发布时间：2023-09-04 16:40:15
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的人事档案建设样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
0引言
人事档案管理工作是企业单位人力资源管理中的一项重要环节，在全球信息化的背景之下，以往传统人事档案管理工作模式早已不能符合现代社会的发展需要，人事档案管理内涵以及工作业务的发展重心实现了更大的延伸，也就是企业应明确怎样做好人事档案管理的信息化建设，进而真正推动该项工作的现代化发展。然而目前，纵观企事业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其仍旧包含较多问题，对企业单位人事档案工作的持续全面发展形成了一定的阻碍影响。为此，我们应制定科学有效的对策，积极开展人事档案信息化建设，方能达到事半功倍的工作效果。
1人事档案管理信息化建设的重要性
人事档案管理信息化建设主要是采用现代化计算机信息技术完成人事档案资源的整理、处置，并提供相应的应用服务，该过程体现出了档案信息资源管理的网络化以及数字化特征，可进一步加快人事档案管理现代化发展进程，由此可见该项工作将对企业单位人事工作、生产管理形成极为重要的影响。首先，人事档案管理信息化，由电子档案的形成、收集、检验、归档、入库直至应用等流程均需要借助自动化系统实现，可令管理员工避免从早到晚一直忙于琐碎事务，这样一来人事档案管理效率将明显增长。其次，人事档案管理信息化完成了人事档案管理的无纸化、网络化发展，使复杂的模块实现了全面集成，例如薪酬管理、工作业绩评估、档案信息管理等，利用人事档案信息集成数据库可更快地查询到所需要的各项人员信息。省略了档案工作人员处理原始资料的较多时间，对保护人事档案原版纸质资料的完整性极为有利，同时可更好地实现信息资源的全面共享。另外，加强人事档案管理信息化建设，企业领导决策人员可更快地了解到不同级别干部人员道德、才干、业绩、廉政等层面的相关信息，进而为培养人才、岗位晋升、人员聘用提供科学的参考资料。
2人事档案管理信息化建设包含的问题
纵观当前企业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其呈现出一定的代表性问题。首要问题在于没有形成科学的认识，因此对人事档案管理信息化建设工作不够重视。一些人错误地认为，该项工作仅仅是辅环节，无需列入重点计划进行管理，没有摆正人事档案管理的应有地位。在这种错误认识的前提下，企业单位无法投入充足的人力与财力资源，对人事档案管理信息化建设的有效开展形成了一定的阻碍影响。
当前，一些企业单位进行档案管理通常应用传统模式，由于较多重复性工作耗费了员工精力，导致工作效率低下。同时，当前企业单位人事档案资源的提供、应用仍旧多为实体档案，大量的多次翻阅会导致档案损坏以及不完整的问题，档案管理保存工作无法全面落实。在建设人事档案信息数据库系统过程中，一些企业单位并没有形成一致的标准与规划，导致数据库系统欠缺应有的完整性以及系统性，信息采集不完整，一些信息不确定，无法第一时间更新，使得人事信息呈现出混乱的现象。同时，部分企业仅能在员工基础信息、编辑档案目录、传递档案资源等环节应用计算机管理，信息化水平有限，较难完成资源共享。
以往，人事档案资源管理通常通过手工方式进行装订，无需员工有较高的技能与素质，然而伴随人事档案管理的信息化、现代化发展，企业更加需要素质水平较高的复合型人才方能有效开展人事档案管理。
3人事档案管理信息化建设策略
3.1更新观念、完善制度、扩充投入
人事n案管理信息化建设的有效执行应由观念认识这一源头人手，完善管理制度，扩充投入，创建稳定的工作队伍。观念意识层面，企业单位各阶层领导应重视信息化建设，做好领导组织工作，提升扶持力度，通过多元途径筹措经费，确保信息化建设以及系统应用需要的各项费用。同时，应做好软硬件设施建设管理，积极开展人事档案数字化、网络化应用开发研究。制度建设层面，应创建完善的应用系统，提升安全保密水平，制定自检监督管理制度，为人事档案信息化管理建设夯实基础。再者，应加强员工队伍建设，创建完善的人才培训管理制度，打造出一大批掌握丰富人事档案管理知识与高水平技能、同时能够熟练应用计算机技术、精通信息化数据库系统操作的综合人才。
3.2强化人事档案信息数据库建设
