发布时间：2024-02-17 11:39:11
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的档案应急管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：高校档案应急管理体系研究
收录日期：2013年5月30日
突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。高校档案作为学校的历史记忆宝库，一旦遭受突发事件的危害，后果不堪设想。加强突发事件下的高校档案管理成为亟待解决的课题。
一、突发事件对高校档案应急管理提出挑战
1、风险意识缺乏。存在必然会有风险，不管这种风险是来自于自然的还是人为的。即使是严格按国家标准建立起来的档案馆，同样会面临各种各样意想不到的风险，历史上那些直到今天仍被学术界推崇的档案建筑与保管措施并不能保证大部分档案的消亡就是明证。近年来，档案在突发事件中频遭损失的情况，暴露出风险意识缺乏的问题。这也是高校档案部门应当借鉴和警惕的。针对自然突发事件，既有的档案保护技术和防护措施相对较为成熟，也积累了较为丰富的经验。近年来人为突发事件在高校有日趋增长之势，需要格外引起重视。
2、应对能力不足。突发事件下的档案应急管理包括预案编制、预测预警、信息报送、应急处理、信息、恢复抢救、调查评估等一系列环节，牵涉到组织架构、资源配置、配套支持等。这决定了高校档案应急管理不能局限于某一环节、某一领域，而必须从更高的层面来进行一种顶层设计，构建起包括应急体制、机制、预案等各方面内容，涵盖了档案危机预防、处置和恢复等全过程的档案应急管理体系。从现实情况来看，这方面还存在许多薄弱环节，缺乏足够的资源支持，缺乏有效的整体应对能力。加之危机管理框架下的档案管理研究是一个新兴领域，理论研究尚待深化，实践性有待检验。这些都势必对高校档案应急管理构成严峻挑战。
3、重要难题来自于分级机制不完备。突发事件应急处置的特点和基于成本效益的分析，都要求档案应急管理必须保重点、保核心。这就需要有相应的档案安全分级机制来支撑。正如档案价值鉴定是档案工作中最困难的一环，现实中这方面也同样是弱项。高校档案机构一方面在存放档案时考虑到将重要、珍贵档案集中存放的并不多，另一方面也缺乏针对档案安全管理状况的风险等级评估。这就有可能导致在面对突发事件时，难以在有限的时间集中资源重点应对，最终贻误时机，出现“玉石俱焚”的后果。
二、高校档案应急管理应对策略
1、树立档案风险防范意识。强烈的风险意识是应对突发事件所必须具备的意识。由于产生和诱发的因素很多，突发事件很难做到及时预知预报，它更多的是建立在对既往事件和知识经验的积累和推断分析上。当准备投入很大但并未发生或造成后果不像预想的那么严重时，就可能造成浪费，这也是导致很多人对此掉以轻心的原因。高校档案部门相对内向封闭，似乎发生几率不大，但若无准备，也许不经意间它就悄然袭来，猝不及防下造成的损失可能更大。正是基于强烈的风险意识，国际档案学界就档案机构应对突发事件已达成一个共识：最好的救灾措施就是预防灾害，预防比灾后恢复更富有成效。强烈的风险意识有助于我们将着力点放在预防为主，防患于未然。
2、建立高校档案应急体制。根据2007年颁布的《突发事件应对法》，我国已建立统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地管理为主的应急管理体制。相应地，我们可以在学校应急管理的整体框架下分三个层面组建有关的档案应急组织。指挥层面，学校整体应急机构可视作档案应急管理的指挥机构；管理层面，可成立突发事件档案应急管理领导小组，组长建议由分管档案工作校领导担任，设有学校档案工作委员会的则由委员会主任担任，组员由档案部门及相关职能部处负责人组成；操作层面，档案机构内部成立由档案业务骨干及有关专家组成的应急小分队。对于某些档案突发事件，还要根据有关规定向上级应急管理机构上报处置。据此，通过分级处理、分级响应，形成一个自上而下和充分协调的档案应急管理组织指挥体系。
3、制定高校档案应急预案。预案是高校档案应急管理的核心和关键。国外的各类档案机构包括国家档案馆、地方档案馆、大学档案馆，大多制定了相应的防灾计划或应急处置方案。我国许多高校也制定了有整体的或专项的突发事件应急预案。相对而言，高校档案应急预案的制定起步晚，更待完善。
4、完善高校档案应急机制。高校档案应急机制包括档案危机预警机制、应急资源调配与调动机制、档案危机化解机制。本着预防为主的原则，档案危机预警机制居于首位。档案危机预警机制，主要是通过制定档案部门应急预案，加强档案安全预警和信息报告制度，采取适当的预防措施，避免突发事件发生，减少档案损失后果。对重要、珍贵档案，特别要注意进行多重备份或适当集中保管，提高其安全等级和系数，从而以最有限的资源来实施最有效的保护。
5、加强高校档案应急管理相关研究。高校档案应急管理作为一个新情况、新问题，其中有很多方面需要去研究。诸如如何判定风险，怎样防范应对风险，要建设什么样的应急管理体系，如何评估应急管理的成效，怎样通过高校档案应急管理来推动高校档案管理方式和理念创新等。这就要求我们加强相关的研究，并及时做好相关研究成果的推广，力求不论是档案管理理论的成果，还是其他领域应急管理研究的实际进展，都能尽最大可能整合到高校档案应急管理预案中，从而尽可能为应对突发事件提供理论支持和现实指导。
主要参考文献：
档案管理是党政机关工作中的一项最基本的组成部分，包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、检索、统计、利用等，是机关工作社会信息系统的基石。做好档案工作，不仅对促进本单位工作具有积极的意义，更因其系统性、归纳性、历史性对一个区域或一项工作具有深远的影响。
