发布时间:2023-09-15 17:14:00
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1、现金管理
1.1、现金科目设两个子目---货款户和费用户,具体核算见第二章。
1.2、出纳应保证库存现金的日清日结,月末应编制银行存款余额调整表,以保证银行日记账账实相符。货款现金必须送存银行,不准坐支。
1.3、库存现金定额核定为5000元,如有多余费用现金应该及时送存银行,保证现金安全。
1.4、会计应定期、不定期对库存现金进行监盘,每月至少监盘三次,编制“库存现金盘点表”;审核出纳编制的“银行余额调整表”,对未达事项进行落实。
2、银行存款管理
2.1、销售分公司资金实行收支两条线的原则。各销售分公司必须开设收支两个银行账户,即货款户和费用户;账户资料交股份公司财务部备案。货款账户只收不支,所有货款回笼到该账户;费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。
2.2、新开账户。销售分公司不得随意开设银行账户,若因业务需要而必须开设新的银行账户,需报告股份公司财务部同意。银行账户要及时进行清理,对于用途不大的银行账户要及时消户,并报股份公司财务部备案。
2.3、回款。对于销售回款要及时汇入总部银行账户,销售分公司的货款账户余额达到2万元时,或货款停留达一周以上,必须即时汇入股份公司总部指定账户,每月25号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户。
2.4、费用账户。销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账户,具体办法详见《费用管理制度》。
2.5、支票管理。凡不能用现金收付款的各项业务,一律应通过银行转帐进行结算。
(1)公司支票的购买由出纳员负责,并填写支票备查簿,支票备查簿由销售公司财务经理保管。
(2)空白支票由出纳员负责保管,签发支票所需的财务章由财务经理保管,人名章由出纳保管。
(3)现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用,公司与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来,一律使用转帐支票。
(4)各部门或个人因工作需要领用支票时,应填制规定的借款单,由部门经理和财务部门经理审核签字,并报分公司总经理批准后,由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起,十日内到财务部办理报销手续,其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票,如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。
(5)出纳员不得签发不确定的日期的支票,不得签发任何种类的空白支票,当付款金额无法确定时,可签发限额转帐支票,并写明用途和收款单位。
(6)财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章,签发支票时必须按编号序顺使用,对签错的支票或退票必须加盖“作废”戳记并与存根一起保管。
(7)应及时登记支票登记簿,与银行及时核对存款余额。
3、银行承兑汇票的管理规定
3.1分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部(书面报告)才能收取,严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有“不得转让”字样的银行承兑汇票。
3.2银行承兑汇票的票面要素必须齐全:日期大写;金额大、小写要一至;并必须有银行的“汇票专用章”的钢印或红印(目前只有农行为钢印,其他银行均为红印)。银行承兑汇票下面左边“承兑申请人盖章”处必须由承兑汇票申请单位(即出票单位)盖上预留银行印签,出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致,一字不漏,收款人的全称、账号、开户行必须核对无误。
3.3银行承汇票的出票人必须具备下列条件:A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织;B、与承兑银行具有真实的委托付款关系;C、资信状况良好,具有支付汇票金额的可靠资金来源。
3.4银行承兑汇票期限最长不得超过六个月,即其出票日期与到期日不得超过六个月(含六个月,但不能多出一天)。转账背书回股份公司的银行承兑汇票,必须取得连续背书,第一背书人必须同票面收款人全称完全一致,一字不漏;第二背书人同第一背书人相同,依次前后衔接,最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人。
3.5信用社无开具银行承兑汇票的资格,因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑汇票。各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇票,并确信开票银行到期有能力付款(支行级的银行),才能发货。
3.6分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外,还必须带银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的,要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实性和有效性。
3.7分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人(或被背书人),且必须在收取银行承兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部。在背书栏盖分公司银行印鉴章的同时,必须注明被背书人的全称,以免银行承兑汇票遗失给总公司造成损失,如在背书栏内盖章,而没有注明被背书人的全称,如果该银行承兑汇票遗失,任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现。
4、借支制度。公司人员借支应该根据需要核定额度,填写借支单,由财务经理和销售分公司经理审批。上一笔借支未清账,不得再次借支。公司员工出差借时需附经审批后的《出差申报单》。
5、关于严禁非授权人员向经销商(客户)收(借)取“钱、物”的规定
为防范风险,防止经济纠纷,现就关于禁止分公司员工到经销商(客户)处借款、借货事宜规定如下:
1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商(客户)处借款、借货;禁止业务人员为任何经销商(客户)带款、带货。
2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件(一式二份并盖公司财务章,由分公司总经理签发,经销商法人签章确认后,分公司财务部回收一份存档备查,经销商自留一份),明确股份公司严禁业务员到经销商(客户)处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情。
二、往来账管理制度
1、应收账款的管理
为了进一步规范销售,减少经营风险,保证公司的财产安全,最大限度在减少呆账、坏账,对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定:
1.1公司的产品销售规定是:“现款现货、款到发货”的原则,所以原则上销售分公司月末不允许有应收货款余额。
1.2各销售分公司原则上不允许赊销,对确需赊销的,应先向股份公司财务部提出书面报告,报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况(包括其经营资格、资信状况及经营能力等)并有分公司总经理、财务经理签署意见,报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批,且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位,分公司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施,并指定专人负责解决。
1.3有应收账款的分公司财务经理每月应编报“应收账款账龄分析明细表”对分公司的对外应收账款作详细的分析,不得只报余额不作账龄分析。每月末都必须与经销商对账,并获得经销假商签字、盖章的确认书。
1.4销售分公司不得以“应收账款”来调节销售额,任何虚增虚减“应收账款”发生额、人为提高或降低销售业绩的做法,均属做假账的违规行为,一经查出将按违反财经纪律从严处理分公司总经理和财务经理,分公司必须要加强对应收账款的管理,坚决杜绝呆、坏账的发生,特别是分公司财务经理,绝不能做假账,否则,股份公司将追究当事人的经济责任,直至免职。
2、内部往来管理
内部往来科目核算分公司与股份公司货款、费用等经济业务往来的结算,各销售分公司之间不能有任何往来挂账。
2.1、本科目按单位设置明细科目:
2.1.1当收到大连分公司开具的税票时,按税票上的价款借记“库存商品”,按税票上的税额借记“应交税金--应交增值税(进项税额)”,按税票总额贷记“内部往来”。当分公司把货款划回股份公司总部时,借记“内部往来”,贷记“银行存款—货款户”。
2.1.2股份公司拨付给各销售分公司费用时,分公司借记“银行存款—费用户”,贷记本科目。
2.2、为了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确,有据可查,所有往来账项均需使用有编号的一式三联的《转账通知单》,《转账通知单》由经济业务发生的单位填写,并送交双方同时入账。内部往来业务必须每月核对,根据总公司的对账单编制一式两份的《内部往来调节表》,双方各执一份存档备查,调节项目只允许是时间差的调节,并要及时查明原因给予调整。
三、固定资产及低值易耗品管理制度
1、会计政策:固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分;低值易耗品的会计政策详见会计政策部分。
2、管理部门:销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理。固定资产取得后,即由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签;低值易耗品由仓库保管。