企业单位在建设人事档案管理信息化系统前期，应针对单位现实状况，面向企业全员人事档案信息做细致、严格的甄别筛选，确保数据信息录入精准完善。基于数字档案信息的录入以及电子信息的形成，创建完善全面的个人信息资料库、干部履历库、工资水平库、专业员工科研项目库、个人表现库、人才照片库、任免信息库等。另外，应定期丰富、充实、更新档案资料，提升人事档案时效性、精准性与可靠性，同时需要做好信息库资源的合理分类，在设定权限的基础上进行检索，确保档案资源的有序、顺畅运行。
3.3做好人事档案信息资源网络化建设
信息时代，企业单位应基于网络服务器为信息平台，重视网络系统优化，加强人事档案信息化管理工具软件的配置，进而为用户提供可靠、优质的网络信息数据服务，扩充人事档案管理信息化建设的覆盖范畴。另外，应以各个职能单位工作权限为基准划定系统模块，添加企业有关组成机构的信息资源，真正完成员工、薪酬、劳动合同、保险资料、工作报表等资源的网络化、信息化管理，创建形成整体、多元化、层次结构分明、现代智能化、保密安全的人事档案信息化管理网络体系，为企业单位制定人事管理决策提供重要的参考信息。
3.4完善人事档案管理网络安全防护
为完善人事档案管理网络安全防护，首先应加强网络安全监控测试，配备入侵检测模块至共享化网络系统之中，快速分析统计出入网络数据信息。倘若察觉系统存在安全隐患，应快速做出应对处理。另外，应采用科学合理的安全防护管理对策，针对各类信息资源的保密等级应做出清晰的界定，明确用户查询应用权限。可利用设置密码、确认身份等手段预防人事档案资源遭受破坏或出现重要信息泄露的问题，定期做好数据库信息资源的备份管理。再者，应合理地配设访问控制应用体系，应用防火墙技术系统做好访问管理。利用上述对策，可有效做好企业人事档案信息数据库的维护与管理，提升其应用价值。
关键词：医院；人事档案；信息化
人事档案工作是所有单位的人事信息集中地，人事档案管理工作和企业的经济效益没有直接关系，就因为这一点，医院的管理层对人事档案工作的制度建设和模式创新等方面不太重视，并且现行的人事档案管理工作存在着很多的弊端。所以，必须要加大管理改革的力度，优化医院的人事管理水平，促进单位内的人才合理调配，发挥应有的作用。
1医院人事档案管理信息化现状
1.1档案信息的真实性存在问题。
人事档案的信息真实，这是人事档案工作存在的前提和设置的目的，但是，很多档案材料中内容的失真。有的档案材料的信息出现前后矛盾的现象，员工的出身年月和其他资料上存在着不一致的现象。比如说，个人的简介叙述的很模糊，很多参加各种活动的时间都在同一年，明显不符合逻辑，同一个事情，每次填写时时间都不一样，填写时随意性很强。上述现象的发生也就失去了档案管理的意义，给档案管理工作造成了很大的麻烦，这种人事档案严重失真的情况，其实降低了工作的效率。
1.2人事档案管理信息化程度低。
以上我们说过，由于医院人事档案管理不和医院的经济效益直接挂钩，导致医院对人事档案管理很不重视，也不会投入过多的资金和人员，这就造成了人事档案信息化管理水平较低，设备不能得到及时的更新，信息化程度不高，档案还是停留在纸质材料上，已经严重落后。以上这些现象造成了医院人事档案的管理质量低下，档案的保管缺乏严肃性，随意涂改现象严重。
1.3相关部门的从业人员业务水平落后。
档案管理服务水平的高低，很大程度上取决于档案管理从业人员的业务水平。就从目前的大多数医院来看，很多医师的学历都比较高，尤其体现在临床方面，但是医院档案管理人员的人员知识结构很不合理，学历较低，很多都是非科班出身，由医院的其他部门临时抽调组成。其次，有些档案管理工作人员知识临时任职，在管理工作的过程中，还在准备医师证等各种考试，根本没有时间研究人事档案管理工作。
2医院人事档案管理信息化策略
2.1树立新的档案管理理念，增强档案主动管理的意识。
传统的档案管理理念已经不适合医院的常规管理，需要树立新的档案管理理念。医院属于非营利性的公共医疗服务机构，其中人力资源是医院的主要力量，没有优秀的医学人才资源，医院是无法发挥应有的社会效益的。人事档案管理的不断改进，不仅能够完成医院相关的人事任务，对医院人力资源进行合理的调配，在薪资以及福利方面发挥出巨大的优势，有利于发挥人力资源管理的作用。因此，医院档案的管理工作需要医院全体人员齐参与，树立人事档案管理的意识和大局观，特别是推动医院服务水平的意识，在资金和人才的继续教育上加大投入，使用最先进的档案管理的相关软件和设备，健全单位内的档案管理体系。
2.2采用信息化管理手段，提高档案管理的效率。
信息化管理和人事档案相结合，是管理工作的大势所趋，要求人事档案工作要运用新的科技手段，提高工作的效能，实现信息化技术促进人事档案管理方式的彻底转变。国外先进的国家已经基本实现了人事档案的信息化建设，信息化程度很高，我国的三级甲等医院已经全面普及了计算机辅助管理档案，正在进一步向乡镇地区扩大。
