发布时间：2023-09-20 16:08:07
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的高校数字档案馆建设样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
伴随着网络技术、计算机技术以及数字通信技术的迅速发展以及普及应用，信息资源的数字化开发利用水平已经成为国家信息基础水平高低的重要标志之一，而档案馆作为社会各种本源性信息源，其数字化建设已经发展成为国家信息建设的重要构成部分。我国高校档案馆凭借其强大的技术以及人才优势，已经发展成为数字建设最为活跃的机构之一。面对这一发展趋势，本文将在深入分析高校数字档案馆建设的相关理论的基础之上，总结当前高校数字档案馆建设存在的主要问题，进而提出相应的对策以期可以对新形势下更好地促进高校数字档案馆建设有所借鉴。
一、高校数字档案馆的概念
数字档案馆最早于上世纪90年代产生于美国，此后在英国、法国以及日本等发达国家陆续开始发展独具特点的数字档案馆。数字档案馆的产生和发展主要基于科学技术的高速发展而形成的一种区别于以往的新型档案馆，它是建立在计算机技术、信息网络技术以及数据库技术发展及普及的基础之上，对分散的相关档案资源进行数字化处理，并且将其以网络化的方式进行连接，从而使档案信息资源利用可以摆脱传统档案馆的时空限制，更好地实现档案资源的网络共享。高校数字档案馆主要承担着全校日常工作产生的各种档案信息资源的数字化采集、储存以及利用的重要职责。
二、高校数字档案馆的特点
（一）共享性。高校数字档案馆充分利用先进的计算机技术、网络技术和信息技术可以将分散在各个档案馆的信息资源联为一体，从而实现档案信息资源的跨国界、跨地区、跨行业、跨单位的数字化传输和网络服务，可以打破时空对于档案资源利用的限制，从而在更广的范围内实现档案信息资源的数字化共享。
（二）再生性。新形势下，我国高校数字化档案馆主要以收集数字化档案信息材料为主，而数字档案信息具有强大的备份以及复制能力，可以将其方便地储存在相应介质上且方便移动。即使一个数字化档案因为发生意外而损坏，也可以利用备份资料方便快捷地将同样的数字化档案重新建立起来，从而保证档案信息资源的永久性保存。
（三）现代性。高校数字化档案馆主要以计算机技术为主要支撑力量，如果工作人员对原始档案资源进行数字化处理、输入和存储工作之后，就可以通过检索管理系统对文字、图片、音视频方便地进行检索、查找和管理，从而实现档案管理工作的现代化，可以大大节约学校档案馆的人力、物力和财力。
三、当前我国高校数字档案馆建设存在的问题
（一）相关部门对数字档案馆建设不够重视。高校档案管理工作作为一项兼具管理性和服务性的基础性工作，本身难以产生明显的经济效益，相对于学校其他工作而言难以引起学校领导以及主管部门的重视。目前，虽然许多高校都根据相关规定设立了专门的档案机构来负责数字化工作，但由于没有得到足够的重视和支持，使得相应的管理制度规章难以得到落实。另外，高校数字档案馆建设涉及到学校的多个部门，但相关部门的参与意识普遍都不高，在档案材料的收集、整理以及数字化过程中都没有给予档案管理部门足够的支持。
（二）高校复合型档案人才较为缺乏。伴随着档案馆数字化建设水平的不断提高，对于高校档案工作人员的综合素质要求也随之不断提高，不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识，而且还需要熟练掌握计算机技术、网络信息技术以及多媒体技术。然而，目前许多高校普遍较为缺乏既精通专业知识，又掌握先进技术的复合型档案优秀人才，尽管学校花费巨资购买先进的硬件设备，也因为人才缺乏而难以充分发挥应有的积极作用，进而影响到高校数字档案馆建设进程。
（三）高校数字档案馆建设经费短缺。专业的软硬件设施是新形势下高校顺利开展数字档案馆建设的重要技术支持，如果没有配备先进的计算机软件以及必要的计算机硬件设备的话，必然会影响到高校数字档案馆建设的顺利开展。然而，在现实中由于各种主客观因素导致学生不太重视档案工作，相应的经费投入严重滞后于数字档案馆建设资金需求，使得经费短缺已经成为当前影响我国高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一。
（四）高校数字档案信息不能共享。目前，许多学校都意识到网络化在学校教学科研日常工作中的重要作用，纷纷投入巨资建立相应的办公、教务、学生、后勤、人事、科研、财务等网络管理系统。然而各个系统之间却是孤立存在的，没有实现互联互通，再加上由于没有统一的数字化标准，使得各个系统之间的数字信息转化难以顺利实现，直接困扰着高校数字档案馆建设的健康发展。
四、高校建立数字档案馆的可行性分析
关键词：高校；图书档案；数字化建设
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）28-0199-03
图书档案是在图书管理工作中形成的一项专门档案，对于保护图书、合理开发利用及有效配置图书档案资源具有现实意义和作用。既是图书管理的一项重要的基础性工作，也是高校档案系统中的一个要素，同时也是学校数字信息系统的重要组成部分。如何建设科学合理、实用方便的图书档案数字化系统，加强对图书档案的管理和利用，提高图书管理工作效率和工作质量，是高校图书档案适应数字信息化所面临的一个重要课题，
一、高校图书档案管理的现状
1.图书档案涉及的范围、种类和数量急剧增加。目前，高校图书档案是以文本档案为主，并有部分电子数据档案，随着图书管理工作的快速发展，图书档案的服务范围不断扩大，大量的图书资源均需要归档，且档案形式繁多，有纸质图书、数字图书、课件、音像、影像等，每年归档数量达数十万卷，日趋增长的图书档案数量与存放空间的矛盾日益突出，传统的图书档案管理方式与图书管理工作对相关信息需求的矛盾逐渐显现。
2.图书档案的利用频率和数量日趋增长。随着高校招生规模的快速发展，与图书有关的业务，特别是数字化图书资源，其利用率日趋增长，据高校各年度图书档案利用情况统计数据表明，前来咨询、查询、调阅、下载数字图书档案的人次、卷次逐年增加，复制图书、期刊等数字化档案资料的数量也在快速增长。
3.图书档案应用的范围和覆盖面不断扩大。长期以来，图书档案管理工作的重点是服务于高校的学生和教职工，以及为高校相关部门的科研服务等，随着高校教学改革和发展的需要，图书管理工作的范围也不断延伸，图书档案的利用范围和覆盖面也不断扩大。特别是近年来，图书档案资源不仅为本校学生和教职工服务，也逐渐向其他高校学生提供服务，甚至延伸到相邻社区，更多的为社会以及家庭个人服务，如我校的“学习在线”，主要面向社区的广大人群提供必要的学习等信息档案资源。
二、当前图书档案管理信息化建设中存在的问题
为了适应形势的发展，高校图书管理部门加大了对图书档案管理的力度，并采取了一系列措施，推进图书档案的信息化管理，但仍然不能满足社会各方面对图书档案信息的需求，依然存在着一些亟待解决的问题。
1.传统的图书档案管理理念，难以满足信息化的发展需求。传统的“重存档、轻利用”图书档案管理理念依然根深蒂固，部分领导的图书档案管理意识薄弱，认为图书档案管理不能直接产生经济效益，而且占用学校的人力、物力、财力等资源，往往忽视图书档案管理的社会价值和作用，尤其是图书档案的数字化建设，不但需要硬件、软件的投入，还需要专业人才和资金的投入。因此，摈弃“重存档、轻利用”的档案管理理念，重视图书档案的社会价值和作用，才能转变观念，推动图书档案的数字化建设，满足信息化发展的需求。
