发布时间：2024-03-26 09:52:48
序言：写作是分享个人见解和探索未知领域的桥梁，我们为您精选了8篇的城建档案数字化管理样本，期待这些样本能够为您提供丰富的参考和启发，请尽情阅读。
【关键词】历史背景 档案信息化 总体目标 主要任务
随着科学技术的发展和信息时代的到来，计算机和人们的生活形成了越来越紧密的联系，各类应用软件层出不穷，例如，以前的工程图纸只能手绘，而如今越来越多的工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。档案数字化，是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路。它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题。通过对数字内容的管理，利用采集的新的管理模式，对每一个工作环节的档案信息进行优化整合以及做到更加的规范化与标准化，这样一来不但是可以使城建档案资源实现最大化利用，更能够实现对珍贵的档案信息长期永久保存，在使用的过程之中也更加的方便，减少了一些不必要的环节从而提供了一种快捷有效的新的通信方法。我们要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。
一、信息管理是城市建设档案工作发展的必然要求
城建档案信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必须步入数字时代。在我们建设领域时，产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证，在信息时代城建活动中的真实历史，作为记录长期保存下来并向社会随时提供利用。这种需求、这种信息产业化的发展趋势必然使得城建档案工作走进科技时代与数字化时代。
二、对城建档案信息化工作的指导思想
我国建设部城建档案工作办公室，根据国家城建档案发展的需求，组织有关专家，在总结，近年来我们国家电子文件和电子档案管理的实践经验上，借鉴国际上先进的科研成果、标准规范的基础上，制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》〔建办档（2004）39号〕、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又颁发了关于标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117―2007）等等。这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极的促进作用。这些《规范》和《标准》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。
三、城建档案信息化建设的总体目标
《全国城乡建设档案事业“十一五”规划》提出要构筑“三网”城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网建设和“一库”城建档案建设信息库的基本框架。总体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数字资源信息，以满足政府、公众对城市建设档案资源的需求与利用。
（一）利用现代信息化管理手段，以当前建设工程项目为首，以建设工程报建开始，从而收集各个部门在工程建设过程当中的相关方面信息（主要有报建信息、工程验收备案情况、房地产预售状况等信息），实现对建设工程的动态可视管理。
（二）通过城市地下综合管线动态管理系统的建立，从而为我们保持地下管线信息管理系统以及建立动态地下管线数据库的更新和管理工作做好铺垫。
（三）建立城建档案空间型数据库，建立城建实物档案的信息管理和城市空间信息管理结合为一体，为了全面实现城建档案的集成化，可视化管理提供广阔的发展空间。
（四）通过数字化建设，用于实现城市建设信息的远程数字服务与利用，现在我们可以使用网络，直接登录城市建设信息服务，网站进行相关信息的调查，为社会公众畅通的档案利用渠道提供了有效的方法，与此同时各级领导以及相关部门能够更为直接的了解城市建设的相关信息，并且，对此进行有关调查与决策，这样就可以避免重复以及铺张浪费的投资与建设。
（五）对城建档案工作的内在价值发展进行开发利用，为城市的规划，建设与管理提供具体、准确以及全方位的保障，使城建档案馆真正成为城市规划以及建设的信息中心。
四、城建档案信息化建设的近期主要任务
对当前高速发展的城市来讲，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，它不单单是城市的基础平台建设工程，同时它也是城市信息化水平的提升工程，数字城建档案馆必将成为档案馆的发展的方向，建设好这样一个工程对我们的意义重大，对社会的影响对人们将来的的生活都起到一定的作用。