2.3加强思想道德和职业道德素质，提高档案管理人员的业务水平。
医院要经常开展各种继续教育和业务培训活动，提高档案管理人员的思想道德素质和业务水平，要树立以人为本的价值观，以为人民服务为宗旨，档案管理工作要站在全体医院员工的立场上。具体可以做到以下几点，医院可以配备专职的档案员，开展的培训活动要包括对档案管理人员的培训，培训的方式有很多，如在职进修、外出考察以及参加研讨会等各种方式，以不断适应新时期对人事档案管理工作的要求，作为档案管理工作人员，要树立正确的价值观，增强自己的责任心和团体意识，学会运用先进的档案管理设备和手段，使工作的效率得到提高，掌握档案管理的综合技能，以从容的应对档案业务的发展需要。
2.4实现人事档案管理的信息化、科学化、现代化。
为了顺应信息化时代的发展，医院档案管理部门应该建立电子档案，力求人事档案管理工作的科学合理，并用现代化的手段进行管理，提高档案信息的真实度，通过现代化信息采集的设备，建立医院人事档案数据库，并及时的升级和更新，使人事档案管理的信息呈动态化的趋势，保障档案信息不过时，增强信息的可信度，便于随时检索和查询，只有做到档案信息的规范化和科学化管理，才能提高人事档案管理的工作水准，服务于医院的中心工作。
3结语
面对医院在新时期的人事档案管理信息化的趋势，本文通过分析医院档案管理现状，并提出一些策略，以供参考，希望能在今后档案信息化管理上有更大的进步。
参考文献：
[1]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案，2010（01）.
一、对人事档案信息化建设形成正确的认识
（一）人事档案的信息化建设是我国信息社会发展的必要要求。伴随着电子技术和信息技术的快速发展，我国社会信息化建设步伐越来越快，信息逐渐成为一种重要的社会发展资源，人们越来越意识到信息的获得就意味着资源的获取，这个观念正受到越来越多人的认可与认同，信息资源已经成为人类经济活动和社会活动的公认战略资源。人们先前之所以重视人事档案的管理工作，是因为人们普遍认为其是一种原生的信息资源，在生产力由人才决定的观念中，人们对人事档案管理工作的重要性形成了非常明确的认识。信息技术和网络技术的持续发展，极大的改变了人们的生产、生活方式，使人事档案管理逐渐朝着开放化、社会化的方向发展，这给人事档案管理工作带来了新的机遇，使得人事档案管理信息化建设逐渐被提上了新的日程。
满足社会民众的客观需求是认识档案管理工作的基本初衷，服务社会是人事档案管理工作的基本目的，人事档案管理信息化建设是我国政务信息化迅速发展的表现，而档案管理工作信息化建设的发展要求又会反过来推动我国人事档案管理的改革，顺应了我国人事管理工作和政务信息工作的民主化潮流，体现了新的社会发展要求。
（二）人事档案的信息化建设对工作质量和劳动效率提升具有非常积极的作用。随着社会的发展，现代信息改变了传统意义上的人事档案管理方式，在人事管理的操作过程中，多媒体网络系统的信息共享能力、系统信息能力、直观能力和综合能力能够给人事管理提供全方位、立体化的人事信息。基于这一技术，管理人员能够对人事简历信息、人事素质、自然状况、人员优势和人事道德情况等信息进行准确、快速的提取，还可以基于电子档案对人事生活、学习和工作方面的影响和声音信息进行快速地查询和提取，实现即时化、动态化的人事档案管理，使得全方位人事信息的获取变得非常的方便、快捷。
人事档案信息管理中互联网和局域网的应用的优点在于其能够有效避免不同部门对同一信息的重复录入，大幅降低劳动重复现象的产生，进而能够提升工作效率。同时，由于信息化档案的电子特点，实践操作中产生的即时新信息，各部门完全可以根据自身的职责即时进行信息更新，确保人事档案信息资源的第一时间更新与收集，为其他部门和领导提供第一手的最新重要信息，这会在很大程度上提升工作信息的时效性。在共享人事档案信息后，管理人员可以通过局域网对一个人进行多角度、多部门的交流，从不同的角度去了解特定人员的局限性。人事档案管理的信息化建设能大幅提升对人事了解的广度和深度，进而能在有效的时间内高水平、高质量地完成人事档案管理工作。
二、新时期人事档案管理信息化建设的指导思想
在信息化建设受到越来越多关注的当下，体现人事管理的便捷性、即时性和动态性是人事档案管理自动化、信息化系统的主要管理目。想要更好地实现信息化的人事档案管理。我们必须要不断强化档案管理工作的指导思想，对档案信息化建设的重要作用形成清楚的认识。第一，人事档案管理工作人员必须具有强烈的进取心，上进好学，具有优良的创新精神和创新意识，敢于创造条件，具有一定水准的先进技术掌握和利用能力。第二，全体工作人员必须具有良好的档案认识和档案意识，尽最大努力做好档案管理的统一性、体系性和综合性工作，综合考虑，统筹兼顾，积极调动各方有力力量。第三，实事求是，一切从实际出发，积极探讨和研究怎样切实有效地进行应用水平的提升，对信息化管理的变化趋势和变化内容进行深入地分析，分析总结现存问题，积极探索新的问题解决途径。
