发布时间：2023-08-29 16:36:01
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关键词：档案管理；标准化；质量
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2013年7月8日
《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。”对现代化社会中的档案工作来说，也是如此。无论是政府机关、企事业单位、各类社会组织等等，各种组织涉及档案种类越多，数量越大，利用的范围就越广，能为全社会带来的实际的经济效益也就越大。要想管理利用好这些档案，就必须要有科学的、统一的标准，这样才便于利用现代化科技手段对档案加以管理。下面以常州出入境检验检疫局武进办事处为例，就档案管理方面导入ISO9001质量管理体系，以标准化理念实施全程规范化档案管理做一简单分析。
一、常州出入境检验检疫局武进办事处档案管理现状
1、办事处情况简介。常州出入境检验检疫局武进办事处（以下简称武进办）成立于2007年12月份，位于武进高新技术产业开发区南区。建立之初主要由三个部门组成：综合科、机电科、轻纺科，主要负责受理武进区出入境货物的检验检疫报检，签发各类检验检疫证单，各类产地证书，通关放行；负责实施武进区进出口商品的检验鉴定和监督管理；另有负责武进区出口主管产品生产企业的日常监管工作，业务资料归档与管理工作等，后增加检疫科，主要归口于常州局本部动植检科室管理，武进办起到从旁协助作用，主要负责武进出口加工区检验工作。
2、办事处档案管理现状分析。作为一个机构较全面的大办事处，较为全面详实的档案资料能为领导者提供判断依据，能为日常检验监管工作者反映真实情况，为企业提高办事效率，基础的档案管理工作自然而然成为日常工作的重点之一。现阶段办事处档案管理共分为两大块：办事处综合档案管理、业务档案管理。其中，业务档案管理又主要分为企业报检资料档案管理以及日常质量控制档案管理。各科室设立兼职档案管理员，负责监督、收集、整理本部门的档案资料，按规定做好归档，从而形成了全办事处的档案管理网络。综合档案管理主要由归属于综合科的办公室负责，所有办事处层面的活动资料、荣誉资料、各种机构信息往来、接待、后勤等均由办公室专人负责收集整理，而各业务科室则主要负责本辖区内出口报检企业的基本企业资料、出口产品质量情况、生产情况、检测情况、诚信环保等各个方面的资料收集、更新、归档等工作，为检验员日常对企业的监管整改、控制出口产品的质量稳定工作提供强有力的保障和依据。以轻纺科为例，将企业首先分为三大类：纺织、服装和轻工类。基本档案由企业注册信息、质检人员信息、生产设备信息、主要出口产品信息等构成，分为电子版与传统纸质版两种，同时依据国家质检总局113号令文件精神，以出口工业品检验监管系统为信息载体，在将企业分类后，按季度或者周期完成检验监管工作，将监管内容输入系统，同时将整改内容可发送企业，责令整改。此种电子输入方式取代传统的手写监管档案方式，既节省资源又方便快捷。机电科大体相同，另有企业报检资料则由综合科检务工作人员收集归档，每份单据均有唯一的归档编码，一般保存期限为三年，由于报检资料数量较多，综合科设有两个专门档案室保存收藏，日常的查阅、调出等均需按流程申请。
二、武进办事处档案管理存在的问题
1、领导对档案工作的重视程度不平衡。个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保障，虽然各部门有专人负责档案管理工作，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺欠。
2、没有形成完善的质量意识，未运用过程方法进行管理，缺少持续改进的管理承诺。办事处档案管理规定虽然明确了相关的流程与方法，对工作有一定的质量要求，但没有运用系统的管理思想，进行档案管理的统一规划安排。现行的档案管理还存在“宁多勿缺一”的整理原则，档案工作人员往往在考虑自身责任的基础上，片面地追求归档的数量，而忽视了文件内在的价值。
3、在档案利用服务企业等使用者方面。大多档案管理人员认为自己的主要工作任务是收好（属被动接受）、管好档案，不主动了解使用者的需求，不理会使用者的感受，对使用者的重视程度不够，这违反了档案管理为使用者服务的宗旨，同时也降低了为企业服务的效率。日常档案管理工作的创新意识较为薄弱。虽有相关规章制度，但不少制度还比较粗略、模糊，落实力度还有待加强。
三、建立档案质量管理体系的可行性
1、首先，以现行最基础通用的ISO9000质量管理体系为例。它具有很强的通用性，无论何种类型和规模的组织，其活动只要有质量要求，一般都适合采用。质量管理体系标准适用社会各行各业，同样适用于档案管理领域。标准强调管理职责分明，各负其责：依照体系文件，以数据和事件为依据，预防为主，有始有终：根据工作的需要允许对管理文件进行增减和修改，以保证管理文件的科学性、完善性和适用性。这与许多机构档案管理制度实行的岗位责任制、目标管理等方式具有很强的相通性和包容性。