“6S管理法”起源于日本，被誉为现代企业管理的经典之作，包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六要素（日语罗马拼音均以“S”开头，故简称“6S”）。“6S”管理主要是榱颂岣咝率、保证质量，使工作环境整洁有序、预防为主、保证安全，本职上就是一种执行力、强调纪律性的工作文化，能为其他管理活动提供优质的管理平台。
现阶段，档案管理需要与时俱进，党政机关引入现代工厂通行的“6S管理法”，传统融入现代，二者辩证统一，具有高度契合性，注入新的理念，实现有机融合，必将极大地促进档案管理工作的规范化、制度化、科学化。
二、党政机关档案管理的意义及存在问题
党政机关档案管理的重要意义，一是在于前文所述的“对于一个单位、一个区域或一项工作具有重要影响”，尤其是在当前机关工作千头万绪、涉及面广、工作量大、政策性强的背景下，随着档案工作越来越被重视，档案管理的规范化、制度化、科学化也愈发显得重要。二是在于各类资源的信息储备，通过对档案的规范化管理，从而为今后工作留下重要的历史依据，为领导决策提供丰富、准确、详实的参考。三是通过档案的科学性、规范性管理，将碎片式的历史信息、文字资料、重要文件梳理归纳于一体，加以标准化、制度化，能够衡量出一个单位各项工作的管理水平，提升自身形象。但传统意义上的档案管理，往往存在很多问题和不足。
（一）数量庞杂，分类不清。对于一个单位或一个系统而言，因其工作千枝万节，档案管理往往会形成海纳百川之势，可谓上面千条线、下面一根针。如果仍沿用过去的管理方法，将大批量的档案简单划分后装箱存档，会对今后的调阅、查询造成巨大的负担，严重影响工作效率。因此，如何做到让档案的梳理、分类、归档更加科学化，如何更好地运用信息化手段，如何合理有效保存具有留存价值的实体档案（如纪念章、奖杯、锦旗等），是今后需要认真考虑并加以解决的问题。
（二）制度缺失，流程不畅。这是档案管理工作中存在的最大弊端，大多数单位的档案工作，因其重视程度、工作力度等问题，只是形式上、程序化的简单堆积、随意摆放，究其原因是没有对档案形成严格成型的制度，没有统一的标准，加之接收、归档、移交、借阅、保密、销毁等流程不明确，很容易造成工作疏漏或遗失，给一个单位造成工作被动。
（三）人才不足、环境滞后。一方面，档案管理是一项专业性较强的工作，需要长期工作才能做到对档案了如指掌、分类把握。但很多单位没有专业的队伍、专业的人才、固定的岗位、固定的场所，且人员的流动性较强，长此以往便难以保障档案管理的标准化和延续性。同时，基础条件投入不足，且很少有单位会严格按照《档案馆建筑设计规范》执行，面积过小，环境脏乱，安全隐患较多，缺乏硬件等等，都严重制约了档案管理水平。
三、“6S管理法”在现代档案管理中的应用
（一）整理――有留有弃、腾出空间，营造清爽氛围。整理的过程实际上就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁，是档案管理中最重要也是难度最大的工作。因此，首先要进一步明确档案室的归档范围，重新清点和归纳所有现存的各类资料，除归档范围之内的必需要件（要物）外，其余无用的、积压的、暂存的档案一律消除掉，以此最大程度地腾出空间、用活空间，打造清新舒爽、整洁干净的环境。
（二）整顿――科学布局、标识管理，严格定位归档。首先要积极向上级大力争取空间、硬件等方面的工作支持，保证足量的工作投入；其次要执行标识化管理，将所有文件及物品按照“五定”原则，即：定类、定点、定位、定册、定柜后上架摆放和保管，同时按照“三级”原则，即：以上级、平级、下级为来源做好归档工作。第三要在条件允许的情况下实行信息化管理，收纳文件随时录入电子化检索系统。通过以上标识化管理、定位化摆放、信息化记录，将有利于档案工作效率的提高。
（三）清扫――清除垃圾、美化环境，务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜，干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打扫。档案室实施整体大扫除，重点对档案存放地点的各边角和隐藏处进行定点清理。二是制定清扫标准，作为长期固定规范张贴在显著位置。三要保障设备运行。鉴于档案管理工作随机性强、工作量大等因素，每日要随时查看计算机、打印机、扫描仪、文件柜等设备是否正常运行，尤其是电子化存档文件更要慎之又慎，避免数据遗失给档案工作带来的巨大损失。
（四）清洁――建章立制、贯彻到底，保持最佳状态。在严格落实整理、整顿、清扫的基础上，制定严格的工作制度和程序标准，并一以贯之地执行下去，使每个环节都有据可依、有章可循、有序推进。通过一系列规章制度的落实，让标识和档案码更加明确、物品摆放井井有条、各类文件卷宗整齐划一，从而更加便于档案的管理、查询和借阅，使档案工作能够始终维持良好运转的状态。
（五）安全――高度重视、消除隐患，确保万无一失。档案管理留存着大量的历史文件和工作记录，信息的安全性至关重要。因此，要牢固树立“档案工作是家事、档案管理无小事”的思想，务求实现“三个零”目标，即：登记录入零差错、设备运行零故障、物品安全零风险。作为档案管理员，尤其要严格对照《档案馆建筑设计规范》，确保档案保管场所达到耐久、耐火、抗震标准，认真排查防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防蛀、防鼠与防盗等隐患，保证档案文件的文本安全和信息安全。
（六）素养――养成习惯、明确流程，提高管理水平。档案管理既是精细作业，也是系统工程，因此档案管理员要更加注重从两方面提升综合素质和业务水平。一方面要坚持习惯养成，强化精细意识和工作执行力，并将过往形成的好习惯、好作风、好制度落实好、传承好，形成人人依规办事、工作简洁明了的氛围；另一方面要明确工作流程，结合工作岗位实际，重新梳理和细化档案管理的接收、分类、立卷、归档、交接、整理、统计、借阅、保密、鉴定销毁等流程，以严格的“过程控制”，保证档案管理工作的顺利开展。
四、结语
