发布时间：2024-01-30 15:29:56
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的企业档案分类管理方法样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
一、当前我国税收征管存在的主要问题
为确保国家税收，发挥税收的职能作用，国家在税收征管方面制定了相应的法规制度，取得了一定的成效。但目前，在税收征管方面，仍然存在以下几个方面的问题：
第一,管理监督不到位。取消税务专管员后，由于把实行专管员管户向管事制度转变简单的理解为取消专管员,形成了管理环节的空位和断层,使税务机关失去了对纳税人的管理和监控；二是注重了集中征收,优化服务,片面强调以查代管,形成了管不细、查不全、征不足、处罚难、效率低的状况；三是征管格局中的四个系列以及各职能部门间协调不好,各自为政,多头指挥,不通信息,相互扯皮,互相推诿,导致税收征管全过程运转不正常。
第二,管理手段应用不到位。目前管理手段主要是运用计算机管理,但其监控作用不明显,主要表现为:征管软件本身还不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上还不能满足征管要求,信息传递不通畅,影响收入的完整性,加之有少数微机操作人员责任心不强,不能按规定及时、完整、准确地录入有关信息,因而计算机不能全面真实地反映征纳情况；部分工作人员不熟悉征管业务规程,无法对征管信息进行微机处理。
第三,管理职责明确不到位。由于对新的征管模式认识不足,征管实践中削弱了管理,淡化了责任,在一定程度上造成了底数不清,税源不明,监控不力,漏征漏管。造成征管质量不高的原因,一是少数单位在认识上没有弄清分类管理的含义,片面理解为对一般纳税人的ABC管理；二是各单位没有结合本单位实际制定出切实可行的分类管理操作办法和措施,因而职责不明确,管理程序、方法不规范,管理效果不好；三是大多数单位职责虽分解到人、落实到户,但没有建立相应的制约机制,没有配套的考核办法和措施,使管理工作不能落到实处；四是普遍把分类管理和十率考核、征管软件运用、征管档案管理工作割裂开来,没有利用它们之间的内在联系理顺工作思路,使该四项工作不能环环相扣顺利开展,而这些原因造成征管质量不高,主要体现在:一是登记率不完全真实。二是申报率不准,这有计算机软件本身的问题,也有管理人员管理不到位的问题,还有没有按征管规程对非常户进行处理的问题。三是申报准确率难以掌握。由于管理未落实到位,管理人员无法掌握纳税人生产、经营和财务状况,不能对其纳税的准确性作出大致判断,偷逃税款不同程度存在。另外在双定户的定额核定上,由于管理的问题使核定的定额与实际销售相差甚远,造成税款流失。在对大中型企业和一般纳税人的征管中,同样存在监控不力,税款流失现象。四是在缓交税款审核上存在调查核实不严的情况,客观上让一些企业感到贷款不还不行,费不缴不行,而税款可缓,能缓就缓。五是依法治税难,在征管过程中不同程度的存在执法难的问题,一些税务机关正常的税收保全措施难以实行,或是相关部门不配合,或是存在来自各方的干预。
由于上述征管不利,最终影响税源,不能保证国家财政收入。
二、当前加强我国税收征管的建议
第一,抓好分类管理的落实。随着市场经济的不断发展和社会主义公有制为主体,多种所有制经济共同发展的基本经济制度的建立,纳税人的经济类型、经营方式、组织方式日趋复杂,能否有效地对纳税户和税源变化情况进行监控是税收征管的基础,只有打牢这个基础,才能真正提高征管质量和效率。分类管理就是针对纳税人方方面面的复杂性和纳税申报方式多样化的实际设立的一种能使税收征管建立在及时掌握纳税人经营情况、经营方式、核算方式和税源变化基础的一种管理形式和管理方法。由于分类管理是从管好源头开始,所以应从各个方面加强管理,包括将所有纳税户纳入税务登记的范围内,对纳税户纳税申报表、财务会计报表、发票领用存表等相关资料进行案头审计,并有针对性的开展各种日常检查和税源调查工作,切实掌握纳税户的税务登记增减变化情况、发票使用情况、产经营情况、纳税情况、减免缓退情况、违章处罚等全部纳税事宜的全过程,并能通过管理及时而准确地收集整理、传递各种涉税信息、资料,建立健全纳税户档案,真正做到底数清,税源明,所以应该把抓好分类管理的落实作为加强征管的突破口。落实分类管理应做到:(1)统一思想,提高认识。各级领导和广大税务干部要把推行分类管理看作是加强征管的基础和关键,是创收的保证。要正确认识分类管理的含义及其内容。(2)结合实际,因地制宜进行分类管理,以签订责任书的形式,把职责明确到人,落实到户。(3)把分类管理、征管质量(十率)考核,征管软件的运用、征管档案的管理四项工作有机结合进行,分类管理中包含了后三项工作的大部分,分类管理搞好了,其他三项基本就能水到渠成了。
一、运行调度系统
生产运行调度采用无线四遥技术，可全天候对分布在市区的51个终端采集的清水池水位、机泵开停状态、电压、电流、电量、功率因数、机温、水量、水压、越限警告、故障警告等12类39个供水参量，每间隔15分钟进行一次巡测，并对机泵进行遥开、遥关。运行调度系统设置下述功能模块:
1.接收数据:上位机接收由分散终端采集的实测数据并以数据文件存储;
2.显示曲线:屏幕显示流量、压力、水位、电量等曲线;
3.打印报表:输出压力、流量、水位统计日报表、遥测参数时报表、水泵运行台时日报表及月报表、单位电耗统计报表;
4.绘制图形:绘图机输出水厂综合曲线、水位曲线、压力曲线、管网压力平面图;
5.四遥调度:通过各终端进行抽测、复测、巡测、遥开、遥关、遥调;
6.动态显示:以列表形式显示采集的参效，将巡测参数动态地显示在模拟屏上。
二、经营管理系统
本系统运用环宇一160oA型分布处理多用户机，使用DATAFLEX新型多用户应用开发数据库语言，基本覆盖了供水企业的各项业务，实现了各管理业务数据的高度牌享，从而减少了差错，提高了效率。
(l)营业管理系统
管网管理:对输配水管线、口径、材质、位置、走向、长度、建成期等管线资料和管线上各个闸井、消火栓、街坊进口等节点资料以及各节点所控制的供水范围等情况进行快速查找，输出管线资料卡、节点资料卡，节点大样及管线图。用水户管理:建有用户数据库，分别记录用户地区、所属行业、用水性质、基本水价、各月用水量、水费、附加费;并对超计划用水按规定分档计算加价收费额。售水管理:可以分区、分行业统计用水户户数、水量、水费以及计划供水情况，输出各式台帐、报表。水表管理:建有水表档案库，记录水表安装位置、产权、水表生产厂家、型号、周检记录等。可以按多种条件，快速检索进行输出，并可提供水表例修计划.