2、在IS09000标准中，建立和实施有效的内部质量体系的三要素包括：组织、产品和顾客。档案部门是为利用者需要而提供档案资料信息服务的部门。当我们把档案部门的信息服务当作一种产品来看待的时候，质量管理理论同样也具有相当的借鉴与指导作用，它与档案部门以利用者为中心的指导思想完全吻合；其顾客就是在生产工作中急需档案信息服务的各种层次和不同类型的利用者。
3、在我国，有一批组织机构和企业已广泛实施和应用了此标准。制定了详细的档案管理和服务目标、质量方针、业务操作流程、规程、人员综合考核办法等文件，在执行中取得了明显的效果。2003年11月中旬，绍兴市档案馆接受浙江质量认证有限公司评审，一次性通过IS09000质量体系认证，成为全国第一家质量管理体系认证的国家综合档案馆。实施标准化后档案管理工作得到了加强，档案管理工作也逐步实现了规范化、制度化和科学化。
四、建立档案质量管理体系的基本原则
档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。档案管理实现标准化要确立以下四个原则：一是建立严密的管理机制，形成全员参与、全面控制、高效运转、不断改进的管理体系，克服了以往管理中存在的基础管理弱化、内部协调不畅等问题，通过明确职责、规范程序、改进管理规范相关的管理活动和职责，理顺内部管理关系，使各个管理层面、各个操作过程、各个工作环节既相互制约又相互促进，达到管理科学性、系统性、规范化的要求；二是确立“职责明确”、“过程控制”、“持续改进”的档案管理新模式。综合考虑档案管理业务紧密相关的组织结构、程序、过程和资源等各方面的因素，明确档案管理过程的控制要求，建立一套预防和处理不符合要求的管理业务机制，在较大程度上解决档案管理中随意性较大等问题；三是要树立“以档案资源使用者为关注焦点”的服务理念，丰富档案信息服务的内涵，改善档案管理机关的形象；四是健全完善的监督机制，确保各项制度的贯彻执行，使制度化管理落到实处。定期开展内部检查，对不符合文件规定的工作和做法开具不合格报告，确定和落实纠正措施。
五、结束语
档案质量管理体系是全社会各类机构进行档案管理的必要保障，一个科学、完善的档案质量管理体系对机构自身的发展有着不可估量的作用。参照同意标准来进行科学化的档案管理，不仅会明显改善各机构传统业务流程、服务质量、人事管理和资源配置，而且会在档案界内真正建立起“质量第一、用户至上”的文化，促进全社会档案事业的健康发展。
主要参考文献：
[1]汤涌，刘温健.档案馆引入ISO9000质量管理体系的实践与思考.中国档案，2004.5.
笔者多年从事文书档案的日常管理工作，现结合自己的学习体会和实践经验，就档案管理工作的规范化标准化建设谈以下几点看法。
一、文书处理的规范化、标准化是基础
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文的规范化、标准化，不仅决定公文本身的质量，而且也影响到日后档案的质量，决定着档案工作规范化、标准化建设的整体水平。为了做到档案工作的规范化、标准化，我们要树立文书处理工作规范化、标准化是档案工作规范化、标准化的基础的工作指导思想，在实际工作中，认真做好文书处理的规范化、标准化建设，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。具体要做到五检查：一检查公文用纸，质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订，左边装订处要预留25mm左右的装订线。二检查制发公文的签发手续是否履行，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三检查公文字迹是否牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用，如用传真纸打印的必须进行复制。立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。四检查文种使用，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。五检查移交环节，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
二、案卷材料的统一收集管理是前提
案卷材料的统一收集管理是档案建设规范化、标准化的前提，实践证明，案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的重要因素。单位的档案室是单位的内设机构，负责统一管理全单位的的所有档案。单位的档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督和检查考核。因此，要从加强档案室建设入手，不断建立健全单位档案管理制度和各类材料及时归档制度，及时收集、整理、保管和统计单位的全部档案，并对单位各科室的档案收集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、检查和监督。
