发布时间：2023-09-13 17:12:19
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的人事档案数字化建设样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
关键词：档案管理;数字化;管理
档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点，其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此，技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件，这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。
1档案管理数字化的可行性分析
1.1档案管理的现状分析
1.1.1管理制度的调查与分析
实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证，建立数字化建设科学管理体系与规则制度，建立数字化建设规范，建立相关人员职责明细等，档案部门应该对这些情况进行明确与了解。
1.1.2硬件方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上，主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施，例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。
1.1.3技术方而的调查与分析
档案管理数字化的实现需要一定的技术保证，数字化工作具有较强的技术性特点，需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对自身的实际情况进行调查与了解，依据自身的技术力量制定数字化实施方案。
1.1.4人才方而的调查与分析
档案管理数字化实际上是一项大文化工程，在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才，另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估，全而的了解自身的数字化建设能力。
1.2档案管理数字化的实施目标
通过对档案管理数字化可行性的分析，具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组，对数字化的实施目标进行制定，提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中，要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据，既要与实际情况相结合，又要高屋建瓴，与未来的发展趋势相协调。
1.3档案管理数字化的实施要素
在档案管理数字化的实施目标确定之后，要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中，实施要素属于主体部分，明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域，例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异，需要依据实际情况选择适合的评估方法，例如指标体系方法、概述性描述方法等。
1.4档案管理数字化建设的保障系统
档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。
2传统人事档案管理的缺点讨论
2.1档案更改时出现的文件转移、收集等出现的问题
我国人事档案管理系统存在的历史较为悠久，一份简单的人事档案转变能够涉及到许多的方面，要进行多个不同部门之间的信息更替。但是，现阶段的我国，由于长久以来的档案封闭管理方式，且众多的上级人员没有真正的意识到档案的特殊性，进而长期忽略对人事档案的管理，造成收集的人事档案存在较大的不完整性，进一步增大了我国事业单位档案管理的难度。另外，在工作人员出现人事转移命令时，由于不同企业单位或者工作部门之间的工作存在着较大的差异性，两者的档案交接需要较长的时间和长期的传输过程，会有丢失、损坏、被盗等风险。
2.2对人事档案的内容进行更新、修改时出现的问题
