发布时间：2023-08-18 17:32:57
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电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理，但这并不排斥两者在基本原理上的共通性，总的来说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案的存在与传统档案不可分离，传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实，此时，传统档案资料就是其真实性的重要保证；三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大，建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性，同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。
（二）电子档案与传统档案管理上的差异
1.管理方式不同
电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。
2.保管方式不同
电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。
3.归档方式不同
电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优点
1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。
2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
（二）电子档案管理的弊端
1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机
如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
2.企事业单位在进行电子档案管理
由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险
例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高
国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结束语
关键词：信息化；电子文档；医院档案；影响；对策
自我国进入二十一世纪以来，我国电子信息技术发展迅猛。在医院的信息化建设中，电子档案管理工作逐渐趋向自动化、规范化、虚拟化方向改进完善，现已成为档案管理和信息化建设工作中不可或缺的环节。但在具体的管理工作中，在管理及电子文档使用的方式上存在许多的问题，并对医院的档案管理工作造成了直接影响，为此，本文就电子文档在医院的使用现状及影响进行具体分析，然后提出相应的可行性建议。
一、电子文档的定义及其特点
电子文档是通过计算机硬盘、磁盘以及光盘等带有磁性的存储物件，来记录人们行为活动中所产生的文字及图片等材料，且能够通过计算机、互联网、局域网等进行传送、检索及使用等行为的文件。其相比于传统的纸质档案，其所具有的优点有以下几个方面：检索便捷，可网络传输；流通方面，能最大限度的实现资源共享；电子文档所记录的范围不仅局限于档案，还包括图书、情报等其它资料；易宝存，不存在有害生物侵袭而出现损毁的现象；占地面积小，节能环保。
二、电子文件对医院档案管理工作的影响
电子文件之所以能迅速替代纸质档案来记录档案等其它材料，这些都得益于电子文件使用带来的便捷性，但电子档案在使用的过程中同样具有一定的缺陷。首先电子文件的使用必须依靠计算机等设备，这种唯一性必将对档案管理工作的各个层面造成巨大的影响，例如档案管理人员、档案储存模式、答案管理模式以及服务方式等等。
（一）对管理者的影响
首先，就档案管理的工作人员来说，管理者必须要掌握一定的计算机技能，同时也要对电子文件的储存和使用方式达到熟练应用的程度，同时还要对档案储存载体的性能有一定的掌握，以实现对电子文件的永久使用与保存。
（二）对存储环境的影响