3、移交:对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交。低值易耗品的领用按照库存商品出库程序审批后领用。
5、盘点:销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次。另外应该于每季度就固定资产的项目中根据登记卡册,每一类别至少抽点十项,盘点后应填造“盘点表“一式三份注明盈亏原因,一份自存,一份报分公司总经理,一份送股份公司总部财务部门。财务部门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部,根据盘盈盘亏原因做出相应处理。
6、购置审批程序及相关手续:销售分公司无权购置任何固定资产,若需购置,必须向股份公司财务部在月度预算中列出预算,并专项报告,经股份公司总经理和相关权力部门批准后购置。低值易耗品在月度预算中申请,在物料消耗中列支。
7、保险:根据固定资产的使用要求办理财产保险。
8、费用承担:固定资产折旧及其他使用费由分公司承担。
四、发票管理制度
为加强各销售公司购、销货发票的管理,制订本制度。
1、对外销售开具发票的规定
1.1、各销售分公司根据税法等有关规定,由分公司财务经理或会计专人办理发票的领购、开具和保管业务。
1.2、发票上的客户名称,要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准,不得写错别字,不得写单位简称;客户为自然人的,要如实填写姓名。
1.3、已开具的发票,须有经办人按发票全部联次一次性签字,经办人是客户的,还需注明客户的身份证号码,然后由业务员签字确认,或附该客户的单位介绍信,随同发票记账联交财务部门办理入账或归档管理。
1.4、发票由业务员亲自送达的,须向对方索取签收证明,并有收到人签字和单位盖章,该证明要及时送交公司财务部门,附发票记账联后入账。
1.5、所有对外出具的发票,均得经办人在发票登记簿上签字登记。
1.6、凡是已实现销售,客户未索取发票的,必须开具普通发票附于记账凭证后,并计提销项税,客户联单独由会计保管,并在发票登记簿登记。
1.7、对于赊销的,除经特殊审批外,欠款未收回前,不能将发票出具给客户。
2、对外开具增值税发票的规定
对外开具增值税发票除严格按照以上规定执行外,还要遵守以下规定:
2.1、增值税专用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司,对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票。
2.2、需要开具增值税专用发票的单位,须提供该单位的税务登记证副本复印件,并在复印件上加盖单位公章,同时提供在税务机关备案的单位电话号码,开户银行名称和银行账号。
2.3、公司具体经办业务员依据财务开具的收款收据,或对方的收货单据,或收回的普通发票等,按税务登记证上的单位名称,编制开票申请单(开票申请单附后),要做到字迹清楚,项目齐全,计算准确;由对方的具体经办人员来办的,应由来人签字并填写其身份证号码,公司业务人员签字确认后,送公司经理审批,然后由财务经理审批,审核无误后的开票申请单才能开票,开票申请单和发票记账联一同作为记账凭证附件。
2.4、开出的增值税专用发票一定要具体经办人员全部联次一次性签字,不得遗漏。
2.5、开票申请单要附增值税专用发票记账联入账。
2.6、对于增值税发票上的记载事项有变动的,客户要及时提供变更证明,以利业务结算;变更证明要即及时作附件入账或归档管理。
2.7、退货发票的处理:对于批准的退货,将已开具给客户的兰字销售发票联及抵扣联(购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联)或购货方主管税务机关出具的《销售退回及折让证明单》(购货方已作账务处理),粘附在红字发票存根联后,作为开具红字发票的依据,并按照退回单据开具相应的红字发票(附红字记账联外,其他联次均不得撕下),编制通用记账凭证,并在红字发票存根联注明原兰字发票及红字发票的记账联存放地点。
3、接受发票的管理规定
3.1、接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行审核。
3.2、接受的发票要依实际交易的金额为准,票面要整洁,项目填写齐全,字迹清楚,盖章清晰,手续齐备,计算准确,并与所附的其他资料相符。
3.3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称,及提供发票的单位名称相一致;如果名称等记载事项发生变更,对方一定要提供变更证明,并加盖单位公章,作附件入账或存档备查。
3.4、对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外,应先到税务机关及时办理认证手续,然后再办理业务结算手续;
3.5、接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票,以降低成本、费用;对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位,可以让其提供无抵扣作用的发票,但要以扣除税额后的金额结算。
3.6、业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后,应及时办理实物入库、票据入账手续,不得拖延,暂时无法完成货物品质鉴定的,可先办理入库、入账手续,但须通知财务部门暂不作为付款依据。
3.7、运输行业专用发票。列支装卸运输费必须取得“运输行业专用发票”,“运输行业专用发票”是指铁路、民用航空、公路和水上运输单位开具的货票,以及从事货物运输的各类运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票。货物业的发票和定额发票不予抵扣。合规的运输发票,按照结算金额的7%的抵扣率计算进项税额(或根据税务局要求进行调整),随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得计算扣除进项税额。
3.8、无法按规定取得合法发票的,应向当地税务局要求代开发票,并征询当地税局抵扣应当具备的条件,全项详细填写。
4、违反公司发票管理规定的处罚
对于已开具的发票未按规定程序操作的,将对经销公司有关直接责任人处以100-200元的罚款;违反规定触犯刑法的,后果自负;违反规定接受或开具发票造成公司少抵或多缴税款的,或者因接受或开具发票造成往来结算损失的,直接责任人要负赔偿责任。
五、存货管理制度
1、分公司要货申请
1.1分公司的库存管理应坚持“库存合理、加快周转”的原则,尽可能降低库存风险。
1.2分公司在要货时须根据销售计划,结合实际需求,合理安排订货次数及数量,在合理库存内保证销售的需要。
1.3根据上述要求,分公司计划员要填好《要货申请表》,《要货申请表》经分公司财务经理审核、分公司总经理审批,并通过传真给大连分公司销售部,经销售部和财务部审核无误后,办理发货程序。
2、存货入库流程。首先由申请人填写入库申请单,入库单至少有下列内容:
产品品种货位号数量()单价金额(元)备注
申请人持填写好的入库单,填写好由检验员(或库管员)检验后签字,并由库管员核实入库数量登记。入库单至少一式四份,第一联、存根,第二联、库房留存,第三联、财务核算,第四联、申请人留存。入库时要求严把质量关,做好各项记录,以备查用。财务部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账。
3、存货出库流程。存货出库的方式主要有3种:客户自提、委托发货和公司送货。第一种:客户自提。是客户自己派人或派车来公司的库房来提货;第二种:委托发货;第三种:公司派自己的货车,给客户送货。无论采用哪种出货的方式,都要填写出库单。出库单(或销售单)至少有下列内容:发货单位、发货时间、出库品种、出库数量、金额、出库方式选择、结算方式、提货人签字、成品库主管签字。如下表:
发货单位:出库日期
产品品种产品数量金额备注
出库方式选择1、客户自提2、委托发货3、公司送货
运费结算方式1、公司代垫运费2、货到付款
出库单(或销售单)也是一式四份:第一联,存根;第二联,成品库留存;第三联,财务核算;第四联,提单,提货人留存。提货的车到达仓库后,出示出库单据在库房人员协调下,按指定的货位、品种、数量搬运货物装到车上。保管人员做好出库质量管理,严防破损,做好数量记录,核实品种、数量和提单。
4、存货盘点。分公司财务部每月底要协同库管员对库存商品进行一次盘点,对于盘盈、盘亏、毁损等要查明原因,上报股份公司财务部进行相应处理。
六、销售分公司财务人员管理制度
1、下属各销售分公司的财务人员在人事关系上属于股份公司总部,任何部门无权聘用和解聘财务人员。下属各销售分公司财务负责人由股份公司总部财务审计部经理提名,报股份公司总经理批准后聘任或解聘。
2、下属各销售分公司核定财务人员的工资福利等相关待遇由股份公司总部财务审计部统一管理和发放;财务人员为销售分公司办公或出差等而发生的费用由各销售分公司承担;财务人员的培训及其他相关费用由股份公司总部承担。
3、下属各销售分公司的财务人员必须严格执行股份公司的各项财务管理制度,在业务上接受股份公司总部财务审计部的指导;总部财务审计部对其财务活动进行定期审计和不定期专项核查,对于违反财务制度和财经纪律的,公司总部将对其作出相应处理,对于违返国家法律的,将移送司法机关处理。
4、下属各销售分公司的财务人员必须协助所在公司领导搞好经营管理,及时提供真实、有效的财务信息,积极为分公司领导的经营决策出谋划策。
5、下属各销售分公司财务负责人定期向总部财务审计部述职,在日常财务管理工作中要不断创新,提高公司财务管理水平,鼓励多提合理化建议。
6、股份公司总部将定期对财务人员进行考核,以此作为年终奖金和工资标准的考评依据。
七、岗位职责
分公司财务岗位责任制是一种管理制度,现关于分公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定,根据分公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的晋升、奖惩依据。
1、分公司财务经理的岗位职责
1.1在股份公司财务部的领导下,严格遵守财经纪律与股份公司的各项规章制度,要随时检查各项制度在分公司的执行情况,发现违反财经纪律的行为给予制止,并及时书面报告股份公司财务部.
