发布时间：2022-10-22 14:01:22
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“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。
一、中职学校档案管理的现状
为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:
1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。
2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。
3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置本文由收集整理访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。
4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。
5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。
二、中职学校学籍档案管理的内容
学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。
为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。
三、中职学校学籍档案管理的特点
1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。
2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。
3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。
4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。
四、加强中职学校学籍档案管理的措施
1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。
2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。
3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。
五、做好中职学籍档案管理工作的方法
1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。
(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。
(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。
(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。
2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。
3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。
关键词：高校；学籍；管理
1 引言
高校学籍档案记载了一个学生在校时的基本情况，不仅能够反映其德智体美各方面的综合素质，也是其教育过程中达到知识水准的基本信用凭证。高校逐步认识到学生档案的科学管理对于高校自身和学生发展的意义，从教育科研、教学、学生管理各个角度来看，加强学生学籍档案管理具有一定的现实价值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比较落后，不能满足社会发展和高校发展的需要，加强档案管理并使其发挥相应的作用，是学籍档案人员所应关注的问题。
2 我国高校学籍档案管理的现状分析
（一）高校学籍档案管理制度不够完善
目前，在高校学籍管理方面，并没有一个统一的标准，也没有一个符合实际情况、可以遵循的管理规章制度。在高校内部，每个部分都希望采用最适合自己的管理方式，导致档案在归档的时候出现问题。在管理上权责不够明确，有的时候管理档案的工作人员并不了解学生的真实情况，与实际工作脱节，无法保证一些材料能够真实准确的归档。一些学生为了更好的就业，不惜在档案上造假，有时一个班级出现多个学生会主席，学校有时为了使毕业生获得就业就会，甚至将一些学生处分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的统一领导，造成了档案失真，学籍档案和毕业生的诚实信用度下降。
（二）高校学籍档案管理的方法不够科学
由于管理制度的欠缺，导致一些高校的档案管理方法也比较落后。只要体现在两个方面，一是学籍档案的编排比较混乱，有的学院按照学生的专业来分，有的学院按照学生的专业交叉编排、有的学院按照学生的毕业年份来分，总之没有形成一个相对统一的标准，形成相对规范的做法。另外，一些学籍档案的组卷和装订也不够规范，缺少总的案卷目录，一旦有卷宗缺失或者被改动，工作人员很难发现，电子档案学籍管理正在逐步普及，但是很多高校并没有严格施行。
（三）高校学籍档案管理人员的素质参差不齐
学籍档案管理是一项比较复杂的综合性工作，很多管理人员并没有意识到这一问题，而是认为档案管理就是简单的材料堆砌，而不需要进行系统的分析。其实，在实际工作中。通过学生档案的记录信息和去留情况，不断开发有效信息，可以更好的为学校教学服务。但是相关的管理人员很少受到过这一方面的专业培训，没有没使用过计算机等技术辅助完成工作，简介造成了学籍档案管理水平的落后。
3 我国高校学籍档案管理应采取的对策
（一）加强高校学籍档案管理的意识
目前高校学籍管理所涉及到的学院和专业繁多，很容易造成管理上的混乱，因此，要提高对学籍档案管理的重视，不断制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地点开设了分校，学生的成分也比较复杂，管理的时间跨度变大，更需要学校的领导对学籍档案管理统筹规划，将档案管理正规化，严格制定档案管理的流程，努力实现档案归档的真实性，一旦查找可以快速获得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的监督机制，明确权责，一旦出现问题，可以有效的解决。