电子文件的储存载体是一些具有磁性的磁盘、光盘等材料，这种特殊的材质存放与保存便对环境有一定的要求，首先要控制环境的温湿度，其次是存放环境是能够防静电、方磁、防挤压碰撞等要求。
（三）对管理方式的影响
而在电子文件的管理中，管理方式也是极为重要。虽然电子文件的管理主要依靠计算机完成，但在具体的操作中，想要实现电子文件的有效管理与保存，需要根据电子文件的性质及先关要求来采取相应的可行性方式。为此，笔者就其中主要的三个方面进行重点阐述：首先，电子文件由于传输快、易复制等特性，注定了电子文件在保存的过程中容易遭到攻击、被窃取，因此，从某种程度上来说，电子文件的保存相比于传统的纸质文件更难；其次，纸质档案由于自身的局限性，使用频率逐渐减低，但在某些方面仍然要使用，因此，两种档案共存的管理模式给电子档案的管理造成一定的影响；最后，由于电子文件使用过程中带来的便捷性以及电子信息技术的不喑墒煊敕⒄梗为电子文件的使用提供了一个良好的发展环境，同时也解决了纸质档案管理中的各种不便。
（四）对服务方式的影响
电子档案库的建立最主要的原因便是为检索及使用服务提供了巨大的便利，在电子信息技术的支持下，相比于传统的检索服务，电子档案的建立给检索服务带来翻天覆地的变化，大大提升了检索效率，但这种改变需要给档案管理部门、服务对象一定的适应期，同时也要在服务模式上做出一定的改变。
对安全性的影响
电子文件保存的安全性涉及多个方面，笔者就其中最为主要的三个方面进行具体分析：首先，由于电子文件的特殊性，可以实现信息与载体的分离，因此，这便给电子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性质的保障带来巨大影响，这也是当下急需解决的问题；其次，电子文件的检索与网络传输系统都是由局域网或互联网所连接的，因此极易遭受骇客攻击；最后，电子文件的使用设备及载体存在一定的电磁泄露问题，这也是电子文件保存安全性中重点考虑的问题。
三、对策分析
电子文件的使用虽然给人们带来巨大的便利，但在其使用的过程中，其对档案管理工作产生的影响也是各层面的，为了更好的帮助医院进行档案管理工作，针对电子文件的使用及档案工作的对策进行研究是非常有必要的。
（一）档案学理论研究角度
笔者根据多年从事相关工作的经验，在档案学理论研究角度中，总结了以下两点：首先要开拓研究实验，扩大研究范围，从多个学科的领域中去研究问题；其次便是针对档案的一体化管理进行研究，这不只是建立一个简单的信息共享平台，更是医院办公自动化、数字档案库和信息化建设的关键。
（二）档案管理角度
1.加强人才培养，提高档案管理人员的业务素质
首先，在医院档案的信息化建设中，首先需要加强团队建设。档案管理工作需要档案业务能力强且掌握一定的计算机技术和信息化技术的管理人才，但在调查中发现，很多档案管理的综合素质水平普遍偏低，且专业知识结构与业务能力还有待加强，这与信息化建设要求和标准存在一定的落差。为了更好的建设信息化档案，各大医院应该注重档案管理人员的培训，同时积极开展相应的竞赛与培训活动，从而更好的帮助团队提升专业素质能力，打造一支精良的信息化管理团队。
2.加强档案管理规范化建设，努力提高服务质量
就目前医院的档案管理现状来说，改进并完善档案管理制度与流程能有效的促使档案管理规范化、科学化，例如在电子文件从建立到归档这一系列环节中，针对其中的薄弱环节，优化流程结构，制定完善的机制，加强员工专业素养与服务意识的培训，这样不能有效的提升服务质量，还能促使档案管理工作更加高效化。
3.加强档案信息化应用研究，努力探索新形势下档案管理工作的新模式
针对当下医院档案管理工作的缺陷，注重电子文件的应用与研究，结合自身实际情况，构建一套全新的档案管理模式是重要的。因此在电子文件的应用与研究中，要充分掌握档案管理软件的使用方式，在探索全新管理模式的过程中，可以汲取国外发达地区组织机构答案管理模式的优点，然后在根据自身情况建立一套完善的信息管理体系。
四、结语
档案管理工作的优化，首先要从管理团队的建设中出发，其次是管理模式与管理流程的改进与优化。其次，也要注重科学理论的研究，帮助管理者更好的提升管理能力，同时帮助医院的档案管理模式与流程适应时代的脚步。
参考文献
[1] 何丽.电子文件对医院档案管理工作的影响探析[J].办公室业务，2015（23）：54.