2.建设管理资金不足，导致硬件设施和软件资源等基础设施欠缺。图书档案的数字化建设需要一定的建设管理资金，建设相应的基础设施，包括符合要求的建筑设施、计算机硬件设备以及配套的软件资源等。目前高校图书档案管理数字化建设设施因经费问题差距较大，软件资源的开发和应用相对滞后，尤其是图书档案管理软件不能满足数字化管理的需要，目前的一些管理软件仅仅是对纸质图书档案的计算机辅助管理，忽略了图书档案归档过程的自动化以及系统管理数据的共享等功能，这些因素都给图书档案数字化建设带来了一定困难；基础设施的不配套以及传统的图书档案管理模式已经不能适应图书档案管理信息化需求。因此，高校图书部门应改变观念，加大对图书档案数字化建设的资金投入，购置相应的高性能服务器和计算机终端设备，开发与之相适应的图书档案信息化管理软件，充分利用图书档案资源信息为高校师生服务、为社会服务。
3.图书档案开发利用率不高。多年来，高校图书管理部门在工作中建立了大量的图书档案资料，除了本校师生的需求外，社会人群对图书档案信息的需求也急剧增加，但高校图书管理部门普遍存在“重藏轻用”的现象，很重视图书档案归档立卷工作，造成图书档案长期存放不动，变成了“死档案”，实际工作中也不注重图书档案的开发利用，缺乏“死档案”变“活档案”的主动服务意识。档案的价值就在于充分利用，我们图书档案管理工作的目标也在于利用，如果不能充分利用图书档案的信息资源，为社会大众服务、经济发展服务，那么图书档案也就失去了存在的价值。
4.图书档案的管理干部和专业技术人员的素质有待提高。图书档案的管理面广、量大，涉及到高校图书管理部门和其他相关部门，具有系统性和专业性，图书档案工作人员不仅要具有一定的图书管理知识还应具备档案专业技术知识，以及相应的计算机和网络管理能力，掌握数字化信息的存储、检索技术，对图书档案的数字化网络资源进行有效地管理。但是，高校现有的图书档案管理干部和专业技术人员缺乏，与师生对图书档案资源信息化的需求不相适应，已不能适应新形势的发展需要。既懂管理又懂技术的干部和一专多能的专业技术人员更是缺乏，这些因素制约了图书档案的数字化建设和发展。
三、图书档案数字化建设的原则
高校图书档案的数字化建设对学校的资源建设和发展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用图书档案为师生的学习和科研工作尤为紧迫，新形势下传统的图书档案管理方式已经不能满足信息社会条件下图书档案的管理要求，图书档案的快速更新、资源共享、快捷检索等管理方式，都要求我们改变图书档案管理模式，借助现代信息技术来实现。
高校图书档案的数字化建设，应根据各地区高校总体发展规划和图书管理的实际需要，坚持以下原则。
1.标准规范原则。高校图书档案数字化建设必须遵循标准化和规范化原则，这是实现图书档案服务自动化和信息共享网络化的前提。图书档案数量、种类繁多，在数字化建设过程中存在着一系列数字化资源的数据存储标准和规范问题，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》以及《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施，为图书档案的数字化建设的标准和规范从技术和管理层面提供了具体的指导，如：它规定纸质档案采用黑白模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储、采用彩色模式扫描的图像文件，一般采用JPEG格式存储提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式等。除图像存储格式外，扫描的色彩模式、分辨率以及数据库模式等，图书档案的数字化标准和规范应贯穿于图书档案数字化建设管理的全过程，如案卷目录的标引格式标准、著录项目标准、目录与图像的链接技术以及网络传输、共享模式标准等，从而规范图书档案的数字化建设，确保图书档案数字化建设目标的实现，全面提升图书档案的数字化管理水平。
2.开放共享原则。高校图书档案数字化的目标之一是使档案信息资源准确方便快捷地提供给需要的师生，使图书档案信息资源数据实现共享，以满足师生和社会对图书档案利用的需求。树立服务意识，充分利用图书档案的完整性、长效性，为师生服务、为高校的科研服务；在图书档案数字化过程中，做好图书档案的梳理、鉴别工作，除需要保密的档案外，能够对师生和社会开放的档案做好解密、降密工作，对形成的图书档案数字化资源及时上传到相关网站并适时更新，真正做到向师生和社会开放，通过局域网，实现省校和市校、县校甚至是乡镇成教中心的图书档案信息资源共享；在门户网站建立方便快捷的查询、下载系统，方便师生和社会公众足不出户查询、复制图书档案信息资源等。
3.安全可靠原则。高校图书档案数字化建设是一项长期性、持续性的基础工作，大量的数字图书信息资料如果泄密或灭失、毁损，则可能对图书档案的数字化建设和管理工作带来无可挽回的损失，因此，在数字化建设过程中，不但要考虑到档案资料的保密要求，而且要考虑其安全性和可靠性需要。一是硬件设备设施的安全可靠，如建设符合标准的、规范的图书档案存储建筑和设施、购置高性能且能满足需要的服务器以及网络终端设备、数据信息传输、存储设备等；二是相关软件的安全可靠，根据高校图书管理部门的实际需要，购置或者开发相应的软件管理系统；三是数字化信息管理的安全可靠，如档案信息资源的自动备份管理、网络安全环境、操作人员权限授予和远程访问、图书档案信息保密级别、数据库之间的链接和数据交换等安全防范体系，从而建立健全相关的安全可靠性控制机制，保证档案信息数字化建设安全可靠运行，满足师生和社会的各种需要。
4.成本效益原则。数字化建设使得图书档案信息的收集、归档、存储和查询变得更加高效、方便和快捷，这是高校图书管理部门对档案信息数字化管理和建设的趋势，而且需要投入相应的财力、物力和人力，高校图书管理部门在数字化建设过程中应该坚持成本效益的原则，既要保证数字化建设成功运行，该投入的资金要有保障，也要考虑到建设成本，统筹规划，避免浪费，做到经济适用、满足需要；在兼顾成本的同时，坚持效益优先，图书档案的数字化建设最终目的还是为了师生学习、研究的需要，向信息需求者提供服务，体现图书档案的存在价值，在保障图书档案满足管理、需要和社会需求，充分发挥其社会效益的基础上，兼顾图书档案数字化建设的经济效益和成本，实现效益最大化。
5.协调统一原则。高校图书档案数字化建设是一项复杂的系统工程，在图书管理的日常管理工作中，形成了种类繁多、形式各异、数量巨大的图书档案，涉及到各职能部门以及相关的管理人员和专业技术人员；数字化建设需要相应的人力、物力和财力，包括管理人员和专业技术人员的调配、硬件设备的采购、软件系统的开发、网络信息资源的利用等；省校图书管理部门与市、县校图书管理部门相关资源的整合，如图书档案管理信息系统与系统软件数据的相互链接、转换，实现图书信息共享使用。因此，图书档案数字化建设应统一领导，建立相应的宏观调控机制和管理协调机制，各职能部门和相关人员做到分工协作、相互配合、协调一致，积极参与数字化建设，全面提升图书档案数字化管理水平。
四、图书档案数字化建设的探索