现阶段我国的事业单位编制制度，使我国的事业单位工作人员大多是由具有较高学历的优秀人才组成。但我国现如今的人事档案管理却不能体现每个工作人员的科研情况。在每个工作人员的人事档案中，大多数的档案内容均为较为简单的学历、家庭信息，对参加工作已久的人员的工作情况却没有较大的体现。因此，现阶段的人事档案内容更新时，应当多增加关于工作人员参与工作时体现出来的，关于工作能力以及对待工作态度等情况的详细介绍，帮助后期参阅人员获得更好的关于工作人员的信息。另外，在现阶段的人事档案管理中，由于多是使用纸质文件进行管理。在进行文件转移的途中，容易被有心人士调换、修改人事档案内容来进行犯罪活动，给人事档案管理带来不便。
2.3对认识档案进行归档收集时出现的问题
过去传统的人事档案在进行归档手机任务时，由于工作人员较少，人事部门的管理人员能够较好的根据档案管理的同一规定对档案材料进行收集，如使用统一大小、材料、厚度的纸张进行档案的书写等；但现如今，由于每年都有着大量的优秀人才需求，事业单位年年新增大量的工作人员，这种情况使人事管理人员的工作量大大提高，最后没有多余的精力再进行同一标准的档案分类收集。这样看来，过去较为传统的通过纸质文件进行档案管理的方式已经不适应现代社会的发展了，我们亟需改变这种方式，减少人事管理人员的工作强度。
3人事档案管理问题的应对策略
3.1对传统的人事档案管理制度进行改革
我们已经知道，过去传统的人事档案管理制度已经不适应现代社会的快速发展，我们应当对传统人事档案管理制度进行一个全新的更新，推陈出新。例如：在收集人事档案的期间，档案收集人员应该对需要收集的数据内容有着明确的了解，清晰的确定档案数据来源的真伪及来源途径的可靠性。另外，在甄别档案的内容时，要确保取用的内容是有用的而舍弃掉没用的信息。其他部门调阅档案时，我们应当对调阅人的权力进行严谨的考核，避免档案内容的意外泄漏。
3.2尽快转变人事档案内容管理的方式
由于现阶段的人事档案管理方式，档案内容并不能进行联网更新，因此，许多人就利用这个漏洞进行不法的行为。这样使人事档案的管理失去了它本来的意义，也不存在可靠性了。比如：某些人员为了获取更高的职位或者薪水，私自更改自己参与工作的时间，或者提高了自己的受教育程度，这些不法行为很难得到证实，也导致了越来越多的人员利用这种行为获取不法利益。所以，要想更好的管理好人事档案的内容，就要加强管理人员的甄别能力，定期对人事部门的档案进行多部门的取证，另外，一旦发现不合格的档案，立即对有关人员进行检查并及时销毁。
4提高对人事档案信息资源的整合
社会的发展离不开科学技术的不断发展，而科学技术的发展在很大程度上依赖于专业人才的综合素质，对于现代社会来说，人力资源的开发与应用是现阶段人事管理部门的主要任务之一。一个单位中就是该是科技人才荟萃，是专业技术人员是推动一个单位发展的重要表现。因此，对于人力资源管理起着非常重要作用的人事档案亟需通过改革创新来改造自己。对事业单位的人事档案管理信息资源进行开发利用，为企业发展服务是十分现阶段的首要发展任务。（1）人事部门应该主动积极向企业中的各部门提供工作人员的信息数据。要更好的发展一个部门，离不开各个员工的积极努力，但是，如何获得每个员工的专业能力程度是一个需要解决的问题。在现阶段的工作中，人事档案管理部门应当积极主动的将每个工作人员的信息数据以及相应的变更提供给其他部门，以便部门更好的安排每个员工的工作岗位，获得更近一步的发展。通过这样的努力，每个工作人员才能都参与到企业单位的发展中，为其做出更好的贡献。（2）人事档案部门应该改变自身意识，从管理部门向服务部门转变。对于传统的事业单位来说，人事档案管理部门原先是作为一个行政管理部门存在于其中，行使的是管理职责而非服务职责，但是这不利于事业单位idea发展。现阶段，人事档案管理部门的相关人员应当尽快转变自身的意识，认识到自己的服务职责，端正自己的态度，为其他部门提供更好的人事信息。（3）提高团结合作的意识，和其他部门共同发展事业单位。在现代社会中，知识的储量极大的影响经济的收入。事业单位是一个整体，由不同的部门来组成，每个部门之间都有着联系。人事档案管理部门最为管理全部人事档案的部门，更需要加强自身与其他的联系，为事业单位的进一步发展做出贡献。
5结束语
随着科技的不断发展，人们对档案的需求、期望以及档案信息白身性质都发生了重大的改变，档案管理而临着重大的发展机遇与挑战。面对这种新的情况，档案管理人员应该明确档案管理的发展趋势，通过档案管理数字化的实现来应对新形势的变化，适应档案事业发展的需求。档案管理数字化是档案管理发展的必由之路，在实现的过程中必须对其可行性进行重点分析，在可行性分析的基础上制定实施目标与实施方案，确保数字化的顺利实现。
作者:孙艳艳 单位:烟台市环境卫生管理处
参考文献：
[1]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,2007(05).