三、人事档案管理信息化建设的主要内容
当前，我国人事档案信息化建设还不成熟，完全意义上的档案信息化管理仍未实现，因此，我们需要不断改变传统的人事档案管理模式，积极推进信息化建设的进程，开展人事档案建设和管理中的“面”的人事档案管理模式，向实体档案管理为“线”的档案管理模式转变，有效推进档案信息网络化和数字化变革，将服务社会作为人事档案管理的重心，提升服务思想，逐渐提升档案管理的服务水平和管理效率，为人才任用和人才晋升提供切实可靠的人事档案信息。具体来讲，其内容主要包括下列几个方面：
（一）变更传统的档案储存模式。在人事档案管理过程中，我们应妥善处理那些利用频率较高、内容载量较大和损坏相对较为容易的重要档案信息。通过先进技术的应用，将档案信息进行网络化和数字化处理，为后续的提取和保管提供方便。
人事档案中所承载的信息往往是与企业员工切实利益密切相关的信息，对于员工职称的评定和职位的选报具有重要的法律性和证据性。人事档案在职员考核、工资晋升和职称评定以及人事纠纷方面具有法律意义，发挥着关键性的参考和证据作用。
（二）构建人事档案目录数据库。从时间上来说，人事信息档案的管理是一个漫长的过程，一般来说每个人的档案信息都需要保管几十年，甚至时间更久，特别是对于那些身份比较特殊的人来说，他们的信息具有一定程度的史料作用，对此需要做好数据库。人事信息复杂而且变动较大，传统的纸质版信息档案，需要占用相当大的数量和空间，给档案的查阅和管理带来了很大的难度，这就需要我们积极推进档案信息管理的信息化建设，加大建设力度，用先进的电子化档案取代传统的纸质档案，以实现档案管理工作水平和效率的大幅提升。
（三）人事档案管理信息化的作用。人事档案管理信息化建设具有十分重要的积极作用，信息化档案管理方式会对企事业单位的组织和人事工作产生非常重大的影响，主要表现为：第一，服务领导的决策。干部任用和干部选拔是人事档案信息的一个非常重要的作用，做好人事档案的管理工作能够在一定程度上为人事组织部门的“用人”“选人”提供有利条件，档案管理信息化的实现有利于人事信息的调取和共享，将使得上级领导和人事组织部门对各级干部的考察工作变得更为快捷、更为直观，在考察现职干部中具有不可估量的作用。第二，可以准确及时地进行信息更新。传统的纸质档案管理方式，尽管具有一定的优点，但是弊端也同样非常明显，例如，纸质版的档案使得档案转递相对困难，数据库资源和档案信息内容具有延时性，档案信息的更新和补充工作相对较为耗费精力，数据承载具有一定的误差。而档案管理实现网络化后，档案信息本人便可以根据自身的权限对自己的基本信息进行了解，一旦发现误差或者错误，便可以及时地提出建议，进而让人事档案更为完整、丰富和准确。
经济的进步，时代的发展，促使人类进入到知识时代，信息成为时展的决定力量，信息技术在各行各业的应用大大提升了工作的效率，提高了行业竞争力，档案行业亦不例外，在信息技术的影响下，人事档案管理工作水平有了很大提高，其利用电子化、网络化与数字化为载体，突破了传统纸质档案的限制，实现人事档案信息资源的共享目的。
1.人事档案信息化建设的重要意义
信息时代的到来彻底改变了社会各行各业发展的模式，在这样的环境下，传统的人事档案管理利用纸质形式进行记载、长期的处于闲置状态下的模式已经无法满足发展需求，因此，实现人事档案信息化不仅可以改进人事档案的载体，同时也将人事档案以动态的方式呈现出来，运用现代化的计算机、网络技术完成人事信息的整合与管理，为人事档案的查询与检索提供过便利，实现档案信息资源的共享。
1.1提高人事档案信息化是现代化管理的需求
随着经济体制改革的深入，档案总局为了适应社会发展的需求，提出了档案全国档案住处化建设的目标与任务，因此，加快认识档案管理的信息化建设是与时展相一致的，是现代管理的必然要求，其对人事档案管理工作及工作效率的提升都将发挥积极意义，这将改善人事档案的利用价值。
1.2实现认识档案信息资源共享
信息时代的打来使得信息成为重要的战略资源，在人类社会进步的过程中，人事档案信息化建设就是要以档案信息资源建设为核心进而强化对档案资源的利用的与开发，加快档案数字化的进程，推动我国人事档案工作的发展，为现代化建设提供更加优质的服务。
2.新形势下人事档案信息化建设中存在的问题