(2)生产管理系统
综合计划及统计管理:编制生产计划，包括公司及各水厂年度、季度、月份生产计划，并可根据计划实施情况对后期计划进行调整。按统计专业要求对公司及各水厂各项经济技术指标进行统计输出。建有历史数据库，可对近20年数据进行检索、输出。
(3)财务管理系统
完成资金计划管理固定资产管理，工资核算，材料核算，现金及银行帐管理，实现了机内转帐和帐务处理电算化，由机器生成各种会计报表及台帐，向公司提供经营状况及经济活动分析资料。
(4)物资供应系统
设有材料入库、领料、查询、核算等功能，完成专项物资及各种材料的三级核算，生成材料三级明细帐、材料金额汇总表、生产流动资金统计分析表等。对物资进行ABC分类管理，输出ABC资金分类动态表。
(5)人事劳资管理系统设置职工人事档案数据库，设有岗位分类、劳动保护、劳动工资、劳动力调配等管理模块，设有全员培训、人员考核记录、文化与技术素质统计等功能。
(6)档案管理系统
设有文书档案、声像档案、经营档案、科技档案、会计档案等管理模块。进行文件标题级的标引注录，实现快速检索。设有档案开发利用管理模块。本系统达到国家一级档案管理要求，91年通过验收。
(7)企业标准化管理系统
设有企业技术标准、管理标准和工作标准数据库，登录现有企业标准体系中的各项标准代码、标题及标准内容。
(8)目标管理系统
设有目标制定分解、追踪检查、考评奖惩等功能模块。记录公司、科室、各基层单位年度目标及其分解情况，追踪月度目标完成情况，输出目标实施进度表，汇总各责任单位目标考核结果，输出考核成绩表，按目标考核成绩输出奖金分配方案等。
(9)经营决策系统
本系统是公司微机管理系统的最高层次。其主要功能是综合生产运行和经营管理各子系统的数据，并对这些数据进行加工处理，整理成为公司生产经营综合性信息，提供给决策者。将综合数据汇总后分析企业的经营状况。将公司的经济技术指标完成情况，纵向与去年同期对比，与历史最好水平对比;横向与同行业先进水平对比，以便找出差距，提出企业经营存在的问题，逐层分析问题产生的原因，并为改善企业经营状况提出多个可行方案，以便领导决策时选用。本系统应用量本利分析，ABC管理法、市场预测及决策技术等现代化管理方法的理论，对公司水源调配和生产运行制定优化调度方案，在保证安全供水的前提下，实现经济运行。在分析企业经营管理诸因素的基础上，为改善企业经营提出价格调整方案，计划供水方案和发展新用户方案，为企业制订经营发展政策提供依据。通过对水源能力，社会需水变化等因素进行分析和预测，提出今后五年、十年供水发展趋势，为新水源建设提供依据。微机应用于企业生产经营管理，是发展企业现代化管理的必然需要。应用微机是企业管理发展到一定层次的要求。通过几年的实践我们体会到:
1.将微机技术引入企业生产经营管理，起点高，可以在较短时间内，使企业经营管理从手工经验方式，转入现代化管理的新时代。
根据现在的房地产现状来说，房地产档案的管理要远远落后于其他的档案管理，这是因为房地产档案与房屋产权档案有着很大的关联，房屋产权档案的管理工作比较落后，在房地产档案的信息录入时，需要大量的录入工作。由于两者档案有着极大的关联性，录入信息时就需要对数据进行处理，这就需要很大的人力物力，正因为种种原因，导致房地产档案管理不能够快速发展。在对房地产电子档案管理中，使用计算机进行档案的管理是房地产档案管理的重大突破。房地产电子档案的信心化管理有着科学、标准、规范等优点，这样的管理大大提高了房地产电子档案管理的效率。
1.房地产电子档案信息化管理内涵
1.1信息化管理内涵
信息化管理是在管理过程中运用信息技术，将电子计算机与现代管理相结合的管理，实现管理方式的创新。目的是为了提高管理效率，实现管理资源的有机整合，提高企业的市场竞争力。房地产电子档案信息化管理内涵。在网络信息技术不断发展的今天，档案管理也由传统的管理模式向电子档案管理方向发展。房地产电子档案信息化管理是指对房地产员工档案实现电子信息化管理过程。员工电子档案在企业发展过程中具有非常重要地位，而且是不能随便改变的，纸质档案随着时间的变化会产生一定程度的变质，还会受到水火等自然灾害的影响。同时对纸质电子档案的管理要投入大量的人力、物力。电子信息技术的出现，对房地产企业电子信息档案管理产生了积极的作用，也促进了房地产电子信息档案管理的革新。
1.2房地产企业电子档案管理的意义
房地产企业实行电子档案信息化管理是网络信息技术发展的必然趋势，档案信息化管理最为典型的意义就是实现了电子档案与纸质档案的分离，在传统档案管理过程中，纸质档案管理方式虽然能够取得一定的效果，但是会随着时间的变化变质损坏。电子档案信息化管理的实施作为一种新型的档案管理方式，能够加强档案管理水平，提高档案管理的效果。而且电子信息化档案管理节约了大量的人力、物力。传统档案管理需要人力对档案进行分类、整理，既要花费时间，而且效率比较低下。实现房地产电子档案信息化管理不仅能够提高房地产档案管理水平，也是企业适应现代化发展的必然趋势。
2.房地产电子档案信息化管理存在的问题
2.1管理人员素质不高
在电子档案之前，我国档案管理采取的是纸质档案管理的方式，档案管理不需要专业的知识，只需要工作人员认真负责就可以。而且传统档案管理的思想观念在工作人员心中根深蒂固，也没有树立运用电子信息来管理档案的思想。由于管理人员素质不高，导致房地产企业档案管理发展滞后。在实际档案管理工作中，由于对计算机掌握不熟练，对电子档案管理安全缺乏意识，这些都影响到房地产电子档案信息化管理。因此，要提高房地产电子档案信息化管理就必须不断提高管理人员的素质，加强对计算机的培训，熟练掌握计算机，加强信息化管理水平和技术。
2.2传输信息不够真实
电子信息技术发展带动了房地产档案信息化管理，但是也带来了一定不利的影响因素。电子档案保存比较方便，也不容易变质，但是却可以更改。这对房地产的重要信息保存构成了一定的威胁。在市场经济利益的诱惑下，部分档案工作人员私自更改档案，获取利益。因此，电子信息技术的发展给房地产企业的档案管理也产生了一定的威胁，房地产管理工作人员在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的监督管理机制，保证信息的真实可靠。
2.3电子档案时间保存问题
房地产纸质档案保存受到时间的影响，电子档案信息化管理也受到时间的影响，但是影响比纸质档案要小些。比如电子档案受到电子产品寿命的影响，如果对电子信息更新不快，电子档案就会丢失。所以，房地产档案管理人员要保证及时的更新信息，对房地产档案进行有效的保存
2.4计算机病毒的影响
在现代信息技术不断发达的今天，计算机黑客比较多，黑客会对房地产电子档案产生攻击，影响房地产电子档案的管理。同时，计算机病毒也在不断变化，隐藏性比较大，容易造成计算机程序瘫痪，信息丢失，导致房地产电子档案信息丢失。
3.加强房地产电子档案信息化管理对策
3.1确定适用标准
房地产档案信息化管理能够使房地产内部人员实现信息的交流共享，管理简单、方便。在对电子档案的管理中，明确管理的适用范围、管理方法、工作流程等至关重要，只有明确了适用标准，才能够使在对全部的数据进行处理时有一定的规范流程、操作标准，形成一个科学、可行的管理方法。进三十年来，我国的房地产行业发生了翻天覆地的变化，取得了巨大的发展。尤其是在最近几年，房地产页的交易数量呈直线上升趋势，交易的流程、事项也更加具体，交易手续也增多，这使得对房地产数据的处理增加了一定的压力，同时也给房地产档案的管理带来了大量的工作。房地产档案关系到房地产公司的自身利益，同时也关系着人民群众的切身利益，寻找更加科学的档案管理方法是企业以及相关部门对房地产档案管理的重中之重。在日常的房地产档案管理中，也不可掉以轻心，必须认真的对待每一组数据，如实记录。对非电子档案的管理、保存尤为重要，比如保存室的温度、湿度必须要严格控制在标准范围之内，防火、防水也要齐全。对于电子档案，也应有严格的管理方法，对档案的查阅、接受等按流程操作，图片、照片、音像等也应有严格的管理规范。
3.2建设高质量的档案信息数据库
