发布时间：2023-09-03 14:57:10
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案智慧管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、档案归档制度
一、文件材料的归档要求：
1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）
三、归档时间：
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8.声像档案在每次活动结束后整理归档。
9.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。
12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
二、档案查（借）阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
三、档案的保密制度
1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处 理。
四、档案库房管理制度
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
二、档案库房管理：
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
五、档案鉴定、销毁制度
1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。
档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字
六、档案保管统计制度
一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
七、综合档案室主任职责
一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。
二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。
三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。
五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。
六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。
八、档案工作人员岗位职责
一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
四、做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
1.档案信息资源共享建设理念较为落后
目前，我国档案馆档案信息资源建设存在思想封闭、理念保守、闭门发展等问题，制约了档案信息资源共享建设的有效发展。各级档案馆的发展建设注重的是档案信息资源的收集存储，而忽略了档案信息资源的共享开发建设。“重藏轻用”的落后思想仍然束缚着档案馆各项工作的开展，抑制了档案信息资源共享与交换建设，使各级档案馆的档案信息资源缺乏交流互动的能动性，对档案信息资源数字化共享建设不够重视，不愿意投入大量的资金成本开展档案信息化建设工作，还有些档案馆只是疲于应付，或者仅仅是搞面子工程。即使有些档案馆确立了档案信息资源共享建设的目标，却由于缺乏动力难以真正推进档案信息化建设，长期存在“信息孤岛”的问题；还有些档案馆对档案信息资源共享建设的论证不足，建成之后也难以真正实现档案信息资源共享，逐渐出现了发展建设滞后的现象。
2.档案信息资源服务面窄，数字化程度低
近几年来，我国各级档案馆的档案信息资源网络建设与之前相比发展速度较快，但其中档案信息资源共享的内容量却仍然较少，很多档案馆建设的网站除了关于档案馆的基本介绍和馆藏目录之外，社会公众几乎查询不到任何信息，或者出现网络链接无法打开的问题。档案馆网站内容也长期得不到更新，很多档案信息资源只能提供标题和摘要浏览服务，用户无法连接到数据库查看全部文献资料，如果想要获得更多的档案信息必须到档案馆申请人工查阅。从社会信息化建设发展来看，数字化档案信息资源是信息传播的主要形式，也是档案馆档案信息资源共享建设的重点内容。目前，我国各级档案馆的档案信息资源共享建设与发达国家相比仍然处于落后阶段，档案信息资源数量也有限，数字化建设程度较低。
3.档案信息资源共享建设手段落后，利用率低