近年来，我国人事档案信息化建设水平有了明显的改进，但从实际情况来看，我国的人事档案信息化水平与西方发达国家相距较大，制约着我国人事档案信息建设的步伐，具体来说，主要存在以下几个问题：
2.1整体水平相对较低
目前，我国多数的事业单位对人事档案管理工作不够重视，导致人事档案管理工作管理水平相对较为落后，内容更新、补充不够及时，制约了人事档案的信息化进程，使档案信息化建设优势无法充分发挥，制约管理水平的发展。
2.2档案信息化系统的管理过于分散
在档案信息化的建设过程中，由于没有统一的规划及领导，因此浪费情况颇为严重，而且各部门间各自为政，因此在各自的范围内实行建设，而在这些部门中含有大量的信息，因此存在着重复的工作问题，使人事档案资源的信息共享受到制约。
2.3管理人员不足，整体水平较低
受到档案工作特征的影响，从事档案工作的人员较少，整体水平相对较低。多数认识档案工作人员并未受到专业的训练，对档案信息资源的收集意识也较为薄弱，使得工作人员在工作中对单反的和总要性及管理档案要求、资料收集等业务处理不当，缺乏对档案全面、系统、连续性的合理规划。在档案的整理、搜集档案资料、检索与存储档案的管理过程中的方法相对也不够完善，这在一定程度上也制约了档案信息化建设的发展与进步。
3.改进人事档案信息化建设的有效对策
从上文的分析中我们看到当前我国人事档案信息化建设中仍然存在诸多制约因素，对此，必须要引起重视，采取相对应的对策加以改进，促进人事单反信息化建设水平的提高。
3.1改进人事档案信息化的整体水平
为了实现人事档案的信息化目标，政府必须要制定与其想对应的规章及制度，提高人事档案信息化建设水平。档案的利用主要是依赖现有的信息技术手段及现代化的管理方式与严格的管理制度来达到预期的管理目标，实现信息的控制。唯有如此，才能从根本上促进人事档案管理水平的提高，为用户提供主动服务。人事档案的利用必须要通过专业的网站进行查询，利用档案数据信息的权限管理办法及县官的安全管理协议等规章制度，投稿人事档案信息进行有效及合法的利用。同时，作为档案的基本价值，电子档案法律凭证的作用要在信息技术方法可以确保数字化方案真实性的基础上得到良好的体现。另外，要对当前我国现有的人事档案利用信息进行调整，唯有如此才能发挥档案凭证的价值。
3.2实行集中统一管理的模式
由于管理过于松散，导致大量的信息资源被漏掉或者是重复录入，影响信息价值的发挥，制约使用功能的发挥。所以，要想更加集中的采集与使用人事信息，就要集中统一的管理模式。用信息科学技术为职称，实现人事信息资源的数字化及资源的共享目标。
3.3加强对人事档案管理人员的培养力度
发展的根本是人才的发展，但从当前我国人事档案的管理情况来看，我国档案事业的发展人才不足，尤其是复合型的人才不够，对此，必须要加大人事档案人员的培训力度，进而提高档案人员的综合素质，加强对岗位人员的知识更新与学习，使其更好适应时展的需求，提升其竞争力，调动远动的积极性与主动性，为档案使用者提供更加优质的服务。
（一）医院人事档案管理信息化建设重视程度不够。众所周知，医疗工作是医院各项工作中最重要的工作，且能直接为医院带来良好的社会经济效益，行政后勤工作主要是为临床一线服好务，而医院人事档案管理只是行政后勤工作的一小部分，主要用于辅助医院管理，不能直接产生效益。因此，目前许多医院领导都不重视医院人事档案管理工作，基本上没有为人事档案管理投入资金，只要求能够基本保存档案就好。多数医院的人事档案仍为最原始的纸质档案，还停留在手工填写、人工立卷的水平，信息化程度较低。甚至有些医院人事档案保管部门连最基本的信息化设备计算机都没有，更别说建数据库了，根本谈不上人事档案信息化建设。（二）医院人事档案管理人员信息化专业知识不足。长期以来，医院人事档案管理一直处于不受重视情况，医院配备从事人事档案管理人员多数是人事部门或档案科的兼职人员，他们本身就具有除人事档案管理外的其他很多工作，根本不能全身心地投入到人事档案管理工作中去。目前还有很多医院从事人事档案管理工作者不仅缺乏档案专业管理知识，更不了解计算机操作技术、网络技术等信息化专业知识，在操作实践、管理理念等方面专业化水平较低。从事医院人事档案管理人员受人事档案信息化管理相关知识的认知缺陷所限，思想观念明显滞后于档案信息化工作的需要，影响了人事档案信息化时展的步伐，一定程度上影响医院人事档案管理信息化建设的进展。（三）医院人事档案信息化建设制度不健全。在档案信息化建设过程中，虽然国家制定出台了全国档案系统信息化建设纲要等法律法规，为我国档案管理工作信息化建设提供了遵循，但在具体的实践过程中并没有真正落实到位。目前，一部分医院人事档案管理工作中根本没有配备信息化所需的最基本的计算机设备，没有实现信息化，更谈不上信息化建设制度的建立；大多数医院只是配备了计算机等基本设备，没有建立人事档案信息库，没有建立人事档案信息化建设相关的管理制度，也没有医院人事档案管理信息化建设的长远发展规划，更没有具体实施的细则，信息化建设制度很不健全，致使医院人事档案信息化建设工作流于形式。