数字化和信息化是当今社会经济发展的趋势，传统的图书档案管理已难以适应图书管理工作，数字化、网络化建设和应用，彻底改变了图书档案管理模式，极大地提高了图书管理的效率，因此，必须多角度、全方位考虑图书档案的数字化建设工作。
1.加强制度建设，规范档案管理。制定相应的图书档案管理制度，如图书档案的立卷管理、归档管理、安全保密管理、查询调阅、存储备份、鉴定销毁等一系列管理制度；以及图书档案工作人员管理制度，如图书档案人员岗位职责、考核监督管理办法、档案管理量化考核指标等；规范图书档案流程管理，从图书初始信息获取、上报、审批、纸质档案的归档；与此同时，档案的数字化信息的导入、网上审批流转、归档同步进行，以提高工作效率，规范档案管理。
2.明确数字化建设目标，统筹安排数字化档案进程。高校图书档案数字化建设的目的是通过提供数字化图书档案信息为师生和社会实践服务，长期以来形成的图书档案如何合理利用、充分发挥其使用价值，需要从广大师生和社会公众需要的角度对图书档案数字化建设进行投入产出效益分析，分轻重缓急、统筹安排。首先，对经过甄别、鉴定的具有重要保存价值的濒危图书档案进行数字化；二是对需要永久保存的图书档案进行数字化；三是对利用、咨询频率较高的图书档案进行数字化；四是对具有地方特色的、珍贵的图书档案进行数字化，有目的、有重点地推进图书档案的数字化工作，加快实现数字化建设目标。
3.树立服务意识、转变服务理念，发挥图书档案的使用价值。传统的图书档案管理是“重保管、轻利用”，图书档案信息处于被动利用状态，咨询、利用率不高，实现图书档案数字化信息管理后，从根本上改变了档案信息的利用方式，社会公众利用图书档案信息变得更加方便、快捷。图书档案管理部门和管理人员应适应数字化管理的需要，改变服务意识和观念，从被动服务变为主动服务；根据不同用户的特点，开发用户需求导向的数字信息资源，通过计算机网络将图书档案资源信息以及网络数据库中的相关信息进行查询、筛选、整合在线推送到用户终端；对图书档案进行科学化管理，整合不同类型、不同载体的数字化资源，为实现图书的优化配置提供信息依据，提高图书档案利用率和使用价值。
4.建立风险安全控制机制。图书档案的数字化建设需要持续的资金投入、相关人员的调配以及网络数字化资源的保障，在此过程中，因政策、人员变动、资金安排等因素，会产生一定的风险，如：组织管理人员或专业技术人员的变动导致软件系统开发的中断；资金预算不足或超支导致相关硬件购置不能如期举行；的图书档案资源在数字化信息转换过程中的泄密风险；图书档案数字化资源在查询下载、网络共享和在线传播等可能产生的知识产权侵权风险等。因此，必须分别建立安全风险控制机制，如协调财务、政府采购、技术保障等部门共同论证项目资金预算，保障数字化建设的持续性运行；通过确定相关协议、合同、购买版权资源等，控制知识产权风险。为了保障图书档案资源网络信息安全，必须采取相应的安全管理控制措施，如权限管理，对管理人员和访问用户，根据不同级别赋予相应的管理权限和访问权限，从而在后台和前端降低图书档案资源信息安全风险，此外，结合身份证识别技术和信息加密技术等网络安全技术，实现对网络安全风险的控制。
五、结语
在信息社会条件下，图书档案已经步入信息网络化、存储数字化和服务自动化时代。但是，高校图书管理部门在图书档案数字化建设过程中，往往各自为政，从局部管理需求出发进行数字化建设，忽略了图书档案为社会服务的功能以及数字化的网络共享、开放便捷等特征以及网络风险、安全因素等，因此，各地图书管理部门应根据图书的总体规划以及各地图书管理的实际情况和需要，统筹兼顾，快捷高效地实现图书档案数字化建设目标。
参考文献：
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二十一世纪是信息社会，任何一个领域都离不开信息。信息产业的发展已经是世界可以发展的最前沿。近几年大数据，物联网等信息产业的不断兴起，使信息产业的发展进入了一个新的时代。图书馆和档案馆的发展更离不开信息产业支持，将信息产业引入到图书馆和档案馆的建设中，是最近几年的一个新的课题，本文探讨了数字化建设在高校馆藏图书档案的原则分析，期望此文可以使信息技术能够引入高校馆藏图书馆的建设当中，为我国的图书馆和档案馆的发展提供一些新的发展思路。
1图书馆建设数字化的基本原则
当今知识经济飞速发展的时代，便捷、高效是人们对于信息的要求，当然图书馆和档案馆的信息查询更是要便捷，高效，方便读者查询。在大数据时代，将图书馆的资料电子化是信息化社会的发展趋势，电子化的资源人们可以快速的利用。但是在数字化的过程中对于数据我们要坚持以下原则：
1.1效益的原则
将所有的图书和档案运用信息化的技术保存起来就是要将这些资料扫描后保存在电脑当中，利用电脑的系统将这些资料归档后方便查阅，这样会使信息从收藏、整理、存储、查阅等各个方面都更加的便捷。但是在数字化系统的建设当中，效益是放在第一位的，利用最少的资金建设最为完善、合理资料库，将有限的资金合理运用，确保可以在有限的资金支持下建成一个合理的数字图书馆，让老师和同学都能够使用。
1.2 一致性原则
我国有众多的高效，将这些高校的图书馆资源数字化是一项庞大的工程，它涉及到所有学科、所有门类，要将这些资源众多，形式多样，内容庞杂的数据整合在一起是一项非常复杂的工程，这些资源涉及到了所有学科、所有门类的技术人员及与其相关的管理人员，若要实现所有这些数据的数字化，则所有的这些人员必须统一起来，联合起来，根据相关的标准，所有人联合起来进行数字化建设。从上层的国家图书馆、国家档案馆、到乡镇的村上的图书室、档案室，彻底将这些所有的资源全部共享起来，并且所有的共享资源要与高校图书馆的数据保持一致。因此图书馆的数字化建设当中必须建立起统一的领导机构进行协调，领导机构制定出合理的规划和具体的建设步骤，由该领导机构进行规范化建设。
1.3 安全性原则
数字化图书馆的建设是一项复杂的，持久的，基础性建设工程，而且是最近几年新兴的一项系统工程，它并没有以前的建设经验可以应该，在建设时只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能将数字图书馆建设好。但是在建设时，由于建设人员的不小心，就很有可能造成大量的数据丢失、甚至泄密，这将对于?底只?图书馆的建设造成毁灭性的打击，损失是没有办法估算的。因此在建设数字化图书馆时，安全性是第一位的。在建设的过程当中，（1）要考虑资料的保密，确保任何资料不能外泄。（2）需要考虑数字化图书档案的安全，这就包括了计算机软硬件系统的安全，其中计算机硬件系统的安全包括计算机存储设备，服务器，网络系统终端，移动终端等安全，软件系统安全则包括服务软件，数据库系统的安全，在整个档案数字化管理后，要注意所有档案的安全。
2高校图书馆图书档案数字化建设思路
当今社会是信息时代，在传统的档案管理中，档案保存，借还已经无法满足当前社会对于档案的管理要求，图书馆、档案馆的数字化建设是当今社会信息化建设的必然发展形态，利用数字化的管理档案即实现了档案的管理的效率的提升，也实现了管理的责任更加明确，因此，档案馆和图书馆作为一个服务单位，为使这些单位能够更加发挥出自身的服务作用，建设数字化的档案馆和图书馆就非常有必要，在建设时我们要从多个角度进行考虑。