农村经济经营管理工作逐年得到各级党委政府的重视，农村承包土地、农村集体资产、农村财务管理、农民负担监管、农经统计及农业调查等农村经营管理工作越来越受到重视。管好这些档案资料对党的农业工作、农村工作至关重要，因而农经工作的档案资料收集、整理、保管直至移交存档，也就显得越来越重要。改革开放以来，农村经济经营管理工作档案的管理越来越受到重视，档案资料也在越来越趋于完善之中，但依然还正在一些问题。所以，加大对农村经营管理档案管理工作的改进力度，也是进一步推动农经工作和社会事业的发展的重要组成部分。
2农村经济经营管理档案工作存在的问题
由于现实种种原因，农村经营管理档案工作还处于混乱状态，农经工作资料还有不重视、甚至少数人不当回事的现象。
2.1对农经工作档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人员、尤其是一部分老农经人员有不重视农经工作档案资料的惯性心理。甚至有部分农扣部门的领导、干部对档案工作的认识存在误区，一个认识误区是：认为这些资料‘我’要用的，如果‘你’拿去存档了，‘我’要用就不方便，用起来去查档案好麻烦的！认为档案就是保管着就行，自己是领导、是干部就放在自己柜子里，要用时拿出来用一下，过后又自己锁着。要么随便整理一下就可以了，自己认为不要丢失，不要泄密就行了。这种想法和做法使得应该及时存档的资料长久的滞留在其身边，本应存档的资料长时间未入档。另一个认识误区是：对于当年本应该移交存档的材料抱着敷衍的态度，也就是只移交一部分材料，使存档资料收集不齐全。这种现象导致档案管理工作质量下降，即影响了档案管理工作也无形的有影响了工作人员的工作积极性。
2.2档案管理人员专业技能不高
农经工作的档案管理人员往往是兼职的，没有专业的档案管理知识，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案意识有些淡薄。加之自身本职工作事情多，他们（她们）日常的工作往往比档案工作显得更重要，档案工作就是兼着干的，对档案工作的管理显得精力上投入不足，这样就影响了档案管理的质量。管理人员在思想意识上提不起来，档案管理这项工作自身的重视程度就不够。极个别的档案管理人员对日常事务中的资料，只是放人档案盒子里，没有按年度及时整理归类、归档、并装订，这种容易造成遗失情况的现象似乎还未引起重视，同样是严重影响档案管理质量。
2.3档案管理硬件设施差
对农经档案管理必备的硬件设施差，现实工作中农经档案室要么兼用要么偏狭窄空间小。因硬件设施差或设备不配套，时间长了就会引起档案材料霉变、甚至虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，影响保管质量。
3完善农经档案管理工作的对策
3.1健全农经工作档案管理制度
上级部门应对农村经济经营管理的档案管理工作建立对应的档案制度。体现如下的要求：
3.1.1 合理、科学。为适应新需要，建立档案管理制度要符合农村经营管理工作实际和档案管理工作实际。
3.1.2 简明、实用。建立的档案管理制度具有适应农经工作的操作性，分类方便实用、简便易行、可操作性要强，以更好的发挥档案管理的作用。
3.1.3 制度要有约束性。领导对档案工作的重视程度直接影响着档案工作制度的顺利执行，而档案管理人员是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。
3.1.4 制度要体现严肃性。农经档案管理工作好坏体现了农经档案管理制度的执行情况，农经档案工作制度在执行的过程中，应该有上级部门的检查和业务指导，应提供交流平台。如果平普拉塔的、抱着不思进取的思想还以老套路管理农经档案，那再有完善的制度也只会是空壳。
3.2加强农经档案化采用信息化管理
探索新的管理模式，使农经档案工作更科学、更实用。信息化是当今社会发展的一大趋势，应尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高农经档案工作的效率和水平。
3.3提高档案管理人员素质
要加强农经档案工作队伍建设。一是让兼职的档案管理人员接受专业知识培训，进一步熟悉档案管理工作的各个环节和基本要求，真正掌握科学管理档案的原则和方法，这样既提高工作效率又提高工作质量，同时也提升了服务；二是上级部门应创造条件使档案管理人员相互间有交流空间，有切磋工作经验、进行有效沟通的平台。三是领导要注意对农经档案管理人员作正确引导，在工作上应体现关心、理解、支持，以充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，不能听之任之、放任自流、不管不问；四是农经档案管理人员应选择政治思想可靠、作风正派、责任心强的人员，要注重自身政治水平的提高；五是通过参加培训的方式或自学方式提高农经档案管理工作水平、规范档案管理工作、提高服务质量。
3.4强化服务意识，提高管理水平
农经档案管理人员要树立正确的服务性观念。要端正服务态度，吃得苦、耐得气，树立创新意识，提高服务质量。使农经档案资料充分地为农村工作服务，这也是农经档案管理工作者义不容辞的责任。
4结语
关键词：档案信息管理；计算机技术在档案信息管理的应用；信息网络
中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）18-4247-02
在档案信息管理中采用先进的计算机管理技术，一方面可以大大提高管理人员的工作效率，节约时间；另一方面，先进的计算机技术在该方面的应用不仅可以节约成本，而且还可以提高档案信息的保密程度。所以，在档案信息管理中应用计算机技术显得尤为重要。该文当即讲述了计算机管理技术在档案信息管理当中的重要性和必要性，以及其在档案管理方面的应用。
1 档案信息管理及计算机技术应用在档案管理中的重要性