关键词：医院档案信息化建设 档案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）03-0385-02
随着科学的飞速发展，信息化管理登陆了各行各业。信息化管理以其极高的管理效率以及人力资源利用率逐渐取代了以人力为主的管理方式，成为了新型管理方法中普及最为广泛的一种[1]。医院档案信息化管理也是在信息化管理方式基础上研究开发的。医院档案信息化管理是以计算机硬软件为管理主体，少量人力资源作为引导，大容量资料库作为支持而建设的，可以为院内日常工作提供大量的便利。本文对医院档案信息化与档案管理细则进行探讨如下。
1 医院档案信息化建设的重要性
医院具有人员流动性大的特点，每天收治以及出院的病患以及家属很多，如使用大量人力资源进行档案管理，不仅浪费了人力资源，还容易因为工作量大而造成人为错误，利用计算机以及相关档案管理软件，对资源进行录入、储存、并提供搜索、管理等功能可以节省大量有限的人力资源，并且档案管理工作信息化整个流程井然有序的，可很大程度上避免人为失误[2]。医院档案信息化建设是跟随时代脚步的必要进程，是具有时代特色的一种先进管理办法，其建设并投入使用具有重要性以及必要性。
2 医院档案信息化建设的优越性
2.1 适应大量档案信息形成的当代医院。当代医院档案信息日产生量十分惊人，笔者分析，其主要来源与两种途径[3]：①医院日常、行政事务。医院属于单位，每日内部产生的档案量很多，来自上级传达的文件、通知、报表等。各科室考勤、评优指标统计，甚至各讲座、研究出席情况、会议文件等都归属于医院日产生的档案之中。②医疗业务流程。每一名患者从入院挂号开始直到病愈出院都会产生形形的档案信息，医院人流量巨大，每日因患者产生的档案信息也非常多。上述两种途径产生的大量档案信息单纯采用传统档案管理方法很难完成，而医院信息化档案管理方法则可以轻松通过计算机将每日复杂繁多的档案信息进行管理，相较于传统档案管理方案具有明显优势。
2.2 医护人员以及患者对信息化管理的需求。信息化档案管理模式的建立不仅方便患者就诊，给院内各部门工作人员也带来了福音，第一方面免去了纸笔档案录入的过程，防止纸质档案容易损坏等问题；第二方面节省档案室空间，大量的书面档案的储存势必占用有限的院内空间，在条件限制之下，必然一些重要性不高的档案会缺失，而档案信息化管理仅需一张硬盘，节省了有限的空间，并取缔了档案留存的限制性。第三方面信息档案随时可以调用，并且检索过程简单易行，界面干净明了，省去了档案人员翻阅大量书面档案的时间，减轻了工作量。医院信息化档案管理不仅是病人就诊所需，也是院内工作人员所需，属于公众需求，相对于传统档案管理，更是具有显著优越性，所以其建设势在必行。
3 医院档案信息化建设以及档案管理内容
3.1 办公自动化以及档案信息化。日常院内信息流通采用计算机网络化，并采用信息化办公方式，即日常工作中按照基本规划化流程，采用办公软件进行自动化档案流转、储存、归档等操作，实现办公自动化、无纸化。并在每日工作结束后，档案人员进行日常档案整理维护，可保证档案库的正常运作，虽然每日需要进行整理，但工作量与以往全年档案整理相比，明显更小，同时也提升了办公效率，节省了人力资源。
3.2 临床病历档案信息化。彻底免去纸张记录患者就诊信息的原始方法，病人进入院内就诊开始，便将该患者纳入院内信息网络，使用计算机网络将病人资料送达院内有需求的各处，在病人就诊结束后，将病人资料自动化归入档案库，将之储存以便利用。
3.3 人事档案管理信息化。日常工作中的各项人事档案都经信息管理系统进行管理，方便进行迅速、准确的查阅，并且可将日常工作分门别类，使用查阅统计、处理报表、变更档案、维护系统等多种功能使工作效率得到提升，并且避免人为错误的产生。
3.4 建立具有医院特色的资料库以及信息交互平台。医院特色的资料库是指结合当地情形以及医院情况建立完善的资料储存系统，例如地方医院及小型卫生单位可将片区居民信息以及工作日常等进行纳入，方便地区工作的开展；综合医院则全面纳入各患者就诊记录、医院研究科室成果、院内知识、工作经验等，方便医院发展。而信息交互平台则是利用多媒体技术以及网络技术，解除地域的束缚，吸收更多的当代新技术项目，与多方进行资源共享以及交流，赢得共同发展。提升全院医疗服务水平以及医疗技术水准，为院内工作人员提供丰富的学习资料。