（1）建立健全相关的高校图书馆档案馆的风险控制制度。在建设时首先需要大量的资金作为保障，在数字化图书馆的建设过程中，国家政策、资金的调整、人员的调整等各类因素当中都会出现相应的风险，这些风险主要包括： 计算机软硬件开发人员的变化可能造成软件项目突然中止。 上级拨付的资金不到位，或者由于资金问题造成了设备保障不到位，在一些专业设备的购置上造成了一定延迟。 图书馆内部一些机密级资料泄露，这就造成了不可估量的损失。 在将资料进行数字化建设的过程当中，因为一些特殊原因造成的知识产权的纠纷等问题。基于以上原因，我们必须建立相应的风险控制制度，确保资源的安全。
（2）加快转变图书馆服务读者的理念上的转变，增强工作人员的责任意识，确保图书馆资源的利用率发挥到最大。在数字化图书馆和档案馆建成以后，学校内任何一名师生，都可以通过任何一个无限终端轻松的访问到图书馆的数字化资源，迅速、方便将是数字化图书馆今后的一个最为重要的特征。因此转变图书馆的服务理念，在数字馆建成以后，管理人员应根据读者需求，切实满足读者的需求，根据需求定制服务，这样数字图书馆的服务功能才能彻底的发挥。
（3）合理的对于图书馆的档案的数字化建设进行规划，全面推动学校数字化图书馆和档案馆的建设，数字化馆的建设可以彻底发挥出对于学校师生的服务功能，且真正的让学校的师生体验到数字馆的好处。图书馆还必须要根据图书馆的数字化建设需求对图书馆的未来的发展合理的部署。 对于濒危的，具有很强收藏价值的图书进行数字化转移工作 对于永久性档案及处于长期保存的秘密档案进行数字化。 使用频率较高的档案和书籍加紧进行数字化。 对于一些有特色的资料要加快数字化。
关键词：云计算 高校 数字化 档案管理 实现和应用模式
1.高校数字化档案管理发展过程中面临的主要问题
高校数字化档案管理的发展实践面临的问题，主要表现在以下几个方面：第一，高校数字化档案资源日益增多与资源存储空间有限和资源异构的矛盾。目前，电子档案资源已经成为高校档案文献资源的重要组成部分。大量递增的数字化档案信息资源，给高校档案管理过程中对海量数据的存储带来了持续的压力，不但加重了高校档案管理中对基础设施建设的负担，还使对海量数据信息进行可靠访问这一问题也面临着严峻的挑战。另外，随着高校数字化档案建设的不断深入，不断出现大量异构的档案信息资源，包括“信息孤岛”、“信息烟囱”等信息资源分散、孤立的状态比较严重。第二，高校数字化档案资源建设与服务之间的矛盾。高校数字化档案资源建设总的涉及到两个方面的内容：传统形态的档案向数字化档案的转化以及数字化档案的存储和流通。目前高校数字化档案资源建设和管理中重建设而轻服务的现象一定程度的存在。不同用户在个性化信息档案需求以及知识服务等方面的要求日益增长，而高校数字化档案资源利用效率低下以及服务层次不高的现状使档案信息服务与用户对档案信息的需求这一矛盾日益加剧，一定程度的制约了高校数字化档案建设的发展。第三，高校数字化档案资源利用与档案资源保护之间的矛盾。档案资源具有特殊性，面临着保密和著作权保护等问题。因此高校数字化档案资源管理中，在用户的权限设定、数字化资源加密以及数字化档案资源复制制度等方面都面临许多问题。上述问题必然会对高校数字化档案管理中的资源共享、用户服务以及档案信息安全等方面带来不利影响，制约高校数字档案资源价值的发挥与利用。
2.云计算在高校数字化档案管理中应用的优势
云计算在高校数字化档案管理和应用中有以下优势：第一，云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算构建的数字化档案服务平台能够有效利用各种数字化资源，使高校数字化档案管理获得更大程度的资源伸缩度，形成资源集成化。将高校数字化档案的信息检索、数字参考咨询等业务访问向云端迁移，实现一站式服务，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平，并大大的降低服务成本。第二，云计算能够提供多样化和个性化的服务，促进数字档案馆职能不断改变，实现以用户为中心的服务模式，放大高校数字化档案馆的应用潜，提高数字档案馆的信息服务效率。第三，云计算有利于降低数字档案馆的工作成本，提供安全可靠的资源存储能力。云计算对信息资源实施集中存储的策略，档案资源存储于由“云”提供的由数量众多的服务器组成的数据存储中心，由数据中心对数字化档案资源进行统一管理、资源分配、均衡负载和控制安全等等，能够有效解决数字化档案资源的存储问题，还提供了低成本和高安全性的数字化档案利用策略[1]。
3.基于云计算的高校数字化档案管理的主要实现和应用模式
云计算概念的提出给高校数字化档案管理带来了新的信息服务与管理模式。以下尝试从三个方面论述云计算环境下高校数字化档案管理的主要实现和应用模式。
3.1基于云计算的高校数字化档案资源整合框架
云计算环境下的高校数字化档案资源整合的出发点就是实现资源的有效共享。因此，在云计算背景下，高校数字化档案馆的构建就是要为用户提供灵活的部署和应用服务方式，对来自不同服务平台和系统的服务进行整合，提供开放的API接口，实现统一的认证服务[2]。从逻辑结构上看，把云计算环境下的高校数字化档案资源整合框架分为四层，包括基础设施层、资源层、平台层、应用和服务层。
3.2基于云计算的高校数字化档案用户的业务实现机制
针对高校数字化档案的业务特点，云计算环境下高校数字化档案用户的业务实现机制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的网络、计算、存储等基础设施构成，几乎所有的数字化档案数据和应用都可存储在“云”里。云端作为服务端存在，对外提供接口供客户端调用。包括PC、手机、PDA等统称为数据终端，数据终端只需要拥有浏览器和操作系统，通过网络接入“云”，经验证授权后，即可使用云中的档案资源。
3.3基于云计算的高校数字化档案资源的虚拟存储机制
大量数字化档案资源，给数字档案馆的存储带来了巨大的压力。云存储可以将各种物理存储单元通过软、硬件技术转化成为一个逻辑的虚拟存储单元，并共同对外提供数据存储和业务访问功能。在高校数字化档案馆的应用中，采用典型的网络虚拟存储作为云存储的具体实现[3]。
4.结束语
高校应充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高高校数字档案管理的整体业务能力和服务水平，论文的研究对于高校数字档案馆的资源建设、管理模式、应用服务方式等方面都具有一定的积极意义。
参考文献：
[1] 胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探[J].兰台世界，2011，3月下
Abstract: This article introduces the development of digitized archives in the country, realizes its significance in the western high college. It proves that digitized archives can supply a range of services, which are 24 hours, cross-regional, boundless, automatic and digital. It definitely realizes the feasibility of its use in the western high college. The article introduces the goal, content and technique in digitized archives.