档案信息资源共享建设不仅要注重档案内容的不断丰富，更要方便档案用户的查询利用。但是，我国各级档案馆对于档案信息资源检索重视程度较低，难以提供功能完善的检索条件，档案信息资源的易用性差、检索效率低，大部分档案馆的档案信息资源检索不支持全文检索、二次检索和布尔逻辑检索，档案用户对获得的检索结果并不满意。由于档案信息资源分布广、涉及面多，不同地域之间的档案信息资源收集、处理、存储标准不同，导致档案信息资源过于分散，给档案信息资源检索发展带来了一定影响。而且，很多档案馆没有先进的技术手段实现档案信息资源的高效整合和准确定位，缺乏档案信息资源分类检索平台和共享利用平台建设，采用的信息检索软件也比较落后，更新维护困难，对档案用户的查询效率造成一定影响，不支持多种逻辑组合检索的方式，难以真正实现档案信息资源的共享与交换。
二、网络背景下档案信息资源共享体系构建策略
1.提高档案信息资源共享的安全性
档案信息资源共享建设要切实提高安全性，随着现代社会信息化发展，档案馆负责收集整理、开发利用的档案信息数量持续增多，在实现最大限度的档案信息资源共享的同时，要不断强化档案服务功能。但是，档案事业的发展有着政治性等不可忽视的本质特征，因此对于档案信息资源的安全管理要更加重视。在档案信息资源共享建设过程中，要对档案信息资源的类型进行仔细鉴定，确定不同档案信息资源的保密级别和开放范围，真正做到严格审查、认真管理、加强保密。而且，档案馆工作人员要有良好的安全意识，积极采用各种现代信息技术防止网络黑客和病毒的非法入侵，利用各种网络安全防御技术，及时消除网络中存在的各种安全隐患，保证档案信息资源共享管理系统的安全稳定运行。在提高档案信息资源安全性时，要更加注重档案信息资源的合理合法利用，使其能够发挥其最大价值。制定完善可靠的电子档案信息资源查询流程、使用规范、安全级别等制度标准，综合利用数字签名、数字水印等技术，确保档案信息资源共享和交换的安全性和保密性。
2.实现档案信息资源协同共享服务
将档案馆档案信息资源共享建设与政府电子政务平台相互结合，深入贯彻政府信息公开条例，使档案馆信息化建设能够将政府颁布的现行文件直接收集到档案馆中，为档案信息资源共享建设奠定良好基础，在实现档案信息资源安全保密的同时，不断拓展档案信息资源服务功能，为社会公众提供多元化、个性化档案服务，真正实现服务型档案信息资源管理模式，体现“以人为本”的档案服务理念。将档案馆传统的“重藏型”管理模式转变为服务型管理模式，实现档案馆不同职能部门之间的协同服务，在发展建设服务型档案信息资源管理模式过程中，虽然不同职能部门之间必然会存在信息壁垒问题，但是在一定时间范围内可以使档案馆不同部门之间实现信息共享，提高档案馆综合服务效率，节约社会公众查询、检索和利用档案信息资源的时间。目前，我国部分档案馆已经采用了协同工作的服务型档案信息资源管理模式，切实体现了“以人为本”的服务理念，将档案用户分为社会公众、企业用户和授权用户等多个类型，使档案馆可以针对特定用户提供多元化功能服务，缩短档案查询时间，提高服务效率。
3.注重档案信息资源的开发、共享和利用
档案馆利用现代信息技术为档案用户提供多元化的数字化服务，是档案信息资源建设的发展方向。档案馆可以从档案信息资源专题开发入手，进行深层次的价值挖掘，建立不同区域的档案信息资源管理中心，以互联网进行支撑，通过网络窗口服务提高档案信息资源共享服务的功能性，建设专门为政府机关、社会公众、企事业单位提供档案信息资源服务的共享平台。档案信息资源共享建设的最终目标就是深入开发档案信息，将分布广泛、相互独立的档案信息资源连接起来，形成统一的档案信息资源共享规模，使档案信息资源可以为社会发展、产业扩大提供功能化服务。档案馆对于分散存储的档案信息资源，要利用现代信息技术进行集中管理和有效整合，在保证档案信息资源安全可控的基础上，对档案信息资源进行分级管理。利用先进的计算机处理技术、网络技术和通信技术，将分散于不同区域的档案信息资源进行整合，实现档案信息资源的优化配置，利用互联网实现档案信息资源的共享互动和高效服务；打破传统区域和部门之间信息壁垒的问题，使不同类型的授权用户可以根据自己的权限级别获得自己需要的档案信息；档案馆将收集到的档案信息资源经过加工处理、整合存储之后向社会提供各种服务，最终实现档案信息资源的安全共享与交换。
三、总结
一、加强法制建设，进行规范管理
加强法制建设，依法进行档案信息化管理，这是信息化建设的重要前提。目前，档案的信息化已经到重要阶段，要在建设中不断地规范，及时制订各种相关制度，使之规范化、法制化。根据有关部门起草的有关电子文件原数据标准、档案数字化流程及相关数据格式等系列标准规范。在这一系列制度中，有必要对档案信息化建设中的保密制度进行规范。
1.建立系列档案信息化及相关的保密制度。
档案信息化建设是个系统工程，既离不开信息管理方面的法律规定，又离不了有关标准与规范。为了保证档案信息平台的安全，要按照计算机系统建设中的标准规范来设计开发，更要参照档案领域有关的标准规范。第二，成立档案信息化建设协调领导小组，实行领导责任制，进行宏观调控，负责协调各个管理层次的工作。要成立专门技术小组，具体负责档案信息内容的安全、技术安全和网络安全等，注意把好档案信息内容的安全关，确保档案资料的安全，做到宽进严出。
2.增强档案管理人员保密意识，强化档案保密教育。