二、新形势下如何做好医院人事档案信息化管理工作
（一）提升医院领导和人事档案管理人员对档案信息化建设的重视程度，将人事档案信息化建设列入重要日程。医院人事档案是医院人才资源信息储备库，是医院管理的重要组成部分，医院领导和人事档案管理部门必须要适应新形势对医院人事档案管理信息化的要求，彻底转变对传统人事档案管理的思想观念，提升对人事档案信息化建设的重视程度，将人事档案信息化建设列入医院的重要日程中，成立医院人事档案信息化建设组织机构，并加大对信息化建设的资金支持和投入力度。要对医院人事档案管理模式进行改革创新，建立信息化档案管理体系，建立与医院人事档案管理相关的各类数据库，包括职工基本信息数据库、专业技术人员考核信息库、卫生专业技术人员医德医风考评数据库、工资数据库等等，以实现医院人事档案管理信息化，全面提升档案管理水平。（二）加强医院人事档案信息化管理的队伍建设，为人事档案信息化建设工作的开展提供强有力的人才保障。医院要加强对人事档案队伍的建设，首先要选派政治素质高、业务能力强、责任心强的档案专业人员从事人事档案管理工作，同时重点引进配备计算机专业的人员充实到医院人事档案管理工作中，并通过多种途径加强对从事档案管理人员有关档案管理专业知识业务培训和信息化专业知识培训，使他们成为既懂档案专业知识又懂计算机信息化管理知识，并具有较强的综合网络技术和管理能力的复合型人才。（三）建立健全医院人事档案管理信息化制度建设，为医院人事档案信息化建设工作保驾护航。医院要加强人事档案信息化建设，建立健全人事档案信息化管理工作制度，包括人事档案立卷归档工作流程和制度、建立人事档案信息工作流程和核查工作制度、医务人员的医德医风相关内容信息化管理、患者档案治疗与评价管理和人事档案信息安全管理制度等内容。医院要成立人事档案管理信息化组织机构，明确人事档案信息化管理相关人员的责任，并定期组织相关人员学习档案信息化相关知识，研讨人事档案信息化管理相关标准，促进医院人事档案信息化建设工作有序、规范开展。医院要依据《档案法》等制度制定科学的人事档案信息化管理办法和统一规范的档案管理标准，结合医院的实际情况，建立一套科学、合理、针对性和操作性强的人事档案信息化管理体系，形成完整规范的人事档案管理标准和考核管理办法，用健全的制度为人事档案信息化建设工作保驾护航。
参考文献
1.杨亦君.医院档案信息化建设存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2018.1
当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。具体情况有如下几点。
1.1人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。
1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高，人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。
1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。
2人事档案管理数字化建设的目标
既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。
2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。
2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。
2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：
（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。
（2）对阅档过程进行详细的日志记录。
（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。
3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。
