发布时间：2023-09-24 15:54:42
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的电子档案管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、档案管理工作的电子化趋势
随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。
二、实现档案管理电子化的诸多益处
（一）充分利用最新技术，与时展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以实现资源的最大化利用。档案管理工作注重对信息的加工，以往的纸质档案模式受经费的影响，很多工作难以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁重，如果只运用纸质档案费用很高，档案管理工作电子化的实现，解决了这一难题。除此之外，电子信息还具备可以拷贝的特性，改变了原有纸质档案手抄的形式，在进行查阅的时候，能够通过拷贝轻松实现档案备份。这使得档案工作者的劳动成果得以体现，也使得档案管理工作服务的范围更加广泛，从而实现了资源的最大化利用。
（四）加强了档案信息的实效性。档案信息具有时效性，医院的档案信息更是如此。应用以往的纸质档案，实现对档案信息的再加工，所耗时间较长，不利于实现档案信息价值的最大化。电子档案的出现，极大缓解了这一难题，因为通过对计算机的操作，人们能够顺利实现对原有档案信息的查阅与修改，从而实现档案管理工作的良好开展。
三、规避电子档案管理工作中的风险问题
档案管理工作采取电子化模式，与原有模式相比，在带来诸多便捷的同时，亦存在着一定的风险，作为档案管理工作者，要有规避风险的意识，使档案信息实现最大的应用价值。
（一）是电子档案管理工作存在风险的原因。
1.与电子档案的特性有关。保障档案信息安全是档案管理工作不容忽视的问题，特别是电子档案的出现，档案信息安全问题更是应该加强，这与电子档案的自身特点有极大关系。医院的档案信息众多，电子档案的信息安全受到影响，无疑会对档案管理工作本身以及其他工作造成重大影响。所以，在日常工作中，注重电子档案管理中的安全工作，有着极其重大的意义。
2.档案管理工作中规范性不强。档案管理工作中安全问题是人们较为容易忽视的问题，在对档案管理工作的规范上表现的也不够充分。突出表现为管理计划的制定较为随意，风险评估不够彻底，档案安全现状不能保持等几个方面。加强档案管理工作中的规范性是社会新时期发展的要求，是做好档案管理工作的有力保证。
（二）规避电子档案管理工作中风险的措施。
1.提高档案管理工作人员的工作素质。为了规避电子档案管理过程中的风险问题，提高工作人员的业务素质是良好举措。除引进一些高学历、高能力的档案管理专业素质人才之外，还要注重对单位的所有档案管理工作人员的素质教育，举行定期的培训，提高其专业、负责的精神，真正形成忠于本职工作，实现部门间的合作互动的良好局面。
1.电子档案载体的保护
传统纸质档案的载体材料是纸张，而电子档案的载体主要是磁性物质材料，如磁带和光盘等。因此，两者对载体的保护有很大区别。对电子档案载体的保护最重要的是要提供符合磁、光介质的保存环境，电子档案所需的环境温度为17℃-20℃，相对湿度为35%-45%，而纸质档案保存所需的环境温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%；要避免阳光直射，以免电子档案载体材料发生氧化反应，造成信息丢失；远离磁场，存放电子档案的柜架或金属盒要有抗磁性，以免发生消磁或磁化现象；要避免机械震动，以免破坏数据信息的完整性；存放电子档案的库房内还应配有防腐蚀性有害气体的设施和设备，定时进行机械通风，保证环境通风良好。另外，存放电子档案的档案室要配备防腐、防潮设备，远离释放有害气体的工厂，要定时进行室内通风，保证档案室内拥有良好的空气质量。纸质档案的耐久性可以持续几十年甚至上百年，与纸质档案相比，电子档案载体材料的寿命比较短，一般仅为5-10年。因此电子档案应每5年进行一次有效的安全性检查，包括外观检查和逻辑检查。外观检查，即检查表面是否有污垢、损坏等现象；逻辑检查，即用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验，以便进行有效的修正或更新。电子文件不同于直观的纸质文件，需要借助现代化的办公设备才能读取，其中计算机是十分重要的工具，电子文件的显示、拷贝，电子档案的整理、鉴定、利用等都是在计算机上完成的。因此，为了保证归档电子文件的有效识读，要注意对计算机及其软硬件加强维护和更新。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、复印机等；软件包括压缩处理的软件以及电子档案所依赖的计算机技术和数据参数，如音频设备文件等。在电子档案归档时应注意收集其属性标识和相关软件，用视频设备获得的动态图像文件还应注意收集其压缩算法和软件。
