发布时间：2023-08-28 16:53:31
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的图书档案管理专业前景样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1 概念界定
1.1 大数据的概念。大数据又称“巨量资料”、“海量资料”，指的是所涉及的资料量规模巨大到无法透过目前主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理，并整理成为帮助用户筛选决策的积极资讯。“大数据”是由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的数据集合，是基于云计算的数据处理与应用模式，通过数据的整合共享，交叉复用，形成的智力资源和知识服务能力。
1.2 大数据的特点。“大数据”的英文翻译是“Big Data”，是继云计算、物联网之后信息技术产业又一次颠覆性的技术变革。大数据时代数据成为核心的资产，对各行业传统业务模式形成挑战，如果不能运用大数据理解用户需要并高效分析作出判断，将对事业发展、行业决策、业务流程形成巨大的阻碍力量。一是数据体量巨大（Volume）。当前，典型个人计算机硬盘的容量为TB量级，而一些大企业的数据量已经接近EB量级。二是数据类型繁多（Variety）。这种类型的多样性也让数据被分为结构化数据和非结构化数据。除了以文本为主的结构化数据，非结构化数据越来越多，包括网络日志、音频、视频、图片、地理位置信息等，这些多类型的数据对数据的处理能力提出了更高要求。三是价值密度低（Value）。如何通过强大的机器算法更迅速地完成数据的价值“提纯”成为目前大数据背景下亟待解决的难题。四是处理速度快（Velocity）。这是大数据区分于传统数据挖掘的最显著特征。在如此海量的数据面前，处理数据的速度和效率就是行业的生命。
1.3 电子档案的概念。电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。在大数据背景下，电子档案是具备数量巨大、结构复杂、类型众多特征的数据集合。
1.4 电子档案的建设目标。一是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。二是把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的、不可更改的、能够直接阅读的、具有法律效力的文档。一言概之，就是实现纸质档案的电子化管理和电子信息的档案化管理。
1.5 电子档案建设环境的功能设计。理想中的电子档案环境应是为各类档案提供统一的形成、积累、捕获、迁移、鉴定、管理、归档、查询、加载、展现、应用的平台。
1.5.1 统一电子档案入口。能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，并保证电子档案的真实性、完整性、有效性和可追溯性。
1.5.2 对采集的电子档案进行统一管理。根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节进行全过程管理与监控。并能够实现对流程的后台日志进行记录查询等操作，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
1.5.3 系统应提供对档案流程的自定义。使用产品化的流程管理工具，实现流程的可维护性。流程管理工具应满足自定义需求。当电子档案流程变化时，档案员能够自行通过平台增加、删除或修改流程。并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色，采取可靠的安全防护技术，满足各类业务档案管理流程不同的需要。