高校人事档案信息化建设是指各高校的领导及有关部门的高度重视下，统一规划和组织采取一切有效措施和途经，充分应用计算机通信及网络等信息技术，对潜在于高校人事档案中的信息资源（非保密性的人事档案信息）进行整理、开发、管理并提供利用服务，实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化。高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录,但我国档案法明确规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的,在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此，可以看出人事档案的使用频率非常高，传统的高校人事档案工作无法适应新时期的发展要求，迫切需要网络环境下地方高校人事档案信息化建设，从而为人事部门的工作提供系统、有序、及时的人事信息，有利于优化地方高校整体的人力资源结构，实现资源共享，进一步提升地方高校人事档案整体管理水平很有必要。
2地方高校人事档案管理的现状分析
2.1人事档案意识薄弱
一直以来，地方高校教师和部分中高层行政领导对人事档案管理工作重视程度不够，认为与教学、科研工作没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。这种认识直接导致了地方高校上至管理部门，下至教师，对人事档案的管理漠不关心，使地方高校人事管理陷入一个管理盲区。
2.2人事档案管理制度不完善
大多数地方高校在人事档案的建设与管理方而没有形成符合本学校的人事管理的相关制度和规定，仅仅把国家、省市的文件进行一番改头换面,这样形成的制度既缺乏可操作性，又没有明确的针对性，对地方高校的人事档案管理起不到明显的促进作。有的高校虽然制定了相应的制度，但由于管理不规范，在工作中无法加以落实，也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
2.3地方高校人事档案管理工作没有很好地实现信息化支撑，难以实现网络环境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于网络的人事档案管理平台，所采用的技术大多很落后，有的甚至是被淘汰技术，先进的技术和理念都没有得到很好的应用。主要原因就是，重视硬件建设轻视软件、系统管理平台建设的现象比较严重。管理平台的欠缺或低水平建设导致了地方高校内部、高校与高校之间的信息共享率极低，甚至是“零”。
2.4人事档案管理队伍建设落后，无法达到科学管理要求
由于部分地方高校人事档案管理人员都以兼职为主,档案管理专业毕业的极少。专兼职档案人员接受档案管理专业知识培训的不多,缺乏系统的档案理论知识和基本技能。甚至有的不会使用扫描仪和档案管理专业软件等，无法开展信息咨询、网络检索等服务，难以制作数字档案。在高校人事档案管理队伍建设方面，十分缺乏既懂档案管理又懂现代化科学技术的复合型人才，这样直接导致在网络环境下数字化档案的接收、传递、存储、利用一体化等的应用，阻碍地方高校人事档案信息化建设，严重影响着人事档案管理的规范化、科学化、现代化进程。
3地方高校人事档案管理信息化实施途径探索
3.1地方高校各级领导的重视,是做好人事档案管理工作的前提
首先领导要定期了解人事档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强督促、检查与指导，确保档案工作有人抓、有人管、有人落实。其次充分利用网络信息平台，依托校园网，建立自己的档案网站和网页，占领网络这个宣传阵地，开展档案信息服务的窗口，这是新世纪档案宣传工作的新形式，也是未来档案宣传工作的主要阵地。三是地方高校应不定期联合举办档案专业知识讲座、宣传栏等，广泛开展档案宣传，让更多的师生员工了解专业知识，关心并积极参与到单位和个人的档案管理中来。通过以上形式，可增强地方高校领导、教职工档案意识，扩大档案工作社会影响力，推动高校人事档案事业发展的重要途经。
3.2建章立制规范管理，是地方高校人事档案管理工作制度化、规范化的关键
在认真贯彻执行《档案法》《人事制度管理条例》等的法律法规文件，同时根据国家组织、人事、教育部门与国家档案部门的人才需要，以及人事档案的特殊性和高校人才集中等具体情况联合制订统一的、专门的地方高校人事档案政策法规，建立健全科学合理且符合地方高校实际的人事档案管理制度，此外，统一地方高校人事档案信息化建设标准，如：制订统一的数字化、网络化标准以及设备配备、库房设施和保护条件等标准，是实现地方高校人事档案制度化、标准化、规范化的必然要求。
3.3以信息技术做支撑，努力实现地方高校人事档案原有、现有资源数字化，实现资源共享