2.电子档案真实性的维护
由于电子档案的形成快速便捷，在归档的时间上比较自由，可以在文件处理完成后立即归档，也可以在某一时间周期内归档。为了保证电子文件在传输、处理过程中准确无误，防止信息失真，电子文件在形成过程中要随时进行签名、信息验证和身份验证。由于电子档案是由一套特定的数字代码程序组成的，凡是能接触到电脑的人都可以对其进行修改，为防止非法访问或随意改动电子档案，对电子档案的修改、存储、传输等操作要进行实时登记，并以密码形式防止删改，以保证电子档案的真实性。对于需要签署的文本，可以采用声音批示，以弥补单纯的手迹签名的不足。有时为了保证电子文件不被非正常改动，应采取更严格的安全措施，如开发专门的安全保护软件或者编写安全程序；同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对重要的电子文件制作纸质文件加以保存。将电子档案中的电子文件设置为“只读”状态，也能够保证从计算机上读取到信息而不做任何的改动。每一份电子档案都有自己的相关背景，不仅是业务方面的，也包括相关的政治、经济背景。在保存电子档案时需要将这些背景信息一并保存，这不仅能够有效地帮助以后的利用者了解电子文件所包含的信息内容，也有助于证明该电子档案的真实性。
3.电子档案完整性的维护
在保存电子档案的过程中，为保证档案的完整性，需要把电子档案与其他档案的相互关系、相对位置等元数据一并保存，相关的应用软件也需一并保存，包括电子档案的相关电子图像。随着电子档案数量的不断增加，其所占用的存储空间和时间也随之增加。为保证电子档案的完整性，必须做好相应的备份工作。首先要对所有电子档案进行完整的复制，在以后每次复制时，只需针对上一次完全复制后新增加的数据或修改的数据进行备份复制即可。这样能够避免因每次都备份所有数据信息而造成的存储空间和保存时间的浪费，保证电子档案在保存和恢复时的完整性。由于电子档案依赖于计算机和计算机网络而存在，所以要保证电子档案的完整性必须在这两方面做到万无一失，即将同一电子档案保存于两台以上的电脑中，以防止一台计算机出现故障造成电子档案不完整；同时需将同一电子档案保存于两种以上的网络中，防止某一网络被毁坏，造成电子档案失去完整性甚至永久丢失。正是因为电子档案在载体保护、真实性维护和完整性维护方面存在诸多要求，且比较依赖相关成熟的技术，而纸质档案则可以真实、直观地再现文件的原貌。因此，在一定时期内电子档案不会完全取代纸质档案，两者形成并存发展、相辅相成的依赖关系。同时在档案管理工作中也需要二者相互配合，充分发挥电子档案的效用。
4.加强电子档案安全性的防护
网络的普及极大地促进了电子档案管理工作，因此加强网络安全不容忽视。加强电子档案安全防护主要有两点：一是用法律保护电子档案的信息安全，增加法律意识；二是要创建档案安全管理系统，确立基于角色的访问控制模式，充分利用现代信息安全技术，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落实，电子档案数据库安全建设，电子档案管理系统安全运行和与相关信息安全技术结合运用的基础上，电子档案的安全性才能够得到保证。
5.加强电子档案管理人员的培养
关键词： 电子档案 管理难点对策
一.电子档案的特点
电子文件是指能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传输的数字代码序列。电子文件按一定手续归档后便形成电子档案, 它具有如下特征：①与计算机软、硬件等设备关系密不可分；
②与纸质档案相比概念上有本质的区别；③更高要求的保管条件。
电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损。当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合的档案信息具有系统性、真实性、价值性,企业才能从中获得更为完善的服务。
二． 电子档案的归档要求
计算机特点之一是修改方便,这一特点却是档案部门的大敌,档案是不允许修改的,即使有错,作为真实的历史记录也是不能修改的。为了防止修改,档案管理软件中可将电子档案设置为“只读”状态,这样用户只能从计算机上读取档案信息,而不能作任何修改。如果要用光盘,一般应该采用一次写人多次读出光盘即WORM光盘,这样用户只能读取信息,不可以做任何修改,这种不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子档案。
在电子文件的归档过程中, 应注意登记电子文件的容量及形成时间, 特别是形成时间不但要登记年、月、日还要登记时、分,因为文件只要修改其存储容量、时间, 则和原来的文件是不一致的,这样档案人员就能注意到文件在复制、打开过程中是否被有意或无意的修改,如果发现文件被修改,应及时寻找原因, 防止类似情况再次发生,并尽可能恢复原电子档案的本来面貌。