1.5.4 能够功能拓展满足新业务加载需求。统一的电子档案管理平台搭建好后，并在其上加载常规档案管理业务（如，以卷为单位的文书档案和以件为单位的文书档案管理模块），实现所有的操作人员能够在同一个平台上，对不同类别的档案进行管理。该平台应支持多类别档案的业务加载，档案员根据新增工作需求，能够使用平台提供的工具，自行实现其他门类电子档案（如，专题档案、业务档案）的添加及修改，能将非通用文件格式的图像电子文件转换成通用格式，或将相关软件一并收集，并注明其软硬件环境和相关数据。
1.5.5 实现电子档案的真实性、完整性和有效性。规范的制度、工作程序、可靠的安全防护技术措施、安全保密规定和防范对策是必要条件。一方面，应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的凭证性、依据性和法律价值。另一方面，要保证电子档案封装、传输过程，整理、归档过程，保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。从电子文件形成开始全流程对所有处理操作环节进行登记记录，保证处理过程透明公开合规。
1.5.6 实现灵活放权、方便管理。系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应档案系统不同的程度、不同的保管期限划定、不同的阅读人群，适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。安全可靠、适时记录的操作日志将是灵活放权的技术保障。
2 电子档案建设的政策依据
2013年5月，河南省信息化工作领导小组印发了《2013年河南省信息化建设专项方案的通知》。通知要求：推进数字图书馆、数字博物馆、电子阅览室等公益性文化信息化基础设施共建、共享、共用。推进数字档案馆建设和电子文件中心建设，逐步建立档案信息资源基础数据库，实现馆藏档案数字化。
2012年12月25日，国家档案局杨冬权局长在全国档案局馆长会议上的讲话要求：加快档案信息化建设，提高档案科技的驱动力。各级档案馆、室都要把数字化作为主要业务，以数字化为龙头，带动档案信息化与档案服务体系深度融合，从2013年开始搭建全国开放档案与政府公开信息资源共享平台，今后每年，每个省级副省级市档案馆要上传2万件以上的开放档案全文。
河南省档案局要求全省各级综合档案馆加快数字化进程，省档案馆每年完成70万、各省辖市档案馆完成40万页，各县（市、区）档案馆每年完成6万页的数字化扫描任务，到2020年实现全省各级综合档案馆馆藏纸质档案数字总量比2012年翻两番的目标，同时抓好新增档案的双载体接收。
在“宽带中国”的信息战略引导和“大数据”扑面而来的时代背景下，档案信息化得到了前所未有的发展环境和载体支撑。如何顺势而上、乘势而为，考验着档案事业的领导者、档案专业技术人员的智慧和执行力。良好的环境如何创造一流业绩，如何在国家支持信息产业大发展的契机中完成档案信息化的加速度发展？是各级档案工作者不可掉以轻心的重大课题。
3 电子档案建设的保障措施
3.1 建立以服务为主导的档案信息化体系。各级档案部门进一步统一思想，凝聚力量，在“宽带中国”的部署实施中，加快推进档案信息化建设步伐，及时协调解决档案信息化推进过程中的重大问题。积极与各级信息化工作领导小组沟通，将档案信息化纳入到本地、本部门电子政务和民生信息化建设中，新技术研发、新成果推广尽快应用到档案信息化建设中，努力实现档案信息化的新突破和新发展，完善档案信息数据库建设，逐步实现档案信息的交换与共享。
3.2 加大档案信息化的资金投入。按照国家档案局、河南省信息化工作领导小组要求，各级档案部门应积极向财政部门反映，要求落实有关资金扶持政策，加大信息化资金投入。按照信息化目标考核要求，出台政策，强力推进，为档案信息化顺利推进创造条件。
3.3 严格信息化体系建设质量标准。建立各级数字档案馆（室）与信息安全综合管控平台，实现档案信息的、监管、通报、防控一体化。按照公安部有关计算机信息管理系统安全工作的要求，严格执行档案信息安全等级保护定级指标，启用测评软件，完善信息安全测评体系，制订各级各单位的档案信息化应急预案，实施模拟演练，确保档案信息化安全发展。认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》、《电子档案移交与接收办法》，制定配套规章、标准，尽快出台《数字档案馆评估指标体系》，做好电子档案接收与保存的试点工作。