首先，所有单位的档案必须集中统一管理，确保真实、完整、准确、系统和安全，便于日后档案的利用。单位各科室要加强对本单位档案资料的积累、归类、整理、上交工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责所在科室归档材料的收集、整理与上交工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交到学校档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几个科室联合组织的，涉及多个部门的，文件材料由牵头主办的科室负责归档，其他科室协助提供相关材料。其次，要严格执行文件、材料的形成单位立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入单位及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、考核各项工作时，能将档案工作同步纳入。另外，任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料，不得擅自销毁文件、材料。确需销毁的文件、材料要由档案室登记造册，经单位领导批准后由专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文件、材料，及时办理文档材料的交接手续。同时，立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映单位重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管；凡是在短时间内对本单位有参考利用价值的，列为短期保存。
三、实施“以我为主”的立卷归档原则是关键
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。
因此，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要致力解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、档案的开发利用是目的
加强档案管理工作规范化标准化建设的根本目的就是充分利用档案为单位各项工作服务。为满足利用者的需求，就要通过各种方式向他们提供档案材料或相关的咨询服务。如利用通过对文书档案资源的再加工、再整理，如专题编研等，总结经验，发现规律，为各级党委政府决策经济和社会发展中遇到的问题提供参考和依据，发挥文书档案“资政”的作用。利用文书档案中的具有宣传价值的史料，可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂文化，使他们了解历史发展轨迹，掌握时代进步脉搏，自觉加强革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育，发挥文书档案“育人”的作用。
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
【关键词】研究院；人事档案；标准化管理
新时期，随着我国改革开放不断深入，市场经济不断得到完善，人们择业变得更为灵活多变。人员流动性逐渐增加，这也增加了人事档案管理的难度，如何做好人事档案材料收集归档等管理工作已成为人事档案管理人员思考的重点。
1.人事档案工作管理标准化的重要意义
1.1人事档案标准化是实现人事档案工作现代化的前提条件
档案工作的标准化是实现档案管理现代化的前提与基础。随着网络技术的广泛应用，档案管理逐渐向现代化方向发展，要想将档案管理工作得到更好，就要充分利用档案信息资源，使档案信息的作用得到最大限度的发挥，通过计算机查询获得最经济、最广泛、最便捷的档案信息资源。但是如果想档案资料在网络上得到共享，首先要使档案工作朝标准化迈进。
1.2人事档案工作的标准化是时展的要求
随着计算机的不断发展与网络技术的普遍应用，档案管理的现代化已经得到了很大程度的促进。要想更多的人对我们的档案资源进行了解，就要对我国的档案资源进行充分的开发，使我国的档案资源得到最大程度的发挥。通过计算机的查询可以获得最便捷、最方便、最经济的资源共享，将档案工作的标准化作为工作的前提与基础。
1.3人事档案工作的标准化与档案工作的现代化是分不开的
在档案工作中档案工作的标准化是一个重要的组成部分，涉及到档案工作的方方面面，在档案工作中起着至关重要的作用，与档案工作的其它组成部分共同结合起来，最终达到档案信息资源的充分开发与利用。如果档案工作的标准化得不到实现，档案工作的现代化就得不到有效的发展，最终就会造成档案工作的混乱。档案工作标准化的意义与作用主要体现在对档案工作中的各项内容进行科学的管理和有序的控制，达不到标准化的档案工作，现代化就无从体现。
2.人事档案工作标准化的实施对策
2.1全宗的完整性应该得到有效的维护
在归档工作中应该分清主次，掌握重点，将全宗的入关口把住，对于不应该归档的文件坚决不可以归档，与此同时还要注意避免散失应该进行归档的文件。在立卷的过程中要将同类别的、有一定联系的文件放在同一个卷宗内，使同一问题的完整性得到保持，立卷后的文件内容虽然庞杂但是不可以混乱，为档案的标准化、规范化管理奠定建设的基础。
2.2加强档案人员的队伍建设
（1）责任意识应该得到增强。档案管理与工作人员应该热爱档案事业，对档案工作具有强烈的使命感、责任感以及事业心，这是将档案工作做好的基本要求。
