发布时间：2023-09-18 17:18:53
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案文献管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
【关键词】医院;人事档案管理:信息管理
1人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
2医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院
人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。
2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。
2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。
2.3.2实行人事，促进人事档案的社会化开放式
管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。在线
2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档
案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。
2，5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金
投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。
【参考文献】
(1)实用性:近现代建筑在建筑档案都具有一个统一的特点，即建筑过程的真实性、长久性和实用性。其文化资源与实际开发存在着互利的相互关系，因此，现代化建筑档案在其根本上具有较为复杂，且实用价值较高的特点，对于档案而言，其保管的时间和年限相对较长。其主要的目的则在于，要对优秀的建筑文化得到更好的延续，因此，档案可以根据其价值的不同，将保留的时间分为几十年到几百年不等［2］。(2)在精神意义上:一般而言，精神文化资源往往都需要一个文化背景作为载体，将实物与文化相结合。档案作为物质文化的载体出现在众多行业当中，在建筑行业上它也同样享有其应有的法律文件支持，且对建筑档案而言，其在收集、整理、保管等方面也做出了明确的指示。但对于一般建筑而言，其还具有优秀的近现代建筑所无法达到的法规要求，即历史文物的相关法律保护。由此可以看出，档案资源的核心价值则体现在物与精神的紧密结合方面，只有在二者相互融合的基础上，才能有效保证档案在管理和应用方面发挥其最大的效用。
2以建筑档案为例，其所存在的问题
2．1优秀近现代建筑档案在管理上不完善
我国建筑的档案管理一般都由省市的档案馆进行分类管理，但不同的部门也可以按照房屋建筑的不同而采用不同的保管机制。除此之外，对资料的收集整理也有着不一样的要求，而因此带来的房屋认证困难则成为建筑商首要解决的问题。
2．2优秀近现代建筑档案的不完整
由于实际环境因素影响，很多档案资料都不甚完整，从而导致更多的实际建筑与其历史遗留资料不符，无法真正反映出该时代下的环境特点。由于资料的不准确性，还会给研究人员带来一定的麻烦，即在建筑上，无法探究其结构、历史背景、用途，甚至在保存上都会带来一定的影响。除此之外，还有很多建筑人们在外观上对其肆意更改、扩建，使原有的建筑环境遭到破坏，从而无法真正展现其建筑本身的风貌特征3］。
2．3优秀近现代建筑所建立的档案无法及时存档
及时对所建立的档案进行储存，不论对建筑行业或其他行业而言有着积极的作用。由于资料所保存的年限都比较长，因此，在资料保存上一定要对其进行防护处理。就建筑行业而言，我国的大部分建筑已经对其进行修缮处理，但对建筑资料而言，人们还缺乏系统的认识。因此，很多建筑资料无法及时的得到更好地保护，从而造成破损或遗失，使其在经济和文化上造成不可弥补的损失。由此可见，保存资料的完好，无论对未来社会发展建设或历史文化而言都具有至关重要的作用。
3优秀近现代档案建立的作用
优秀近现代档案可以承载当地文化的风土地貌，同时在历史沿革、时代背景和文化艺术探究方面，都具有一定的指导性意义。(1)档案的建立对优秀近现代化发展而言具有保护的作用。档案与社会发展状况紧密相连，是客观记录史实发展的事实，同时也是历史与现代文化沟通的桥梁。利用相关建筑档案可以对相应建筑进行技术鉴定，模拟维护，并对建筑本身加以保存。根据技术资料，不但可以在时间上减少维护工期，还可以在经济上减少资源浪费，提高效率，最重要的是，它可以为我国未来经济建筑建设提供宝贵的经验资料。(2)在建立档案的过程中，在一定程度上其还具有防灾的作用。通过记录资料，可以很好的对当地情况有一定的了解，同时，还可以通过资料整理，对原有的设施进行加固处理。在制定改善方案的过程中，还需要参考原始数据记录，来根据其组织特点进行维护，并加以施工。由此可见，构件档案还对现代化建设的管理工作有着至关重要的作用［4］。(3)对我国未来经济社会发展具有一定的借鉴作用。优秀近现代档案本身就对我国的经济型社会起到一定的保护作用。不仅如此，档案还具有实用性和循环使用的特点，可以体现出自身的活力价值。优秀的近现代档案具有良好的设计方案和设计理念，加之相应的工艺建设，将这些资料进行整理、储存，对我国现代化建设有着宝贵的借鉴价值。