地方高校人事档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化。为实现此目标，必须要有先进的技术做支撑和地方高校之间的相互支持配合，并在实践中及时引入前沿的信息技术加以改进。目前，此方法的支撑技术已经非常成熟。档案管理部门应对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化处理，并形成多媒体数据库。同时加紧系统平台建设、标准建设，在坚持安全保密的原则下，建立访问查询权限，发挥档案信息资源服务作用，先实现高校内部信息查询等共用共享、再实现地方高校之间的互联互通。软、硬件平台要立足自主共同研发，保证立卷、归档、保管、借阅、编研、移交等过程逐步全程实现数字化、网络化、数据库化，形成数据库群，进而提高地方高校人事档案资料的使用效率。
3.4加强地方高校档案管理工作信息化人员队伍建设，是档案管理信息化建设的保障
首先，要有高度的责任感，良好的职业道德，乐于奉献的精神，扎实的档案管理知识和科学知识。二是，熟练掌握现代化科学技术和先进的档案管理专业技能。三是，加强地方高校人事档案信息化队伍建设，培养能掌握数据库、信息管理等技术的复合性人才。这种专业技术型的档案管理人员不仅能够熟练掌握业务知识、操作业务流程，而且还能不断更新升级软件，变被动运用为主动开发，实现人事档案工作从简单管理型服务转变研究开发型服务，为地方高校人事档案管理迈向现代化、高层次打好坚实的基础。
4结语
数据库建设缺乏系统性数据库建设是实现人事档案数字信息化的关键。当前，人事档案数据库建设依然存在诸多弊端。首先，数据库信息量不足，数据真实性不高，质量低下，严重降低了数据库的查全率和查准率；其次，大部分单位的职称评审软件、工资调整软件、人事档案管理软件存在冲突，数据库通用性不强，难以实现高度的资源共享，因此便无法体现出数字信息化技术在档案管理中的优势；最后，数据库本该属于动态的过程，但由于相关人员无法及时进行数据更新，导致数据无法真实反映客观情况等问题。
二、实现人事档案数字信息化建设的途径
（一）加大科学规划投入力度
各单位要加大对人事档案信息化建设的资金投入，加大基础设施建设的投资力度，全面推动人事档案的现代化发展。加强基础设施的建设；构建完善的安全防御体系；引进最新的软件系统，开发符合自身发展需要的专门档案管理软件；构建人事档案信息检索体系，充分发挥人事档案在职称评审、人员聘用以及调动升迁等方面的重要作用，为实现本单位人事档案的可持续发展创造优越条件。
（二）加大数据库建设力度
首先，加快目录数据库建设。以每个人名分设一个人事档案条目，条目承载内容具体包括姓名、性别、职称和档号等。目录数据库的建设是实现人事档案管理信息化的起点，姓名和档号是最基本的数据信息，将其存入电子媒介，以此来建立目录数据库，可为档案查阅创造便利。其次，加快全文数据库建设。人事档案数字信息化建设是个漫长的过程，要循序渐进，逐步开展。要建立人事档案全文数据库，在进行重点科室档案全文数字化的基础上，逐步实现全单位的档案全文数字化建设。以电子扫描的形式，依照人事档案十大类别顺序，逐步将数据信息存入电子媒介，实现人事档案全文数据全面入库。再次，加快基本内容信息库建设。依据人事档案十大类别的信息内容加以信息整理，将每个目录的基本信息加以归纳。采用专门的人事档案管理软件，按照目录逐一添加基本信息，以此建立人事档案基本内容信息库，不断拓展档案查阅和开发利用的功能作用。最后，加快人事专题信息库建设。将副高以上职称的人员基本信息进行汇总，建立专门信息库；将荣获省市级殊荣人员的基本信息进行汇总，建立获奖人员信息库；将工作人员的学术成果目录进行汇总，建立学术成果目录信息库，并逐步将其完善为学术成果内容数据库。
（三）加大人才培养力度
人事档案管理信息化建设的关键是培养一支德才兼备的专业人员队伍，以实现人事档案工作人员需要长时期的知识积累和现代化技术培训。目前档案管理人员队伍存在素质较低和极不稳定的现状，势必会影响人事档案管理工作的持续性。所以，要站在长远角度来考虑问题，确保人事档案管理队伍的稳定性。加强同人事档案干部的交流与互动，及时解决他们工作和生活中遇到的问题，让他们安心工作，全力推进人事档案管理数字信息化建设的可持续发展。
三、结语
一、确保人事档案管理的标准化
人事档案的开展，需要领导给予充分的重视，只有领导对人事档案管理工作重视度提升，档案管理人员才能对档案管理工作的积极性提升，确保各项档案管理工作都能够落实到实处，同时确保管理工作效率的提高。在人事档案管理工作中，可以加大对人事档案管理工作的宣传力度，使人们认识到人事档案管理工作的重要性，从而推动人事档案管理的标准化建设，确保人事档案管理体制一体化标准的实现。
二、加快人事档案数字化平台的构建
近年来，随着计算机技术和互联网技术的快速发展，档案信息化建设速度也在不断加快，在各行业中，人事档案信息化数字管理模式忆开始普及。通过人事档案数字化平台的构建，不仅有效的提高了人事档案工作的效率，而且人事档案利用效率也得以大幅度提升。信息化技术和数字化技术在人事档案中的应用，有效的确保了人事档案有序性和安全性。但在当前人事档案信息化平台构建过程中，数据录入还是完全依靠人力来完成，这就避免会由于人为因素的影响，而导致一些错误的发生，会对后续的各项工作带来较大的不利影响，所以需要严把录入关，避免人为错误的发生。同时在当前人事档案完全依据计算机进行操作的新形势下，需要对人事档案的安全性和保密性采取切实可行的措施，确保人事档案信息化和数字化建设的质量，使档案信息的安全性能够得到有效的保障。