（2）法律意识应该得到增强。从事档案工作的相关工作者应该对《档案法》进行有效的学习，具备“依法用档”“依法治档”的意识，对于档案的安全与完整要进行有效的维护。
（3）奉献意识应该得到增强。档案工作具有一定的保密性和隐蔽性，这就在一定程度上决定了这项工作与其它工作不同，不可以像其它工作一样引人注目、张扬自我，它注定是一项默默无闻的工作，从事档案工作的相关人）员应该耐得住寂寞、不计名利、默默奉献，只有这样才可以将这项工作做好。
2.3在人事档案管理工作中应该坚持“以我为主”的原则进行归档
“以我为主”的原则是本单位文件归档的主要原则，这一原则在我国的立卷归档工作中是经过多年沿用的一项基本原则。这项基本原则在执行的过程中需要对三个方面的问题进行注意：
（1）对于文件归档的时效性要进行准确的把握，对于现行文件任务得到完成的，就应该对其进行立卷和归档，但是对于还没有完成的，就不可以对其进行立卷或者归档。
（2）立卷归档的重点要得到确立，立卷分工要合理。在档案管理的过程中要坚持“以我为主”的基本原则，在这一原则的指导下将立卷归档的重点进行确定，除此之外还要注意将资料与文件的内容区分开来，因为有很多资料与文件在形式、内容等方面都具有相似之处，为了使档案管理中的信息冗余度以及重复度得到相应的减少，就要使档案利用的效果得到提高。
（3）对于全宗的完整性要进行有效的维护，当然这种维护应该建立在坚持与贯彻“以我为主”的归档原则前提下。
2.4通过现代化信息系统的应用使人事档案管理标准化得到促进
随着时代的发展，现代化的技术在档案管理工作中得到了有效的应用，通过现代化科学技术与管理方法的应用，通过计算机网络的应用对档案进行立卷、整理、编号等等，进而使档案管理变得更加迅速、全面、系统，档案管理的规范化、标准化、现代化以及自动化得到有效的实现。目前，随着网络信息技术的快速发展，很多单位已经实现信息化管理，网络信息化是做好档案收集工作的重要保证。档案材料收集工作者应经常联系与本单位相关的单位，拓宽、疏通档案收集工作的渠道，实时了解、掌握相关单位的人事信息，建立一个覆盖所有档案信息产生的人事档案材料收集信息网络系统。
2.5在人事档案管理工作中加强对档案的整理、收集、统计
（1）确保人事档案材料收集的全面、完整性。系统、完整的人事档案形成需要整合各个分散的档案材料，收集整理周期较长，必须借助科学、合理的管理规章制度进行监督、约束。每一个单位档案部门人员在收集档案材料过程中，应严格贯彻落实国家相关的规章、制度法规的基础上，根据本单位自身的实际情况制定更加明确的材料归档要求、归档方法以及相关制度，提高管理规章、制度的执行度，提高使档范围的合理性，尤其针对档案保管的期限应进行严格规定。
（2）应加强人事档案收集业务工作的调查与指导。人事档案的分散形成以及集中、统一管理，是人事档案材料收集中最大的矛盾，档案工作者应全面了解、掌握人事档案使用、功能、形成、管理、流动等特点，确保档案材料收集工作的科学性、有效性。在进行人事档案收集工作过程中，应防止少数单位将一些本应该移交的人事档案私藏，出现不愿移交，作为自己的私有财产现象，同时也应该预防过早将目前仍然常用的人事档案接收到档案形成机关，造成工作不便。
（3）实现档案材料收集的规范化。
实现人事档案材料收集工作的规范化、有序化是提高档案材料收集有效性的重要手段。主要是要求工作人员全面掌握人事档案材料形成的内在规律，指导各单位材料的形成，使各单位材料都符合相应的规范要求和标准度。在材料收集过程中应逐件、逐页严格审查每项收集材料，若收集材料未达标准要求，应立即退回要求重做，直至达到相应标准要求时方可归档。
3.结论
综上所述，使人事档案工作的标准化进程得到推进是档案工作中非常重要的环节。怎样在档案管理工作中将档案得到充分的利用，是现阶段我们面临的重要课题。所以，在人事档案管理工作中我们应该逐渐使档案管理意识得到强化，在档案管理工作中树立起标准化的管理意识。
【参考文献】
关键词：财务档案；质量标准化管理；管理措施
虽然现阶段社会上的数据信息都已从传统的纸质信息转变成了数字信息，但是本身纸质载体的信息依然具有十分重要的作用，尤其是对于财务档案，纸质案卷的管理是极为重要的，需要企事业单位的相关工作人员给予其足够的重视。所有财务信息都是从财务档案案卷当中查阅而来的，因此在搜集财务信息时，应保障信息的质量，使所形成的财务档案案卷十分准确可靠，能够为日后相关财务信息的查阅奠定良好的基础。
1 财务档案案卷质量标准化管理的意义
财务档案能够记录企事业单位在运营过程中的每笔收入与支出，反映出企事业单位的运营情况。财务档案管理还能够保障企事业单位活动的正常开展，在企事业单位中发挥着重要的作用，其具体表现如下。
（一）为企事业单位提供参考数据
企事业单位在开展任何活动时，都会产生各种财务数据，从而形成财务档案。企事业单位中的相关管理人员需要对这些财务数据进行搜集和整理，并对其进行研究和分析，从而便于为企事业单位的日后运营提供参考[1]。现阶段，所有企事业单位都向财务档案质量标准化管理模式发展，提高了企事业单位的财务档案管理水平。在这个发展过程中，财务档案信息将会能够为企事业单位提供真实的参考依据。企事业单位在做一些决策时，需要完全依靠财务档案信息，使其能够一直朝着有利的方向发展。
