发布时间：2023-12-04 11:05:01
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案管理体系建设样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
1.缺乏学科档案管理的有效机制
学科档案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在实际的学科档案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作无据可循，必然会出现严重的问题。有些高校即使有管理制度，但是在实际的实施过程中，不够彻底，只是流于形式，无法从根本上解决管理中出现的问题，规范学科档案管理。
2.学科档案的管理手段滞后
目前的学科档案管理中，还有很大一部分学校人工进行操作，对档案进行整理、分类、归纳等，由于工作的任务量比较大，人工操作很容易出现错误。高校的学科档案管理没有适应现代社会的发展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然会受到影响。
二、加强大学学科档案管理建设的有效对策
1.逐步完善学科档案管理制度
为加强高校学科档案管理，就要建立完善的管理制度，为档案的管理工作提供有力的依据，首先学校要建立各级档案管理机构，分级对学档案进行管理，其次要建立完善的学科档案管理制度，把学科档案的管理工作纳入到日常工作中来，使其更加规范、科学，能够合理地反映学校的学科建设情况。学校的档案管理部门的专家和学者，要定期到各级档案管理部门进行指导和监督，组织管理人员把学科档案进行系统整理，加强管理。
2.实现信息化的学科档案管理
在以往的学科档案管理中，经常是人工操作，在管理中很容易出现不必要的失误和错误，为加强管理工作的质量和效率，高校要积极利用现代化的技术手段，利用计算机进行档案管理，以提高管理工作的整体效果。在学科档案管理工作中，可以利用计算机收集和整理相关的学科档案信息，建立学科档案的信息库，整合所有学科信息资料，建立完善的信息管理体系，并且建立校内各院校之间的信息沟通和联系，能够及时找到自己所需的学科信息。由于高校的人数逐年增多，学科档案的数量也逐渐增多，面对庞大的信息量，如果靠人工进行整理和查找，不仅费时费力，结果也不一定理想，为此，我们可以利用计算机的优势，对学科档案进行保管，在需要时，能够及时准确的找到相关资料，提高工作的效率。
3.加强对学科档案的评估和检查力度
在高校管理中，为了提高学科档案的管理，就要切实加强对学科档案的评估和检查，提高广大教育工作人员的档案意识，促进档案管理工作的有效进行，在档案管理工作中，加强评估和检查，可以及时发现档案中存在的错误，并加以改进，使档案管理工作更加规范、科学。在学校的整个考核中，要把学科档案管理工作的审查作为其中的一项，切实提高各级管理人员的学科档案的管理意识，促进学科建设的稳步发展。
4.提高学科档案管理人员的素质能力
加强学科档案的管理工作，也要切实提高学科档案管理人员的素质和能力，使档案管理人员学习先进的知识，明确网络化管理和操作的流程和步骤，在实际的工作中能够更加高效，能够完美的处理各种问题，强化学科档案的管理工作。随着科学技术的不断发展，新技术的不断应用，就要求档案管理人员具有一定的创新精神和能力，能够适应社会的发展，促使档案管理工作更加顺利的开展。
三、结束语
[关键词] 高校； 档案管理； 信息化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01
0 引 言
随着信息化技术在现代办公管理中应用的不断普及，在档案管理工作中借助于信息化的手段进行管理，已经成为当前档案管理工作的主要技术手段。通过档案管理信息化，不仅可以大幅度地提高高校档案管理工作效率，同时也可以提高档案管理工作质量。但是现阶段，由于部分高校档案管理工作部门的管理理念较为落后，在档案管理模式上还存在一些问题，导致高校档案管理工作的整体信息化水平较低。因此，创新高校档案管理工作，实现高校档案管理工作的数据化、网络化、智能化以及信息化，已经成为当前高校档案管理工作改革的重点，这对于提升高校档案管理整体水平也具有非常重要的意义。
1 高校档案管理工作信息化建设的意义研究