4结论
文献标识码：A
文章编号：1006-0278（2015）05-044-01
乡镇档案管理工作是乡镇党委政府人员的基础性工作，记录了乡镇各个时期发展的历史进程，反映了乡镇的发展而貌，是推动社会主义新农村建设的驱动力，是广大人民群众维护自身权益的重要手段。做好乡镇档案管理工作意义深远，不论是对新农村的物质文化、精神文明建设还是在规范乡镇管理方而都发挥着重要作用。然而现阶段的乡镇管理工作中存在着诸多问题，怎样做好乡镇档案管理工作，促进新农村的社会主义建设是目前乡镇档案管理人员迫切需要解决的问题。
一、乡镇档案管理工作中存在的问题
（一）组织领导不到位
参与乡镇档案管理的工作人员很多，实际上做事的人却少之又少。很多乡镇领导对自己负责的档案管理工作并没有充分发挥岗位职能作用，工作仅仅流于形式，并没有进行具体的工作管理，完全不重视档案管理工作。不仅是某些乡镇领导不重视档案管理的工作，在整个乡镇工作中档案管理都没有占据一席之地，在乡镇决策、工作部署中，档案管理工作往往都被忽视。还有个别的乡镇档案管理部门没有建立健全责权分明的奖惩机制。档案管理分工不明确，负责各项档案管理工作的人员对其工作的内容没有清晰的认识，工作起来却是事倍功半，费时费力。档案工作的考核制度不完善，做好做坏、做多做少结果都不变，导致档案管理人员工作缺乏积极性，档案管理工作质量不高。
（二）档案管理不规范
乡镇档案管理不规范体现在很多方而，其一，很多乡镇企业及相关单位存在各自为政的现象，对于档案管理没有统一的管理标准，造成了档案的分批、分散情况。其二，工作人员对文件资料归档不全，丢失很多有价值的重要资料。其二，一些乡镇及相关单位对文档、文件、材料没有进行区分管理，给后期档案查找带来难度。其四，档案信息资源缺乏准确性，利用价值不高。很多乡镇档案提供的资源仍然停留在基层阶段，利用范围不广，利用形式单一，利用率低，缺乏经验和成果。最后，乡镇档案保管条件差。由于历年来档案部门的工作都没有计划到国民经济中，造成了乡镇的财力不足，划分到档案管理部门的经费很少，乡镇档案管理部门资金短缺，无法完善档案室的建设，导致很多档案不能完整的保存。
（三）档案管理工作人员业务素质不高
乡镇档案管理工作人员不比城市的档案管理工作人员，他们的文化素质和业务素质偏弱，乡镇档案管理工作人员在知识结构上也存在着不合理现象，这些问题都制约了乡镇档案管理工作的发展。大部分乡镇档案管理工作人员对档案管理工作没有深刻的认知，甚至最基本的档案分类和归档工作都做不到位，没有充分的发挥其岗位职能。还有某些乡镇受人员制约，档案管理员由其它岗位的工作人员兼职管理，工作没有针对性，人员调动频繁，影响了乡镇档案管理工作人员工作的稳定性。
二、解决乡镇档案管理问题的有效对策
（一）加强对乡镇档案管理工作的领导
档案法中有明确的规定，各阶层的人民政府都应加强对档案管理工作的领导，把档案管理工作列入国民经济和社会发展的一部分，乡镇人民政府要做好领导作用，重视档案管理工作，派遣专业人员负责乡镇的档案管理，运用行政手段贯彻落实档案法内容。同时增强目标管理机制，建立健全奖励机制，明确区分责权关系，将责任落实到人，划分乡镇档案管理工作人员的责任，对档案管理工作人员在工作中的表现进行奖惩。建立健全各种规章制度，给乡镇的档案管理工作提供依据，使其有章可循。
（二）规范乡镇档案管理工作
乡镇档案管理的规范工作可以从二个方而着手来提高档案管理质量。
1.广泛宣传在新农村建设过程中档案管理工作的重要性，让人们深刻意识到档案管理工作对社会主义新农村建设的推动作用，让广大人民群众达成共识，通过多种手段宣传乡镇档案管理在社会经济中的作用，给广大群众带来实惠，普及档案管理知识，激发人们的积极性，引导人们重视乡镇档案管理工作。
2.乡镇档案学术理论研究部门应该有计划、有针对性的开展相关的档案管理理论实践活动，定期召开动员大会，扩大乡镇档案管理工作在社会中的影响力，促进乡镇档案管理工作的顺利展开。
3.深入实际，在实践中总结档案管理工作经验，在此基础上进行开拓创新，探索出适合乡镇档案管理工作发展的方向。
（三）提高档案管理工作人员的综合素质
全而提高乡镇管理工作人员的综合素质，这是保证乡镇档案管理事业健康发展的重要条件。根据档案管理岗位的需求，有针对性的对档案管理工作人员进行定期培训，对其工作内容进行重点讲解，或是选派工作表现突出的档案管理工作人员到上级档案管理部门进行业务学习，提高档案管理工作人员的业务素质。同时增加乡镇档案管理人员数量，把档案管理工作进行明确的分工，管理人员各司其职，有效保证档案管理工作的质量，充分发挥档案管理对社会主义新农村建设的作用。