（二）作为事件发生的事实依据
很多财务档案都是企事业单位财务支出的凭证，有利于企事业单位的管理和运行。财务档案管理工作与其他工作存在很大区别，其给企事业单位所带来的效益是不能够具化，但是在企事业单位运行过程中的很多地方都会起到至关重要的目的。财务档案管理还能够反应企事业单位以往在财务方面的具体事实，其档案文件资料能够作为证明这些事实的凭证[2]。
2 财务档案案卷质量标准化管理存在的问题
（一）对财务档案案卷的管理缺乏重视
财务档案管理对于企事业的运营和发展具有重要的影响，但是很多身处档案管理职位的工作人员由于对其本身工作的不重视，导致对财务档案的管理也缺乏一定的重视。并且，很多人由于受到传统观念影响，将财务信息视为机密，将财务档案资料封存起来，不对其进行管理。此外，还存在一些管理人员所采取的管理方式还十分落后，只对其进行整体管理，将其放置在固定的地方，没有对其进行详细的分类[3]。即使有一些企事业单位已经对财务档案案卷进行了分类管理，但是其分类较为混乱，达不到理想的效果。上述情况的出现，究其根本原因还是源于管理人员对财务档案案卷管理的不重视，从而给财务档案管理带来了很多问题。
（二）缺乏完善的财务档案案卷管理制度
我国在档案管理上已经出台了相关法律，但是其具体实施来看，企事业单位的工作人员对这些法律的遵守意识较差，导致档案管理法律成为了一纸空谈，没有实际意义。很多企事业单位高层管理人员甚至认为财务工作只是简单的记账、结算等，没有意识到财务档案案卷对财务工作的重要性，因此没有按照国际的规定进行财务档案管理工作，这在一定程度上严重阻碍了财务档案管理的发展。随着社会的进一步发展，很多企事业单位意识到了财务档案管理的重要性，也按照我国相关法律规定进行财务档案管理。但是，由于缺乏较为完善和统一的相关管理标准，导致企事业单位的财务档案管理难以顺利完成。
（三）财务档案的安全问题
财务档案中记录了一个企业和单位从建立之初到今的所有财务数据，这些数据信息对于企业和单位来说具有重要的意义，所以应严格保密财务数据信息，避免出现财务信息外泄的情况[4]。很多企事业单位虽然设置对财务档案的查阅权限，避免所有人都能够查阅财务档案。但是，由于人情、金钱等方面的诱惑，使档案管理人员难以严格坚守相关规定，使企事业单位中的很多工作人员都能够查阅财务信息，这将会给企事业单位带来很严重的财务信息安全问题。
3 财务档案案卷质量标准化管理措施
（一）保证财务档案案卷质量
控制财务数据信息质量应该从以下几个方面进行：首先，应该在财务档案数据信息的搜集上保障数据信息的质量，既要将所有具有价值的财务信息搜集在档案当中，还要剔除没有任何价值的财务信息。从另一个角度而言，既要保障财务档案信息的合理性，还要保障财务档案的可用性，并划分不同财务档案的管理期限，便于区分保管。其次，对于财务档案信息还应做好超前控制，这主要是财务档案的质量会在其生命周期范围内受到各种因素的影响。如果想要提高财务档案质量，需要对所有财务档案形成过程进行监控，确保所有具有价值的财务信息能够完整、正确的放入财务档案当中，也为财务档案的日后管理工作打下良好的基础。
（二）财务档案案卷分类管理
财务档案的分类管理是使规范档案的基本措施，虽然现阶段财务档案管理已经进行了分类管理，但是随着档案数据的不断增多，项目数的增加，应该对其进行更为细致的划分，使其变得更为标准化。一个完美的分类方案，需要其在项目的设置上具有一定的科学性[5]。所以，财务档案的分类应该遵守以下几点原则：首先，应该保持分类项目的稳定性。企事业单位需要根据其自身的实际情况，设置项目的类别，一旦项目设定完成，便不能够轻易对其进行更改；其次，分类项目应该十分简洁明了，不能够太过复杂。这点原则也主要取决于企事业单位的具体情况，设置不同的级数；再次，在财务档案的分类避免重复和交叉，使其具较强的整体性，便于工作人员的后续查找。
（三）财务档案案卷编目明确
档案管理人员搜集到的财务档案案卷，不管其是否进行装订，都必须要在其表面标上案卷的详细信息，如案卷的编号、名称、时间等。对于装订的财务案卷，需要在封面填写案卷的总页数，而没有装订的财务案卷则需要在封面标明其总件数。当案卷所有信息全部完成以后，应该由相关工作人员进行签字，以便当案卷出现质量问题时，能够找到相应的责任人。如此一来，能够切实保障财务档案案卷的质量，使财务档案案卷管理变得更加标准。
4 总结
虽然案卷质量标准化管理在很大程度上取决于相关工作人员对这项工作的重视程度，但也还需要事业单位中所有相关部门的配合。因此，财务档案案卷的形成和整理，涉及的范围较广，人员较多，只有通过企事业单位所有人员的共同配合才能够更好的完成财务档案案卷质量的标准化管理工作。总之，只有提高企事业单位对财务档案管理的重视，才能够更好的完成财务档案管理工作；只有通过企事业单位内部所有人员的共同努力才能够保障财务档案案卷质量，使档案管理人员能够对其进行标准化管理。
参考文献
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关键词：档案；标准化；网络信息
中图分类号：G271.6 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）17-0236-02