（1） 高校档案管理信息化有利于实现档案资料的深度开发利用。档案作为高校教学科研活动的重要记录，具有较高的信息价值，传统的人工档案管理模式在档案整理完成后，借阅使用效率较低，因而各种有价值的资料得不到开发利用。通过信息化的档案管理手段，实现了档案资料采集、整理、归档保存以及查询使用的快捷化，能够随时随地地为有需求的用户提供相应的资料查询服务，因而有助于提高档案资料的利用价值，对于高校教学科研活动的顺利开展也非常有益。
（2） 高校档案管理工作信息化是高校教学改革发展的基本要求。在现代化的管理理念下，高校的管理工作早已经步入了信息化、自动化与数字化管理的阶段。对于档案管理工作而言，同样也应该结合时展的需要，将信息化的档案管理作为数字化校园建设的重要内容，实现高校信息资源网络体系的健全，并实现高校档案管理工作的标准与规范。
（3） 高校档案管理工作信息化能够推动文化科技的传播利用。高校档案资料作为一个高校教学以及科研活动为主体的资料集，最突出的特点是具有较高的文化科技含量，通过高校档案管理信息化建设，能够将这些宝贵的资源与社会相联通，因而能够实现文化科技资源的广泛传播与利用，这对于推动社会文化科技的进步具有重要的意义。
2 高校档案管理工作信息化建设的基本内容
（1） 软硬件设施的建设。高校档案管理工作的信息化离不开软硬件设施的支持，对于硬件设施主要是提供用于档案管理工作所需要的计算机以及存储设备，工作主要内容是做好计算机以及电子文件存储设备的安全维护与数据备份管理。对于软件设施，则主要是选择操作容易、维护简便以及具有查询功能的管理软件。通过充分、全面的软硬件设施，确保高校档案管理信息化的顺利开展。
（2） 高校档案信息资料。高校档案信息资料的收集整理主要是按照规范、标准以及统一的数据格式对各种电子文件资源进行整理，可以在档案管理信息部门设置中心系统，作为收发、存储以及整理电子文件的中转站，提高信息的收集以及保管工作的效率。
（3） 档案管理系统的安全保密。由于部分高校档案信息资料属于具有一定密级的资料，因此对于这些资料，既要确保档案资料的真实、可靠、完整，同时也要确保电子档案数据库处于安全可靠的状态，对这些电子档案进行访问使用必须经过相应的授权后方可执行。
3 高校档案管理信息化完善策略研究
（1） 实现高校档案管理信息体系的标准化。提高高校档案管理信息化建设水平，应该注重对高校档案管理信息化体系的建设制定相应的标准。高校档案管理部门可以结合国家制定的《电子文件归档与管理规范》以及《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等规范性的文件，并结合高校管理部门的实际情况，制定标准的工作流程，指导高校档案资料的收集整理以及归档保存工作。通过这种制度管理的方式实现高校档案管理的标准化与规范化，促进高校档案管理工作的顺利开展。
（2） 结合高校的实际情况建立档案数据库以及网络平台开展档案管理工作。高校档案管理部门应该根据自身的档案类型将其分为教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、基建档案、人力资源管理档案以及学籍档案等几种类型，分门别类地建立档案资料数据库。其次，应该根据高校档案管理的数据库，建立档案资源共享网络平台，通过网络平台，高校内部或者是社会机构可以通过相应的权限，对高校档案资料进行查询，进而提高高校档案资料的使用效率。
（3） 提高高校档案管理部门的工作队伍的整体水平。高校档案管理工作人员的能力水平直接关系到高校档案管理工作质量，因此对于高校档案管理工作的改进应该提高档案管理工作人员的能力水平。重点针对档案管理软件的使用、资料数据库的维护以及档案管理理论对工作人员进行教育培训，以提高其工作能力，确保高校档案管理工作水平的提高。
4 结 语
高校档案管理工作信息化不仅可以确保高校日常教学以及科研活动的顺利开展，同时也可以推动高校自身的建设发展，对于提高高校的教学科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校档案管理部门应该充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极地完善信息化的档案管理体系的建设，推动高校档案资源的共享以及文化交流的深入开展，实现高校办学水平的不断提高。
主要参考文献
[1] 金俊兰. 基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J]. 湖北师范学院学报：哲学社会科学版，2010（4）.