1.2审核分公司的会计原始凭证是否符合会计工作规范的要求,是否符合国家的税务、会计法规及股份公司的有关规定,对不合理、不合法、不合规的原始凭证拒绝受理,并且退回经办人,坚持“收支两条线”的原则。
1.3审核上报股份公司的财务资料,确保上报资料的真实性、规范性和准确性。编制分公司经营费用的预算,并就经营费用预算的执行差异进行分析,然后报分公司总经理及股份公司财务部。
1.4复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告,按股份公司的要求审核分公司的会计报表,并在限期内寄回股份公司财务部。
1.5严格审核分公司物料收发凭证,坚持“现款现货、款到发货”的原则,对分公司的实物(包括库存商品、物料、固定资产等)与货币资金进行定期或不定期的盘点,并核对账实是否相符。
1.6在坚持股份公司的各项规章制度的前提下,积极地配合销售分公司总理推动分公司销售业务的提升,做好分公司总经理的参谋。
1.7做好分公司的物流、资金流的安全保障措施,确保分布在分公司内、外的财产安全与完整。
1.8妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,协调好与当地税务部门的关系。
1.9按股份公司的规定管好、用好分公司的印章,并做好分公司签订的所有合同的审核、备案工作。
1.10协调好分公司的财务岗位工作,并组织好分公司财务每月的工作小结会,总结分公司财务工作中存在的问题和不足,并书面上报股份公司财务部。根据财务内控制度,安排好分公司节假、双休日财务人员的值班,坚持服务与监督并重的原则。
1.11按时完成股份公司财务部交付的其他临时性工作,同时以身作则组织与带好分公司财务队伍,将分公司财务工作做好。
2、分公司会计的岗位职责
2.1按照国家会计法规制度和股份公司的有关规章制度,编制记账凭证、登记会计明细账(不包括现金日记账与银行日记账)和结账、对账,做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚,对不合法的原始凭证应拒绝编制记账凭证并及时报告分公司财务经理。
2.2登记好有关备查账簿;定期和不定期对账,使账账、账实相符。
2.3与库管员共同验收分公司物料入库,并填制入库凭证。
2.4根据有关资料编制会计报表的附表。
2.5月初装订分公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档(财务资料归档管理)。
2.6负责税务申报及税控系统的维护。
2.7按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。
3、分公司出纳的岗位职责
3.1严格、认真执行国务院关于现金管理的制度。
3.2严格执行库存现金的限额,超过部分必须及时送存银行,不坐支货款,不能白条抵押现金,坚持货款现金与费用现金分管的原则。必须是坚持“收支两条线”的原则。
3.3严格执行支票管理制度,使用支票必须经分公司总经理、财务经理两人签同意后方可开出。出纳员办理每一笔收付款业务的依据,必须根据会计(财务经理)编制的,并经审核无误的凭证。
3.4建立、建全现金、银行存款的各种账目,出纳员每办理一笔收付款业务前,必须坚持复核每一笔收付款凭证所反映的经济内容和金额,对不完整、不合法的凭证应拒绝付款,并及时向分公司财务经理或股份公司财务审计部反映。
3.5月末分公司银行存款余额与银行对账单核对,要及时编制“银行存款余额调节表”,使账面余额与银行对账单上的余额相符。对未达账款要及时查询,并督促有关人员及时处理。
3.6为了确保安全,分公司向银行提取或存入现金时,应由分公司财务经理配备人员同行,采取相应的安全措施,同时保险柜密码严格保密,钥匙要妥善保管不得丢失,不得交给他人。
3.7不得将出纳工作随意交代他人代管,如确有原因离岗时,必须由分公司财务经理指派他人代管,而且交接手续双方必须清楚。
3.8出纳员使用的各种印章,如支票印鉴、“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等都要妥善保管。为了分清责任,支票印鉴必须坚持分管的原则。任何时侯都不能一个人保管和使用支票的所有印鉴。
3.9加强有价证券的管理,有价证券必须存放在保险柜中并设立备查账,保护有价证券安全、完整不受损(要转回股份公司的必须及时办理手续转回)。
3.10出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作。
3.11按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。
注:销售分公司未设会计岗位的,由财务经理兼任会计工作岗位。
八、会计档案管理制度
1、为加强会计档案管理,特制定本管理办法。
2、本公司的会计档案包括:会计凭证、会计帐簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件,如合同、章程等各种会计资料。
3、会计档案的保存。
财务部应有专人负责保存会计档案,定期将财务部归档的会计资料,整理装订后按顺序立卷登记。
会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类,具体和保管年限详见本制度第七条。
会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经部门经理审查,股份公司财务部批准,并报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时应由股份公司财务审计部有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章。
4、会计档案的借用。
财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。
公司内各单位若因公需要查阅会计档案时,必须经本单位领导批准证明,经财务经理同意,方能由档案管理人员接待查阅。
外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经财务经理同意后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况,需带出室外复印时,必须经财务部经理批准,并限期归还。
5、由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
6、本办法适用于公司总部、分公司、下属全资及控股公司。
7、会计档案保管期限
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
(一)会计凭证类:
(1)、原始凭证、记帐凭证汇总凭证15年
(2)、银行存款余额调节表和银行对账单5年
(二)会计帐簿类:
(1)、日记帐15年
其中:现金和银行存款日记帐25年
(2)、明细帐、总帐、辅助帐15年
(3)、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年
(三)会计报表类:
(1)、主要财务指标报表(包括文字分析)3年
(2)、月、季度会计报表(包括文字分析)5年
(3)、年度会计报表(包括文字分析)永久
(四)其他类:
(1)、会计档案保管清册及销毁清册永久
(2)、财务成本计划3年
(3)、主要财务会计文件、合同、协议永久
九、附则
关键词:会计档案;管理
Abstract: In this paper, the problems in financial and accounting records management, and to explore countermeasures, intended to promote the integrity and standardization of the management of financial and accounting files.