3.5 档案库、网络安保措施。随着信息化、网络化在管理系统中的深入运用，网络以及信息化档案的脆弱性被逐渐暴露，网络潜在威胁多种多样，加强网络安全措施以及资料库保全措施势在必行，需求不断的技术研发，不断升级安保措施，充分保障信息档案资源的安全。随着医院档案管理信息化的进程加快，未来势必实现信息高度共享，采取必要的隐私保护措施、应用安全措施，访问控制措施以及数据加密措施是必要的。
4 小结
医院档案信息化建设与档案管理是受大势所趋所必须完成的进展性任务，其可大量节省人力资源，提高工作效率，并促进交互[4]。尽管其有诸多优势，但是医院档案信息化管理是一柄双刃剑，在运用时如不采用先进安保措施进行辅助，必将导致严重后果。所以笔者认为，医院档案信息化建设是必要的，但是在建立、完善、使用过程中的安全性问题需要格外谨慎。
参考文献
[1] 厉红霞，张景华.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].西部中医药，2012，25（05）：43-44
[2] 胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2012，13（03）：43-44
关键词：信息化；档案；标准化；管理；服务创新
近年来，科学技术在不断发展进步，计算机技术的普及对各行各业都产生了一定的影响。在信息化的条件下，我国的档案管理工作若要保障提供给人们的服务质量，必须要加大对信息化档案工作的管理力度。随着科学技术的不断创新，计算机的运用范围不断扩大，传统的档案管理与服务已经不能满足人们对档案服务的需要，也难以跟上现代化发展的步伐，因此为了提高服务的质量，应该将档案管理与信息化条件相结合，实现档案管理的现代化和专业化。从目前信息化条件下的档案管理工作来看，还存在着许多不足，例如缺少主动服务和大胆创新的意识，这就对我国档案管理工作的进一步发展有较大的牵绊，导致我国信息化条件下的档案管理与服务创新水平得不到很大程度上的提升，依然处于停滞不前的状态。因此，要提高档案管理工作的水平，必须首先建立起主动服务的意识，同时还要强调大胆创新，这样便可以提升我国信息化条件下的档案管理水平。
一、信息化条件下的档案管理的意义
当今时代，计算机技术成为了档案管理信息化的有力保障，由于通信技术逐渐成熟，已经对人们生活的方方面面产生了重要的影响，同时人们也在逐渐步入信息化时代。信息化条件下的档案管理工作主要通过对互联网的信息技术的利用，实现对大量信息资源的快速采集、总结和利用。在档案管理工作中，专业的档案管理部门通过先进的电子化方法，实现信息资源的合理分类和高效处理，同时以计算机网络技术为辅助，让用户所享受的服务质量更高[1]。当今时代，信息化条件下的档案管理工作面临着更加艰难的挑战，只有认识到档案管理工作信息化的重要意义，加强信息化条件下的档案管理工作，严格监控档案管理工作的过程，才可以保证档案系统具有良好的安全稳定性，保障电子档案数据的真实可靠性。在信息化条件下，档案管理工作应当从根本上认识到档案信息化管理的重要作用，建立起正确的档案信息化管理的理念，要认识到档案信息化管理工作的完成不仅需要依靠计算机网络技术，同时还要依靠许多相关部门之间的协作和交流。信息化条件下管理人员在进行档案管理工作的过程中，要注意对工作的反思和总结，从而能够获得宝贵的经验，帮助从事档案管理工作人员建立起正确的信息化管理理念，改变传统的档案管理工作模式，使信息化管理工作的机制更加完善，使档案管理工作人员具备更高的从业素质，确保人们能够得到优质的档案管理工作服务[2]。
二、信息化条件下档案管理工作中存在的问题
（一）档案工作方面
由于档案工作对专业化和标准化的要求，为了更好地实现信息化条件下的档案管理，需要对档案整体进行分类统计。传统的档案归档和记录大多以纸质和人工的方式进行，同时还有历史遗留下来的问题，基于这些影响因素的影响，档案室的管理工作不能条理清晰地进行，档案的存档和档案目录工作完成质量不理想，对信息系统软件安装有着一定的阻碍作用，档案的信息化和自动化管理较难实现统一，一些档案馆和档案室仅实现半信息化的管理，这对全面实现档案信息化管理有一定程度上的制约。综上，档案工作方面存在的问题束缚了信息化条件下档案管理工作的发展。
（二）档案管理的信息化特点