（一）从城建档案工作实际出发，充分发挥建筑规划机构职能
城建规划机构需对土地、劳动力、资金等资源根据城市发展需求进行规划补给的综合管理机构，建筑规划机构需根据不断发展进步社会获取丰富、全面、准确信息作为建筑规划基础，而建立完善的建筑规划信息网络系统，可以提高对收集资料和数据整理和归纳效率，更好对相关数据进行科学处理；筑规划信息网络系统建立，可充分提升建筑规划机构职能发挥。
（二）加速数字化进程
建立积极开展和探索电子档案接收与管理，让建筑规划设计者能够知晓公众实际喜好和需要，让我们加强对电子文件的形成和收集还有积累等鉴定、归档的监督与指导，以及电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。
（三）整合资源，优化服务
创建城建档案特色数据库，建立基础的地理信息数据库和地下综合管线数据库以及规划审批成果数据库，同时建立最重要的竣工项目数据库和城市规划方案数据库，声像资料数据库等等多种。
数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向。除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展走向正轨，为现代化城市建设的需要，以及构建和谐社会的需要，做出贡献。
参考文献：
[1]《山东省档案条例》 2004年4月2日
[2]《城市建设档案管理暂行规定》 1987年 11月 8 日
[3]《日照市城市建设档案管理办法》 2008年2月3日
关键词：城市建设；档案管理；数字化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
1.档案管理数字化概述
所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。
传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用数字化信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。
此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术值得大范围推广使用。
2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题
2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。
2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。
2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。
3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议
3.1建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。
3.2 建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理数字化提供法律依据。
3.3加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。
3.4加快城市建设档案信息网络化建设
自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。
3.5积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保数字化建设的顺利进行。
3.6要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理数字化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。
4.结语：
在高科技、信息技术迅猛发展的今天，城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势，是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。
参考文献：
1 城市档案信息化和数字化管理建设的重要性
在社会发展的进程中，城市也得到了极大的发展，这就使得以往的城市建设档案管理模式已经无法适应现今城市发展的需求，所以，需要严格的依据城市发展的需求，针对档案信息化和数字化建设进行管理，这也是城市档案建设管理工作中的一个重要项目。而要想使得这一项目可以达到其理想的完成目标，就需要重视以下几点要求：
首先，就是在城市不断发展的进程中没想挂机呢的档案档案所需要存储的信息量也在逐渐的增加。就现阶段来说，我国城市建设档案主要还是将纸质档案作为主要的档案类别。而在城市发展的进程中，各个行业也得到了极大的发展，尤其是房地产行业，其发展的速度更快。这也就使得城市建设档案的数量不断的增加，从而为城市建设发展提供了更加丰富的参考资料，但是同时也使得城市建设档案在管理上呈现出诸多的问题。