在中国现行的档案信息管理制度中，计算机技术已经越来越广泛的应用于其中了，首先我们来谈一谈何为档案信息管理。所谓的档案信息管理指的就是，对于某些重要的档案信息通过某些技术或者手段来进行安全管理的过程，并保留其的隐私性以及使档案信息在管理过程中不得泄露。目前，中国国家机构的档案以及个人的工作学习简历等具有隐私性质的档案，统一规划于国家行政管理部门的管理和组织之下。而计算机技术在不断发展和更新的今天已经大量应用于各种档案信息的管理之中了，档案管理已近呈现出信息化的形式。
在现在的中国计算机已近普及到广大人民的生活之中了，计算机作为一种工具和机器，其所作为一个完整的系统，以及其具有的所有相关的技术已经基本完整的应用在各个领域里了，这也包括档案管理这一领域。档案作为一种特殊的信息资源，其在社会信息系统当中有着十分重要的地位和作用。随着当今社会的进步和科技的迅猛发展，档案电子化已成为档案管理的主流，而且在实际的应用当中有了显著的成效。计算机对档案信息的管理较之前的全凭人力手工管理档案来说，其有着无法比拟的优势。例如：查找方便，检索迅速，保密性好，存储量大，可靠性高，存储时间长，成本低等优点。有了这些优势，则可以大大地提高档案管理人员的工作效率，是政府，公司企业等档案安全管理的必要条件。也是科学化，系统化，正规化档案管理和世界相接轨的重要标志。
因为，当前档案管理在很大程度上仍旧处于人工管理和机器管理并存的状态，并且对于档案管理的方式以及方法还不完备。所以，为了适应当今信息科技的发展和需求，以及提高对档案管理的效率和水准，把计算机科技应用于档案信息管理之中也就显得十分重要和有意义。因此，计算机技术作为一种新兴的技术手段，存在较大的空间来把其应用在档案信息管理工作之中。
2 计算机技术在档案信息管理中的益处及其功能
计算机应用技术应用在档案管理当中可以说是益处多多。一方面，计算机技术应用在档案管理当中即可以处理更多档案信息，使档案管理的工作人员具有较高的信息处理能力，能够极快的输入和保存各类档案，可以进行更强的逻辑推理和信息判断。另一方面，由于计算机对所存储的档案信息可以进行快速的分类，分析和提取，并且在计算机对这些信息加工后可以大大地提高工作人员对档案信息的管理效率，提升对信息的整合能力和利用率。而计算机管理技术在档案管理中的应用是通过档案信息数字化来完成的。
所谓的档案信息数字化，说的即是应用计算机技术把图书馆，档案室等地方所收集的纸质的档案材料，档案信息等用微机来进行筛选和采集，分类并加工，使这些档案信息随之转变为存储在计算机和网络当中的二次文献的形式来供工作人员，查阅档案者等来阅读，利用的过程。通过软件和硬件对档案信息进行加工后的信息产品与纸质档案相比，其优点是在档案信息实现数字化，电子化之后，档案信息更容易保存，修改，查询和传递。这不仅提高了对档案信息处理的利用率，降低了管理档案资料的成本并防止了档案缺失损坏的风险。同时也摆脱了时间和空间对档案信息存储以及放置的限制，提高了档案管理人员的工作效率。并且，把档案信息网络化和数字化管理是有效管理档案信息的重要方式。计算机信息网络化应用在档案信息管理计算机系统检索当中，可实现档案信息检索方式由联机检索，脱机检索逐渐发展成为更加智能化的学习网络检索。通过网络检索可以使档案信息资源共享，并以此来方便档案信息的查询。
目前，我国档案信息的管理已经逐步走上了电子化，数字化，信息化，网络化的道路。因此，计算机技术也更加普遍的应用在档案信息管理之中了，使档案的管理逐步的和最新的技术相接轨。信息的分类管理以及方便的查询方式在社会当中得到了普及，这也极大地方便了查询资料的人群，扩大了社会的影响力和档案部门的服务范围，同时也提高了档案部门的社会地位。
3 计算机技术在档案信息管理中的应用
在档案信息管理中，计算机技术一般应用在以下几个方面：
1）通过计算机相关技术来创建档案数据库：
在档案数据信息的保存过程中，应用于计算机的相关技术来开发和建立档案数据库是档案信息管理的核心，更是档案管理正规化，数字化，网络化的必须步骤。所谓的数据库指的就是依照数据结构和信息的分类来存储，组织以及管理数据的一种所谓的电子仓库。同时，它也是用户 所需要的各种档案信息的一种信息数据管理的方式。所以说通过计算机相关技术来建立数据库在档案信息管理当中占有重要的地位。 在档案管理当中建立完善的数据库和相关的程序，来对大量信息进行管理和共享，对数据库设计相配套的程序，修改并检索原有数据，通过相应数据库的建立来接管理和查询档案信息资料。
2）规范对档案数据库的建设和管理：
在对档案信息建立了相应的档案数据库之后，对其进行规范的管理和建设是重点。当前，档案信息数据库的管理上还是存在漏洞和缺失，并因此导致某些档案的泄露。所以在现在的基础上，应该加强对档案的管理建立健全的管理规范。一方面，在原有管理机制的层次上，提高档案管理方面的安全机制，防止泄露，另一方面，在档案信息数据库数据不断扩大发展的情况下，通过建立新的档案管理软件和程序来扩大数据库的信息，让数据库随着时代的发展需要而发展。总之，通过加强对数据库的管理和开发来做好做好档案的规范化，标准化，发展化的建设。
3）提高档案信息数据库的安全系数：
档案数据库系统的安全性十分重要，其的信息泄露将会导致严重的后果，而重者会有甚于危害社会和人民财产。所以，在数据库的管理过程中应该加大数据库的安全系数，使黑客难以窃取其中的重要信息。其一，我们要加强数据库软件本身运行及其的防病毒，黑客的系数，可以运用一些相应的防止病毒的软件和密保软件等；其二，要提高数据库本身的安全性，并且要防止数据库管理者来泄露数据库当中的信息。只有数据库安全有了保障，才能让更多的人去合法的去浏览查询相应的档案信息数据，并保护了档案所有人的隐私。
4）通过成熟的计算机技术来加强对档案信息相关软件的研发工作：
对于档案信息的管理离不开相关软件的应用，因此加大档案管理软件的研发力度是十分重要的。在当前已有的档案管理软件上，根据档案信息的发展以及计算机技术的成熟，通过对相关软件总体的结构和模块进行重新设计，编程以及调试和测试来编写，开发新的数据库软件和管理软件，并以此来开发出适合时展以及广大客户需求的档案管理程序和相关软件。通过相关的软件的开发来使日渐成熟的计算机管理技术应用在档案管理之中，来以此确保档案的管理和数据库内数据的有效和准确。