关键词：社会保险；档案管理；主要问题；基本出路；管理措施
社保机制巧妙地利用杠杆经济原理对社会资金的流向和分布起着调节和平衡的作用，对国民经济整体发展也有着深远的影响。社保档案管理作为社保工作的重中之重，在实践中依然面临诸多问题，本文以当前社会保险档案管理的问题及出路为题，具有一定的参考价值和意义。
一、社会保险档案管理问题分析
当今时代，社会保险经济体制发展迅猛，更加全面化、多方位地服务于人们的日常生活和工作中。社保资金收入以及社保业务管理始终是社保工作的核心，但由于对社保档案管理工作的重要性缺乏客观的认知，导致社保管理工作出现了一些问题，主要表现在以下几个方面：首先，许多社保管理机构的资金和技术支持在档案管理方面相对薄弱，机械、片面地认为社保工作应以资金收入为中心，档案的管理工作只是社保工作的一个微不足道的环节，甚至认为社保档案管理工作的好坏对社保整体经济形态也构不成任何威胁。其次，社会保险机构的领导以及管理层对社保档案管理人员的工作素养及能力、水平不够重视，社保档案管理人员缺少必要的外出学习培训或学术交流的机会，在职业认识层面停滞不前，档案管理水平无法进一步提高。再次，档案管理是社保工作机制的一个有机组成部分，但有些社保部门缺乏对其信息资源的深度开发和有效利用，导致在社保工作的其他环节无法形成正确的信息反馈和帮助，从而使社保整体工作效率降低。社保档案管理工作的重要性不容忽视，本文以社会保险档案管理为研究对象，就其现状和面临的主要问题进行浅析，致力于当前社保档案管理状况的有效改善。
二、有效的社保档案管理策略分析
（一）不断增强社保档案管理重要性认识。意识的强化和观念的改变是行动实践强有力的保障和前提。提高社保档案管理工作水平离不开对档案管理人员意识的强化，更离不开相关管理层及领导的重视和倾向性扶持。更新陈旧观念，可以在社保机构作一些必要的宣传工作，营造积极向上、认真对待档案信息管理工作的氛围，培养管理人员的自主强化意识。另外，社保档案管理工作应该从制度、管理、后勤保障、资金供给等多方面落实与配合，刚性的制度是一双无形的“大手”，能够对管理人员的工作形成良好的激励和督促，形成一种隐性的底线原则和思维观念；管理层面对档案管理工作的注重应该从管理机制入手，细化到每个管理细节，在档案管理理念方面摒弃不切实际的管理条例，形成与时俱进的工作观念和意识；后勤福利以及部门必要资金保障能够对社保档案管理意识的增强形成正向刺激，对档案管理观念的创新形成有效“牵引”。
（二）多渠道培养优秀社保档案管理人员。档案管理人员是社保档案管理工作的主体，也是提高社保档案管理工作质量的关键所在。培养大量优秀的社保档案管理人员可以有以下几种途径：其一，定期组织社保机构的人员参加“社保档案管理例会”，普及社保档案管理的重要性及相关的工作技巧和经验，促进年轻员工与经验丰富的老员工之间的交流和沟通，共同分享工作心得，加强社保团队凝聚力。其二，尽可能为社会保险经办机构的员工提供外出学习的机会，吸收和接纳新的档案管理理念，学习和掌握新的档案管理方法，在原有的工作认知基础上进一步提高自身的工作素养和认知水平。其三，通过普招的形式为社保档案管理队伍招贤纳士，在人才资源方面形成有效竞争，激励和督导现有员工的工作态度，使新、老员工在档案管理实践工作中相互配合、相互协作、相互学习。
（三）统一社保档案管理制度地域差异性。社保机构广泛分布于全国各地，由于地域差异以及人文管理观念的差别，各区域的社保档案管理在各方面都存在很大的差别，这些差异性对于社保一体化管理模式以及社保档案信息的互通产生了消极的影响。相关调查表明，A地的社保档案管理机制如果与B地的有所不同，则其档案信息的存储以及相关信息的索引方式也会不同，同一档案信息的查找或确认在时间和效率方面都会大打折扣。互联网技术风靡的全球，社保档案信息管理也应在统筹和规划中发展，在工作的各个环节和细节方面都应落实统一化、规范化、科学化、制度化以及一致性的要求。社保档案信息的管理不仅仅拘泥于记载和录入的格局内，而应与各区域、各经济体制的社保管理机构形成有机配合，从而为社保管理的其他环节提供更加严谨、详尽的数据分析和说明。
三、结语
众所周知，社会保险与每个公民、每个家庭的生活都密切相关，社会保险体制的不断发展和完善将受益于更多的人民群众。社会保险档案管理工作作为一项基础性工作任务，在保险行业的长期发展中发挥的作用是不可估量的。我们应该正视当下社保档案管理工作中存在的问题和不足，并坚持不懈地进行探索和革新，助力于未来社保机制的良性循环和健康发展。
作者:程力 单位:吉林省社会保险事业管理局
参考文献：
[1]赵思.浅析党员档案管理存在的问题及解决对策[J].杨凌职业技术学院学报.2015(04).