以当前的城市建设档案管理工作开展的具体状况来分析，该工作在开展的过程中，选用的工作形式较为落后，这样的落实的管理工作模式，导致城市建设档案在管理上呈现出效率低下以及信息无法共享的难题。从而在很大程度上使得城市建设档案资料无法及时的进行整理，导致档案出现堆积的现象。
面对上述状况，就需要在对城市建设档案管理工作进行开展的过程中，可以实现信息化和数字化建设管理，依据这种新型的管理方式以更好的推动城市建设档案管理工作的开展。
其次，就是需要针对信息资源的需求量实施高效的优化。在城市发展建设的过程中，城市无论在进行规划还是在进行基础优化的过程中，都需要严格的以及建设档案，并针对城市的发展状况做好相应的记录，以此形成建设档案，不断的对建设档案中的内容进行丰富。通常而言，在城市建设档案中，包含的专业部门就是城市规划以及建设等多个部门。就这一点来分析，针对开发所产生的信息实施良好的管理，可以使得城市建设档案的实际效用最大限度的发挥出来，提升其应用的价值，以更好的为城市建设和发展提供服务。
城市发展以城市建设档案作为载体，记录真实的城市发展信息，为了能够最大限度的满足城市建设档案管理工作的需求，就需要合理的采取相应的措施来对城市建设档案进行资源的重新优化配置，使得城市建设档案的形式更加的丰富，并且在存储介质上进行改进。摆脱传统纸质档案的束缚，建设城市建设档案管理的新方式，努力的实现城市建设档案管理的信息化和数字化，以最大限度的满足现今城市发展的实际需求。合理的利用高新技术手段和各种新型的数码处理技术，来有效的针对城市建设档案实施收集、整理、整合以及利用等，确保城市建设档案资源能够实现优化，以更好的为城市建设和发展而服务。
2 城市建设档案数字化和信息化建设管理的“三个化”功能
当城市建设的步伐加快，也就是城市建设档案提升的开始。城市建设档案数字化管理与传统意义上的档案管理相比，有着很大的不同，其重点，笔者以为城市建设档案数字化管理具有“三个化”的功能，简称为“三化”：即馆藏档案数字化、档案管理现代化和档案资源利用共享化。
一是馆藏档案数字化。城市建设档案数字化管理，通过运用计算机技术与多媒体技术融为一体的各类传统介质的档案资料，进行协调处理后并转化为数字信息，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存，城市建设档案数字化管理的实用性明显，效率提高，这是城市建设档案数字化建设的一个核心基本点。
二是档案管理现代化。城市建设档案数字化档案管理，不仅包含了传统档案馆的一切效能，它还包括了档案编码目录和检索自动化、档案全文储存与检索自动化，计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等一系列功能，这是城市建设档案管理数字化建设的又一个基本点。
三是城市建设档案资源利用共享化。目前，城市建设发展，促使各种城市建设档案的档案资料，仍以文字形式存在于城市建设档案这个信息空间里。要改变这种方式，从查阅到资源共享，唯一有效的办法，就是通过信息网络的传媒作用，直接传递到各个用户，从而实现城市建设档案利用的信息资源共享化，完成为社会、为城市建设服务的根本目的。
3 城市建设档案数字化信息化管理工作开展的可行性
一是明确城市建设档案数字化信息化管理目标。要结合我区城市建设发展需要，确定城市建设档案数字化信息化建设方案，确立以数字化信息化建设，促进城市建设档案馆内外各项工作现代化的实施步骤，并对城市建设档案的数字化信息化进行长远的规划，使得城市建设档案的数字化、信息化建设工作得以稳步推进。
二是购置城市建设档案数字化信息化管理设备。要逐步加大信息化建设的投入，每年安排一定的经费购置电脑等现代管理设备，在数字化信息化建设要加大资金投入，合理建设馆内馆外局域网，为建立现代化城市建设档案管理奠定了良好的硬件基础。
三是开发城市建设档案数学化信息化管理系统。要建立城市建设档案办公自动化网络系统，该系统涵盖了档案接收、业务指导、整理等主要日常工作，以提高工作效率，满足为全社会和城市建设发展服务的需要。
城建档案的数字化发展，可以使各项工作更趋于规范化运行，按统一的标准与规范，形成城建档案数字资源库集群，并通过高速网络及数据互操作技术，将这些数字资源库集群连接起来，建立数字城建档案的数据仓库与交换中心，实现数据共享，更好地为城市建设服务。这些数字化的城建档案信息关乎城市未来的运转，既影响相关决策机构的判断与决策，更会影响到经济社会发展的各个环节，甚至会影响到每个公民的生存与发展。城建档案的数字化发展可以使城建档案的管理更加规范有序，更加高效快捷，更能发挥效益。城建档案数字化发展有利于城建档案的开发。