对归档的电子文件应注意是否被加密和压缩,当发现文件被加密时,应及时和文件形成者取得联系,给予解密。对压缩的文件,由于压缩工具众多,一人一个方法,不利于档案的提供利用,建议对所有压缩的文件全部解压后再存储在光盘上, 这样对电子档案的保管、日后维护、提供利用等都是有利的。
归档拷贝的份数,一般为二套,分别存放在不同的地方,如果某些电子档案利用率特别高,可做一套专门用于提供利用。保存二套的原因是由于电子档案在长期保存过程中可能会出现读写错误,但同时同一文件同一位置出错的可能性是很小的,这样可大大提高电子档案的安全性和可靠性。光盘存储技术发展到现在也只有二十年的时间,档案管理人员不能有太大的期望能永久保存电子档案,在经济能力允许的情况下,可适当考虑转存到缩微胶片等其它更能耐久存储的载体上。
电子档案的保管和维护措施
电子档案的保存,首先要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保存环境,一般是指脱机存储而言,应而要达到有关要求如归档光盘应直立排放,严防变形,不得擦洗、划刻、触摸盘片的处,不得弯曲、挤压、摔打盘片,防止盘片沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射温度控制在17～20℃,相对湿度35%～45%远离热源、酸碱等有害气体和强磁场,对需长期保存的电子档案最好存放在恒温恒湿的档案库房中,有条件的档案馆可将光盘等直接存放在防磁柜中,防磁柜平时尽量少开启,防磁柜的钥匙应有专人负责。良好的保存环境,不
仅可以延缓载体的自身老化,而且还可以减慢载体上所有信息的自然衰减。
电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响,即使在良好环境下,也难免不发生信息丢失或读取错误的现象,这是由于载体在长期保存过程中材质老化及磁记录的自然衰减所致,所以对保存的电子档案,应每隔一年抽样机读检验一次。光盘的拷贝转存应根据光盘的保管情况、光盘驱动器的发展和兼容情况、计算机操作系统变化情况、硬件环境的变化情况而定,当上述四个条件任何一个发生较大变化时,应考虑有必要进行转存,转存时特别要注意选择最新型号的光盘、驱动器、计算机操作系统和硬件环境,这样下次转存的时间间隔可长一些,同时原光盘至少应保存一个转存周期,以防万一。
四．实现档案电子化的途径
(1) 档案信息数字化。档案信息数字化是经过电子技术处理而记录在新的介质上的一种方式, 进而形成了新的文件和档案, 称为电子文件和电子档案。电子档案具有信息与载体之间的可分离性、信息的可变性、信息的记录与读取速度快、多种信息集成性、信息的可操作性等特征。电子档案的这些特性, 使人们获得与处理档案信息的方式发生深刻的变革,档案信息的检索查询和提供利用更加方便快捷,可使档案信息实现资源共享化,更大限度的满足企业对档案信息利用的需求。实现了档案信息数字化就为档案信息网络化打下了基础,档案信息数字化是实现档案电子化的有效途径。
(2) 档案信息标准化。档案信息电子化形成电子档案。电子档案与传统档案的区别在于记录方式的数字化,当使用电子技术和设备将信息记录在光盘或磁性载体之上形成电子文件或电子档案,其信息就不能脱离这种生成环境和设备单独存在,电子档案信息具有非人工识读性和系统依赖性。电子技术及设备的不断进步,使电子档案形成的环境出现较大的差异,这种差异造成电子档案信息经过一段时间后,存取性受到限制,旧的硬件及软件已经被新的硬件及软件所取代,旧的硬件及软件环境生成的档案信息在新的环境下不能被正确识别并存取。这就要求电子档案信息实现标准化,实现电子档案信息存储结构及格式的标准化,形成通用的存储标准,使之在各种不同的环境下都能被准确识别、读取、存储。因此, 档案信息标准化是档案电子化持续、长久发展的唯一途径。
(3) 档案信息网络化。实现档案信息资源网络化就是要实现档案信息系统与网络技术和网络应用软件的集成,形成可查询多种平台的档案信息管理系统,使之支持多种操作系统,具有统一的用户界面,统一的文本格式,统一的查询方法,用户科直接得到所需要的档案信息。企业科技人员通过网络进入档案网站,经相关手续取得许可授权,进入网站检索相关信息,阅读或下载所需档案信息,以满足企业快速发展的需求。
【关键词】 电子文件管理;利用;保存;电子档案管理人员的培养
一、电子文件的特性
电子文件是人们在社会活动中形成,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则。电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性。在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行快速、便捷的自由组合分类。
二、电子文件的管理
