档案管理人员的素质是最重要的因素之一。必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。档案信息化管理的核心是计算机技术的在档案领域的应用。因此，档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须熟练掌握电子计算机技术，必须学会把现代化手段应用于档案信息管理的技能。
4.建立健全各项规章制度和标准规范。信息化建设的进程中，企业传统的档案管理制度已经不能适应改革和发展的需求。在数据库设计以外，信息化建设还应从标准化制度的层面改革现有的管理工作，对数据库的类别、与企业信息化管理系统对接、新档案必须具备的内容、数字化档案的保存等确立明确的标准，使档案的收集、保存、使用应从信息化的角度获得制度保障。在标准化的支持下，档案管理工作能够减少不必要的工作程序，使企业上下协同一致，共同在新的管理标准下开展工作。
5.注意新旧管理方式的转变。推行档案信息化管理必然会存在一个由传统模式向电子化模式转变的过程，在此过程中必须确保日常档案管理工作的正常运转，不出现因为过渡影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理模式在一定时间内同时存在，直到新的模式能正常运行为止。这样做无疑会增加档案室的工作量，但为了保证过渡的顺利进行这个过程是必要的。
6.保证档案信息的安全。实行档案信息化管理必然存在各种安全问题。首先是软、硬件的安全，比如记录档案存贮介质（光盘）的安全性、软件系统的可靠性等。还有档案信息管理方面的安全，即档案信息通过不同方式被外界获取等。前一种问题主要通过技术手段来解决，例如设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标，光盘备份异地存放等。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度和档案管理人员的责任心和防范意识，严格执行企业的规章制度，避免因档案管理人员失误而导致机密信息的泄漏。
四、结束语
总之，在科技技术不断进步的今天，信息化建设是现代社会档案管理发展的主题，而档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。因此，我们既要认识到企业档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对她的复杂性、系统性。企业应积极创造条件，采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理，适应时代前进的步伐。
参考文献：
一、档案信息化发展的必要性
档案材料如果不经过严密的管理，可能会导致档案信息持有者趁虚而入，随意篡改他人信息，威胁员工，很有可能导致内部管理混乱。如果档案由各个部门保管或者掌握在个人的手中，缺乏有效的管理机制，一旦员工跳槽，就会把单位重要的信息资源带走，轻则会使管理层断裂，重则导致机关重要的机密和知识产权流失。档案是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。企业的档案更为重要，记录着机密和未公开的专利技术。一旦流失，后果不堪设想。所以对单位档案进行统一的管理，尤其是加强信息化的建设，设立防火墙，这样档案的信息就不会轻易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影响企业的生存与发展。
二、企业档案信息化建设存在的问题
（一）企业档案信息化?J识不足。目前人们受传统因素的影响，已经习惯了人工处理档案。这种现象出现的原因是对企业档案信息化的认识不足。随着互联网的发展，各个行业和部门积极利用这一便利基础，顺应时展要求，对于效率等各方面都有很大提高，企业档案的信息化也是如此，不仅可以提高企业档案的个人工作效率、提高企业部门的整体职能效率，还有利于对企业档案信息化模式的不断探索和完善，为我国企业档案信息化的整体发展奠定基础。随着信息化这个大环境的形成，一味坚持传统思想观念是不可取的，企业部门要加强对企业档案工作者信息化知识的宣传，并传递相关积极信息，鼓励下属各企业积极开展档案信息化工作，提高对企业档案信息化建设的认识。
（二）企业档案工作信息化人才较少。企业档案的信息化建设离不开信息人才的支撑，唯有人才的相互配合才能完成部门的应尽职责。同时，随着我国各项改革措施的提出和实施，企业档案工作也将面临更大挑战，只有拥有大量有实力的人才，才能保证各项工作的有序进行。企业档案信息化建设不仅需要档案专业人才还需要既懂档案工作又有计算机专业知识的信息化人才。虽然我国信息技术一直在不断飞速发展，各种高端人才数量连年增长，但这些人才基本上分布在电信、研究开发等领域，企业档案工作受其工作特点和其他因素的影响，信息化人才相对较少，不利于企业档案信息化建设的持续发展。