三、加快提高人事档案工作人员的素质
在人事档案管理工作中，很大一部分工作都是由手工进行整理完成的，这就导致在人事档案管理工作中受到人为因素的影响较大，档案管理人员对档案工作进行整理的质量会对人事档案管理工作产生较大的影响，所以需要努力提高人事档案工作人员的自身的素质，确保能够更好的发挥出人事档案的重要作用。
（一）档案管理人员需要具备较强的责任心、耐心和细心
人事档案管理人员，不仅工作量较大，而且工作较为繁琐，天天面对高强度的工作，避免不了会有懈怠情绪，在工作中由于疏忽而导致错误的发生。所以作为人事档案管理人员，需要具有较强的责任心、耐心和细心，这样档案管理人员才能确保工作质量，能够更好的将全部身心投入到档案管理工作中来，对档案工作保护良好的热情，确保档案管理工作质量的提升。
（三）档案管理人员需要具备专业的管理素质
长期以来，人们对人事档案管理工作都存在着错误的认识，觉得人事档案管理工作不需要技术性，人事档案管理人员也不需要特殊的技能和素质，只要能保管好档案资料即可。但在实际人事档案管理工作中，则需要档案管理人员要具有较强的专业管理素质，不仅需要熟悉人事档案相关的法律法规，而且还要遵守人事档案管理的相关原则，档案管理人员还需要对各项档案规章制度进行严格遵守，确保自身专业管理素质的提升。
四、进一步对人事档案相关制度进行完善
在现有管理条件下，为了有效避免档案丢失以及改动现象的发生，应建立起一套健全的档案工作制度以及责任追究制度。有关人员在对档案进行查阅的过程中，应严格程序办理相关手续，尽量做到档案的转入、转出以及在接收材料时的登记审查制度，与此同时，查阅以及借阅档案的过程中也应做好相应的记录，提供准确人事档案信息，有效地制约造成人事档案泄密、涂改等人为因素。对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。
在人事档案管理工作中，需要做好人事档案资料的收集工作，需要定期及时进行档案整理、收集，并将所收集到的资料移交给管档部门，做好档案归档工作。在单位中需要形成档案材料的收集网络，做到层层有人管，时时有人收，利用纵横相通的材料收集网强化档案的收集工作。
最后，管档人员在开展工作的过程中应尽量做到认真负责，保证档案的质量，同时应按照档案工作的相关规定，实行统一的整理装订标准，管理好档案，为合理的人才流动创造最大的便利，尽量做到经常检查，并且保持室内的清洁卫生，做好防火、防潮、防蛀、防尘“四防”工作。
关键词：档案；数字化；建设；关键
【分类号】：F426.31
前言：二十一世纪是一个数字化、网络化和知识经济的社会，以计算机和软件为核心的数字化技术将广泛渗透到相关领域，也为档案的“数字化”带来契机。数字档案工作者的研究对象也从有形实体扩展至数字代码，工作环境从现实空间扩展至虚拟空间，管理方式也必将从传统模式转换为基于网络的现代模式。
一、首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，企业把数字档案建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它存有数万卷档案资料，数千件档案文件，是企业最有实用价值的信息资源库，这样一大批档案信息资源不能很好地为企业领导和职工利用，充分实现信息共享，数字档案就不是真正意义上的数字档案。所以，要首先建设数字档案室。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案室提出了一个有待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。目前，档案室的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、企业强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；职工对档案信息需要量不断增加，如管网管理处，水建公司等部门办公地点与档案室相隔太远，技术人员到公司大楼查阅资料和图纸来回要浪费许多时间和精力，他们迫切要求信息共享；这都迫使档案室这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案室存档的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、档案数字化建设的几个关键
1、加强网上用档管管理理论研究