首先,重视电子文件的归档工作。强化人们对电子文件归档管理的意识,各级领导应把电子文件的归档提上议事日程,重视、强化电子文件的归档管理,要形成以组织机构为保障、办公室综合档案室为轴心、各部门为节点的档案管理网络体系,真正做到职责明确、上下联动、保障有力。电子文件与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。不仅要加强对这方面专业知识的学习,应积极与相关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,并按照归档的要求,开展业务指导和协调,协助制定有关制度,保证电子文件的归档质量。完善电子文件归档制度、做好电子文件的归档工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,还要布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
其次,加强收集整理工作。电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础,电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案。当正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求或从保留文件重要修改过程的信息来考虑时,则应对起辅助作用或正式作用的草稿文件进行收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该制定严格的措施,必要时应在收集整理过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品,避免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。我公司从制度着手,制定了《电子文件归档与暂行规定》,从资料收集开始就落实到责任人,确保了电子文档的真实性、完整性、系统性。
三、电子文件的利用
在档案网络化条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。档案工作人员要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务,按照档案管理现代化的要求,实现文书档案、会计档案、照片档案、声像档案的电子检索,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,提高工作效率。加强档案信息化建设,为方便快捷服务创造条件。按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理,建立电子档案管理制度,实现电子档案标准化,以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密连接起来,以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享。档案信息化是国家信息化建设的重要内容,档案信息化可为各行业、单位提供日常工作所需的共享数据,逐步形成决策咨询系统,对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。
四、电子文件的保存问题
电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。由于电子文件形成的时间短,缺乏实际保存的验证,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。建议磁盘每2年、光盘每5年复制一次并按原来编号保存。
五、电子档案管理人员的培养
首先,重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来。其次,加大现有培训力度,采取走出去和引进来的双向方式,开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训,尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。最后,适时组织人员到兄弟单位参观学习,取长补短,切实提高档案人员的业务水平。
参考文献
1 电子档案的特点优势
1.1 保密性强
相较于传统纸质档案的整卷查阅所带来的风险，现在所使用的电子档案可以实现部分查阅，这就在一定程度上降低了档案被泄露的风险性。在进行纸质档案查阅时，因为所有的档案信息都是连在一起的，所以，不可避免的会看到一些所查阅资料之外的信息，不利于档案的保密[1]。档案查阅时，只能够接触所需的单份文件，而无法了解其他内容，实现了文件的保密。同时，电子档案的查阅是利用计算机的技术，改变了纸质档案查找时的困难。
1.2 高效、快捷