（二）引进更加先进的档案管理方法
一般来说，学籍档案包括入学注册、成绩考核、毕业证书等材料，是一个学生学习和生活的最原始记录，也是教学和学校管理的重要部分。随着市场经济对高校毕业生的就业影响越来越大，学生的原始资料对于就业单位来说具有一定的参考价值，成为了企业选聘人才的重要参考之一。为了更好的指导高校的教学、科研工作，应当引进更加先进的档案管理方法，讲究档案分类，便于信息的查找。不仅从学校的角度进行一个统一的编号，同时，分配到不同学院，也应当遵循相同的规律实现信息的管理。要学习一些先进的管理方法，如利用计算机软件档案信息记录分析，分析数据，发现学校在教学之中出现的问题。
（三）加强高校学籍档案人员的素质
档案管理人员既要了解学籍管理的政策、方针，也要熟悉基础的业务操作。与传统的档案管理相比，如今更需要掌握电子管理技术，同时由于信息技术的更新换代，要求学籍档案人员加大对单位内从业人员的继续教育力度，增加相关的素质培训和业务能力训练，对管理人员的素质提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人员应当根据高校自身的需求制定科学的管理模式，多管齐下，真正实现科学的学籍管理。这就需要高校加强对相关人员的培训，不断提升其管理能力和水平。
4 结语
随着竞争越来越激烈，高校为了提升自身的核心竞争力，不仅要从教师的教学、科研，学生的就业等方面发力，也需要不断提升管理的能力和细节。积极探索，善于思考，将高校的学籍档案管理落到实处，不断满足社会的发展和高校的需求。
参考文献
摘要：学籍档案时学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。为此，加强学籍档案管理，使其发挥相应作用，是学籍管理者应当思考与注重的问题。笔者结合实际工作体会，分析现阶段高校学籍档案管理的现状及存在的问题，并就如何加强高校学籍档案管理进行探索和思考。
关键词：档案管理；高校学籍档案；问题；思考
学籍档案是指学生从入学到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍（学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康表、体育合格表等。学籍档案也是在学校学习、实践中形成的具有保存价值的各种人事文件材料。它不仅是学生在校期间各方面的表现及重要社会实践活动的真实记录，而且还是反映现实德、智、体、美等综合素质以及学生家庭关系、社会关系以及经济状况的重要原始材料，也是学校考察、培养、教育学生的第一手段，更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。
近年来，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原有的学籍管理模式已经不能适应高校发展的需求。此外，随着高校扩招和毕业生就业形势的日趋严峻，高校学籍档案作用日益显著。为此，加强学籍档案管理，使其发挥相应作用，是学籍管理者应当思考与注重的问题。
一、高校学籍档案管理现状及存在的问题
（一）档案管理工作不完善，缺乏规范性。
高校学籍管理普遍没有统一的、详细的、符合实情、可以遵循的规章制度，而学籍档案形成时间长、来源分散、设计部门多、工作量大、缺少规范管理，便致使管理职责范围不清，部门间工作人员相互协作欠缺，客观上造成学生档案管理的不认真、不严谨。
档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。其集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。因毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而学生的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。
学籍原始档案不完整，整理不规范。学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏少目或填错信息等现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；由于装订不规范，档案资料卷内没有目录、页码的较多，故查找不便。
（二）学校领导对档案管理工作不够重视。
学籍档案发挥的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，容易被学校领导忽视。在高等院校，档案管理工作普遍未得到领导的重视，其档案办公设备陈旧、场地面积不足、缺乏专项业务经费和专职的档案管理人员。
（三）档案管理人员素质有待提高。
高校学籍档案管理人员整体素质不高，主要表现在档案管理队伍结构不优化，人员年龄呈现中年化趋势，知识层次及专业素质均不够高。档案管理部门在学校往往属于从属地位各院系都没有专职学生档案管理人员，而兼职人员事情多、任务重、流动性大，既缺乏档案专业知识和理论素养，也缺乏专业水准。档案管理队伍观念陈旧，业务水平低，工作积极性不高，经常为能及时按照档案管理工作需求收集、整理、分类、归档材料，导致学生档案资料残缺不齐。此现象严重制约学籍档案管理工作的发展。
（四）档案管理模式和工作方法落后。
目前，学籍档案管理相对落后，主要表现在利用现代化技术进行开发利用的程度有限，大多数高校学籍档案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能从根本上改变档案管理利用率底、信息涵盖不全等问题。然而，随着招生规模的不断扩大，学术档案数量大增，呈现质量要求趋高、流动速度加快、存放时间短、就业方式多元化、投寄单位多等问题，传统的手工管理手段已经远不能满足使用者的要求，而且制约着学生档案管理的发展。即便辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事物，未能充分发挥计算机管理效能，达不到无纸化电子档案、图像、声音、文字三位一体的立体化档案效果，也谈不上建立起档案信息管理系统。
（五）学籍档案的开发利用不够，缺乏后续管理。
许多高校没有制定学籍档案管理工作实施细则，不利于学生档案的整理和长期保管，故降低了其凭证作用和有效开发利用。学校相关部门宣传力度不到位，加之高校学生档案意识薄弱，致使学籍档案管理出现诸多问题，学生“弃档”现象突出。