加强档案保密法制教育是增强教职员工保密法制观念的重要途径。档案工作人员特别是各级档案领导干部，必须从高度出发，充分认识保密工作的重要性，充分认识到保密工作的复杂性。加强保密法纪律教育，提高档案工作人员尤其是年轻同志的保密观念，要懂得如何依法保守秘密，怎样履行好宪法和保密法律法规所规定的各项保密义务，还要使他们了解违反保密法律法规，不履行保密义务及泄露国家秘密应当承担的法律责任。
首先，要继续深入开展以普及档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。
其次，要突出档案保密法制宣传教育的重点，通过在各级档案馆（室）部门开设保密法制教育课及讲座，进一步更新各级领导干部的保密观念，提高他们的档案保密法制意识和做好档案保密上作的自觉性。
同时，要大力宣传、认真执行科研档案保密法规，积极宣传严格遵守保密制度的先进典型，表彰他们的先进事迹，推广他们的先进经验。
二、档案科学管理是档案安全保密的基础
1.硬件设施配套完善是基础。
依据中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的有关规定，存放档案应当设有专门库房，库房中的门窗应专门加固，可配备防盗门、门禁、铁质电动窗等设备，库房中还应有红外感应器、烟感、密码档案柜、灭火器、除湿机、臭氧发生器、碎纸机等设备，以达到防盗、防火、防潮、防尘、防光、防虫、防霉和防污染的八防效果，确保档案的安全性。档案库房由专人负责，无关人员禁止入内。从档案保密的角度看，硬件设施是基础。
2.提高档案管理人员的素质是关键。
档案管理人员的素质是关键，也是档案保密工作的基础和保证。高职院校的档案管理人员必须努力提高自己三个方面的素质：一是政治素质，档案关系到国家的安全、社会的稳定与和谐，因此要有高度的政治责任感，要讲政治、讲原则，热爱档案事业。二是文化素质和业务素质，只有具有丰富的档案管理的专业知识，才能够业务熟练，独立处理出现的各类问题，防止保密档案泄密。三是高度的敏锐性，绝密档案的管理人员必须具备较强的责任心和高度的保密意识，有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚。无论在什么场合，档案人员都应做到守口如瓶，把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
3.电子档案管理是新的挑战
随着时代的发展，越来越多的单位都实行了无纸化办公，电子文件逐渐成为档案文件的另一种重要形式。档案管理工作也从手动管理阶段发展到使用档案专业管理软件管理阶段，管理手段上的变革，必然带来保密工作方式上的变革，是新的挑战。
第一，要构建档案管理网络安全体系。保障网络安全，一般可以通过隔断来自互联网的各种安全威胁，如防火墙系统防护和物理隔离两种方式来实现网络安全；第二要设立电子查阅安全制度，进行科学管理；第三，电子档案一定要备份。
三、加强高职院校档案管理，促进体制改革
做好档案的保密工作，是推进档案事业持续、健康发展的基本保障，是促进高职院校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。档案的管理和利用是档案工作的两项重要内容，档案保密管理和利用是档案工作中相辅相成的矛盾的统一体。在传统保密观念的影响下，档案工作作普遍存在轻利用重保密的现象，这使许多档案束之高阁、禁锢起来，变成了废纸，造成了档案资源的浪费。做好高职院校档案的保密和利用工作，有利于处理好保密与利用的关系，促进人才培养。
参考文献：
[1]张国芳.通过加强档案管理促进继续教育工作[J].山西广播电视大学学报，2008（4）.
一、社会组织登记档案的涵义
社会组织档案是指县级以上人民政府民政部门在依法为社会团体及其分支（代表）机构，基金会及其分支（代表）机构，境外基金会代表机构以及民办非企业单位办理申请筹备成立、成（设）立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准、年度检查和行政处罚等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。社会组织登记档案管理工作由县级以上人民政府民政部门分级负责。
二、社会组织登记档案的分类和整理
（一）社会组织登记档案的分类
社会组织登记档案按其来源可分三类：社会团体类、民办非企业单位类和基金会类。其中基金会类又可分为基金会类和境外基金会代表机构类两种。根据其性质的不同，各类社会组织有不同的文件材料归档范围。
（二）各类社会组织登记档案的归档范围
1.社会团体登记文件材料归档范围：筹备成立文件材料；成立登记文件资料；设立分支（代表）机构登记文件材料；变更名称登记文件材料；变更法定代表人登记文件材料；变更业务主管单位登记文件材料；变更住所登记文件材料；变更活动资金文件材料；变更业务范围文件材料；分支（代表）机构变更文件材料；社会团体及其分支（代表）机构备案文件材料；章程修订及其核准文件材料；年检文件材料；注销登记文件材料；分支（代表）机构注销登记文件材料；行政处罚文件材料。