电子档案是电子信息技术在档案管理中的应用，不但能够降低工作人员的工作负担，提高工作效率，也能让查阅档案的人高效、快速的获取信息。网络技术的应用，极大的方便了档案管理，避免了档案归档和查找的繁琐，让工作人员从人力的耗费中解脱出来[2]。同时，可以分散工作量，实现随机归档，减少了归档和整理的时间，更方便进行检索，提高了信息的获取效率。因此可看出，高效；便捷是电子档案最大的优势。
1.3 提高档案的使用效率
对档案的进一步加工、利用是档案管理工作的主要目的，电子档案可复制、能重复使用的特点，更能满足档案加工的需要。传统的纸质立卷工作是有档案管理人员按照自己的认识水平进行操作的，由于每个人的认知是不一样的，这就造成了档案标准的不统一，既影响了档案整体的质量，又不利于档案今后的使用[3]。同时，在进行人工归档时会浪费掉大量的时间，从而导致了管理人员没有时间进行编研工作，不利于管理水平的提高。
电子档案的使用既可以提高工作人员的工作质量和工作效率，又能够减轻工作人员的压力，让工作人员把更多的时间和精力投入到编研工作之中，从而提高档案管理的水平。
1.4 及时补漏增缺
传统文书在资料收集时，如果出现漏记、漏交的情况，为了及时的增缺补漏，就要把文书进行拆卷重做，这样既浪?M了人力、物力、财力，又降低了工作效率。如果电子档案中出现了问题，可以直接利用计算机进行修改、更正，更加方便、快捷，省时省力，让档案随时保持在最新状态。
2 电子档案管理中存在的问题
2.1 管理不规范
纸质档案的使用时间较长，管理人员已经逐渐形成了保存纸质档案的意识。而由于电子档案的使用时间不长，档案人员单纯的认为只要将档案信息录入系统等存储设备就可以，疏忽了对于电子档案载体U盘、移动硬盘、光盘等的管理，没有对其中的数据进行备份，随意进行放置，最终导致设备丢失，档案资料的外泄。另外，在技术安全方面，没有采用一定的防复制技术，不利于档案的安全。同时，管理者对于文件备份的要求太过笼统，没有明确具体备份的文件、备份所采用的设备等，给工作人员的工作带来了一定的困扰，导致电子档案备份管理混乱。最后，电子档案的管理比较分散，没有建立一个完整的体系，不利于信息的获取和交流。
2.2 档案管理人员素质不高
新的档案管理方式的使用给事业单位档案管理人员提出了更高的要求，为了充分发挥、利用电子档案的优势，档案管理人员必须要在具备高的职业道德水准和自我约束力的前提下，熟练操作计算机以及相关的应用软件。结合实际情况，我国现阶段的档案管理人员由于日常工作量比较大，无法集中进行电子档案管理工作，并且部分人员对于计算机操作存在着一定的障碍。另外，现在的岗位人员具有较强的流动性，频繁的人动不利于电子档案管理工作的长期进行。
2.3 电子档案安全问题
电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关人员资料信息被泄露的情况频频发生，给这些人员的安全带来了一定的隐患。
3 电子档案管理的创新性对策
3.1 建立健全相关的规章制度
建立健全电子档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让电子档案管理走出无序化状态。电子档案在事业单位中的应用已经非常普遍，但是由于缺乏档案之间的联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用电子档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善电子档案的管理制度。详细规定电子档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且结合事业单位的特点对档案进行补充和完善。电子档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。
3.2 培养专业的档案管理人员
电子档案的管理水平是由档案管理人员所决定的，因此，在进行电子档案管理时，必须采用专业的管理人员。首先，在进行人员聘用时，要选用一些专业知识强，并且计算机技术过硬的高素质复合型人才。其次，对于已有的档案管理人才要进行定期的培训教育，提高他们的计算机技术和职业道德。之后，由于电子档案管理是一项内容复杂、专业性较强的一项系统性工作，所以，要尽量避免人员的流动或将人员流动控制在合理的范围内，以保障工作的延续性和长期性。
3.3 提高电子档案的安全性
电子档案的安全是电子档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障电子档案的机密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。
3.4 加大资金投入
档案管理中所使用的设备软件的质量好坏，在一定程度上影响了档案管理的水平，要想改善这种情况，必须加大资金的投入。档案管理人员可以向相关部门申请经费，改善档案管理的设备和工作条件，现代化设备的使用可以极大的提高工作效率，降低工作人员的压力。另外，使用一些保密性强的应用软件，提高档案管理的安全性。