3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。
（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。
（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。
（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。
（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。
3.4突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。
3结语
关键词：医院；人事档案；信息化；自助
随着医疗卫生体制的改革和发展，医院各项工作都在迈向科学化、规范化、标准化，为适应医院发展建设，加强医院档案管理势在必行。面对卷帙浩繁的档案资料，如何实现对病历、设备、文书、人事、科研等档案的有效管理成为当今大型医院的共同思考。笔者结合无锡市中医医院人事管理信息化建设实际，就医院人事档案管理信息化建设问题进行分析。
一、人事档案在医院管理工作中起着极其重要的作用
对于一家医院来说，人事档案是医院人才队伍建设的重要依据，也是医院人才队伍现状的重要体现，是制订医院人才的培养及引进计划，保证医院的可持续发展的基础。人事档案与职工个人的组织关系、工资待遇等紧密相连，因为反映职工的身份、学历、职称而具有法律效用。在医院的档案管理工作中，人事档案是重要的组成部分，是医院职工晋升及考核的重要依据。工龄计算、工作调动、转正定级、职称评审以及办理各种社会保险等都需要人事档案。
二、医院人事档案管理存在的问题
1.工作量大。
医院科室多员工多，信息量大，档案管理专职工作人员却很少，甚至往往由其他岗位人员兼职担任。然而在进行员工信息统一维护更新工作时，档案录入工作耗时长，专业要求高，工作量很大，如果仅依靠一两名兼职人员的管理，很难达到录入的及时性、完整性和准确性。
2.难以及时更新。
由于工作量大，专职管理人员匮乏，就会出现员工信息更新滞后。主要反映在员工信息动态变化缺少空间和不能体现员工的个性与常态的工作动态过程与创新这两个方面。对员工的基本信息的输入与分析等，并不是一劳永逸，学历、职称、科室调动等员工的变化在原有的管理模式下根本不能动态化管理，老办法已经不能适应当亲医院管理的需要。
3.管理系统信息化滞后。
目前各大医院使用的人力资源管理系统，可能有部分档案功能，但也仅实现了从纸质档案向以Word或Excel格式的电子存档的量变。系统难以对人员数据信息实时同步更新和及时地维护，人员数据信息的不完整，难以满足人事日常工作的基本需求。所以经常出现碰到需要查询的资料，还是要到档案室翻阅档案，更谈不上对人力资源的开发与利用。总之，信息系统的自动化一定程度内减轻了档案工作者的工作量，但档案的收集、整理、归类、编目等工作还是主要依靠手工操作。
三、建设员工参与的档案自助管理平台
医院人事档案管理改革新方向——建设员工参与的档案自助管理平台。
1.建设员工参与的档案自助管理平台。
笔者所设想的员工参与的档案自助管理平台，就是让把事关员工的信息输入、修改、补充等档案初始工作，交还给员工本人。在医院人事档案信息化自助平台上，首先单位给每个职工一人一个账号，让他们自己设置密码、登录；再请他们自己完善个人信息，经人事部门审核通过后保存；基础信息的完整录入后，可生成一个对应员工个人的职业生涯档案库，纵向上可以看出一个员工的完整的人事信息的演变，横向上人事部门可以对整个职工群体进行统计与比对。
2.把简单的档案卡片完善为电子档案库。
通过这样一个档案自助管理平台，可以把简单的文本或表格形式的档案登记卡向完善的网页式的档案数据库的迈进提升，把每个员工的信息，都设计成丰满的个人档案库，如检索员工学习经历时，不再是单一的学历现状，而可以查询他历年来学历的提升变化。
3.使广大职工参与到自己的信息完善工作中。
建设需要员工主动参与的档案信息化自助建设系统在激活员工的主人翁意识的同时，也大大降低了人事部门专员的工作压力。通过系统平台，把员工医德、科研、技能培训与工作创新都做出较为科学的比对，让人事部门在医院档案信息系统平台能全面的认识自己的员工，让员工自己在完善信息的过程中发现不足，及时改进与提升。
4.个人档案的隐私性与安全性得到保障。
每一个员工使用与工号相对应的账号登入系统后可以维护或增加个人职称、学历、继续教育等方面的信息，经人事科审核后才能正式入库。使用一个账号只能查看对应的自己的个人信息，且修改或增减都必须经过人事科审核，这就保障了信息的保密性和可信度。