档案管理部门和档案管理工作者对档案管理工作缺乏足够认识和了解，缺乏后续管理。很多高校学籍档案的管理仅仅停留在简单的收集、整理、归档，未真正对档案信息进行深加工，也未能更好地为教学管理、领导决策、学生就业服务。由于受到学籍档案管理保密性及工作效率的制约，档案的利用局限在一个较小的范围内，其中查询方法落后、查询手续繁琐、查询面较窄等问题。严重影响了学籍档案的利用效益。
二、如何加强高校学籍档案管理
（一）建立完善规范的档案管理制度，注重档案质量管理。
职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保密管理、传递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事；主管部门应加强协调，切实改变各部门各自为政、各行其是的局面，从而使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样得到贯彻执行。
以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。使档案管理工作得到完善，并具有规范性；树立档案意识，不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，从而完善档案管理工作。
（二）提高档案意识，加强领导对其的重视力度。
学籍档案的管理是高校管理的重要组成部分，学籍档案的质量直接反映了学校的管理水平，领导重视是学籍档案规划管理的关键。学校领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高意识，转变观念，认清档案管理的重要性。重视档案数字化的大势所趋，高度重视档案网络信息化、数字化建设，以较高的工作质量来促进档案质量。各级党政管理部门和教学系管理部门都必须牢固树立质量意识，都得提高对学籍档案重要性的认识，并做好对下级工作人员的工作指导。
（三）加强档案管理队伍建设。
重视档案干部队伍建设，使队伍结构不断优化，建立一支科学、优化、稳定的档案管理队伍。为档案管理人员创造提高业务水平和专业能力的平台。形成由学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系，为学校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。
组织开展相关的业务培训和学术交流活动，使档案管理人员的业务水平、工作效率和运用现代化设备的技能全面提升。
建立相应的岗位责任制，与考核制度相互制约，形成“目标管理”的公共环境。务必保持档案管理队伍的相对稳定，充分调动档案管理人员的积极性、能动性、创造性，从而促进档案工作与学校各项工作的协调发展，更好地为学生就业服务。
（四）健全档案信息管理体系。
随着网络技术的发展，人事档案管理制度改革的不断深入，传统的手工管理方式已经不能满足信息时代的要求，传统的管理模式和手工方法将被打破。提出科学、规范、标准的操作方式，并统一工作标准。使档案部门与有关部门密切配合，在一定程度上实现档案工作和学校主要职能活动的同步管理，多途径的尝试信息分类的实践，务实档案工作实践的档案分类方案。
学籍档案管理应实施“两步走”战略：一是纸质个人档案，二是电子档案。并建立档案信息管理体系，以电子档案库为基础，在新生入学时就建立一个有着个人详细资料的电子档案库，随着档案材内容的增加而增加。档案管理人员要做好档案信息资源的收集和保管，还要了解用人单位的要求，扩大服务内容，利用信息技术全方位地向用人单位展示毕业生资源，树立学习良好的形象，建立起一套科学、高效的学生档案管理体系。其中，以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障。
（五）开发利用信息资源，引入现代化手段，做好后续管理。
档案部门应积极探索利用途径，不断丰富检索工具，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，突出主动服务的特色。
利用现代化技术进行开发利用档案信息资源，对数据繁杂、表格规格多样、内容涵盖量大等这些材料进行电脑管理，务实档案部门现代管理；依托现代技术，制备出多层次档案研编成果，力求满足利用者的需求，深化档案研编的层次；在办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整地纸质材料交给档案部门，档案部门做好后续管理；提高档案使用效率，使传递快捷成功。档案部门要建立一套完善的管理系统，毕业生毕业材料必须全部输入进去，使其作用得以真正发挥。
（六）增强意识，努力提升自身综合素质。
首先，档案管理人员应树立现代管理意识。第一，要树立档案意识。高校学籍档案管理工作是一项服务性很强的工作，为学校的教学工作和学生服务。故档案管理人员必须树立档案意识，学校领导应加强学生的档案意识。第二，要增强服务意识。积极主动地与有关部门和教研室联系，踏实、认真地做好本职工作，端正服务态度。要善于与人交流，建立良好的人际关系，并且具有灵活的社会交往能力和巧妙的协调能力、快速的沟通能力以及对环境的适应能力等。第三，要树立法律意识。学籍档案管理也是一项政策性很强的工作，必须按照国家的有关法规定进行管理。档案管理人员要树立较强的法律意识，努力学校《档案法》及国家有关学历、学籍管理方面的法律知识和学校的规章制度。同时，档案管理人员不但要有严谨的工作态度和良好的服务意识，而且要有高度的责任心和较强的综合能力。
其次，档案管理人员应具备过硬的业务素质。学籍档案管理工作是一项业务性很强的工作，故管理人员必须熟悉业务，工作才能得心应手，管理人员才能做到心中有数，才能及时有效地做好工作。同时，管理人员要有严谨的工作作风和开拓创新的精神。不能凭个人主观意愿、凭工作经验办事，更不能感情用事，还要有勇于开拓创新的精神，积极专研业务，在工作中发现问题并解决问题，此外，管理人员要熟练使用计算机，提高工作效率，从而能够十分便捷地统计、查询、检索学生学籍的各类信息，务实管理工作的科学性和时效性。
总之，学籍档案是学校档案管理工作的一个重要组成部分，而档案质量是档案的生命线，故做好档案质量具有深远的作用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，并且具备过硬的自身素质，从而使档案质量不断提高，务实档案管理工作。
参考文献：
[1]黄建娟.浅谈高校学籍档案管理的现状与对策[J].科技情报开发与经济,2006(5).