关键词：数字档案馆；档案管理体制；影响
当前社会，信息技术在不断发展，传统的档案管理体制远远不能满足现代社会的需求，所以，进行数字档案馆建设成为一种必然趋势。对数字档案馆进行一定的研究有利于促进数字档案馆的建设。数字档案馆建设既需要相应的技术支持，同时需要恰当的管理体制。在20世界90年代就已经出现了数字档案馆，这是一种更为先进的档案管理方式。通过资源共享促进资源的有效利用。在信息技术进程日益加快的现代社会，我国也要重视信息技术的发展，充分地对数字化进行利用，促进我国数字档案馆建设更加高效，提高档案管理的工作效率。
1 数字档案馆建设对档案管理体制的影响
1.1 提高档案的利用率
魍车牡蛋腹芾砉ぷ鞯闹匾内容是保管档案，主要的工作重心是防止档案的信息被泄漏。采用这样的管理体系充分地体现档案的价值。所以，档案管理工作应该保证档案信息储存完好，同时能充分地发挥档案的价值，将之前的档案管理工作转变为档案服务管理。数字档案馆的建设利用信息技术的优势使得档案利用效率提升，档案使用方式更加灵活，数字档案馆的建设突破了原有的档案管理的弊端，提高档案利用率。
1.2 改变档案管理职能分配关系
传统的档案管理使得档案的使用价值被限制，而数字档案馆假设有利于改变行政层级管理体系，借助数字档案馆的建设成果为利用者提供更加有效的服务。数字档案馆属于一个虚拟的档案管理系统，具有加强行业部门之间沟通与交流的作用，相对于传统的档案管理以收集为主的形式而言，数字档案馆的建设能提供更多的便利。再次，数字档案建设对档案管理工作中的相关职能分配产生影响。在传统的档案管理中通常由档案局进行统一管理，所有的档案管理部门从从属于这个系统。但是数字档案馆的建设需要档案管理的各个部门参与其中。档案管理工作不仅限于一个技术性问题，需要借助技术对整个档案管理行业进行管理与变革。
2 数字档案馆建设的具体内容
2.1 提高对数字档案馆建设的认识，实现数据共享
数字档案馆的建设规模不断增大，相关的工作人员要提高对数字档案馆建设的认识，意识到数字档案馆建设的重要性，促进思想转变。信息技术的发展，使得人员对档案的利用次数增加，为了满足人们的需求必须要完善相应的技术服务设施建设，找到一条更加便捷的查询途径。对技术进行不断地革新有利于提高档案管理工作的工作效率，使得数字档案管理中存在的问题得到有效的解决，最终做好数字档案馆的建设工作。其次，在数字档案建设过程中要实现资源的共享性，使得档案资源的价值得到充分地发挥。原来的档案归档只需要在档案馆里进行，数字档案馆的归档方式发生变化，在业务系统中完成档案资源的转移，并且不能被随意改动。因此，数字档案观要建立相应的网络管理系统，在管理系统中做好档案数据库之间的设置，包括储存信息、管理信息等硬件设备。
2.2 建立网络管理系统促进数字档案馆建设
在传统的档案管理方式中，档案管理人员习惯被动工作。而数字档案馆的建设需要求档案管理的各个部门都参与到档案管理中。相对于传统的档案管理工作而言，数字档案管理不只是一项技术性工作。相关的档案管理人员需要积极地参与到系统方案设计中，综合档案管理的实际情况以及现实需求，提出可行的建设性意见。数字档案馆的建设需要档案管理人员端正态度，提高服务水平，将数字档案建设的成效提供给人们使用。主动地与相关行业交流数字档案馆的事宜，在提供数字利用时，要重视信息的安全与保密性，不能在为得到允许的情况下将信息泄漏给其他的单位。
2.3 更新管理理念促进数字档案馆建设
数字档案馆管理系统主要提供收集、管理、储存与利用这集中功能，并对用户的权限进行管理，进行数据备份，维护档案数据的安全。档案工作人员的工作不只是对档案进行管理或保存，还要提供相应的服务。数字档案馆的建设需要档案管理人员进一步更新思想，利用数据平台为更多的使用者服务，所以，档案管理人员要树立“服务为本”的思想，提升自身的工作效率，为使用者提供档案查阅等服务。
2.4 培养高素质档案管理人才，做好档案安全保障工作
培养更加专业档案管理人才有利于促进数字档案馆建设稳定发展。由于数字档案建设是对信息的高度集成化过程，相应地对专业技术人员提出更高的要求，需要档案管理人员掌握信息知识与档案管理知识。所以，在数字档案馆建设过程中要做好人才引进与储备，定期地对档案管理人员进行培训，提高其专业知识水平。其次，数字化建设的档案资源更加开放，所以，档案管理人员要做好档案安全工作。在进行数字档案建设时要增强安全设置，对查阅资料权限进行分级设置，充分地利用数字系统做好相应的系统防护工作。
3 结语
总而言之，数字档案馆建设对档案管理体制的变革具有积极作用，能完善档案管理体制。数字档案馆建设还有利于促进我国的现代化建设。但任何事情都不是完美的，数字档案建设会为档案管理工作带来一定的挑战，因此，档案管理的相关部门要结合当前存在的问题以及数字档案馆建设发展需求，制定有效的对策，促进数字档案管理水平提高。提高管理人员对数字档案馆建设的认识，更新管理人员的思想，促进其树立“服务为本”的意识，为利用者提供更便捷的服务。其次，定期地对档案管理人员培训提高其专业素质，培养出更多的优秀人才。最后要建立信息管理系统，实现数据共享，做好相应的档案安全保障工作。
参考文献
[1]赵同瑛. 数字档案馆建设对档案管理体制的影响[J]. 档案天地，2014，06：41-42.