关键词：档案数字化 文档一体化 档案服务社会化
随着知识经济时代的到来，开发利用信息资源的规模和水准，成为反映一个国家的综合国力和经济、科技与社会发展水平的标志。国际互联网自产生之日起就以其快捷、方便的优点成为世界各国实现信息交流和资源共享的手段，互联网为人类信息交流创造了全新的模式，改变了人们信息交往的固有方式，并得到了迅速的发展和普及。目前互联网已联通世界各地，进入千家万户，成为人们工作和生活的工具，也为服务利用档案创造了良好的社会环境条件。档案利用者的档案信息化需求增强，涉及的内容越来越广泛，对档案人员提供的服务要求越来越高，而事实上出现了不适应社会发展的现象，档案利用率不高，档案馆的真正性质、功能不为社会公众所知。整个档案界对档案信息化、数字化建设的全面发展似乎准备不足，可见档案部门和档案人员必须提高自身水平，利用网络信息技术加快档案的数字化建设，实现文档一体化管理，积极为社会主义经济建设服务，使档案中的潜在价值转化为现实的生产力，成为推动经济发展的一个不可缺少的环节。
一、以档案数字化建设为基础，才能实现文档一体化管理
档案数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始的纸质档案、图像照片、声像档案和微缩照片等通过扫描、压缩、摄录、采集、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术等相配于每张图片的科学手段，再运用分级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网上的过程。档案数字化建设是目前我国档案工作需要解决的重要问题，它与档案信息化建设、电子档案管理以及文档一体化管理密切相关。
档案数字化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。数字化过程需要使用扫描仪、数码相机、数字摄像机等信息采集设备，综合运用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术和数据库技术等。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。由计算机代替手工完成的各项业务工作，改变业务流程，对于档案实行数字化管理显得尤为重要，加快档案数字化建设，为研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法，实现档案利用服务的数字化、网络化、信息化，实现文档一体化管理有着极其重要的意义：
1.提高档案信息的利用效率
数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的线性电子文件在同一系统中提供利用，极大地提高了文档信息的利用效率。
2.保护历史档案
许多历史档案因老化或管理不当变得脆弱易损，如不及时进行“抢救”，很有可能彻底损坏，通过扫描等制作其数字化副本代替原件流通利用，将原件信息存储于易于保存的光盘等载体中，可保护重要历史档案免遭进一步的破坏。
3.规避安全风险
通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。
4.缓解库房空间的紧张
对于日益增多的非永久保管的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间不足的压力，提高空间利用率。
5.便于档案移交工作
以数字化档案代替档案原件，以档案“信息流”代替档案“物流”，可以解决已到移交年限档案的移交与利用之间的矛盾，便于档案移交工作的正常进行。
6.在数字环境下，文档实现一体化管理
在数字环境下，随着电子文件数量的不断增多，特别是电子文件结构对背景信息和元数据的依赖性，使电子文件在形成与现实使用过程中形成质量状态对文件整体质量将产生决定性的影响。档案工作者对电子文件具有不容回避的监控、管理职责，电子文件的“前端控制原则”和“文件连续体理论”都要求将电子文件和数字档案看成一个连续的、无明显分接界整体，要求档案工作者从文件形成之时甚至形成之前就提前介入，进行入口控制和滞后控制，对文件自形成到归档、利用的各个环节实现一体化管理，对文件档案生命的全过程负责。
二、加快数字化档案建设，有利于实现档案信息服务社会化
网络连接着世界，利用档案的传媒实现了跨时空的嬗变，网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和集成在一起，发挥出强大的整体效应。只有加快档案数字化建设，实行一体化管理，避免信息资源在产生者那里无效保存导致的浪费和价值生命的缩短，确保档案信息价值得到最充分的利用，使档案这一人类共同的文化遗产被人们共享，才能推进世界上多种文化共生和交融。
馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化和传输网络化、档案信息社会化这些特征表明，加快档案数字化建设符合档案管理现代化发展的需要。
1.档案管理自动化
这是对档案自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。档案管理具体业务环节的计算机管理问题是基础性的，它是开展档案数字化工作的前提条件。
2.档案信息管理规范化、标准化
所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化。档案信息组织形式从纸张上顺序的、线性方式转变为电子计算机的直接的、网状的方式。索引文件、超文本技术等使得信息可以按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，这为方便用户检索、提高检索效率奠定了基础。
3.档案信息存储海量化
传统载体的档案数字化，需要机读系统和机检系统提供海量存储介质予以保存；而电子文件∕档案的管理，更需要有海量的存储系统作为技术支持。因而，各个物理位置的档案保管单位，必须采取海量存储技术。
4.档案信息社会化
传统介质的档案在一段时间内只能供一个使用者使用，其他读者如果也想获得这种档案信息，则必须上档案部门排队等待，因而，很难实现真正意义的档案信息服务化。世界上一些藏有极其珍贵档案和文物的档案部门为了保护这些档案、文物，每年只批准每月2000名左右的学者和专家来此研究。为此，很多学者等了数年也依然无法如愿。如果建立了数字档案，这个问题迎刃而解。利用者在任何时间任何地点都可以进入档案部门查找资料，可以在计算机网络上利用，这些档案、文物则可以得到真正永久的保存与收藏，也实现了真正意义上的档案信息服务社会化。
参考文献：
[1]丁耀琪. 档案馆网络利用档案系统设计研究.档案学通讯,2008
关键词：档案管理；现代化；对策
当今时代，计算机技术发展日新月异，对传统档案工作进行根本性改革已迫在眉睫。随着微型计算机技术、大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，利用计算机技术进行档案管理日益普及，电子档案日渐增多。档案信息处理标准化不断取得进展，从而与网络技术结合，实现档案管理现代化。
档案现代化管理中存在的问题（一）贯彻实用原则问题 实用，就是从本企业、本单位的实际需要出发，选择那些应用计算机后确实能够获得比手工劳动优越实效的项目。离开实用原则，就会使计算机的应用变为一种装饰门面的累赘。有些企业档案管理部门为迎接档案管理升级的考核，草率地建立了计算机检索科技档案目录系统。升级之后计算机便被闲置起来，造成极大的浪费。要从实际需要出发，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦应用系统研制成功，就要及时投入使用，不应闲置。（二）软件开发应用问题目前我国各地档案部门已建立的计算机档案检索系统有限多相似之处，有很多是低水平的重复，是一种浪费。很多单位过分注重自己出成果而不愿采用别的单位研制的软件，同时封锁一技之长的技术经验。应当注重借鉴国外的先进经验，重视通用软件开发应用和标准化工作，通用软件提供灵活扩充的功能和自编程软件接口。各企业相互学习、相互促进、集众家所长，研制优化通用的各类应用软件。（三）计算机应用两种知识的结合问题在应用计算机的开发试验中，曾出现两种欠妥的做法。一是完全依赖计算机专业技术人员去研制，因为他们对档案管理业务缺乏足够的了解，以致实用性差；二是主要由档案工作者去研制，以致功能低。只有对档案管理业务有着深刻的了解，对改进档案业务有着科学的创想，才能搞好计算机档案管理系统的分析、设计与应用，既要重视计算机软件知识，又要重视档案管理业务知识，二者缺一不可。
（四）档案工作缺乏制度化的管理程序 当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。 （五）企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则 企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
二、解决档案现代化管理问题的对策
1.研究制定总体规划，加强宏观管理根据档案现代化管理的要求，尽快地制定出我国档案部门运用计算机进行自动化处理、管理的方向及战略，制定一个周密、系统的档案计算机管理标准，明确规定进行档案整理、编目、自动检索、自动统计、自动完成档案馆日常管理活动的目标和实施办法。从整体规划着手，开发通用性软件。以减少差别。2.实行档案工作改革，制定可行的规划现代化技术的采用要求有与之相适应的管理体制和管理方法，如果将不断进步的现代化技术束缚在一成不变的传统管理体制和方法之中，是不可能充分发挥其效能的。提高档案管理现代化的认识。增强技术能力。改变与档案信息自动化管理不相适应的传统工作手段与方法。改革要以有利于档案信息资源的开发，有利于现代化技术设备的应用，有利于提高档案工作质量和效率，有利于节省人力、物力、财力的支出为原则，凡是不符合这一原则的机构、制度都应进行调整和完善，从而创造出新的高效化组织形式和管理方法。3.积极组织力量进行技术攻关