[2]戈小宁.新形势下高校学籍档案管理存在的问题与对策[J].运城学院学报,2008(3).
[3]史柳萍.高校学籍档案管理中存在的问题及其应对[J].兰台内外,2007(4).
【关键词】综合性大学；学籍档案管理；规范管理；技术创新
1前言
高校学籍档案建立于学生入学时，结束于学生毕业走向社会或其他高校。学籍档案记载着学生入学来源、在校学习成绩以及考核情况、学籍变动信息、及学生在校期间获得的奖惩信息以及学位授予信息等学生在校期间最基本信息。学生档案通常由各种基本入学资料、学籍变更材料以及学生奖惩材料等多种资料册组成，包含着学生在校期间的大量信息，全面记录并反映着学生在校期间的培养过程以及表现情况。学生学籍档案能够为学生就业、学位学历验证、学生深造提供依据。新形势下，各综合性大学都扩大了招生规模，并实施了适应形势发展的教育改革，先前的学籍档案管理方法已经不能满足教育改革的需求。加强并完善学籍管理是新形势下综合性大学的学籍档案管理人员所面临的一个重要任务。
2综合性大学学籍档案特点
综合性大学学科科目多，学生来自全国乃至世界各地，教育方法复杂，经常实行与其他高校实行学生交换培养、与高校以及研究机构联合培养等培养方式。这就决定了综合性大学的学籍档案具有庞大性、复杂性、动态性以及时效性四个基本特征。综合性大学在校学生人数多达数万人，学生来自全国不同地区，也有海外留学生，每个学生入学初期都带来了最基本来源信息，学校根据学生最基本信息建立学籍档案，学籍档案随着学生在校时间的递增信息量逐渐增加，通常每名学生学籍信息多达上千字，最后形成了一个规模庞大的信息库。面对如此大量的学籍信息，学籍工作人员需要大量的统计和记载工作，面临着巨大的压力。综合性大学由于开设学科较多，学科错综复杂，不同学科的学生学籍信息也有一定的差别，例如考核信息、学习动态信息等都有区别。另外由于综合性大学实行联合培养、交换培养等多种培养方式，导致学生学籍变动频繁，而且普通在校生学籍也有休学、复学、转专业等基本变动，因此学籍档案复杂而且变动频繁，学籍管理人员在学籍发生变动时应立即做出相应处理。学籍档案的时效性体现在学籍档案的建立、信息的采集以及学籍的调动都必须在限定的时间内完成，否则将会对学生的正常学习生活带来一定的影响。通常学生入学两周内即应完成信息采集并建立学籍档案，把学生的信息录入档案库。每个阶段都会产生新的学籍档案信息，都需要在规定的时间内录入系统;当学籍发生调动时，学籍档案管理人员应该立即做出相应的转入或转出处理。
3加强籍档案管理的措施
随着高校教育改革的进行，高校学籍档案管理存在的问题也逐渐浮现出来，建立完整而有效的学籍管理制度越来越受到重视。档案管理人员应该根据综合性大学学籍档案的基本特点，在规范管理的基础上采取一定的创新手段，建立一套符合学校实际情况以及学校发展动态的学籍档案管理方法，具体措施如下。3．1提高档案管理人员素质随着计算机应用的普及，目前高校档案管理采用电子信息库与基本材料库统一的方式。由于学籍档案信息量庞大，而且信息频繁更新，档案管理对管理员的素质要求越来越高。学籍档案管理应该按照档案管理法规进行，因此学校应该并在聘用专业技术较强的档案管理人员基础上，加强档案管理人员的培训，建立一套适合学校情况的管理方法。另外，应该合理利用档案管理人员资源，对于专业技术较强，计算机软件使用熟练的员工，应该作为管理带头人员;对于使用计算机有困难的、有经验的老员工可以管理基本资料。3．2加强师生对档案管理重视多数高校，师生往往忽略了对学籍档案工作，使档案管理人员在采集信息时困难重重。由于综合性大学学生来自世界各地，在采集档案信息时学生及时汇报信息、语言交流等方面都需要师生的配合。因此，学校应该加强师生对学籍档案的重视。每年入学初期学校应该组织全部新生接受学籍档案建立的宣讲，并印发学籍档案建立流程的基本资料发到每一个学生手中。另外，由于综合性大学学科复杂，学校应该配合学籍管理人员合理安排信息采集及上报时间，确保按时完成学籍信息建立工作。在学校的网站以及报刊栏等位置应该做出档案建立的宣传，让每一位师生都了解并重视学籍档案管理的重要性。3．3加强学籍档案管理的交流各高校都会建立一套符合自身情况的学籍档案管理制度，学籍档案管理关系到每一位学生。在新形势下，各高校都会进行一定的教育改革，改革进度也大不相同。随着改革的进行，原有的管理制度就会表现出一定的落后性。由于各高校的档案管理方法都具有自身的优点和不足，加强学校档案管理的经验交流，不同学校管理人员相互学习、相互讨论，可以快速查找自身管理方法的不足，并借鉴其他学校管理方法的优点，从而逐渐完善自身的管理方法。3．4加强档案管理方法的创新随着高校的发展，原有的档案管理方法虽然可以基本满足学校需求，但需要学校投入大量的人力。在科技技术不断发展的今天，档案管理人员应该不断摸索新技术，结合原有的规范管理方法，建立一套快速有效、更新速度快的档案管理方法。随着云技术的开发，档案管理已经不再需要大量的存储设备，而且进行云备份后档案不会出现数据丢失后重建的失误。另外，可以利用专业技术开发一套适合学校基本情况的搜素方法，使档案管理人员能够快速查找每一个基本信息并对其进行更新。因此，采用新技术新方法不仅可以减少档案管理工作中出现的错误，还可以提高档案管理的效率。
4结语