城建档案的数字化给城建档案信息的开发与利用提供了更加便利的条件，为深层次服务提供了可能。用户可以通过网络直接登录城市基础设施信息服务平台进行信息查询，不仅可以满足用户对查全率、查准率的要求、还可以对查询结果可进行显示、排序、转存、打印输出等功能。同时，城建档案数字化还可以支持社会各部门开发专业应用系统或建立其他专业的信息服务平台，如支持城市道路交通智能化、城市环境保护智能化、住宅小区智能化、城市建设管理智能化、城市生态建设或改造虚拟现实等。
面对新的形势，城建档案管理工作任务更加繁重，工作标准要求更高，需要有关人员必须要正视当前城建档案管理中存在的矛盾和问题，采取积极有效的应对措施提高城建档案管理水平。城建档案数字化发展趋势认识不明确。随着城建档案管理机制的不断完善，越来越多的人认识到了城建档案的重要作用，但有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，特别是一些人对城建档案数字化发展趋势认识不足，对城建档案数字化不重视。有的对城建档案数字化的投入不足，有的重建设、轻档案的思想比较严重，只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案管理的完整和齐全，导致移交城建档案不配套，不完整，一定程度上影响和制约了城建档案工作的开展。
城建档案管理者素质与发展要求不相适应。虽然近年来城市化进程在不断加快，但总体来讲城建档案管理工作起步还较晚。近年来，虽然已经基本形成以城建档案馆为主体，以城建档案室、建设系统基层档案室和建设单位基建部门为基础的城建档案工作网络，但是，城建档案学科理论和我国城市科学以及档案学理论发展的整体水平相比，还有一段不小的距离，其中一个重要薄弱环节，就是一些从事城建档案工作的人员，或者因为没有系统学习过城建档案管理知识，或者半路出家，对城建档案工作不熟悉，或者随着科学技术的发展，计算机、网络等现代化管理设备进入了城建档案管理的领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不能适应新的环境和要求了，这些情况严重影响了城建档案事业的发展。信息系统安全是制约城建档案数字化发展的瓶颈。城建档案的数字化优势之一就是通过网络实现城建档案信息资源的共享，减少重复劳动，搞资源利用效率。要依靠于网络技术，将数字城建档案信息在局域网或广域网上传输，而保障信息系统的绝对安全，是制约城建档案数字化发展的拦路虎，就目前来讲，计算机系统的安全没有一种一劳永逸的解决措施，需要将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用，制定并严格执行安全管理制度，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性。
随着现代数字技术的不断发展，城建档案的载体也出现了磁盘、U盘、光盘等大量电子文件形式，因此传统的城建档案管理模式必须走数字化建设的道路，才能进一步适应信息化发展的要求。文章以南阳市城乡规划建设档案馆为例，分析城建档案向着信息化、数字化方向发展的策略。
关键词：城建档案；数字化；建设
中图分类号：G271文献标识码： A
一、档案管理数字化的概念
档案是包括文字、图像、声音及其它形式的原始记录，其内容是国家机构、社会组织及个人在社会实践活动中所形成的、保存的各种记录，以备后续查看。档案数字化建设就是把传统存储介质的原始档案资料利用数字化手段转换成数字化形式进行存储，即利用扫描、压缩、转化等手段转换成图像、声像等形式，利用U盘、光盘等存储管理技术将其存储于其它大量的存储介质上。数字化档案管理可以大大提高档案资料检索查询的效率，并且可以连接局域网、互联网，实现数字档案的管理网络。
二、城建档案数字化建设的必要性与迫切性
首先，全球信息化发展趋势促使城建档案管理工作必须与新形势相适应，才能顺应时展要求。现代社会中，越来越多的人们通过信息数字化技术获取信息，互联网几乎成为各行各业的主要依托，城建档案信息包含了城市建设、规划及管理过程中所有原始的信息资源，而在信息社会中数字化建设是必经之路。其次，城建档案的信息形态及结构不断发生变化。建设工程在各个阶段均离不开计算机辅助技术，施工、出图等环节会形成大量的电子文件，CAD、CAC等技术的普遍应用均决定了城建档案管理工作必须进入数字时代。再次，未来信息化社会对城建档案服务功能的要求促使其必须向着数字化方向发展。传统的实体利用形式无法满足社会对城建档案信息检索及应用的需求，城市建设规划过程中，各部门均推行信息化建设模式，在设计、施工、监理等单位会形成大量的建设电子文件，因此城建档案管理只有采用信息化、数字化管理模式，才能与其它各相关部门工作相适应。最后，城建档案管理向着信息产业化的方向发展。实际工程中各个环节会形成大量的电子文件，如果未得到及时有效的收集，则会导致资源流失或重复加工。而加强城建档案的数字化管理会促使这些电子文件、电子档案得到更加广泛的应用，基于信息时代背景下，真实、长期的保存城市建设活动中的各种原始记录，真实实现城建档案成为城市建设资源库的作用。