【关键词】档案；信息化；提升；需要
信息化，就是在档案管理部门的组织下，对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工，同时对档案信息资源进行管理。档案资源只有通过信息化，才能真正发挥档案信息资源的利用价值，是保证档案资源数据真实可靠，提高服务企业和社会的必然要求。
一、明确档案信息化建设的三个原则
（一）规范性原则。档案工作现代化的需要，是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，是通过室藏数字化档案还是电子文件档案，都应该坚持规范性原则，制定相应的规定。
（二）安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。
（三）效益性原则。档案信息化建设涉及到多学科知识，多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力，对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。
二、加强档案信息网络化的管理
随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境，一是档案管理部门都配备有现代办公室设备（计算机、打印机、扫描仪等），确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统的整理，为档案的现代化管理奠定了基础。四是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。
三、加强档案信息资源整合力度
档案是重要的信息资源，档案部门的重要职责就是服务，档案人员是档案信息的管理者，也是企业和社会公众提供档案信息的服务者。人们对档案信息需求量不断增长，原有档案管理模式已经很难适应企业和社会公众对档案工作需求，档案管理体制机制存在的问题凸显，例如：社会档案资源部门分割散存、各自为政、管理无序、档案信息难以共享，档案工作全面融入社会各项事业不深，档案人员考核激励机制不健全，档案现代化管理相对滞后等问题。在档案信息化过程中，通过服务观念的更新、服务领域的拓展、规范服务行为，提升为企业和社会公众服务的能力。
四、建立企业档案信息管理制度
（一）企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全数字化档案的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。执行相关技术标准，规范数据格式，实现数字化档案的全程管理。
（二）企业应保证数字化档案的真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的数字化档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关数字化档案与纸质档案的一致性。
（三）统一档案管理标准和规范是档案信息化建设的重要基础之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，那么档案信息无法进行数据交换，资源共享也就难以实现。
五、建立企业档案信息管理系统
（一）建立档案信息管理系统的设计、用户需求调研、应用软件的研发机制。档案管理应用系统（E6档案系统、声像档案系统、地质档案系统）与企业有关应用系统相衔接，确保档案部门对本企业所形成各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。
（二）依据国家有关档案信息化建设的总体方案、具有网络检索功能。能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、统计报表、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
六、做好企业档案信息化保密工作
【关键词】地税档案；管理
多年来，靖江地税局为顺应税收信息化和办公自动化的新形势，本照“对历史负责，为现实服务，替未来着想” 的档案管理指导思想，始终将档案工作作为推动地税各项事业发展的基础性工作，努力开拓创新，将服务发展、地税文化、 资源要素和信息化等具有时代特色的理念有机融入档案工作之中，从以下几个方面构建了现代档案管理文化体系。
一、加强组织领导，提升档案意识，为档案工作规范化管理提供基础保障
一直以来， 由于社会档案意识的淡薄， 档案部门被认为后勤服务部门， 档案工作的实际社会地位没有得到应有的重视，档案工作长期被边缘化。但随着工作量的增加，越来越多的时候意识到，档案工作是推动地税各项事业发展的基础性工作。因此，我局提出了“全员参与、全程覆盖”的“大档案观”，即所有领导都是档案分管领导，所有干部都是档案工作人员，所有工作中形成有价值资料都是档案。此外，我局在思想层面和行为层面上对档案工作人员提出了 没有责任心干不了 档案工作， 没有主动性干不好档案工作，没有服务意识于不了档案工作，没有创新精神干不好档案工作；在心理层面上提出“找事干，有韧性，不服输”； 在心理预期或目标层面上提出了让全局地税干部知道有个档案室， 让全局地税干部有事找档案室，让全局地税干部永远离不开档案室。实践证明，不但没有给我们局工作增加负担，而且还规范了我局的各项工作，提高了我们局干部职工队伍整体素质，从而提升了全员的档案意识。