学生学籍档案管理关系到每一个学生的切身利益，也是高校教育成果的基本体现。新形势下，综合性大学的学籍档案管理已经成为一项业务繁琐而且方法复杂的工作，原有的档案管理方法也需要随着教育的改革而革新。档案管理人员应该有专业的理论知识，掌握《档案法》的基本条款，并能够结合新技术实施创新，的管理方法。另外学校还应该加大对档案管理的重视，加强培训，加大投入，并积极与兄弟院校的管理方法交流，这样才能建立一套符合形式发展的学籍档案管理方法。
参考文献:
［1］乐兰珍．学籍档案管理问题的思考［J］．兰台世界，2007(5)．
一、新形势下高中学籍档案管理的意义
高中学籍档案通常有学生报名注册登记表、体检表、个人学习情况等内容，详细记录了学生在校学习成绩，可以反映出学生德、智、体、美、劳发展情况。学籍档案是学生档案的原始凭证，其重要性不言而喻，可以为教育部门与学校查询、检查、审核毕业资格等提供准确、可靠的依据。对此，高中学校要重视学籍档案管理工作，及时做好相关资料信息的收集、整理、归档等工作，确保档案的完整性与真实性，为今后的利用提供便利。
二、新形势下高中学籍档案管理的策略
（一）提高认识，增加投入。高中学校应做好《档案法》宣传工作，让学籍档案管理工作有章可循。学校领导要提高重视，实行“统一领导、分级管理”的方法，督促档案管理人员将相关法规制度落到实处，保证学籍档案的完整和安全。此外，学校还要增加资金投入，将学籍档案管理所需设备配置齐全，结合自身实际情况，建立专门的档案室，并落实防火、防虫、防盗和防潮等措施，尽快购置空调、去湿器、灭火器等设备。同时，学校还要配置打印机、计算机、扫描仪等现代化设备，为学籍档案的信息化管理创造条件。
（二）健全档案管理制度。高中学籍档案管理工作涉及内容众多，非常繁琐复杂，档案管理人员除了要管理学籍档案以外，还要做好资料的收集与保管，工作难度极大。对此，学校需要建立健全的学籍档案管理制度，并从自身实际情况出发，将学籍档案管理工作的标准与规范明确下来，让学籍档案的收集、整理、归档等工作能够统一开展。通过对学籍档案的全面整理，确保其完整性与真实性。档案管理人员在收集学籍档案的过程中，还应该根据规定的分类要求，认真做好整理工作，避免学籍档案出现遗漏。学籍档案在归档以后，档案管理人员应定期做好检查工作，将存在的安全隐患查找出来，及时采取有效的解决措施。同时要根据学籍档案的变动情况，做好相应的调整，让学籍档案更具实用性。
（三）充分应用现代信息技术。从以往高中学籍档案管理工作来看，主要采取统一管理纸质档案信息的方式，其局限性很大，纸质档案很难得到妥善保管，且在档案室保存过程中，容易受到虫蛀、受潮等威胁，从而出现损坏。这种方法不仅会浪费大量的人力和资金，工作效率也不高。对此，为提升高中学籍档案管理成效，?n案管理人员应该不断创新管理方法，加大对现代信息技术的应用，避免传统管理方式造成的局限，简化学籍档案管理流程，让信息资源得到充分利用。当前，现代信息技术已经被广泛应用于社会的各个领域，在高中学籍档案管理工作中，也应该发挥出信息技术的优势。学校也应该注重引进新的技术与设备，安排专业人员负责学籍档案管理工作，保证将学籍信息准确、完整录入到计算机中。同时学校也应采用自动化办公系统，对学籍档案进行管理时，提供自动检索的功能，让档案利用者能够快速、准确查找到所需信息，提升学籍档案信息的利用率。在高中学籍档案信息化管理工作中，还应与学校基础工作实现对接，为全校教学、教研工作提供准确的信息资料。此外，学校还要使用正规的信息管理平台，不断完善学籍档案信息，并实现学籍档案资源的共享，提升高中学籍档案管理工作的现代化水平。
（四）提升档案管理人员综合素质。现阶段高中学籍档案管理工作量巨大，涉及事项多，任务较重，需要加强对学籍档案的收集、整理、归档等各环节工作，这给档案管理人员带来了巨大的考验。对此，高中学校应实行有效的奖励制度，将档案管理人员的工作热情激发出来，让学籍档案管理工作能够顺利开展。要切实增强档案管理人员的思想认识，能够依法开展学籍档案管理工作，实现对档案资料的动态管理，提升工作效率。不仅如此，学校还要加大对档案管理人员的培训工作，让他们了解相关档案法律法规，并掌握档案专业知识、计算机技术、网络技术，从而更好地胜任学籍档案管理工作，从而有效提升他们的素质与能力。要将管理职责明确下来，合理规定范围，做好学籍档案的收集、整理与利用等工作。学校应提起对学籍档案管理工作的重视，并定期做好检查工作，将存在的问题查找出来，责令相关负责人整改。要在日常工作中主动总结经验，改进方法，让高中学籍档案管理工作再上新台阶。
关键词：学籍管理 网络化 问题与对策
高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。
一、学籍档案管理工作存在的问题
近年来，高校学籍档案管理中存在一些问题，如一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不了解，也不重视，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程；而有的教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题，长期得不到解决，致使学生管理等规章制度形同虚设，影响正常的教学秩序。
很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。
高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。
二、提高学籍管理现代化对策