（三）信息化设备利用率低。企业档案信息化建设已经经历了一段时间的发展，部分企业档案部门也积极引入计算机等信息化设备，以便提高档案管理工作的效率，响应国家信息化战略。但实际上，目前我国企业档案信息化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低，只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是下一步促进企业档案信息化的重要工作点。
三、企业档案信息化建设对策
（一）转变传统观念，提高信息化意识。企业领导者和员工要坚定企业档案信息化的决心，实现企业档案信息化的逐渐过渡。充分认识企业档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性，各部门要将企业档案信息化作为发展战略，并提到实际日程上。这符合企业档案事业改革创新的发展方向。企业档案工作者也要积极接受信息化工作方式、认清企业档案发展的大方向，提高工作责任感、树立现代化管理理念。
（二）加大人才培训和招聘力度。企业档案部门要加大对现有员工的信息化培训，聘请信息化专业人员不定期对档案工作者进行基础知识传授和实践演练，促进理论与实践的结合运用。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，吸收实施企业档案工作的新鲜血液，在完成本职工作的同时，带动其他工作者的进步，形成良好的企业档案信息化工作环境。
（三）建立档案信息化建设工作组。企业档案信息化的建设是一件比较浩大的工程，要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施，需要建立档案信息化工作组。档案信息化工作组主要对企业档案工作进行总体布局，并制定详细发展和工作计划，同时推进和监督信息化工作的进展，直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作，但也是我国企业事业发展的重要一环，所以只有组织者和实施者共同努力，才能更好地完成。
一、企业档案管理者要具备信息化建设理念
企业档案管理水平低，信息资料少，开发利用不好，主要原因是企业的管理者不了解档案的信息化建设，平时对企业生产、经营管理和各种活动记录不及时，对档案工作不够重视，对档案管理工作的地位和作用认识不清，档案意识淡薄。这种状况直接影响档案的管理人员，需要原有的档案管理模式到档案信息化管理进行一场革命，实际上是以转变观念为前提，只有以信息观念去看待档案及档案工作本身，建立档案信息管理理念，才能进行档案信息化建设。很多企业的档案管理者还习惯于传统的手工档案管理模式和方法。有的企业即使搞了信息化，也没有什么实际改变，或者成为一种摆设，赶时髦。真正方便、快捷的计算机检索体系没有完全建立起来，致使档案数据缺乏完整性和准确性。企业档案信息化建设的重点是档案资源信息化，要打牢档案信息化的基础，才能实现企业档案资源最大限度的利用和共享。企业档案信息化建设是一项系统工程，企业档案管理者要以开放式的现代管理理念，建立健全一套档案信息化管理体系，真正推进企业档案信息化建设。
二、努力提高企业档案信息化建设科技水平
企业档案管理多年来是手工操作整理、检索单一、利用率不高的落后局面。在科技高速发展的今天，这种状况已经远远不能适应新时期档案工作的要求，不能满足企业管理者多角度查阅档案、获取档案的需要。要想实现企业档案现代化管理的信息化，必须借助科技力量整合现有的企业档案信息资源，开发和建设档案信息工程的数据库系统。要进行必要的投资，发展计算机信息处理、光电阅读、网络连接、数字档案馆技术，并通过网络加以联通，充分发挥硬件功能及信息系统的综合能力，使企业各部门可以依托先进的信息技术对归档档案进行科学的管理和方便的使用。在企业信息化建设的过程中，应采用多种信息处理技术和产品，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，企业档案信息资源的保存利用是长期的，这样就要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。
三、实施企业档案标准化，规范化管理
全面思考企业档案信息化建设工作，实际是一个庞杂的体系，涉及方方面面。没有规矩不成方圆，档案信息化的规范管理，科学标准的体系，是企业档案信息化建设工作快速、持续、有效、健康发展的重要保障。档案信息化建设的标准主要包括管理、业务、技术三方面的内容，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立，各项规章制度要健全。加快推进企业档案管理信息化建设步伐，把企业档案管理信息化工作落到实处，就必须抓好企业档案管理的标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。所以，建立健全企业档案信息化的标准规范体系，是信息化工作科学、有效开展的重要保障。