关键词： 数字化；档案馆；研究开发
Key words: digitization；archives；research & development
中图分类号：G47 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）01-0291-01
0引言
进入21世纪，高校档案管理从传统的管理模式过渡到数字化管理已呈必然趋势。要建立数字化档案馆,就要从档案馆结构、馆藏、现行文件数字化及数据库、档案编目检索统计利用、档案信息与实时采集等方面着手进行建设。因此，研究与开发数字化档案馆管理系统就成为推进高校档案馆向数字化方向转变的重要一环。现阶段人类正处在一个前所未有的数字化时代，数字符号越来越成为人类信息传播与交流通用符号，数字化风潮正席卷全球。知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，档案的信息化、现代化也对数字化档案馆提出了迫切要求。无论是从社会发展的目标需要、科技发展的实现可能，还是从建成以后所带来的巨大的社会效益和经济效益，我们既应该认识到建设数字化档案馆是一项高投入、高回报、高收益的高科技工程，同时更应认识到建设数字化档案馆也是一项功在当代、利在千秋的伟大事业，是时代使然，大势所趋，势在必行。
1数字化档案馆研究开发的目标与内容
数字化档案馆研究开发的目标是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的、多样化的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。
主要研究内容如下：
1.1 数字档案馆应具有传统档案辅助管理功能。数字档案馆是从传统档案馆发展而来，因此，数字档案馆必须具有辅助管理传统档案的功能，而且这些管理功能在数字档案馆中应得到极大的优化，使管理更为科学、有效。
1.2 集成管理分布式存储的、具有多样性和异构性的电子文件。集成（integration）含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。对数字档案馆而言，集成可以分为三个层面，即系统集成、数据集成和服务集成。“系统集成”指的是形成、运行、管理、储存和输出电子文件的系统平台相互之间的集成；“数据集成”指的是多样性的电子文件（包括源数据）以及其他信息资源在内的集成。
1.3 通过集成管理和建立电子文件实时捕获和共享机制，消除信息孤岛现象，根据特定权限和保密规定有效实现为整个社会提供现行文件服务以及档案信息资源的共享，并能够为不同类型的用户群体提供有效的档案信息资源服务。
2数字化档案馆的研究方法
数字化档案馆是立足高校档案的数字化建设，应用最新的数字档案管理理念。但在信息技术的掌握和应用等两方面都存在着不少待解决的关键问题，主要体现在以下两个方面：
2.1 复杂的信息环境这种信息环境的复杂性集中体现在电子文件系统的分布式和异构性。需要调研和周密的分析，工作量很大。
2.2 多样化的管理对象数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网络有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的、多样化的电子文件、档案以及其他信息。
针对需要解决的关键问题，拟采取的研究方法是基于现有成熟技术，借鉴以往项目开发经验，总结、优化并升华开发体系。灵活运用项目管理知识，裁减合适的质量管理方针。技术路线和实验方案如下：第一，采用B/S的开发模式。加强对网上档案的身份认证服务、科技论案查询服务、高校人事查询服务、实例的开发。第二，通过项目管理和质量管理来控制体系的系统开发。综合使用UML建模技术、XML技术、PDF等等技术。
基本的设计流程框架如图1所示。
3存在的技术难点和拟采用的解决途径
3.1 技术难点
3.1.1 由于档案信息本身具有其特殊性，需要正确处理好档案开放与保密关系，在不违反《档案法》、《保密法》及《著作权法》有关规定的前提下，保证有关档案信息能及时上网,供网上用户查询将是一项艰巨的任务。
3.1.2 由于档案管理人员本身对项目开发不是很了解，所以他们在需求分析阶段对信息的描述可能有所出入。
3.2 拟采用的解决途径
3.2.1 学习了解《档案法》、《保密法》及《著作权法》有关规定。
1.1基础设施
基础设施是信息化建设的前提，信息化必备设备馆均拥有量最多的是计算机和打印机，人均分别达1.24台和0.7台，数量基本能满足需求，但质量还有一定差距（如贵州大学档案馆虽有35台电脑，但有15台是几乎不能用的淘汰机）。另外，其他设备如扫描仪、传真机、复印机等，部分档案室至今仍没有。相比之下，重庆、四川馆均拥有量略高于贵州、云南，但总的来看，部分档案馆（特别是档案室）基础设施仍较落后，离档案信息化要求还有一定的距离。表1为四省/市信息化主要设备配置情况统计表。
1.2人才队伍
人才是信息化建设的关键。就调查来看（结果见表2），一是人员严重缺编。馆均5.89人（最多18人），最低估计，35个馆（室）仅综合档案馆藏量平均在3万卷左右，最低应配8人，加上人事档案应配10人左右（按综合档案1万卷以内配3～4人，每增加5000卷增加1人，人事档案千卷1人计），但目前仅1～3人的有14个馆（个别馆是处级馆），达10人以上的仅8个。如贵州大学档案馆有综合档案约6万卷、人事档案4000余卷，应配18人，再加校史馆4人，最少应配22人，但实际仅15人。二是人员队伍学历、职称结构基本合理。硕士（含有学位无学历人员）、本科、大专及以下人员比例，高、中、初级职称比例均呈两头小、中间大（即本科学历、中级职称人员居多），基本合理，但正高职称人员极少，部分还是教授或图书系列的研究馆员（如贵州12个馆室59人中仅2人，且1人是图书系列），这极不利于高校档案馆研究工作的开展。三是人员专业结构不够合理，所需人才缺乏。其他学科专业人员馆（室）均达4.5人，但档案专业人员馆均不足1人，计算机等现代信息技术人才严重匮乏（馆均0.43人）。在信息技术日新月异的今天，建设数字档案馆已是大势所趋，但部分馆（室）至今仍没有现代信息技术人才；再加之部分现有人员的信息技术应用能力较弱，对计算机等现代化设备的功能使用较单一，不能物尽其用。这必将严重影响其档案数字化，阻碍信息化进程。
1.3档案信息资源
数字化资源是信息化建设的核心。35个调查馆（室）中有23个馆已开始数字化工作，19个馆建立了案卷级目录库，18个馆建立了文件级目录库，还有部分馆建立了全文、多媒体及其他专题库。而开展数字化工作较好的是四川省，调查馆已全部开展数字化工作；较差的是贵州省，仅3个馆开展。可见，贵州省与全国甚至西南其他省/市高校相比，均存在较大差距。表3为档案信息化建设及利用情况统计表。
1.4档案管理系统
系统是共享的支撑条件，使用档案管理系统网络版的有23个馆（占65.71％，其中13个馆用的南大之星，其余为其他系统或自行开发的），5个馆是单机版。许多馆虽然购置了管理系统，但其软件应用水平和利用效率均不高，很多功能还未利用，提供互联网查询目录级数据库的仅占25.71％，绝大多数局限于本校、本馆（室）内查询，利用十分有限。另外，由于部分馆自行开发的管理系统没有更多地考虑与其他系统的兼容性以及以后的升级等，因此，存在管理系统使用少、不统一、效率低、发挥作用有限等问题。
1.5档案网站
网站是共享的前提条件，目前仍存在一些问题：一是有网站的单位少，35个馆中仅17个建立了自己独立的网站，最少的是贵州（仅3个）。二是网站质量普遍不高。许多网站主页设计大都结构呆板、单一，趋于雷同；网站栏目较为简单，栏目数量少、覆盖面小，栏目内容较少、更新慢、名称缺乏趣味性与亲和力，等等。这既不利于同行之间的沟通交流，使其更好地吸收借鉴别人先进的经验发展自己，同时也会阻碍本馆（室）档案信息化进程和资源共享。