规范管理，树立“以服务为主”的观念。建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
利用信息技术，建立网络化的学籍管理。现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
积极探索、推行学分制。学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学分制应依据“拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养”的原则，制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。
加强考试管理，提高人才培养质量。课程考核是学籍管理中的重要内容，它可以检验教师的教学成果，还可以检验学生对知识的理解程度和运用能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据，也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理，制定考试工作职责及处理办法，对考试各个环节作严格规定，还应建立校、院两级巡考制度，为严肃考风、考纪提供保证。
学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。
参考文献：
[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报，2010.
关键词 高职院校；学籍档案；管理创新俗话说，教育使国家发展的根本，是民族进步的源泉。近年来，随着社会各方面的发展进步，我国对教育事业的工作重视程度越来越高，尤其是对于担负着我国技能型、应用型等具有专业操作技能的高级人才的培养的高职院校的建设工作，国家投入了极大的关注。学生的学籍管理工作是教学秩序稳定进行的有效保障，对于确保办学目标的实现、优化高职教学环境，以及提高教学质量等方面都具有非常积极的影响意义。
一、高职院校学生学籍档案在学校管理中的作用
学籍档案是由学生在校学习、实习、参加社会实践、毕业等方面的动态构成的，全面记录了学生在学习期间的德、智、体、美、劳等方面的实际情况。它是学校对学生活动情况的掌握途径，同时也是学校为实现合格人才培养目标，对学生进行规范化管理的主要依据。学籍档案作为学校管理的重要组成部分，对高职院校提高管理水平和管理质量，加强完善学籍管理工作有至关重要的作用。另外学籍档案还是社会用人单位对学生的能力、性格、优缺点等进行全面评价的重要依据。完备的学籍档案对高职院校的毕业生就业服务有很好的辅助作用。
二、现阶段高职院校学生学籍档案管理中存在的问题
纵观各大高职院校中的学籍档案管理工作，都还是处于很不完善的状态，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表现为以下几个方面。
首先，高职院校的领导阶层对学生的学籍档案管理工作不够重视。学生的学籍档案在管理中和使用的时候具有潜在性和滞后性，再加上对它的投入往往不能够达到立竿见影的效果，因此很容易被管理者忽视。
其次，高职院校学籍档案管理工作人员的管理观念落后，专业素质较低。目前高职院校学籍档案管理还没有形成一个统一的、详细的规章制度，也没有统一的标准，每个院校基本上还是沿用老模式，老方法进行学籍档案的管理。另外，管理的不严格导致工作的随意性比较大，档案的保管保密性、信息利用和归档整理等工作都很不规范。随着现代网络信息技术的不断发展，档案管理也逐渐向网络化发展，但是大多数档案管理人员都没有受过专业的培训，对网络管理手段不熟悉，这些因素都对高职院校的学生档案管理工作带来了不便。
再次，学籍档案管理人员的队伍不稳定。大多数高职院校由于对学籍档案管理员的培训和管理不重视，往往会导致管理人员的频繁调动，再加上在管理的过程中又缺乏相应的规范制度，缺乏统一的标准，管理职责不清不楚，甚至还有一些部门只按照适合自己的方式进行学籍档案管理，使学籍档案管理出现脱节的现象。这些现象最终使学籍档案的完整性、准确性和可利用性都受到了极大的影响。
最后，学籍档案的开发利用还不够充分。
三、高职院校学生学籍档案管理模式进行创新的一些可行性措施
1.加强完善学籍档案管理制度的完善，对学籍档案进行规范化管理
高职院校学籍档案管理是一项复杂且系统的工作，各大院校要采取科学、合理的措施完善学籍档案管理有关的各项规章制度，实现管理的规范化和科学化。使学籍档案管理能够有章可循、有法可依。另外学籍档案管理制度还要与高职院校的实际情况有效的结合起来，改革以教务部门管理为主的管理模式，使其实现以各个教学系为主实行管理过程。
2.加强宣传力度，从学生、学校、管理人员等全方面加强学籍档案管理意识
学籍档案是学生在校学习情况的真实反映，同时也是教学水平的真实体现，对学校教学工作中有非常重要的作用。高职院校的领导要高度重视学籍档案管理工作，有效的利用学籍档案对学校的管理状况进行分析和改善。同时还要加强对学生有关学籍档案的重要性教育，使他们在进行档案填写的时候能够更加的慎重、认真，保障学籍档案的真实性和完整性。
3.加强档案管理队伍的建设工作，提高管理人员的专业素质