信息化技术的发展速度较快，因此在档案管理工作方面，常遇到信息化管理技术滞后的问题。大部分档案管理工作在开展过程中未充分结合档案管理程序的标准性和信息技术的特点，大量档案在归档时利用磁盘或光盘存储，这种方式存在许多不足，使得档案管理工作难以跟上现代化高速发展的步伐[3]。
（三）档案信息系统
在信息化条件下，旨在将档案信息系统建设为能够实现数据交换的机读的目录档案系统。当下我国的档案信息系统有很多层次，但是大多都达不到档案信息管理系统对规范性、专业性和开放性的要求。
三、信息化条件下档案管理的问题和对策
（一）数字信息的档案管理
数字信息量较大，其中一些数据被积累储存在业务数据库中，一些被定期销毁，还有一些被转移到临时载体上。若档案管理不能建立起良好的管理系统，可能会造成较大的损失。在以往的档案管理过程中，已经形成了以纸质文件形式进行档案管理的管理体系和业务流程，在文件归档到档案系统当中的时候，数字信息不能归纳到一般的档案管理系统当中，因为数字信息容易在周转过程中缺失，导致电子文件在档案管理过程中缺失。因此，为了解决数字信息的档案管理过程中所出现的问题，可以采用“双套制”策略。双套制策略指的是对档案信息用两种不同的方式记录并保存。电子档案所占空间小、信息储存量较大且能够快速查找，但是由于电子档案的特殊记录形式，导致电子档案的安全性和稳定性存在一定的问题，例如会出现原稿被改动或者格式问题无法识别的情况；而纸质档案因为以纸质的方式进行记录，所以会占据较大的空间，承载的内容也较有限，同时查找起信息来也较麻烦，但是纸质档案记录的信息真实可靠，能够保存较久。因此充分考虑到电子档案和纸质档案均为优缺点并存的记录方式，“双套制”的档案管理方式较符合现代信息化条件下档案管理工作的要求。
（二）电子档案的管理与存储
信息化时代的到来，让电子文件的数量也大大地增加，对非文本数据的整理和收集是档案管理工作的一大重要内容。电子档案让档案管理从根本上摆脱传统的手动式管理模式，减少了档案管理工作人员的工作中的劳动量，同时提高了档案管理工作的搜索效率，给人们带来了极大的便捷，但是，档案管理的电子文件真实性、存储时期和规范性还需进一步加强。在建设档案目录中心和档案数据库的过程中，要利用法规对电子文件的格式进行规范化管理，尽量使档案管理系统更加规范。同时应当对电子文件进行筛选，筛选出关键的信息进行归档，这样可以避免人力和物力的浪费，收集一些不必要的信息[4]。
四、信息化条件下的服务创新
（一）在网络上建立起档案信息查询网站
目前，为了能够让人们更多地了解到企业和单位的最新发展情况，许多单位、企业等都开通了自己的网站；一些高校也利用网络建立了本校的网站，将本校的师资信息、校园环境信息等在网站上，方便学生等对高校的了解。与此同时，这些网站不仅信息，还建立了专业的团队对网站进行定期维护和更新，确保信息能够更好地向人们展示。档案馆或者档案室也应该学习这种现代化的手段，积极地开通网站服务，使得档案信息具备快速搜索查找功能，能够给客户提供更加便捷的服务。档案管理工作可以借助网站实现规范化和专业化。
（二）开展档案工作在线服务
当今时代下，人们越来越注重时效性，因此，人们在利用档案信息的过程中，也对时效性提出了要求。传统的档案信息的利用方式有许多不足之处，比如人们需要档案管理工作人员查找某些信息的过程中，档案管理工作人员往往需要在档案室进行查找，再将档案复印或者拍照，这种传统的查找方式在时间和空间上有一定的限制，不具备较高的时效性，因此无法满足人们的需求。此时，档案管理工作必须改变查找手段，例如通过邮箱、邮件和窗口问答等方式为档案信息查询者提供网络在线服务，提高档案信息的时效性。
（三）创新服务
人们对档案信息的需求日益增加，档案室要根据时代的发展需要，对档案服务机构和网络服务系统要进行相应地创新，为人们提供优质的档案服务。
五、结束语
在信息化条件下，档案管理工作可以适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系，同时结合自身需求，建设出符合我国国情的档案信息化管理体系，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享，为人们提供更好的服务。
【参考文献】
[1]黄跃曼.新形势下事业单位档案管理创新及服务模式探讨[J].办公室业务,2017(24):123-123.
[2]王小洁.信息时代背景下档案管理创新与发展的必要性及其意义[J].财会学习,2017(14):194-194.