1.6安保措施
安全保障措施是数据安全的保障，已开展数字化工作的档案馆大多采取多种安全保障措施，常用的有权限控制、密钥管理、防火墙以及数据备份。但仍有少数馆（室）防范不力，安全措施不力，备份方式单一（多采用本机或光盘备份，极少数采用异质、异地或实时在线方式），档案数据资源存在一定的安全隐患。
2档案信息化发展建议
（1）加大投入，完善基础设施。基础设施制约着档案信息化建设的发展水平。只有加大基础设施的投入力度，配置高效、完善的设施设备，才能加快档案信息化进程。为此，建议各高校加大投入，把档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，从人力、财力、物力上统筹安排，有计划地购置档案信息化所需设施设备并定期更新，以保持良好的运行状态，较好地满足时展对档案信息化的需求，确保档案信息化与学校信息化协调发展。（2）重视队伍建设，提高人员素质。档案信息化具有较强的专业性、技术性、机密性，要求档案工作者不仅应具备良好的职业道德，强烈的事业心和责任感，一定的档案、法律、知识产权保护等知识，还需具备信息技术应用、系统维护以及数字化加工与管理等方面能力。这就要求：一是有关领导应重视队伍建设，建立科学的引才育才机制，引进和培养信息化所需的各类人才；采取多种措施开展继续教育，提高人员的业务水平和现代信息技术应用能力。二是档案工作者应自觉更新自己的知识结构，积极主动学习相关知识，提高自己的业务能力，特别是计算机、网络技术等应用能力，努力使自己成为一专多能的高素质复合型人才。此外，随着科技的发展、档案载体的日趋丰富，还要求档案工作者要勤于思考、敢于创新，推动档案工作在创新中的发展。总之，应努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍，以较好地适应时展对档案工作的新要求。（3）重视资源建设，加快数字化步伐。只有将档案数字化，建设完整的数字档案库，才能更好地保存、存续、传播、利用档案，体现档案的价值。为此，建议各高校根据国家档案局《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，真正重视档案信息化建设工作，努力做到应收尽收、应归则归，按照存量档案分步数字化、增量电子化的原则，开展传统载体档案数字化和电子文件归档，切实推进档案存储数字化和利用网络化。同时，在档案管理系统购置（或开发）时，还应考虑与本单位其他管理系统的衔接，以达到自动接收采集学校各部门业务系统电子文件及其元数据，以尽快建成数字档案馆。（4）重视网站建设，发挥窗口作用。网站既是资源共享的前提，又是宣传、展示自己的窗口，以及同行之间沟通、交流的平台。因此，建议充分应用现代信息技术，建立、健全档案网站，着重反映网站特色，揭示自身工作亮点、创新点，并及时更新内容，充分发挥网站的宣传、教育等功能，实现全校、全省乃至全国范围内全文信息查询，不断提高档案检索、利用效率和质量，更好地起到宣传档案工作、开展档案信息服务、发挥档案价值的重要窗口作用。（5）加快平台建设，促进资源共享。档案信息化建设的最终目的是实现资源共享。档案信息服务建设“十二五”规划中明确指出，“未来五年的主要任务之一是实施公共档案信息资源共享服务工程，打造‘一站式’档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务”。2014年国家档案局又在“关于加强和改进新形势下档案工作的意见”中明确提出，“国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台，并与政府公开信息系统对接，实现资源共享”，可见，建立档案信息资源共享平台已是大势所趋。随着信息化技术的快速发展，各高校已陆续使用档案管理系统，但由于多数只关注于本部门需求，缺乏在区域或行业层面的统一标准，导致使用系统不统一，存在信息孤立，给区域或行业内各部门档案信息的协同访问，跨区域、跨系统信息访问和信息处理带来困难。为提高服务能力，实现区域内或行业内各部门能及时、有效、准确地获取各高校的档案信息，建立灵活、高效、安全、稳定的区域性或行业内档案信息资源共享平台，势在必行。为此，部分省市综合档案馆已率先建立起自己的共享平台，如：青岛市建成启用了基于互联网、金宏网的青岛数字档案馆；烟台市在市直机关推广使用政务网数字档案管理系统；莱芜市建设完成了全市数字档案在线管理系统［3］，等等。但高校仍多为封闭式管理，档案部门之间缺乏横向联系、信息交流共享等，至今仍没有建立行业内或区域内档案信息资源共享平台。为此，建议各高校应以管理手段的创新和升级为目的，打破高校档案信息“孤岛”和“各自为政”的局面，运用现代信息技术和传媒手段，并按照国家标准建立高校信息资源共享中心，实现档案信息资源的共建共享。如可将名人档案、有合作关系高校相关档案，因拆分、合并等历史原因存放在其他高校的档案，规章制度、编研成果等在一定范围内共享；同处大学城的学校，因地理位置较近，工作同质化程度较高，可通过建立资源共享中心，对有关档案进行信息整合，实现档案整理、保管、利用、数字化处理等业务的共享，提升档案管理层次和服务质量，使档案的潜在价值得以充分发挥，较好地适应大数据时代对档案信息的需要（因为大数据的一个重要理念就是数据之间的关联性产生价值。档案作为一种数据信息，如果处于分散状态，其潜在价值就无法发挥［4］）。同时，还应加大档案开放鉴定力度，定期开展档案鉴定和开放鉴定工作，把应开放的档案尽可能开放；建立健全档案信息公开保密审查制度，严格档案信息公开保密审查［5］，以确保公开的档案信息不涉及学校秘密和个人隐私。（6）强化安保措施，确保资源安全。档案数据安全是档案工作的重中之重。
[关键词]数字档案；服务需求；服务水平
随着我国政治体制改革和经济体制改革的推进，出现了新的工作领域和工作方式，人们对档案信息的需求发生了变化。开放、自由的信息化社会需要开放、便捷的档案信息服务，这就对数字档案的服务工作提出了更高的要求。档案工作来源于社会需求，服务于社会需求。如何做好数字档案服务工作，更好地服务于社会，已成为档案工作人员当前需要思考的重要问题。
一、数字档案服务工作存在的问题
数字档案馆要求档案管理由传统的手工操作到应用现代新技术的转变，服务方式要求由以本馆（室）为基础的有限被动服务转向网络资源为主的无限主动服务；由以传统的静态、间接服务转向以提供参考咨询和开展编研工作等多种服务方式为主的动态、直接、快捷的高层次服务。但是目前数字档案服务工作还存在诸多问题：
（一）档案利用主体需求的提高与数字档案服务内容贫乏之间的矛盾
随着市场经济的发展，社会发展日益多元化与个性化，档案利用主体日益庞大起来。从之前的党政机关及其工作人员，逐步扩展到教育与科研工作者、各类经营者和普通居民。信息化社会环境下，公众对信息需求的加大，对自由、平等的利用档案信息的要求的迫切。人与人之间信息交流也更为频繁，对政治、经济和文化信息的了解、知情的渴望也更强烈，公众对信息需求面越来越广，需求点越来越深。在网络迅猛发展的时代，人们开始享受高科技带来的便利，效率、便捷、公众满意度成为衡量服务行业成功与否的重要指标。数字档案馆是为社会公众提供普遍信息凭证与传递的服务的中介，人们希望在此能够很方便地获取自己所需的信息。