学籍档案管理工作不仅是一项具有技术性特点的工作，同时也是一项服务性的工作，是学校对学生切身利益进行保护的体现。档案管理队伍在学生的档案管理中起到关键作用。高职院校要通过对档案管理人员进行宣传和教育，使他们能够充分认识到档案管理工作的重要意义，树立良好的管理意识，在学籍资料的整理中能够认真、及时的对资料进行收集、归档和保管等工作，以确保学生学籍档案的准确性和完整性。另外，还要对他们进行计算机技术的培训，使他们能够熟练的操作电子信息系统，对学生的学籍档案进行更好的管理。
4.采用电子信息技术进行学籍档案的管理
高职院校在进行管理模式创新的时候尤其要注重将电子信息技术应用到学籍档案管理工作中，采用先进的软件管理系统，通过计算机网络建立学籍档案管理平台，并且通过教务管理等部门对学籍档案的查询和记录进行授权，从而能够实现档案资源的共享、保密和一定程度的开放性，增强学籍档案的利用率。学籍档案从形成到使用要经过很多个环节的处理，我们要在档案的登记和管理工作中对档案备份、密码设置、身份验证等方面进行有效的设置，以保证档案的真实性和原始性。
四、结语
总的来说，高职院校的学生学籍档案管理是一项需要得到高度重视的工作，随着社会的发展，电子信息技术渗透到各个领域，学生的档案管理也不能例外。另外，高职院校还要加强对学校领导、学生以及档案管理人员的教育工作，加强对档案管理重要性的认识，不仅能够有效的促进学校管理水平的提高，还对学生未来的就业提供了良好的保障。
参考文献：
开放大学是在中央广播电视大学和地方广播电视大学的基础上组建，以现代信息技术为支撑，办学网络立体覆盖全国城乡，学历与非学历教育并重，面向全体社会成员，实施远程开放教育的新型高等学校，是没有围墙的新型大学。
开放教育是高层次的教育，开放大学在对学生的培养、教育过程中形成的学籍档案的管理水平直接反映出开放大学的培养教育水平。在校生学籍档案是指开放大学在招生、培养以及学位授予过程中直接形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图表、声像等原始记录，是学籍管理、开题报告、论文送审、答辩、毕业论文、学位授予等的原证。学校相关部门（教务处）专门负责招生、培养、学位授予等相关工作。教务处设有的专（兼）职档案员负责学籍档案的收集、归档、移交等工作，并对学籍档案进行编目、排架、保管利用。
学生学籍档案是教学全部过程的原始记录，一旦遭受损失，就很难完全恢复它的历史原貌，从而失去它的利用和参考价值。因此，最大限度地保存和延长档案寿命是学校档案工作者不可推卸的责任，也是每个导师、学生和从事学生教育工作人员的义务。
一、开放大学学籍档案管理的重要性
随着社会的不断发展，人们对档案管理的重要性认识逐步有了很大的提高，其中，学籍档案管理在开放大学的日常管理工作中也发挥着越来越大的作用。
高校学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体诸方面发展状况的真实记录和反映。随着这些年高校扩大招生、多种形式办学、出国留学人数增加、就业渠道多样化形势的发展，利用学籍档案了解毕业生情况的利用者越来越多，这给学籍档案管理提出了新的要求和挑战。特别是近年来，随着我国开放教育的大力发展，开放大学担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍档案管理工作，因为学生学籍管理工作在深化教学改革、稳定教学秩序、提高教育质量和管理水平及教学效果、优化育人环境、开拓人才信息资源，增进办学效益保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。
二、我国部分开放大学学籍档案管理的现状
学籍档案所含庞杂众多，大体上说是指学生从入学进入该校到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍卡（含学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康卡、体育合格登记表等等，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少开放大学的学籍档案管理手段还相对滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：
（一）学籍原始档案不完整，整理不规范
学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，这样就会因为个别班主任的档案记录不规范，比如有的使用圆珠笔或铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；又比如有的未按要求填写，经常出现缺栏少目现象，有的没有按规定粘贴照片，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于组卷、装订不规范，卷内没有目录、页码的现象较多，给查找利用带来了不便，从而降低了它的使用价值。
（二）检索方法陈旧落后，提供资料信息欠准确
有的成人高校原有学籍档案的检索工具仍然仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的根本没有制作相应的全目录。因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找得到，大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案员带来了工作上的困扰。