二、提升治档理念，建立治档机制，为档案工作科学化管理提供技术保证
其一是赋予档案工作以服务发展理念。 坚持以服务地税事业、服务纳税人， 面向社会、 面向税收征管、 面向决策管理进行需求研究，关注局情民意、社会热点和业务难点，充分挖掘有价值的编研资料，真正实现档案工作与中心工作的同步推进。 其二是赋予档案工作以地税文化理念。 以档案工作展示地税文化， 以地税文化丰富档案内容。用档案管理的手段将地税特色工作和斐然成绩进行归类和整理， 真正实现档案工作与地税文化的最佳融合。 其三是赋予档案工作以资源要素理念。 坚持将档案资源作为跨越发展的基础资源而加以重视。其四是赋予档案工作以信息化理念。为适应时代要求，提高管理质效， 我局坚持走信息化发展之路。 配置各类信息化设备，初步实现了 档案行政管理工作的电子化和网络化。
三、 创新治档形式，强化治档实效，实现档案工作切实推动地税工作开展
为了确保机关文件材料收集齐全与完整， 充分反映本机关的主要职能活动和历史面貌， 更好地为机关各项工作服务，我局加大了对软、硬件设施的投入， 有组织按计划地稳步开展档案管理升级工作，确立了 “收集是档案管理第一要务”的理念，“整理尽可能简化”的理念、“变档案保存为保护” 的理念， 使收集工作由被动变为主动， 整理工作由繁琐变为简化， 档案保存变为保护，推动了基础业务的创新发展。在档案业务建设方面，重点加强了各门类和载体文件材料的收集、整理、归档工作，档案整理质量不断提高，使我们局档案管理工作逐步走向规范化、科学化、现代化的发展轨道。
我局档案工作任重而道远。经过了近几年的改革和创建，虽然取得了很大的进展，但还有些方面需要改进。
（一）要制定严格的质量标准
《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》等法规对国家行政机关公文处理工作应当遵 循的基本原则、公文格式、行文规则、收文程序、公文管 理要求及公文归档工作均已作了明确规定。这是“全过程管理”的法律依据，全体从事档案工作人T和文秘人员应 该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上贯彻执行。
（二）要注意分类归档。地税各个部门分工明确，每个部门资料种类也不同。就拿大厅来说，根据档案的性质大致可以分为通知类、审批类、决定类、申请类、处罚类资料。由于大厅窗口业务复杂，种类繁多，所对应的资料也就多。所以一定要分类归档，按照前面说的五类，每个类材料都由按分装订，扫描。另外，由于大厅窗口人流量多，每天较为忙碌，应当能安排专门的人员来分类整理材料，以确保资料能够及时归档，入库。
所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且，可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。
但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行信息化建设。
2制定事业单位的档案管理信息化的总体规划
在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。
3建立起一个实用的档案信息网站
档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。
在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。
还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系统，这是实现档案管理信息化的一种重要条件。软件适应了网络管理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度，等等。
4逐渐实现档案管理的信息资源的数字化
档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应，相互补充。
5档案信息化应做到规范化、标准化
规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。
6档案的信息化建设要有对档案人员的素质要求
本文从电力工程建设实际出发，对电力建设工程前期、生产过程、运行移交的各个方面信息文档管理管理进行了总结，对生产过程中存在的问题进行分析，并提出了切实有效的解决办法，旨在电力建设工程信息档案管理的交流和探索，为同行业管理者提供些许借鉴。
关键词：施工现场；电力建设工程信息档案管理；问题；分析
中图分类号：G271文献标识码： A
随着我国建筑业整体实力日新月异的蓬勃发展和壮大，国内和国际建筑市场规模和业务的不断发展，施工档案管理和信息化建设的重要性就更加显得不言而喻，作为电力建设项目管理重要环节，信息文档管理是整个工程的不可或缺组成部分。
1.电力建设工程项目信息文档管理的必要性