5.加强监管力度。
通过构建完善的档案信息自助平台的过程，人事部门对各项信息进行了审核、、整理、归纳、综合、分析与运用。档案信息的完善有助于提高医院职能科室部门的管理质量，有助于他们有针对性地促进医院与员工的不断提升。
四、结语
建设医院人事档案信息化员工自助建设系统与平台这一理念具有前瞻性，它是以科学的方法、发散性的思维、集体的智慧来解决工作问题的一种方式。这种新兴事物可以调动员工的积极性、责任心，发挥其个人对于自身了解的优势，又可以显著减轻档案工作者的工作量，对促进医院的发展有着重要的积极的推动作用，应该引起广大医院管理者的重视。
参考文献
一、医院人事档案的特点
（一）建档历史长，而且门类载体丰富
从医院建立之初，档案管理随之出现，到目前为止，大部分的国有医院均为事业单位，档案历史长达50年，甚至有的医院经原有的教会医院改建而成，档案历史可追溯到上百年。我国医院档案管理不仅历史长，而且门类载体也很丰富，主要包括基建、科研、人事、文字等档案，又海涵了科研、设备、病历、病理、实物、磁盘等技术性档案。
（二）档案数量大，关联性较强
经过长期的临床实践，医生搜集了大量的资料，整理大量的病理、病历、磁盘等技术档案，按照医院相关规定，这些资料价值重大，需要保存完整，所以从医院建立之初一直到现在，大部分医院都保留有上百万册病历档案。而且医院病历档案、胶片、科研成果等资料形成周期长，档案之间存在较强的关联性。
（三）档案涉及面较广
医院档案涉及面广，服务性强。医院档案能为医学科学、患者群众、医院发展提供服务。在一些大型医院里记录了全国、甚至全世界一些罕见病历的治疗方法。以协和医院为例，其医院档案中记录了全肺、贲门癌等切除手术病历，可以说是活着的历史。这些珍贵的档案资料可以供其他医院借鉴参考，以全面提高医院的诊断水平和医疗能力。
二、医院人事档案信息化建设现状
在医疗卫生体制改革进程的推进下，大部分医院已经认识到医院档案信息化建设的重要性，并逐步推进，但从医院档案的特点中可以看出，由于医院档案历史久、门类多、数量庞大，医院档案信息化建设步履维艰，取得了一些成绩，比如注重新进员工档案信息的电子化，老员工档案更新内容，实现纸质和电子化信息同步更新等，但还存在一些问题亟待解决，如下：
（一）人事档案的信息化水平不够
人事档案的信息化建设不是简单的把纸质档案质量转化为电子资料，而是需要建立档案管理数据库和信息化管理平台，实现人事档案资料与人力资源系统对接，方便人事档案的补充、完善、查阅，充分发挥人事档案在医院人力资源配置方面的重要作用。但现阶段，由于医院在人事档案管理方面投入的资金有限，加之医院人事档案信息量大，门类多，没有现成的档案管理软件投入使用，而且暂用的电子档案软件系统安全性无法保证，阻碍了人事档案信息化的进程。
（二）人事档案管理制度有待完善
医院人事档案管理制度不健全，是各大医院普遍存在的现象。在医院档案信息化建设的过程中发现，“有档无人，有人无档”的现象比比皆是，主要是由于医疗人才在流动的过程中，原有单位由于合同未到期或其他原因未能将档案调入新单位，或是医院员工离职，而医院没有及时通知员工将档案调离造成的，这些情况对于档案的整理及信息化也造成了一定难度。而且，现在的医院档案管理模式过分的强调保密性和原则，人事档案的查询、调遣门槛高，利用仅仅局限于政审、调资、年终考核、办理退休几个方面，对于人事档案的利用率极低，这样的管理模式也使得人事档案信息化建设步履维艰。
（三）人事档案管理人员业务水平有待提高
医院人事档案管理部门由于领导重视不够，在人员配置上多以其他科室人员兼职为主，人员流动性较大，而且专任的档案管理人员部分非本专业出身，学历较低，对于档案电子化排斥心理较重，对于档案管理系统不能熟练操作。而且由于之前在档案履历表的填写上没有使用同一的模板，在存档信息上差异较大，也给档案信息化带来一定困难，增加了人事档案管理人员的工作量。现阶段，要加快人事档案信息化建设的进程，引入高素质的档案管理人才，提高档案管理人员业务水平乃当务之急。
三、加快医院人事档案信息化建设的有效策略
针对医疗人事档案信息化建设中存在的问题，现提出如下解决对策。
（一）引进先进的技术和设备，提高人事档案的信息化水平
医院领导要进一步加强对人事档案信息化建设的重视，在资金上给予支持，引进先进的技术和设备，开发适合医院使用的人事档案管理系统和信息化管理平台。人事档案涉及个人隐私，所以网络化的安全设计是信息化管理中最重要的环节，可以为人事档案设置不同级别的管理权限，比如普通、秘密、机密，同时为了保护信息在传递过程中的机密性，需要对信息进行加密，以防信息失窃。