在我国目前的事业单位档案管理中，电子档案管理已经渐渐取代纸质档案管理的模式，并占据着越来越重要的地位。它的高效便捷等优越性给档案管理工作带来了进步，然而它的优越性背后也必然伴随了一定的缺陷。本文通过阐述事业单位电子档案管理的优势，浅谈其背后的不足，提出建议和改进方案，使电子档案管理在事业单位的应用中更大程度的发挥自身优势。
一、事业单位使用电子档案管理的优势
电子档案不仅涵盖了纸质档案存储记录的一切优点，它还开辟了许多其他领域的存储功能，例如储存音频，视频，图像等更全面地档案信息。它省时省力，便于查找，信息的综合性强，在很大程度上提升了档案信息的利用率，减轻了管理人员的工作强度。具体说来，事业单位使用电子档案管理的优势主要有以下几点：
（一）方便、高效、快捷
事业单位使用电子档案管理，电脑工作替代了人力劳动，从而大大减少了从事档案管理人员的劳动量，降低了档案管理人员的工作强度，同时又提高了工作效率。利用网络进行传输，又降低了传递成本。不仅如此，电子档案管理也提高了信息的集中性，综合各类相关信息集一体，避免信息查询时出现遗漏。大多电子档案存储都是依托于表格的形式，这样繁琐的资料检索就变得一目了然，方便快捷。此外，电子档案信息存入电脑，这样就不易丢失，也不容易被他人更改，提升了档案信息的保密性和安全性。
（二）提高了档案信息的利用率
档案存储的目的就在于对其信息的使用。而要提供有充分利用价值的档案，就必须要有信息量充足完善的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的利用纸张进行立卷，立卷人根据自己对信息的理解来进行操作，这就使得各份文档卷宗的标准很难达到完全的统一，从而影响了文档信息的质量和使用价值，给以后的使用工作带来很大不便。文书档案管理进行微机管理，使得立卷工作有了统一的标准，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的减少，给立卷人员提供了更多的时间来进行立卷工作的探索和研究。
二、我国事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题
过分依赖电脑等电子设备，忽视其不安全因素。事业单位中常见的情况有，电脑等存储设备陈旧，硬件设施落后，无法适应当前的网络状态，不能很好的进行存储和网络传输。其次是一些配套软件的质量落后，不及时安装更新，对于一些新型病毒不能有效抵御。电子档案管理人员安全意识淡薄，不注重电脑加密，不注重对档案信息的保密和保护。电子档案管理工作没有特殊的工作区域，与其他部门工作人员混杂在一起，不做工作分区。不仅如此，电子档案管理立卷人员还没有从纸质立卷的工作模式中解放出来，不适应新的电子档案管理模式，不能合理立卷。另外，目前还没有明确健全的管理制度，对电子档案管理工作人员没有明确的制度约束，不能确保信息的安全性。
三、电子档案管理的方法及建议
（一）确保电子档案管理工作的安全性
电子档案管理工作的重中之重是确保其安全性。首先要具备充足的安全意识。依托于电脑存在的电子档案，具有不稳定性，电脑自身硬件问题，断电，网络病毒的侵害，办公软件的不健全都会对电子档案的生成、存储、共享带来损坏或丢失，给存档工作造成巨大损失。不仅如此，各种不稳定的因素就要求了立卷人员在存档工作中必备的安全意识。及时对办公软件修护和升级，对电脑硬件及时检修，输入信息之后养成及时保存的习惯，加大对网络安全建设的投入，引进先进的技术管理，做到网络安全的建设，做到计算机的定期更新和升级，防止病毒的入侵。另外，还要完善电子档案管理的相关法律法规，通过确保网络环境的安全才能确保电子档案的安全以减少不必要的损失。
（二）注重对档案管理人员技能的培训和专业水平的提高
要提升立卷人员计算机技能，进行定期的学习和培训，提升其专业素质。电脑的良好使用，人依然是决定因素。档案管理人员专业素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案电子化信息化的关键所在，这就要求每位立卷人员要在当前的电子管理形势下，提升自身的专业素养，加强对计算机的认识及软件的学习，掌握现代信息管理技术，从而提高电子档案管理工作的质量和效果。
（三）以完善的管理制度做权限约束和监督
加强对档案管理人员权限的管理，来确保电子档案信息的安全性。不仅如此，还要加强对内部人员的监督，普及《档案法》等法规制度，强化管理意识和安全保密意识，使一切电子档案管理工作有法可依，井井有条。
关键词：电子档案；管理工作；信息化与数字化
近年来，世界各国信息化发展进入了快车道，我国的信息化应用也进入大发展阶段。新技术的应用为社会各行各业带来极大的便利，但与此同时产生的大量的电子文件，则为档案管理者带了很大的困扰，如何应对新的问题与挑战，需要档案管理者以更大的智慧和勇气，积极创新档案管理。
一、电子档案产生的背景