2.民办非企业单位登记文件材料归档范围：成立登记文件材料；变更名称登记文件材料；变更法定代表人登记文件材料；变更业务主管单位登记文件材料；变更住所登记文件材料；变更开办资金登记文件材料；变更业务范围登记文件材料；备案材料；章程或合伙协议修订及其核准文件材料；年检文件材料；注销登记文件材料；行政处罚文件材料。
3.基金会登记文件材料归档范围：设立登记文件材料；设立分支（代表）机构文件材料；变更名称登记文件材料；变更法定代表人登记文件材料；变更业务主管单位登记文件材料；变更类型登记文件材料；变更住所文件材料；变更原始基金数额文件材料；变更公益活动的业务范围文件材料；分支（代表）机构变更文件材料；备案文件材料；章程修订及其核准文件材料；年检文件材料；注销登记文件材料；分支（代表）机构注销登记文件材料；行政处罚文件材料。
4.境外基金会代表机构登记文件材料归档范围：设立登记文件材料；变更名称文件材料；变更负责人文件材料；变更业务主管单位文件材料；变更住所文件材料；变更业务范围文件材料；备案文件材料；年检文件材料；注销登记文件材料；行政处罚文件材料。
（三）社会组织登记档案的整理
一是社会组织登记档案按照一个组织一档的原则进行整理。归档材料以“件”为单位，一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，请示与批复为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。二是一个社会组织的所有文件按照时间顺序在档案盒内排列。三是不同社会组织的登记档案按照社会组织登记号的顺序排列。
三、社会组织登记档案的管理
（一）领导重视，提高硬件设施标准
领导重视是搞好社会组织登记档案管理的前提，必要的保管硬件设施是搞好社会组织登记档案管理的保证。对于档案管理者争取领导的重视很有必要，只有领导重视了，才有可能争取更多的资金投入，配备必要的档案保管装备，设置防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施，以确保档案的安全。
（二）加快社会组织登记档案管理信息化进程
由于社会信息化的快速发展，电子计算机已全面进入政府办公的全过程，无纸化办公也已成为新的潮流。在此过程中形成的电子文档，更有利于查询和保管，将逐步成为与纸质文档同样重要的档案内容。因此，必须加快社会登记档案管理的信息化进程，才能适应这种发展和进步，从而保证社会组织登记档案的管理不落后于社会的发展。
（三）搞好社会组织登记档案的利用工作
关键词：档案管理服务；下岗职工；作用
档案是个人职业生涯总体情况的总结与记录。档案管理有着重要的社会价值。其中下岗职工的档案管理成为了重要的一个工作环节。从上世纪八十年代起，我国开始出现下岗职工到现在，下岗职工虽然有所减少，但是面临的问题依然非常严峻。在下岗职工的管理当中，档案成为管理的重要依据，面对下岗职工档案管理的现状，各级政府与部门必须加强对下岗职工档案的管理，发挥其对下岗职工再就业所产生的作用。
一、新时期下岗职工档案管理的现状
下岗职工档案管理重视程度有所提高，下岗职工的档案管理问题越来越多地受到了各级部门的重视。一些单位对下岗职工的档案管理，指定专门的机构与管理人员，明确职责，从为下岗职工的生活利益着想的角度出发，建立了比较完善的下岗职工档案。同时，为了增强管理的实效性，还扩大了下岗职工档案内容范围，除了个人的基本资料之外，还包括个人建立、与原单位签订的合同材料、参加政府举办的下岗职工再就业活动材料等。一些单位还积极开展的档案管理服务活动，利用掌握的下岗职工档案材料，采取推荐、举办招聘会等形式，促进下岗职工的再就业。
但是，受到体制、观念等多方面因素的影响，现在的档案管理服务工作当中还存在不少的弊端，比如说相关部门对下岗职工的档案管理工作的不重视，没有应有的管理人力资金的投入，将其作为企业的负担。同时，一些企业没有按照规定建立完善的职工档案制度，档案材料不健全，影响到下岗职工档案管理水平的提高。例如破产兼并的企业管理调动频繁，调动下岗员工档案流失、档案残缺的情况时有发生，甚至有一些企业让下岗职工自存档案的现象。在这种情况下，企业就无法为下岗职工管理机构提供完善的档案材料，也就无法针对下岗职工的现状，采取针对性的促进其就业的措施。
二、档案管理服务对下岗职工再就业作用发挥
针对新时期下岗职工档案管理的现状，为了发挥档案管理服务对下岗职工再就业的作用，提出如下建议：
1.强化宣传、加强领导
当前，各级政府及企事业单位应该充分认识到档案管理对于下岗职工再就业的重要作用和意义，在工作当中加强档案管理宣传，让用人单位能够认识到档案管理的作用，从思想上重视起档案管理工作，为档案管理配备专门的档案管理人员，由企业领导专门负责，强化档案管理的领导，保证档案管理工作的顺利进行。从各级政府及劳动部门的角度来讲，应把档案工作当做透视社会现象、掌握社会就业信息的主要渠道，展开具体深入的领导宣传活动。例如，在相关就业市场开设宣传专栏，张贴宣传标语，并积极利用各界媒体的力量，让社会认识与接收档案工作管理与服务，提高人们对档案工作的认识，从而促进下岗职工档案管理作用的发挥。而劳动者在工作当中，要主动配合用人单位，完善自己的档案管理资源，下岗以后要积极的向劳动部门提供档案，并按照劳动主管部门的要求对档案材料进行完善，在提高下岗职工档案管理水平的基础上，为档案管理服务的发挥创造条件。