Keywords: accounting files; management
中图分类号:F406.72文献标识码:A文章编号:2095-2104(2012)05-0020-02
一、财务会计档案意义
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案,它是对一个单位经济活动的记录和反映。
二、财务会计档案在管理中存在的问题
1 .对会计档案管理工作的重要性认识不够,缺乏充分的认识,意识淡薄,导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务,轻会计档案管理,没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前,很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训,大多数是由会计人员兼职,缺乏档案管理工作经验,不懂得档案的基本操作规程,对财务档案的归档范围和标准不清楚,导致整理出来的会计档案达不到规范要求,更谈不上科学管理。
2.财务会计档案缺乏完整性的管理
从整体来看,档案管理的完整性包括:公司应该依法保管所有的会计核算数据;公司的会计档案应当包括全部的会计资料。而现在的公司经常出现故意或无意的忽视某些数据,造成账务混乱,收支记录与实际不符。甚至有些公司财务人员故意销毁档案材料,致使有些重要的历史资料消失,无法查证。
3.对原始凭证的审核与监督不够
原始凭证是记录经济业务发生情况的重要资料和证据,原始凭证的真伪、经济信息是否全面等决定着会计信息资料的正确性和准确性。由于目前社会上存在大量的制贩假票据现象,市面上流通的票据鱼龙混杂,真票、假票有时很难区分;另一方面,对于发票、收据等票据的使用范围没有严格的界定,只要是正式票据(有税务监制章或财政监制章),不论票据上记载的内容是否属于票据适用范围,一律按照正常、合法、合规票据处理;另外,会计从业人员素质参差不齐,责任心等的差异,对于原始凭证构成要素的审核与处理不够严谨。上述审核与监督不到位等因素都导致不合法、不合规原始凭证在会计信息资料中普遍存在。
4.会计凭证填制、档案装订、整理不规范
虽然财政部1996 年颁布了《会计基础工作规范》,但是随着时间的推移,大多数人对于基础工作规范的要求已经逐渐淡忘,甚至有的财务部门领导认为规范要求的有些内容没有太大的实际意义,尤其对会计凭证、档案的装订整理工作认识不够,认为流于表面形式,装订整理规范对工作的意义不大。另外,由于对规范要求理解不够深入,没有全面具体的讲解等原因,也造成各单位对于规范的使用与执行存在误解或曲解。如此种种,导致会计凭证填制不规范,档案资料装订松散,档案标准不统一等现象普遍存在。
5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。有的单位将会计信息存人磁性介质后,对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理,造成会计信息的丢失;由于会计电算化软件的升级换代很快,许多单位没有把会计软件的,版式及软件系统很好地保存,从而造成会计电算化档案无法调阅
6.档案管理职能缺失
目前财务部门由于人员限制、职能分配、电算化软件的应用等,普遍存在一人多岗现象。对于财务档案管理职能,通常由专职会计人员兼任。这样,在人员精力、主要工作职能与档案管理发生冲突时,往往会以弱化档案管理职能、降低档案管理质量为代价。这种现象,必然使得档案质量下降,不能严格按照财务会计档案管理规定收集、保管、使用等现象存在。
三、解决企业财务会计管理中存在问题的对策针对上述会计档案管理中存在的问题,必须采取有效的措施,才能有效改进档案管理工作,下面分别进行阐述:
1.统一思想,加强领导,提高档案管理的重要性的认识,规范管理。《档案法实施办法》第五条指出:“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定:“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。”由此可见,是否重视对会计档案的管理,是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识,从法律的高度来依法加强管理,切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程,使会计档案管理走上法制化的轨道
2.提高对会计档案管理重要性的认识
要抓好会计档案管理这项工作,高校的分管领导、财务处及其他有关部门领导、必须认真学习《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等规章制度,充分认识会计档案是所提供的史料和证据对学校制定事业发展方针和战略,预测经费收支,查证经济问题,防止贪污舞弊所具有的不可替代的重要作用。将会计档案管理作为一项重要任务来布置、落实,常抓不懈。
3.建立健全财务档案管理的规章制度。
要使财务档案规范化,必须将档案管理工作纳入日常工作的总体,制定档案工作管理目标,明确责任,并建立健全一套档案管理制度,如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等,规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。
4.加强岗位技能培训,提高会计人员业务素质
在会计人员定期参加继续教育培训的同时,结合国家经济形式,针对经济活动中出现的新事物、新问题、新情况等开展专题的业务学习、培训与讨论,找出符合政策、法规的业务处理流程与方法,找出解决问题的途径,找出不同情况下的业务处理规范。只有不断组织学习和培训,才能让会计人员及时掌握业务的新形式,新特点,并有针对性的提高业务水平和处理问题的能力。
5.进一步明确会计基础工作规范,严格按照规范标准执行
组织会计人员定期学习会计基础工作规范,并把规范的要求结合单位实际落到实处,制定出符合自身实际情况的凭证取得、填制、装订、整理、保管等方面的标准,在工作中严格按照标准执行,使标准落到实处、深入人心,成为会计必须遵守的原则性要求。只有这样,会计档案的整体状况才会有所提升。
6.制定详细的会计档案管理岗位职责,设置专人进行档案管理
依据有关的法律法规和文件规定,制定会计档案管理岗位职责。在职责中明确岗位责任、制定岗位标准,提出岗位要求,在做好档案管理职能、档案服务职能的同时,进一步挖掘档案中具有指导意义的数据,并将数据充分运用,指导当前及以后的会计核算与管理,真正把档案用活、用细、用充分。
一、 自查发现的问题及整改情况
根据《通知》的目标和要求,各公司的财务会计基础工作应达到以下要求:
(一)各公司应当建立符合规定和适应公司自身发展的财务管理组织架构,做到岗位职责清晰,授权明确合理,不相容职务相互分离,相互制约;财务会计人员具备相关专业知识和专业技能,具备会计从业资格;公司对财务会计人员后续教育有制度性安排。
(二)各公司应当根据相关法律法规的规定,建立健全符合公司
自身经营特点的财务管理和会计核算制度体系并不断予以完善,明确制度的制定和修订流程以及应当履行的决策程序。制度中应包含责任追究条款,对需要进行责任追究的范围、责任认定的具体标准、处罚措施以及责任追究机构和程序等做出明确的规定,责任追究应与绩效考核挂钩。
各公司应当建立财务会计相关负责人管理制度,对财务负责人和会计机构负责人的任职条件、职责、权限、考核等做出规定。财务会计相关负责人管理制度应经公司董事会审议批准。