自从1946年，世界上第一台计算机诞生以来，信息技术的发展可谓日新月异。与此同时，电子文件的飞速发展与广泛普及已是大势所趋。人们普遍认为，纸张的发明与推广是人类记录历史上的第一次变革，当下，正在发生的电子文件代替纸质文件，则很容易被理解为人类记录历史上的第二次变革。而档案是什么？其本质就是原始生活的记录。尽管记录的载体发生了变化，但是本质却是同样的。
那么，就出现了一个问题，这个问题给他的管理者带来了极大的困扰，即：发生了载体转变的巨量的电子档案如何有效管理？
二、电子档案管理的现状
（一）电子档案更难鉴定
国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》（以下称《办法》）第二条称：“本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。”那么，问题是，随着各行各业信息化技术的应用，例如不同办公管理软件的应用，由此产生了不同形式、不同规格，可谓各式各样的电子文件。如何在复杂多样的电子文件中鉴定出什么是可以作为档案归档的电子文件，仅仅依照上述《办法》显然是不能的。
窃以为，首先，可以被称为电子档案的电子文件与可以被称为文书档案的文件是同样道理的，两者在本质上一致的。传统的纸质档案，大多是由文件归档形成的，即，具有长期保存价值的非现行文件。同理，并非所有的电子文件可以称作电子档案，而应当是具备了一定的保存价值和利用价值的电子文件，并且被归档。与传统纸质文件进化为文书档案不同的是，电子文件在转化为电子档案的过程中，还应当具备两个特性：一是必须为真实可靠的反应人们生活工作的原始记录，同时还要具备内容不能被轻易修改的特性，这就要求电子文件在转化为电子档案的过程中，电子文件的格式应当局限为PDF等不易被修改的格式；还有一个需要注意的是，电子档案必须具有长期可读性。因为，随着新技术的革新，或许经过一段时期，会发生因为人们读取信息设备的改变，而导致今天我们花费了大量人力物力所保存的电子档案出现无法顺利利用的逄。“我国90年代举办的一次重大的国际体育比赛的电子文件目前已完全无法读取，20世纪80年代开展的一次重要的全国普查活动的99%的原始数据已经丢失，某市政府大批20世纪80年代生成的电子文件无法读取。正因为上述原因，电子文件在鉴定为电子档案的过程中比传统的纸质文件更加困难。
（二）电子档案管理失控
通过了解，现今大部分的档案馆对凡是属于国家所有的、具有保存价值的实体档案都进行了归档、保存。但对于大量的电子文件产生的电子档案，却很少有档案部门将之列入工作议程。（部分档案馆在尝试收存一些电子档案，但没有一个标准、科学的依据）另外，各个电子档案产生单位没有相应的电子档案管理制度。
（三）电子文件法律体系欠缺
在许多国家，电子文件的证据效力已得到法律认可，而且法律强制政府机构和公司有效管理电子文件，以保留业务活动证据。我国在2004年通过了《中华人民共和国电子签名法》，确认了部分电子文件的法律效力，但在一些方面还存在局限性和不适应性。电子文件法律体系亟待进一步完善。
三、电子档案管理创新
（一）管理理念创新
面对新生的事物，人们往往会有抵触或戒备的心理。电子文件的出现，甚至于趋向替代传统的纸质文件，这一形势必将成为历史的必然。面对这一必然趋势，电子文件的缔造者，即电子文件生成者与电子文件成为电子档案的管理者应当改变传统观念，正确地认识这一变化，以迎难而上的积极姿态迎接新生事物挑战。
（二）领导组织创新
信息化发展到今天，在电子文件逐渐取代传统纸质文件的过渡期这一关键历史阶段，需要充分发挥领导者的组织创新管理能力，纵观历史，优秀的人才在历史的某个阶段产生的历史的推动力往往是难以估量的。这就要求各级档案领导干部要乐于学习计算机等信息化技术，只有领导干部了解了信息化技术，才能更好的领导档案队伍，更好地开展信息化建设，为形成高质量的电子档案和方便高效的保存、利用电子档案奠定基础。
（三）管理机制创新
档案的管理是一项长期性、系统性的工作，电子档案的管理更是一项需要着眼当前、放眼未来的伟大工作。这项工作的有效_展不仅仅需要今天的领导干部具备开拓创新的思路和巨大的智慧与勇气，更需要一项完整的机制来保障电子文件有效归档，成为电子档案。如此才可以避免领导干部换届导致工作政策的反复。在国家带头起草一系列的电子档案归档办法及制度后，各级各类档案管理部门也应及时的，结合本行业、本单位实际，制定行之有效的电子文件材料归档制度，为电子档案的建设事业持续地保驾护航。
总之，电子文件到电子档案的有效管理和利用，看似简单，实则还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。前面有困难，但路还要走下去，电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。
参考文献：
[1]马莉.对电子档案管理工作的几点思考[J].兰台内外，2012（03）.
[2]王金玉.浅谈电子档案管理[J].黑龙江史志，2011（22）.