随着信息网络时代的进步，生活方式的多元化、社会信息服务对档案事业的影响和冲击，深刻地改变着整个人类社会的生存方式和思维方式。人们对档案认识的深化和信息技术的广泛应用，为档案事业的发展提供了更为广阔的环境和极好的机遇。信息网络不仅体现了档案管理的目的和接收、利用模式的统一，也能够从档案收集源头处理各种载体信息资源，且具有存储和快速检索利用功能，更加方便速捷地提供了利用档案信息资源，成为保护档案资源原件、加快档案信息资源传递、发掘扩大档案信息资源利用范围的更加便捷手段。
一、信息网络环境下档案规范化、标准化管理的作用、意义
标准化管理是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。推行标准化管理是国家现代化建设中的一项重要经济政策，其目的是在经济、技术、科学管理等社会活动中，对重复性事物和概念，通过制定、和实施标准达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。档案是人类一切生产活动中类型最为丰富多样的一种，具有很强的继承性。档案工作是一项基础性管理工作，涉及到用户活动的各个方面，除了为用户发展提供档案信息资料服务外，更重要的是为用户的生存和发展积累储备宝贵的能反映诸多方面历史轨迹的信息资源。在网络信息环境下，档案工作作为一个为公众服务的行业，在管理的各个环节和工作的实践过程中，都存在着规范化、标准化服务以及提高服务质量的问题。因此，在生成档案的诸多环节中，应制定和执行与管理制度相适应的一系列的工作标准和制度，使档案管理的诸多环节有章可循、有法可依，从而使得最终形成的档案达到规范统一，使档案管理的每个过程从无序到有序，避免未来在同一层次上的重复劳动，保证档案信息资源在进入计算机时的可处理化，实现档案信息资源的自动发、传、收、储等，避免档案工作出现人、财、物的浪费，使有限的资金较大限度地发挥作用。
二、信息网络环境下档案规范化、标准化的特点分析和发展现状
信息网络时代，技术标准显现出了极大的重要性，标准在国际层面有国际标准组织、在专业领域有文件/档案专业组织、在国家层面有各国档案机构等分别组织制定档案信息标准，因而形成了不同层面、领域档案信息标准，这些组织制定的档案信息标准十分专业，吸取了各国档案工作的最佳实践经验，对用户或系统具有明确的应用针对性，从标准的层次上带有操作性，或者说具有很强技术性的标准居多，所制定的标准集中反映了人类在这一领域的发展与应用。从国外档案规范化、标准化建设的进展来看，不但起步早且更重视实践探索，20世纪90年代中后期以来，档案标准制定方面的速度明显加快，尤其是进入21世纪，新制修订标准数量增长了一倍多，而且发展速度在不断加快。如以国际标准的制定为例：从2001年制定的第一个电子文件管理标准至今已了2O余项标准[1]。覆盖了：文件管理、服务、工作流程、成像领域，以及文件存储与归档五大领域的标准，档案信息标准体系构架正在形成，实现了标准的系列化与成套性[2]。
从1979年颁布《中华人民共和国标准化管理条例》以来，1983年成立了全国档案工作标准化领导小组，1985年第一个档案工作国家标准《档案著录规则》颁布实施，1991年成立全国档案工作标准化技术委员会，同年了《档案工作标准体系表》[3]；截至2011年底，中国已出台10多项国家标准、近60项行业标准，涉及的范围非常广泛，涵盖了档案管理、业务等工作的各个方面。这些标准相互补充、相互协调，在规范档案工作、提高档案利用和现代化管理水平等方面发挥了重要的技术支撑和基础保障作用。
三、信息网络环境下档案规范化、标准化的建设原则
在信息网络环境下，档案标准化体系建立是档案工作规范化、现代化的基础性工作，是一项复杂的系统工程。规范化、标准化工作不是一个纯理论问题，更多的是一个实践性、应用性的问题，涉及到档案形成的诸多环节，如档案著录格式、整理方法、数据库建设及整个网络体系结构的标准化，包括统一的术语定义、内部体系结构、数据交换方式、信息流向、软硬件接口规范、功能设置、支撑环境等各项工作，且对设备构成、人员组成、管理方法等均有周密的规划和设计。
1.遵循性、统一性
遵循已有档案标准的基本内容，保持标准内容前后一致，技术水平一致，尽量不做大的改动，体现出与科技进步协同发展的档案业务全程（文件生命周期系统）管理标准特征。例如，制定案卷质量标准，使组卷工作达到应有的水平；制定档案业务流程标准，做到收集到位、整理归档到位，保证各种载体材料不漏存、不丢失、保证进馆档案的质量等。设备装具是档案馆的基础设备，应按标准化、系列化集中批量生产，建立起良好的工作秩序，使档案工作领域内需要协调统一的重复性事物和概念达到统一，从而避免在实际工作中出现的重复、矛盾、繁杂、混乱的局面，促进管理水平的提高。
2.创新性、稳定性
不受原标准的一些束缚，根据信息网络环境的合理需求，进行必要的创新，所实施的标准在一段时期内保持相对稳定。如，数据库的结构标准，电子文件智能元数据标准，由单体元数据标准转向元数据语义与语法标准的系统化，电子环境中档案元数据交换格式的标准化是受到档案工作者普遍关注的重点，离开了档案元数据交换格式的标准化就没有真正意义上的档案信息资源共享，所以，保证数据被读取时不依赖专用的软件环境对档案元数据交换格式标准的研究充分展现了档案信息资源共享的发展前景。