[关键词] 档案信息商品化档案管理
中图分类号：G271文献标识码：A
随着我国经济的发展以及综合国力的日益增强，人们的自主创新意识也在逐步的提高。而信息产业，作为市场经济的核心领域，它的发展程度对社会经济的迅速发展及可持续发展，发挥了日益重要的支撑作用。其中，作为信息产业的核心——信息资源，其质量的优劣，对信息产业的健康发展起到决定性影响。而作为信息之根——档案信息而言，其内在的质量以及管理方式的优劣，则是维系信息产业良性发展的根本所在。为此，只有最大限度的保障档案信息的质量，科学管理档案信息资源，才能为信息产业的长远发展奠定坚实的基础。
实际上，当今市场经济的迅猛发展，日益催生信息产业的发展与转型，而其中的信息商品化则是信息产业发展的重要表现形式。信息的商品价值被不断凸显，信息不再是普通的、廉价的媒介资源，而日益成为带有商品属性的、具有高附加值的稀缺资源。因此，人们对于信息商品的开发愈加重视，力求实现对信息资源内含价值的深度挖掘。而只有依托于科学的信息管理方式，才能实现信息价值的深度挖掘，进而推动信息商品化的发展。
一 、信息商品化对于档案信息特性的基本要求
（一）档案信息的准确性与真实性要求
档案信息的真实、准确性，决定着信息自身商品价值的高低，也就是说经过各种资料数据的收集、整理、加工而形成的各种信息，要做到客观、真实的反映其事物发生、发展的全过程，并从中总结出具有规律性的内容，以便对今后类似事物的开发与研究，具有一定的指导意义。而这种指导一旦作用于人们的社会实践，它将直接或间接的决定这个实践活动成败。由此来看，信息内容的客观真实与否，决定着其自身商品价值的高低。
（二）档案信息的时效性要求
信息的时效性，贯穿于档案信息管理者对特定信息源的综合管理直至应用于社会实践的全过程。而相应的，具有时效性的信息，必然能够顺应当前的社会发展，满足特定的社会利用需求。实际上，信息的价值就在于，它能够为决策者提供有关决策依据，降低决策的风险性与不确定性。这就要求它必须在某个特定的时空，对某个特定的实践活动，提供及时的参考和指导。随着社会的发展及人们对客观世界认识程度的不断提高，一些旧的认识很快就会被新的认识所替代。而这种信息一旦过时，很快就会失去它原先存在的价值。由此可见，信息的实效性要求档案管理人员要及时的提供真实、准确的档案信息，而这就为档案信息管理人员提出了非常高的业务要求。
二、档案管理工作者要提升自身档案信息管理与信息分析的能力
档案管理就是要不断的把独立的机构、组织在生产、生活实践中直接形成的各种原始记录，进行严格的收集、整理，然后进一步对其中记录的档案信息进行加工、分析、提炼，总结归纳出对此领域的生产实践具有指导意义的、带有规律性的信息内容。而将这些信息，通过市场机制源源不断的提供给生产经营的决策者，应用于他们今后的社会实践，这就要求档案管理工作者一方面要深入社会实践，亲身参与、体会社会实践的过程，另一方面要具备一定的专业知识水平。同时，档案管理人员要具备对客观事物的分析和洞察能力，以及较强的综合分析能力。只有这样才能通过劳动，整理、分析、加工制造出对社会有用的完整的档案信息产品，进而提供给社会，满足不同领域、不同层面的社会利用需求。
三、档案管理工作者要有效的推进档案信息商品化市场的发展
从二十世纪八十年代以来，随着社会对各种信息需求量的大幅增长，以及对档案信息重视程度的提高，从而对档案信息商品化的要求也越来越高。尤其是在社会经济发展突飞猛进的今天，人们对科学技术的依赖程度在不断提高，人们更加注重知识产权的保护和自主创新，这同时也为信息市场的发展提出了现实要求，并为其自身的发展提供了客观条件，而由此，这就必然对档案的管理工作提出了更高的要求。实际上，只有档案管理工作者利用其本职工作中得天独厚的优越条件，依靠自己的辛勤劳动，为信息市场不断提供高质量的档案信息产品，才能够有力地推动这个市场的发展。所以，由此来看，档案管理是档案信息商品的生产基地，是档案信息商品的加工厂，只有它才能够为档案信息的商品化提供强有力的支撑和保障。
四、档案管理工作目前存在的主要问题
1 档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2 促进档案信息化建设的几点建议
哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
3 提高档案信息化水平技术
3.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备
系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
3.2 档案中心目录及全文的数字化
档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
3.3对上网信息进行密级界定