3.4 了解“大数据”动态，跟进“大数据”脚步，用处理“大数据”的技术视野推进档案信息化建设。越来越广泛的信息应用改变了各行各业决策的速率和准确率。大数据时代不仅数据量大，更新迅速，使用更具随机性，数据结构异常复杂，80%以上都是诸如文本、视频、音频、邮件、图片等非结构化数据，数据格式之间互不兼容，给数据的提取、分析、应用带来很多困难。
Keywords： College Archives； College Museum； Integration of Digital Resource
前言
受高校发展历程、机构沿革以及组织管理理念等因素差异化的影响，不同高校内部其档案馆、博物馆之间的关系也各有不同，但大体上呈现两种模式，一种是校博物馆隶属于校档案馆，属于校档案馆的一个部门，或者校档案馆与博物馆同属于某一单立的校文史中心或其他类似机构，总体而言，这一模式上二者具有内部的统一性；另一种模式下，高校内部档案馆与博物馆互相分立，两个部门之间具有同等的地位或行政级别，虽受高校党委（校长办公室）统一领导，但在具体工作的开展上具有较明显的独立性。如清华大学档案馆、清华大学数字博物馆、清华大学美术学院博物馆三馆是各自独立；北京大学档案馆、北京大学赛克勒考古与艺术博物馆、北京大学地质博物馆三馆是各自独立；南昌大学档案馆、南昌大学生物博物馆、南昌大学博物馆三馆是各自独立；云南大学档案馆、云南大学人类学博物馆二馆是各自独立；复旦大学档案馆、复旦大学博物馆二馆是各自独立；四川大学档案馆、四川大学博物馆二馆是各自独立；江西财经大学档案管理中心、税票博物馆二馆是相互统一；华南理工大学档案馆、无线电电子博物馆、电视机工业博物馆三馆是相互统一；上海交通大学档案馆、校史博物馆、董浩云航运博物馆三馆是相互统一；南京大学档案馆、南京大学校史博物馆二馆是相互统一的。为了使它们更好地服务于高校发展，加强对其数字资源的整合研究很有必要。
1.高校档案馆、博物馆数字资源整合的价值
1.1 资源共享，节约经费投入。自上世纪90年代至今，其规模迅速扩张，这种持续的扩张伴随着高校入学人数扩张、高等教育的生均成本迅速上升、公共财政紧缩、高校基础设施建设及日常管理等方面的成本越来越高等因素，一方面使得大多数高校都面临较大的经费压力，特别是对于占据90%以上比例的国内地方高校而言，其经费投入总体严重不足，经费保障缺乏稳定性和可持续性[1]。另一方面，作为高校内部的常设机构，高校档案馆、博物馆在高校追求教育质量持续改进的进程下往往需要面对来自其他部门，如教学、科研、组织等方面对政府稀缺财政资源的竞争。作为辅的成本递增机构，高校档案馆、博物馆通常会遭遇财政投入不足的尴尬境遇，而经费的不足使得通常在高校内部长期扮演辅助角色，缺乏影响力的两馆在校内更难号召和影响周边文化环境。影响力难以提升、活动难以开展的同时反过来又可能造成经费可投可不投的盲目认知，恶化两馆的发展生态。这一背景下，基于人员、资源、平台等多层面的数字资源整合路径，有利于进行共建共有、合作共享的载体构建。这个载体既可以是两馆的组织，如内部职能部门、人员配置，也可以是各自的信息资源、管理制度资源等，这种资源的集合和共享活动本身就有效地避免了更多的重复性资源建设，节约经费投入；同时也有助于放大和提升两馆的区域影响力，影响力提升的基础上反过来又有助于吸引更多途径的经费支持，进而锻造一种良性的发展合力。
1.2 维系学校记忆，传承大学精神。高校档案馆、博物馆作为大学的重要组成部分，在文化传承与创新中发挥着不可替代的作用，两馆拥有的数字资源往往契合大学历史发展和建设历程。其数字资源馆藏作为高校历史文化和精神文明的积累，依托思想层面上的认可、制度层面上的保障和具体大学文化氛围建设举措[2]，有利于延续和锻造高校本身优良的精神和风貌，从而服务于校园物质文化建设与校园制度文化建设，在维系学校记忆和传承大学精神上起到一个平台作用。另外，相比现存实体可视化馆藏资源而言，高校档案馆、博物馆在发展过程中不断进行的数字资源积累和数字资源开发获取工作的出发点就是以高效利用和传承文化为目的。作为信息资源整合工具，数字化有助于梳理内部各院系、部门的历史源流，能够使高校历史文化的再现、传承与传播趋于显性。高校内部机构也能借助于两馆所开发的本机构的数字资源主动为校内外用户提供信息获取，这种开放性的利用平台将使得高校整体文化的传播和传承机制更为完善。