(三)各公司应加强财务信息系统的建设和管理,保证财务信息系统的独立性,不得与控股股东、实际控制人共用财务信息系统,也不得向控股股东、实际控制人提供任何能够查询、修改公司财务信息系统的权限;公司的财务信息系统应当符合会计电算化相关规定的要求,满足公司的实际需要;公司应加强对财务信息系统用户及其权限的管理。
(四)各公司应当加强会计核算基础工作的规范性,凭证填制符合要求,会计档案归档及时、保管安全;应当切实提高会计核算和财务信息披露水平,能独立编制合并财务报表和报表附注;应当根据《企业会计准则》及相关规定,结合公司所处行业特征和自身生产经营特点,制定明确、恰当的会计政策,并在财务报表附注中详细披露,不得以《企业会计准则》中的原则性规定代替公司的会计政策。
根据上述通知要求(一),我们在自查中依托财务管理组织架构,明确了各岗位职责、优化了工作流程,根据各岗位业务变化,及时进行了修订更新;对集团内各公司会计人员基本情况进行统计,了解会计人员是否具备从业资格;在 20xx 年12 月份公司组织安排了“财务部门20xx 年度教育训练计划”。
根据上述通知要求(二),自查中公司根据 《深圳证券交易所股票上市规则》、《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司章程的规定,具体制定了公司内部相关制度、具体业务实施细则,如:《财务负责人制度》等。此次整改中又补充完善了《会计人员继续教育管理制度》、《会计档案管理办法》等制度。
根据上述通知要求(三),自查中公司规模急速发展,经营模式的不断创新,流程操作更新加快,在财务信息系统方面已加强建设和管理,公司ERP 系统已升级至用友8.9.0 版本,人员操作权限由信息部严格控制,职责分明。为适应公司发展需要,公司已增加了费用预算模块,采用用友软件中的集团预算应用模式,包括深圳、苏州、南昌的预算与业务报销都使用了该模式进行管理,从预算管理设定、预算表的编制、预算的控制与分析,以及日常报销的业务均按照集团模式统一进行。这种模式有利于集团的集中管控,并能够独立部署预算与报销的 IT 系统,利于进行日常维护和风险的管理。合同管理模块,主要为设备、工程、维修、租赁等大型资产合同从签订到付款等全部流程都在ERP 系统中管理,固定资产请购单采用系统打印代替手工单据,极大方便了公司资产合同的管理。网上报销、委外加工、人力资源工资系统、供应商管理平台等模块,这些模块已陆续投入使用。
根据上述通知要求(四),自查中公司进一步强调凭证填制规范要求,摘要简明清晰、科目使用规范、合理,会计档案及时归档、保管,制定了《会计档案管理办法》,并已遵照执行。根据《企业会计准则》及相关规定,制定了具体明确的适合公司生产经营特点的记账基础和记量属性、外币业务核算方法、收入确认原则、存货核算方法等相关会计政策、会计估计、会计差错更正方法。
针对在自查中发现问题及具体整改情况如下:
1. 财务人员和机构设置基本情况
存在的问题:财务部分人员暂未取得会计从业资格证。
整改措施:根据《会计法》、《深圳市会计条例》中对会计人员资格的相关规定,按照《深圳市会计条例》中第十条:“取得会计从业资格证书的人员,方可从事会计工作”要求,公司对集团内各公司会计人员基本情况进行统计,审查各会计人员的从业资格,通知未取得会计证人员在最近一个周期考取,人事部门将此作为后续财务人员招聘录用条件之一。
整改结果:未取得会计证人员将在20xx 年6 月份深圳财政局会计证资格考试报名期间内考取,12 月参加财会电算化考试,预计年底可取得会计从业资格证书。
2. 会计核算基础工作规范性情况
存在的问题:对合并范围往来定期对账,每月一次明细账核对,只是核对正确,未对结果签字确认。
整改措施:进一步明确、规范各会计人员岗位职责,完善各往来对账手续,从此次财务会计基础工作自查之日起销售会计已按月及时与苏州、南昌子公司往来对账,在次月14 号前完成对账工作,由双方签章确认,现已遵照执行。
整改结果:从20xx 年11 月起销售会计已对内部往来对账双方签章确认,后续持续监督执行。
3. 资金管理和控制情况
存在问题:
(1).出纳人员获取部分银行未实施快递派送的银行对帐单;(2).部分银行存款余额调节表未复核。 整改措施:
(1).明确出纳岗位工作职责,加强出纳工作管理,更换由其他会计人员从银行索取银行对帐单,做到相互牵制,明确责任;
(2).监督检查银行存款余额调节表签批手续完整,并且指定专人复核,在每一账户银行存款余额调节表完成后,对银行存款余额调节表统一填制汇总表,核对银行存款明细科目,以防相关表档遗漏。
整改结果:
(1).出纳人员从银行获取银行对账单,已整改安排由财务部会计人员从银行索取银行对帐单。
(2).部分银行存款余额调节表未有专人复核,已整改由资金部负责人复核,并且签名确认。
4、企业财务管理制度建设和执行情况
存在问题:公司财务制度体系建设不完善,相关制度没有更新,存在部分已在执行的工作流程,没有形成书面制度文件。
整改措施:公司依据企业会计制度,企业会计准则,企业内部控制基本规范等相关法律法规,结合公司业务特点,完善相关财务管理制度,并将已经实际执行的制度书面固化。根据公司业务发展变化,及时修订更新相关制度。
整改结果:现已补充部分制度:如《会计人员继续教育管理制度》、《会计档案管理办法》等。后续据实补充修订,进一步完善公司制度建设,并严格遵照执行。
5、母公司对子公司财务管理和控制情况
存在问题:公司对子公司的资金情况进行不定期的财务、审计专项检查,财务、审计检查资料尚未形成明确、固定的制度控制。
整改措施:公司相关审计、财务检查工作规范制度,后续对子公司检查结果形成书面报告材料。对子公司财务人员的录用、晋升、调动均通过母公司集团财务中心审核,报母公司总经理批准后执行。子公司经营支出须经母公司进行审批。由子公司填写申请审批后转深圳财务中心进行审批,最后经董事长批准。母公司资金部负责人对子公司日常资金进行监控及管理,子公司每日发银行、现金日报表到母公司资金部负责人,负责人根据资金申请情况邮件指令补充收付款所需资金。
整改结果:公司制定 《内部审计制度》,对子公司专项检查结果出具了书面的内部审计、检查报告材料。通过整改,进一步加强巡检工作管理,规范人员招聘流程、切实履行好资金审批权限,不断提升财务、审计检查工作效率,保证公司资产安全。
二、证监局走访提出问题及整改情况
深圳证监局于20xx 年12月份对我公司现场走访检查了有关财务制度、资金管理、财务核算、内部控制、信息系统等相关方面问题,针对证监局提出的问题,我公司按照要求已全部整改并取得良好的效果,现就整改情况报告如下:
1. 关于票据管理问题
存在问题:支票管理登记、领用记录不齐全、规范。只有领用记录,未有登记购买记录。
整改措施:建立票据管理登记台账,严格登记购买支票日期、数量及支票号码、签收人、单位等票据信息。
整改结果:票据管理在整改中已按要求改正。严格票据管理,完善了台账登记内容,并遵照执行。
2. 现金日记账、银行日记账登记问题
存在问题:缺少手工登记现金日记账、银行存款日记账。
整改措施:专项活动自查开展时,即已安排出纳补录现金、银行存款日记账,贵局在走访过程中已补录了大部分月份日记账。
整改结果:手工现金、银行存款日记账现已按要求补录完毕,后续出纳严格按照要求及时登记、日清月结。
3. 关联方、董高监日常出差报销用借款问题
存在问题:存在关联方、关联股东、关联自然人、董事、监事、高管在公司有临时借款,此借款全部为日常出差用的临时借款。
整改措施:公司已通知要求有在公司借款的关联方、关联股东、关联自然人、董事、监事、高管立即归还所借日常未报销完款项。公司了《防范大股东及关联方资金占用专项制度》,并且已遵照执行。
整改结果:经过整改公司在20xx年12月31 日前所有关联方、董高监在公司的日常出差部分借款已报销,未报销借款部分已全部归还公司。