房地产的档案管理主要由两个主体组成，分别为：档案的原件和档案内的数据。而要实现房地产档案的信息化，就是把房地产的纸质档案录入计算机中，然后经过专门的系统对这些录入的信息进行收集、整理、分类、计算等，将纸质上的档案信息转化为电子信息，这不仅能够操作方便，查阅、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的档案都可以在一个系统中使用，因为管理方法的不同，每个部门都有着自己的档案管理系统，这导致了档案可能在不同的系统中会呈现出不一样的效果。因此，在没有同意的档案处理系统的情况下，当一个部门将整理好的档案传送给另一个部门时，就有可能无法呈现出原部门想要表达的效果，这大大阻碍了档案电子信息化的发展。在当地产档案的管理工作中，应要利用扫描仪、录入员以及相关专业人员对信息及时录入，并把档案信息整理保存，同时应当对录入的房地产信息建立一个数据库，可以供查阅者收索，方便查看。从经济方面来看，房地产电子档案并不属于商品，但这却对一个企业有着重要的影响，可以为企业计算盈亏、制定企业发展规划，同时也能够为人们提供更加丰富的房地产信息，使得人们更加了解房地产行情。在对档案管理时，管理人员也应当尽量利用好房地产档案网站，与行业内相关的人员进行交流、探讨更好的管理方法，为房地产档案的管理出谋划策，同时为广大人民提供更高质量的服务。
3.3重视人员素质的提高
档案的管理员是档案与用户之间的桥梁，同时也是档案的控制者，档案管理工作者决定着用户将看到什么样的档案，因此，档案管理员的素质培养特别重要，这直接影响到房地产公司的对外形象。从目前房地产档案管理人员队伍来看，许多的房地产部门都缺乏着高技术管理员，大部分管理人员还处于中下的管理水平，在一定程度上影响了公司的形象，也为公司、用户在查阅档案时带来阻碍。到目前为止，虽然房地产方面引进了先进的管理设备，但人才仍然是处于空缺时段，培养更多的专业人才是改善房地产管理的重要手段。同时，专业的高技术人才能够更加科学、合理的进行档案管理，能为公司、用户提供更加优质的服务，以此，重视房地产管理人员的素质，提高房地产管理人员的专业技术。加强档案信息管理。
3.4加强房地产电子档案信息管理
要加强房地产电子信息技术管理就必须对档案信息及时更新，提高信息管理的保密性。对重要的电子信息进行分类管理，对过期的电子信息进行删除，做到及时更新，保证信息管理的真实性和保密性。而且在黑客泛滥的今天，电子档案信息管理的规范化发展就必须不断提高电子档案信息化管理技术，建立电子档案加密技术，防止黑客的入侵。
4.结语
关键词：档案管理；基础工作；作用
中图分类号：G271文献标识码： A
前言
近些年来,随着国民经济和人们生活水平的飞速发展,人际之间的交流和交往也变得越来越密切。与此同时,档案的重要性也逐渐现象了出来,成为企业工作的种种之中。档案管理工作的优劣直接关系着企业工作的进度,同时也关系到每一个群体的基本信息和参考数据。就目前企业发展而言,档案工作直接决定着一个员工的工作业绩、奖金和职位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前档案管理工作数据信息量庞大、工作系数难度高和管理人员现代化管理理念的完善。基于此,在目前档案管理管理工作越来越受到人们的重视,其基础管理也得到了人们的关注。
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。
（1）、提高档案管理的规范化和标准化
现代档案管理的规范化和标准化是衡量档案管理水平的重要指标，档案管理基础工作需要将档案进行分卷整理，归档，将档案进行分类管理。一些部门由于对档案管理工作重视不足，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。
（2）、确保档案检索的准确性
档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。
（3）、提高档案的利用率
档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。
二、档案管理基础工作现状分析
（1）、缺少高素质的档案管理人员
当前大多数单位的档案信息管理人员年龄偏大，这种不合理的人员结构一定程度上影响了档案信息管理水平。一方面年龄比较大的档案管理人员对于新的档案管理知识以及档案管理系统并不熟悉，并且这些工作人员的学习这些新的知识存在一定的困难，影响档案管理水平。另一方面缺少掌握先进管理知识和管理理念的档案管理人员，在信息时代，档案管理也逐渐采用信息化管理，档案的存档和档案的检索都可以借助信息系统，由于缺少掌握信息系统的工作人员，一定程度上影响了档案管理信息化水平的提高。
（2）、档案管理工作不规范
档案的档号是进行档案基础工作的重要途径，而在我国目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，往往导致档案管理不规范，例如：缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范，导致出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，以及相关档案的及时查找；档案标题不能准确全面地反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定；还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度；档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。
（3）、档案管理现代化程度不高
目前，我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。
（4）、档案案宗不科学
在档案管理工作中,案宗是最为关键的一部分,但是由于在目前档案管理体系中,我们对于档案案宗的认识不够,造成了档案管理工作中还存在着诸多的问题与缺陷,在应用的过程中对于整个馆藏内容和庞大的案卷数量而言存在着十分复杂的问题和隐患,这些问题的存在是一个极为欠缺的工作模式,也是目前工作中对于整个档案管理质量较为欠缺的一环。
三、档案管理基础工作完善措施
（1）、提高档案管理工作人员素质
工作人员素质的提高是息息相关的，档案管理基础工作水平的提高与由于当前档案管理基础工作人员的年龄结构不合理，一定程度上影响了档案管理的水平。今后需要进一步提高档案管理基础工作人员的素质。一方面需要改善档案管理工作人员队伍的年龄结构，增加一些年轻的档案管理工作人员，增加档案管理人员队伍的活力。单位可以引进一些掌握新的档案管理知识的工作人员，这样有助于引进一些现代化的管理方法，提高档案管理基础工作水平。另一方面加强现有工作人员的培训，向他们传授一些新的档案管理知识，不断提高人员素质。同时鼓励工作人员加强自身学习，通过学习档案管理知识和信息技术，实现档案的信息化管理，提高工作效率和工作准确率。
（2）、加强档案管理工作
首先，从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。其次，健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。
（3）、加快档案基础工作的现代化步伐
计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大地提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度，其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
（4）、重新组合案卷，实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
四、结语
现代档案管理方法是满足现有社会需要的一个重要进步,为保证现代档案管理工作的效率,提高档案管理的利用效率,档案管理工作人员需要从基础做起,全面有效的提高档案管理工作的基础质量,以现代化科学技术为标准进行深入系统的分析,从而实现档案管理的综合性控制要求，以期更好地为现代档案管理服务，推动社会的进步和发展。
参考文献
[1]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务,2013,11:83.
[2]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品,2011,12:244.