1.1各级建设部门包括企事业、省建设厅、中电建协对电力建设信息档案收集、编制、相关法律法规、验收工作都提出了明确的要求，对于电力建设行业来说，信息档案管理规范和管理水平在一定程度上反映了企业整体管理水平。
1.2根据合同约定，建设项目工程施工完毕后，经过竣工验收合格后，移交业主方使用。除了按合同要求将所有建设项目完成，移交方还必须保证所移交竣工档案内容齐全。
1.3建设工程生产过程完成后，文件、图纸、往来联系函等信息档案完整的保留了生产过程的记录，作为日后企业生产、设备维护的重要依据，为业主广泛应用，更体现了它的实际价值。
2.建设项目信息文档的特性
2.1分散性和复杂性
生产过程中收集的信息文档可能来自参建各单位，而电力生产建设又因它的专业种类（土建结构、电气、热能控制等）繁多，涉及安全、进度计划、费用控制等等各个方面所以变得复杂而分散。
2.2时效性
生产过程中根据进度计划要求传达的信息和根据合同约定，竣工后整体移交资料都具有时效性要求。因要求不同，时效性也有所不同。
2.3全面性和真实性
电力建设工程信息档案是项目建设过程中形成的计划、审批、设计、施工、调试、试运行、竣工移交等活动中形成的信息档案文件，内容要涵盖各方面，同时要求真实反映生产过程，又具备真实性。
3.建设工程档案概念及责任
3.1在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
按项目进度程度分类，应归档的建设工程文件的种类及每个阶段的档案文件内容包括：
（1）基建文件；
（2）监理文件；
（3）施工文件；
（4）竣工图和竣工验收文件。
对一个工程而言，归档不光意味着竣工向业主单位移交，还要向本单位移交。
3.2责任
3.2.1责任：工程参建各方应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节中和相关人员的职责范围。
3.2.2信息档案资料应该实行组织机构分责管理：建设、勘察、设计、监理、施工等单位各尽其责。
3.2.3技术方面负责人组织各自单位的资料管理的过程工作。在工程建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应由熟悉业务的专业技术人员负责审核。
3.2.4信息文档资料应该随着工程进度同步收集、整理和立卷、拼按照有关规定进行移交，各参建单位应该确保各自资资料的真实、准确、有效、完整、齐全、字迹清楚，无末了事项。所以表格应按相关规定统一格式。
3.2.5各参建各方所提供的文件和资料必须符合国家或地方的法律法规，《工程施工质量验收》、《电力建设文件归档要求》及等相关法律规定。
4. 施工现场资料形成及管理过程
4.1基建文件：基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部资料。按其性质可分为立项决策、建设用地、勘查设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收及其他备案文件。一般由业主单位自行管理，并注意保密。
4.2监理文件：监理资料是监理单位在工程建设监理活动过程中所形成的全部资料。由监理工程师收集整理，工程竣工验收合格后，项目总监理工程师及建设单位代表应共同签署竣工移交证书，并加盖监理单位、建设单位公章。工程竣工验收合格后，项目总监理工程师应组织编写监理工作总结并提交建设单位。
4.3施工文件：施工资料是施工单位在工程施工过程中所形成的全部资料。按其性质可分为：施工管理、施工技术、施工测量、施工物资、施工记录、施工试验、过程验收及工程竣工质量验收资料。施工管理资料是在施工过程中形成的反映施工组织及监理审批等情况资料的统称。主要有施工现场质量管理检查记录、施工过程中报监理审批的各种报验报审表、施工试验计划及施工日志等。
4.3.1施工技术资料：施工技术资料是在施工过程中形成的，用以指导正确、规范、科学施工的技术文件及反映工程变更情况的各种资料的总称。主要内容有施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程变更洽商记录等。
4.3.2施工物资资料：施工物资资料是指反映工程施工所用物资质量和性能是否满足设计和使用要求的各种质量证明文件及相关配套文件的统称。主内容有：各种质量证明文件、材料及构配件进场检验记录、设备开箱检验记录、设备及管道附件试验记录、设备安装使用说明书、各种材料的进场复试报告、预拌混凝土、砂浆、运输单等。
4.3.3施工记录是施工单位在施工过程中形成的、为保证工程质量和安全的各种内部检查记录的统称。主要内容有：隐蔽工程验收记录、交接检查记录、地基验槽记录、地基处理记录、桩施工记录、混凝土浇灌申请书、混凝土养护测温记录、构件吊装记录、预应力筋张拉记录等。
4.3.4施工试验资料是按照设计及国家规范标准要求， 进行的各种测验统称。
4.3.5过程验收资料：是生产过程对质量控制的过程验收记录。
4.4竣工图和竣工验收文件：各项新建、改建、扩建的工程均应编制竣工图。竣工图包括建筑、结构、钢结构、幕墙、建筑给排水与采暖、建筑电气、燃气、智能建筑、通风空调、工艺布置、规划红线以内的室外工程。
5.工程建设项目信息管理问题与解析