现将自己一年来的政治学习和业务工作情况进行总结,以达到坚持正确的政治方向,充分发挥党员先锋模范作用,爱岗敬业,勇于奉献的目的。
自己从事财务工作,能够在公司财务部的指导下、在分公司的领导下,高举dxp理论伟大旗帜,认真贯彻“三个代表”的重要思想,紧紧围绕着公司的方针目标和分公司的工作总体思路,加强业务学习、加强财务建设,努力使分公司财务工作上新的台阶。为做好本职工作,要求全员注重财务理论和业务学习。
今年以来,全体人员完成了《会计法》继续再教育工作,并通过了华东地区和西南公司组织的考试。将《会计法》和《会计基础工作规范》作为一项重要的学习内容,使全体人员对财务业务有一个较为全面的了解,从而达到了加强财务业务建设的目的。落实“收支两条线”,加强内控制度,降低成本、费用,强化财务管理与监督作用。落实“收支两条线”的原则,使内部控制制度落到实处,为加强财务核算、财务管理提供可靠前提,是财务管理与监督的重要方面。建立健全内控制度,为强化财务工作的管理与监督作用打好了基础。在实施“收支两条线”的过程中,完成了从基础的“销售日报”延伸到“客货运销售汇总表”转换,再到“销售资金清单”的生成,以及oracle财务帐务系统的切换。进一步修订和完善了各岗位财务工作职责,包括:《出纳岗位职责》、《固定资产管理职责》、《人管理职责》、《客票结算工作职责》、《货运票证结算职责》、《会计工作职责》和《档案工作实施办法》。
建立健全上述各项财务工作职责是加强内控制度,自我完善监督机制的具体表现,从而使分公司财务工作向制度化、规范化迈进了一大步。在降低成本、费用上下功夫。本着支持生产但又力求节约的原则,在“长峰呼叫中心”创办过程中,所需要的柜式和台式空调机,全部用的是以前闲置下来的,此项节约近4万元;财务部门为俭省开支,尽量升级在用老旧机器。经统计,分公司的各项费用全部控制在了财务预算范围之内。加大财务管理力度,做到客货结算真实、准确。随着上海分公司客货量的不断增长,尤其是公司“收支两条线”后,需要客货应收账款与实际货币资金收取数相配比,这样对财务结算的要求就越高。要求货结算人员“关口”前移,定期对货运进行轮流抽验,以防止“偷逃重量”、“张冠李戴”或者计重价格不符的出现,使客货结算质量大大地提高了。坚持固定资产管理不放松,加快对老旧问题的处理。除继对原xx上海分公司固定资产进行清理外,又组织有关人员对原子公司上海分公司固定资产进行了清理,从而进一步加强了固定资产核算及管理。按照固定资产管理要求,做到了专人定期对固定资产核对、检查。按照要求对资产进行分类,建立健全了固定资产台帐和固定资产卡片,做到了固定资产的“帐、卡、物”三相符,同时也做到了专人进行管理。
在此次公司重组的资产清查中,经过了“中鹏会计师事务所”的检查,并一次通过。分公司对低值易耗品帐面进行了清理,为低值易耗品的实物清理打下了基础。加速分公司重组,为经营创造良好的环境。随着xx和子公司的顺利重组,原xx、子公司上海分公司的“一体化”也顺利地完成了。在这个过程中,财务部门发挥了重要作用。首先,组织财务人员对原子公司在上海周边地区的票证进行了清理、回收,对固定资产进行了实地清点造册,并按照公司的步骤及时准确地完成了原子公司上海分公司财务报表的编报工作,为原两大分公司财务合并作了充分的准备。
其次,组织全体人员集中了原子公司上海分公司存在几处的“财务联”,对1998年-20xx年的票证“销售日报”进行了历时两个多月的复印存档准备。对其从建办至1997年的“销售日报”进行了整理,为其票证的销毁工作作了充分的准备。再次,进行了对原子公司上海分公司经营执照的撤销工作,及时地重新进行了合并后上海分公司的注册工作。以上工作的顺利完成,较好地配合了公司的重组进程,也为分公司整合后的经营创造了有利条件。加强销售管理,加强销售服务,保证销售收入的实现。严格把握货运的资信关,强调了保证金和上级单位或银行担保双到位;严格限制了各类运单的领取数量,有效地规避了风险;及时地暂停一些拖欠销售款的货运的运单发放,对“应收帐款”的及时收回起到了关键作用。执行公司应收帐款管理的有关规定,加强了对客、货运票证的审核力度,保证了应收帐款的安全。严格对客、货票证的审核,使审核后差错率降到最低程度。经统计20xx年客、货运票证审核差错率几乎为零。加强对应收帐款催缴,使应收帐款安全程度进一步提高,为收入的实现提供了有力保证。
一、继续开展会计规范化管理工作,防范和化解操作风险。
在去年会计工作规范管理的基础上,继续开展会计规范化管理工作,提高会计核算管理水平,防范和化解操作风险。具体从8个方面抓起:会计基本规定;会计核算质量;会计报表质量;计算机管理;联行结算管理;会计档案管理;会计经营管理。特别是会计档案管理历年来有所欠缺,每年的会计凭证虽然都归了档,但未按档案管理办法归类整理,需要进一步规范。
二、继续抓好增收、节支,进一步提升增盈创利水平。
紧紧抓住增收、节支两个环节,外抓收入,内抓管理,,实现利润xxx万元,确保资产利润率逐年上升的目标。围绕增收、节支两个环节进行了安排。外抓信贷质量管理,拓宽增收渠道,千方百计应收尽收。内抓财务管理,降低经营成本,特别要加强营业费用的管理,在确保个人费用的前提下,压缩公费用,确保专项票据兑付资产费用率逐年下降目标。
具体抓好五项操作:
一是财务开支操作:对营业费用实行费用额和费用率控制,严格实行了“以收定支、先提后支、多收多支、少收少支、以率定额,超支自负”的费用计提开支原则,将费用控制在核定比例之内。
二是比例操作:即在费用开支方面针对国家有关政策规定,对职工福利费,工会经费,养老保险,待业保险金等按比例准确计提。对招待费、宣传费等要在规定比例之内节约使用。
三是预算操作:对培训费、会议费、修理费、电子设备费购置及运转费实行了预算制,做到了在具体操作中严格按照预算控制支出。
四是包干操作:对差旅费、邮电费、水电费、公杂费等我们结合区域实际和市场物价情况合理制定包干使用办法,无正当理由超出包干限额的社,其超额部分扣减个人费用。五是成本操作:严格加强了其他成本项目和营业外支出的管理,坚持按月监控,防止以其他名义列支。
三、继续做好重要空白凭证管理工作,确保安全无事故。
在重要空白凭证管理上,今年我们还将继续加大检查力度,近年来,通过每年的序时检查,使得各营业网点对重要凭证使用,管理达到了加强,但此项工作不敢懈怠,**年5月份我们要组织人员对20**年5月至20**年4月的重要空白凭证领用进行了专项序时检查。从联社领回开始一直查到各社使用,逐项逐类凭证跟踪进行检查。同时要求**主管会计每月对重要空白凭证检查一次,每次检查认真登记《重要空白凭证检查登记簿》,责任明确。
四、按标准开展信息披露工作。
信息披露工作直接影响到专项票据兑付工作,今年3月份之前,要按专项票据兑付标准认真开展信息披露,具体对20**年度的各项经营指标完成情况进行披露,将信息披露报告和信息披露表放于相关场合,以便广大员工真实准确地了解各项业务经营的真实情况。
五、配合职能科室,搞好统一法人工作。
六、开展新财务制度的培训工作。
七、做好其它各项财务工作。
1、搞好会计报表、项目电报的汇总上报工作。
2、做好重要空白凭证订购、保管、分发等管理工作。
3、认真搞好全年各项财务制度和政策文件的上传下达。
4、做好业务和微机操作的日常指导。
5、保证日常会计核算的正确无误等各项工作。
6、认真编写财务分析和项目电报分析。
7、加强资金管理。
落实“收支两条线”,加强内控制度,降低成本、费用,强化财务管理与监督作用。落实“收支两条线”的原则,使内部控制制度落到实处,为加强财务核算、财务管理提供可靠前提,是财务管理与监督的重要方面。建立健全内控制度,为强化财务工作的管理与监督作用打好了基础。在实施“收支两条线”的过程中,完成了从基础的“销售日报”延伸到“客货运销售汇总表”转换,再到“销售资金清单”的生成,以及ORACLE财务帐务系统的切换。