4 结束语
计算机技术如何应用于档案信息管理中是一个比较综合性的话题。随着现代科技的发展，电子文档的产生和如何管理给档案管理工作带来了极大地挑战。在复杂的信息网络环境之下，怎么发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量且安全可靠的档案信息管理服务？如何在发展的大潮当中将计算机技术应用在档案信息管理工作中是档案工作者和计算机软件开发者共同努力的目标和方向。我们在知识时代和经济的到来中，应当抓住机遇和挑战，把日渐趋于成熟的计算机技术应用在档案信息的管理中，加速数据库的建设的步伐，加快新软件系统的开发和研制，把计算机技术合理的应用在档案信息管理中，让数据库和相关的档案信息管理系统在21世纪当中成为比较成熟的管理系统之一。
参考文献：
关键词：计算机技术；文件档案管理
1计算机技术在文件与档案管理中应用的意义
1.1促进档案管理的科学化
在档案信息化管理的过程中，运用计算机技术可以促进档案管理的自动化、规范化、科学化，提高档案管理的质量与效率。计算机技术可以将档案数据进行快速的分类，避免人工管理的缓慢问题，对信息进行自动化的整合，提升档案管理的整体性、准确性，保证档案管理的工作质量，促进档案管理的简单化，促进档案管理的优化，最大程度的保证档案管理的安全性。
1.2提高档案管理的利用效率
在传统档案管理的过程中，由于大部分都是纸质档案，携带、整理、查询都比较困难，档案信息没有办法实现信息共享，这给档案管理的综合利用带来不便。通过计算机技术，档案信息能够随时随地的更改、查询、共享，提升档案管理的整体水平，让档案管理的质量与效率都逐渐提升，在信息化背景下，完善档案管理的保存方式，让档案管理的质量水平更高，有效的增强资源的利用，促进事业单位的进步与发展。
2计算机技术在文件与档案管理应用阶段
2.1计算机技术的应用阶段
计算机技术应用阶段，就是将计算机技术融入到事业单位文件与档案管理工作中，对文件档案管理进行编辑、统计、借阅等，利用计算机编制归档技术，建立文档的数据库，按照不同的管理要求，对单位的数据、文件、文档进行分类与管理，还可以利用计算机检索技术，加强对文档的识别能力，让员工能够快速的检索文件，找到自己想要的信息。计算机技术对数据库的文件出入库、库存空间的占有率、归还等进行记录与统计，方便管理者对其进行管理与用。
2.2计算机技术运用的综合阶段
计算机技术的综合运用阶段，是指在计算机文件档案管理中的应用效果，管理人员依据应用效果转变自身的工作状态与工作模式，改变工作方式。因此，对计算机信息处理进行大量的研究，结合本单位工作的实际情况，选择适合的软件，构建平台与系统，满足日常工作中的计算机要求。
2.3电子文件应用阶段
电子文件应用阶段，改变了传统档案管理技术，利用电子对文件进行处理，在工作形式与管理方式上有了很大的转变。首先，在生成环境上，文件管理的工作人员，将文档的关键信息与数据录入到计算机程序中，然后形成电子文件，这些电子文件可以在形式、格局上进行改变，可以高效存储、输入，可以更好地进行保密工作，让生成环境得到进一步优化。
3计算机技术在文件与档案管理中的应用
3.1明确应用策略
为了提升计算机的应用水平，需要建立健全档案管理制度。在开展档案管理的过程中，必须对管理人员进行全面升级。档案管理人员需要具备专业的档案管理素质，加强对计算机技术的熟练运用，掌握现代化的档案处理模式，促进档案管理的不断创新，加强档案计算机技术的跨越式发展。
3.2建立档案信息数据库
在档案数据库的建设中，需要充分利用计算机技术，对数字档案进行及时保存。随着经济的发展，科技的进步，电子文档数据系统也应该不断安全、优化，要不断的研发、建立科学的计算机技术与防火墙的技术，对事业单位重要数据与文件进行全面保护与升级。事业单位内部要加档案安全管理，注重自主技术的开发与应用、网络环境是开放的，存在很多不确定的因素，事业单位在建立数字库的时候，要选择适当的、值得信赖的生产商，建立多重保护系统，加强对病毒、网络黑客的防范，在硬件设施上要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性与安全性。
3.3提升档案管理人员的计算机水平
随着计算机技术的广泛运用，事业单位相关领导应该认识到计算机信息管理的高效性。不仅仅重视行政工作的有效进行，更要重视档案管理人员的计算机运用水平，加强人力、物力、财力的合理运用。因此，我们必须改变档案管理人员的思想，定期开展合理的培训，让工作人员熟悉计算机文档的管理流程，完善计算机操作技术，推行奖惩制度，对于那些积极配合、完善自身的员工给予奖励，对于那些没有办法跟上时代步伐的员工给予淘汰。单位也要改善档案管理工作人员的待遇与编制问题，多多的吸收相关的专业人才，提高档案管理工作人员的积极性。
3.4重视文档资源的标准化建设
随着计算机在文件与档案管理工作中运用范围越来越广，很多单位高度重视对先进设备的采买，忽视文档资源的标准化建设，导致采购的先进设备长期闲置，浪费资金，新型的计算机档案系统没有办法满足单位的真实需求，事业单位必须高度重视文档资源的标准化建设，建立有效的数字化管理系统，管理系统中要包括档案管理、系统管理、查询管理、安全措施等等，确保为档案管理工作节省大量的人力、物力、财力。总而言之，在新时代的背景下，加强计算机与文件档案管理的结合，促进档案管理的信息化、科学化，加强档案管理工作的水平，促进档案管理的共享，让档案管理创新与发展。
参考文献
[1]杜鹏远.浅谈计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].科技经济导刊，2017.
[2]杨卉.计算机技术在档案管理应用中意义研究论述[J].绿色环保建材，2018（7）:254-255.