1.3 为师生服务，提升服务能力。作为生产公共产品和以提供公益服务为目标的非营利性公共机构，高校本身所注重和强调的公共服务是其特质所在，其遵循的公共服务理念强调重视民主、权利实现和公共利益满足。依托这一宗旨，具体到高校实际工作本身，其内部各机构的公共服务和服务能力展现立足于以师生为本的管理理念和模式。对于高校内部的档案馆、博物馆而言，也同样如此，宽角度多层次实现服务能力提升并在展现服务能力的基础上，强化对师生需求的满足，并力图实现二者的对接具有现实意义。两馆数字资源的整合实现的是教育资源中信息资源的共享，虽不是最为核心的课程资源，但高校信息资源的共享潜力是最大的，尤其是在当前的网络环境下，借助于多途径的网络接入方式和现代网络技术，两馆的数字资源整合能够突破时空的限制，更能方便师生的利用，实现最大限度的获取和共享，这也是数字化大趋势的意义所在。另外，两馆数字资源整合营造的数字化环境不仅能够让校内用户随时随地获取需要的信息，也能为跨高校信息资源整合创造可能和便利，对区域内特定信息资源的多维度整合有极大帮助[3]，从而进一步拓展两馆的服务能力。
2 高校档案馆、博物馆数字资源整合的优势
2.1 外部环境：LAM一体化趋势。图书馆、档案馆、博物馆由于其日益凸显的社会地位及三者在馆属性质、资源属性、文化宣导等方面密切相关，其呈现明显的一体化趋势，国外通常将三者简称为LAM（Library、Archives、Museum）。英国的博物馆、图书馆和档案馆理事会（ MLA-Resource），于1998年由英国文化、传媒和体育部文件“新文化架构”建议设立[4]，并于2000年正式成立，其负责统筹和管理三馆的资源和经费调配，推动和指导国内三类机构之间的合作；2002年10月2日加拿大宣布将加拿大国家图书馆与国家档案馆重组为一个新的机构――国家图书档案馆，融合原有的数字资源，给加拿大公民提供更多利用信息的机会；欧盟于2005年宣布实施“欧洲文化和科学内容数字化协作行动计划”，以推动图书馆、档案馆和博物馆等文化机构之间的数字化服务合作[5]；而当前国际上最具有代表性的则数2009年4月面向国际公众推出的，内容涵盖联合国教科文组织每一会员国的世界数字图书馆（简称WDL），其由美国国会图书馆主导，世界多个国家的图书馆、档案馆与博物馆参与建设，其整合的数字资源通过世界数字图书馆主页多语言面向全球提供利用，这一LAM一体化项目在收藏内容、合作方式、资源整合模式、项目价值等方面都是其他项目难以比拟的[6]。从国内来看，2002年我国政府启动的“全国文化信息资源共享工程”，整合国内各级档案馆、博物馆、图书馆等机构的优质数字化资源，为公众提供全方面、多角度的文化信息服务。除此之外，“北京记忆”、深圳市文化信息资源共享工程、珠江三角洲地区文化共建共享工程、国际敦煌项目等无不是与图书馆、档案馆、博物馆等机构进行合作，通过对文献、文物、艺术等各类文化信息资源进行数字化加工与整合的方式，构建规模化数字资源库以向公众提供网络化服务[7]。因此，LAM一体化趋势的逐步加强成为一种势不可挡的潮流，这一趋势对于高校档案馆、博物馆数字资源整合而言，无疑是先从外部环境因素上为二者资源整合举措提供了一个良好的先决条件，这一优势既体现于二者数字资源整合具有技术上的可行性，也意味着二者数字资源整合的现实迫切性和人文需求性。