3.前瞻性、科学性
在信息网络环境下围绕档案信息化建设实践，建立科学、有效的档案管理体系，加强档案生命周期的管理，做好需求分析，制定从档案形成、收集、整理、验收、归档、利用服务一系列相关需求标准，由后端管理标准向前端、全程管理标准过渡，向知识集成管理发展，延长标准的使用寿命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，数字档案馆功能需求标准、数据库、电子文件管理系统及其元数据需求标准，电子文件管理逐步转向文件生命周期全过程处理的档案数字化系统标准等。且由单一媒体向多种媒体过渡的发展趋势，数据库的结构、代码编制留有扩充余地，增加一些当前尚未用上而今后可能需要的内容等[4]。各项标准必须能清楚地反映档案技术水平和组织的结构程序，且每一项具体实施的内容应具有超前性，体现一定的科学引导性和先进性，这样才能保证档案信息化建设的科学、高效持续发展。
4.实效性、安全性
在各种标准和大方向不改变的情况下，做到档案信息资源的收、整、审、归、鉴、利、二次加工开发为一体的档案管理信息服务系统，以计算机网络、数字加工、信息分析技术等为支持，充分利用网络技术，收集更新和共享；利用信息分析技术，打破现有数据的使用限制，整合档案资源，挖掘隐性知识；利用数字处理技术实现档案信息数字化，方便共享；利用网络办公技术，审核控制档案资源的使用权限，保证资源安全。
四、信息网络环境下档案馆规范化、标准化体系结构
在网络信息环境下建立档案规范化标准体系是档案标准化的核心内容，档案规范化标准体系建立的科学、合理与否直接关系到档案标准化的工作成败，研究建立档案规范化标准体系，是为了规范管理业务领域的数据元，在数据建模、信息采集、加工处理、数据交换的过程中有统一的标准与规范，最大限度地在网络信息环境下实现信息优化管理和资源共享，因此，档案规范化标准体系的核心由基础标准、业务标准、技术标准、管理标准和专业标准五个部分组成，其中基础标准：是档案工作基础性、指导性的规范，在制定标准时要经常引用的标准；业务标准：是档案规范化标准体系的主体；技术标准：是在网络信息环境下对档案馆设施设备、计算机网络管理、缩微复制等技术手段进行相应的统一和规范，以实现档案现代化的目的；管理标准：是针对档案工作的组织、程序、职责等提出的行业工作标准，它对于建立档案基础管理、规范行业工作质量和作风具有重要意义；专业标准：是根据不同专业的特点而设置，突出体现不同专业档案的管理规范和要求，以适应档案专业化管理的需要。每部分根据各自的工作要求确定一定的分类层次，制定相应的具体标准，每个规范化标准部分是整个档案规范化标准体系的子系统，它们既是相对独立的、相对稳定的，又是相互联系、互相作用，动态发展的，它不断在实施和制定过程中修订、充实和完善，以适应不同时期的工作要求，构成一个科学、系统的标准体系[5]。
结语
实施档案规范化标准化管理，是提高档案管理质量的有效途径，是由传统的档案管理方式向现代化科学管理方式的转变，只有加速档案工作规范化标准化，才能有利于改善档案的基础管理，有利于档案工作在网络环境下逐步走向智能化，促使档案现代化制度更加完善和发展。
参考文献：
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随着社会的发展，人才竞争加剧，这给档案管理提出了新的要求。同时，信息、网络技术的出现和应用，又给档案管理工作提供了新的挑战和机遇。在这种情况下，推进档案管理现代化势在必行，不可耽误。
2 档案管理现代化的含义和意义
2.1 档案管理现代化的含义
档案管理现代化，是指以系统论论为指导，充分运用现代管理的方法，以计算机和网络技术为技术支持手段，实现档案管理的系统集成、数据的定量采集和分析、信息的使用和档案的智能处理等的活动。比如，利用计算机实现对档案数据的收集、整理、查询、检索、鉴定和打印等功能。对于重要的纸质档案，可以用微缩复制的办法制作电子版本，从而减少了对纸质档案的损耗，并且减少了信息存储空间。电子版文件将越来越多地出现在档案管理中，并逐步替代纸质文档。
档案管理现代化是计算机技术和网络技术发展、成熟的必然产物，适应了当代社会对档案管理工作的新要求。通过对档案的计算机化转换，我们查阅档案的速度会更快，档案可以得到更加妥善的保存，并通过档案网络或者图书馆系统等实现资源的共享等好处。当然，档案管理现代化不是一个一劳永逸的状态，它是动态、变化的，并且要随着现实的变动而有所调整。总之，档案管理现代化是计算机技术等先进技术与管理在档案层面上的融合。
2.2 档案管理现代化的意义
档案管理现代化，有助于提升效率，减少人力资源的使用，更好地、更加便捷地利用档案资源。档案管理现代化还可以打破原有的管理形式，实现档案管理有序、开放和共享的利用，提高使用效率，从而更好地实现其价值。
3 档案管理现代化进程中存在的问题
3.1 档案的标准化程度低下
档案的标准化建设是实现档案管理现代化的前提条件，也是其应有之义。我国的档案的标准化起步于1980年代。当时，国家制定了许多、成体系的标准化文件。但是档案的纷繁复杂以及各自为政的档案管理，使得标准化的建设举步维艰。这极大地造成了资源的浪费，并成为档案管理现代化的桎梏。
3.2 缺乏高级管理专业人才