【关键词】企业 档案 信息化 建设 探讨
【中图分类号】G275.9
【文献标识码】A
【文章编号】1672-5158（2012）12-0373-01
随着现代企业的不断发展，档案管理的内容种类和数量不断增加，给档案检索、保管和利用带来一系列问题。改变了以往传统的档案管理体制和方法，档案信息化管理成为企业档案管理的最佳技术手段和必然趋势。下面谈一下企业档案网络信息化管理中存在的问题及档案信息化建设
1 网络信息化管理中存在的问题
企业档案信息网络化管理是为企业和社会提供高质量、高效率档案信息的一个综合型系统工程，在建设高效网络的同时应清醒地认识到它存在的一些问题，并应对其采取一些有效的解决办法。
1.1 档案的原始性和完整性存在问题？网络化管理后的电子档案虽便于归档、查询和阅读，但电子档案的原始性界定却比较困难。因为电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。
1.2 电子文件的特殊胜问题？网络信息化管理后，档案文件数据存储于光磁介质中，是一种以数字代码形式存在的观念型非直读型信息，它必须完全依靠存储介质和相关的电脑软硬件系统才具有生命力，因此受自然外界的干扰和人为操作的影响极大。电子数据对其设备和操作环境的依赖程度很高，于是产生了电子文件在保管安全上的特殊要求。同传统纸质文件的保管相比较，其信息的安全性除受到自然损耗和当事人保护不当的影响外，电子文件还存在着一些特有的安全隐患。首先，电脑病毒和网上黑客的侵扰，都将会给电子文件带来灾难性后果，其侵扰破坏带突发性和隐蔽性，防不胜防。防止电脑病毒的侵扰，比防止普通纸张的霉烂或虫蛀更加困难。其次，任何数据载体的物理损伤以及设备出现技术故障等也都会危及电子文件的安全和正常运用。因此，电子文件比传统的纸质文件的保管更特殊，难度更大。
2 如何加强企业档案信息化建设
企业档案是企业生产、经营管理活动的历史记忆，是企业最可靠、最系统、最有价值的信息资源，对企业经营决策、信.鼠查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。因此，应加快企业档案信鼠化建设，大力开发企业档案信息资源。
2.1 充分认识企业档案信息化建设的重要性
在企业的发展建设中，企业档案是企业重要的信息资源，具有特殊的地位和作用。为此，必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。
企业档案信息化建设是企业信.鼠化工程的一部分，关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。
2.2 努力做好企业档案信息化建设的基础性工作
加强企业档案信息化管理的基础工作，加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业文化档案等企业核心信息资源档案的收集与管理；加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动；注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。
档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作。目前，保存的企业档案主要是传统载体档案，数字档案信息很少；为此，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信.鼠资源总量。
2.3 加快档案信息化标准规范的制定
信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化，还是电子文件接收，都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。
2.4 不断加强信息化人才培养
档案信息数字化涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、储存技术和档案管理的基础知识，决不是只懂得某方面知识就能胜任的，所以企业档案管理人员要加强自身素质的培养，加强管理科学、法律、信息技术、计算机技术等知识的学习，适应信息化建设要求；企业档案管理人员还应转变观念，面向市场，探索企业档案信息开发利用服务方式，主动出击开发企业档案中的有用信息，变“档案守护者”为“档案信息开发者”。企业档案部门要大力引进信息技术、计算机技术等方面的高素质专门人才，从资金上、技术上给予支持。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。