2.2 管理体制：部门归属上的统一性。档案馆、博物馆数字资源整合除受技术因素的影响，其本身更多的是一种管理体系、管理资源、管理方式上的调配。高校档案馆、博物馆，相比社会上公共档案馆、博物馆，在管理体制上，其工作总体上由国务院教育行政部门主管，各省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门分管；在业务上，各级档案行政部门对高校档案工作进行指导、监督和检查[8]，各级文物部门履行高校博物馆业务指导职责[9]；在具体管理上，高校档案馆、博物馆工作由高等学校校长领导，实行的是校（院）长领导下的馆长负责制，相关规章制度制定和实施、人员编制、资金预算、机构建设和其他重大事项由校（院）长办公会研究、决定并实施。这就意味着高校档案馆、博物馆数字资源整合完全不用考虑复杂的隶属关系，“体制障碍”这一关键性因素被天然避免，这种部门归属上的统一性避免了因管理体制不顺、隶属关系复杂、政出多门所造成的利益主体之间的博弈，使高校档案馆、博物馆合作服务机制的形成产生了良好先天条件，从而探索出一条可以为双方共同接受同时又可以发挥各自优势的体系架构，保障二者数字资源整合和数字化服务的可持续发展。
2.3 现实条件：高校专业技术实力参与。专业化的技术实力、人才队伍是数字资源整合工作的重要推动力量，而对于高校而言，这一现实因素具有天然的可控性，与外部数字资源整合的技术限制状况相比，高校内部已有的人才队伍以及技术环境具备组织难度小、利用成本低、综合效益高等特点。其一，在实现数字化资源获取上，往往需要开展数字资源格式标准化、纸质资源数字化、数字资源数据化、电子文件网络化等各项基础工作，而这一类工作往往纷繁复杂，需要大量相关知识背景的人员广泛参与，而高校内部的文史类专业，包括档案学、历史学、古典文献学、博物学、文秘学等学科的本专科学生和研究人员往往具备相当的档案学、文献学、历史学基本功底，完全可以参与其中。其二，在数字资源平台搭建和数字化服务上，高校内部的计算机学科群、研究所具备完全的信息技术、软硬件技术和数字化技术实力。其三，在组织途径上：一方面，高校档案馆、博物馆可以通过创新型人才培养实习基地建设组织所需人员，拓展服务功能[10]；另一方面，可以通过校内技术创新项目、校内科研项目招标等形式在实现技术获取的同时实现专业人才培养，从而有助于高校教学部门和高校档案馆、博物馆优势互补，实现高校人才培养与数字资源整合工作的良性互动，构建高校档案馆、博物馆数字化资源服务的服务对象与对象服务的一致性，发挥出综合效益。
2.4 资源属性：馆属资源属性内在共通。高校档案馆、博物馆馆属资源属性的内在共通性可以归结于两个较突出的层面，基础层面上两馆馆藏资源属性内在共通，包括各类实物馆藏资源和数字馆藏资源等；广域层面上两馆软硬件资源条件内在共通，包括专业人才、技术实力、展示空间、各类硬件设施等。基础层面的馆藏资源上，高校档案馆、博物馆所收藏的各类文献资源、实物遗存、音像制品、数字资源等藏品彼此之间存在普遍性的相互交叉渗透。以南京大学为例，该校内设南京大学校史博物馆、南京大学档案馆，访问两馆的互联网站点即可以看到二者数字资源的共通性。以校史博物馆首页的“南大校史”、“校友英华”、“校友信息”板块和档案馆首页“南大人”板块为例，对比二者内含的数字资源，关于学校历史沿革、历史名人等方面的数字资源只需在格式和呈现模式上稍加整合即可以实现完全意义上的互通，这种资源属性上的共通性同样可以通过日常管理上的统一性呈现出来，如该校档案馆网站上就既列有档案馆动态一栏，也列有博物馆动态一栏。广域层面的软硬件资源上，高校内部档案馆、博物馆需要或者配备的专业人才、技术实力、展示空间等各类软硬件设施往往较为相似。以博物馆所拥有的专业陈展与讲解队伍为例，其同样可以为档案馆筹办精品展览提供有力的支撑。两个层面上的共通性构建了两馆馆属资源的可整合性，这也就为两馆数字资源整合提供了广阔的合作空间和发展前景，必将有助于开创“双馆齐下”的全新模式[11]。
3 高校档案馆、博物馆数字资源整合的实现
3.1 技术依托――两馆数字资源整合实现的基础。信息资源整合问题，是伴随信息技术发展和广泛应用所导致的技术发展多源性和发展程度不统一问题日益严重而提出的[12]。作为信息资源整合问题的属概念，高校档案馆、博物馆数字资源整合对象往往包含多源性的结构化信息、半结构化信息和非结构化信息，其通过数字资源采集、传输、存储、交换、挖掘等技术过程，将异构数据和其他数字资源全面整合，实现两馆数字资源的协同、交互和共享，是一个跨应用、跨平台和跨网络的资源整合流程，这一流程跨越了IT技术的各个层次，是一个复杂的系统工程。借鉴IT架构的层次关系，其数字资源整合可以分为这几个层次[13]：基础网络层、数据层、平台层、应用层、标准和规范层。