为了更好地开展网上工作，保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者，我们必须加强归档电子文件的理论研究，其探讨的理论主要包括：（1）用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。（2）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。（3）档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。（4）档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。
2、有重点地抓好数据库建设
目前，我们企业档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
3、加大档案管理软件推广力度
电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各施工单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
4、加强人事档案管理现代化和信息化建设
人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。并且根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更加科学有效，档案管理工作必将迈上一个新台阶。
5、提高档案人员素质和全员档案意识
档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和业务素质。提高自身的政治素质，加强责任感，把档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。另外，企业档案管理人员良好的业务素质是促进企业档案工作规范化管理的首要环节和根本保证。要切实抓好档案管理人员的业务技能培训。一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。
三、保障档案信息资源网络安全
作为开放的信息交流平台，Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性带来了一定威胁。在网络环境下，影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面：操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求，实现档案信息的网上传递，首先要解决操作系统的安全问题；硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心――CPU芯片的安全性，亦应引起我们的关注；“网络黑客”则是专指非法制作与传播计算机病毒或恶意攻击特定网站的人。其行为借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害：存储于网络的档案信息，会因病毒的侵袭而发生严重损毁。因此，利用网络环境开展档案信息服务的安全性、可靠性问题需要我们采取必要措施，保证档案信息服务网络的安全与正常运行。并根据档案信息自身的特点与网络环境下档案信息资源整合利用的实际需要，健全相关的防火墙技术、VPN（虚拟专用网）技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等，以切实保障网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用的安全。
参考文献：
【关键词】信息化手段；强化；档案管理；设想
一、现状分析
目前，公司干部职工（不含中层以上干部）档案计3290卷，其中干部人事档案971卷。在职职工档案1886卷，离退休干部档案913卷，辞世干部档案419卷。公司设兼职人事档案管理员1名，负责干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、入库、排架、转递、提供利用以及档案的保管保护。长期以来，干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，档案工作长期处于繁杂、冗长的拆、装、查、找的状况，尚未充分发挥先进的现代代技术手段，传统的管理模式使干部人事档案管理工作落后于时展的需要，既不利于档案的保管利用，又影响工作效率。在档案内容上，受传统的人事档案内容的影响，还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺，尤其是一些表彰和处分材料散失较多。对职工业务能力、专业特长及科研的成果、论文论著、获奖情况、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上，公司使用的档案管理软件尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，对档案的编辑、查找、检索还一直采取手工形式进行，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理，致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料，极大了影响工作效率。