三、城建档案数字化建设重点内容
以南阳市城乡规划建设档案馆为例，其城建档案数字化建设的重点内容包括以下几个方面：
（一）系统基本功能
首先要具备数据采集功能。基于电子文件归档交换平台，利用电子文件网上报送系统多层面、多门系、多维度采集各类城市建设规划信息，城建信息必须符合必须长期存储、与归档要求相符；应归档单位及时向城建档案管理部门移交各类电子档案，再通过数据库技术将资源档案集中在一起，便于后续检索、应用，从而更好的服务于城市建设。其次，数据保存与利用功能，利用磁盘、光盘等各类技术手段，对所采集的信息进行备份、存储；而利用数据扫描、智能检索等功能，则可将相关信息方便、快捷的检索出来，并实现及时输出。再次，数据管理功能，即对大量原始电子档案进行系统化管理，对其进行分类、排序、价值鉴定、数据检验、生成检索目录、数据统计及自动打印输出等，并加强数据库系统的安全技术管理，利用身份认证保密技术、询问控制技术等，以保证电子档案信息的安全性。最后，城建档案的宣传功能。充分发挥数字城建档案的重要作用，便于公众对城市面貌及发展历程有所了解，将其制作成视频、画册等形式，向社会宣传城建档案管的服务功能，使其对城建档案工作有更多了解与支持。
（二）信息化标准建设
一方面，城建档案信息化建设必须坚持标准先行的原则，参照国家信息化建设相关规范与档案行业内标准，与南阳城建档案馆的实际情况相结合，制定统一的城建档案信息化工作技术规范。另一方面，要认真执行相关技术标准，包括国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》等，以保证数据规范、资源格式的统一。
（三）加大基础性投入
城建档案信息化建设的有效性必须依赖成熟的技术与完善的设备，因此城建档案管理部门要向上级职能部门说明城建档案数字化建设的重要性与必要性，获取更多的资金支持与技术支持。具体而言，城建档案数字化管理基础性投入包括以下两个部分：一方面服务器的配置要能够满足海量数据存储与快速检索利用的需求；在音频、视频、多媒体设备方面加大投入，提高相机的质量，存储卡、录音笔等硬件设备也要保证质量；配置计算机、移动硬盘、DVD刻录机、光盘打印机及高速扫描仪等日常办公必需的硬件设备。另一方面，要建立健全异地容灾系统，对重要数据进行容灾备份，保证计算机系统在受到自然灾害或网络攻击时可迅速恢复正常工作；设置计算机网络化消防监控系统，对温湿度等环境配套系统进行完善，最大程度上保证城建档案的安全性。
（四）信息资源建设
首先进行目录数据库建设。要根据《档案著录规则》要求建立目录数据检查审核制度，对目录数据进行定期检查，以保证数据录入过程及录入结果的规范性；其次，建设全文数据库，普通数据库存储仅存储某个文件的关键字，而全文数据库则采用模糊查询即可检索到更多涉及到文章的内容，从而获取更为丰富、具体的资源信息。加快开发全文档案系统和多媒体信息检索系统，全文数据库结构设计应符合检索优先原则，推荐使用通用格式。最后，加强多媒体数据库建设。对馆藏珍贵、重要的影像、照片、纸质档案进行数字化处理。对新建归档资料全部进行数字化归档，一律使用数字化录入归档保存。
参考文献：
[1] 李新民,邱书巧. 城建档案管理数字化探析[J].城建档案,2013(11)
[2] 赵群. 探讨城建档案数字化管理发展模式[J]. 科技信息,2010(3)
一、分析新形势下城建档案数字化建设面临的问题
1、档案数字化建设缺乏资金
城建档案数字化建设其资金来源主要是依靠财政拨款，自然而然的各地拨款也不统一，但是拨款资金不足是绝大部分档案馆共同面临的现象，实行城建档案数字化建设对硬件设施是有一定要求，它需要以计算机和计算机辅助设备为前提条件，只有在这个基础之上相关工作才能够顺利开展，但是就目前情况来看应用于档案数字化建设的计算机数量相对较少，也就是说其硬件设施不能够满足城建档案数字化建设的需要，而这也是影响城建档案数字化建设的客观因素。
2、城建档案数字化建设缺乏专业性人才
城建档案数字化建设不同于其它专业，其是一个多专业、综合性强的复杂系统工程，城建档案数字化建设需要的不仅仅是硬件设施，而且还需要综合能力强的综合性人才，只有这样才能够满足城建档案数字化建设发展的需要。但是在实际中不难发现，现有的人才不能够及时处理城建档案数字化建设中出现的问题，甚至是出现兼职现象，人才要求不能够与城建档案数字化建设同步，其效用自然而然不能够显现出来。总而言之，人才问题与专业技术问题是影响城建档案数字化建设的重要因素。
3、计算机及网络系统安全问题
在传统的档案建设过程中，将纸张与字迹有效结合起来，既能够保证数据的准确性，且纸质档案保存时间比较长，某种意义上来说纸质档案更具安全性。但是城建档案数字化建设使用的是电子存档，对技术设备依赖性比较强，对环境条件要求也较纸质档案要求高，且受诸多外界条件影响，倘若出现系统问题可能重要数据就会丢失，严重时系统瘫痪，造成不可估量的影响。
二、解决城建档案数字化建设面临问题的对策
1、依据实际情况制定行之有效的计划为更好开展档案数字化建设创造条件