图1 数字资源整合技术层次
遵循这一思维，两馆数字资源整合，大致可以以基础网络层的整合为基础，以数据资源的整合为核心，通过平台的搭建，在应用层面上实现利用。而总体上，这几环节的实现都立足于各自的标准和规范，因此作为维护技术集合体，实现技术协同、相互关联的保障，标准和规范层的整合贯通于各个环节。
3.1.1 强化两馆基础网络层整合的技术利用
（1）异构网络的协议转换技术。网络异构是伴随计算机网络技术的发展，多种多样的网络利用系统开始出现，这些系统之间不能实现相互通信和集成所导致而出现的[14]。高校档案馆、博物馆的异构网络环境的产生往往是由不同厂商的计算机、网络设备和系统组成的，这些计算机系统可能运行着不同的操作系统和通信协议，导致计算机资源难以实现统一使用。这一问题的解决，可以从软件和硬件两种解决技术出发，一种是通过软件的方式进行协议转换，另一种是通过专门的协议转换网关设备进行实时的异构网络协议转化。
（2）利用各类型网络存储技术。新兴的存储技术以网络为中心，能够支持各种操作系统和平台，可以提供通用的数据访问，具有无缝的可扩展性[15]，常见的网络存储技术包括SAN（Storage Area Network and SAN Protocols：存储区域网络）和NAS（Network Attached Storage：网络附加存储）以及虚拟存储技术。
（3）整合网络通信标准。整合网络通信标准的目的是为了实现两馆数字信息资源利用者与提供者之间的对话，实现数字信息资源的相互传递。在通信标准选择上，Z39.50协议的应用，能够实现异构数据库系统和异构网络之间相互传递信息，也可以作为一种通用的数据库接口规范，让利用者通过互联网检索不同服务器上的各种数字资源[16]。
3.1.2 推进两馆数据层的整合
（1）加强两馆的数字资源建设。高校档案馆、博物馆数字资源整合的基础在于两馆本身拥有丰富的并可供利用的数字馆藏资源。因此，对于两馆数据层的整合而言，二者的数字资源建设是首要任务，只有建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的数字信息资源库才能有效地实现整合功能[17]。首先，两馆在进行数字资源整合前，必须明确二者数字资源整合的资源类型和资源范畴，明确哪些数字资源可以被整合，是否可被整合利用，并通过两馆的协调达成一个共识，除此之外，对于两馆所收藏的校内其他学科、其他机构的学术科研数字资源进行整合时，需要各部门共同协商，进行统一规范[18]。其次，应主动加强数字资源建设，以资源体系建设为重点，组织人力、物力主动进行馆藏资源数字化，构建海量分布式数字文化资源库群，通过数字化平台、数字化服务等的建设，为师生及其他利用者提供丰富便捷的数字文化服务，哈尔滨师范大学数字博物馆就是立足资源体系，通过文化遗产数字资源数据库群、数字资源加工与服务平台等项目的建设，通过传播快捷的网络应用与传播平台实现数字资源利用的典范[19]。
（2）两馆数字资源的数据化。当前两馆数字资源基本都属于数字化级别，用户需要在众多的图像文件中搜索自己所需要的特定信息，唯一的方式只有手动的图像翻页查找，依靠人的阅读来实现馆藏的图像文件资源信息获取，无法依靠机器查找和分析，这必然会影响两馆数字资源用户的利用效率和体验。而数字图像文本内容的数据化是将原本的图片处理成文本的段落，数字化图像转化为数据化文本，使得计算机可以处理和分析这些文本数据，用户通过检索和查询就能快速实现数字资源利用。资源数据化过程较之资源数字化虽难度更大，但可以考虑优先运用于高校档案馆、博物馆馆藏的部分重要数字资源。总体而言，相比当前国内的档案馆、博物馆数字资源建设做的较为普遍的文本扫描工作，数字资源的数据化是馆藏数字资源建设的一个新过程。