二、外部形势分析
据了解，市场上已经出现数字化干部人事档案管理相关产品，并且多省市组织部及档案管理单位已经实现了干部人事档案的数字化管理。（包括：山东省委组织部、潍坊市委组织部、济宁市委组织部、滨州市委组织部、淄博市委组织部、东营市委组织部、泰安市委组织部、临沂市委组织部、日照市委组织部、上述各市地县区委组织部、内蒙古区委组织部、辽宁省委组织部、黑龙江省委组织部、辽源市委组织部、鞍山市委组织部、大庆市委组织部、商丘市委组织部、北京怀柔组织部、承德市委组织部、辽宁省近200家省直管档单位、鞍山公安局、鞍山师范学院、潍坊市教育局、潍坊学院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建设局等单位）。
【关键词】燃气公司；人事档案管理；信息化建设
一、实行人事档案管理信息化建设的重要性
1.适应社会需求
在日新月异的社会之中，想要不被社会淘汰就要做到能够适应社会的发展，与时俱进，而人事档案的信息化建设便是社会发展的必然结果，这是一个信息化社会，掌握重要的信息是成功的关键，随着信息化进程的加快，科学技术的发展，人事档案在人们心中的地位不断上升，信息资源是人们想要获取成功所必须的资源，人才资源更是重中之重，于是，人事档案的信息化建设与网络技术的发展联系日益密切，档案工作的存在便是为了满足人们的需求，而达到为社会发展服务的最终目的，人事档案信息化建设的提出在一定程度上促进了人事档案的改革，并且使档案的发展适应社会发展的潮流，是一项伟大的举措[1]。
2.有利于实现人事档案信息资源的共享
在二十一世纪这个信息瞬息万变的时代，信息资源，这一各国必不可少战略资源。因此，不断加强人事档案管理的信息化建设，有助于实现信息资源的共享，从而促进经济和社会的快速发展，推动我国早日实现中华民族的伟大复兴。
3.有利于开发和利用
档案资源为人事工作服务是人事档案存在的目的和意义，所以，为了满足当今时代对档案工作的各种需求，必须开发和建设多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式。随着计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，信息化管理模式逐渐诞生，这一模式大大提高了档案信息资源的开发和利用效率，从而极大地促进了经济的发展和社会的进步[2]。
4.有利于方便对人事档案信息的查阅
所谓的人事档案管理信息化，就是利用计算机的整合、收集和管理纸质的档案信息以及馆藏的资料，这使得传统的档案管理方式转变为现在的数字化和电子化的全新的方式，因此，人们平时可以更加便捷地查阅资料，而资料的利用价值也将变得更高，从而使得人事档案管理的效率的到提高。
二、燃气公司人事档案信息化建设的主要内容
1.把数据库的建设作为重点
数据库作为信息的源头，具有很重要的地位，要想实现人事档案的信息化建设就必须做好人事档案数据库的建设，通过计算机网络建立多媒体信息数据库和文字信息数据库，在数据库的建设中，要做到保证所有信息来源的完整性和可靠性，不能一味的把数据库建设的重点放到硬件设备上而忽略了信息资源的收集和更新，出现数据老化、不准确、不完整的现象。注重已有信息的整合和对未知信息的拓展，能够做到为人们提供更加优质更加有意义的数据，使人事档案的信息化建设达到最优状态，当然，主要依靠计算机网络进行的数据库建设，保证其硬件设施的先进性也是必要的，比如说，通过优质的硬件设施做到更长时间的对信息的保存，在数据采集的时候能够提供画面更加清晰声音更加优质的多媒体信息，有助于以后信息查询时信息的识别，人事档案包括的不仅仅是一点个人信息，它还涉及很多其它信息，所以我们应该注意人事档案信息化建设时它内容的丰富性，我们只有认识到信息化建设的重要性，做好每一个细节，才能更进一步推进人事档案信息化建设的进一步发展。
2.规范档案建设的各个环节
档案作为数据信息，是很容易出现错误的，所以我们要对档案建设的所有步骤都进行有效的规范，提出科学、标准的操作方式，优化以前档案建设的步骤，实现科学化管理的目标，打破传统的工作方法，只有在各方面都做到让工作步骤最优，让管理方法最合适，才能更加有效的建立对人们真正有用的信息档案。
三、加强燃气公司人事档案管理的信息化建设的有效对策
1.加大对信息化建设中基础设施的投资
我们已经分析了落后不完善的基础设施对我们工作带来的极大障碍，我们就应该意识到想要推进人事档案的信息化建设，加大对信息化基础设施投资的重要性。这些基础设施作为开发和利用各种信息的基本条件和数据文档传输的基本方式，占有重要的地位，我们只有加大投资购买先进的基础设施，才能优化工作结构，保证工作效率，提高我们信息化进程的速度，做到实现人事档案信息化的目标。