关键词：关键词：计算机；房产；档案
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：
我国房产的档案信息管理一直都是采用人工管理的方式，这给房产的管理工作带来了很多的困难。那么现在计算机技术越来越发达的今天，如何对计算机技术进行充分的利用，对档案信息进行有效的收集处理，这已经引起了人们的重视。
1.房产档案所具有的特点
1.1动态性
房产档案形成以后，房产情况和权属并不是永恒不变的，而是会随着产权人而改变的。城市建设不断发展、房屋的耗损折旧、房产市场的日益活跃，以及房产的赠与、交换、买卖、继承等，这些都会让房产的所有权发生变化，而房屋的灭失、合并、翻建、拆迁、扩建等房产的变更都是不可避免的。因此房产档案是处在不断的变更和转移当中的，所以房产档案是极具动态性的。
1.2专业性
房产档案产生在专业部门，是在房产权属登记中所形成的历史记录，而其管理是依法来进行的，是其他的部门不能代替的一个工作。房产权属登记管理的工作量很大，政策性也较强，同时最后所形成的档案材料也有很强的专业性。房产权属登记在形式和内容上和普通的公文有所不同，形式上，多是填写式、表格式的，而且结构规范；在内容上，权属登记反应了其具体状况和房产的面积、位置，而其中的文件名采用的多数都是专业术语。
1.3房地合一
房屋和土地是不可分割的，房屋是土地上的建筑，所以房产档案要遵守房屋所有权和房屋的占有范围以内的土地使用权，其权利主体一致才能进行房屋权属的登记。在登记、管理房产档案时，要保证房屋档案和土地的完整，决不能破坏档案间的有机联系。
1.4图片、档案相结合
房产档案主要是以册、档、图、卡为主要内容的。档指的是产权的文字档案，反应了产权来龙去脉，真实可靠，详尽细致；图指的是房产的平面图，其中包括了分层分户图、分丘图，所反映的权属范围更加形象直观；卡指的是房产的卡片，主要包括了所录入电脑的房产情况表，包括了档案内容，而且其反应的产权很简洁，弥补了图的不足；册指的就是房产的登记簿册，其中包括了发证记录薄、登记收件薄、还有房屋产权发证审批的总册等，是根据各类管理的需要和房屋所有权的登记结果来填制的，同时也是房屋现状管理和房屋产权情况的缩影。房产档案管理只有是把图和档相结合起来，才能更准确的房屋产权反映出来。
2. 用计算机技术管理房产档案的优势
2.1档案信息可以共享
房产档案的数字化指的是利用存储技术、数据库技术、扫描技术、多媒体技术、计算技术等一些高新技术，把各种房产档案转成数字化的信息，以数字化形式来进行存储，用计算机系统对档案进行管理，从而形成一个有秩序的房产档案信息库。
计算机技术在房产档案管理中的应用，推动了文档、图形与数据的有机结合，实现了信息可视化的管理，为日后房产信息向社会开放奠定了基础。实行产权信息的公开查询，能准确的提供房产信息，为地方和国家有关房产的政策给予技术支持，比如说一些地方对多套房的政策，应用计算机技术的房产档案，就能为房产套数做出准确的查询。房产档案实现数字化管理，为房产政策的实施提供了重要的技术保障，为个人和企业提供准确的房产信息，这也遏制了炒房等行为的发生。
2.2 房产档案管理更加方便
计算机技术应用在房产档案管理中，能利用计算机而更快、更高效的满足日常检索、统计等工作，还能够做到随时的入库，以及对档案信息及时的进行利用和开发。通过计算机网络，可以将图形管理、产籍管理、产权管理这几部分结合起来，全部的环节都在网络里完成，这样能便于产籍的登记、编目、打印、修改、查询、统计等程序，更能明显的提高房产档案管理的工作效率。
2.3 档案管理更规范
房产档案的数字化，就是建立一个集中的扫描录入包括各种各类的档案，让纸质的档案变得图像化，并且实现了档案数字信息录入和数据库的管理，实现了房产档案电子化集中管理、存储、查询、索引的系统。
如果业主需要原房屋的买卖契约或是需要其他的资料时，那么工作人员只要在电脑上直接查询、打印就可以了，不用像以前入库提档。这样档案管理的工作效率明显提高，也保证了档案的准确性。避免出现查找纸质档案而耗费大量时间这样的情况，同时也减少了因为档案插错地方，而出现找不到档案这样的现象。
在档案的安全和准确性方面，数字化的房产档案显得更具有优势。以往的纸质档案会给他人提供涂改、损坏的机会，或是对档案的一些相关页码进行调换、抽出等情况。但是如果应用了计算机技术来管理房产档案，那么就会从根本上解决这些问题，让档案的管理部门无“后顾之忧”。
数字化的房产档案使信息更加透明，提高了群众和企业对房产 保护意识，在做房产的转移登记时，了解查封、抵押、确权等情况，保护自身的利益，同时也遏制了社会的虚假房产证件和信息的流通。
3. 计算机技术应用于档案管理的思路
3.1开发平台
数据库是存储档案数据的重要工具，其作用是组织信息和表达信息。随着我国的计算机技术的发展，数据库的编程语言也在飞速的发展，很多的语言都能实现房产档案管理的需求。
3.2体系结构
房产档案的信息化主要有两个方面：档案数据管理和档案原件管理。档案原件是房产档案最原始的资料，有着不能代替的作用，同时也是数据来源和房产身份的唯一一个合法证明。我们不能因为电脑的普及使用而忽略了原始档案数据的管理，计算机的应用只是为档案信息的管理和查阅提供的一个快捷、方便的手段，但是绝不能代替原始档案所具有的地位。
而档案数据则是将原始资料信息化，然后形成数据化的档案，是为了管理、查询、记录、统计业务接口的，便于从档案信息中提取和利用数据库来进行查询、录入、管理、存放的信息源。而档案数据的管理模块同时也是房产档案管理系统中的一个最基本的部分，其中应该包括下面几方面：
（1）数据库监理：房产的基本信息和权属状态具有多样性，这也一定会造 成数据库监理的复杂性。房产的信息基本可以分为几类：①房产基本信息，就是区别于其他房产的特征。其中包括建筑的层次层数、房屋的坐落、建筑的结构、建筑的面积等一些信息。②房产初始信息，就是此房产最开始的登记资料。主要有建设工程的用地许可证、竣工验收合格证、规划许可证等一些政府审批、报批资料。③房产交易信息，就是房产每次的交易登记资料。有成交价格、产权人、产权证号、交易方式等一些交易信息。④产权限制信息，指的就是此房产被政府部门、司法机关的解封或查封资料，还有是否典当或抵押的限制交易资料。