（3）数字资源类型与格式的统一化。高校档案馆、博物馆数字资源整合理应面向所有类型的数字资源，但受标准规范、信息技术等实际因素制约，整合工作往往先瞄准部分类型的资源，再逐步扩大范围[20]，两馆在进行数字资源建设的前期，互相之间需要共同确立可数字化的资源类型，明确数字信息资源的创建标准（数据编码、文件格式转化等）、资源描述标准、资源组织标准、资源长期保存标准、资源服务标准。以图像类资源建设为例，图像可以通过PMP、TIFF、GIF、PCX、XBM、PCX、JPEG或是PNG等格式呈现，假使初期数据格式标准就不统一，必然给之后的整合工作增加难度。
3.1.3 实现面向用户的平台和应用层的构建。数字资源整合实践最终服务于用户利用，平台是集成、整合数字资源的载体和解决方式，应用层的技术关注的是用户利用数字资源过程中的工作流程、协同和交互过程，直接面对终端用户，需要注重的是用户的体验和服务质量的提升，以及如何服务于两馆用户的深度挖掘和开拓，平台和应用层的构建和优化决定两馆数字资源整合成果的外现模式和表达速度，关系到档案馆、博物馆在校内的影响力和被依凭度的提升。在平台层上，高校数字资源整合的一个努力方向是特色专题库的构建，另外一个努力方向是创建一个稳定的环境来长期保存和访问原生数字资料[21]，可以考虑以此为基点实现整合平台建设，如DIPS平台和DSpace平台较具有代表性。DIPS平台作为成都国图数字研发的一套数字文献处理平台软件，能够对机构所拥有的海量化多媒体资源及文献资源进行数字化建设加工，通过资源的有效管理，能实现网络环境下数字资源的和利用。DSpace平台则特别用于解决数据长期保存的问题，可以实现两馆数字资源整合的现实需求。另外，在直接面向用户的应用层上，两馆要注重搜索技术、门户技术的应用，为用户提供统一的、可个性化的、可协同的信息资源访问通道，更好地实现用户利用。
3.1.4 标准和规范层的过程性保障。首先，需要树立正确的标准意识。要充分认识到标准化和规范化是实现两馆数字资源整合和共享的前提和保证，仅以两馆数字资源整合过程中大量的图像、表格、音频资料为例，这些资源往往来自校内不同学科，数量庞大，类型也特别繁多，假使在数字资源建设中不首要考虑标准化的问题，必然导致在资源建设和整合的中后期遭遇困难，以致难以继续。同时，标准意识的确立也体现于本机构“自有标准”和“统一标准”之间的平衡，不能将工作人员自身的个性化实践量化成自有标准，但也不能完全盲目地标准化，需要在两馆资源整合实践中实现个性化和统一性的具体结合[22]。
其次，要重视标准和规范在两馆数字资源整合各环节中的参与和完善。数字信息建设发展的速度直接影响数字资源的建设模式、资源内容、资源类型和数量，这使得数字资源整合的内容更加复杂。高校档案馆、博物馆数字资源整合实践需要依靠标准体系实现整体性指导的同时，又能为具体业务提供可操作的细则。这些操作的细则既应该体现于两馆的管理机构设置，也应该作用于具体的个人，以宏观框架指导机构和部门意识，以具体业务标准指导个人具体的业务工作，实现整合标准的各环节参与。同时，也可考虑指定专人对各环节中的标准化实施进行检查和负责，以便更好地完善相关工作。
3.2 管理思维契合――两馆数字资源整合实现的保障。实现高校档案馆与博物馆数字资源整合的最终目标在于服务用户的实际需求，其评价标准在于是否有利于两馆整体服务机制的有效形成，技术评定上的稳定运行和可持续发展作为重要保障的同时，我们又要避免陷入“技术迷途”，即不要单纯地追求技术上的先进性，而是需要在依托技术力量基础的同时，注重基本资源利用机制与管理服务的建设，实现两馆数字资源整合在技术体系和管理服务体系上的完美契合。
3.2.1 趋于制度保障的制度设计。高校档案馆、博物馆数字资源建设与服务是一项较为庞大的社会事业，需要管理层面的信息政策协调、规范与扶持。同时，由于高校档案馆、博物馆数字信息资源整合与服务涉及技术、经济、人文、组织等各方面的因素，深入到高校日常管理活动的方方面面，因而需要具体的制度保障，将两馆数字资源整合上升到制度层面，在具体的制度设计上，因两馆数字资源整合实践内容丰富，需要针对不同的问题制定不同的政策，确定一些保障两馆数字资源整合实践的基本制度原则。