重视档案管理现代化通用软件的开发和成果推广。开发和研制通用性软件，是节省经费、减少人力浪费的有效方法：另外，还要加强部门之间的交流和协作，避免软件开发的低水平重复，及时地使档案信息自动化处理和管理技术能够得到推广和普及。4.电子档案与纸质档案应当并存
两种不同载体档案的特点，可以归纳为：纸质档案便于长久保存，而利用不方便：电子档案利用便利，但难于永久保存。鉴于这种情况，两种载体档案应并存，互相取长补短，真正做到既重视电子档案。又能正确对待纸质档案，但应注意两种档案的一致性，形成新形势下档案工作的新特点，充分开发各类档案信息资源，为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。无论知识载体发生怎样的变化，都需要档案部门对一切知识的记录进行收集，不能因电子文件的方便、快捷而忽视对纸质档案的收集。5.提高档案管理人员的专业化素质就必须注重人才的培养实现档案工作现代化，人才培养要先于设备，档案管理手段越是先进，对档案工作者的专业化素质要求越高。即要求档案管理人员：不仅要懂档案管理业务，还要掌握现代化信息技术，熟练运用计算机来进行电子信息的制作、使用、维护和管理。否则根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子档案的管理、检索系统的规划和设计。同时。还要加强外语知识的学习。培养具有开拓进取和创新意识的复合型人才。只有这样，档案管理人员才能立足于现代化技术阵地，为档案的现代化管理开辟一条新出路。另外，要建立起激励机制，加强人才的培养，加快人才的成长速度，并让这些人才稳定在档案部门中，以建立起一支既掌握现代化科技知识与技能、了解档案管理业务知识结构，又具有专业热情，有为档案事业做贡献思想的档案人才队伍。6.强化信息系统，维护档案网络安全针对我国目前网上档案信息资源开发工作存在许多缺陷的情况，各级档案部门应积极更新思维，充分利用网络通讯技术来改造现有的开发工作，积极建立自己的档案信息网站或网页，并且积极把本网站(页)与其他国内外档案网站(页)进行链接，形成一个巨大的信息资源网络开发系统，实现资源共享。为此。各级档案行政管理机关要加强对网上信息资源开发工作的统一领导，组织制订网上信息资源开发工作的规划、目标、功能要求等。馆际之间、馆室之间应通力合作，组织协调。通过网上档案信息资源开发，一方面，使档案信息超越了时空的限制。扩大了利用范围，为社会各界的利用工作提供极大便利；另一方面，也展示了自己，提高了档案工作的地位，增强了人们对档案工作的认识。与此同时，网络技术飞速发展带来的档案信息资源网络系统安全问题也层出不穷。
结束语
随着我国档案管理现代化水平的提高，抓住计算机技术革命带来的良好机遇，不断提高档案工作人员的业务素质和技能。运用现代化技术手段，运用现代科学管理，提高档案管理效率和质量，提高档案管理现代化水平。
教学档案是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体等，具有有机历史联系的文件体系。
高校教学档案全面、客观、准确地反映了我国高等教育事业的发展情况，它无论在总结教育工作的经验教训方面，还是在探索、掌握教育工作的规律方面作用重大。因此，提升教学档案管理工作的水平，可以为学校的发展和教学质量的提高提供服务和保障。
一、教学档案的管理现状
（一）教学档案工作人员情况
目前，教学档案在绝大多数院校由一名专职的档案人员负责，这名档案人员还可能负责其他类别的档案工作，如会计档案。
教学档案工作人员的职责是：（1）认真贯彻执行国家《档案法》，严格遵守档案工作各项规章制度，认真履行各项程序。（2）做好教学档案的收集、整理、保管、利用、统计、编研等工作。（3）督促、检查、指导相关部门做好归档工作，并做好移交登记。建立登记和统计制度，为上报各类统计报表做好基础工作。（4）编制必要的检索工具和参考资料，以及各种汇编工作。（5）做好教学档案的鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，对超过保管期限的案卷和失去保存价值的教学档案，要认真审查，按照审批手续进行销毁。（6）工作认真细致，提供利用教学档案要主动、热情、迅速、准确。（7）增强宣传意识，不失时机的宣传档案工作的重要性，扩大教学档案工作的影响。
（二）教学档案工作制度建设情况
随着教学档案工作广泛而深入的开展，教学档案工作制度必须适应其快速多变的发展特点。为此，各高校给予高度重视，不少院校将教学档案管理的规章制度根据本校的实际情况，重新修订，其中主要包括档案归档、保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁等一系列制度，如《××大学教学类档案管理办法》，明确了教学档案工作者的岗位责任和工作规范要求。