技术资料是建筑工程全过程活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录，具有依据、凭证、参考的作用。然而目前我国建筑工程技术资料管理中存在着一些问题比如：技术资料采用复写的不能永久保存、资料不真实竣工图不能反映建筑实体情况、与监理资料重复内容过多、技术资料利用率太低等，严重影响了技术资料的存档作用，不能为今后工程改建扩建提供准确的技术资料，不能为工程质量安全事故原因分析提供有力的依据不利于国家资源的有效利用。 建筑工程技术资料管理存在问题主要有如下几方面：
5.1主观认识存在偏差。认为工程资料是资料员一个人的事造成资料员越俎代庖，资料员的优劣代表了工程质量的优劣，这是错误的认识。有的工程甚至不设专职资料员，由其它岗位的人员兼任。
5.2知识结构不尽合理，人才投入明显不足。工程资料编制和整理归档的人员应该具备岗位资格证书，具有相关的法律法规知识、专业技术知识、以及信息管理知识和科技档案管理知识，还要熟悉地方主管部门的相关政策文件。资料问题更多的是由其它问题引发产生资料问题也是工程质量问题的综合反映。
5.3硬件设施不完善。工作条件和环境对工程资料的影响也很大。有的施工单位无办公场地或办公场地简陋、无资料存放柜或资料柜不合要求、无电脑设施、文印设备和办公台凳等均对工程资料的编制、保管、安全产生不利影响。
5.4监督检查不严格，监督服务跟不上。有的监督人员对工程实体存隐患能认真严格处理，但对工程资料往往疏于检查、不严格检查或检查发现问题不处理或轻处理。有的监督人员自身素质和能力跟不上对工程资料存在的问题发现不了，对建设、施工、监理单位无法提供权威、有效的指导意见和监督服务。
5.5存在问题解析：
从工程项目立项抓起 现在我国的电力工程建设项目通常采取的是项目法人负责制。项目法人就必须建立与之相配套的工程资料管理人员，主要从事资料的收集、整理成册并归档，针对承建单位的工程资料情况予以指导和建议。现在不少的建设工程规模较大，建设的时间也较长，参与建设的单位不但多而且较为复杂。工程资料既要实现在立项之初就要收集资料，而且还要做到在工程的建设过程中还能够形成相对应的工程资料，在工程完工的时候进行资料验收，这样的“三同步”对工程资料的管理提出了较高的要求，要求与工程施工同步进行贯穿整个建设工程的始终。
建立健全资料管理制度，在建设伊始，项目管理部门需要依照项目的具体要求来打造与该建设工程特点相适应的资料管理规章制度要能够确定好建设项目各个参与方对工程资料所应负责的内容以及与之相适应的责任追究，不但要实现明确的分工配合也要做到责任落实。工程项目的管理方与监理方也要配合好工程资料的管理工作同样需要依照工程项目本身的特点来构建出切实可行并能够符合要求 的表格与样本。这样就使得建设参与方在工程资料的收集与整理过程中便于施行同时也有了真实的凭据，同时也可以让工程资料实现规范化。
加强过程控制，工程项目的参与人员不仅需要承担起自己的分内工作，也要充分认识到工程资料的重要性，认识到工程资料与工程建设同时进行的重要意义。这样方可杜绝施工与工程资料脱节的现象发生。承担工程资料的项目资料管理人员需要及时传递、流转、及时整理、保存。各相关技术人员及时进行过程资料的报验或编制，杜绝各种弄虚作假的情况。
运用合同法律手段，现在工程建设项目大都是采用招投标与监理制度，这样的制度实行对于工程资料收集与整理工作提供了较为便利的工作条件。工程资料管理部门需要积极使用招标制度对于资料管理的便利条件，对建设合同的内容起草可以要求加入对工程资料收集整理的规定并使之成为单列的一个条款。在条款中要将工程资料的各个要求明确细化，也可以考虑要求工程承包商通过缴纳资料押金来提高其对于工程资料收集整理工作的重视。
重视档案知识宣传教育，在建设工程施工工作开展之初，工程项目的管理单位就需要按照事前拟定的计划对建设项目参与方的工作人员进行工程资料重要性的教育与培训。对工程资料的收集以及整理工作进行过程指导、检查、监督，下发项目资料管理的相关细则。这样不但能够让参与方的工作人员重视工程资料的整理而且对于项目管理单位的资料工作人员的资料移交提供的良好的外部工作环境。
严格把住竣工验收关 进行竣工验收的一个重要条件必须是工程资料达到验收要求。因此，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及相关管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的施工报告、技术资料要进行认真审查。着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，建设工程的资料管理工作是一个需要建设工程参与方共同配合方能有效完成的工作。为了能够实现工程资料真实可信并能够完整的实时记录工程的施工与 验收情况就需要强化建设工程参与方的管理能力，构建行之有效的制度措施严格竣工验收审查把关。
加强对计算机工程资料管理系统的应用 ，传统的技术资料管理模式，采用资料入册入柜，人工搜索整理。由于人工作业模式的难以避免的误差、疏漏等弊端，很难保障资料的安全性、准确性、实时性和完整性这都为施工现场正常指挥工作埋下了隐患。 随着施工资料逐步电子化和信息化，加之结构的合并，人员的精简，使得技术资料人工管理模式与现代化施工生产的高效率矛盾日益突出，已经无法满足生产保密性、规范性、标准性和实时性的严格要求。为此有必要引进和开发施工技术资料管理系统。通过开发档案资料管理系统，工程师能够方便快捷的在线查阅图纸资料。管理者能够在线审核和审批工程师需要借阅的图纸，并能查看图纸资料的使用情况，既提高了工作效率，又保障了图纸资料的安全性。从而使得档案资料的管理更加合理、有序、安全达到企业管理精细化的目的。