要做好城建档案工作其首要任务是制定行之有效的计划，进行科学、合理规划，将大量的档案转化成数字文档，当然要想做好这项工作并不在短时间内能够完成，需要长时间不懈探索。也就要求相关工作人员做好馆藏的调查工作，依据现有资料对其类型、载体、信息化情况做好数字化的规划工作，贯穿城建档案数字化建设的始终，从而加快城建档案数字化建设的步伐。
2、财政部门加大对城建档案数字化建设的资金投入
档案馆首先要明确自身定位，充分认识到城建档案数字化建设对开展相关工作的重要性，主动争取财政部门对城建档案数字化建设的投入，将其投入的资金发挥实效，再者就是积极参与到政府数字化信息建设过程中，充分利用政府信息化资源从而为城建档案数字化建设提供内在动力，在实现资源共享的同时，不断完善城建档案数字化建设，可以考虑对重要信息资源采取有偿服务的方式，从某种意义上来说能够弥补资金不足的问题，为档案馆全身心投入到城建档案数字化建设中创造条件。
3、加大人才引进和人才培养力度
要想根本性解决人才问题只有依据自身情况制定行之有效的计划，通过人才引进和人才培养，尽管处理这个问题的难度很大，但是只要采取正确的方式还是可以克服。作为档案馆首先要不定期组织相关人员进行技能培训，使其能够将所学知识应用到实际工作中，再者就是与高校进行合作，档案馆为其提供实习岗位，高校为档案馆提供后备人才，只有这样才能够加快城建档案数字化建设的步伐。再者，处理信息系统安全问题过程中，要通过加密、访问受限、身份认证、数据备份等技术手段确保信息安全，倘若受外界因素干扰也能够确保数据不被丢失，为城建档案数字化建设提供一个稳定的发展环境。
随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面，城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地，主要负责接受和保管城市中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料，并将接收入馆的各种城建档案资料分类、整理、分析，为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。但是，近年来随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，城建各部门在城市建设、管理中产生的各种档案，除了传统载体的档案外，还有大量的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案，传统的城建档案管理已不适应信息化、数字化的发展趋势。因此为了提高城市建设的时效性以及适应信息化、数字化、网络化的需要，必须加快数字城建档案馆的建设。
二、数字化档案馆的功能和优点
数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于他是一个数字化的信息系统，他的馆藏是以数字化信息为主，以数据库为档案存储中心，在网络上实现城建档案信息资源的共建共享。数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势，因此决定了它将弥补传统档案馆的不足而长期存在。第一，在城建档案信息的加工方面，传统城建档案馆馆藏信息经过数字化加工处理，成为数字档案馆信息资源的核心组成部分，并生成适合机检、机读的信息目录和档案参考资料，数字城建档案馆还可以将经数字化的深层次编研成果融入数字信息资源库，并在网上，为人们提供快捷的服务。第二，在城建档案信息资源的开发利用方面，各种载体的档案资料将以数字形式存在于档案馆这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便的利用信息资源，实现档案里的信息资源共享。第三，在信息传递方面，数字档案的服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递。第四，在城建档案信息资源建设方面，数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域的信息数据库建立互联关系，为进一步丰富档案馆馆藏提供线索和可能。三、建设数字化档案馆需解决的几个问题
在数字化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决一系列的关键问题。一是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。二是统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括：档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。三是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题。否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。四是重视复合性人才的培养。