2.推动下岗职工档案管理的社会化
下岗职工再就业不只是劳动部门的职责，而是全社会面临的一项重要社会问题，这就要求在下岗职工档案管理工作当中，不要局限在劳动就业部门，而是要实现下岗职工档案管理的社会化。同时，伴随着我国社会经济的快速发展，企业管理职能呈现社会化的特征，在职工档案管理当中，开始有社会机构的参与，这说明档案的社会功能不断的凸显。这就要求在下岗职工档案管理当中，要推动其实现社会化。劳动就业部分应该针对当前下岗职工档案管理社会化的现状，积极采取针对性的措施，提高社会化管理水平，使档案能够更好的发挥其服务作用。比如对无力交纳管理费用的下岗职工可以采取减交或者免交。对于一些滞留原单位的“死档案”，应积极派相关人员收缴。另外，政府部门应当适当投入资金解决一些“死档案”所存在的问题，避免档案的流失，同时解除档案对下岗职工的束缚，让档案服务于社会，从而对促进再就业产生积极的推动。
3.强化用人单位与劳动就业部分的档案管理配合
工会是“职工娘家”，解决下岗职工再就业的问题，与各级工会的配合显得非常重要。档案管理部门应当与工会与就业机构合作交流，挖掘档案深层次的就业信息，为下岗职工服务，并努力进行对档案的加工。协同工会部门为下岗职工协调工作接收单位，积极配合就业部门宣传以及对档案与人才的发掘，及时向其提供下岗职工的档案及相关资料。完善整个再就业的系统。同时，在再就业档案管理当中，用人单位与劳动就业部门要保持积极的沟通与交流，原单位必须根据劳动就业部门的要求，完善自身的档案管理制度，并对下岗职工会的档案进行完善，及时提交给劳动就业部门，同时根据要求提供其他与下岗职工档案有关的档案材料，以完善的下岗职工档案。下岗职工的再就业接纳单位，也要按照档案管理的要求，做好再就业职工的档案接收及管理工作，以更好的对再就业的职工进行管理。
总之，下岗职工档案管理对于新时期的下岗职工再就业工作具有重要意义，劳动就业部门及用人单位要重视职工档案的完善，认真做好下岗职工档案管理。在管理的过程中，要从帮助下岗职工再就业的角度出发，对其进行积极科学的管理，通过分析职工档案，查找下岗职工劳动就业上的不足，开展针对性的再就业培训，提高下岗职工的劳动就业能力，使档案管理在下岗职工再就业当中发挥更大的作用。
参考文献 ：
[1] 王桂珠.下岗职工档案管理问题[J].档案管理，2013，23（04）：103-104.
[2] 董军.对企业档案管理“共建共享”的探讨[J].山西档案，2013，11（06）：756-757.
[3].下岗职工档案的管理[J].黑龙江档案，2012，13（02）：669-670.
[4]温行琴.下岗职工档案管理的社会化[J].兰台世界，2014，15（10）：373-374.
【关键词】困难职工档案；管理；思考
困难职工帮扶工作是县市工会工作重要组成部分。困难职工档案是指各级工会组织在对困难职工家庭建档审核、审批、日常帮扶工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录，既是工会工作档案的重要内容，也是社会民生档案的重要组成部分。做好县市困难职工档案工作，对于服务社会民生，对于工会依法维护职工合法权益，促进社会和谐稳定具有十分重要的意义。然而由于困难职工档案工作具有广泛性、动态性、替代性等特点，导致一些单位帮扶工作不精准，影响了困难职工帮扶工作的开展，本文拟对县市工会困难职工档案工作管理，作几点思考。
一、深刻认识困难职工档案工作的重要意义
困难职工档案是工会组织掌握困难职工群体状况的原始凭证，是工会开展送温暖和帮扶救助工作，向党委政府反映困难职工的情况和推动解决困难职工相关问题的重要依据。建立和完善困难职工档案工作，对于推进工会维权职责，落实中央关于“十三五”期间有关改善民生问题具有十分重要的意义。
（一）工会困难职工档案工作是我国民生档案工作的重要组成部分。民生档案是机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案，包括劳动就业、社会保障、社会管理等涉民档案。是社会管理活动的历史记录，是维护群众权益的原始凭证，是人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的集中体现。当前，我国正处于社会转型期，各种矛盾突出，产业结构调整，企业转型升级，社会贫富差距进一步加大，尤其是职工因病致贫、子女就学致贫等现象比较突出，已成为工会维护职工合法权益工作的重要内容，也是当前我国社会民生最突出的问题之一。因此，工会在困难职工帮扶工作中形成的档案材料，同样是我国民生档案的重要组成部分。