参考文献
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[4] 何果胜. 档案管理的基本特征及其实施难点[J]. 中国管理科学化 , 2004,(11)
关键词：档案管理 信息化建设 问题 对策
中图分类号：G271文献标识码： A
档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
一、当前档案信息化管理存在的问题
电子信息化技术的飞速发展给档案管理建设带来新的机遇，但是我们还要清醒地看到当前推行档案管理信息化建设也存在不少问题。
1、档案保密性与安全性不强。随着计算机及网络通信技术在档案信息化建设中应用范围的不断拓展，信息安全问题成了档案信息化建设的一个瓶颈。影响档案保密和档案安全因素主要有：一是人为因素，档案部门的安全和保密意识淡薄，在档案网页上随意信息， 对的信息缺少严格的审查和管理；二是技术问题，当前电脑病毒 横行，又加上黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全和保密受到威胁。
2、理念落后、规范体系不健全。目前，档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在 “安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”的旧观念，存在着“闭架借阅”、“你查我调”的做法。同时由于档案信息化活动比较具体，还没有专门的档案信息化法律、法规来进行规范。适用于档案信息化建设的信息法律、信息伦理与信息政策等人文管理手段也尚未确立，作为档案信息化建设的主要形式的电子文件的法律地位还未正式确立，导致电子文件的原始性、真实性难以认定。
3、技术支持不全面。一是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前大多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。二是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。
二、推进档案管理信息化建设的对策
1、完善安全制度。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。档案人员要严格遵守保密制度，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，加强计算机网络硬件设备和软件系统的管理，加强数据库管理，可以将目录数据及电子原文数据压缩向软盘、光盘备份等有效措施，确保数据的安全及档案信息系统安全。
2、转变传统观念，建立规范体系。要破除“重管理设施购置、轻服务研究”的做法，树立开放意识和创新意识，使得档案管理有利于档案信息的利用。另外，档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。目前档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。
3、提高技术保障。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。第一，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。第二，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。第三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。
4、优化专业结构，抓好队伍建设。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员不仅需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，还要学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，计算机网络技术。因此必须特别重视人才的培养，建立一支适应信息时代的档案干部队伍，以适应档案管理现代化的需要，适应信息化时代的挑战。
总之，在科学技术不断进步的今天，信息化建设已成为现代社会档案管理发展的主题。我们既要认识到档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对它的复杂性、系统性。我们必须克服困难，迎头赶上，努力推进档案管理信息化建设，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献：
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