档案服务工作日益成为社会公共服务事业，然而数字档案服务还处于初步发展阶段，暂时不能满足广大利用者多角度、多层次的需要。目前数字档案服务工作显然是不尽人意。无论在内容上，还是形式上都存在着单一、落后的问题，缺乏对档案信息深度加工的高品质产品，难以满足大众的需求。一些档案的目录虽然已经上网，但大多数只有条目，没有任何的说明文字和图片，更没有全文，这样只能起到提供线索的作用，不能满足利用者即点即利用的需要。而且数字档案的服务内容还没有形成体系，很多利用者根本看不到自己所需要的材料，有些能找到相关内容的，但没有相关的专题，这样让广大的利用者需要花更多的时间来查找自己想要的材料，带来诸多不便，降低了查档效率。另外，数字档案服工作仍处于“以我为主”的局面，建立的绝大多数档案网站扮演的不是信息传播的角色，而是档案宣传者的角色。利用者在网上接触到的一般是有关档案部门、档案信息、档案信息利用相关情形的介绍，很少有与利用者互动的情况。数字档案服务工作中很少有反馈制度，档案部门不关心具体的利用效果，不存在与外界的沟通。笔者点击了一些经济较发达城市的档案信息网，有的没有设置互动的栏目，有的设了在“与我联系”、“给我留言”等这些网页，但是利用者发表的意见、看法很少，这种状况没有很好地体现数字档案服务工作的功能，没有充分体现数字档案服务工作的优势。在服务制度上，不注重利用者的参与，这给利用者带来不便的同时，也影响了数字档案的服务效果。
（二）档案信息服务难度的增加与档案服务技术力量薄弱之间的矛盾
传统的档案信息服务只是手工翻阅检索工具和查阅案卷的简单手工过程。而数字档案服务是基于局域网的数据管理的工作，数字档案管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行的。档案中文件检索、信息传递和利用都是在计算机上实现的。这要求工作人员要会对档案信息数据库及档案网页的建设、维护与更新，要会完成档案数据库与档案信息查询管理工作，档案信息的网上传输、下载、原文检索、查阅等工作。数字档案服务工作人员在网络信息技术方面受到了挑战。工作人员不仅要精通档案业务，而且必须掌握数字档案管理的相关知识，这样才能做好数字档案的服务工作，发挥数字档案的信息化功能。调研显示，目前档案工作人员的数字化素养远远不能适应数字档案馆建设的需要。尽管他（她）们或多或少地经过了数字化方面的培训，档案数字化意识已大大加强，但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练，在技术基础和操作技能方面十分欠缺。目前档案工作人员中“技术型”和“中间性”人才严重不足。调研发现，目前档案工作队伍中具有信息技术专业背景（大、中专以上学历）人员的比例还不到5%，数字档案馆建设需要一支既懂得数字化技术又懂得档案专业知识的“中间性”队伍。然而，用浙江省档案局副局长韩李敏的话说：“在档案信息化建设中，最缺的就是那种处于档案专业和计算机专业中间地带，精通计算机同时又非常了解档案专业的‘沟通人’，这种人在档案部门非常难得，也非常需要”。如笔者打开某一档案部门网站的“声像档案”后，发现仅有几张图片，没有任何声音，与人们期待的在线音频、在线视频相差甚远，也与建设一个与“e”时代相称的高效的数字档案服务差距甚大。
（三）数字档案服务工作开展与资金缺乏之间的矛盾
要做好数字档案服务工作，必须配备一定的设备。如：计算机、服务器、安全操作系统、安全硬件平台、安全数据库、PKI/CA 、PMI、VPN等。要购买这些设备需要有一定的资金支持。目前有些经济不发达地区，基本没有开展数字档案服务工作，这些地区不可能象青岛市、深圳、绍兴市等档案馆那样把数字档案服务工作搞得有声有色，资金缺乏成了这些档案部门实现数字档案服务工作的瓶颈。还有些部门实现了数字档案馆，由于相应的配套硬件和技术人员，档案数字服务工作跟不上。目前我国的档案数字服务工作由于经济的差异，各地区发展很不均衡，有些开展得很好，有些没有开展，有些开展了但比较粗糙，技术水平发展不够等问题。
要做好数字档案服务工作，还必须有计算机能力较强的工作人员。目前档案部门自身由于受经费或管理体制的影响，也很少能给档案工作人员有激励的政策。在市场经济的冲击下，人们的思想观念和价值取向发生了变化，对职业的选择更多地趋向于对物质利益的追求。面对经济待遇或发展前景更好的外资企业、实权机关、高等院校等的竞争，“清水衙门”的档案部门对高素质技术人才缺乏吸引力。计算机专业的毕业生很少将档案部门作为就业的首选单位。虽然各高校档案专业近年来针对档案数字化建设的需要培养出了一大批管理与技术人才，然而，即使是这些“定制”的档案数字化人才，毕业后选择档案职业的也并不多。据调查，中国人民大学档案学院、四川大学档案学院等毕业的大学生，毕业后真正从事档案工作的人很少。即使不得已暂时选择了档案部门工作，也往往是“人在曹营心在汉”，一有机会就会另谋高就，导致在档案数字化建设过程中真正能够起到“主导”、“沟通”作用的双料人才少之又少。
二、提升数字档案服务工作水平的对策
鉴于当前数字档案服务水平存在的问题，笔者认为应从以下三方面入手，提高其服务水平。
（一）加大宣传力度，增加经费的投入，增加技术资源
由于政府或学校绝大多数人认识不到档案的价值，认为档案是可有可无的东西，是一堆“故纸”，档案的价值被忽略，不受重视，档案被利用的深度和广度不够。这样的结果使档案事业被社会冷落，处于边缘化的地带。一般地方政府和学校不太重视公共产品（包括档案馆）领域的建设，当各种利益冲突时档案馆又成为了牺牲品。在经费问题上也不象给其它部门那么大方。档案部门（特别是县级市档案部门）要加大宣传，增强广大民众的档案意识。利用图书、刊物、网络等宣传让人们明白是一种不可替代的，不可再生的社会资源，具有不可替代的重要价值，通过一些鲜活的例子使民众认识到档案是具有潜在和现实作用的宝贵财富，让全社会认识到档案存在着巨大的社会效益和经济效益。而数字档案服务工作可以随时、随地为人们和社会提供他们需要的信息，这样能刺激人对档案的需要，人们对档案和档案工作的依赖性就越强，可以使地方政府和学校有更多的积极性投资到数字档案馆建设中来，面对数字档案服务工作发展不平衡的形势，档案部门必须加大宣传力度争取建设数字档案服务工作所需要经费的支持，力求使数字档案服务工作发展得平衡而又快速。
档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，如档案部门可以效仿南京大学的做法，可充分利用馆藏资源，为广大师生开展有偿服务，一方面方便广大师生，另外也为本馆创造一定的经济效益。例如：可通过开展为毕业生拍摄学位照归档，为毕业生拍摄电子毕业照归档；为学生进行学籍翻译、毕业证书翻译；帮助教师编辑出版著作或成果汇编；开发档案管理、学籍翻译和有关软件系统等等方式，进行有偿服务。档案工作人员也可以积极申报国家、省、市和学校的科研项目，获得资金支持，增强档案馆自身的造血功能。
有了经费的支持，档案馆就可以配置适当的信息技术设施，为数字档案的服务提供坚实的物质基础。
（二）提高数字档案服务的人力资源
数字档案服务是利用现代信息技术对档案服务模式的创新，它给档案部门的服务工作带来了活力，也给档案工作人员带来了挑战。它不仅要求工作人员会上网、打字，它还要求工作人员懂得网络管理技术、应用管理技术、数据管理技术和网络安全技术等。数字档案服务不仅要求档案服务工作者掌握档案专业知识，还要掌握计算机技术，充分利用网络资源，能独立完成档案信息资源的提取、鉴别选择、提炼加工、制作目录、网上传输，最后制作出用户可直接利用的电子刊物、数据文件等可视资料。