（2）数据的录入：房地产的基本信息多数是通过手工录入完成的，但是其余的信息一定要通过数码相机拍摄或是手工扫描、录入来完成原始资料的数据化处理。那么在模块开发的过程中，怎么存储大量的文件，怎样考虑信息录入员的操作习惯，怎么样有效的利用计算机和外设接口这都是急需解决的主要问题。
（3）数据的查询：这是系统对外的服务功能，同时也是系统最终需要实现的目的。首先要考虑到其安全性，这是档案保管软件的一个重要指标，其中包括个人隐私权、个人财产保密等一些法律问题，所以就要在查询过程中针对不同的权限，来获取不同的查询内容。其次就是方便原则，查询要对不同使用者，来提供其需要的任意组合、任意多项、任意排序等查询的要求。
（4）系统的维护：保障整个系统稳定运行、信息安全是模块的一个基础要求，包括各个权限的分配，以及对数据库的维护等基本功能。
4. 总结：
随着信息系统和办公自动化的快速发展，计算机技术也逐渐被应用在了房产档案管理之中。那么如何有效、正确的运用计算机技术来实现房产档案管理的信息化，就要考虑到档案人员的配备、档案的情况等一些问题，这样才能让房产档案信息更好的服务于社会。
参考文献：
[1] 陈敏莉. 档案管理的现代计算机技术的应用[J]. 今日科苑, 2010,(20)
[2] 杨凤玲. 办公现代化趋势下的文档一体管理刍议[J]. 青海师范大学学报(哲学社会科学版), 2010,(01)
[3] 李昕,赵剑. 当前档案计算机管理需重点解决的几个问题[J]. 济南职业学院学报, 2005,(03)
1.促进工作质量和效率的提高。运用计算机技术不仅可以使档案的信息数据得到规范化的整理，而且还方便了使用者查找所需资料，节省了大量的检索时间，改变了以往档案手工编目以及查询繁琐的缺陷，帮助提高了查找效率。同时，使用计算机进入档案管理工作之中还可以降低以往手工编目的出错率，一旦出错也方便找出和纠正，使得档案管理更具精准性和实时性，方便了人们查询信息，帮助提升档案管理工作的向前发展。
2.帮助资源实现共享。互联网和计算机技术方便了档案的异地管理工作，弥补了以往受到时间和空间限制的不足，可以使不同地区的不同使用者随意查找自己想要的内容，真正的实现了资源共享，促进了档案管理工作的统一管理，提升了档案管理工作的服务水平，使档案信息可以充分发挥自己的作用，为社会各方面的长远发展做出应有的贡献。
3.使档案信息更加安全。以往的档案都是纸质的，不仅不容易管理，而且容易弄脏弄坏，特别是一旦出现火灾，那么所有的档案将毁于一瞬。大量的纸质档案也增加了管理者的管理强度，使得管理的成本和效率都很低下。但是，如果将计算机技术融入到档案管理工作之中之后，不仅解决了纸质档案容易损坏的问题，而且降低了管理者的劳动强度，更值得一提的是可以通过权限设置决定是否允许浏览涉密档案，增加了档案管理的安全性，起到一定的保护作用和物理隔离。
4.既扩充容量又节省存储空间。计算机在储存档案信息的载体主要是光盘、磁盘等形式。相比于纸质档案，这样可以提高档案的存储效率和存储容量。而传统的档案管理就会占据库房，增加了档案管理的成本。而且光盘等形式可以保证档案图像和信息的准确性和真实性，使档案能够得到全文存储。如果使用者在查询档案的时候，光盘也可以避免使用者对档案造成一定的损坏，保证了档案的安全，延长了档案的使用时间。就算档案出现任何问题，也可以及时快速的对档案进行转移，帮助实现档案管理的现代化和科学化目标。[1]
二、对将计算机运用到档案管理工作中的一些建议
1.建立完善的档案管理工作体系。科学的档案管理工作可以为人们提供十分丰富多样的信息资源，推进社会经济各方面的向前发展，促进了人力资源管理的工作水平。将计算机技术运用到档案管理工作之中也是现今档案管理工作的大势所趋，对此，我们必须建立健全档案管理工作体系，这样才能使计算机技术和档案管理工作合理的融合在一起，减少运用计算机技术产生的阻力和问题，同时也要对计算机技术的运用进行一定的规范，才能帮助提高档案管理工作的现代化水平。
2.帮助管理人员转变自身的管理思想。在计算机技术被广泛运用于社会各方面的大背景下，档案信息管理的工作开始变得复杂。将计算机技术运用到档案信息管理中是提升档案信息管理水平的必经之路。计算机技术特有的性能可以避免档案信息丢失并延长其使用寿命，能在其长期得到正常使用的基础上提高查询者的搜索效率。但是传统的档案管理工作方法和理念已经在许多工作经验丰富的管理员心中根深蒂固，对此，我们必须帮助转变管理员的管理理念，让他们逐渐认识到计算机技术对档案信息管理的重大意义。随着时间的积累，档案信息日益增加，随之带来的是档案管理人员的工作压力，因而，加快实现档案管理工作的现代化水平不仅是档案管理自身建设的需要，也是解放生产力的需要。
3.帮助管理人员熟练操作计算机技术。提高档案管理工作现代化水平的先决条件就是要提升档案信息管理人员的计算机技术运用水平。首先，要对档案信息管理人员定期进行计算机操作培训。对于部分工作人员的厌烦和抵触心理，指导人员应先说明计算机技术给档案信息管理工作带来的巨大便利。对于档案信息管理工作中需要的计算机技术知识、实践操作，应该进行详细的讲解，确保每一位培训人员都能掌握并熟练运用计算机技术，提升其档案管理水平和效率。同时，也要对管理人员进行科学分工，避免出现人浮于事的现象。在计算机技术被合理运用到档案管理工作中之后，要重新安排管理人员的工作，这是由于在计算机技术得到运用之后，管理人员的工作强度和工作压力逐渐减少，如果仍然按照以往的工作模式，就会出现人力资源被闲置的现象，只要重新进行分工之后，才能使人力资源得到最大化的利用，也才能提升工作人员的服务水平。在平时也要帮助工作人员意识到计算机技术对于档案信息管理的重要性，只有工作人员的思想水平上升到了一定的层次，才能促进自身工作能力的进步。