通过电子档案来存储整理有价值的电子文件和资料。目前，在日常工作中的电子档案及电子档案的管理呈现出普遍增加的现象。随着信息技术的飞速发展，电子档案管理水平有所提高，同时对电子档案加强管理的意识也越来越强烈。提高管理电子档案意识，使电子档案的利用更准确、更完全、更可靠。然而，电子档案的使用必须建立在信息技术基础上，还需要发挥软管理功能来充分发挥自身的优势。主要以电子文档的数量以及电子文件完整性和风险来确定该归档的文件不完整或不完整。目前，基于电子档案进行管理的主要有三种方式：提供复制、传播和直接使用。有很多专家和学者对电子档案进行综合研究，这些研究提供了对电子档案利用的有力保障。发展电子档案系统，可以有利于评价未来发展趋势与电子档案袋，这是中国档案管理现代化的一个重要指标，在我国加强档案的运用中加强了电子记录，电子档案利用对我国发展档案管理具有重要的意义，如何开展电子档案的有效管理是加强档案利用的有效保障，这也对我国的现代化建设具有十分重要的意义。在目前的工作中，电子档案的数量逐渐增多，档案管理机构已经开始对电子档案的管理进行深入的分析和研究。加强对电子档案的管理，可以更好地利用电子档案，更迅速地提高档案的内部管理水平。在电子档案管理过程中，应充分利用电子档案，发挥其优势，提高档案管理水平。从电子档案的管理开始，就意识到数字档案的重要性，对内部管理组织的需要进一步分析，并提出了一些建议，以提高电子档案管理办法。
2电子档案在档案管理中的重要性
2.1电子档案可以快速的分类处理信息资料，它是依靠计算机来操作的，所及处理的速度很快
复制文件和管理文件中使用传统的钢笔字进行标准处理归类时，由于人为操作的不定性因素，会造成很多的披露出现。信息化处理可以将文件信息收取、存储、分类、统计和访问是非常便捷快速，同时不容易出现问题，提高准确性。
2.2通过电子文档进行存储的文件，可以方便共享交流各种文件
相对而言，传统的存储方法，不便于查询翻阅，更不会方便与共享文件信息，这样大大降低了更新文件信息的速度。这是很难找到的文件信息。利用信息技术，以及一些信息化的处理软件，对档案进行电子化管理，这样可以更加快速便捷查询了解资料。同时对于不同类型的资料进行有效的分类归档，进行排序，更加便于以后的搜索。
2.3相比较于传统的纸质存储方法，电子文档存储的方法更加的环保，更易储存
因为纸质的存储方法会受控于外加的环境的影响，会因为潮湿或者虫蛀等各种不利因素减低存储的时间，这样就会要求对于纸质的存储环境要求较高。同时大量的信息需要存储的情况下，会消耗很多的纸张，不利于生态环境保护。而电子文档不但存储的时间较长，易于保护，不受外界环境的影响。
2.4信息化的存储信息可以保证信息在交换过程中的安全和快速性
一般的阅读和写作在这个高速闪存的速率是远远超越传统笔记法；同时存储仪器较小，便于携带，信息化可以很容易，如果你传输文件五千万字的记录，这是无法想象的。同样电子档案在安全性方面具有重要的作用，例如：档案的长距离传输，丢失处理文件造成重要文件丢失，电子档案的丢失和延迟调用进程信息，所以，将信息化可以充分发挥其特殊的共享效用，同时有效的较强保护文件信息。当然，电子文档或万无一失。事实上，在贮存和使用过程中的电子档案有一定的风险。安全电子档案存储需要存储设备具有较高的识字率，如果被盗损坏的程度将远远大于传统媒体。此外，由于信息通过一个规范的字符标示存储信息，一旦丢失相关的文件信息，就会出现乱码等情况，也会泄露信息。同时网络化时代也存在风险，长途电话网络信息存在盗窃的风险。存储的档案都是很重要的，所以一定要加强其保护工作。完整的保存电子玟桑文档信息，不论是以往的手记存储加工误差影响的范围是有限的，而且在输入过程中很容易找到。批处理文件，文件处理量大，可能会出现失误使用，从而产生严重后果。同时，很多对外开放的文件信息，没有及时的查阅更新，会导致很多信息缺失。此外，不同电子文件的存储结构是复杂的，多种方式的缺乏可能会导致信息的转换。电子文档的信息都是保持着供参考性。同时信息可以通过不同的电子形式进行存储保存，在硬件和软件中都可以进行存储，。同时信息化的电子设备更新速度都是很快的，所以如果新老硬件或者软件没有良好的兼容，也会导致信息丢失，从而大大降低电子文档的寿命。
3关于电子档案管理的意见
首先，加强对网络存储设备和电子档案的安全。存储设备的安全性，特殊的保护时间平面，硬件和软件的更新，设备的日常管理和维护，确保处于良好状态的常规存储设备，文件的备份文件的更新，防止事故损失，此外还有加强网络防火墙、信息认证等方法来阻隔病毒的侵入，同时也要进行良好备份，加强读写权限严格，加强在贮藏过程中电子档案的安全，确保电子文件的存储，传输过程中的安全，对其他用户的电子文件的安全，防止非法访问和更改，应继续完善现代化的管理方法，加强档案的保护措施。通过统一的顺序错做，从而减少操作中的危险。督促从业人员的职业素养，规范安全培训，档案人员具有较高的职业道德，同时，通过规范运作，消除作业过程中的漏洞。其次，协调存储形式，在每个不同换件具有软件转换，这样可以减少因为兼容不了而出现文件损害等情况。可以通过多方面备份来存储文件，保护其的安全性和可读性。同步控制管理权力的运行和管理，防止通过其他信息的缺乏所造成的事故。
4结束语