（1）建立两馆数字资源整合的责任分配制度机制。首先，两馆可以考虑设置专门的主管机构或专项工作小组以保证数字资源建设和整合工作专职专责，以组织保障来实现两馆数字资源工作政策并保证政策的顺利实施；针对部分高校两馆各自分立，各自封锁，政出多门，缺乏必要政策协调的状况，其改善则需要高校内部建立一个权威性的信息工作领导机构[23]，从总体上规划、协调两方面的关系。其次，应对校内档案馆、博物馆负责数字资源整合工作的相关部门和相关人员的责任进行具体规定，对相关负责人必须履行的职责作详细的规定，对数字资源整合各个子项目作具体的责任分配，以防止出现权利失衡和秩序紊乱的现象，从而落实两馆数字资源整合的责任分配机制。
（2）重视两馆数字资源整合过程中师生的参与制度设计。两馆数字资源整合实践缺乏与以校内师生为代表的主体用户以及其他用户的有效沟通，则不能充分表达利用者的利益需求，在可操作性和总体利益的平衡上就难以达到均衡，因此必须重视两馆数字资源整合过程中的师生参与。首先，可以考虑吸引高校内研究人员、教师、学生参与两馆数字资源整合的规划过程，在环节的启动、具体项目的开展上吸引这一群体的参与，了解他们的政策需求和利益诉求，作为数字资源整合工作展开的重要考量，听取他们的信息反馈，并据以调整整合实践的内容和导向。其次，支持建立高校内的信息化研究组织或协会，通过这些组织沟通校内科研机构和图书馆等信息组织，让校内的科研需求实际、文化需求实际与两馆数字资源整合和服务提供相对接，实现效益最大化。
3.2.2 趋于空间统一的设施和馆藏空间整合。高校档案馆、博物馆数字资源整合往往不仅仅意味着两个馆之间，而可能面临的是多馆分立的状况，对数字资源整合实践而言，多馆分立则意味着多元空间的数据组织与管理，在数据多元的状况下，空间的多元所带来的空间隔离则可能在组织管理上造成一定的组织失衡、组织误差和组织效率低下等消极影响。假使高校内档案馆、博物馆在设置上能消除空间障碍，必然对避开此种境遇具有积极意义。首先，实行两馆展览、利用、办公、馆藏空间的统一化建设，在内设档案馆、博物馆或科技馆、校史馆等同性质馆型的高校，可以考虑设立一所单独的“文博大楼”，在此建筑空间内统一囊括上述各馆，从而将校内档案馆、博物馆所拥有的设施和馆藏统一在一个空间内。两馆库房对于温湿度、光线、防火、防虫等保管条件的要求就有很多类似的地方，空间的统一部署和规划必然可以节约成本，实现两馆硬件和软件的集约化利用，也有利于消除空间多元所致的馆藏分立，这就有利于实现两馆数字资源整合的前端控制。其次，推进管理空间的整合，在管理机构设置上，可以推进校内档案馆、博物馆保管机构和管理机构的合并，高校档案馆、博物馆本身不存在行政管理体制多元、序列不一的状况，其管理空间上的统一不存在难以逾越的障碍。曾有相关研究探讨机关（单位）内部档案、文物保管机构的合并方法，认为可以将单位内设的档案馆（室）、博物馆/陈列馆合并，行政上由所属机关（单位）负责领导，业务上受单位所在的行政区域内的同级和上级行政管理机构指导和监督，并以山东大学图书馆、档案馆、博物馆为例，认为可以将三馆合并，新馆称“山东大学图书、档案、博物馆”[24]，这种管理空间上的统一性探讨不无道理，它将高校内两馆数字资源整合，变为部门内的数字资源整合。这种设施和馆藏空间上的统一、管理空间上的统一趋向，不仅有利于高校内档案馆、博物馆数字资源建设和整合，对于校内单个的馆型的建设也具有积极意义。
3.2.3 趋于服务导向的用户保障体系构建
（1）建立用户信息库，获取用户数字资源需求。一方面，可以通过用户自主登记的方式进行，通过在校档案馆、博物馆的网站或利用大厅设立用户信息登记入口或登记载体，收集用户类型、主体用户的专业信息（学术背景、科研行为、研究方向和研究兴趣）、联系方式等信息，同时也可以单独收集和获取重要用户（如知名教授、学者，重点研究所，校长办公室，校宣传部等机构）的数字资源需求；另一方面，可以通过Web用户信息挖掘、Cookies文件分析获取两馆网上数字资源用户的信息行为（浏览方式、浏览时限、访问习惯等），透过用户信息挖掘用户对高校档案馆、博物馆的数字资源利用需求，实现用户满足的同时提升其满意度和依赖度。