此外，伴随着国家档案部门、教育部门相继出台的高等学校档案工作评估活动，为传统的教学档案管理模式注入了生机与活力，打破了传统模式中由于缺乏统一标准而出现的“闭门造车”、“百花齐放”的局面。多数院校均根据本单位教学档案管理的实际情况，按照评估的原则要求，对本单位的教学档案进行了重新整理，在经过整改的阵痛后，各高校的教学档案管理逐渐走上了科学化、标准化、规范化的管理轨道，并为各校的档案管理的达标升级工作奠定了坚实的基础。
（三）教学档案信息化建设情况
笔者在调查中发现，目前，大多数高校都配备了密集架、服务器、空调、防盗门窗、高速扫描仪等，使档案库房具备了防火、防盗、防潮、防虫蛀等功能，这就为教学档案的现代管理提供了设施保障，为长期安全、完整地保护好教学档案创造了良好的外部环境。但应当看到是，教学档案的数字化程度多数停留在目录级数字化，只有一些学校对教学档案中的学籍档案部分实现了全文数字化。
（四）教学档案利用服务工作情况
教学档案主要来源于学校的教学工作、教育活动领域，是真实的历史记录与成果表现形式，是教学人员、教务工作人员智慧的结晶和辛勤的劳动成果。人们要不断创新、开拓，需要查考和借鉴已有的历史资料和知识成果。笔者在调查中发现，从利用教学档案的人员来看，主要是教师、学生，占85%以上，其次为教务部门人员，这与教学档案产生的领域有关，它来源于教学领域，服务于该领域的教学人员。从某校近3年的统计数字看，校内利用3 880卷，校外利用1 557卷，校内人利用远远大于校外人员利用。
利用学籍、成绩档案出现高峰期。档案馆（室）集中管理全部校历年的学生学籍、成绩档案。近几年，随着改革开放形势的发展，前来利用学籍、成绩档案的人越来越多。也从该校近3年教学档案利用情况看，2012年利用543人次，2013年621人次，2014年达815人次，呈逐年上升趋势。从利用目的看，有的为升学、晋级，有的为办理离退休，有的为人才交流或工作调动，有的为教龄、工龄和办理毕业证明，更多的是为出国留学查询成绩。利用学籍、成绩档案目前呈现高峰期。从利用年龄层次看，青年人居多，中年人次之，80岁以上的老校友也有。
二、教学档案存在的主要问题
近年来，随着我国高等教育管理体系改革的深化和高等教育的迅速发展，高校的教学档案管理工作也出现了许多问题。高校教学档案工作者只有不断研究、解决这些问题，才能适应高等教育改革和发展的需要，从而充分发挥教学档案的作用，更好地为高校的改革和发展服务。
（一）教学档案收集难
收集工作是档案工作的起点，“收集工作是文件向档案转化的第一环节，也是关键环节和工作难度最大的环节。”[1]然而，在教学档案的收集中，仍然存在不少问题。
1.教学档案的收集不齐全
教学档案产生于教学、教辅单位，校、院、系（部）没有配备专职档案管理人员，通常由行政人员、教学秘书兼任，并且更换频繁，没有受过专业知识培训，对教学档案的归档内容不够了解，以至于相当一部分教学材料散存于部门、个人手中或者没有及时收集整理，从而导致教学档案材料不齐全、不完整。例如，有的学校在准备备查资料时，找不到完整的教学改革会议材料、有关的专题材料及教学大纲、优秀教案、自编教材、教学科研成果等材料；有些材料虽然找到了，但往往是“有头无尾、有终无始”，如重点课程建设有请示报告、审批表，但缺少上级主管部门的正式批复或具体实施过程中形成的材料等等，为了迎接本科教学水平评估，虽然按照要求进行了补充，但在人力、物力、时间上造成很大浪费，对日常的教学工作也带来一定的影响。
2.教学档案的收集不规范
教学档案的收集带有随意性。尽管有的学校制定了归档制度，但归档范围不明确，没有具体的要求，该收集的没有收集，不该收集的文件倒收集上来了；有的只注重“红头文件”[2]的收集，而不重视本处（室）、系（部）自己产生的教学材料的收集；有的有正文，无发文底稿或签批单，有的材料残缺不全，有的证件缺附件，有的批复无请示，有的同一份材料重复收集等等，部分档案材料原始记录书写用圆珠笔、传真件、复印件代替，纸张大小不一，长短不齐，不符合规范等。
3.教学档案的内容没有与时俱近
教学档案的归档范围主要包括综合类、学科与实验室建设、招生类、学籍管理类、课堂教学与实践、学位类、毕业生类、教材类。然而，随着高校教育体制改革和本科教学水平评估工作的开展，各大院校在迎接评估、检查的过程中，形成了许多新类型的档案材料，如“211工程档案”、“教学评估档案”等等，这些档案的归属问题，现已成为各大院校档案工作者争论的焦点。有的学校为了稳妥起见，不破坏高校档案原有的分类体系，把“211工程档案”、“教学评估档案”作为一个个独立的专题来管理。笔者认为这是与国家制定的原有的分类体系相违背的，211工程和本科教学水平评估主要是为提高高校的教学质量服务的，应该归入教学档案的归档范围。