进一步修订和完善了各岗位财务工作职责,包括:《出纳岗位职责》、《固定资产管理职责》、《人管理职责》、《客票结算工作职责》、《货运票证结算职责》、《会计工作职责》和《档案工作实施办法》。建立健全上述各项财务工作职责是加强内控制度,自我完善监督机制的具体表现,从而使分公司财务工作向制度化、规范化迈进了一大步。
在降低成本、费用上下功夫。本着支持生产但又力求节约的原则,在“长峰呼叫中心”创办过程中,所需要的柜式和台式空调机,全部用的是以前闲置下来的,此项节约近4万元;财务部门为俭省开支,尽量升级在用老旧机器。经统计,分公司的各项费用全部控制在了财务预算范围之内。
加大财务管理力度,做到客货结算真实、准确。随着上海分公司客货量的不断增长,尤其是公司“收支两条线”后,需要客货应收账款与实际货币资金收取数相配比,这样对财务结算的要求就越高。要求货结算人员“关口”前移,定期对货运进行轮流抽验,以防止“偷逃重量”、“张冠李戴”或者计重价格不符的出现,使客货结算质量大大地提高了。
坚持固定资产管理不放松,加快对老旧问题的处理。除继对原XX上海分公司固定资产进行清理外,又组织有关人员对原子公司上海分公司固定资产进行了清理,从而进一步加强了固定资产核算及管理。按照固定资产管理要求,做到了专人定期对固定资产核对、检查。按照要求对资产进行分类,建立健全了固定资产台帐和固定资产卡片,做到了固定资产的“帐、卡、物”三相符,同时也做到了专人进行管理。在此次公司重组的资产清查中,经过了“中鹏会计师事务所”的检查,并一次通过。分公司对低值易耗品帐面进行了清理,为低值易耗品的实物清理打下了基础。
加速分公司重组,为经营创造良好的环境。随着XX和子公司的顺利重组,原XX、子公司上海分公司的“一体化”也顺利地完成了。在这个过程中,财务部门发挥了重要作用。首先,组织财务人员对原子公司在上海周边地区的票证进行了清理、回收,对固定资产进行了实地清点造册,并按照公司的步骤及时准确地完成了原子公司上海分公司财务报表的编报工作,为原两大分公司财务合并作了充分的准备。其次,组织全体人员集中了原子公司上海分公司存在几处的“财务联”,对**年-**年的票证“销售日报”进行了历时两个多月的复印存档准备。对其从建办至**年的“销售日报”进行了整理,为其票证的销毁工作作了充分的准备。再次,进行了对原子公司上海分公司经营执照的撤销工作,及时地重新进行了合并后上海分公司的注册工作。以上工作的顺利完成,较好地配合了公司的重组进程,也为分公司整合后的经营创造了有利条件。
加强销售管理,加强销售服务,保证销售收入的实现。严格把握货运的资信关,强调了保证金和上级单位或银行担保双到位;严格限制了各类运单的领取数量,有效地规避了风险;及时地暂停一些拖欠销售款的货运的运单发放,对“应收帐款”的及时收回起到了关键作用。
执行公司应收帐款管理的有关规定,加强了对客、货运票证的审核力度,保证了应收帐款的安全。严格对客、货票证的审核,使审核后差错率降到最低程度。经统计**年客、货运票证审核差错率几乎为零。加强对应收帐款催缴,使应收帐款安全程度进一步提高,为收入的实现提供了有力保证。上海分公司始终坚持应收帐款结算时间30天的标准不放松,尽可能地加速公司流动资金的“回笼”,减小经营风险。在加强应收帐款管理的同时,对以前年度的欠款进行了追缴工作,使几年来的债权得以实现。“**广告”货运公司,几年前拖欠的XX货运款近16万元,经过财务人员的努力得以追回。
加强分公司财务会计和业务档案的清查、整理和归档等项工作。今年在完善会计档案工作的基础上,对财务业务档案进行了清理,做到专人进行管理。建立了会计档案清册,按《会计档案管理办法》和《档案工作实施办法》的要求进行会计档案和财务业务管理,使会计档案达到规范化、标准化、制度化。
财务部作为公司的核心部门之一,肩负着对成本的计划控制、各部门的费用支出、以及对销售工作的配合与总结等工作任务,在领导的监督下财务部各工作人员应合理的调节各项费用的支出,保证财务物资的安全;服务于公司、服务于员工、服务于客户,以促进公司开拓市场、增收节支,从而谋取利润最大化,以最优的人力配置谋取最大的经济效益。
__年全球金融危机时刻警示着我们,在新的一年里,财务部工作人员应在厂领导的正确领导下制定对全厂其他部门的考核制度或者相关办法。我做财务工作已经好多年,深知__年财务工作计划对加强财务管理、推动规范管理和加强财务知识学习教育,有着非常重要的作用。为了做到财务工作长计划,短安排。使财务工作在规范化、制度化的良好环境中更好地发挥作用。特拟订了__年财务工作计划。在国家各项财务法律、法规的监督下制定如下考核制度:
一、继续开展会计规范化管理工作,防范和化解操作风险。
在去年会计工作规范管理的基础上,继续开展会计规范化管理工作,提高会计核算管理水平,防范和化解操作风险。具体从8个方面抓起:会计基本规定;会计核算质量;会计报表质量;计算机管理;联行结算管理;会计档案管理;信用社网点管理及其它;会计经营管理。特别是会计档案管理历年来有所欠缺,每年的会计凭证虽然都归了档,但未按档案管理办法归类整理,需要进一步规范。
二、继续抓好增收、节支,进一步提升增盈创利水平。
紧紧抓住增收、节支两个环节,外抓收入,内抓管理,力争全年实现在足额提取应付利息,提高拨备水平的前提下,实现利润__x万元,确保社社盈余和专项票据兑付全县信用社资产利润率逐年上升的目标。针对目标,制定出台《__县农村信用社__年增盈创利实施方案》,围绕增收、节支两个环节进行了安排。外抓信贷质量管理,积极盘活存量优化增量,拓宽增收渠道,千方百计应收尽收。内抓财务管理,降低经营成本,特别要加强营业费用的管理,在确保个人费用的前提下,压缩公费用,确保专项票据兑付全县信用社资产费用率逐年下降目标。
具体抓好五项操作:一是财务开支操作:对营业费用实行费用额和费用率控制,严格实行了“以收定支、先提后支、多收多支、少收少支、以率定额,超支自负”的费用计提开支原则,将费用控制在核定比例之内。二是比例操作:即在费用开支方面针对国家有关政策规定,对职工福利费,工会经费,养老保险,待业保险金等按比例准确计提。对招待费、宣传费等要在规定比例之内节约使用。三是预算操作:对培训费、会议费、修理费、电子设备费购置及运转费实行了预算制,做到了在具体操作中严格按照预算控制支出。四是包干操作:对差旅费、邮电费、水电费、公杂费等我们结合区域实际和市场物价情况合理制定包干使用办法,无正当理由超出包干限额的社,其超额部分扣减个人费用。五是成本操作:严格加强了其他成本项目和营业外支出的管理,坚持按月监控,防止以其他名义列支。
三、继续做好信用社重要空白凭证管理工作,确保安全无事故。
在重要空白凭证管理上,今年我们还将继续加大检查力度,近年来,通过每年的序时检查,使得各营业网点对重要凭证使用,管理达到了加强,但此项工作不敢懈怠,XX年5月份我们要组织人员对__年*月至__年*月的重要空白凭证领用进行了专项序时检查。从联社领回开始一直查到各社使用,逐项逐类凭证跟踪进行检查。同时要求信用社
主管会计每月对所辖网点的重要空白凭证检查一次,每次检查认真登记《重要空白凭证检查登记簿》,责任明确。四、继续规范股金,大力开展增资扩股工作。
去年__月份,市银监局分局批复我县信用社自然人股入股起点为__x元,法人股入股起点为____元,投资股比例__x%。入股起点的提高,给规范股本金带来了巨大困难,__年虽然开展了此项工作,但离票据兑付要求还有差距,需要进一步规范。__年底投资股比例__x%,还差__个百分点,需在一季内达到比例。__年要大力开展增资扩股工作,虽然__年底县信用社的资本充足率已达到__x%,但如果按票据兑付考核办法,我县信用社的资本充足率还不足以兑付专项票据,还需进一步加大增资扩股的力度,确保专项票据兑付时不受影响。