关键词：探析 对外贸易 集装箱 检验检疫 监管模式
中图分类号：F 27 文献标识码：A
随着对外贸易的不断发展，货物贸易采用集装箱运输已占世界对外贸易运输量的93%以上，而且我国各大海港口岸的集装箱年吞吐量近几年一直以11～15%发展速度在递增。我国法律法规赋予检验检疫机构加强对进出境集装箱检验检疫与监管职责要求更高，任务更加繁重；同时进出口相关企业呼吁检验检疫机构提高进出境集装箱检验检疫和监管运作效能，推进对外贸易“大通关”建设，保证检验检疫的工作质量，也提出了更高、更新、更迫切的要求。
一、出境集装箱检验检疫监管工作现状分析
按现行的我国检验检疫法律法规和国家质检总局《进出境集装箱检验检疫管理办法》的要求：进出境集装箱必须实施检验检疫；凡装载动植物、动植物产品和其他检验检疫物的出境集装箱应实施动植物检疫；装运出口易腐烂变质食品、冷冻品的集装箱应向所在地检验检疫机构报检，未经检验检疫合格，不得装运；进境集装箱经检验检疫合格后，方可放行。
出境集装箱的“箱检”工作，通常采用装货前实施法定检验鉴定的方式，其程序多，要求严格，存在着影响 “大通关”的6个“症结”：一是出境集装箱的装箱点多、面广、线长，一般没有留有专用的时间实施“箱检”作业，且装箱时间不固定，一旦集装箱被调拨到装箱点须马上组织“全天候”的装箱作业；二是“箱检”人员少与施检业务量大的矛盾比较突出，有时会因现场的检验鉴定人员调配不到位，无形中拖延了“箱检”的时间；三是“箱检”和“货检”是不同的施检对象，又不能同时同地进行，因此检验检疫机构在实施时不能合并为一，造成了工作效率的低下；四是“箱检”由“认可检验”既不保险，又不合法；五是如“箱检”现场发现箱体不合格，那就需重新调换集装箱或修箱，这样一返一来的调换集装箱或修箱作业，再加上一些调箱或修箱所需的工作程序，少则要花2～3个小时，多则要一天，而且还增加不少费用，影响船期；六是检验检疫部门忙于应付日常的“箱检”工作，无形中削弱了检验检疫机构的管理与服务职责。
这些“症结”的存在往往会使原计划的装箱时间被延误，影响到通关结汇，以至贻误船期，甚至影响了集装箱的运转周期，从而给货主和集装箱的经营企业造成经济损失和贸易信誉毁损；同时也削弱了检验检疫机构的服务职责。
二、对出境集装箱检验检疫监管工作实施动态分类管理
（一）对出境集装箱实施实施动态分类管理工作的理念
检验检疫机构可根据所属辖区出口企业的实际现状以及影响出境集装箱“大通关”的6个“症结”，经过深入调研，根据实际情况，运用风险分析和系统管理方法，本着规范工作流程，从源头抓，从现场着手，并落实集装箱场站、承运人、人的责任，发挥和调动集装箱场站、承运人、收货人、人、经营企业的工作积极性和主动性，参与“协检”工作，多方位、多渠道共同参与，各负其责，主辅协作，分级分类实施出境集装箱检验检疫把关和监管工作，并要求经营企业提高质量认证管理水平，对其实施动态分类管理新模式，提高检验检疫运作效能，将集装箱检验鉴定工作由原来单纯的检验检疫型向检验检疫管理型转变。
（二）出境集装箱动态分类管理工作的做法
（1）对企业实施分类考核，确定分类管理类别
各检验检疫机构的业务执行处室和分支机构需负责其辖区内出境集装箱的经营企业实施分类考核，并确定其动态分类管理的类别。
凡具备软、硬件条件的集装箱场站、公司、出境集装箱承运公司、发货人等相关企业，可以自愿申请参加出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作。相关企业在办理申请时，应当向所属辖区检验检疫机构递交“出境集装箱经营企业考核动态分类申请书”，并附上工商营业执照、企业质量体系评审认证结果等相关资料。检验检疫机构的执行部门应在7个工作日内将对申报的材料进行初审，初审合格就可组织考核组，通知申请企业并对其实施考核。考核组可由熟悉集装箱检验检疫监管业务骨干3-5人组成，按“出境集装箱动态分类考核评分标准”对申请企业的企业实力、质量管理、运行效能和人员素质等四个方面进行考核评分，并按考评结果将申请企业划分为一至四类，企业等级类别越高，抽检和监管的比率越低；反之，抽检和监管的比率越高，甚至要对企业的出境集装箱实行批批检验检疫。
一类企业：凡考核得分为 100～91分的企业可评定为一类企业。辖区检验检疫机构执行部门按企业每月报检量抽检其3-8%或每月至少抽检1～2批次的报检单实施检验检疫监管工作。
二类企业：凡考核得分为90～76 分的企业可评定为二类企业。辖区检验检疫机构执行部门按企业每月报检量抽检其15～30%或每月至少抽检3～5批次的报检单实施检验检疫监管工作。
三类企业：凡考核得分为 75～60分的企业可评定为三类企业。辖区检验检疫机构执行部门按企业每月报检量抽检其50～70%或每月至少抽检10批次的报检单实施检验检疫监管工作。
四类以下企业：凡考核得分为60分以下的企业可评定为不符合分类要求的企业。辖区检验检疫机构执行部门对其报检的出境的集装箱实施100%检验检疫监管工作。
（2）对实施分类管理的企业，实行动态管理
检验检疫机构应对实施分类管理的集装箱企业实行动态分类管理工作，可规定：辖区检验检疫机构的执行部门应对实行分类管理经营企业所“协检”的出境集装箱进行定期和不定期检查以及对经营企业质量运行体系进行评审。在对企业实施监管工作过程，可对照“出境集装箱动态分类管理考核评分标准”中的“运行效能”对其进行现场检查和评审，确定下次动态分类管理的类别。
对现场考评所得分数低于原分类考核所得分数值和评审的不符合项超过限定个数的企业，应按新的得分和评审结果确定本次企业的考评类别，达到降级分数值者应对其原分类管理类别做出相应的调整，并限期要求企业对不符合项完成整改。经整改、复查得分和评审结果达到原类别要求的，经营企业的分类管理类别可恢复到原类别。如经营企业连续两次被降低类别者，一年内不得再恢复原管理类别。
同样，检验检疫机构对“运行效果”运作管理工作做得比较好的经营企业做出规定：在半年内连续现场检查和评审高于原分类考核所得分数和评审的不符合项低于限定数的经营企业，可以申请调高分类管理的类别。辖区检验检疫机构应及时将经营企业的申请报告和历次现场考评材料进行审查确认；同时，也可按管理规定的要求，组织考核组，对申请高调分类管理类别的企业进行年度考核和评审分类，如重新考核所得分数确实高于原得分和评审的不符合项低于限定数的经营企业，就按新报批分类类别实施监管管理；如重新考核和评审所得分数低于原得分和评审的不符合项高于限定数的经营企业，就按年度考核和评审结果，确定经营企业分类类别实施监管管理。
（3）引进信用评价体系，实施“诚信便利、失信惩戒”管理
各检验检疫机构的业务执行处室和分支机构可按照《出入境检验检疫企业信用管理作业指导书》的规定，对经营出境集装箱业务的发货人、集装箱场站、出境集装箱承运公司、公司实施“诚信便利、失信惩戒”的管理作法。对于信用等级评定为AA、A级别的出境集装箱经营企业在口岸实施现场抽检合格后，并优先给予办理相关检验检疫监管放行手续；对于溯源体系不完善、不配合溯源追溯工作以及虚假申报、信用等级评定为B级别以下的出境集装箱经营企业的出境集装箱在口岸暂停实施便捷快速通关工作方案。
对出境集装箱经营企业动态分类管理类别的高低和提供物流信息的真实性与有效性，列入企业信用等级评定采集内容。
（4）规范统一操作程序，保证分类管理工作的质量
为了更好地实施出境集装箱检验检疫分类管理工作，各检验检疫机构的主管处室可规范、统一使用“出境集装箱经营企业动态分类管理考核申请书” “出境集装箱质量管理体系审核评分表”“出境集装箱动态分类管理考核评分表”“出境集装箱动态分类管理考核审批表”“出境集装箱动态分类考核签到表”等表单，以便规范标准、统一程序、统一操作。
（5）对实施分类管理的企业应理清职责，奖罚严明
出境集装箱经营企业的协检工作人员应由受过专业技术培训，经考核合格获证人员担任。经营企业在协作检验鉴定时，如发现出境集装箱不适载或检疫物等问题应及时联系辖区执行部门，听候其处理意见，同时及时书面报告。企业应建立“出境集装箱协作工作检验鉴定台账”，并根据协作检验鉴定具体工作情况设计使用“协作检验鉴定原始记录单”。经营企业的“协作检验鉴定原始记录单”应一式两份，一份装订成册作为原始档案材料；另一份报送辖区检验检疫机构执行部门备案，作为对经营企业检查、考核的凭证。对认真负责、把关成效显著的出境集装箱经营企业给予表彰鼓励。