根据国家技术职称的划分，档案管理人员有辅助管理人员、专业管理人员和高级管理人员三个层次。高级管理人员出于金字塔的顶端，需要具备较高的政治素质、文化素质、精通档案管理并能在学科内具有很强的规划能力、协调能力和决策力。形势的发展，需要更多的高层次档案管理人才，但是，目前的档案管理工作普遍处于事务性的工作运转中，复合型高素质人才难觅其踪迹，致使档案管理现代化的工作难以有效、快速的推进。许多档案管理员抱着“做一天和尚撞一天钟”的心态，不愿意持续学习。同时，本群体的年龄结构偏大、个人素质参差不齐、岗位配置不合理等现象屡见不鲜，严重地影响了本单位的工作开展。
3.3 档案管理投入不足
在许多领导的眼中，档案部门对经济增长和各项业绩没有什么实际的贡献，因此不愿意加大资金投入。许多基础单位的档案室，偏安于一隅，条件极为简陋，安全隐患巨大。大量的档案室不能达到要求的标准条件，建设既不标准，也不规范，档案室的主要工作就是技术资料的保存、合同等文件的保存和查阅以及少量技术书籍的内部借阅。这极大地限制了档案管理应有的功能。由于资金投入不足，档案室的自动化、数字化建?O无从谈起，档案管理现代化成了空中楼阁、水中探月。
4 实现档案管理现代化的建议与措施
4.1 加强标准化建设
档案管理标准化工作是档案管理现代化的一项基础工作，它是新时代下的必然要求。档案的数字化，要求建立统一的技术标准规范各类档案的数字化。因此，要实现档案管理的现代化，有赖于首先制定和规范各种类型档案的标准，形成标准化的体系。各类数字档案的生成、数据的交换、传递和共享都应建立在统一的档案管理标准和体系标准之上，以避免档案管理现代化的过程中出现不必要的混乱和无序，造成重复建设。某些部门过于强调部门利益，不重视档案管理标准化的行为，实际上是非常有害的短视行为，也不利于档案管理现代化的开展和要求。因此，本项工作应当统筹协调、合理推进。
4.2 实现管理现代化
现代管理科学是档案管理现代化的重要保障和灵魂。档案工作人员应当树立管理出效益的意识，增加自身的管理知识。在档案管理实践中，运用先进的科技和管理手段，加强对档案资源的合理利用，为档案使用者提供高质量的主动服务，发挥档案应有的效益。档案管理人员应有管理现代化的意识，加强管理，让档案管理逐步从经验式的管理转变为现代管理，并最终实现档案管理的现代化。
4.3 加快复合型人才的培养步伐
人才是实现档案管理现代化的根本。档案管理现代化难以推进，无法获得满意的结果，归根到底是人的因素。应当加强对档案管理人员的岗位培训，提高人员素质，加强人才队伍建设，让管理者掌握更多的经济、信息技术、档案学等各方面的知识，以便更好地开展工作。对于有条件的单位，应当选拔优秀的档案管理者到高等院校、专业培训机构深造，优化知识结构，掌握相应的操作技能，推进档案管理的现代化。同时，要根据档案管理现代化的实际需要，引进更多的高层次的档案管理复合型人才，让他们把档案管理的新理念、新知识和新做法带到档案管理现代化的工作中来。要培养档案管理者的奉献精神，安心工作，热爱本职工作，钻研工作，为档案事业的新发展贡献更多的力量。
4.4 加强管理，增加经费投入
上级领导应当更加重视和关心档案管理的现代化工作，将其列入年度计划中，并列支必要的保障经费；经常性地听取工作汇报，帮助解决档案管理中的实际疑难问题；鼓励档案管理人员与同行的交流、合作；单位应以建设现代化、标准化的档案室为抓手，购置和配备各类设备设施，提高档案管理水平和标准化水平，推进档案管理现代化。
1.1完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。
1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。
1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。
1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。
1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。
1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。
2医院档案管理工作的特点
医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:
2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。
2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。
2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。
3医院档案管理工作的新思路
3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。
3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。
3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。