四、加快城建档案馆数字化建设
数字城建档案馆不仅是对纸质档案、照片档案等档案形式的简单数字化，也不仅是对档案工作流程的计算机化，而是一个数字化的信息系统，是一个系统工程。因此我们应坚持积极稳妥、切合实际、力求实效的原则，有计划、有步骤地加快城建档案数字化建设步伐，使城建档案的信息化建设跟上社会信息化发展的大趋势。
（一）加大投入，抓好软硬件配套建设。
数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统，才能更好的服务于城市建设。因此，必须加强城建档案馆内部的办公环境、现代化库房及网络建设，并根据实际需要，选择先进、成熟的技术，做好管理软件的开发工作，以适应数据录入、管理和输出的需要，适应城建档案馆数字化、信息化建设的需要。
（二）重视城建档案信息资源的数字化 。
城建档案信息资源的数字化工作,主要指馆藏传统(纸质)数字化和办公自动化条件下新产生的电子档案的接收管理工作。在数据库建设中要遵从有关技术规范和标准,保证数据库的数据有合理的结构,便于维护更新,有较强的通用性,可加工性和可移植性。对传统(纸质)档案要进行规范化的有序整理,要做好城建档案的著录标引工作,对城建档案进行标准化的著录,为档案数据通讯、网络化管理提供必要的数据基础,为各城建档案部门开展信息交流与合作,实现资源共享提供便利条件。对于过去收藏的声像档案资源和其它相关资源要通过多媒体技术把它们转化为数字存储。
（三）加快城建档案信息化网络建设。
当今社会是网络发展的关键时期，我们应通过网络这个公共信息平台，建立起城建档案馆的公共信息库，跟上时展的步伐。要在建好档案馆内部网络的基础上，逐步使档案馆“网络社会化”，使城建档案信息资源搭上信息高速公路的快车，不断为社会提供更多的档案信息服务。
（四）加强人力资源建设。
【关键词】数字市政；城建档案；信息化
中图分类号： G271文献标识码： A
一、前言
城市现代化进程的加快促使城市朝着数字化和信息化的方向发展，“数字市政”和城建档案信息化建设已经成为了我国城市发展的必要趋势，数字化城市的建设和城建档案信息化的实现必须秉承一定的原则，采取科学的方法。
二、“数字市政”的概念
“数字市政”是对城市发展方向的一种描述,是指数字技术、信息技术、网络技术要渗透到城市生活的各个方面,这将是世纪之交最重要的技术革命。具体的讲“数字城市”是指综合运用地理信息系统(GIS),全球定位系统(GPS),遥感(RS),多媒体及虚拟现实等现代化信息技术,实现对城市地理、自然资源、生态环境、人口、经济、社会和城市设施、城市规划、建设、管理等信息的采集、更新和集成。
“数字城市”就是指在城市规划、建设与管理以及城市生产与生活中,充分利用数字化信息处理技术和网络技术,将城市的各种数字化信息及各种信息资源加以整合并充分利用的一个技术系统,它是一个立体的五维的空间信息管理平台。发展“数字城市”是今后城市实现信息化并抢占数字地球制高点的重要方向。“数字城市”主要有通信网络平台、软件技术、数字信息及资源三部分组成。“数字城市”的基础平台是一个开放、分布式的基于Internet网络环境的各类数据存储、管理、更新、查询、处理、分析的软件系统。“数字城市”的数字信息及资源主要由空间数据、属性数据、应用模型系统等组成。其空间信息资源是支撑数字城市的重要基础。是数字城市运转的能源,它主要包括各类多光谱、多时相、高分辨的城市遥感卫星影像、航空影像,大比例尺电子地图,有关城市人口、经济、社会、资源、环境、发展等与电子地图相关的图形、图表和文本数据库,核心是有关城市土地利用、城市交通、各类建筑物等各种数据。“数字城市”实际上是一个实实在在的城市综合管理和决策系统。
三、“数字市政”与城建档案信息化是“数字化市政”的基础
“数字化城市”是指充分利用信息和网络技术，对城市各类信息资源进行有序有效的整合。建设规范化、标准化的城市信息体系，建设具有统一信息平台和完善的各类数据库，对城市基础设施与生活发展相关的各方面内容进行全方位的信息化处理。建立城市地理、资源、生态、环境、人口、经济、社会等复杂系统的数字网络化管理、服务与决策功能于一体的信息体系。典型应用包括电子政务、电子商务、城市智能交通、市政基础设施管理、公共信息服务、教育管理、社会保障管理、城市环境质量监测与管理、社区管理等几乎所有城市生活管理方面和经济层面。
为什么要建设“数字化城市”？因为“一个百万人口的城市，在其他投入不变的情况下，只要数字化水平达到‘基本应用’的程度时GDP就可以增加2.5~3倍，城市的形象和竞争力也将得到大幅度的提升”——这是专家研究后得出的结论。
城市是社会生产和生活的载体，而市政基础设施是城市机体保持旺盛生命力的动脉和血管。城市信息化离不开市政基础设施及其档案资料等的信息化。这就像再先进的汽车引擎离不开最基本的燃油来驱动。在用数字化手段调控城市、预测城市、监管城市的过程中首先要进行各种信息、数据的获取、分析和应用，这就对基础的城建档案信息源、数据源提出了较高的要求。