4.建立健全一个完整的档案资源库。要想提高档案管理工作的计算机水平还必须不断完善自身档案信息库的建设，使档案信息得到有效的管理和运用。作为所有信息资源的载体，档案信息库必须不断更新和完善，才能不被时代所抛弃。根据信息库中存在的信息不当等问题，要按照不同的信息来进行科学合理的分类，才能保证合理有效的提取档案信息。同时，也要定期对档案信息库进行维护，才能保证档案信息库在频繁的使用后还能得到正常使用，对于信息库中存在的一些问题也才能及时解决，力保信息库的准确性和完整性。档案信息库要以快捷服务为建设的出发点。在此基础之上尽可能的扩充档案的信息量，确保信息库能够发挥出自己的作用，更好的服务于社会。[2]
[关键词]计算机；医院档案管理；应用
随着计算机技术的不断更新与普及应用，网络时代已经到来，信息成为无形的共享资源在人们的社会生活、生产中起着越来越重要的作用。档案作为一种信息资源也不例外，近10年来不断迈入现代化信息资源共享的轨道，为社会经济各领域服务并发挥着不可估量的作用。本文对近年来医疗卫生档案应用计算机管理的有利条件和规范化管理进行分析和探讨，力求促进医院档案计算机管理机利用走向网络化的进程。
一、医院实行档案管理计算机化的有利条件
医院档案管理工作是医院的档案室工作的基础，是档案室管理的一个重要组成部分。机关是计算机管理的第一个执行机构，可为档案室打下坚实的基础。市场经济条件下，医院档案室需要快速、及时、准确地提供信息，丰富的档案信息，为实现计算机管理机关创造有利的外部环境和机遇。社会发展的需要，办公自动化程度的不断提高，加快了机关工作质量和工作效率。档案的数量少，持续时间短，实时性强，实用性强，可在任何时间分类标引、编目、输入，为实现计算机管理创造了有利条件。只要领导重视现代意识强，配备计算机设备只是举手之劳。
目前，医院的目标管理，档案管理中有长期和短期目标，有具体的内容，详细的计划和实施措施。医院档案管理实行全面质量管理，是要做到心中有数，逐步实现档案管理的规范化、标准化，为医院实现计算机管理创造有利条件。
二、档案管理中使用计算机的优势
（一）档案计算机管理的使用不仅能帮助档案检索、统计，而且也有助于档案的整理，分类、编制各种目录，其速度和效果是人工所不能相比的。
（二）计算机检索词库时，档案人员或利用者不需要按类别搜索系统的代码，只需要将主题词进行组配的输入电脑，很快就能得出结果。因为我们大部分室藏档案是按问题立卷的，所以在主题检索时，再设职能部门名称加以限制，在这种方式中，将大大提高检索的速度。
（三）计算机管理可以使文件访问实现查找方便，直观性强。该系统采用菜单形式，利用者把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机，灵活组配输入，可以立即得到结果。借阅文件到期没有归还时，也不需要档案人员逐页核对和填写催还单，只要通过计算机便可以打印，节省了管理人员和借阅人员的时间，方便管理，提高了检准率。对于那些不熟悉计算机检索表达式或档案分类方法的利用者，计算机检索是比较容易接受的。
三、计算机档案管理规范化
（一）注重法律法规的建设，确立计算机管理档案的法律效用。计算机管理档案的法律效力是否被承认，是档案管理的前提。我们之所以要对文件进行收集、整理、分类、归档的管理，是以备后人查看利用。然而，查考使用的前提必须是这些文件具有法律效力，即对法律程序范围内可以作为接受证据的材料。如果文件没有公认的法律效力，对档案实行计算机管理也就失去意义。我认为，确认和保证文件的原始性，可以通过法律途径解决，应尽快加强法律法规建设。
（二）档案管理人员应具备必要的软件和硬件及外语应用能力。档案管理人员应具备档案管理的基础知识，不了解档案管理的基本知识就无法了解档案保护的必要性和重要性，我们就不能采取一切必要的措施管理和保存好电子档案，最终使真实记录遭受损失。而不懂计算机硬件和软件技术就无法对文档的整理和归档文件进行有效的管理，是无法达到长期保存和开发利用档案的目的。具有必要的外语应用能力，不仅可以直接从国外出版物或者其他信息渠道获取计算机信息管理的先进技术，还可以促进档案管理人员更好地了解计算机硬件和软件技术。这三个方面（基础知识，软件和硬件技术，外语应用能力）条件并重，可以成为档案管理模式的复合型人才。
（三）医院应重视计算机在档案管理中的作用，没有档案管理的自动化，就没有档案管理的现代化，提高档案管理的自动化程序，就是计算机技术在档案管理中的广泛应用，这需要得到单位领导的重视，才能保证实施。
（四）领导重视是关键，档案综合管理是医院现代化管理的重要组成部分，尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在科学家技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识，调整档案管理模式，使档案管理模式从单纯的纸质收费、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只有领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院当那管理计算机网络化完全可以实现。
（五）加大网络系统在计算机档案管理中的应用。对于一些小型医院来说，由于人力物力财力等各种因素的制约，最好采用目前应用较普及而性能与价格比又十分优良的微机，逐步建立具有各单位特色的档案管理微机网络系统。
（六）建立利用的反馈制度。医院档案的计算机系统管理工作也需要通过反馈利用者的满意程序和档案被利用后产生的效果来提高和完善自身的服务。
（七）重视对计算机系统的维护。任何一个计算机系统都要进行硬件和软件的维护。因此系统维护对计算机档案管理也是十分重要的。档案工作者肩负着历史的职责，我们有义务将接收的所有档案运用计算机管理，使它记录我院发展的历史、丰富科技信息资源、推动我院的科研事业发展，也促进管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展，成为主方位服务的坚实基础。
参考文献：