首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
4 提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
4.1随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题
早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
4.2档案管理软件的对象是电子文件
通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。4 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
一、档案信息化建设的基本理论
档案信息化指的是将计算机、网络等现代化的信息技术应用于档案管理工作当中，实现档案收集、保存、管理的统一化、和谐化，实现档案信息共享化的一种模式。
二、档案信息化建设的特征
在实验时期，档案信息化建设的特征主要表现在两个方面：一是档案管理向着多元化的方向发展。二是实现了对传统档案管理的优化。在普及时期，档案信息化建设又表现出了其他固有的特点，主要包括：1.对档案的公布，并实现对档案检索的开发与利用。2.计算机的使用逐步得到社会各界的肯定，计算机编目进一步普及，计算机辅助立卷得以实现。在网络时期，档案信息化建设的特征主要体现在：计算机已经成为引领档案管理的中坚力量，多媒体技术和光盘存储功能已经得到了广泛的应用。数字档案时期，档案信息化建设的主要特征表现在：数字档案已经成为档案管理的主流，各档案数据库得以建立和使用，同时，电子文件的相关管理网站也逐步建立和完善，数字档案管理成为档案管理不可逆转的发展潮流。
三、档案信息化建设与档案管理的措施与方法
（一）不断推进档案管理信息资源的整合工作。在日常的档案管理工作当中，档案信息资源工作散发着其特有的优势。首先，要实现档案信息资源的共享，就必须以档案资源工作为前提。通常而言，档案信息不仅能够折射出我国社会历史发展的宏观方向，同时，还能够反映出人们日常生活的点滴细节，将社会当中存在的整个集体与个体的发展都能够完全展现在人们面前。要做好档案信息资源工作，就需要以纲领性的档案信息管理制度为指导，并结合档案分级管理制度的相关要求，实现对国家资源的合理配置与高效应用，实现社会资源的共享。此外，实现档案信息资源管理的整合主要可以通?^两种途径，即分组整合方式和整理方式。在进行整理的过程当中，档案的系统化和编目发挥着十分积极的作用，此外，为了提高档案信息的固有使用价值，还需要对相关的档案进行编纂和加工。另外，信息资源的组合则是指通过行政或是者技术方法，对整合的目标进行档案资源的结构管理，确保信息资源能够在宏观角度上实现优化发展。
（二）提升电子文件归档管理的信息化水平。在接收到各相关资料与信息之后，档案管理工作人员需要对此类信息进行数字化转化。而要实现这一点，就需要对资料和信息按照方式和类型的不同进行分类。这主要涉及到以下两个方面：纸质信息的电子化形式转化；照片、录像、录音信息的可用信息转化。此外，还需要对不同的信息进行使用价值的鉴别，并在此基础之上进行分类和归档。值得注意的是，一定要确保有价值信息的真实性、完整性、有效性和可用性。同时，还需要依据国家制定的档案管理办法对档案信息化管理进行规范，不断提升档案信息化管理水平。
（三）提升档案管理人员的服务意识，拓宽档案信息管理人员的管理思路。之所以要进行档案管理工作，主要是为了为社会提供有效的服务。要实现这一点，档案管理部门以及其内部的相关管理人员就需要不断拓宽其管理思路，提升档案管理工作的服务意识。传统而言，我国的档案管理工作将过多的精力放在了“保管”资料之上，而没有对资料进行充分的“利用”，这制约了档案资源价值的实现与发挥。因此，需要转变这一观念，集中注意力到资料与资源的利用之上。此外，我国传统档案管理还存在着过于重视档案信息资源的安全性与可靠性的价值取向，在档案信息化建设时期，一定要转变这一理念，推进档案信息管理的全面发展，提升档案管理人员服务大众的思想意识。除此之外，档案管理人员还需要不断提高自己的专业知识水平和综合素质能力，使自己从单纯的档案资料管理人员向着档案信息管理的方向不断发展。档案管理人员一定要铭记于心，档案管理工作并不仅仅是对档案的保存，更需要综合性的人才对档案信息进行分析和归纳，为社会经济发展提供信息支持。当然，相关领导也需要立足长远，充分发挥出档案对国家发展的积极作用，只有这样，才能够顺应时代的发展要求。
目前为止，我国的医疗档案的管理主要是针对患者的档案。更好地管理医院的档案可以大大提高医院的办事效率，只有认真做好档案管理工作，才能满足医院经营管理需要。那么，究竟如何才能够提高我国医院的档案管理体质呢？
一、医院档案管理的简单介绍
1.医院档案管理的含义