另外，“出境集装箱检验检疫监管动态分类管理暂行规定”还应对经营企业承担协作工作的经济责任和违法违规行为做出明确规定：凭经营企业协作检验鉴定合格而放行的出境集装箱，如发生任何因集装箱不适载或存在检疫物等问题，而造成的质量事故和经济损失，由经营企业自行负责；由经营企业协检合格的出境集装箱，经辖区检验检疫机构抽检检查发现不合格或有伪造、欺骗、弄虚作假行为，或经营企业集装箱协检人员有严重失职行为，将视情节轻重，降低其出境集装箱动态分类管理的类别或取消其信用等级的评定结果，直至取消其协作检验鉴定的资格。如企业的违法违规行为触犯法律法规，将依照有关法律法规的规定给予其相应的行政处罚。
三、实施出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作应注意的问题
（一）加大对出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作的宣传推广力度
通过多种形式的宣传、推广活动，提高企业对出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作重要性和必要性的认识，使经营出口集装箱业务的企业，能自觉地投入整改，提高企业的软、硬件设施，力争使更多的企业通过考核和评审，并且达到更高的检验检疫监管类别，提高检验检疫监管工作的运作效能，从而简化出口集装箱检验检疫的手续，降低企业出口费用，加快我国出口货物的通关速度。
（二）制定切实可行的“出境集装箱检验检疫监管动态分类管理暂行规定”
各检验检疫机构在考虑对出境集装箱实施检验检疫监管动态分类管理工作时，应多深入第一线调研，多听出境集装箱经营企业的想法和意见，对问题进行讨论、研究、论证，提出试行方案或办法；并选定几个有代表性的经营企业进行试行，尔后再对其进行总结、修改、完善，最后出台较具实用性、可操作性的“出境集装箱检验检疫监管动态分类管理暂行规定”和“出境集装箱动态分类管理考核评分标准”及相配套的附件，再全面铺开加以实施。
（三）提高集装箱从业人员的整体业务素质
各检验检疫机构的业务执行处室和分支机构还可根据出境集装箱经营企业普遍人员素质比较低的现状，不定期地举办业务培训班和研讨会，通过考核认可或聘用一些“协检员”；同时也促进集装箱从业人员的经验交流，以便提高检验检疫机构和企业从事出境集装箱检验人员的的整体素质和业务水平，统一标准，规范运作，确保集装箱检验的工作质量，推进我国对外贸易“大通关”的进程。
（四）不断修正和完善出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作
加强对出境集装箱经营企业提供的协检报告单的抽检和验证工作以及经营企业质量体系运作情况的检查评估工作，以便不断持续地修正、完善、提高和有效地实施出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作，从而改变以往检验检疫机构批批检又检不了，认可检验又不保险的被动局面，促进、提升和保证了检验检疫机构把关和服务的工作质量。
四、实施出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作取得的成效
检验检疫机构出台出境集装箱检验检疫监管业务工作新作法，可有效地推进检验检疫和监管模式的创新，工作方式的改进，大幅度提高集装箱检验检疫监管的运作效能。
（一）满足现代物流发展的需要，促进“大通关”建设
出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作的开展，不仅可从源头上化解先前出境集装箱“箱检”工作中存在着影响“大通关”的6个“症结”，探索出检验检疫机构服务工作的新路子和新模式，而且较好地解决了快速通关与严密监管、“箱检”业务量不断增长与检验检疫机构自身人力物力相对不足间的矛盾，其既提升出境集装箱检验鉴定的运作效能，把好国门，防止疫情疫病的传入传出，为货主和集装箱经营企业赢得时间，简化手续，节省费用，促进了“大通关”建设，又推进了检验检疫监管工作流程的合理化、规范化、科学化，提高了检验检疫的服务层次，进一步适应了现代物流高速发展的需要，使集装箱检验检疫工作实现了由单纯的检验型向检验监管型的转变，维护国家整体经济利益，促进对外贸易发展的要求。
（二）强化监管工作，提高出境集装箱检验鉴定的工作质量
通过实施出境集装箱检验检疫监管动态分类管理工作，福州检验检疫局辖区口岸出口集装箱适载检验鉴定工作质量不断获得提升，检出不适载的集装箱量大幅度下降，出境集装箱的通关效能大幅度提升，取得把关与服务工作的“双赢”。据统计，2016年1-6月福州辖区实行出境集装箱检验检疫分类管理工作以来，共检验鉴定装运易腐烂变质食品、冷冻品的集装箱为21011批/37237标箱，其中不适载为274标箱，占总箱量的6.4‰，不适载数量与上年同期比减69.1%。
（三）完善质量管理体系，促进企业上等级
对出口企业实施集装箱检验检疫监管动态分类管理工作，不仅可以提升企业的厂检能力和把关职能，增强企业的质量意识，完善软、硬件设施建设，规范检验检疫监管操作规程，促进企业上等级、上台阶；同时，还可以发挥检验检疫信息和技术优势，帮助经营企业提高人员素质，加快扶持企业诚信体系和信誉评估体系的建立，加大推进企业质量体系的认证，完善企业业务体系运作，从源头和生产过程来提高出口产品的质量。
参考文献：
[1] 中华人民共和国进出口商品检验法.2002年04月28日修订.
[2] 中华人民共和国进出口商品检验法实施条例.2005年08月10日.
[3] 国家质检总局.关于深化检验检疫监管模式改革支持自贸区发展的意见.国质检通〔2015〕87号.
[4] 国家质检总局.出入境检验检疫企业信用管理办法.质检总局公告2013年第93号.
[5] 世界贸易组织贸易技术壁垒协议（WTO/TBT协议）. TBT合格评定程序.1994年4月15日.
[6] 国家质检总局.进出境集装箱检验检疫管理办法.国家出入境检验检疫局2000年第17号令.
关键词:电力企业；档案；管理；现状；改进措施；创新
Abstract: This paper briefly discusses the power according to the existing problems in the management of enterprise archives, such as there is no deep understanding, archives management and power technology development for the archives management of electric power enterprise significance degree of fusion is not high, the file management system is not perfect, in view of the above problems and puts forward some corresponding measures, including the introduction of office automation system; to improve management processes, including management and archive management; reasonable division of work and responsibility, and the corresponding management equality, in order to engaged in archives management of electric power enterprise staff to provide certain reference and reference.