（三）档案材料内容空泛无物，不能真实反映学生综合素质和个性差异
这方面最集中的体现就是毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。
（四）档案使用效率低，毕业转递较为混乱
虽然绝大部分成人高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前开放大学毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象。
三、学籍档案工作中档案管理存在的问题分析
目前部分开放大学在学籍档案管理方面普遍存在的上述问题，分析起来不外乎以下原因：一是各成人高校的基层学籍档案管理者素质普遍较低，对档案管理工作的重要性认识不足，难免产生懈怠情绪；二是学校领导不够重视，管理不完善，致使有些学籍档案的原始依据丢失、损坏等；三是学籍档案没有一套完整的、相对稳定的规章制度；四是由于基层档案管理者各方面待遇较低，加之工作量较大，工作任务繁重，使人员流动性较大，没有相对固定、素质较高的专业队伍。这些问题的存在不仅影响了教育质量的提高，也影响到人才的考察使用和选拔，同时也严重损害了成人高校的声誉。因此，正确认识目前开放大学学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理模式进行工作改进，就显得尤为重要。
四、现阶段开放大学学籍档案管理应采取的对策及改进措施
针对目前部分开放大学学籍档案管理的现状和诸多问题，我们必须要有清醒的认识。不仅要认识到它的复杂性，这里面有些是早已存在的，更多的是随着社会的进步和工作方式的转变而衍生出来的，我们要直面解决。而且还要认识到它的迫切性，学籍档案不允许我们出现些许的混乱，才能让档案真正地发挥其应有的作用。因此，对目前学籍档案工作的改进，应有针对性强的策略和方法。
为加强和完善开放大学学籍档案管理，高校教务处等有关职能部门可着重采取以下切实有效的改进措施：
（一）树立法律意识，提高重视程度，健全规章制度
开放大学的学生构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分多，时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此学校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物的配备上给予支持，挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作；改善办公、管理环境，加强关于学籍档案工作的宣传，为开放大学学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《开放教育学籍管理暂行规定》以及遵循开放大学学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定“新生注册”、“学籍异动”、“毕业审核”、“学位审核”等实施细则，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。
（二）按照工作规范，做好学籍档案的收集与整理工作
学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，二级学院、系教学管理人员是关键。为此，要做好以下几点：一是要经常向他们宣传档案和档案工作的重要性，增强其责任感，使二级学院、系上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。如对学生考试成绩的登记、补考门类的统计、受处分决定的原件等都要做到专人填写，专人保管，有据可查。二是要加强管理，从严要求。对系、所教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。
（三）加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
做好学籍档案管理工作，关键要有一支稳定且能胜任这一工作的队伍。加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。开放大学必须采取切实措施，重视学籍档案管理者的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。
（四）搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。开放大学学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。开放大学可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
此外，为保证档案质量，职能部门要组织定期的监督检查，加大审查力度，及时纠正实施标准过程中出现的问题，特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核工作，确保档案材料真实完整、齐全规范。
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