（二）困难职工档案是工会精准帮扶的重要保证。指出：“‘十三五’时期经济社会发展要努力在保障和改善民生、推进扶贫开发等方面取得明显突破”，这就提出了保障和改善民生效益问题，如何提高效益，对于困难职工帮扶工作来说，关键是要做到精准。精准帮扶，是指通过对困难职工精准识别，精准帮扶，精准管理，并建立其长效机制，实现帮扶成效的最大化。而要做到精准帮扶，关键在于困难职工档案的建立是否精准、完整。
（三）困难职工档案是工会制订困难职工帮扶政策的重要依据。多年来，通过各级工会组织的不断努力，困难职工数量不断下降，但目前仍有不少职工处于贫困线上，以余姚市为例，今年符合低保及其边缘户的困难职工达470户，尤其是新状态下困难职工呈现上升势态，临时救助户也不断增多。建立困难职工档案，能准确掌握困难职工底数，推动职工最低保障制度，普惠困难职工，推动职工帮扶工作制度化、规范化。如何制订困难职工帮扶政策，帮扶计划，帮扶措施，如何使政策更具科学性、实效性、针对性，最好的方法，就是根据困难职工档案，进行数据分析，寻求政策的最佳方案。因此，困难职工档案是工会组织制订帮扶政策的重要依。
（四）困难职工档案能充分反映党和政府对困难职工的重视和关怀。工会是党领导下职工自愿结合的工人阶级群众组织，是党联系职工群众的桥梁和纽带。在困难职工帮扶工作上，党和政府已把更多的资源和手段赋予工会，实质上工会是代表党和政府关爱职工，帮扶职工。历年来的困难职工档案表明，工会做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出党和政府对困难职工的关爱。
二、当前困难职工档案管理存在的问题
困难职工档案是近年来工会组织履行基本职责，开展帮困扶贫，提高帮扶效益，而新形成的档案材料，时间短，还未纳入工会和档案部门统一规范，工会组织虽然出台了一些管理文件，但仅限于作为帮扶依据的原始材料加以管理，与档案部门归档立卷的相关要求有一定的距离。
（一）档案缺乏系统性。困难职工档案，一般由困难职工原始档案、综合统计资料档案和工作资料档案三部分组成。困难职工原始档案，是指困难职工的家庭基本信息和致贫原因档案材料；综合统计资料档案，是指帮扶工作综合统计档案，包括困难职工户数，家庭平均收入，致贫分析数据、帮扶资金支出等；工作资料档案，是指开展各种帮扶工作中形成的其它具有保存价值的材料，如党政、工会出台的困难职工帮扶政策文件，帮扶制度，各类帮扶会议，工会开展的“春送岗位、夏送清凉、秋送助学、冬送温暖”活动等。三类档案材料构成了一个完整的综合体系，缺少任何一项，就会导致档案缺乏系统性。而实际在建立困难职工档案中，后二类材料或是缺乏，或是保存在工会其它文书档案中，导致档案缺乏系统性，难以充分体现工会的帮扶工作状况。
（二）原始档案缺乏完整性。困难职工原始档案是指以困难职工家庭为对象建立的档案，包含职工及家庭成员信息，收入状况，困难程度，造成贫困原因，如下岗失业、重大疾病、子女教育、意外灾难等因素，还包含各类原始证件、单据等证明材料，如职工住院证明，医药支出发票、子女就学证明等。这是困难职工档案的主体和基础，也是制订帮扶政策，开展帮扶工作的主要依据。但由于基层工会对困难职工帮扶工作重要性认识不足，在信息采集时不认真，不仔细，导致部分项目信息不实，如家庭成员及其收入状况，致贫原因等，收入状况和困难描述不符逻辑性等，致使原始档案缺乏真实性和完整性。 （下转第119页）（上接第107页）
（三）归档缺乏规范性。困难职工立卷归档缺乏统一操作规范，许多县市工会，困难职工原始档案没有按档案的要求统一编码装订、立卷归档，基本流散于文件和资料中，没有按年度整理，没有注明保管年限，没有纳入工会综合档案室管理和总工会全宗目录。档案往往由职工服务中心保管，造成查询难、利用难。虽然全国总工会建立“全国工会帮扶工作管理系统”，各县市有统一的困难职工服务电子信息平台，但平台只能反映本年度的困难职工和帮扶情况，要了解往年困难职工状况和工会困难职工帮扶状况，比较困难。
（四）归档立卷重复性。当前县市域不同困难群体的帮扶工作，由不同部门管理。困难职工由工会管理，困难党员由县市委组织部门管理，困难残疾人由残联管理，普通困难群众由民政部门管理。基层单位包括社区、村，在年度上报困难群体信息时，缺乏统一沟通协调，造成多头上报，导致多头存档，重复存档，重复帮扶，影响了帮扶工作的严肃性。
三、加强困难职工档案工作管理的对策
（一）进一步提升工会系统档案意识，营造困难职工档案工作的良好氛围。一是要在工会系统内部广泛宣传困难职工档案工作的重要性，学习党委政府关于加强困难群体帮扶工作的意见，增强做好困难职工档案工作的自觉性。二是要加大档案教育培训力度，提高困难职工建档工作的业务水平。三是把困难职工档案作纳入工会重要工作内容，并列入年度考核。
（二）建立健全困难职工档案三级网络，提高困难职工原始信息准确性。一是明确县市职工服务中心、乡镇街道职工服务站和基层职工服务点为工会困难职工档案管理的责任单位，形成县市困难职工档案管理工作三级网络。二是明确各中心、站、点的工作职责，基层职工服务点的职责以采集困难职工原始信息档案为主，按实填写困难职工家庭申请表，并收集相关证明材料，并上报；乡镇街道职工服务站的职责以审核为主，对服务点上报的材料进行审核，材料是否真实有效，材料是否符合逻辑，困难条件是否符合等，并上报县市职工服务中心；县市职工服务中心以复核、数据录入，归档立卷为主。三是各中心、站、点明确一名工作人员，具体负责抓好档案工作。