要做好数字档案服务工作，很关键的一点是不断提高档案工作人员的数字化素质。笔者认为应从以下两方面着手：一是档案部门在招新人时可以采用档案工作人员职业准入考试制度，对想进入档案部门工作的人员进行岗前培训和上岗资格考试。考核范围与考核要求必须规范化，考核结果及证书颁发应公开透明，取得准入资格证书后方能从事档案工作。其中，档案信息化基础知识、档案信息化基本技能和档案专业基础知识作为考核的基本内容。职业准入考试制度，不仅提高了档案工作人员的信息化整体水平，而且可克服用人上的随意性。对既精通计算机同时又非常了解档案专业的人才要加大引进力度，实施优惠政策，加强对其的吸引力。二是要加强档案工作人员的交流和培训。大部分档案工作人员是不可能有时间和机会到学校进行系统学习的，档案部门应该为档案工作人员积极搭建各种工作交流平台，特别要与数字档案服务做得好的部门进行交流。研讨和交流的形式应不拘一格，可以通过专题会议、网上讨论、现场观摩、联合研究、同行部门之间的访问交流等。通过开展各种形式的、定期或不定期的研讨、交流，可以拓展视野、丰富知识、推广经验、认识不足，努力进取，提升现有高校档案工作的信息化素质，提高信息化背景下的档案服务工作质量。对于省里组织的数字档案培训，尽量让工作人员去参加。为了提高培训的效率，培训必须制度化、全员化。所有工作人员要定期参加各种类的培训，并要将参加的培训情况列入考绩、评审的范围。档案工作人员的数字化素养提高了，相应地数字档案的服务功能也就增强了。
（三）建立以利用者为焦点的服务体系，建立良好的关系资源
数字档案服务较之传统档案服务的优点是有网络作为媒介提供服务，档案部门应该利用网络的优势，建立以利用者为焦点的服务体系。因为信息技术的进步为档案服务工作创造了一个美好的新天地，档案部门有条件进入一个动力十足的新型运作模式，使得数字档案服务既有效率又方便快捷。首先档案部门要花精力采集各类有用档案的信息，而且要扩大到现行文件、资料、社会公众服务信息、数字图书馆等，再是将这些丰富的资源数字化，建成馆藏目录查询系统，给利用者提供大量的信息可以查阅和分享。“巧妇难为无米之炊”，一个具备很好的数字化设备和技术人员的档案馆，没有丰富的档案信息，它的服务功能就无从谈起。再站在广大利用者的需求立场上，对丰富的馆藏进行归类，提炼出大众所需的档案信息知识产品，尽可能地对档案信息内容进行浓缩、提炼，做成专题，以引导利用者在海量信息世界中，快速找到自己真正需要的档案信息。档案部门在网络上不仅提供目录、索引、全文等文字信息，还应包括音频、视频、图像等多媒体信息，给利用者提供全方位、高质量的信息检索查询服务，以满足利用者的多元化需求。
档案部门要借助网这一数字平台，通过其提供的多种传播手段，网上档案原文传递、数据库在线阅览、读者者论坛等，这样档案部门与利用者之间提供了可进行即时沟通与交流的 “公共话语”的空间。利用者可以通过网页中的“用户留言”框、电子邮件等即时性通讯工具向档案信息传播者发表自己浏览网页信息后的想法，档案部门也可以做出反馈，可以大大提高利用者的满意度。数字档案服务的咨询系统设立自我服务和帮助系统，可以提供利用者与服务人员的互动平台和自动引导利用者如何查找资料，还可以让档案部门及时了解利用者的服务需求和期望，及时调整相应的服务手段和方式，让数字档案服务的水平得到不断地完善和提高。档案部门还应加强外部门的联合，实现信息资源共享。建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的信息。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，更好地满足社会多方面的需要，同时也提高档案馆自身在社会中的影响和作用。
在信息化的时代，网络媒介为档案信息传播与服务提供了全新的技术手段，同时对档案工作人员的数字化素养也提出了全新的挑战。各档案部门应该充分利用自身的网络资源优势，充分尊重利用者的需求，创新服务手段，让数字档案服务水平和能力更上一个台阶。
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引言
高校的档案部门开展信息化工作面临最大的问题是人才问题，从档案部门来讲，要既懂档案业务，又能精通计算机技术方面的人才是非常缺乏的，而云计算在某种程度上可以缓解档案人才缺乏的问题。从档案管理的基础设施方面，从投入上还是比较欠缺的，在这一方面应该说云档案管理能帮助解决问题。对电子文件档案来说，它的这种长期可用性、安全性，应该说和纸制文件相比，可能比纸制文件更容易损坏，保护程度更差。针对这样的情况，云计算的引入可以解决这些相应的问题。
1 云技术的概念
云计算（cloud computing）是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，通常涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。云计算是分布式计算技术的一种，其最基本的概念，是透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统经搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。透过这项技术，网络服务提供者可以在数秒之内，达成处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大效能的网络服务。狭义云计算指it基础设施的交付和使用模式，指通过网络以按需、易扩展的方式获得所需资源；广义云计算指服务的交付本文由收集整理和使用模式，指通过网络以按需、易扩展的方式获得所需服务。这种服务可以是it和软件、互联网相关，也可是其他服务。
2 云档案的特点
2.1云计算提供了最可靠最安全的数据存储中心，用户不用再担心数据丢失、病毒入侵等麻烦。很多人觉得档案信息只有保存在自己看得见摸得着的电脑里才最安全，其实不然，你的电脑可能会因为自己不小心而被损坏，或者被病毒攻击，导致硬盘上的数据无法恢复，而有机会接触你电脑的不级法之徒则可能利用各种机会窃取你的数据。反之，将档案信息存储在档案馆提供的云档案平台上时，立档部门就再也不用担心档案信息的丢失或损坏。因为在云的另一端，有档案馆及校信息办的专业团队来帮助管理档案信息，校信息办先进的数据中心来帮助保存数据同时，严格的权限管理策略可以帮助立档部门放心地与他人共享数据。档案数据的安全备份工作由校信息部门统一完成，大大降低了立档单位的管理成本。
2.2云计算对用户端的设备要求最低，使用起来也最为方便、快捷。立档单位只要有一台可以上网的电脑上有需要用到的软件，那么所有用户就都可以共享这个软件而不需要其他额外的安装，就可以在浏览器中直接编辑存储在云的另一端的档案信息，再也不用担心档案软件是否是最新版本，云平台为各大门类档案系统提供标准的详。
3 高校云档案管理的模型设计
云计算数字档案馆系统主要是由云计算数字档案管理应用程序数字管理节点，计算机专用网络安全防火墙公用和私有的硬件设施等构成。云计算的数字档案馆的档案信息是分布式的，以数据流的形式分布存储在各个数字档案节点上的。在基于云的数字档案管理系统里面，核心的还是数字档案信息的组织形式，也是基于云计算下的一个基本的组织模式。
这是档案云的一个基本架构，主要是和前面说的云计算的基础架构差不多，主要分基础设施软件、服务平台和客户端，另外有评估标准和咨询进行系统支撑。引入云计算这项技术，对提升档案管理的水平，解决档案管理中存在的问题，有这么几方面的好处：一是能够减少投入，减少对硬件设备的投入，减少对传统管理模式上的投入。二是共享性更高，不同设备之间的数据和应用共享，通过互联网或者移动互联网提供面向海量信息的处理模式，共享性更高。三是信息更加安全，刚才前面已经提到，云计算在信息安全方面有它的考虑，当然对于安全的理解，不同的人在不同的角度有不同的理解，对于云计算带来的问题也有很多的顾虑。四是在客户端用户端负载更低，不需要为一次性任务或罕见的负载状况准备大量设备。五是工作效率更高。六是使用更方便，通过用户存储的信息网络链接在云平台上为用户提供权限和安全保障服务个性、定制服务等专门的服务。七是为档案馆信息查询窗口电子、文件中心提供档案安全保障。五位一体的建设提供更先进、便捷、有效的服务、档案云的一些特点：通过虚拟化技术实现基础设施和基础服务的统一管理可以实现动态的可伸缩的架构，满足应用和用户规模的需要可以节约信息化基础设施的投资，避免重复建设、可以充分利用。