2.统一信息化管理标准
标准对于做任何事情来说都是很重要的，所以在档案管理中要根据实际情况来制定一个统一的标准，这个标准一定要客观合理化，这样就可以使它成为工作人员奋斗的目标 ， 从而提高员工工作效率，进而实现人事档案管理的信息化建。
3.提高人事档案管理工作的服务水平
进行人事档案管理就是为了更好的满足于人们对档案资料的需求，所以就要不断地提高管理人员的服务质量。这样就需要利用计算机技术将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工，并通过不同的载体来实现人事档案信息资料的数字化存储，然后再通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流，这样就能满足人们对人事档案信息的各种需求，从而也就实现了档案管理的真正目的。
四、结语
信息化已经成为了现代企业发展的必然趋势，对于燃气公司人事档案管理来说，也是必须要实现的。对计算机可以有效利用，对于燃气公司的人事档案管理来说，无疑是在人力和物理上都实现了成本的节约，但档案信息化建设仍旧是一项复杂且长期的系统工程的工程，需要我们长期的细致工作，并在不断经验总结基础上，不断完善和发展，才能使档案的管理运行达到效率和质量的最优状态。
参考文献
虽然部分企业针对下岗职工人事档案管理制定了相应的措施，但是执行力度较为薄弱。与此同时，不能与社会逐渐增长的档案服务需求相适应。从整体层面分析，下岗职工人事档案管理还存在以下问题：（1）档案库建设不具规范性。部分企业在下岗职工人事档案管理方面，通常表现为不能将这项管理独立开来，常常将其与在职档案共同管理，这样很容易发生混淆状况。并且，档案库建设在安全保障、建筑面积以及设施设备匹配方面与国家档案管理相关标准尚且还有一定的差距。（2）管理模式较为落后。受传统纸质档案管理的影响，导致下岗职工人事档案管理模式较为落后，不能与时俱进，缺乏信息化管理以及标准化管理，并且在档案服务方面也较为单一，不能满足下岗职工的档案服务需求。（3）信息化程度偏低，缺乏专业人才。下岗职工人事档案管理要想更具规范化与标准化，实现信息化管理模式便显得极为重要[2]。现状下，却存在信息化程度偏低的现象。与此同时，还缺乏专业人才，以此使现代化档案管理技术无法有效实施于下岗职工人事档案管理当中，进而使此项工作的作用及效能大大弱化。
2.加强下岗职工人事档案管理的有效策略探究
2.1加强“三个体系”建设
对于下岗职工人事档案管理，要想得到有效强化，便需要以国家档案管理要求为依据，进一步落实“三个体系”建设：其一，构建覆盖企业下岗职工的档案资源体系。其二，构建能够为企业下岗人员提高便利的档案利用体系[3]。其三，对能够保证企业下岗职工人员人事档案安全保密的档案安全体系。对于上述“三个体系”需进行统一进行有机整合，强化建设，以此使下岗职工人事档案管理更具规范性及标准性。
2.2原单位加强下岗职工档案管理
对于原单位来说，不能对下岗职工档案不管不问，需继续加强此项工作。通常职工下岗分流之后，人事档案还是在原单位保管。虽然职工下岗，但还具备较强的生产技能及丰富的工作经验。因此，下岗职工的档案还有保存价值。针对这一情况，原单位便需要对下岗职工的档案进行收集、立卷、建账。
2.3加强下岗职工档案的保管及利用
一方面，对于下岗职工档案，其管理权限需转交给政府授权的人才服务机构，配置专人管理，同时设置专门的库房及装具，构建完善的管理制度，使下岗职工档案管理更具规范性及科学性。另一方面，对于下岗职工档案的查阅，需具备相关单位、人事部门的介绍信，出示合同书等，并给予申批报表进行详细填写，在审核通过后才允许查阅。
2.4融入现代化档案管理方法
将人力资源与保障信息系统作为依托，对数字档案管理子系统进行开发，同时采取循序渐进以及逐渐扩大的模式，使企业下岗职工的人事档案实现数理化处理[4]。要想做好此项工作，需要充分做好一下几点：其一，对数字化处理中的质量管理进行强化。对数据录入工作人员进行知识、技能及业务方面的培训，以此使档案数据的可靠性及准确性得到有效保证。其二，对规范合理的电子档案系统管理模式进行构建。结合档案的数字化工作，把目前企业下岗职工人事档案归为统一的系统管理，从而使档案资源更加丰富、更加完整。其三，借助现代化技术，使档案管理水平得到有效提升。这些现代化技术包括智能搜索引擎、数据挖掘技术以及云计算技术等。其中，智能搜索引擎在充分应用的基础上，能够为档案检索目录的创建提供便利，进一步构建信息检索系统，从而使档案资源管理服务水平得到有效增强。对数据挖掘技术进行利用，能够使库存档案结构更加优化，从而使档案整理效率得到有效提升，进一步为下岗职工提供更加优质的服务。总而言之，融入现代化档案管理方法，能够使下岗职工人事档案管理更加全面、更加规范、更加科学，值得业内人士借鉴及思考。
3.结语