（三）规范档案材料的整理归档工作，提升档案工作质量。一是制订各类规章制度，制订《困难职工档案归档范围》《困难职工档案信息采集、审核、归档程序和立卷规定》《困难职工档案年度更新与保存制度》等。二是把困难职工档案纳入工会档案管理范畴，确定与工会档案相应的保管期限，处理好困难职工档案相对独立性与工会档案综合性的融合问题。三是加强与有关困难群体帮扶部门的沟通和协调，在档案数据录入前，与其他困难群体档案管理部门进行协调，实行资源共享，对重复建档的困难职工，及时调整处理，避免档案重复性。四是加强对困难职工的动态管理，以年度为界限，对在档困难职工情况进行一次了解，对已脱贫、不符合困难职工条件的，退出困难职工档案管理系统，其纸质档案按规定归档。
（四）加强困难职工档案信息化建设，建立三个档案载体。一是传统档案载体。即按常规档案管理规定，按困难职工原始档案、综合统计资料档案和工作资料档案三类进行归档，按年度纳入工会档案范围。二是虚拟档案室载体。按档案数字化、信息化建设标准要求，对困难职工档案进行扫描作数字化处理，建立虚拟档案室，并与县市档案馆接洽，纳入县市虚拟档案馆，储存在县市虚拟档案馆数据库，也可以通过链接，与其他民生档案组合，纳入民生档案数据焱络体系，成为民生档案一部分，便于查询利用。三是“全国工会帮扶工作管理系统”档案载体。把困难职工原始信息输入全国总工会的“全国工会帮扶工作管理系统”，以户为单位，输入家庭成员各类信息，如家庭成员基本情况，工作单位或入学学校，工资收入，家庭成员平均收入，健康状况，致贫原因等，能快速查阅当年度困难职工个人基本情况，还可通过数据处理，分析了解当年度困难职工分布情况、家庭结构、年龄结构、收入结构、就业结构、致贫主要因素等，为工会制订帮扶政策，开展帮扶活动提供依据。
总之，困难职工档案既是工会工作档案的重要组成部分，也是社会民生档案的重要组成部分，做好困难职工档案工作，对于工会精准帮扶，依法帮扶，维护社会和谐稳定，促进企业转型升级，具有十分重要的意义。
【参考文献】
[1]梁雪花.关于民生档案工作的几点思考.云南档案，2014（12）.
各区（县）劳动和社会保障局、各职业介绍服务中心：
为了做好按提前退休工种办理退休工作，经研究，在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员中，符合提前退休工种条件的，可以办理退休。现将有关问题通知如下：
一、办理在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员按提前退休工种退休的有关工作，按照我局《关于严格按照国家规定办理企业职工退休有关问题的通知》（京劳社养发〔1999〕63号）的有关规定执行。
二、上述人员办理按提前退休工种退休时，个人提出申请由职业介绍服务中心或街道（镇）劳动科按规定填写《职工提前退休审批表》，报所在区、县劳动和社会保障局审批。
三、各单位在审批时，要严格进行审查，以存档前或失业前的档案明确记载为准，后补的材料无效。
1 智慧城市的概念
智慧城市是新一代信息技术支撑、知识社会下一代创新（创新2.0）环境下的城市形态。[3]智慧城市基于物联网、云计算等新一代信息技术以及维基、社交网络、Fab Lab、Living Lab、综合集成法等工具和方法的应用，营造有利于创新涌现的生态，实现全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新。“智慧城市”的四大特征：全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新。
智慧城市建设将改变我们的生存环境，也是转变城市发展方式、提升城市发展质量的客观要求。通过建设智慧城市，及时传递、整合、交流、使用城市经济、文化、公共资源、管理服务、市民生活、生态环境等各类信息，提高物与物、物与人、人与人的互联互通、全面感知和利用信息能力，极大提高政府管理和服务能力，提升人民群众物质和文化生活水平。
2 智慧城市建设中，档案部门的角色定位
智慧城市的总体架构（参见图1）自下向上分为“感、传、支、用”四个层，即感知层、传输层、支撑层、应用层，同时建设安全保障体系、标准规范体系、运营管理体系作为支撑。笔者认为，智慧城市建设本质上就是以网络为基础，运用信息和通信技术手段感测、分析、整合各项关键信息，更好地服务大家。其中，最重要的就是数据的互联、共享和安全。
图1：智慧城市总体架构