Key words: electric power enterprise; archives; management; current situation; improvement measures; innovation
中图分类号:
前言
电力企业在我国的经济发展中有着重要的地位，其档案管理是其企业管理工作中的重要内容。电力企业档案是极其有价值的历史记录资料，包括其生产经营、发展历程、技术水平、企业文化等，其记录形式也十分丰富，如文字资料、图片、表格、音像制品等，其作用在于传递历史信息，记录现阶段状况，并为企业的发展提供可靠的参考信息，在企业的发展中有着极为重要的作用[1]。电力事业的不断发展，电力企业也在不断扩大产业，档案管理工作也十分重要，需要随着时代的发展，不断与时俱进的创新管理方法，紧跟时代的发展节奏，以适应现代经济社会的新形势，将档案的重要作用充分发挥出来，使企业能够健康稳定的发展。
1.现代电力企业档案管理中存在的问题
1.1档案管理与电力的技术发展的融合度不高
对着科学技术的发展。现代电力企业的管理工作中会使用到较为专业、高新科技的电子管理设备。该类设备中储存这数量极大的管理数据及企业的相关信息，并会随着时代的发展，企业的扩大或者信息的变化而不断更新。在该类设备的设计时，由于涉及水平有限，或者没有预先考虑现代信息的发展速度及程度等原因，并未将其各项功能与档案管理工作相结合，因此在档案管理的过程中需要先了解企业的核心内容或者其他部分的目的，需要进入该类设备系统，进行设定。
1.2档案管理体制不完善
电力企业的各个部门及每一个职工的分工较为细致且均具有较强的独立性，管理机制上，没有对于各个部门的合作事宜进行合理的规定，导致档案管理部门与其他部门的沟通不足；联系也并不紧密，在各个部门的协调与合作上，并未达成一致的默契或者习惯，该现象给档案管理的各项工作带来了一定程度的阻碍，如在收集档案所需资料或者信息的过程中，得不到其他部门的配合，会出现较多的困难不仅各类资料及信息的全面性、真实性、及时性均无法得到满足，也严重影响了档案管理工作的效率及进展程度[2]。
1.3对档案管理不够重视
许多电力企业将工作的重点集中于建设各项电力工程上，对于档案的管理工作重视程度不够，并没有意识到档案管理工作的重要，因此对该项工作的投入很少，或者完全忽视档案管理的各项事务，造成了管理力度不足。另外档案管理人员的素质也对管理效果带来直接的影响。档案管理人员对于该项工作重视程度不足，在工作中会出现不负责任的现象，严重影响到档案信息的安全性，而出现信息丢失、分类不准确、保管不力等，导致档案资源不全面，利用率较低，无法发挥出其档案资源的作用。
2.相应创新对策分析
2.2改进流程
电力企业的档案管理工作相较于其他管理工作，有许多不同之处。建立信息系统中文档一体化流程，就是把系统、协调、控制等理念融入设计和各项运行活动中的过程，该过程的各个流程及环节的可塑性很强，可以进行相应的创新及改进，具体内容如下：
2.2.1文件管理
在文件管理阶段，涉及到的文件数量较多，管理工作相对较为繁琐，在管理的过程中有许多需要注意的点，具体内容如下：①文件的监管及其质量控制 对于发文申请单、收件签署单等重要文件需要妥善保存，对其进行有效的管理，控制文件质量。在收件、发件、申请、审批等过程中，应将相应的文件均按照项目为主题进行妥善保管，形成完整的文件组；②文件流通控制 文件在办理的流转过程中，需要对其进行监督、催办等措施，以达到监控其办理状态及其流转状态。如果文件的办理信息没有按照要求填写完整，则不能流转到下一个办理环节，避免引起诸多麻烦或者引起其他问题，影响工作效率；③提供有针对性的操作平台 在工作规则及提供操作平台方面，应先分析客户的类型，根据实际情况进行相应的安排与区别设计，为各个类型用户提供全方位的服务，满足其各种不同的要求[3]；④文件归档 将工程项目或者任务的信息进行的分析、总结、归档，并录入信息系统，在查看信息时，使之能够顺利的调出相关档案，便于查看或使用。
2.2.2档案管理
档案管理是将档案进行分类、分析、保管及录入等工作的统筹规划，其管理水平直接关系到档案作用的发挥，因此需要进行科学的管理，具体内容有以下几点：①信息整理 为文档管理人员提供必要的的信息整理工作平台，对各类档案的信息、数据等进行细致的整理，并随时变换视窗吗，检查为们客户提供的信息的各项要素，包括直观性、全面性、真实性等；操作应严格根据相关规范进行；②信息安全机制 在信息安全管理方面，需要分层次的设置安全使用规范机制，合理运用限制使用权限、验证使用者身份、设置密码等方式保障档案使用的安全性；③培养服务意识现代企业均需要提高服务质量，以优化企业形象，提高效益，增强企业的综合竞争力。电力企业应为广大用户能够利用信息平台，方便快捷的搜索档案信息，不断提高服务意识，以简单、直观、快捷为原则，为用户服务，尽量满足其信息需求。
2.2引进先进的自动化系统
科学技术的发展，自动化系统的应用越来越广泛，在档案管理工作中也需要引进先进的自动化系统，解决各个部门之间的沟通障碍，使该项工作秩序良好，更加顺畅且效率更高。在自动化系统的基础上设置企业内部的网络通信系统，各个部门可以使用邮件，或者公共信息平台进行信息的交流与沟通，逐步实现无纸化办公，并形成整体的通讯体系，从而改变传统上下级的管理方式，提高信息交流密度及整体的工作效率[4]。
2.3完善管理制度
完善档案管理机制，在制度上减少档案管理安全风险及管理漏洞。组织档案管理人员培训，提高其业务素质及管理技能，使之在信息的收集、流转、处理等环节上，能够严格根据相关的规范进行，并根据其企业的实际情况建立文件拟定、办理、流转等事务的平台，方便用户查询信息。定期进行档案信息安全检查，强化安全意识，提高人员的安全事故的处理能力。
3.总结
社会对于电力的需求量极大，促进了电力事业的发展，电力企业在现代社会中也占有极为重要的作用，这对电力企业的管理工作是一项巨大的挑战。电力企业的管理是一项系统的工程，本文仅从一般的角度阐述了常见的问题及解决方法，实际管理活动还需要管理人员根据企业的实际特点、状态、发展阶段、相关规章制度等进行，将理论与实际相结合，探索出适合实际情况的档案管理方法，不断完善档案管理机制，强化管理人员的责任意识，提升管理水平，科学合理的将各类档案进行细致的分类管理，使档案能够最大化的发挥出应有的作用，为企业健康稳定的发展提供信息支持。
【参考文献】
[1]朱.试论电力企业档案管理与创新中的几个关键点[J].科技创新与应用.2013(11)：139.
[2]刘玉萍.浅谈电力企业档案管理创新[J].科学管理与决策.2012(12)：109.
关键词:工程公司;材料管理;内部环境
中图分类号:F540文献标识码:A
文章编号:1674-1145(2009)27-0019-02
材料管理是工程施工项目成本管理中的一个重要组成部分，材料管理水平的高低将直接影响到施工企业的成本、利润。在企业管理科学化、规范化、经济利益最大化的新形势下，企业间竞争日趋激烈，对材料管理也提出了更高的要求，就优化企业内部管理环境而言，必须根据实际需要，逐步完善购、运输、验收、保管、发放和回收等环节，为材料的采购管理、供应商管理、材料的生产耗用管理过程中控制方法的有效运用提供一个良好的运行环境，为企业预定目标的实现奠定基础。
一、建立专业归口、分类管理的采购管理体系
1.完善材料管理制度。为适应市场变化的需要，工程公司应该颁布《材料管理办法》、《材料招标采购办法》、《现场材料管理办法》等规章制度。强化材料的归口管理，分类分级负责材料运作各个环节，使得各个部门有法可依，有章可循。
2.建立合理的材料采购预算规划。工程公司的财务部门、工程技术部门以及工程实施部门应该合理沟通协调并及时传达信息，制定出合理的工程阶段性的材料耗用量。以便为工程公司进行科学的采购计划提供数据;为合理地选择供应商提供资料;为工程及时地对材料的生产耗用进行前馈控制和后馈控制提供依据。
3.严格规范材料采购审批制度。一般来说，采购审批制度的完善对企业的业绩有着积极的影响。工程公司对采购业务审核分以下几步进行:
(1)采购前的审核。采购员在编制材料采购计划时，注明每种材料的名称、供应商情况、购买含税价及税率等内容一起呈交技术部门和财务部门。财务部门根据所掌握的信息，对材料的价格、计划采购量进行认真平衡比较;技术部门则对材料的性能、配比情况加以认定。然后两个部门共同协作，采用定性或定量的方法确定出一定的选择方案。如果申报符合备选方案，则加盖“审核”章。反之，提出改进方案或否定此采购计划。最后报相关经理批准，审批后计划方可执行。
(2)货到后的查验。保管员负责核对材料采购计划、合同、质量证明、票据等凭证。发现品名不对、质量不当、数量短少、实际到厂价高于审批价格等情况时，有权拒收并汇报。对达不到质量要求的材料，按规定实行退货或折价处理。该办法防止了在计划执行过程中“质劣价高”问题的发生。
(3)票据结算前稽核。会计人员对入库单和票进行审核登记，稽核无误后加盖财务章，并报相关经理签字。
(4)要求企业每名采购员都要有业务记录手册，对自己经手的业务包括供货单位名称、材料名、价格、质量、付款方式等都应一一详细记录，一旦发现问题，便可以追溯责任到人。
4.加强材料采购机制的内部牵制。内部牵制是指在部门与部门、员工与员工及岗位之间所建立的互相验证、互相制约的关系，属于企业内控制度的一个重要组成部分。具体分为体制牵制、程序牵制和责任牵制。(1)体制牵制。组织机构控制是内部控制的基础控制，是其他各项控制能否成功和有效的关键。(2)程序牵制。注重程序控制，其关键是注意内部牵制组织的设计，不相容职务的分离，以防止差错，特别是舞弊的发生。(3)责任牵制，内部控制承担的相应责任。加强材料采购机制的内部牵制就是要从体制牵制、程序牵制、责任牵制这三方面明确各级各人员的权限与义务，杜绝各种暗箱操作。
5.结合市场情况采用科学合理的采购管理方式。工程公司在实施采购过程中应该实行双采购员采购制度。质量责任制度与采购核查制度相分离，采购与定价制度相分离。形成符合本企业特点的追求效益最大化的价格自控、联合和监控机制。
二、实施适应市场施工特点的材料计划管理方式
工程公司各施工项目单位应该根据计划工程进度提出各个施工阶段的总体用料计划申请表。实施要以年度、半年度计划为预测，季度、月份计划为依据，遇有设计变更、停工等要立即编报追加或核减计划为补充的阶段性计划管理方式。同时，为适应施工生产多变的形势，现行材料计划可缩短编制周期，增加编制次数，实施动态管理。为提高计划的准确性，要求计划人员注意收集各方面信息，分析、预测材料市场情况，提高企业的调控能力、快速反映能力，密切部门协作。材料计划的编制实施是财务部门、技术部门、计划部门、工程实施部门协同配合的结果。因此，要实现材料计划的全面性、准确性、及时性和预见性，工程实施部门应加强与技术、计划部门、财务部门之间的协作。材料计划要以施工计划为基础，以施工技术部门提供的备料计划为依据，及时掌握施工进度和工程信息，及时变更调整材料计划，同时计划部应对工程材料计划的及时性和准确性负责。各部门之间相互协作各负其责，共同提高材料计划的实用性。
三、完善材料质量控制体系
工程公司要认真贯彻落实质量责任制，加强质量管理基础工作，健全质量管理体系。建立相互衔接、相互配合、相互约束的材料采购工作程序，并按工作程序操作、检查和考核;按材料采购标准化、程序化管理要求，重点落实材料验收制度和可追溯性制度;在材料计划、采购、检验、保管等各环节，把质量体系标准落实到岗位和责任人，做到工作有记录、考核有依据。加强质量信息资料管理及项目部的各项基础工作，确保工程材料采购质量。
四、建立完善的材料供应商档案
1.合理地选择供应商。为了确保供应商选择的合理性，应该建立供应商具体情况的档案。档案内容应该包括以下一些内容:供应商的地理位置、经营能力、财务能力、设备与技术能力、准时交货能力、产品质量、行业声誉与地位、服务水平等。然后，根据建立的档案，合理地对已有的信息进行运用，建立起适合本企业的指标体系，对供应商进行科学地、综合地评价。由于这些指标的重要性，企业平时要注意合理地维护供应商档案，定期地对供应商档案进行更新。
2.采用ABC分类方法，对供应商进行合理的管理。建立供应商档案后，工程公司可根据供应商与本企业进行业务往来的资金额度和相关资料，对供应商进行分类。对不同类型的供应商采用不同的管理方法，这样有利于节约企业的人力、物力、财力。
3.优化本企业供应商的结构。不断优化工程公司的供应商体系，实行对A类供应商建立长期合作、互荣互利的关系;对B、C类供应商，采用适当引进新的供应商，保持适度的竞争、优胜劣汰。这样，有利于把握到市场的动态，保证材料优质优价的供应。
五、建立价格信息资料库
首先，工程公司应该建立自上而下的采购体系。材料采购部门要具备材料采购信息中心的功能。能够广泛收集市场信息，并及时向工程公司下属的项目部信息，从而使企业的资源得到共享。其次，各项目部也要在当地进行广泛深入、细致的资源调查，摸清当地的材料供给能力、需求情况、价格、运距、运输能力及季节性变化对供给能力的影响及价格浮动规律。再次，可通过网络信息、刊物及其他媒介收集信息，以充实采购部门的信息中心资料库;还可以由本企业派驻人员到重点项目施工地，反馈施工地区的价格变动信息和有关优惠政策。经多方采集的信息资料汇入资料库，提供给价格论证小组，经筛选论证和综合平衡确定出当期的采购价格，供各项目采购人员和相关部门使用。这样采购供应工作就能在占有可靠消息的基础上避免盲目采购，也为采购与定价制度机制的分离奠定了基础。
六、建立计算机管理系统
运用现代化的计算机管理系统加强材料管理，通过两个系统来实现，一个是材料价格系统，另一个是现场材料管理系统。材料管理系统包括三大部分:材料价格采集、分析和查询。采集系统是根据工程行业特点，制定多材料价格统计方法，通过市场调查，实地采购方式收集各种材料的信息，保存各种信息记录。分析系统是将收藏的材料价格按分公司制定的方法，将统计分析得出材料的加权平均价格(或市场价格)，并可提供各种材料进行分类管理，为企业有关人员提供可靠、准确的价格信息。查询系统，实现材料数据的远程检索，并增加了一些辅助功能。其中包括材料价格查询、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
现场材料管理系统包括数据采集、查询、统计等功能。采集系统主要完成材料管理各项数据的录入工作。具体包括:录入每月的入库单、出库单、材料价值单，录入盘点数。查询系统主要完成全年各项数据的查询功能。具体包括:查询支出账、收入账、查材料余额(查任一材料的余额数)、查价格表、查部门代码、查询供货单位(查任一材料的供货单位)。
七、建立考核与激励机制
在工程公司的材料管理过程中，应建立严格的考核机制和激励机制，定期进行总结考核。根据材料管理各个环节中易出现的问题，制订材料管理考核办法和考核标准，主要包括材料基础管理、材料计划管理、材料领用、材料现场管理、回收复用修旧利废、指标完成、管理创新等七个方面，实行百分制，可按考核侧重点不同赋予不同的权重。考核实行月考核兑现制度，定期考核后兑现奖励或处罚，对发现的违规违纪行为要严肃处理。每月末根据对各单位材料考核得分情况并对照奖惩标准进行考核兑现，与基层管理技术人员浮动工资挂钩、与机关材料主管部门浮动工资挂钩、与整个公司效益工资挂钩，进一步增强全体员工的节约意识;实行基层单位材料与工资的捆绑结算，全额互补，进一步促进了大家养成“节约材料就是增加工资、浪费材料就是降低工资”的观念。
参考文献
[1]路仲希.路基工程施工[M].北京:中国铁路出版社，2005.
[2]郑连庆.建筑工程经济与管理[M].广州:华南理工大学出版社，2007.
关键词：投标 ；商务 ；规范 ； 管理
Abstract: combined with the author's own working practice, elaborated on the corporate credit, performance, bidding documents and other business information necessary to implement special classification management and specific management, also detailed the system of bidding business management establishment, management, use and maintenance.