在技术层面上，要求城建档案信息源、数据源要与整个“数字化城市”系统相匹配，使城建档案信息网络在自成体系的前提下，又能成为城市公共服务信息平台的组成部分；而“数字市政”在此又成为城建档案信息网络的并列系统或子系统，为整个城市大系统提供市政基础设施运行和管理的同步信息支持。在质量层面上，各类基础信息源的质量水平对城市信息体系运行、分析、决策的质量有着决定性的影响。城建档案信息网络有责任、有义务提供涵盖城市规划、城市勘测、城市建筑、城市园林、城市环保、城市人防、市政公用、地下管线等30多个专业的高质量数字化信息。在深度上，包含时间深度和技术深度两个方面。城建档案信息网的建设不能贪大求全，而应当遵循“可能与实用”的原则，要有一个取舍与筛选的过程，并不是年代越久就越好，也不是子目越细质量就越高，而是针对不同的使用层次和不同的使用对象，对档案资料深度的要求是根本不同的。
有效的信息其实都是“精心设计的结果”，任何好的数据库或信息源必须要不断进行改进和维护，建立起可持续发展的信息优化更新机制。这也是“数字市政”和城建档案信息化建设过程中须遵循的原则。
四、“数字市政”与城建档案信息化的协调发展
“数字市政”与城建档案信息化建设的实施过程中，也存在着相互适应，相互协调的问题。系统与软件的协调。任何形式的数据库都必须通过信息软件所设置的O/A端口接入网络系统（局域网或城市建设服务网站等），建设中从一开始就应避免各自为政、自成体系的“闭门造车”式发展，而要在精心规划的基础上，按照“数字化城市”的发展要求自觉纳入地区发展的“总盘子”中分段实施，使“数字市政”与城建档案信息系统能够兼容并蓄、“强强发展”。分阶段实施中的相互协调。“数字市政”与城建档案信息系统都存在一个分步实施、逐步完善的现实问题：一方面是网络技术日新月异的发展决定了系统不断完善的阶段性和持续性；另一方面是任何一个信息系统的建立都不可能在一夜之间“一蹴而就”，而只能是按照“必须和可能”的原则逐步实施和推进。对数据采集精度与深度方面的要求。“数字市政”与城建档案信息系统在此有着不同的侧重偏向：“数字市政”系统对生产、管理、维护工作中经常性、反复性使用的信息，偏重于实用性的要求来建立。比如，运用数字化手段对某桥梁进行监测维护时，着重于关注桥梁各部位的标高变化、水平位移、构件变形、混凝土和钢筋的腐蚀状况等与桥梁全寿命期间有关的工程数据，至于具体的检测方法、计算过程、论证情况等可能仅以纸质资料的形态存在而不进入数据库。因此，城建档案信息系统应当适时适宜地对“数字市政”信息系统的完整性和准确性提出要求，做到对数据的采集“筛而不弃、舍而不漏”，两者兼顾。
五、“数字市政”与城建档案信息化管理的要点
数字化城市管理档案的重要性要求我们必须做好数字化城市管理档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。
“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好数字化城市管理档案的管理工作。
一是加强对数字化城市管理档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将数字化城市管理档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——数字化城市管理档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善数字化城市管理档案的管理工作。
二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的数字化城市管理档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，数字化城市管理档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外，定期举办数字化城市管理档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好数字化城市管理档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对数字化城市管理档案的管理能力，对数字化城市管理档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。
三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。
六、结束语
综上所述，“数字市政”与城建档案信息化建设的过程中，必须要抓住建设过程中的重要环节，协调数字化城市和城建档案信息化建设的步伐，做好建设过程中的管理工作，加快数字化城市的实现，提高城建档案的管理水平。
【参考文献】