2.1 是智慧城市建设的管理者和参与者。可能有人要问为什么这些工作都要档案部门来参与呢？首先，档案部门是政府机构建立的基础，是智慧城市建设的重要的管理者和参与者。2007年《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院第492号）规定了档案馆作为政府信息公开查阅的场所，[4]各省辖市根据其精神，档案馆统一挂“×××政府信息公开查阅中心”的牌子，设置政府信息公开查阅场所，档案是智慧城市建设不可缺少的重要的公共信息资源。另外，作为政府信息公开的管理者和参与者，在规划智慧城市建设中所形成的数据分析、初步可行性研究、阶段性报告、可行性报告等，应由档案部门统一收集整理并归档保存，为日后向决策层领导、各部门管理人员提供决策支持。
2.2 是智慧城市建设的基础部门。在智慧城市的建设中，政府部门起到了决定性的作用。档案信息资源是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府机构赖以建立的基础，是智慧城市建设不可缺少的重要的公共信息资源之一。搭建智慧城市的公共服务平台必须整合政府传统组织内部的数据，还要整合政府跨部门之间的数据，特别是对各政府内部公文、档案、图表、数据信息化的改造，是智慧城市建设必不可少的一步。由于大部分档案应用系统是基于局域网或政务内网的，因此，档案部门的作用就是把分散在各系统中的原始的信息资源进行集中整合，形成统一的信息资源体系，“九九归一”，建成一个统一的大数据库。并对大数据进行收集、存储和科学管理，使数据高度集中和融合，建立数据中心和共享平台，使数据具有“智能”的技术能力，才能为信息共享提供条件，服务传统行业。其核心就是要构建统一权威的公共信息服务体系和平台，实现一站式信息服务。只有保障了基础数据在“前端”的真实性和安全性，才能为之后智慧城市建设提供基本保证。
3 档案部门在智慧城市建设中存在的问题
3.1 统一标准缺失。单从档案部门内部来看，全国各个档案部门虽然已经建设了规模大小不等的数据库，但都各自为政，缺乏统一性和整体性，而且标准化程度低。更不要说不同行业、不同机构之间的信息化建设了，都各有计划。在其他应用终端上，从政府到行业再到企业，各自也都有自己的标准，相互间的兼容性差，这样就造成宏观上把握不清，信息孤岛与重复建设现象严重，相关资源不能整合应用，档案数据无规范化控制，存在安全隐患。
3.2 相关法规制度建设存在着严重的滞后性。主要表现在信息立法和档案法律法规没有有机的整合。在上世纪90年代中期，随着大量CAD文件的面世，国家质量技术监督局推出了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。1999年，为规范电子文档的归档与管理中的问题，国家档案局又颁布了《电子文件归档与电子档案管理办法》，2000年，为了解决计算机在辅助档案管理中存在的问题，国家档案局又颁布了《归档文件整理规则》。2002年，针对公务活动中电子文件的形成、积累、保管、利用等方面存在的问题，国家档案局对《电子文件归档与电子档案管理办法》进行了修正，在此基础上，又分别在2003 年和2005年出台了第三部和第四部档案信息化部门规章。[5]但有关电子文件采集的元数据标准、电子文件鉴定保存的技术规范依然空白。数字档案长期保存工作往往是在国家档案机构系统内部进行，企业、高校、研究机构、政府其他部门的参与有限，跨部门、跨领域的长期保存合作机制尚未建。
3.3 安全管理的滞后性。主要表现在很多档案信息网络管理人员、应用人员缺乏安全意识，有些档案工作者没有受过正规的网络安全培训，对信息网络的安全重视不够，使档案信息安全管理缺乏针对性和执行力。同时，缺乏既懂档案工作又掌握智慧城市专业知识，又对信息安全领域熟悉的人才。从专业结构看，档案从业人员主要来自文史学科为基础的相关专业，致使在技术层面上无法提供有力的安全支撑，在信息环境的发展中，标准化管理、计算机辅助管理、规章制度管理明显滞后于档案信息化发展的步伐。
4 改进措施
4.1 技术层面
4.1.1 加强对计算机档案管理系统的管理，确保系统安全。智慧城市建设的关键是信息的整合和共享，就是通过计算机和网络把所有数据都放在一个敞开的公共信息资源平台上，大家按需应用。因此，只有平台安全才能保证数据安全，一旦平台被恶意破坏，数据就面临流出的风险。所以，必须提高数据的安全保障，档案信息作为政府的基本行政工具，档案部门应从“源头”抓起，保障数据安全。进一步完善安全防范措施，除采用身份识别、数据备份、访问控制、防火墙技术外，还需采取专用核心密码加密系统进行数据加密，多种安全防范措施并用。及时发现和消除隐患，确保计算机和档案的安全，在有安全保障的前提下才能使有密级的信息在网上安全传输和共享。其次，提高档案管理计算机网络的安全性。档案管理计算机网络必须采取强有力安全措施，以克服网络面临的威胁。这些安全措施分为技术措施（如权限设置、个人身份鉴别、防火墙、建立数据备份系统等）和管理措施（如建立健全网络管理体制、建立完善网络管理规章制度、加强网络运行进程中的监控与管理等）。
4.1.2 采用“云计算”。云计算是一种网络服务方式，用户可以通过网络租用或免费获取所需服务，而这些服务经过云计算技术的不断发展将涵盖全部可能的IT应用。[6]提供服务的网络即被称为“云”，“云”中的使用者可任意扩展并随需获取当中的资源，用户可以通过这种特性，像用水和用电一样按需购买和使用IT服务。