Keywords: bidding; commerce; SPECIFICATION; management
TU723.2
前言:
近年来，由于国家实施积极的财政政策，不断加大对基建产业的投资力度，既给建筑施工企业带来空前的发展机遇，也使企业及其子公司的经营规模得以迅速扩张，企业效益不断增加；但同时,也应清醒地认识到，由于建筑行业科技含量不高，行业准入门槛较低，导致施工企业不断增加，不正当竞争、恶性竞争现象屡禁不止，再加上一些业主为了达到优选施工队伍的目的，也不断提高资格预审和投标商务工作的难度，在有限的时间内，对投标申请人的资格认定、人员、业绩的评定级别层层加码，要求投标申请人交验各种原件的情况更是司空见惯，从而导致投标人稍有不慎，就可能废标;更有甚者，还招致业内通报，严重破坏了企业形象。因此，在新的市场条件下，如何搞好商务资料的统一、规范管理，提高商务人员工作效率，减少失误，就成了当前投标工作中的一个重要的课题。
一、明确商务资料的内容，实行专人分类管理。
根据资格预审和投标商务的一贯要求，商务资料主要包括企业资信、企业业绩和资审、标书文件存档三个部分。
1、企业资信部分。企业资信是商务资料的主要组成部分，它主要包括企业基本情况、企业法律证明文件、企业财务状况、企业安全质量情况、人员情况、机械设备情况和企业所获得的荣誉情况等。为更好的管理这些商务资料的原件，我们通常采用归口管理的原则，将这些资料分配到各个相关部门进行管理。
企业基本情况由企业编投标部门根据企业不同阶段的发展变化，及时予以更新，要求做到准确反映企业当时的真实情况。
企业法律文件应由各归口职能部门分类管理，如企业营业执照、资质证书、组织机构代码证等由企业管理办公室统一管理；安全资格证书、三标（质量、环保、职业健康）认证证书等由相应的安全质量环保部门存放管理；计量合格证书由计量测试部门存放管理；银行开户许可证和税务登记证由财务部门存放管理。以上法律文件均由投标部门根据工作需要及时借用和归还，同时做好相关记录。
企业财务状况主要体现在财务报表和审计报告上，为方便投标工作，近三年的财务报表应有一份存放于投标部门，并注意及时更新。
作为商务投标资料企业安全质量情况，主要体现在年度安全、质量报表上，应由安全质量环保部门妥善管理。
企业人员情况，主要是指能服务于商务投标的企业中、高级专业技术人员。经常用到的是投标人员的毕业证、职称证等相关证件，这些证件均应采用集中管理的形式，存放于人力资源部并统一造册编号管理，做到随用随调。对于注册类证件管理，应由人员相对应的职能管理部门分别负责。比如：一级注册建造师证书的培训、取证和管理，应由企业管理部门负责；注册造价工程师证书的培训、取证和管理，应由造价管理部门负责；注册会计师的培训、取证和管理，应由财务部门负责；注册安全工程师证书的培训、取证和管理，由安质部门负责；一级结构工程师、土木工程师、一级注册建筑师等证书的培训、取证和管理，应由工程管理部门负责；检测工程师的培训、取证和管理，应由计量测试中心负责。
企业机械设备情况主要由企业机械设备、试验仪器总表和相应发票、图片资料等组成，应由设备部、财务部以及投标部门共同协调建档完成，资料扫描件存档于投标部门。
企业的各类荣誉证书、奖牌等统一由企业档案室存放管理。
2、企业业绩部分。企业业绩是商务资料的主要构成，它主要包括企业已完成或在建项目的中标书、合同书、竣工验收证明、业主评价和项目获奖证书等。施工业绩的责任单位主要是企业档案室、工程部、各项目部。各部门分别明确资料的收集责任人，共同完善项目业绩台帐和各类资料归档。投标部门要指定专人配合，并针对项目经营投标需要，重点追收项目建设过程中的中标通知书、合同、评优评先文件、竣工验收报告、主要图纸和结算资料等证明材料，并登记每个项目实际完工的结构物、特殊施工技术、先进工艺工法、获得的荣誉等资料，同时及时更新和完善商务信息系统。企业业绩资料通常在企业档案室归档，按铁路、公路、城市轨道、水利水电、机场等工程类型和时间顺序分类归档，建立档案编号，随时备查和调用。
3、资审、标书文件的归档。这些文件作为已完成资料，通常很容易被大家所忽视，但这些资料是所有商务编标人员心血的凝结，也是商务人员工作经验的累积，经常查看，可以不断总结经验，提高业务水平。这些文件资料的电子版要全部归档在投标部门，安排专人负责定期向各专业相关人员收集归档，同时在投标部门的主存储机和硬盘上做好备份。中标项目的资料还应刻录成光盘，加贴标签便于查询，多种方式的备份主要是防止机械故障或者各种原因引发数据丢失。
二、建立完善企业的投标商务信息管理系统。
明确了商务资料的内容，并完成了各类资料原件的分类存放，并不等于投标商务信息资料库的建立完成。要想将这些资料最大限度地应用于投标商务工作，必须建立完善的企业投标商务信息管理系统。
所谓投标商务信息管理系统，就是将企业资信和企业业绩两大部分所涵盖的所有商务资料进行扫描后按照特定的文件格式建立起来的电子文档信息管理资料库，该资料库属企业的重点保密资料。
由于此项工作涉及的内容广泛、工作难度较大，所以要求商务录入人员具有高度的责任心和严谨的工作态度，做到资料齐全、真实可信、文整美观、查找方便。特别要重点做好各类专业人员的身份证、毕业证、职称证、岗位资质证书、获奖证书等，要求齐全和相互对应。同时要求机械设备、试验仪器总表中所列的设备仪器要有相对应的发票票据，并重点确保发票的真实性和可信性；对已完和在建工程业绩，要做到中标一项，收集一项；完工一项，整理好一项；扫描存档后要及时更新商务信息系统，以方便投标使用。这样做，既能极大地减轻商务人员的工作量，又能确保工作质量，避免发生错误，从而使中标机率得到极大的提高。
三、做好商务信息管理系统的补充和更新工作。
1、商务投标人员简历资料模块的补充。
近几年以来，由于行业竞争不断加剧，各项目业主对投标人的选择苛求现象也日益严重。如：在一些投资并不大的二级公路项目的招标上，有的业主也强制性要求各类人员均需具有高级职称；又如，在一项施工难度并不大的项目招标上，有的业主强制性要求投标人投入几倍以上的人力资源，仅隧道工程师就达10人以上，且还需提供候选人，等等。这样一来，有可能在很大程度上造成了标书上拟投入人员与实际中标后投入人员的严重不符现象。但在投标阶段，作为投标人也只能无条件地满足业主的强制性要求，因此可能会存在疲于应付、东拼西凑等现象，从而为整个投标工作埋下隐患。
为了达到既能满足业主要求，又能快捷准确地完成商务投标工作的目标，编标人员应按照工程项目分类以及人才结构、地域要求等不同情况各编制多套资料模块，并使之格式化，使相关人员的相关证件、资历与工作简历最大程度上满足于相应工程项目的特点要求。这样既做到编标人员的最佳利用，也能进一步加强商务资料的格式化和程序化管理，同时也提高了商务人员的工作效率。
2、业绩资料的补充。
业绩资料的补充，一方面取决于完工项目资料的及时收集，另一方面还在于企业对各分公司业绩的统筹协调，如：当出现某分公司桥梁业绩较多，而某分公司长大隧道业绩较多等现象时，企业总部应尽早考虑、合理调配，以最大限度地利用业绩资源，从面避免各分公司之间因业绩结构不合理，而满足不了业主要求。
结束语：
要想抓好商务资料的统一、规范管理工作，离不开编标人员的积极性和责任心。商务资料的收集、整理、建档、借阅，乃至整个管理工作的每一个环节都需要全体工作人员具备高度的工作责任心和处处以企业利益为重的大局观念。要想使每一个工作人员都做到这一点，就必须导入先进的激励机制，只有用先进激励机制激励人、鼓舞人、督促人、处罚人，才能使人人齐心、人人用心、人人尽心，才能真正提高企业的商务资料管理水平，搞好商务资料的统一、规范管理。
参考文献：
1、 施工企业加强对招投标及施工过程资料管理 闫雅民 2005 西部探矿工程