五、按标准开展信息披露工作。
信息披露工作直接影响到专项票据兑付工作,今年*月份之前,要组织信用社按专项票据兑付标准认真开展信息披露,具体对__年度的各项经营指标完成情况、股金分红情况、“三会”召开情况、利润分配情况等进行披露,将信息披露报告和信息披露表放于相关场合,以便广大社员和利益相关者能真实准确地了解我县农村社各项业务经营的真实情况。
六、配合职能科室,搞好统一法人工作。
七、开展新财务制度的培训工作。
八、做好其它各项财务工作。
1、搞好会计报表、项目电报的汇总上报工作。
2、做好重要空白凭证订购、保管、分发等管理工作。
3、认真搞好全年各项财务制度和政策文件的上传下达。
4、做好信用社业务和微机操作的日常指导。
5、保证信用社日常会计核算的正确无误等各项工作。
6、认真编写财务分析和项目电报分析。
7、加强信用社无息资金管理。
8、继续做好信用社帐户、现金、大额支取方面的管理工作。
一、继续开展会计规范化管理工作,防范和化解操作风险。
在去年会计工作规范管理的基础上,继续开展会计规范化管理工作,提高会计核算管理水平,防范和化解操作风险。具体从8个方面抓起:会计基本规定;会计核算质量;会计报表质量;计算机管理;联行结算管理;会计档案管理;信用社网点管理及其它;会计经营管理。特别是会计档案管理历年来有所欠缺,每年的会计凭证虽然都归了档,但未按档案管理办法归类整理,需要进一步规范。
二、继续抓好增收、节支,进一步提升增盈创利水平。
紧紧抓住增收、节支两个环节,外抓收入,内抓管理,力争全年实现在足额提取应付利息,提高拨备水平的前提下,实现利润__x万元,确保社社盈余和专项票据兑付全县信用社资产利润率逐年上升的目标。针对目标,制定出台《__县农村信用社2012年增盈创利实施方案》,围绕增收、节支两个环节进行了安排。外抓信贷质量管理,积极盘活存量优化增量,拓宽增收渠道,千方百计应收尽收。内抓财务管理,降低经营成本,特别要加强营业费用的管理,在确保个人费用的前提下,压缩公费用,确保专项票据兑付全县信用社资产费用率逐年下降目标。
具体抓好五项操作
一是财务开支操作:对营业费用实行费用额和费用率控制,严格实行了“以收定支、先提后支、多收多支、少收少支、以率定额,超支自负”的费用计提开支原则,将费用控制在核定比例之内。
二是比例操作:即在费用开支方面针对国家有关政策规定,对职工福利费,工会经费,养老保险,待业保险金等按比例准确计提。对招待费、宣传费等要在规定比例之内节约使用。
三是预算操作:对培训费、会议费、修理费、电子设备费购置及运转费实行了预算制,做到了在具体操作中严格按照预算控制支出。
四是包干操作:对差旅费、邮电费、水电费、公杂费等我们结合区域实际和市场物价情况合理制定包干使用办法,无正当理由超出包干限额的社,其超额部分扣减个人费用。五是成本操作:严格加强了其他成本项目和营业外支出的管理,坚持按月监控,防止以其他名义列支。
为了使财务工作更好地为统计事业的发展服务,加强财务管理,完财务制度,做到财务工作长计划、短安排,使财务工作在规范化、制度化的良好环境中更好地发挥作用。
工作目标:立足基础工作,深化工作细节;提高人员素质,追求工作质量
第一部分
财务工作
一、财务基础工作
(一)、制定财务制度及相关流程执行标准。
1、从公司实际出发依据《企业会计准则》制定公司财务制度。
2、制定各项财务工作的执行流程及规范标准。
3、寻求创新和突破,细化和改善财务管理工作中各环节的监督、管理职能。
4、完善内部控制,不断查找财务工作中存在的漏洞,对发现的问题及时上报公司,并对应完善相关制度。
(二)、拟定财务人员配置及岗位职责
1、根据公司发展需要,拟定财务部岗位及岗位人员配置,制定岗位职责、工作标准、考核制度。
2、按照规范、精细、科学的标准,提升财务人员综合素质和强调工作的主动性,以提升财务部整体工作水平。
(三)、会计核算管理
1、进一步规范会计科目
按照公司业务的具体需求,依据《企业会计准则》科学合理地对会计科目进行归类,规范会计科目的使用方法,从而使会计科目更具有科学性、一致性。
2、理顺现金收支、货款结算流程
为保证现金收支的安全性、合理性,避免在支付现金环节出现漏洞,规定经办人员必须填写现金、费用支付单据,写明支付原由,并必须经公司财务部总监签字,方可支付,使现金按标准管理,做到有据可查,避免收付风险。
3、加强财务指标分析力度
① 按时完成月度、季度、年度的财务分析报表,上报数字做到零差错。
② __年重点针对销售额、费用额、利润额三项指标着重进行分析。
③ 对促销推广活动的投入、产出及其实施效果进行分析,重点关注影响各项指标的相关因素,提出促销推广中存在的问题。
④ 通过高质量的财务分析为企业未来经营发展和战略决策提供重要依据。
二、财务管理工作
(一)强化财务监管职能
1、加强对库存的监管
库存是企业正常经营的基本保证,尤其是对于我公司来说库存商品占有较大的份额,存在品种繁多,销售状况参差不齐的状况,为保证库存商品的准确性,财务部每月对各品牌的库存盘点结果进行抽查,对有问题商品,及时发现,及时督促相关部门予以整改,并对产生问题的部门进行考核,通过考核与监督,降低问题商品的数量,努力提高存库存周转率,减少库存损失。
2、挖潜创新、开源节流,加强对销售、费用的监管
① 在挖潜增效方面,积极地将好的建议、意见上报公司;
② 对经营中存在的不合理费用支出及时做出统计,并上报公司,力争费用支出的合理性;
3、加强对人员调动和工作交接的监督
针对各岗位工作的特殊性,相关人员如果变动,必须履行严格的工作交接手续,列清移交事项,交清货品、钱、物,并由主管领导监交,避免货品、钱、物损失风险。
(二)加强安全管理,杜绝安全隐患
安全是企业正常经营的前提和重要保障,安全工作应常抓不懈,作为资金的管理部门,进一步建立健全安全管理体系,使安全管理完全纳入制度化、规范化
的管理之中;1、增强全员的安全防范意识;宣传公司各项安全管理制度,积极参加公司举办的各类安全知识讲座,熟练掌握安全器具,进行安全隐患排查,杜绝隐患发生;
2、保证资金、系统、有价票据、印鉴、发票等安全;
3、每日对电源、门锁、系统开关等进行检查,消除各类安全隐患;
第二部分:其他工作
一、完成领导布置的其他工作。
一、工作组织部署阶段
根据工作方案,公司对本次专项活动作出如下组织部署:
成立规范财务会计基础工作专项活动工作领导小组和办会室,由办公室负责具体项目实施,x月31日以前,由财务部组织召开动员会议,向各区域财务部和各子公司财务部传达深证局发[xx年]109
号文《关于在深圳辖区上市公司全面深入开展规范财务会计基础工作专项活动的通知》中的文件精神,以及公司的工作要求,范文之整改报告:关于在深圳辖区上市公司全面深入开展规范财务会计基础工作专项活动的通知》中的文件精神,以及公司的工作要求,范文之整改报告》以及《关于深圳辖区上市公司会计基础工作常见问题的通报》中的内容逐条进行自查,发现问题并确定整改计划。
三、整改提高阶段
本阶段的主要工作是落实整改措施,提升公司的财务会计基础工作水平,提高会计信息质量。
四、自查内容、发现问题及整改措施
依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等相关规定,公司逐项对照《调查问卷》和《常见问题通报》进行了认真、全面地自查。自查情况》,财务部会计人员遵照执行,未发现不规范事项。
2、会计核算基础工作规范性情况
2.1会计凭证编制及管理情况
会计凭证由专人保管。有部分原始单据未附在记账凭证后单独装订存放的情况(主要是银联签购单、售卡申请表等),主要是出于便于查询及管理保存的角度考虑。自查中发现,存在少量自制原始凭证保管不完整、部分凭证或账簿打印装订不够及时的情况。