（二）教学档案利用的不充分
1.注重基础工作，忽视利用工作
长期以来，领导仅仅把文件材料是否收集保管好、出不出什么差错作为评价教学档案工作优劣的主要标准。因此，从指导思想到工作安排，都着重强调基础工作，将利用工作放在次要地位。教学档案工作人员也把主要精力放在了文件材料的收集、整理、鉴定等工作环节上，常常埋头于大量的文件材料之中，无暇顾及各方面的利用需求去开展利用和编研工作。
2.提供利用方式单一
作为教学档案工作的目的和重点――利用工作迫切要求加强教学档案开发的速度与数量。而目前教学档案的开发利用工作与其他基础业务工作相比尚显薄弱。利用工作多限于被动式的你查我调、等客上门的单一服务方式，而主动开发教学档案为用户服务的工作，做的还很不够。管理教学档案的工作人员，又多拘泥于传统的手工劳作―订订装装、抄抄写写，因而根本无暇顾及编研开发教学档案资源。即使做了一些编研开发工作，也因重数量、轻质量，盲目开发，所以开发出来的产品也大多流于形式，停留于表面，层次较浅，具有一定深度的编研产品所占比例较少，时效性、针对性较差，相反却造成了人力、物力、财力的极大浪费，产生负效应。
（三）教学档案信息化建设水平参差不齐
高校档案部门基本配备了计算机、扫描仪等硬件设施，但目前教学档案的开发利用工作大多处于相对落后的状态，教学档案的检索体系比较单一，计算机在教学档案管理中的作用还没有得到充分发挥。教学档案材料从收集、整理到保管、利用等环节主要依靠传统的手工操作，工作进度慢，利用效率低。
目前，大多数教学档案的数字化还停留在案卷级、文件级目录上，有的甚至还是一片空白，要想看到教学档案全文，还得通过手工检索，这不仅影响档案的利用效率，也不利于档案的保护。
在新形势下做好法院档案工作，对加强法院制度建设，提高法院管理水平具有十分重要的意义。院党组对此项工作给以高度的重视。加强档案工作领导机构，形成院长具体抓，办公室主任具体干的良好局面。配备了3名专职档案员，做到了工作有人管，事情有人办，为档案工作创造了良好的环境。为了实现档案管理规范化、专业化、制度化建设，我院健全了各项档案管理规章制度，规范了管理。保证了档案管理工作有序运转，有效地防止不规范借阅、调档现象，确保档案安全保密。多年来，我院从未发生过一起泄密、损毁、丢失和卷宗被盗事件。
档案工作人员在工作中能够做到认真执行工作纪律，努力履行工作职责，按照标准开展档案及库房的环境、卫生及安全情况的检查。院领导不定时进行检查督促，保证了管理工作的经常性和有序性。在审判工作中，我院注重档案工作的适时性，平时注意加强档案安全教育，每逢节假日，都要对档案保管工作进行强调和警示。制定了相应的措施，切实做好案件的交接、卷宗的交接和归档及保密工作，由于责任明确，措施到位，使档案工作得到有序开展。
二、高标准严要求，加强归档工作
随着司法透明度的不断加强，对案卷质量的要求也越来越严格，为保证卷宗质量，我们根据上级的要求，按照装订顺序，装订内容等项标准，严格进行检查验收。一是加强并完善了案件月归档报结制度。在案件自查中，发现有的案件报结后，卷宗长时间不能归档。针对这一问题，我院推行了归档报结制度，承办人员当月报结的案件，首先将装订好的卷宗送交院案件评查室进行卷宗评查归档，并由评查人员签字确认后报结案，承办人员按收到的结案通知书具体报结案件。院立案庭按结案通知书统计结案数量，对没有结案通知书的，视为未结案件，不予结案统计。同时，我院还在年初的目标管理实施办法在和制定了相应的措施加以约束，确保此项制度得以全面执行。此项措施有效地解决了报结案件的归档问题，实现了当月报结案件的卷宗除上诉的外，其余当月全部归档入库，消灭了案件报结后不归档的现象。二是严把卷宗上架关。院办公室和档案管理员认真按照上级法院要求，严格把关，在验收中，如发现不合格卷宗，退回承办人重新整理，直到完全合格，从而使入库的档案全面达到了档案管理标准。
三、加强档案建设，提高管理水平
基础设施建设是做好档案工作的前提。随着审判工作的快速发展，我院受理的各类案件逐年增加，案卷归档工作也日趋繁重，为适应审判工作的需要，努力加强基础设施建设，在办公经费十分紧张的情况下，确保安全保护措施落到实处，及时更换了档案室原来陈旧设施；同时根据档案管理的特殊要求，购置了防腐、防虫剂，添置了空调机、计算机、灭火器等设施，档案室基本上保持了夏不热、冬不冷，使我院的档案库初步达到了具有现代化硬件设施的标准化库房。 XX年共整理归档卷宗 卷 册。此外，我们不断健全档案门类，设立文书、诉讼、会计、基建、声像、图片等不同类别的档案。
四、强化学习意识，提高队伍素质
为做好档案管理工作，围绕要有一支人员稳定、专业技术过硬的档案干部队伍，我院建立健全与职能任务相适应的档案工作机构，按照规定配备专职档案干部；注意与上级法院和兄弟法院间的交流与沟通，学习先进经验，弥补缺陷和不足；积极参加市中院和当地档案局举办的培训班，加强档案管理干部队伍及业务培训。
五、加强档案开发利用，主动开展有效服务。