其实，医院档案管理是医院历史进程中的原始记录和权威凭证，是医院管理不可分割的重要组成部分，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。与此同时，医院档案管理是医院历史进程中的原始记录和权威凭证，是医院管理不可分割的重要组成部分，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。其实，医院的档案管理是一个医院宝贵的财富，医院各项工作活动的原始记录，是具有重要价值的历史资料，符合一般档案的本质性。
2.医院档案管理的现状
虽然我国的医院档案管理逐步发展，但是仍是有所不足。首先，医院的工作人员的观念陈旧，而且对于档案管理的意识非常浅薄，所以，他们不会更加注意档案方面工作。除此之外，目前为止，许多医院的工作人员对于档案管理的工作是不专业的，他们没有相关的专业知识来工作，所以，在医院档案管理方面的工作难免会有所失误，同时使得档案管理的效率大大降低。随着我国的科学技术的发展，许多的工作都与信息技术结合在一起，而有的工作人员对于计算机方面的知识有所疏漏，对于档案管理的软件应用非常生疏，导致档案管理工作出现问题。另外，医院对于档案管理工作的投入不够，导致相关的管理工作也出现一些问题。许多医院对于档案管理工作的内容界定不够明确，管理的范围也不够鲜明，导致在档案管理方面存在问题。而许多的医院因为是在乡镇，硬件设备不够，在档案管理的方面不能够跟得上城市的脚步，实现不了信息化的问题，电子档案产生部门设备简单！没有与电子档案管理相适应的专用档案管理软件以及相配套使用的硬件设备，不利于电子档案的长期保存，易造成电子档案的毁损。有的没有配备扫描仪或翻拍等设备，无法实现电子与纸质档案双轨存档。因此，在档案管理方面存在问题。
二、如何加强医院的档案管理工作
1.加强工作人员的专业素质
现在的医院工作人员对于档案管理的工作不够明确，因此，加强领导，注重宣传，增强全员档案管理意识。现在的医院档案管理需要用到计算机技术，因此，这些医院还应该加强相关工作人员的计算机技术，熟悉掌握计算机技术，具有很强的计算机运用能力。医院的档案管理部门还应该提高档案管理人员的综合素质，还应该培养一些专门型人才。除此之外，医院还可以引进一些管理型的人才，或者邀请一些在认识档案管理方面非常出众的人才，来对本单位的相关工作人员进行经验交流和培训的工作，同时建立一个专门培训档案管理工作的团队，加强相关工作人员的专业素养和综合素质。医院还可以建立一些制度，建立健全档案管理制度，规范档案管理行为比如定期对档案管理人员进行考核，从而提高工作人员的工作能力。
2.加强医院档案管理的监督管理
医院档案的管理工作其实是相对乏味的，相对的工作人员难免会在工作上出现懈怠、遗漏的问题，这就需要有一个人或者组织对认识档案管理进行一定的监督。我国的医院不光要改善档案管理工作人员的综合素质，还应该加强地档案管理的监督问题。因此，医院应该建立一个对档案管理的监督队伍，在档案管理之后再进行监督与审核，以防止档案管理的漏洞出现。除此之外，医院部门还应该完善相关的工作制度，结合档案管理工作的性质和工作人员的素质，来制定一定的规章制度。要完善档案案卷整理工作细则，使得人事档案管理工作全面、完整、规范。这样就可以为人员考察提供真实全面的信息，同时遵循国家颁布的《档案法》，从而使档案管理的工作更加完善。由于医院档案种类繁多，数量较多，且专业性强，在统一管理的模式下会面临专业知识不足的困境。因此，对于医学性较强的档案如病历档案，医学影像档案等，在档案管理部门的编制中应有来自各个科室的人员，完成从文件到档案的审阅归档工作严格把关。仅将符合条件和规范的文件归档，以保证档案的规范性，具体到每一类档案上仍要采取分离负责的原则，在统一的流程规范下将具体责任明确到人，分离负责是组织高效运转的基石。
3.加强档案管理的信息化建设
网络环境对医院档案管理提出了新的要求，档案的现代化也是信息化建设的过程。随着信息技术的发展，医院对信息化建设越来越重视，这方面的研究也越来越多。目前为止，许多的乡镇医院的信息化管理不够，因袭，政府部门应该大力自主相关医院的硬件设备。人事档案管理由于种种原因使档案的整理更加复杂，因此，运用一定的计算机技术科技使人事档案管理的工作更加简单化。人事档案管理应该充分利用网络的资源优势，将信息化、科技化与人事档案管理工作相结合，能改善档案管理工作效率，准确、及时的传输。人事信息，使得人事档案管理工作更具有真实性、时效性。另外，在人事档案管理的信息化建设之中，相关工作人员还可以建立一个数据信息库，将工作人员的档案全部输入到信息数据库之中，这样的话，不仅使档案管理人员的工作效率大大提高，还使信息在查询时更加快捷，简便。档案信息化是医院档案工作发展的必然趋势，探究医院档案信息化内涵，推动医院档案网络信息化建设，实现医院档案的现代化管理，方便档案信息资源的利用。
